Laporan Pertanggungjawaban Bidang Kepemanduan PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
C. Evaluasi Kinerja Sie. Pemandu PPSMB UGM (PALAPA)
Walaupun prestasi dan kinerja Pemandu tahun 2012 alhamdulillah dirasa sukses, namun kami merasa harus melakukan evaluasi dalam beberapa hal. Sebagai Koordinator ada beberapa kekurangan yang berbentuk teknis dan non-teknis. Berikut kami tampilkan beberapa kendala, evaluasi, serta solusinya:
Rencana
1. Pemandu memiliki tim koordinator (selanjutnya ditulis tim koor) yang terdiri dari sekitar lima hingga tujuh orang. Hal ini ingin dibentuk untuk memformulasi metode pembentukan pemandu yang unggul.
2. Pemandu memiliki SDM yang tangguh dan dapat diandalkan secara kuantitas dan kualitas.
3. Hal utama persyaratan untuk masuk dalam tim pemandu adalah memiliki komitmen dan keluangan waktu yang sudah dijadwalkan oleh tim koor.
4. Semua pemandu memiliki informasi yang sama, sehingga informasi yang dikeluarkan dari satu pemandu dan pemandu yang lain adalah sama.
5. Setiap elemen dalam tim pemandu memiliki kesamaan niat dan kelurusan hati sehingga dalam proses mengupayakan kesempurnaan dalam diri pemandu ini, tim pemandu memiliki kesamaan tujuan dan kesamaan proses.
Pelaksanaan
1. Tim koor dibentuk lebih dari rencana, karena mengingat wilayah kerja saat hari H yang cukup luas dan jumlah staff pemandu yang cukup banyak.
Tim koor awalnya akan dibentuk dengan 32 orang, akan tetapi dibatalkan karena koordinator pemandu tidak nyaman dengan tim konsep yang terlalu banyak orang. Sehingga dikerucutkan menjadi 13 sub koordinator, dan satu orang koordinator.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 63
2. Berdasarkan analisis tim koor ada kemungkinan pemandu yang mengundurkan diri atau berhalangan selama proses hingga hari H, dengan asumsi pemandu yang gagal sebanyak 5% - 10% maka tim koor menerima 440 pemandu, dengan harapan selama proses pemandu yang bertahan sebanyak 400an orang. Dengan metode ini pemandu secara kuantitas aman, dan benar sampai dengan hari H pemandu yang bertahan sebanyak 360orang.
3. Secara kualitas tim koor pemandu memproses staff pemandu dengan pelatihan yang nyaman dan terarah sehingga terpastikan pemandu memiliki bekal yang sama ketika pemandu mengeksekusi tugasnya.
Adapun jumlah pemandu yang mengikuti pelatihan ini adalah sekitar 300orang.
4. Menyadari tidak semua pemandu memiliki keluangan waktu untuk mengikuti pelatihan tim koor pemandu mensiasatinya dengan membuat kelas matrikulasi materi kepemanduan. Kelas ini dilaksanakan pada tanggal 26 Agustus 2012 dan diikuti lebih dari 90 pemandu.
5. Arus informasi yang ada pada tubuh pemandu sudah baik, setiap pemandu memiliki informasi yang terpusat sehingga menjamin kualitas informasi tersebut.
6. Menganggp penting tentang kesamaan niat, kelurusan hati, dan tujuan maka proses pendekatan dari tim koor menjadi sangat penting untuk tidak sekedar mentransfer tapi juga memancarkannya, dan hal ini dibangun dengan komunikasi intensif dari tim koor kepada pemandu.
Kendala
1. Tidak adanya arah yang jelas tentang secara teknis acara ini hendak dibawa kemana.
2. TIdak ada batasan kerja dan diskripsi kerja tentang seksi pemandu yang diinginkan dalam acara ini.
3. Tim koor melakukan penambahan personil secara berangsur – angsur yang menjadikan perlu adanya penyesuaian berkali-kali. Tim koor dibentuk dengan mengutamakan kualitas, sehingga banyak dari tim koor yang
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 64
memiliki kegiatan diluar PPSMB UGM yang menjadikan sulit untuk koordinasi fisik.
4. Butuh waktu lama dan dengan usaha sangat keras untuk menyamanak cara pandang tim koor terhadap acara ini, yang dirasa penting agar semua dapat berjalan sejalan, dan satu tujuan.
5. Panitia mengingkari timeline yang sudah dibuat dan sudah dipublish, menjadikan staff pemandu kurang menghargai panitia pusat.
6. Tidak terjalin koordinasi yang baik antar seksi
7. Konsep acara dan konten sesi per acara yang berubah, yang memaksa pemandu bekerja ekstra untuk memahamkan konsep baru tersebut.
8. Kesiapan panitia pada hari H masih sangat minim Rekomendasi
1. SC membentuk arahan kerja secara konkret dan detail 2. Dibentuk diskrip kerja yang jelas bagi setiap seksi yang ada.
3. Penetapan jumlah personil tim ditetapkan dari awal pembentukan.
4. Penyamaan frekuensi dan kesamaan tujuan menjadi penting, maka komunikasi tim harus dilakukan secara intens sejak awal pembentukan.
5. Sejak awal pembentukan panitia patuh dan disiplin pada apa yang sudah diputuskan atau disepakati.
6. Ketua sebagai penanggung jawab adanya koordinasi yang baik antar seksi.
7. Peembahasan mengenai konsep diramu secara mendalam dan seksama, sehingga menghasilkan keputusan yang kuat dan yakin.
8. Oprec Ketua PPSMB ; calon ketua melakukan presentasi proyek ; pemilihan ketua dilakukan dengan pendampingan dari rektorat.
9. OC inti merupakan perwakilan dari berbagai fakultas (tiap fakultas mengirim orang terbaiknya untuk menjadi bagian dari OC PPSMB UGM, agar koordinasi dengan fakultas bisa lebih baik.
10. Oprec univ dilakukan sebelum oprec fakultas 11. Durasi oprec panjang (empat bulan)
12. Adanya kontrak kerja, agar ada tanggung jawab penuh dari panitia pada jobdesc di PPSMB UGM, serta guna meminimalisir dualism kepanitiaan.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 65 dikarenakan persiapan sebelum PPSMB UGM PALAPA dan proses yang kami jalani sangat baik. Walaupun masih ada beberapa hal yang harus diperbaiki di PPSMB UGM PALAPA, namun secara keseluruhan tim Pemandu 2012 mendapatkan predikat above the expectations.
pemandu,,
dua puluh tahun lebih ku langkahkan kaki di bumi awal usia, ibu mengajari ku bertutur dengan sabarnya ayah membentuk hati ku dengan gagahnya
mulai ku bersekolah dan menemukan bahasa
ibu guru dengan kapur dan papan hitam mempertunjukkan macam bahasa ku amati dan ku pelajari kagum dan begitu indah
sastra ku cari coba kusinggahi
tak sebatas berkedip dan membaca lagi kubasmalahi dan kudalami dengan hati
bahasa dan sastra telah aku selami lalu September siang ini aku sadari sastra pun tak mengindahkan hati ku tuk sampaikan rindu dan cinta pada pemandu
terimakasih ku untuk mu terpejam dan tersyukur
Ya Illah . .
Jadikanlah pemandu yang aku cintai menjadi insan yang senantiasa dalam panduan Mu
Jadikanlah mereka pemandu sepanjang masa melingkar dalam keluarga bergandeng menuju surga Jadikanlah ridha Mu teruntuk mereka, karena hatinya yang tertambat tentang Mu Ya Illah Dan jadikanlah mereka insan yang dihatinya selalu mengingat Mu dikala sedih mau pun senang Lalu ku pohonkan pada Mu tanamkan cinta pada hati mereka
Tentang cinta yang lebih besar