LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

(1)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

(2)

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 2

DAFTAR ISI

Halaman Judul ... 1

Daftar Isi ... 2

Sambutan Direktur Kemahasiswaan ... 4

SK Rektor ... 5

Foto OC PALAPA ... 13

Struktur Panitia ... 14

Susunan Panitia ... 16

Hymne Gadjah Mada ... 19

Filosofi Nama, Logo dan Maskot ... 20

LPJ Ketua ... 21

LPJ Sekretaris ... 33

LPJ Bendahara ... 37

LPJ Bidang Acara ... 42

LPJ Bidang Pemandu ... 54

LPJ Bidang Protokoler ... 66

LPJ Bidang Keamanan ... 69

LPJ Bidang Humas ... 78

Gallery Foto ... 81

LPJ Bidang Perlengkapan ... 82

LPJ Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi ... 89

LPJ Bidang PPPK ... 99

(3)

LPJ Bidang Logistik dan Konsumsi ... 104

LPJ Bidang Dana Usaha ... 106

LPJ Bidang Kesekretariatan ... 110

Gallery ... ... 114

Penutup ... 115

Foto ... 116

(4)

SAMBUTAN DIREKTUR KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

Salam sejahtera untuk kita semua, Assalamualaikum. wr. wb.

Puji syukur kita panjatkan ke hadlirat Allah SWT, Alhamdulillah PPSMB

“Palapa” Tahun 2012 dapat terselenggara dengan baik dan penuh prestasi. Dengan tulus dan rasa bangga, Direktorat Kemahasiswaan menyampaikan terima kasih dan apresiasi kepada Presiden dan segenap jajaran BEM Universitas maupun Fakultas, serta Ketua dan segenap Anggota Panitia baik di tingkat Universitas maupun Fakultas. Kesuksesan penyelenggaraan PPSMB “Palapa” di tingkat universitas dengan sistem gugus yang anggotanya berasal dari semua fakultas, berkumandangnya Salam Palapa “Pancasila jiwa kami – Bakti untuk negeri – UGM bersatu – Bangkitlah Nusantaraku”, terselenggaranya Parade Pelangi Nusantara dengan menari dan menyanyi secara serempak oleh lebih dari 10.000 mahasiswa dengan membentuk miniatur Kepulauan Nusantara sehingga tercatat dalam MURI, serta ikut hadirnya tokoh-tokoh nasional untuk berorasi dalam penyambutan mahasiswa baru adalah bukti-bukti nyata yang perlu diakui bahwa Mahasiswa UGM adalah memang “Macan Tamil”, yaitu: Manis, Cantik, Tampan, Memiliki Ilmu Lebih.

Kita semua berharap, semoga dengan penyelenggaraan PPSMB yang telah berhasil baik benar-benar dapat mengantarkan segenap mahasiswa baru menjadi pembelajar sukses sepanjang hayat, mampu mengembangkan diri dengan prestasi akademik, kemampuan organisasi, dan kepekaan sosial secara seimbang sehingga memiliki karakter mahasiswa UGM : cerdas, peduli, tanggungjawab, visioner, bekerjasama, dan nasionalis. Mari kita tingkatkan daya cipta, karya, dan karsa demi kemajuan UGM menuju kejayaan Indonesia, kejayaan Nusantara.

Salam sukses, Wassalamualaikum. Wr. wb.

Senawi

(5)

SURAT KEPUTUSAN REKTOR UGM

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

STRUKTUR PANITIA

Ketua OC Wakil Ketua Bendahara UmumSekretaris Umum Acara

Dana Usaha Perlengkapan Humas

Logistik dan Konsumsi

Kesekretariatan Media(PDD) Pemandu Ibadah

Protokoler

Properti Properti Komunikasi

Publikasi Dokumenta Dekorasi

Transportas Keamanan

PPPK

Sekretaris 1Bendahara 1

(15)

SUSUNAN PANITIA

Pelindung : Rektor Universitas Gadjah Mada Prof. Dr. Pratikno, M. Soc

Pembina : Direktur Kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada Drs. Haryanto, M. Si

Dosen Pembina KM UGM

Dr. Rimawan Pradiptyo, S.E., M. Sc Dra. Dani Krisnawati, S.H., M. Hum Penanggung Jawab : Presiden Mahasiswa

Giovanni van Empel

PANITIA PELAKSANA

Steering Committee : Vandy Yoga Swara (F. Isipol „09) Retno Widyayanti (F. Filsafat ‟09) Muhammad Izzudin (F. Ilmu Budaya ‟09)

Ketua : Septyan Bayu Anggara (F. Teknik „08)

Wakil Ketua : Budiarjo (F. MIPA „08)

Sekretaris Umum : Ari Rusdayati (F. Kedokteran „09) Sekretaris 1 : Shofura Fityah M (F. Biologi „11) Bendahara Umum : Diana Pratiwi (F. Kedokteran „10)

(16)

Bendahara 1 : Risma Saski Rahmita (F. Kedokteran ‟11)

Bidang Kesekretariatan

Ketua Bidang : Nita Anggraeni (F. Psikologi „10) Bidang Acara

Ketua Bidang : Dea Siti Hafsha (F. Psikologi „08) Sub Bidang Protokoler

Ketua Sub Bidang : Resti Diah Utami (F. TP‟10) Sub Bidang Kepemanduan

Ketua Sub Bidang : Graha Ganindra Gautama (FEB „09) Sub Bidang Keamanan

Ketua Sub Bidang : Muhammy Fatchi Rezza (F. Isipol ‟09) Bidang Perlengkapan

Ketua Bidang : Drajat Dwi H (F. Kehutanan „08) Bidang Pubdekdok

Ketua Bidang : Faizal Musafar (F. MIPA „10) Bidang Konsumsi dan Logistik

Ketua Bidang : Gunarko Aryanto (SV „09) Bidang Humas dan Transportasi

Ketua Bidang : Maulana Rizqi (F.MIPA „10)

Bidang Danus

Ketua Bidang : Tiara Oktavia Saputri (F. Kedokteran Gigi „10)

(17)

Bidang P3K

Ketua Bidang : Tintani Bunga Restika (F. Farmasi ‟10)

(18)

HYMNE GADJAH MADA

Bakti kami mahasiswa Gadjah Mada semua Kuberjanji memenuhi panggilan bangsaku Di dalam Pancasilamu jiwa seluruh nusaku Kujungjung kebudayaanmu kejayaan Indonesia

Bagi kami almamater kuberjanji setia Kupenuhi dharma bakti untuk ibu pertiwi Di dalam persatuanmu jiwa seluruh bangsaku Kujunjung kebudayaanmu kejayaan nusantara

PALAPA

“PANCASILA JIWA KAMI, BAKTI UNTUK NEGERI

UGM BERSATU, BANGKITLAH NUSANTARAKU”

(19)

FILOSOFI NAMA, LOGO DAN MASKOT NAMA

PPSMB UGM 2012 “PALAPA”, begitu nama dari PPSMB UGM 2012 yang terinsipirasi dari Sumpah Palapa. Hal itu diambil berdasarkan semangat Gadjah Mada menyatukan nusantara dan UGM yang memang representasi dari miniatur Indonesia yang pada hakikatnya menjadi simbol keberpihakan terhadap rakyat. Mahasiswa diharapkan benar-benar menjadi intelektual Gadjah Mada yang kritis, senantiasa aktif berkontribusi dan menjadi solusi bagi setiap permasalahan bangsa yang ada, mampu membawa karakter luhur Gadjah Mada yang identik dengan lokalitas, namun senantiasa mampu bersaing dalam percaturan global.

MASKOT

1. Maskot Palapa, menggambarkan seorang Patih Gadjah Mada disaat muda, dengan sosok yang Perkasa, Tangguh, Lincah, dan Berintelektual

2. Maskot memiliki suatu bentuk kesatuan kostum modern, dimana menunjukan sosok maskot yg mendunia di dunia modern

(20)

3. Tokoh dalam maskot digambarkan sesuai dengan ciri-ciri orang indonesia, dengan kulit sawo matang, dan rambut hitam, membawakan sosok nasionalis maskot Palapa

4. Perpaduan warna di maskot, menggunakan perpaduan 6 warna sesuai dengan jumlah kluster di UGM, yg menggambarkan perpaduan dari berbagai aspek di UGM menjadi sebuah kesatuan

5. Ditengah kostum terdapat logo Palapa, sebagai suatu entitas penunjuk bahwa dialah seorang simbol kekuatan PPSMB Palapa

6. Maskot Palapa diberi nama "Mas Gamada" menunjukan suatu nama yg memperpadukan bahasa jawa (Mas) sebagai simbol budaya, dan unsur mahasiswa baru Gadjah Mada Muda

(21)

Laporan Pertanggungjawaban Ketua

PPSMB UGM 2012 “PALAPA”

(22)

Pendahuluan

"Ketahuilah! Setiap dari kamu adalah pemimpin, dan setiap kamu akan diminta pertanggung-jawaban atas kepemimpinan-mu.

(Each of you is a leader, and each of you will be held accountable for your leadership)."

~ Rasulullah Muhammad SAW. ~

Universitas Gadjah Mada adalah kampus dengan disiplin ilmu yang paling komprehensif di Indonesia. Potensi yang semestinya bisa dijadikan kolaborasi untuk menyelesaikan permasalahan bangsa. Namun, yang terjadi beberapa tahun belakangan, effort untuk membangun sinergi antar disiplin ilmu justru kian terabaikan. Yang muncul kemudian adalah ego ataupun kebanggaan berlebihan terhadap korsa fakultas ataupun jurusan. Justru value UGM mahasiswa UGM tereduksi hingga tataran fakultas/ jurusan. Ini hal yang cukup disayangkan mengingat potensi multidisiplin ilmu di UGM yang sangat tinggi.

Salah satu penyebab hilangnya semangat ke-UGM-an adalah ditiadakannya PPSMB Tingkat Universitas sejak 5 tahun silam. Diakui atau tidak, tidak adanya proses interaksi antar fakultas di awal masuk inilah yang menguatkan ego sempit kefakultasan. Jadi sering dijumpai di kemudian hari konflik antar fakultas yang tiada ujung. Selain itu dialektika antar disiplin ilmu makin tereduksi. Itu adalah efek jangka panjang dan kami meyakini tradisi itu harus segera diakhiri.

Medio Mei 2012, jelang pelantikan Rektor UGM yang baru, BEM KM berkonsolidasi dengan BEM Fakultas untuk mempersiapkan PPSMB Universitas.

Sebagai informasi, PPSMB UGM juga menjadi salah satu kontrak politik yang ditandatangani Rektor UGM sebelum Pemilihan Rektor. Jadi, harapan besar mengemuka setelah Rektor dilantik di penghujung Mei 2012. PPSMB Universitas yang telah 5 tahun mati akan kembali hidup.

Setelah melalui mekanisme yang cukup panjang, akhirnya saya bersedia menjadi Ketua Pelaksana PPSMB UGM 2012. Konsekuensi berat yang harus diambil

(23)

adalah, lulus ditunda untuk beberapa bulan dan merelakan rencana pengabdian masyarakat di NTT hingga event Nasional Kapal Pemuda Nusantara Sail Morotai 2012. Pilihan yang cukup berat mengingat waktu untuk mempersiapkan PPSMB juga sangat singkat, hanya 3 bulan dengan 2 bulan efektif. Ditambah lagi, karena belum ada rujukan PPSMB sebelumnya alhasil kami harus membuat sistem baru.

Kami harus memulai dari 0 dan membangun pondasi dalam 2 bulan saja.

Dalam tempo kurang lebih 2 minggu, kami telah berhasil mengumpulkan kurang lebih 75 persen tim inti OC(Organizing Commitee) PPSMB UGM. Berikut saya sebutkan nama OC dan argumentasi mengapa beliau dipilih :

1. Budiarjo, Wakil Ketua. Elektabilitasnya di Fakultas MIPA tak diragukan lagi. Ditambah dengan aktifnya beliau di Subdirektorat PPKB membuat saya yakin Budi mampu melengkapi kekurangan saya di level birokrasi.

2. Diana Pratiwi, Bendahara Umum. Elektabilitasnya sebagai Ketua Himagika FK UGM jadi satu alasan kuat mengajak beliau bergabung dalam tim ini. Terlebih, akhir 2011 Diana telah berkecimpung dalam kancah universitas, tepatnya di Komisi Pemilihan Raya Mahasiswa UGM.

3. Dea Siti Hafsha, Koordinator Acara. Pengalaman kerjasama dengan Tya sewaktu Pelatihan SP2MP dan aktivitas beliau sebagai Sekretaris Jendral Lembaga Mahasiswa Psikologi UGM membuat saya mantap mengajak beliau bergabung walaupun terhitung senior.

4. Maulana Rizky Aditama, Koordinator Humas. Rizky adalah koordinator yang saya dapatkan dari BEM KM UGM. Harapan saya, dengan segudang pengalaman prestatifnya, mahasiswa Geofisika 2010 ini mampu menjadi Humas PPSMB dengan baik.

5. Faizal Musafar, Koordinator PDD. Ical adalah Ketua Departemen Minat Bakat Himakom FMIPA UGM. Jaringan Ical di level “profesional” saya harapkan memberi terobosan baru dalam upaya packaging dan membangun citra positif tentang PPSMB UGM.

6. Drajat Dwi Hartono, Koordinator Perlengkapan. Bung Drajat ini adalah mahasiswa senior angkatan 2008 dari Fakultas Kehutanan. Track Record beliau adalah menjadi Kepala Departemen Research and Development

(24)

Lembaga Mahasiswa Fakultas Kehutanan 2011 sekaligus Kormanit KKN UGM 2011.

7. Ari Rusdayati, Sekretaris Umum. Mahasiswi Keperawatan FK UGM ini merupakan rekomendasi dari BEM KM UGM karena administrasi dan hal surat-menyurat sangat berhubungan dengan sistem dari BEM KM. Dan saya percaya akan kemampuan administrasi beliau.

8. Graha Ganindra Goutama, Koordinator Pemandu. Mantan Ketua BEM Fakultas Ekonomika dan Bisnis ini rekomendasi langsung dari Presiden Mahasiswa UGM. Dengan pengalamannya, mengkoordinasi 400an pemandu bukan hal yang terlampau sulit.

9. Tiara Oktavia, Koordinator Dana Usaha. Wakil Ketua BEM Fakultas Kedokteran Gigi UGM ini pernah mempunyai pengalaman di Bidang Dana Usaha. Tugasnya lumayan berat, hanya punya 2 bulan efektif untuk fundraising.

10. Muhammad Fatchi Rezza, Koordinator Keamanan. Mahasiswa FISIPOL 2009 ini tercatat sebagai Ketua Resimen Mahasiswa 2012. Dengan elektabilitas seperti itu, saya berharap Rezza bisa memberi rasa aman dalam acara PPSMB UGM.

11. Tintani Bunga Restika, Koordinator PPPK. Ditunjuk langsung untuk mewakili UKESMA dalam tim PPSMB UGM. Mahasiswi Farmasi ini sangat lugas bekerja di lapangan.

12. Gunarko Aryanto, Koordinator Logistik dan Konsumsi. Saya meminta beliau menjadi koordinator bukan karena pengalaman di bidang ini, melainkan karena moralitas yang baik dari beliau. Mengelola dana ratusan juta tentu bukan sekedar kecerdasan semata melainkan juga moralitas yang baik. Selain itu mahasiswa Sekolah Vokasi ini juga aktif di berbagai organisasi, misal BEM KM dan BEM KMFT UGM.

13. Nita Anggraeni, Koordinator Kesekretariatan. Mahasiswi Psikologi angkatan 2010 ini awalnya mendaftar sebagai pemandu. Namun karena kebutuhan KSK yang mendesak, akhirnya beliau kami rekrut sebagai Koordinator. Pengalaman di KSK sewaktu acara Indonesia 100 % BEM KM UGM.

(25)

14. Resti Dwi Utami, Koordinator Protokoler. Beliau adalah Koordinator terakhir yang direkrut dikarenakan mundurnya koordinator yang telah kami pilih. Pengalaman mahasiswa FTP 2010 ini tak diragukan lagi.

Beliau adalah salah satu protokoler resmi kebanggaan UGM.

15. Risma Saski Rahmita, Bendahara 1 dan Shofura Fityah Mutaharrikah, Sekretaris 1, kami rekrut bukan berdasarkan atas pertimbangan pengalaman yang telah banyak. Mereka kami pilih karena merasa regenerasi itu perlu dilakukan. Mereka yang masing-masing jurusan Gizi Kesehatan FK UGM dan Biologi UGM masih angkatan 2011. Dan harapan saya, tahun depan merekalah yang jadi tokoh utamanya.

Kami memberi nama PPSMB UGM 2012 dengan nama dengan karakter kuat dan menggugah, yakni PALAPA. Sebuah kata mahadahsyat dan selalu terngiang akan kebesaran Nusantara masa lampau. Sumpah Palapa milik Mahapatih Gadjah Mada itulah yang menginspirasi kami. Menganalogikan penyatuan nusantara dalam bingkai UGM yang senyatanya memang miniatur Indonesia. Ini nama PPSMB yang semestinya tak akan berubah di tahun-tahun mendatang. Nama yang kuat dan berkarakter disertai dengan nilai filosofis yang tajam.

Tahapan Organisasi :

1. Forming (Pembentukan)

Singkatnya kami memulai PPSMB ini dengan ideologisasi terhadap Panitia OC yang awalnya belum punya bayangan akan dibangun seperti apa PPSMB UGM 2012. Kami sangat ingin membuat acara ini mampu merengkuh dua hal sekaligus, punya ide dan filosofis yang substantif plus punya kemasan acara yang spektakuler. Diyakini atau tidak, kami sempat ragu di awal. Selain karena waktu yang luar biasa singkat, kami ternyata kesulitan ketika masuk fase awal, Forming.

Di bulan Juni, selain mengumpulkan Koordinator tiap Bidang, kami memulai untuk perekrutan panitia. Baik melalui mekanisme Open maupun Close Recruitment. Kami membutuhkan plus minus 700 panitia. Open Rekruitmen kita buka semenjak tanggal 8 hingga 22 Juni dan

(26)

pengumuman tanggal 25 Juni. Pertemuan perdana seluruh panitia OC kami laksanakan tanggal 28 Juni, tepat 2 bulan sebelum acara PPSMB UGM 30 Agustus 2012.

Data masuk pendaftaran oprek melebihi angka 700, namun sayangnya hanya 500an yang hadir wawancara. Itu pun tak semuanya diterima. Jadi mau tidak mau akan ada rekrutmen tertutup tahap 2 untuk pemandu yang membutuhkan 400 orang. Singkatnya, total panitia OC tercatat 683 orang tersebar dari 18 fakultas dan 1 sekolah vokasi.

2. Storming (Fase Badai)

Saya membuat periodisasi waktu selanjutnya dan yang paling panjang, yakni fase storming. Di fase inilah semua tim menyebar dengan koordinasi lebih massif di level Bidang, maupun Sub Bidang. Di waktu yang panjang ini, antara Juli hingga libur lebaran kami mengalami banyak persoalan dan konflik yang biasa terjadi. Rapat rutin, evaluasi bidang hingga training- training untuk bidang misalnya pemandu, pppk hingga keamanan selalu berkejaran mengisi agenda di waktu yang seharusnya libur kuliah ini.

Rekan-rekan panitia mengalami kejenuhan yang amat sangat mengingat waktu yang mepet dengan tugas yang cukup banyak dan perlu proses birokratik dan koordinatif dengan elemen lainnya.

3. Norming (Normalisasi)

Hari kelima lebaran kami sudah bergegas berkumpul di kampus lagi.

Liburan kami tak panjang, hanya satu minggu. Itupun di tengah liburan tak henti-hentinya berkoordinasi dengan koordinator bidang. Tinggal 5 hari tersisa menyiapkan penyambutan mahasiswa baru terbesar dalam sejarah UGM ini.

Dimulai dengan Last Gathering PPSMB UGM tanggal 25 Agustus, selanjutnya berarti lembur dan lembur. Hal itu dikarenakan setelah dievalusi persiapan baru mencapai angka 75 persen. Tinggal 5 hari tersisa.

Normalisasi panitia berhasil namun disertai kepanikan. Namun, di sinilah kerja luar biasa panitia OC menutup kekurangan dari persiapan yang

(27)

tergolong singkat. Bahkan, nama pembicara dan ruang baru fix malam hari tanggal 29 Agustus.

4. Performing (Fase Aksi)

a. Technical Meeting (29 Agustus 2012, 14.00-16.00)

Secara umum lancar dan luar biasa secara kemasan yang disaksikan publik. Hanya saja cuaca yang sangat terik dan lapangan yang berdebu akan jadi evaluasi penting untuk keesokan harinya. Latihan menari sajojo dengan alokasi waktu yang dipersiapkan akan jadi sesuatu yang luar biasa esok. Dan benar, Technical Meeting membuat acara PPSMB UGM di luar ekspektasi.

b. PPSMB UGM 2012 PALAPA (30 Agustus 2012, 06.00-17.15)

Evaluasi penting lapangan berdebu dan panas terik dapat diatasi dengan penyiraman 2 kali dan minuman yang diberikan kepada Gamada. Secara umum, acara sangat lancar. Jauh melebihi ekspektasi dan punya euforia yang tak tergantikan. Citra ospek yang selama ini menakutkan luntur sudah. Kemasan acara yang mengombinasikan kebanggan dan keharuan di prosesi penutupan itu sungguh mengundang decak kagum dari banyak kalangan. Esensi dan substansi pun tertancap kuat. Jadi seimbang, isi dan kemasan. Isinya kuat secara filosofis dan substansi, kemasan berbalut teknologi dan penampilan terbaik yang bisa ditampilkan. Live streaming hingga pesawat tanpa awak yang disiapkan seakan mengajak Indonesia sejenak melihat UGM. Ya, PPSMB adalah penyambutan mahasiswa baru terbesar di Indonesia. Setidaknya baru pertama PPSMB memecahkan rekor MURI. Inspirasi untuk Perguruan Tinggi lainnya.

Banyak hal yang harus dievaluasi secara internal. Terlampau banyak yang harus diperbaiki terutama masalah koordinasi dengan banyak pihak. Termasuk insiden yang melibatkan panitia dan wartawan akan jadi catatan hitam pelaksanaan PPSMB tahun ini.

5. Fase Evaluating

Setelah acara berakhir, banyak sekali apresiasi dari berbagai pihak mengenai kesuksesan PPSMB UGM 2012 PALAPA ini. PPSMB UGM

(28)

menghiasi berbagai media online maupun cetak. Tak hanya itu RCTI, SCTV, Trans TV, ANTV, Metro TV dan TV lokal jogja tak ketinggalan menayangkan berita tentang topik yang sama. Suatu apresiasi yang luar biasa dari pihak media. Hal itu berarti, image ospek bisa tergantikan dari yang awalnya mengerikan menjadi satu hal yang dinanti-nanti dan dibangga-banggakan. Publik pun mengamininya dengan berita yang ditampilkan. Walaupun ada beberapa hal yang perlu diklarifikasi antara panitia lapangan dengan wartawan yang bertugas.

Capaian dan Rekomendasi : 1. Capaian Kepanitiaan

a. Pemecahan Rekor MURI, Flashmob Dance Terbesar membentuk Peta Indonesia dengan nomor rekor 5555. Pertama kalinya PPSMB meraih rekor MURI.

b. Citra baru untuk mahasiswa baru. Untuk tahun ini dan seterusnya kami akan menyebutnya Gadjah Mada Muda (Gamada).

c. Bagian baru dari PPSMB, yakni metode Leaderless Group Discussion, diskusi tanpa pemimpin. Dan di fasilitatori oleh aktivis mahasiswa UGM yang rata-rata telah senior.

d. Upacara bendera yang bisa dilaksanakan lebih awal, jam 07.00. Jadi selain teduh, waktu bisa menjadi efektif untuk PPSMB.

e. Pertama kalinya PPSMB bisa disaksikan via Live Streaming di situs www.ugm.ac.id dan www.ppsmbpalapa.ugm.ac.id

f. Bisa menyatukan seluruh fakultas di UGM, salah satunya adalah ketika momen penyalaan dan penyerahan obor kepada Ketua OC Fakultas.

g. Publikasi oleh media yang cukup massif baik di media cetak, online maupun media elektronik.

h. Istilah baru untuk mahasiswa baru yaitu Gadjah Mada Muda disingkat Gamada.

i. Jargon baru untuk seluruh mahasiswa UGM, PALAPA : Pancasila Jiwa Kami, Bakti untuk Negeri, UGM Bersatu Bangkitlah Nusantaraku.

(29)

j. Secara pencitraan, penerimaan mahasiswa baru tahun ini jadi kebanggaan bagi Gamada dan orangtua. Dan kebanggaan UGM pada umumnya.

k. Menggunakan terobosan baru dalam penggunaan teknologi untuk PPSMB. Hashtag #palapa bahkan menjadi trending topic Worldwide pada tanggal 10 Agustus 2012.

l. Adanya variasi penampilan UKM dalam upacara penerimaan dengan ditampilkannya UKM Berkuda berkolaborasi dengan Marching Band.

2. Kendala

a. Koordinasi kurang massif dan tidak rapi. Banyak kesalahpahaman di lapangan.

b. Fungsi kontrol belum berjalan maksimal dikarenakan tugas yang terlampau banyak.

c. Antar bidang belum bisa berkoordinasi dengan baik. Masih bekerja sendiri-sendiri.

d. Pola komunikasi yang terbangun di level birokrasi masih kurang padu.

Informasi yang didapat fakultas akhirnya simpang siur karena beda informasi antara Wakil Dekan dengan panitia OC Fakultas masing- masing.

e. Sebagian besar panitia belum berpengalaman menggelar agenda besar.

Jadi banyak keluhan terhadap kualitas SDM panitia.

f. Semua kendala bermuara pada akar masalah, singkatnya waktu yang tersedia yakni 2 bulan efektif untuk agenda besar penyambutan hampir 10000 Gamada dengan panitia berjumlah hampir 700 orang.

3. Rekomendasi tahun depan :

a. Persiapan harus semenjak Presiden Mahasiswa baru terpilih. Prioritas utama program kerja BEM KM UGM. Persiapan teknis minimal 3 bulan.

(30)

b. Ketua ataupun Koordinator Bidang diusahakan dari panitia PALAPA 2012, agar pemahaman panitia lebih mudah dikarenakan pengalaman yang sudah ada.

c. Konsep PPSMB UGM 2012 jangan sampai diubah namun boleh saja untuk inovasi. Karena risiko perubahan akan jauh lebih besar berdampak pada konsep PPSMB UGM yang telah terbangun.

d. Pemerataan fakultas untuk menjadi elemen panitia PPSMB UGM plus perekrutan lebih dahulu daripada PPSMB Fakultas.

e. Proses koordinasi dengan fakultas ditingkatkan dengan mendatangi seluruh fakultas di UGM.

f. Nama PALAPA, istilah GAMADA, hingga jargon khas PALAPA jangan sampai berubah lagi, harus dipertahankan.

g. Perkuat kualitas teknologi maupun SDM agar proses pendataan GAMADA bisa lebih profesional dan tertata rapi.

h. SC harus mengawal dari A-Z persiapan hingga evaluasi untuk memastikan PPSMB berjalan sesuai dengan semestinya.

i. Panitia PPSMB UGM harus yang tidak KKN ataupun Kerja Praktik.

j. Ketua OC perlu membuat alur koordinasi yang paling efektif, trial and error tak masalah. Yang jelas sebulan sebelum acara, alur koordinasi bisa berjalan efektif.

k. Perlu pembagian kerja yang lebih tegas antara PH, Ketua-Wakil, Bendahara-Sekretaris dan siapa saja yang ada di bawah koordinasinya.

l. Khusus Humas dan PDD, insiden kemarahan wartawan seharusnya tidak terjadi di tahun depan. Koordinasi antar sie perlu diperbaiki dengan proses kultural yang baik.

m. Perlu pembangunan kekompakan tim di awal pembentukan kepanitiaan untuk mengurangi miskomunikasi dan konflik yang tiba- tiba hadir di tengah persiapan acara.

n. Koordinasi dengan Wakil Dekan adalah koordinasi yang cukup sulit.

Semua WD3 punya perspektif dan kemauan sendiri-sendiri. Jadi, sebelum koordinasi harus dipastikan segala hal yang berhubungan dengan fakultas sudah selesai.

(31)

o. Peran Sub Direktorat PPKB yang cukup besar semoga bisa ditingkatkan di tahun ke depan untuk membimbing panitia lapangan.

Ada pepatah bijak mengatakan, untuk dikenang orang lakukanlah 2 hal, yang pertama atau yang terbaik. Karena tidak ada tempat untuk yang kedua dan tak ada ruang untuk yang biasa. Kami sudah mencoba menjadi yang pertama dan tahun depan jadilah yang terbaik. Ingat, tingkatkan capaian PPSMB UGM 2012 dengan penampilan spektakuler selanjutnya. UGM, pasti bisa.

PPSMB UGM 2012 PALAPA telah berakhir. Prestasi dan karya telah terukir.

Kebanggaan pun kini hadir. Selamat datang Gadjah Mada Muda 2012, kami tunggu kontribusinya.

PALAPA,

Pancasila Jiwa Kami, Bakti untuk Negeri,

UGM Bersatu, Bangkitlah Nusantaraku...

Best Regards, Ketua OC PPSMB UGM 2012 PALAPA

(32)

Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris

PPSMB UGM 2012 “PALAPA”

(33)

“Setiap kali ada hal sulit dan menantang menimpaku, itu menandai awal era baru dalam hidupku”

Kimberly Kirberger

PPSMB UGM 2012 “PALAPA” ini dilaksanakan untuk membangun rasa kecintaan terhadap almamater UGM dengan semangat ke-UGM-an dan semangat interdislipiner dalam kultur intelektualitas. Pada PPSMB ini sekretaris teriri dari dua orang yaitu Ari Rusdayati IK 09 dan Shofura Fityah M Biologi 09. Pemilihan dilakukan secara close recruitment berdasarkan keputusan dan pertimbangan ketua umum PPSMB UGM 2012.

Sekretaris bertanggungjawab kepada Ketua Panitia dalam bidang keadministrasian dan berkoordinasi dengan masing-masing panitia dalam kerja kepanitiaan. Kemudian bersama-sama Ketua OC, wakil dan bendahara menyusun proposal dan LPJ. Adapun deskripsi kerja dari sekretaris antara lain :

1. Membuat Proposal PPSMB UGM 2012 “PALAPA” untuk pencairan dana.

Adapun proses yang harus ditempuh adalah berkoordinasi dengan ketua panitia, bendahara dan seluruh panitia terkait konten, RAB dan segaal sesuatu yang dibutuhkan dalam penyusunan proposal.

2. Surat-menyurat. Membuat surat menjadi wewenang sekretaris sepenuhnya.

Sekretaris membuat surat sesuai dengan kebutuhan panitia untuk pihak- pihak terkait baik dalam internal UGM seperti DPPA, PPKB, Kagama, BEM KM, Gelanggang, GSP, seluruh elemen Fakultas dan eksternal UGM terkait kerjasama sponsorship, pembicara dan MURI.

3. Pembuatan notulensi. Pda setiap rapat yang dilaksanakan baik rapat evaluasi mingguan ataupun rapat besar seluruh panitia minimal ada satu sekretaris yang hadir dan mencatat jalannya rapat serta hasil rapat dalam notulensi. Notulensi ini akan dipergunakan untuk melihat kinerja, evaluasi dan kemajuan dari tiap bidang di acara ini.

4. Pembuatan LPJ PPSMB UGM 2012 “PALAPA”. Adapun proses yang ditempuh adalah mengumpulkan LPJ dari masing-masing bidang dan

(34)

membuat LPJ Sekretaris umum. Selanjutnya menyusun LPJ acara sebagai tugas akhir dari sekretaris.

5. Melakukan koordinasi dengan masing-masing bidang berkaitan denagn surat yang dibutuhkan

6. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang Kesekretariatan

Sekretaris memiliki timeline agar target bisa tercapai dan terlaksana tepat waktu. Timeline proposal adalah pada awal Juli yang kemudian kami ajukan ke rektorat untuk izin kegiatan dan pencairan dana. Awal September ini diharapkan pembuatan LPJ sudah terselesaikan. Namun pada realisasinya terdapat beberapa hambatan antara lain

1. Pembuatan proposal membutuhkan waktu yang cukup panjang. Adanya revisi proposal beberapa kali berkaitan dengan RAB dan proses birokrasi yang sulit sehingga penyelesaian proposal dan pengajuan proposal terhambat, mundur dari timeline yang telah dibuat.

2. Proses birokrasi yang cukup panjang dan cukup sulit yang harus ditempuh yang tidak bisa dilakukan secara terburu-buru dan mendadak. Di lapangan permintaan surat dari masing-masing bidang sebagian mendadak, sehingga ada beberapa surat yang terlambat dan ada surat yang terpaksa tidak bisa dikeluarkan. Selain itu data fiksasi peminjaman ruang dan barang yang akan dipinjam terlalu lama dan sebagian tidak berasal dari sumber yang valid menyebabkan ada beberapa surat yang sudah dibuat pada akhirnya tidak dipergunakan.

Berikut evaluasi untuk bidang kesekretariatan. Koordinasi dengan bidang kesekretariatan cukup baik, namun kurang follow up dari sekretaris. Secara keseluruhan bidang kesekretariatan sudah menujukkan kinerja yang optimal.

Diharapkan untuk PPSMB yang akan datang, sekretaris harus memiliki referensi dan pemahaman tentang pembuatan proposal serta memahami alur birokrasi, sehingga memudahkan sekretaris dalam

(35)

penyusunan proposal dan pembuatan surat. Perlu koordinasi yang baik antar panitia, panitia dengan BEM KM dan panitia dengan rektorat.

Regards, Sekretaris PPSMB UGM 2012

“PALAPA”

(36)

Laporan Pertanggungjawaban Bendahara

PPSMB UGM 2012 “PALAPA”

(37)

“Apabila di dalam diri seseorang masih ada rasa malu dan takut untuk berbuat suatu kebaikan, maka jaminan bagi orang tersebut adalah tidak akan

bertemunya kemajuan selangkah pun”

(Ir. Soekarno)

“Dan barang siapa bertawakal kepada Allah, niscaya Allah akan mencukupkan (keperluan)nya” (QS.At-Tholaq:3)

“Wise in managing finances to achieve the optimum funds and neatly in cash flow”

Pelatihan Pembelajar Sukses Mahasiswa Baru Palapa Universitas Gadjah Mada adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengenalkan seputar dunia kampus kepada para Gadjah Mada Muda (Gamada). Selain itu, Palapa juga merupakan sebuah upaya untuk menumbuhkan rasa kebanggaan dan kecintaan dalam naungan semangat ke-UGM-an, sehingga diharapkan UGM dapat menyiapkan Gadjah Mada Muda yang lebih siap menghadapi dinamika dunia universitas. PPSMB Palapa UGM 2012 yang diikuti oleh 9.735 Gamada ini melibatkan 700 panitia dengan waktu persiapan 3 bulan. Oleh karena itu, PPSMB Palapa 2012 ini bukanlah suatu event yang biasa-biasa saja, mengingat banyaknya partisipan yang terlibat dan persiapan yang cukup lama. Untuk itu, demi terselenggaranya PPSMB Palapa UGM 2012 pastinya acara ini membutuhkan finansial yang cukup banyak dengan manajemen yang baik.

Sumber keuangan PPSMB Palapa UGM 2012 ini berasal dari Dana Masyarakat UGM di mana pengelolaannya dari pihak OC PPSMB ini dibantu oleh pihak Direktorat Kemahasiswaan dan PPKB. Adapun deskripsi kerja dari bendahara antara lain.

1. Membuat Rencana Anggaran Belanja PPSMB PALAPA 2012. Adapun proses yang harus ditempuh yaitu mengkoordinasikan kepada seluruh bidang yang ada untuk membuat Rencana Anggaran Belanja masing- masing bidangnya. Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan seluruh bidang pada suatu forum untuk saling meng-crosscheck dan mengoreksi

(38)

serta saling melengkapi RAB di semua bidang. RAB yang dibuat ada 2 jenis yaitu RAB awal bulan Juli untuk membiayai kebutuhan di awal kepanitiaan dan RAB Palapa keseluruhan .

2. Mengomunikasikan Rancangan Anggaran Belanja yang sudah jadi kepada pihak keuangan Direktorat Kemahasiswaan (Dirmawa). Pada saat itu masih terdapat beberapa revisi untuk RAB terutama di bidang acara, perlengkapan, konsumsi dan logistik. Rancangan Anggaran Belanja yang kami ajukan mengalami tiga kali revisi.

3. Merevisi Rancangan Anggaran Belanja Palapa yang kemudian diajukan ke Bagian Keuangan melalui proposal kegiatan PPSMB Palapa UGM 2012.

4. Follow up ke Bagian Keuangan untuk RAB yang disetujui.

5. Mencairkan Anggaran Belanja ke Bagian Keuangan (RAB Bulan Juli).

6. Mengomunikasikan pencairan Anggaran Belanja ke Bendahara Direktorat Kemahasiswaan (Ibu MG. Ambar W.) yang kemudian Bendahara Dirmawa akan mentransfer Anggaran Belanja itu ke rekening pantia OC PPMSB Palapa. Untuk itu, selanjutnya apabila dari panitia OC ingin mencairkan uang, maka bendahara langsung mencairkan uangnya via bank atau via ATM.

7. Melakukan koordinasi dan mengontrol pengeluaran setiap bidang.

8. Melakukan transaksi keuangan dengan masing-masing bidang dan mengumpulkan nota maupun kuitansi semua transaksi.

9. Membuat arus pembukuan dan laporan keuangan.

10. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang konsumsi, logistik, dan dana usaha.

11. Terlibat dalam proses presentasi dan koordinasi dengan rekanan yang akan ditunjuk untuk pengadaan barang (konsumsi, kaos, dan LED).

12. Selalu melakukan update perhitungan keuangan untuk mengantisipasi adanya pengeluaran yang bersifat insidental.

Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012 ini memiliki timeline agar target yang akan dicapai bisa terlaksana tepat waktu. Timeline yang telah kami susun yaitu pada akhir bulan Juni telah tersusun Rencana Anggaran Belanja PPSMB Palapa 2012 yang kemudian kami ajukan dalam bentuk proposal kegiatan.

(39)

Pada awal bulan Juli diharapkan dana sudah mulai bisa dicairkan dan bisa digunakan untuk keperluan PPSMB Palapa. Awal September ini harapannya proses pembuatan laporan dan surat pertanggungjawaban keuangan sudah terselesaikan.

Akan tetapi, dalam realisasinya kami mengalami beberapa hambatan antara lain adanya beberapa kali revisi untuk RAB, proses pada birokrasi yang lama, kurang jelasnya informasi mengenai kode, pengklasifikasian dana, serta jenis transaksi yang akan dilakukan (proses pengadaan atau kuitansi langsung). Hambatan lain yang memperlama proses pembuatan laporan keuangan yaitu ada beberapa bidang yang belum melaporkan arus keuangannya serta belum mengumpulkan nota maupun kuitansi ke bendahara.

Hambatan-hambatan yang ada di lapangan itu kemudian bisa kami atasi dengan cara terus melakukan follow up dan lobbying ke bagian keuangan Dirmawa, DPPA dan TURT, sehingga kami mendapatkan informasi yang jelas mengenai sistem pengelolaan keuangan. Bendahara juga sangat terbantu oleh pihak Dirmawa yang sangat kooperatif dalam hal pengelolaan keuangan.

Rencana anggaran yang kami buat tentu saja akan mengalami banyak perubahan pada realisasinya. Inilah yang menjadi tantangan bagi kami. Hari- hari sesaat menjelang hari H, banyak pengeluaran dari berbagai bidang yang tidak terduga, mendadak dan tiba-tiba membengkak, seperti yang terjadi pada bidang konsumsi, logistik dan perlengkapan. Hal seperti ini seharusnya dapat ditanggulangi dengan cara melakukan estimasi anggaran dan survei lapangan yang lebih detail sehingga anggaran yang keluar tidak jauh dari perhitungan awal.

Berikut ini evaluasi untuk bidang konsumsi dan logistik serta bidang dana usaha. Koordinasi dengan bidang konsumsi dan logistik sudah cukup baik walaupun terkadang masih ada miss komunikasi. Sedangkan untuk bidang dana usaha yang perlu dievaluasi adalah sulitnya mencari pihak sponsor yang mau memberikan fresh money. Hal ini karena waktu yang

(40)

tersedia cukup singkat. Akan tetapi, secara keseluruhan untuk masing-masing bidang sudah menunjukkan kinerja yang cukup optimal.

Diharapkan untuk tahun yang akan datang, pada awal terbentuknya kepengurusan bendahara sudah harus memiliki referensi mengenai RAB dan laporan keuangan, sehingga memudahkan bendahara dalam menyusun Rencana Anggaran Belanja. Di samping itu, akan lebih baik jika bendahara sudah belajar dan paham akan sistem pengelolaan keuangan dari awal kepengurusan. Hal ini akan sangat memudahkan bendahara dalam mengambil langkah dan bisa segera bertindak.

Selain itu, kerja sama dengan birokrat itu membutuhkan waktu yang sangat lama dan prosesnya yang rumit. Untuk itu, perlu adanya koordinasi yang baik antara panitia dengan pihak rektorat. Rekomendasi untuk BEM KM UGM agar melakukan pengawalan dana RKAT PPSMB UGM tingkat universitas sejak awal pembahasan RKAT.

Regards, Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012

(Diana Pratiwi & Risma Saski Rahmita)

(41)

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 41 REKAP PENGELUARAN PPSMB PALAPA UGM 2012

Pemasukan Dana RKAT Dana Masyarakat Rp 337.510.900 Pengeluaran

No Keterangan Jumlah

1 Honorarium pembicara materi PPSMB Rp 3.000.000 2 Honorarium pembicara materi PPSMB Rp 2.764.706 3 Biaya P3K untuk kegiatan PPSMB Rp 1.759.000 4 Baya obat di RS Sardjito Rp 59.500 5 Biaya kotak pengobatan untuk sie P3K PPSMB Rp 600.000

6

Biaya sewa mobil guna mengangkut barang-barang

untuk kepentingan kegiatan PPSMB Rp 1.113.637 7 Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Rp 630.630 8 Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Rp 68.600

9 Tikar Rp 600.000

10 Biaya LCD proyektor Rp 750.000

11 Biaya sewa alat-alat untuk PPSMB Rp 3.781.909

12 Biaya penggunaan ruang Rp 360.000

13

Biaya penggunaan LCD untuk presentasi materi ke-UGM-

an Rp 105.000

14 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 936.750 15 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 92.850 16 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 849.000 17 Biaya pembelian tali co card HP besar Rp 130.000 18 Biaya cetak booklet pemandu Rp 1.718.182 19 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 103.875 20 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 272.000 21 Biaya cetak dan pembuatan film Rp 1.410.909 22 Biaya cetak cover proposal Rp 405.000 23 Biaya cetak untuk kegiatan PPSMB Rp 5.730.909

24 Pembuatan maskot Palapa Rp 2.601.363

25 Pembelian aqua botol kegiatan PPSMB Rp 3.492.273 26 Pembelian snack untuk peserta dan panitia PPSMB Rp 34.385.455 27 Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Rp 462.240 28 Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Rp 324.480 29 Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Rp 96.000

30 Stempel Rp 180.000

31 Biaya makan siang gladhi bersih PPSMB Rp 4.569.600 32 Pembelian pipa untuk kegiatan PPSMB Rp 244.000 33 Biaya pembuatan kaos untuk panitia PPSMB Rp 30.732.000 34 Biaya sound system untuk kegiatan PPSMB Rp 21.916.363 35 Biaya konsumsi untuk panitia PPSMB Rp 13.188.350

36

Biaya snack untuk gathering akhir dan technical meeting

panitia PPSMB Rp 7.516.800

37 Biaya konsumsi untuk peserta PPSMB Rp 40.792.500 38 Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Rp 3.246.545 39 Biaya HT untuk pelaksanaan PPSMB Rp 1.360.952 40 Biaya konsumsi (makan siang) untuk peserta PPSMB Rp 28.959.000 41 Biaya LED untuk kegiatan PPSMB Rp 44.638.409 42 Biaya snack untuk pelatihan pemandu (trainer)tahap 1 Rp 268.800 43 Pembelian air mineral botol untuk kegiatan PPSMB Rp 193.200 44 Biaya snack untuk evaluasi pelaksanaan PPSMB Rp 3.038.000 45 Biaya konsumsi untuk evaluasi PPSMB Rp 11.270.000

(42)

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 42 46 Pembelian perlengkapan untuk kegiatan PPSMB Rp 2.126.705

47 Biaya konsumsi peserta PPSMB Rp 28.959.000

48 Administrasi MURI Rp 15.000.000

Total Pengeluaran (*belum termasuk pajak) Rp 326.804.492 Sisa dana RKAT Dana Masyarakat Rp 10.706.408

(43)

Laporan Pertanggungjawaban Bidang Acara

PPSMB UGM 2012 “PALAPA”

(44)

1. Jobdesc

- Mengonsep acara

- Berkoordinasi dengan sie lain dan sub bidang terkait acara - Membuat tim ahli secara sesuai kebutuhan lapangan - Memastikan acara berjalan dengan lancar

- Membuat konsep acara dan monitoring susunan acara sesuai konsep - Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan jalannya

acara

- Optimalisasi bidang humas yang berkaitan dengan acara 2. Capaian Kerja/realita

a. First Gathering

Tujuan : welcoming panitia, perkenalan panitia, penjelasan konsep acara, kumpul per sie.

Gambaran :

Acara berlangsung pada 28 Juni 2012 di Hall Gelanggang Mahasiswa UGM dengan rundown sbb:

08.00 – 08.30 : pembukaan dan games (oleh protokoler)

08.30 – 09.00 : sambutan Ketua OC dan perkenalan Koordinator tiap Sie.

09.00 – 09.30 : penjelasan konsep dan tanya jawab (oleh Koordinator Sie. Acara), penjelasan lambang Palapa (oleh Koordinator Sie. PDD)

09.30 – 10.30 : kumpul per sie (spot ditentukan Sie. Acara) 10.30 – 11.30 : lomba yel antar-sie.

11.30 – 11.45 : penutupan

Secara keseluruhan acara berjalan lancar walau dimulai sedikit terlambat dari waktu yang ditentukan. Tidak semua panitia hadir, tapi sebagian besar sudah hadir. Kurang meriah di saat peresmian sambutan bagi panitia karena lupa meminjam gong. Konsep acara dan timeline panitia dipresentasikan oleh Koordinator sie Acara, dibantu oleh Koordinator PDD untuk menjelaskan filosofi lambang Palapa dan Koordinator

(45)

Keamanan menjelaskan peraturan panitia (sayangnya peraturan tsb tdk dicopy shg panitia hanya bisa mendengar). Kemudian dilakukan rekomitmen panitia, terutama setelah semua panitia menyepakati timeline.

b. Second Gathering

Tujuan : share update terakhir sebelum libur lebaran Gambaran :

Acara berlangsung di Hall Lantai 1 GSP pada tanggal 28 Agustus 2012.

Pada Second Gathering sie. Acara membagikan juknis dan rundown terbaru kepada seluruh sie, kemudian dijelaskan oleh koordinator sie.

Acara. Terjadi tanya jawab yang cukup intens mengenai detail pelaksanaan acara. Rekomitmen panitia terhadap timeline.

c. Last Gathering

Tujuan: syawalan, pemantapan koordinasi antar-sie., latian Tari Sajojo Gambaran :

Acara berlangsung pada tanggal 25 Agustus 2012 di Hall Lantai 1 GSP dengan rundown sbb:

08.00 – 08.15 : pembukaan

08.15 – 08.30 : sambutan Ketua OC

08.30 – 09.00 : perkenalan jargon UGM (oleh Sie. Acara)

09.00 – 10.00 : kumpul panitia per klaster (melingkar, dipandu oleh Sie. Acara)

10.00 – 10.30 : tanya jawab klasikal

10.30 – 11.30 : latihan Tari Sajojo untuk flashmob 11.30 – 11.45 : salam-salaman, penutupan

Panitia yang hadir lebih sedikit daripada gathering 1 & 2. Terjadi transfer informasi dalam satu klaster yang dipandu oleh Sie Acara. Jargon Palapa mengalami perubahan, dari “Palapa! UGM bersatu, bangkitlah Nusantaraku” menjadi “Palapa! Pancasila jiwa kami, bakti untuk negeri, UGM bersatu, bangkitlah Nusantaraku”. Gerakan diperkenalkan oleh sie.

(46)

Acara. Diharapkan jargon ini tidak hanya menjadi jargon Palapa PPSMB tapi juga jargon UGM.

Semua sie yang bertugas di klaster bertemu dalam satu lingkaran. Sie Acara memberi penjelasan detail mengenai tugas panitia untuk hari H, baik yang ada di klaster maupun di gugus (kecuali klaster Teknik &

Vokasi yg hanya terdiri dari 1 gugus). Latihan Tari Sajojo dipandu oleh teman2 dari ISI.

d. Rundown hari H

Rundown Acara PPSMB UGM 2012

No Fakultas Klaster Gugus Kepulauan 1 Biologi

Sains

Biologika

Swarnadwipa

2 Geografi Geografika

3 MIPA Saintika

4 FEB

Soshum

Ekonomika

Irian

5 Hukum Justicia

6 Filsafat Filosofia

7 FIB Humaniora

8 Isipol Sosiopolitika

9 Psikologi Psyche

10 Farmasi

Medika

Farmako

Selebesi

11 KU Medika

12 KG Dentisia

13 KH

Agro

Veterinary

Borneo

14 Kehutanan Silvikultura

15 Pertanian Agrikultura

16 Peternakan Husbandry

17 TP Teknagrika

18 Teknik Teknik Teknika Javadwipa 19 Vokasi Vokasi Vokasional Nusa Bali

(47)

TM : Rabu, 29 Agustus 2012

Waktu Durasi Acara Tempat Penanggungjawab

14.00- 14.45

45‟ Gamada berkumpul di GSP langsung menempati Formasi Upacara

GSP Pemandu

Keamanan Perkap

Acara : bawa bndera klaster

14.45- 14.55

2‟ Acara dibuka oleh MC Lapangan GSP

Protokoler : membuka acara dan membacakan seluruh rangkaian acara 8‟ Sambutan dan briefing dari

ketua OC

Lapangan GSP

Diminta oleh MC, ketua

OC memberikan

sambutan 14.55-

15.10

15‟ Gamada masuk pulau (Formasi Nusantara)

Lapangan GSP

Keamanan pemandu acara

15.10- 15.55

45‟ Latihan Parade Pelangi Nusantara

Lapangan GSP

Pemandu, Keamanan, perkap, sub koor pemandu.

15.55- 16.05

10‟ Penutupan Lapangan

GSP

MC, protokol mahasiswa menutup acara dan membubarkan massa.

60‟ Kepemanduan (kelompok) Diserahkan kepada pemandu.

Pemandu boleh mengajak gamada kemanapun, yg penting materi sesuai dengan TOR

Kamis, 30 Agustus 2012

Waktu Durasi Acara Tempat Penanggungjawab

06.00 Gamada berkumpul di GSP GSP Pemandu :

mengoordinasikan gamada,

Acara : memantau

(48)

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 48 Keamanan: stay ditempat

06.00- 06.30

30‟ Maba memasuki lapangan Lapangan GSP 06.30-

07.00

30‟ Pengondisian maba di lapangan

Lapangan GSP

Pemandu:pengondisian agar tetap fokus keamanan : mengatur barisan

acara : membawa bendera kluster.

07.00 - 08.30

90‟ Upacara penyambutan mahasiswa baru, termasuk penyalaan Api Juang UGM (menggunakan tungku, dinyalakan oleh Rektor UGM kemudian menyerahkan obor ke Ketua OC PPSMB Universitas)

Lapangan GSP

Perkap : siapin obor humas : nge LO-in pak anis

08.30- 09.00

30‟ Inspiring alumni by Anies Baswedan

Lapangan GSP

Perkap : siapin obor humas : nge LO-in pak anis

09.00- 09.50

50‟ Mobilisasi maba ke ruang kelas masing2

Jalan Keamanan : mengatur perjalanan

P3K: mendampingi Pemandu: mengarahkan 09.50-

10.00

10‟ Pengondisian maba di gugus Gugus masing2

Keamanan :

mengondisikan lapangan P3K: mendampingi Pemandu: mengarahkan maba agar siap menerima materi

10.00- 80‟ Materi ke 1, Ke UGM an, Di kelas/ Pemandu: standby aja

(49)

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 49 11.20 (30‟-

20‟- 30‟)

dengan pembicara dosen UGM (terlampir)

auditorium masing- masing gugus

Perlengkapan:

memastikan perlengkapan Acara : timing

Humas: LO 11.20-

12.00

40‟ Kepemanduan Masing-

masing Gugus (outdoor)

Memberikan

kepemanduan sesuai TOR

12.00- 13.00

50‟ Istirahat, Sholat, Makan Masing- masing Gugus

Pemandu: mengantarkan konsumsi, ngopyak-opyak gamada.

Perlengkapan:

memastikan ledeng.

Konsumsi : mengantarkan

konsumsi ke

pemandu/masing2 ruang 13.00-

14.30

90‟

(35‟- 20‟- 35‟)

Materi ke 2, Leaderless Group Discussion

Spot yang telah

ditentukan di gugus

Pemandu : sebagai fasilitator

Acara:memastikan

pemantik sudah ada di tempat

Humas : mendampingi pemantik

Perkap : memastikan tempat wudhu clear 14.30-

15.20

50‟ Istirahat Sholat dan Pengkondisian Gamada

Gugus menuju GSP

Acara: mengarahkan gamada agar ontime Pemandu: mbantuin acara Perkap : memastikan tempat wudhu dan sholat clear

14.30- 15.15

45‟ Jalan menuju GSP (khusus Teknik, Peternakan, KH)

Keamanan : mendampingi dan meng clear kan jalan Pemandu : mendampingi 15.20-

15.50

30‟ Jalan ke lapangan GSP Sepanjang jalan

Keamanan : mendampingi dan meng clear kan jalan

(50)

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 50 Pemandu : mendampingi 15.15-

15.50

35‟ Istirahat sholat (khusus Teknik, Peternakan, KH)

GSP lt. 1 Acara: mengarahkan gamada agar ontime Pemandu: mbantuin acara Perkap : memastikan tempat wudhu clear 15.50-

16.00

10‟ Pengkondisian Gamada di GSP

Lapangan GSP

Acara: mengarahkan proses masuk ke pulau Pemandu dan keamanan:

mengondisikan agar anak2nya cepat masuk pulau

Perkap : memastikan obor,sound buat selanjutnya

16.00- 16.25

25‟ Parade Pelangi Nusantara Menari tarian daerah serempak dan membentuk miniatur Indonesia ditutup dengan menyanyi Indonesia Raya dan Pemecahan Rekor MURI

“Parade Tari Tradisional Mahasiswa Terbanyak Se- Indonesia”

Lapangan GSP

Acara, pemandu, perkap, keamanan : ikut nari/

memantau

16.45- 16.55

10‟ Penyerahan rekor MURI Lapangan GSP (panggung)

MC

16.25- 16.45

20‟ Orasi Budaya Taufik Ismail (pembacaan puisi)

Lapangan GSP (panggung)

MC

pubdok : dokumentasi

16.55- 17.00

5‟ Penyetelan video Palapa Lapangan GSP

Perkap

17.00- 17.15

15‟ Penutup sekaligus serah terima PPSMB Univ ke

Lapangan GSP

Perkap : memastikan obor dan prosesn penyalaannya

(51)

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 51 PPSMB fakultas dengan

penyalaan obor Api Juang UGM oleh 19 Ketua OC PPSMB Fakultas

udah siap

Kemanan :

mempersiapkan kepulangan gamada

Keterangan Lain:

Ke-UGM-an 10.00-

10.30

30‟ Video keUGMan Auditorium

Gugus 10.30-

10.50

20‟ Materi Auditorium

Gugus 10.50-

11.20

30‟ Tanya jawab Auditorium

Gugus

LGD 13.00-

13.50

50‟ LGD Outdoor

Gugus 13.50-

14.10

20‟ Presentasi Outdoor

Gugus 14.10-

14.30

20‟ Konklusi Outdoor

Gugus

e. Evaluasi

Acara Evaluasi Rekomen

Penyalaan api juang 1. Teknis baru jadi J- sekian jam

2. Saat penyerahan obor dari Unit Berkuda kpd rektor tidak boleh ada tepuk tangan sehingga kemeriahan kurang

1. Semua rundown ditulis teknis detailnya. Ada PJ tiap sesi.

2. Pertimbangkan lagi menggunakan UB. Pembukaan seharusnya bisa terasa euforianya.