BAB II KAJIAN TEORITIS
2.6. Evaluasi Koleksi
Pada dasarnya, kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa Indonesia. Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005, 80) evaluasi diartikan sebagai proses penilaian.
Penilaian juga bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Pada awalnya kata evaluasi merupakan kata serapan yang berasal dari bahasa inggris yaitu evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000, 220).
Sedangkan menurut Ajick (2009, 2) “ evaluasi adalah penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi”.
Sedangkan Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segiketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu olehpengguna. Oleh karena itu evaluasi merupakan kegiatan yang penting yang harusdilakukan di perpustakaan, melalui kegiatan evaluasi kita bisa mengetahui bagaimana keadaan perpustakaan. Evaluasi bisa dijadikan sebagai dasar untukperbaikan koleksi agar koleksi yang tersedia benar-benar membantu dan sesuaidengan kebutuhan pemakai.
Dalam Handbook for School Libraries Edisi Ke-2 yang disusun oleh New South Wales Department of School Education di Australia, dijelaskan bahwa
Evaluasi koleksi adalah proses penilaian efektivitas koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai (New South Wales Dept. Of School Education, 1996, 25). Di terjemahkan oleh Wishnu Hardi,2005
Table 2.1 Matriks Evaluasi koleksi Koleksi dengan tingkat
pemanfaatan tinggi (high use)
Koleksi dengan tingkat pemanfaatan rendah (low use) Koleksi dengan tingkat relevansi tinggi (high relevance)
Tetap disimpan sebagai koleksi utama
Pindahkan ke tempat penyimpanan atau ganti fisik buku dengan judul yang sama
Koleksi dengan tingkat relevansi
rendah (low relevance)
Ganti dengan koleksi yang lebih relevan atau pertimbangkan untuk menarik koleksi asli dari rak
Tarik dari rak buku tanpa penggantian dengan koleksi lain
Sumber :
University of Tenesse
yang diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, 2005
1. High use-high relevance adalah buku atau jurnal yang merupakan koleksi inti (core material) perpustakaan. Judul-judul atau subjek-subjek tersebut masih sangat penting bagi kegiatan penelitian yang sedang berjalan atau terkait langsung dengan kurikulum pendidikan. Koleksi tersebut tetap disimpan sebagai koleksi primer perpustakaan.
2. High relevance-low use adalah koleksi-koleksi yang penting bagi penelitian namun hanya digunakan sewaktu-waktu atau oleh sebagian departemen tertentu atau pada tingkat pendidikan yang lebih tinggi. Koleksi jenis ini dapat dipindahkan ke ruang penyimpanan atau dialihbentukan ke dalam format yang lain.
3. High use-low relevance adalah koleksi-koleksi yang masih dimanfaatkan namun isinya tidak relevan atau kurang sesuai dengan latar belakang pendidikan pemakai. Koleksi jenis ini biasa berupa manual aplikasi komputer atau buku frase bahasa asing yang sudah lama.
4. Low use-low relevance adalah koleksi yang jarang digunakan, tidak mutakhir, terduplikasi, atau kondisi fisiknya sudah sangat rusak tanpa dirawat secara berarti. Koleksi jenis dapat ditarik dari rak tanpa penggantian koleksi untuk jenis yang sama.
Sementara itu menurut Lancaster (1980, 40), yang diterjemahkan oleh wishnu hardi pada tahun 2005 yaitu: menekankan pentingnya pengukuran evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling sering digunakan.
Dari uraian di atas dapat jelaskan bahwa Evaluasi dapat dilakukan dengan menentukan tujuannya yang berarti bahwa evaluasi direncanakan untuk menjawab pertanyaan tertentu dan data yang diperoleh memungkinkan untuk diperbaiki oleh
system yang ada. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat.
2.6.1. Tujuan Evaluasi Koleksi
Tujuan secara umum dari evaluasi koleksi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan yang telah dilakukan telah tercapai.
Tujuan Evaluasi Koleksi Pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan dan fungsi, begitu juga dengan evaluasi koleksi ada tujuan yang dicapai dalam proses mendapatkan informasi, Perpustakaan memiliki beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi. Adapun alasan-alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu perpustakaan antara lain :
1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada ;
2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya ;
3. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi (Junaidi, 2010, 3)
Melakukan evaluasi koleksi memang menyita banyak waktu, tetapi dari hasil evaluasi ini akan diketahui kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan data itu maka staf pengembangan koleksi dapat memformulasikan kembali perencanaan untuk terus memelihara koleksi yang kuat dan memperbaiki koleksi yang lemah. Semua aktivitas evaluasi ini tentunya harus sejalan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan, serta kebutuhan komunitas. Apabila evaluasi koleksi ini sudah dilakukan secara rutin, tugas ini akan terasa semakin ringan, terlebih apabila diingat bahwa proses ini akan membawa koleksi perpustakaan semakin dekat dengan kebutuhan komunitas yang dilayani.
Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh
pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan pada umunya menurut Stufflebeam dalam Worthen dan Sanders (1979, 129) evaluasi adalah :
Process of delineating, obtaining and providing useful information for judging decision alternatives. Dalam evaluasi ada beberapa unsur yang terdapat dalam evaluasi yaitu : adanya sebuah proses (process) perolehan (obtaining), penggambaran (delineating), penyediaan (providing) informasi yang berguna (useful information) dan alternatif keputusan (decision alternatives).
Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu. demikian juga dengan evaluasi. Menurut Suharsimi Arikunto (2004, 13)
Ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen. Implementasi program harus senantiasa di evaluasi untuk melihat sejauh mana program tersebut telah berhasil mencapai maksud pelaksanaan program yang telah ditetapkan sebelumnya. Tanpa adanya evaluasi, program-program yang berjalan tidak akan dapat dilihat efektifitasnya. Karenanya, evaluasi program bertujuan untuk menyediakan data dan informasi serta rekomendasi bagi pengambil kebijakan (decision maker) untuk memutuskan apakah akan melanjutkan, memperbaiki atau menghentikan sebuah program.
Evaluasi koleksi adalah suatu pendekatan logis dan sistematis dalam mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi dalam suatu perpustakaan. Ada tiga tahapan dalam kegiatan evaluasi:
1. Tahap Persiapan (preparation)
Pada tahap ini, perpustakaan menentukan tujuan yang akan dicapai dan sarana yang diperlukan untuk melakukan evaluasi. Selain itu, diperlukan pula sumber daya staf yang terlatih. Kegiatan selanjutnya adalah menentukan “wilayah” yang harus dievaluasi.
2. Tahap Penelitian Evaluasi (evaluation research)
Pada tahap, ini pertanyaan-pertanyaan penelitian dikembangkan dan diimplementasikan secara khusus. Dilakukan pula perancangan bentuk dan metodologi evaluasi untuk mengetahui efektivitas program, koleksi buku, serta administrasi perpustakaan.
3. Tahap Pengembangan Keorganisasian (organizational development) Pada tahap terakhir ini, perpustakaan dapat memperkirakan hasil evaluasi dan membuat penilaian berkaitan dengan jasa atau aktivitas yang seharusnya diperbaiki tau dikembangkan (Hernon dan McClure, 1990, 1). Diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, 2005.
Paul Mosher (1985, 17) mengidentifikasi beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dalam kegiatan evaluasi koleksi:
1. Mengetahui cakupan, kedalaman, dan kelengkapan koleksi. 2. Membantu perencanaan pengembangan koleksi.
3. Membantu pengambilan keputusan kebijakan pengembangan koleksi. 4. Mengukur efektivitas kebijakan pengembangan koleksi.
5. Menentukan kualitas koleksi.
6. Meningkatkan utilitas koleksi dengan mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada.
Sedangkan menurut Pendit (1986, 67). Evaluasi koleksi merupakan salah satu dari kegiatan pembinaan koleksi yang bertujuan untuk mengetahui secara lebih jelas siapa yang dilayani oleh perpustakaan, koleksi apa saja yang dapat dimanfaatkan untuk perencanaan pengembangan bahan literatur lebih lanjut, bagaimana menilai koleksi agar relevansinya dapat dipertahankan.
Sementara itu Lancaster (1980, 40), menekankan pentingnya pengukuran evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling sering digunakan.
2.6.2. Prinsip-Prinsip Seleksi
Persoalan yang sangat penting dalam seleksi ialah menetapkan dasar pemikiran untuk kegiatan tersebut. Perpustakaan akan menentukan pilihan apakah mengutamakan kualitas (nilai intrinsik bahan pustaka) ataukah mengutamakan penggunaan (bahan pustaka yang akan digunakan atas permintaan pemakai). Dalam hal ini peran seorang pustakawan adalah sangat besar, karena menyeleksi suatu bahan pustaka tidaklah mudah, butuh keahlian dan pengetahuan yang tidak sedikit.Yuyu Yulia (1993, 27) menyatakan bahwa ada beberapa pandangan dalam membangun suatu koleksi perpustakaan, yaitu :
1. Pandangan Tradisional
Prinsip ini mengutamakan nilai intrinsik untuk bahan pustaka yang akan di koleksi perpustakaan. Titik tolak yang mendasari prinsip ini ialah pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan masyarakat. Apabila dinilai tidak bermutu, bahan pustaka tidak akan dipilih untuk diadakan. 2. Pandangan Liberal
Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya, kualitas tetap diperhatikan, tetapi dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat pengguna.
Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan keseimbangan diantara kedua pandangan tersebut, baik tradisional maupun liberal
Sedangkan menurut Soeatminah (1992, 76) prinsip dalam seleksi bahan pustaka disesuaikan dengan :
1. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai
2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan
3. Kemajuan pengetahua dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif yang dibawanya
4. Pustaka yang memenuhi kualitas persyaratan.
Selain pendapat di atas, Siregar (2002, 11) menyatakan bahwa secara umum ada beberapa prinsip seleksi bahan pustaka, antara lain:
1. Relevansi atau kesesuaian.
Pepustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya. 2. Orientasi kepada pengguna.
Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
3. Unsur kelengkapan.
Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar bahan pustaka, karena mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar bahan pustaka yang dimiliki tetapi dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas yang dimiliki.
4. Unsur kemutakhiran.
Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak.
Perpustakaan sebaiknya menjalin kejasama dengan berbagai pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna, dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
6. Menggunakan alat bantu seleksi.
Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog penerbit.
Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa, penetapan dasar prinsip dalam kegiatan seleksi merupakan hal yang penting untuk dipahami agar tercipta kesepahaman dan bukan perbedaan pandangan terhadap sesama personel seleksi bahan pustaka
2.6.3. Teknik Evaluasi Koleksi
Evaluasi koleksi pada perpustakaan juga mempunyai teknik, guna teknik pada pengevaluasian agar dapat mempermudah pustakawan dalam mengevalusi koleksi. Ada beberapa macam teknik pengevaluasian koleksi menurut para ahli sebagai berikut:
Arianto (2007, 2) menguraikan beberapa teknik evaluasi koleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pengujian Data Shelflist
Teknik ini mengumpulkan data kuantitatif tentang koleksi, termasuk jumlah judul-judul, presentasi koleksi secara keseluruhan, usia dan format rata-rata koleksi.
2. Pengujian Langsung Koleksi
Pengujian langsung tidak digunakan sebagai satu-satunya teknik penilaian. Browsing rak harus dilakukan setelah data shelflist dikumpulkan. Teknik browsing dan shelflist saling melengkapi satu dengan yang lain untuk meyediakan suatu perincian koleksi yang dapat dipercaya.
3. Pemeriksaan Daftar
Metode ini membandingkan koleksi dengan daftar-daftar otoritatif yang tersedia dan sesuai dengan jenis koleksi tertentu. Pemeriksaan daftar dapat membantu staf perpustakaan dalam menilai apa yang seharusnya ditambahkan kepda koleksi.
4. Evaluasi oleh Ahli luar
Ahli-ahli luar mencakup konsultan-konsultan, pustakawan-pustakawan lain, atau seorang pengguna perpustakaan dengan pengetahuan khusus. 5. Analisis Sitasi
Teknik ini dapat dicirikan sebagai suatu bentuk khusus dari pemeriksaan daftar, dimana daftar-daftar dibuatkan oleh peneliti dari buku-buku dan artikel-artikel ilmiah.
Sujana (2006, 3-6) menyatakan bahwa ada beberapa metode di dalam mengevaluasi koleksi yaitu:
1. Metode terpusat pada koleksi
a. Pencocokan pada daftar tertentu, bibliografi atau katalog Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang dicocokkan semakin banyak waktudibutuhkan untuk melakukannya. Dengan adanya OPAC (Online Public Access Catalog) akan sangat membantu mempercepat proses pencocokan (checklist) koleksi dengan daftar.
b. Penilaian dari pakar
Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan
kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan.
c. Perbandingan data statistik
d. Perbandingan pada berbagai standar koleksi 2. Metode terpusat pada penggunaan
a. Melakukan kajian sirkulasi b. Meminta pendapat pengguna
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi.
c. Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan
Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan koleksi perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
d. Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca) e. Memeriksa ketersediaan koleksi di rak