BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
B. Evaluasi Prosedur Pengupahan
Analisis dan evaluasi ini dilakukan terhadap uraian tertulis dan bagan
alir (flowchart) yang telah dibuat yaitu mengenai pemisahan tanggungjawab
fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan dan praktek-praktek yang sehat dalam pemberian sistm pengupahan.
commit to user
Evaluasi sistem pengupahan PT. Hess (Indonesia-Pangkah) meliputi beberapa tahap analisis sebagai berikut.
1. Aspek Fungsi dalam organisasi
a. Fungsi daftar upah telah terpisah dari fungsi keuangan
Identifikasi :
1). fungsi pembuat daftar upah merupakan fungsi akuntansi, yang
bertanggung jawab atas penghitungan penghasilan setiap karyawan terpisah dari fungsi pembayaran.
2). Fungsi pembayar upah bertanggungjawab atas permbayaran upah
Penilaian :
1). Baik
2). Fungsi pembuatan daftar upah harus terpisah dari fungsi
pembayaran upah. Dalam sistem akuntansi pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa upah yang disajikan dalam daftar upah, yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran upah kepada karyawan. Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil penghitungan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar upah dicek ketelitian dan keandalannya
commit to user
oleh fungsi keuangan, sebelum upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir telah terpisah dari fungsi operasi
Identifikasi
1). Fungsi personalia bertanggungjawab atas tersedinya informasi
akan data karyawan.
2). Fungsi operasi seperi fungsi produksi dan teknik tidak boleh
menjalankan fungsi pencatatan waktu hadir Penilaian
1). Baik
2). Telah ada pemisahan fungsi antara pencatat waktu hadir dengan
fungsi operasional. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pembuatan daftar upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar upah.
commit to user
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah telah
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
Identifikasi
1). Daftar upah dibuat berdasarkan surat keputusan pengangkatan
karyawan
2). Fungsi otorisasi dari direktur utama
Penilaian
1). Baik
2). Karena pembayaran upah didasarkan dokumen daftar upah, maka
perlu dilakukan pengawasan terhadap nama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar upah. Untuk menghindari pembayaran upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencatatan nama karyawan dalam daftar upah harus mendapat otorisasi oleh berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan ditandatangani oleh manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan sistem pengendalian intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya.
commit to user
b. Setiap perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif dan tambahan karyawan telah didasarkan surat keputusan direktur keuangan.
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh direktur keuangan
terhadap perubahan jumlah upah yang dibayarkan perusahaan Penilaian
1). Baik
2). Untuk menjamin keandalan data upah karyawan, perubahan
unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikan setiap perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif upah, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
c. Setiap potongan atas upah selain dari pajak penghasilan karyawan
telah didasarkan atas surat potongan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh fungsi kepegawaian
berkaitan dengan potonagn upah Penilaian
commit to user
2). Setiap potongan atas upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan surat upah yang di otorisasi fungsi kepegawaian. Setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama dan Direktur Keuangan). Agar data upah yang tercantum dalam daftar upah dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh itu tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas upah yang mempengaruhi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian
d. Kartu jam hadir telah diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan kartu jam hadir
Penilaian
1). Tidak ditemukan
2). Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
karena jam merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar supaya valid sebagai dasar penghitungan upah dan untuk keperluan yang lain. Dalam
e-commit to user
card kartu hadir yang berfungsi untuk membuka pintu tempat
kerja. Pembacaan e-card oleh mesin sekaligus sebagai tanda
absensi. Namun dalam parktiknya sering ada pegawai yang lupa tidak membawa kartu hadir dan pintu dibukan oleh sekuriti. Sehingga pengawasan terhadap absensi tergolong lemah.
e. Perintah melakukan lembur telah diotorisasi oleh kepala departemen
yang bersangkutan Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan terhadap jam kerja lembur
Penilaian
1). Baik
2). Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan. upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam reguler. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan menjamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dikerjakan dalam jam kerja reguler.
commit to user
f. Daftar upah telah diotorisasi oleh fungsi personalia.
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh bagian personalia
Penilaian
1). Baik
2). Daftar upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
pembayaran upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu daftar upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa:
a). Karyawan yang tercantum dalam daftar upah adalah
karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
b). Tarif upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan upah
adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
c). Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan upah
karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang.
d). Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar
upah telah dicek ketelitiannya.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran upah telah diotorisasi oleh fungsi
akuntansi Identifikasi
commit to user
Penilaian
1). Baik
2). Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan
untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi (Bagian utang) setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam dafrar upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasikan
dengan daftar upah karyawan. Identifikasi
a). Fungsi otorisasi pengeluaran kas perusahaan
Penilaian
1). Baik
2). Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi
pembuat daftar upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masingmasing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar penghitungan pajak
commit to user
penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar upah.
b. Tarif upah yang telah dicantumkan dalam kartu jam kerja telah
diverifikasi tingkat ketelitiannya oleh fungsi akuntansi Identifikasi
1). Fungsi verifikasi oleh bagian akuntansi
Penilaian
1). Baik
2). Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasar data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum upah yang tercantum kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu pokok produk yang
commit to user
bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali penghitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya
4. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir telah dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Identifikasi
1). Fungsi verifikasi alokasi biaya tenaga kerja langsung
Penilaian
1). Baik
2). Jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di
perusahaan, sedangkan jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. Dengan kata lain kartu kerja digunakan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan. Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga langsung kepada pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung. Untuk men ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja, fungsi pembuat daftar upah harus membandingkan data jam yang tercantum dalam kartu jam hadir denj data yang tercantum dalam kartu jam kerja
commit to user
b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu telah
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu. Identifikasi
1). Fungsi pengawasan pencatatan
Penilaian
1). Tidak ditemukan
2). Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkap dalam
kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam ke dalam mesin pencatat waktu. Dengan diawasinya perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat dihindari perekaman jam hadir oleh karyawan tidak benar-benar hadir di perusahaan. Dalam sistem Hess Company absensi dilakukan secara komputerisasi dimana setiap karyawan memiliki kartu hadir. Kartu hadir digunakan untuk membuka pibntu tempat kerja sekaligus mesin membaca sebagai daftar hadir.Namun sistem ini tanpa pengawasan sehingga ketika karyawan lupa tidak membawa kartu maka bisa meminta bantuan sekuriti untuk membukakannya. Sehingga ada potensi terjadinya ketidaktepatan dalam pencatatan waktu hadir yang bisa berdampak pada pembayana upah meskipun sistem telah dirancang secara otomatis.
commit to user
c. Pembuatan daftar upah telah diverifikasi kebenaran dan ketelitian
pertihungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Identifikasi
1). Fungsi pengawasan pembuatan daftar upah
Penilaian
1). Baik
2). Pembuatan daftar upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitij
perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pemba dalam struktur organisasi. Fungsi akuntansi keuangan berada di tangan Bagian Utang, di bawah Departemen Akuntansi. Sebelum membuat bukti keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran upah, fungi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitunmgan upah yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar upah. Dengan demikian unsur sistem pengendalian intern ini menjadi bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal.
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan telah direkonsiliasikan
dengan catatan penghasilan karyawan Identifikasi
1). Fungsi pengawasan perhitungan pajak penghasilan karyawan
commit to user
1). Baik .
2). Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan dan upah
karyawan, perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang menjadi kewajiban karyawan, yang dikenal dengan PPh Pasal 21. Seperti telah disebutkan di atas, PPh Pasal 21 ini dihitung oleh perusahaan berdasarkan data penghasilan karyawan setahun yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Ketelixian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari upah karyawan, dan besacnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara dapat di verifikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan.
e. Catatan penghasilan karyawan telah disimpan oleh fungsi pembuat
daftar upah Identifikasi
1). Fungsi penyimpanan dokumen
Penilaian
commit to user
2). Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan
penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya upah oleh karyawan yang berhak. Oleh karena itu dalam sistem pengupahan setelah diisi data upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar upah kemudian dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima uang upah. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar upah ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan.