perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user i
JAKARTA)
SKRIPSI
Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi
Syarat-Syarat untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh:
INDAH SANJAYA
NIM: F 1305579
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ii
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGUPAHAN
PADA OIL AND GAS COMPANY
(STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA – PANGKAH) LIMITED, JAKARTA)
Disusun oleh:
INDAH SANJAYA
NIM: F 1305579
Telah disetujui Pembimbing
Pada Tanggal : 2010
Pembimbing
Dra. Falikhatun, M.Si., Ak NIP. 19681117 199403 2 002
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iii
PADA OIL AND GAS COMPANY
(STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA – PANGKAH) LIMITED, JAKARTA)
Disusun oleh:
INDAH SANJAYA
NIM: F 1305579
Telah disetujui dan disahkan oleh Tim Penguji :
Pada Tanggal : ……….
Ketua Tim Penguji : Dra. Y. Anni Aryani, M.Prof.Acc, Ph.D.,Ak
NIP. 19650918 199203 2 002
Sekretaris : Drs. Hanung Triatmoko, M.Si., Ak
NIP. 19661028 199203 1 001
Anggota : Dra. Falikhatun, M.Si., Ak
NIP. 19681117 199403 2 002
………
………. ………
……….
……….
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iv
melimpahkan karunianya, sehingga skripsi yang berjudul “Analisis sistem informasi
akuntansi pengupahan pada oil and gas company (studi kasus pada hess (indonesia –
pangkah) limited, Jakarta)” dapat terselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun guna
memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Akuntansi pada Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Penulis juga mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Prof. Dr. dr. Syamsul Hadi, Sp.Kj selaku Rektor Universitas Sebelas Maret
Surakarta atas kesempatan yang diberikan untuk menempuh studi di institusi
ini;
2. Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com. Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta;
3. Dra.Falikhatun,M.Si.,Ak selaku Dosen Pembimbing atas segala informasi,
arahan, bimbingan dan motivasinya dalam penyusunan skripsi ini;
4. Teman-teman kerja pada PT.Hess Indonesia Limited atas semua bantuan dan
kerjasamanya.
5. Teman-teman jurusan akuntansi fakultas ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta atas semua bantuannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vi
HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
ABSTRAKSI ... x
ABSTRACT ... xi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 6
E. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vii
D. Dokumen ... 15
E. Catatan Akuntansi ... 18
F. Prosedur Pengupahan ... 19
BAB III METODA PENELITIAN ... 21
A. Objek Penelitian ... 21
B. Desain Penelitian... 21
C. Data dan Sumber Data ... 22
D. Metoda Pengumpulan Data ... 23
E. Teknik Analisis Data ... 23
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 29
A. Prosedur Pengupahan ... 29
B. Evaluasi Prosedur Pengupahan ... 30
B. Kelemahan ... 44
C. Kelebihan ... 45
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user viii
DAFTAR PUSTAKA ... 49
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ix
Lampiran 1 Observasi SPI Pengupahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user x
(STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA – PANGKAH) LIMITED, JAKARTA)
INDAH SANJAYA NIM: F 1305579
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis terhadap sistem informasi akuntansi pengupahan yang sesuai dengan karakter perusahaan HESS
(Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta.
Penelitian ini merupakan studi kasus di HESS (Indonesia-Pangkah) Limited
Jakarta. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis komparatif
dengan cara membandingkan antara sistem informasi akuntansi pengupahan sesungguhnya yang diterapkan pada perusahaan tersebut dengan teori tentang sistem informasi akuntansi pengupahan yang baik berdasarkan literature yang menjadi acuan penulis.
Meskipun terdapat beberapa kelemahan dalam sistem informasi akuntansi
pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited, namun demikian secara
keseluruhan penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi pengupahan dan sistem
pengendalian inetern pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited telah
dilakukan dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xi
INDAH SANJAYA
NIM: F 1305579
This research analyzing information about payment system of HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta.
This Research is a case study in HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. Analysis used in this research is comparability analysis by comparing between information system real payment system at the company with the theory about proper payment system.
Though there are some weakness in information system of payment at HESS (Indonesia-Pangkah) Limited, but writer conclude that information system of payment system of HESS ( Indonesia-Pangkah) Limited have been executed well.
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semakin berkembangnya teknologi informasi dalam bisnis
meningkatkan proses globalisasi. Dunia bisnis akan sangat terpengaruh
dengan pentingnya peran sistem informasi tersebut. Dalam pengambilan
sebuah keputusan, manajemen sebaiknya perlu mempertimbangkan informasi
yang relevan, dapat dipercaya, dan jelas sehingga dapat dilaksanakan oleh
para karyawan dengan hasil yang memuaskan. Informasi-informasi tersebut
dapat diperoleh dari sistem yang telah diterapkan perusahaan, maka sangat
dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat dalam peran pengambilan
keputusan agar keputusan yang diambil berguna bagi para pemakainya
(Saraswati, 2007).
Salah satu sistem informasi penting yang dibutuhkan oleh pihak
manajemen adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi
dalam suatu perusahaan merupakan hal yang penting untuk kelangsungan
perusahaan tersebut. Maka, sistem informasi yang dibuat di suatu perusahaan
harus efektif, informatif, dan akurat. Artinya, sistem informasi tersebut harus
dapat menyediakan informasi yang berkualitas bagi pihak-pihak yang
membutuhkan, harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, harus jelas
mencerminkan maksud dan tujuan agar mudah dipahami serta berguna bagi
semua pihak yang berkepentingan (Damayanti, 2005).
commit to user
Sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan
dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada
dua perusahaan yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian
ekonomi yang serupa. Kejadian-kejadian itu menghasilkan transaksi-transaksi
yang dapat dikelompokkan menjadi empat siklus, yaitu: siklus pendapatan,
siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan (Bodnar dan
Hopwood , 2000).
Sistem informasi berkembang selama masa hidup suatu perusahaan.
Artinya, suatu sistem informasi yang baru akan menggantikan sistem yang
sedang digunakan jika tidak memadai lagi. Karena setiap sistem informasi
mempunyai siklus hidup tertentu, maka pengembangan sistem merupakan
suatu kegiatan bersiklus, hal ini dikemukakan oleh Joseph W Wilkinson dalam
Saraswati (2007).
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu alat dalam
pengendalian biaya, terutama biaya operasional. Informasi yang dihasilkan
oleh sistem, sudah tersaring oleh internal check yang terbentuk oleh
serangkaian prosedur serta formulir pendukungnya, sehingga merupakan
serangkaian alat pengendalian yang baik. Penghematan biaya operasional
dilakukan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan yang juga sangat
berperan pada keberhasilan manajemen perusahaan dalam mencari
keuntungan, sehingga untuk mengatasi masalah pemborosan biaya tersebut
banyak cara yang digunakan oleh manajemen, diantaranya melalui anggaran
commit to user
Santika (2005) menyatakan bahwa salah satu penentu keberhasilan
pengelolaan aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannnya adalah aspek
tenaga kerja. Manajemen harus dapat menjaga hubungan baik dengan
karyawan agar aktivitas operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Perusahaan memberikan balas jasa kepada karyawannya berupa upah. Aspek
pengupahan merupakan aspek penting bagi perusahaan karena akan
berpengaruh terhadap kegiatan operasional perusahaan. Sistem pengupahan
berkaitan dengan kepentingan dua pihak yaitu kepentingan manajemen dan
kepentingan maising-maising individu.
Novarita (2006) menyebutkan bahwa sumber daya manusia merupakan
hal yang penting dalam menjalankan semua aktivitas perusahaan. Perusahaan
memberikan upah sebagai bentuk penghargaan terhadap karyawan. Sistem
pengupahan dalam perusahaan membutuhkan mekanisme pengendalian intern
yang baik untuk menghindari kemungkinan penyimpangan dalam perusahaan.
Pengendalian internal yang memadai dalam perusahaan akan membantu
manajemen menjaga keamanan harta perusahaan dan dapat mencegah
eksalahan dan penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
Amir (2003) mengungkapkan bahwa upah mempunyai arti sebagai
penghargaan perusahaan terhadap tenage kerja yang dasar pembayarannya
telah ditentukan sebelumnya. Upah merupakan unsur biaya yang besar
sehingga memperlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan,
pencatatan dan pembayaran. Untuk menghindari kekeliruan dalam semua
commit to user
mekanisme pengendalian intern yang memadai. Tujuan pengendalain internal
sistem pengupahan ini adalah menghindari terjadinya kesalahan serta
meminimalisir terjadinya kemungkinan kecurangan.
Menurut Santika (2005), upah merupakan unsur biaya yang relatif
besar bagi perusahaan jika dibandingkan dengan unsur biaya lainnya.
Pengeluaran untuk upah merupakan salah satu unsur yang mudah untuk
menjadi kecurangan atau penggelapan dengan berbagai cara misalnya dengan
memperbesar pengeluarakn kas atau dengan membuat kwitansi fiktif. Oleh
karena itu diperlukan mekanisme pengendalian internal yang baik berkaitan
dengan pengupahan untuk menghindari berbagai potensi kecurangan berkaitan
dengan sistem pengupahan.
Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih
mendalam tentang sistem informasi akuntansi pengupahan yang bertujuan
untuk menghasilkan informasi yang akurat mengenai sistem pengupahan,
yang berkaitan dengan pengendalian biaya operasional perusahaan. Penulis
memilih perusahaan HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta sebagai
obyek penelitian, karena perusahaan tersebut sedang berkembang sehingga
membutuhkan review tentang sistem pengupahan yang ada untuk mengetahui
kesesuain antara standar sistem pengupahan dengan yang dipraktikkan pada
HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. Oleh karena itu, penulis mencoba
mengangkat permasalahan ini sebagai bahasan dalam penulisan skripsi ini,
commit to user
dipakai perusahaan HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta mampu
membantu manajemen dalam upaya pengendalian biaya upah.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah adalah pernyataan yang jelas, tepat, dan singkat
mengenai pertanyaan atau isu yang akan diselidiki untuk menemukan
jawaban atau pemecahannya (Sekaran, 2006). Rumusan masalah dalam
penelitian ini sebagai berikut:
1. Bagaimanakah prosedur sistem informasi akuntansi pengupahan yang
diterapkan oleh HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta?
2. Apakah prosedur sistem informasi akuntansi pengupahan di dalam
prosedur sudah memadai?
C. Tujuan Penelitian
Sesuai dengan permasalahan yang akan diteliti, maka tujuan dari
penelitian ini adalah:
a). Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang prosedur sistem
informasi akuntansi pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited
Jakarta.
b). Untuk memberikan usulan perbaikan terhadap sistem informasi akuntansi
pengupahan yang sesuai dengan karakter perusahaan HESS
commit to user D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi sebagai
berikut:
1. Bagi bidang akademik, penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan
khasanah dan memperkaya pengetahuan dalam bidang sistem informasi
akuntansi pengupahan.
2. Bagi manajemen perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat digunakan
sebagai masukan untuk memperbaiki sistem yang ada sehingga kelemahan
dapat diperbaiki.
3. Bagi penelitian lainnya, hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat sebagai
kerangka kerja dalam perumusan masalah untuk penelitian lebih lanjut.
E. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang permasalahan yang akan diteliti, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
dan metode penelitian.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Berisi tinjauan pustaka dan landasan teori yang mendukung
permasalahan dalam penelitian ini, yang berisikan mengenai
pengertian sistem informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi
commit to user
sistem informasi akuntansi pengupahan dengan pengendalian
biaya upah.
BAB III : METODOLOGI PENILITIAN
Berisi mengenai sejarah umum, struktur organisasi perusahaan,
kegiatan utama perusahaan HESS (Indonesia-Pangkah) Limited
Jakarta serta metodologi yang digunakan penulis untuk
menganalisis data yang telah diperoleh selama penelitian.
BAB IV : ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Berisi tentang analisis system informasi pengupahan khususnya
dalam rangka pengendalian biaya operasional pada HESS
(Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta.
BAB V : PENUTUP
Berisi kesimpulan dari hasil analisis data pada bab IV dan diikuti
commit to user BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi
a. Sistem.
Pada sebuah perusahaan, sistem informasi akuntansi berperan
sangat penting untuk membantu dalam menentukan metode yang
digunakan untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, dan mengolah
semua transaksi keuangan perusahaan sehingga dapat menjadi
informasi yang berguna bagi pihak manajemen. Untuk memahami
suatu sistem informasi akuntansi, perlu terlebih dahulu mengerti arti
sistem itu sendiri. Berbagai definisi mengenai sistem banyak
dikemukakan oleh para ahli, yaitu:
Menurut Hartono (2000) mendefinisikan sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. W. Gerrard Cole dalam
Saraswati (2007) mendefinisikan sistem sebagai suatu kerangka dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan
atau fungsi utama perusahaan.
Steven A Moscow dalam Saraswati (2007) sistem adalah suatu
kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem)
commit to user
yang saling berkaitan dengan tujuan utuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2001), sistem adalah sekelompok elemen yang erat
hubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Bodnar dan Hoopwood (2000)
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan sumber daya yang
berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Secara menyeluruh
penulis dapat menyimpulkan definisi dari sistem adalah suatu kesatuan
dari bagian-bagian yang saling berinteraksi yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuannya.
b. Informasi.
Menurut Hartono (2000) mendefinisikan informasi adalah data
yang berguna, yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengambil keputusan yang tepat. Wilkinson dalam Damayanti (2005)
informasi merupakan suatu pengetahuan yang berarti dan berguna bagi
seseorang yang mengharapkannya. Bodnar dan Hopwood (2000)
menyatakan bahwa informasi adalah data yang berguna yang diolah
sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Secara menyeluruh penulis dapat menyimpulkan definisi dari
informasi adalah merupakan hasil dari suatu proses pengolahan data,
yang sudah tersusun dengan baik, dan mempunyai arti bagi yang
menerimanya sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan oleh manajemen.
commit to user
Menurut Hartono (2000) mendefinisikan akuntansi adalah
merupakan proses pencatatan, pengelompokan, perangkuman, dan
pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Akuntansi dapat
didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan
kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi
dan kondisi perusahaan Niswonger dalam Damayanti (2005).
Bodnar dan Hopwood (2000) menyatakan bahwa akuntansi
sebagai suatu informasi, sebagai suatu sistem informasi,
mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan
informasi ekonomi mengenai suatu entitas untuk orang banyak. Secara
menyeluruh penulis dapat menyimpulkan definisi dari akuntansi
adalah suatu sistem informasi yang mencatat data ekonomi,
memprosesnya, dan menganalisis data.
d. Sistem Informasi Akuntansi.
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang
diatur untuk mengubah data menjadi informasi Bodnar dan Hopwood
(2000). Sistem informasi akuntansi merupakan satu kesatuan struktur
didalam suatu entitas, seperti perusahaan bisnis, yang menggunakan
sumber daya fisik, dan komponen lainnya untuk merubah data
ekonomi ke dalam informasi akuntansi, dengan tujuan untuk
memenuhi informasi dari berbagai macam pengguna Wilkinson dalam
commit to user
Barry E Cushing dalam Saraswati (2007) sistem informasi
akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber daya manusia dan
modal dalam suatu organisasi, yang bertugas untuk menyiapkan
informasi luar dan informasi lainnya yang diperoleh dari kegiatan
pengumpulan dan pengolahan data transaksi. Sistem informasi
akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
menggolongkan, mengolah, menganalisis, dan mengkomunikasikan
informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan
kepada pihak-pihak luar dengan pihak-pihak dalam perusahaan.
B. Pengupahan.
Pada perusahaan manufaktur, pembayaran pada kayawan biasanya
dibagi menjadi dua golongan, yaitu: upah. Sistem akuntansi penggajian
digunakan untuk melaksanakan penghitungan dan pembayaran gaji
karyawan yang dibayarkan tiap bulan, sedangkan sistem akuntansi
pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan dan
pembayaran upah bagi karyawan berdasarkan hari, jam kerja atau jumlah
satuan produk yang dihasilkan (Mulyadi, 2001).
Definisi upah pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 pada
pasal 1 ayat 30 menyebutkan bahwa upah adalah hak pekerja atau buruh
yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari
pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan
commit to user
perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja atau buruh dan
keluarganya atas suatu pekerjaan dan atau jasa yang telah atau akan
dilakukan.
Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1999 tentang perlindungan
upah, mendefinisikan upah adalah suatu penerimaan sebagai imbalan dari
pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah
atau akan dilakukan, dinyatakan atau dinilai dalam bentuk uang yang
ditetapkan menurut suatu persetujuan atau peraturan perundang-undangan
dan dibayar atas dasar suatu perjanjian kerja antara pengusaha (pemberi
kerja) dan pekerja, termasuk tunjangan baik untuk pekerjaan sendiri
maupun keluarganya.
Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 1996 tentang pemutusan
hubungan kerja memberikan definisi yang lebih detail tentang upah yang
mencakup upah pokok, adalah segala tunjangan berkala dan teratur, harga
pembelian dari satu yang diberikan kepada pekerja pengganti untuk
perumahan yang diberikan cuma-cuma dan pengganti untuk pengobatan
dan perawatan kesehatan.
C. Fungsi Terkait.
Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dalam sistem pengupahan
terdiri atas:
commit to user
Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya
manusia, yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat,
kreatifitas, dan usaha mereka kepada organisasi. Tanpa orang-orang
yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai
tujuannya. Oleh karena itu, perusahaan harus menyusun fungsi
manajemen yang berkenaan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari
karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat keputuasan tarif upah karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi Pencatatan Waktu.
Fungsi pencatatan waktu dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Yang dimaksud
dengan pencatatan waktu hadir adalah pengumpulan data mengenai
jam hadir karyawan dalam suatu periode pembayaran dan
kadang-kadang juga mengenai tarif upah untuk pekerja yang dilakukan,
sedangkan pencatatan waktu kerja adalah mencatat jam kerja
sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan setiap pekerjaaan dan
departemen.
Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
commit to user
kerja berguna untuk mengumpulkan data untuk membuat daftar upah
serta untuk membuat distribusi.
c. Fungsi Pembuat Daftar Upah.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar upah yang
berisikan penghasilan bruto, yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran
upah kepada fungsi akuntansi bila pembuatan bukti kas keluar yang
dipakai sebagai dasar pembayaran upah karyawan.
d. Fungsi Akuntansi.
Pada sistem akuntansi pengupahan, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungan dengan pembayaran upah karyawan, misalnya hutang upah
karyawan, hutang pajak, dan hutang dana pensiun. Pada struktur
organisasi, fungsi akuntansi yang menggunakan sistem informasi
akuntansi pengupahan, berada dibagian hutang, bagian kartu biaya,
dan bagian jurnal.
Pada bagian hutang berfungsi mencatat hutang yang dalam
sistem informasi akuntansi pengupahan bertanggung jawab untuk
memproses pembayaran upah karyawan. Bagian ini menerbitkan bukti
kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi pembayar upah
karyawan. Bagian kartu biaya memegang fungsi akuntansi biaya yang
commit to user
pokok produk atau kartu biaya berdasarkan rekap daftar upah serta
kartu jam kerja
e. Fungsi Keuangan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek pembayaran
upah, menggunakan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop upah setiap karyawan, untuk
selanjutnya di bagikan kepada karyawan yang berhak. Pada struktur
organisasi fungsi keuangan berada dibagian kasa.
D. Dokumen.
Dokumen yang digunakan oleh sistem informasi akuntansi pengupahan
adalah:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Upah.
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan
lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan kepada
fungsi pembuat daftar upah untuk kepentingan pembuatan daftar
upah.
commit to user
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk
kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu Jam Kerja.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan
tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke
fungsi pembuat daftar upah untuk kemudian dibandingkan dengan
kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah
langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Catatan waktu kerja
ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan
pesanan. Pada perusahaan ini, diperlukan info tentang biaya tenaga
kerja pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Pada perusahaan
yang berproduksi masal, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaaan
yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk
melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya
tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung
kepada produksi yang sama.
d. Daftar Daftar Upah.
Dokumen ini berisi jumlah upah bruto setiap karyawan
dikurangi potongan-potongan berupa PPh 21, hutang karyawan iuran
commit to user
e. Rekap Daftar Rekap Darftar Upah.
Dokumen ini merupakan ringkasan upah setiap departemen
yang dibuat daftar upah. Pada perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan
upah langsung dalam hubungannya dengan produk pesanan yang
bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi
akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar upah.
f. Surat Pernyataan Upah.
Dokumen ini disusun oleh pembuat daftar upah bersamaan
dengan pembuatan daftar upah dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuat daftar upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan setiap
karyawan beserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop Upah.
Uang upah karyawan diserahkan kepada karyawan dalam
amplop upah. Pada halaman muka amplop upah setiap karyawan
berisi informasi mengenai karyawan, nomor identitas karyawan, dan
jumlah upah bersih yang diterima dalam bulan tertentu.
h. Bukti Kas Keluar.
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan info
commit to user E. Catatan Akuntansi.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan upah, adalah:
a. Jurnal Umum.
Pada pencatatan upah ini, jurnalnya digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam
perusahaan.
b. Kartu Harga Pokok Produk.
Kartu ini digunakan mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam
perusahaan. Sumber informasi untuk mencatat dalam kartu biaya ini
adalah bukti memorial.
c. Kartu Penghasilan Karyawan.
Kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu
penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang
menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan
karyawan ini digunakan sebagai tanda terima upah karyawan, dengan
ditanda tanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap
karyawan hanya mengetahui upahnya sendiri, sehingga rahasia
penghasilan karyawan lainnya tidak dapat diketahui oleh karyawan
lainnya.
commit to user F. Prosedur Pengupahan.
Menurut James.A Hall dalam Saraswati (2007) prosedur umum yang
dilakukan dalam sistem pengupahan adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pendataan Karyawan.
Berdasarkan permintaan akan tenaga kerja oleh pejabat
dibagian operasional yang membutuhkan, bagian operasional merekrut
pegawai baru sesuai dengan persyaratan yang diperlukan. Pemanfaatan
tenaga kerja tersebut harus sesuai dengan beban kerjanya. Bagian
personalia akan mempersiapkan arsip (file) karyawan baru serta kartu
hadir atau menambahkan nama-nama pegawai baru ke dalam daftar
absensi karyawan. Informasi baru ini akan segera disampaikan ke
bagian uapah, untuk dimasukkan ke dalam daftar upah.
b. Prosedur Pencatatatan Waktu Hadir.
Adanya kartu hadir atau absensi, karyawan masuk ke tempat
kerjanya dapat diketahui. Kegiatan pegawai bagian operasional ini
misalnya lapangan, akan dimonitor melalaui kartu kerja yang akan
diawasi serta diketahui oleh pengawas lapangan atau pimpro.
c. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja.
Pada setiap akhir jam atau akhir periode upah, petugas
personalia akan mengumpulkan kartu hadir atau daftar absensi serta
kartu kerja yang telah diketahui oleh pengawas. Untuk bagian
operasional atau lapangan, antara kartu hadir dengan kartu kerja
commit to user
tersebut diserahkan ke masing-masing bagian yang memerlukan kartu
hadir kebagian personalia dan kartu kerja diserahkan kebagian
akuntansi biaya untuk alokasi biaya dan pembukuaan.
d. Prosedur Pembuatan Daftar Upah.
Bagian upah melakukan perhitungan upah berdasarkan kartu
hadir atau daftar absensi dari personalia serta data kepegawaian berupa
besar upah setiap karyawan berdasarkan hasil tersebut dibuat
pembayaran upah.
e. Prosedur Distribusi Upah.
Pembayaran upah dilaksanakan oleh bagian keuangan (kasir)
setelah pengeluaran untuk pembayaran upah disetujui oleh pejabat
yang berwenang. Ada kemungkinan bahwa pembayaran upah
dilakukan melalui rekening khusus bank. Untuk itu salah satu copy
daftar upah dipakai sebagai lampiran persiapan check untuk
pembayaran upah yang akan ditransfer ke rekening khusus di bank,
Pada saat terjadi transfer tersebut, pembayaran upah dibukukan.
f. Prosedur Pembayaran Upah.
Distribusi beban upah dari daftar pembayaran atas utang upah
(pada penggunaan rekening khusus) dibukukan dibagian akuntansi
informasi tentang biaya upah secara terinci akan terlihat pada
commit to user BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Obyek Penelitian.
Penelitian ini merupakan studi kasus di HESS (Indonesia-Pangkah)
Limited Jakarta. Obyek penelitian yang akan disajikan oleh penulis disini
adalah sistem pengupahan yang diberikan kepada tenaga kerja asing
(expatriate) yang bekerja di Hess (Indonesia-Pangkah) Limited. Dimana
tenaga kerja asing yang bekerja di Hess (Indonesia-Pangkah) Limited
memiliki status yang berbeda, yaitu ada yang permanen staf (direct hire)
dan juga tenaga kerja asing yang dipekerjakan melalui pihak ketiga (third
party contractors). Tenaga kerja asing permanen mendapatkan tunjangan
berupa rumah dan mobil, dalam pemberian tunjangan tersebut harus
mengacu kepada peraturan yang telah ditetapkan oleh BPMIGAS untuk
tujuan cost recovery. Permasalahan timbul ketika tunjangan yang
diberikan diluar ketentuan yang sudah ditetapkan oleh BPMIGAS.
Penelitian ini berfokus pada analisis sistem informasi akuntansi
pengupahan.
B. Desain Penelitian.
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan studi
kasus. Sularso (2003) mendeskripsikan tujuan penelitian pada dasarnya
adalah untuk pengembangan teori dan penjelasan masalah. Nazir
commit to user
Muhammad dalam Purwanto (2005) mendefinisikan tujuan studi kasus
adalah untuk memberikan gambaran mendetail tentang latar belakang,
sifat-sifat, serta karakter-karakter yang khas dari kasus, ataupun atas dari
individu yang kemudian dari sifat-sifat khas diatas akan dijadikan suatu
hal yang bersifat umum. Studi kasus dilakukan pada HESS
(Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta.
Studi kasus merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara melakukan peninjauan langsung ke objek penelitian yaitu
HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta untuk memperoleh data,
dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Kemudian data-data yang sudah ada akan digunakan untuk
menganalisis sistem informasi akuntansi pengupahan. Data-data tersebut
dianalisis dengan cara membandingkan dengan teori-teori mengenai
sistem informasi akuntansi pengupahan sebagai landasan dalam penelitian.
C. Data dan Sumber Data
Pada penelitian ini diperlukan adanya data-data dari HESS
(Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta yang dapat membantu peneliti, yang
nantinya akan disusun dan diolah untuk memperkuat analisis. Data yang
akan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer, yaitu data yang
diperoleh secara langsung dari pihak perusahaan melalui wawancara,
kemudian diolah dan disimpulkan. Adapun data-data yang akan digunakan
commit to user
Limited Jakarta, struktur organisasi, sumber daya manusia, sumber dan
prosedur yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi pengupahan, dan
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi
pengupahanHESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta.
D. Metode Pengumpulan Data.
Data yang akan dikumpulkan untuk kepentingan penelitian ini
diperoleh dengan melakukan:
a. Metode observasi, yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan
dengan pengamatan langsung pada aktivitas yang diteliti. Pengamatan
akan dilakukan secara langsung pada bagian yang terkait, yaitu bagian
usaha, bagian keuangan, dan bagian akuntansi.
b. Metode wawancara atau interview, yaitu metode pengumpulan data
yang dilakukan dengan berdialog langsung dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan objek penelitian.
c. Pengumpulan dokumen, merupakan pengumpulan data yang dilakukan
dengan mengumpulkan data-data atau dokumen-dokumen yang
dimiliki HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta yang berhubungan
dengan sistem informasi akuntansi pengupahan.
E. Teknik Analisis Data
Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
commit to user
pengupahan sesungguhnya yang diterapkan pada perusahaan tersebut
dengan teori tentang sistem informasi akuntansi pengupahan yang baik
berdasarkan literature yang menjadi acuan penulis.
Analisis dilakukan secara manual dengan terlebih dahulu membuat
cek list berkaitan dengan sistem informasi akuntansi dan pengendalian
pengupahan. Cek list tersebut sebagai dasar dalam menilai pelaksanaan
sistem informasi akuntansi. Cek list dibuat berdasarkan kerangka teori
sistem pengupahan mengacu pada Mulyadi (2001). Menurut Mulyadi
(2001) sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk
mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar
hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat
menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya
setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu
hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan
mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
2. Prosedur pencatatan waktu kerja.
Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi
produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk
commit to user
waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja
langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar upah membuat daftar
upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar upah
adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar
upah bulan sebelumnya dan daftar hadir.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi
tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan
harga pokok produk.
5. Prosedur pembayaran upah
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan.
Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran upah. Fungsi keuangan
kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke
dalam amplop upah dilakukan oleh juru bayar.
Selain melakukan perbandingan sistem informasi akuntansi
pengupahan sesungguhnya yang diterapkan pada perusahaan dengan teori
tentang sistem informasi akuntansi pengupahan, penulis juga akan
melakukan review terhadap sistem pengendalian intern pengupahan
commit to user
mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat
mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi
pengupahan diperlukan pengendalian intern. Pengendalian intern yang
baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling
mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern.
Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan
terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.
Mulyadi (2001) menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian
intern upah adalah sebagai berikut :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional
secara tegas
Dalam sistem akuntansi upah untuk pengendalian intern perlu
memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi
yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar upah harus
terpisah dari fungsi pembayaran upah; 2). Fungsi pencatatan waktu
hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya (fungsi otorisasi).
Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk
commit to user
b. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
c. Setiap perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif upah, tambahan keluarga harus didasarkan
pada surat keputusan direktur keuangan.
d. Setiap potongan atas upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan upah
yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
f. Daftar upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran upah harus diotorisasi oleh
fungsi akuntansi.
h. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar upah karyawan.
i. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi
commit to user
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan
sebelum dilakukan pembayaran.
d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar upah.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek
yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan
jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu
commit to user BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Prosedur Pengupahan
PT. Hess (Indonesia-Pangkah) memiliki dua kategori karyawan, yaitu :
1. expatriate
a. permanent staff : sifat gaji bulanan
b. direct contract : sifat gaji harian (daily rate)
c. third party contractor : biasanya hanya short term period.
2. National
a. permanent staff : sifat gaji bulanan
b. direct contract : sifat gaji bulanan
c. third party contractor : untuk short term period, biasanya 3 atau 6
bulan.
Secara umum sistem pengupahan PT.Hess Indonesia untuk sistem pengupahan
untuk tipe karyawan expatriate direct contract dan national direct contract
adalah sebagai berikut.
1. Daftar hadir karyawan dicatat melalui sebuah sistem terkomputerisasi
menggunakan sistem e-card karyawan.
2. E-card berisikan bar kode yang menunjukkan indentitas karyawan
yang akan dibaca oleh sistem komputer.
3. Selain itu, pegawai juga mengisi daftar hadir secara manual.
4. E-card digunakan untuk membuka pintu kantor.
commit to user
5. Scaning bar kode dalam e-card akan masuk dalam timesheet
kepegawaian dimana dalam sistem komputer akan terindentifikasi
nama pegawai, hari, tanggal dan waktu masuk pegawai yang
bersangkutan.
6. Pembacaan oleh sistem komputer telah meliputi identitas karyawan
secara lengkap termasuk nama, jabatan dan tingkat upah.
7. Record data dalam timesheet komputer akan menjadi dasar dalam
pembayaran upah pegawai.
8. Bagian personalia akan melakukan pengecekan antara manual
kehadiran dengan ouput timesheet komputer.
9. Khusus untuk overtime (lembur), sistem pencatatan kehadiran hanya
dilakukan secara manual sehingga timesheet untuk lembur tidak
masuk dalam sistem komputer.
10.Persetujuan dari manajer personalia akan menjadi dasar bagi
departemen keuangan keuangan untuk melakukan pembayaran
terhadap upah karyawan.
B. Evaluasi Prosedur Pengupahan
Analisis dan evaluasi ini dilakukan terhadap uraian tertulis dan bagan
alir (flowchart) yang telah dibuat yaitu mengenai pemisahan tanggungjawab
fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang
memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan dan
commit to user
Evaluasi sistem pengupahan PT. Hess (Indonesia-Pangkah) meliputi
beberapa tahap analisis sebagai berikut.
1. Aspek Fungsi dalam organisasi
a. Fungsi daftar upah telah terpisah dari fungsi keuangan
Identifikasi :
1). fungsi pembuat daftar upah merupakan fungsi akuntansi, yang
bertanggung jawab atas penghitungan penghasilan setiap
karyawan terpisah dari fungsi pembayaran.
2). Fungsi pembayar upah bertanggungjawab atas permbayaran upah
Penilaian :
1). Baik
2). Fungsi pembuatan daftar upah harus terpisah dari fungsi
pembayaran upah. Dalam sistem akuntansi pengupahan, fungsi
personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi
operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat,
jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif
kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai
dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa upah yang
disajikan dalam daftar upah, yang selanjutnya digunakan untuk
dasar pembayaran upah kepada karyawan. Dengan dipisahkannya
dua fungsi tersebut, hasil penghitungan upah yang dilakukan oleh
commit to user
oleh fungsi keuangan, sebelum upah dibayarkan kepada karyawan
yang berhak.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir telah terpisah dari fungsi operasi
Identifikasi
1). Fungsi personalia bertanggungjawab atas tersedinya informasi
akan data karyawan.
2). Fungsi operasi seperi fungsi produksi dan teknik tidak boleh
menjalankan fungsi pencatatan waktu hadir
Penilaian
1). Baik
2). Telah ada pemisahan fungsi antara pencatat waktu hadir dengan
fungsi operasional. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan
kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai
dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pemasukan kartu jam
hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi
pencatat waktu. Pembuatan daftar upah harus diverifikasi
kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi
sebelum dilakukan pembayaran. Penghitungan pajak penghasilan
karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar upah.
commit to user
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah telah
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan
yang ditandatangani oleh direktur utama.
Identifikasi
1). Daftar upah dibuat berdasarkan surat keputusan pengangkatan
karyawan
2). Fungsi otorisasi dari direktur utama
Penilaian
1). Baik
2). Karena pembayaran upah didasarkan dokumen daftar upah, maka
perlu dilakukan pengawasan terhadap nama karyawan yang
dimasukkan ke dalam daftar upah. Untuk menghindari
pembayaran upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap
pencatatan nama karyawan dalam daftar upah harus mendapat
otorisasi oleh berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum
dalam daftar upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan perusahaan ditandatangani oleh manajemen
puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan sistem pengendalian
intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran upah kepada
commit to user
b. Setiap perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif dan tambahan karyawan telah didasarkan surat
keputusan direktur keuangan.
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh direktur keuangan
terhadap perubahan jumlah upah yang dibayarkan perusahaan
Penilaian
1). Baik
2). Untuk menjamin keandalan data upah karyawan, perubahan
unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan
karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan
demikan setiap perubahan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif upah, serta tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
c. Setiap potongan atas upah selain dari pajak penghasilan karyawan
telah didasarkan atas surat potongan upah yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh fungsi kepegawaian
berkaitan dengan potonagn upah
Penilaian
commit to user
2). Setiap potongan atas upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan surat upah yang di
otorisasi fungsi kepegawaian. Setiap data yang dipakai sebagai
dasar penambahan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang
berwenang (Direktur Utama dan Direktur Keuangan). Agar data
upah yang tercantum dalam daftar upah dapat diandalkan. Di lain
pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus
pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh itu tidak
setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas upah yang
mempengaruhi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari
fungsi kepegawaian
d. Kartu jam hadir telah diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan kartu jam hadir
Penilaian
1). Tidak ditemukan
2). Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
karena jam merupakan salah satu dasar untuk penentuan
penghasilan karyawan, maka data hadir setiap karyawan harus
diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar supaya valid sebagai
dasar penghitungan upah dan untuk keperluan yang lain. Dalam
e-commit to user
card kartu hadir yang berfungsi untuk membuka pintu tempat
kerja. Pembacaan e-card oleh mesin sekaligus sebagai tanda
absensi. Namun dalam parktiknya sering ada pegawai yang lupa
tidak membawa kartu hadir dan pintu dibukan oleh sekuriti.
Sehingga pengawasan terhadap absensi tergolong lemah.
e. Perintah melakukan lembur telah diotorisasi oleh kepala departemen
yang bersangkutan
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan terhadap jam kerja lembur
Penilaian
1). Baik
2). Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan. upah lembur dibayarkan kepada
karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif
upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam reguler. Untuk
menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh
perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh
kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan
sistem otorisasi ini, perusahaan menjamin hanya akan
membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak
commit to user
f. Daftar upah telah diotorisasi oleh fungsi personalia.
Identifikasi
1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh bagian personalia
Penilaian
1). Baik
2). Daftar upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
pembayaran upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena
itu daftar upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi
personalia yang menunjukkan bahwa:
a). Karyawan yang tercantum dalam daftar upah adalah
karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat
yang berwenang.
b). Tarif upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan upah
adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan
pejabat yang berwenang.
c). Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan upah
karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang.
d). Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar
upah telah dicek ketelitiannya.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran upah telah diotorisasi oleh fungsi
akuntansi
Identifikasi
commit to user
Penilaian
1). Baik
2). Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan
untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk
keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi (Bagian utang) setelah
fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang
tercantum dalam dafrar upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi
oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat
yang lebih tinggi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasikan
dengan daftar upah karyawan.
Identifikasi
a). Fungsi otorisasi pengeluaran kas perusahaan
Penilaian
1). Baik
2). Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi
pembuat daftar upah untuk mengumpulkan semua penghasilan
yang diperoleh masingmasing karyawan selama jangka waktu
setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan
commit to user
penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan.
Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu
penghasilan karyawan adalah daftar upah. Oleh karena itu,
untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu
penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan
diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum
dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar upah.
b. Tarif upah yang telah dicantumkan dalam kartu jam kerja telah
diverifikasi tingkat ketelitiannya oleh fungsi akuntansi
Identifikasi
1). Fungsi verifikasi oleh bagian akuntansi
Penilaian
1). Baik
2). Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi biaya
bertanggung jawab atas distribusi langsung ke dalam kartu harga
pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga langsung yang
bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan
berdasar data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum
upah yang tercantum kartu jam kerja dipakai sebagai dasar
commit to user
bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali
penghitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya
4. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir telah dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung.
Identifikasi
1). Fungsi verifikasi alokasi biaya tenaga kerja langsung
Penilaian
1). Baik
2). Jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di
perusahaan, sedangkan jam kerja merinci penggunaan jam hadir
setiap karyawan. Dengan kata lain kartu kerja digunakan untuk
mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan.
Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi
biaya tenaga langsung kepada pesanan yang menggunakan
tenaga kerja langsung. Untuk men ketelitian data yang tercantum
dalam kartu jam kerja, fungsi pembuat daftar upah harus
membandingkan data jam yang tercantum dalam kartu jam hadir
commit to user
b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu telah
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
Identifikasi
1). Fungsi pengawasan pencatatan
Penilaian
1). Tidak ditemukan
2). Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkap dalam
kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan
kartu jam ke dalam mesin pencatat waktu. Dengan diawasinya
perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat
dihindari perekaman jam hadir oleh karyawan tidak benar-benar
hadir di perusahaan. Dalam sistem Hess Company absensi
dilakukan secara komputerisasi dimana setiap karyawan
memiliki kartu hadir. Kartu hadir digunakan untuk membuka
pibntu tempat kerja sekaligus mesin membaca sebagai daftar
hadir.Namun sistem ini tanpa pengawasan sehingga ketika
karyawan lupa tidak membawa kartu maka bisa meminta bantuan
sekuriti untuk membukakannya. Sehingga ada potensi terjadinya
ketidaktepatan dalam pencatatan waktu hadir yang bisa
berdampak pada pembayana upah meskipun sistem telah
commit to user
c. Pembuatan daftar upah telah diverifikasi kebenaran dan ketelitian
pertihungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
Identifikasi
1). Fungsi pengawasan pembuatan daftar upah
Penilaian
1). Baik
2). Pembuatan daftar upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitij
perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum
dilakukan pemba dalam struktur organisasi. Fungsi akuntansi
keuangan berada di tangan Bagian Utang, di bawah Departemen
Akuntansi. Sebelum membuat bukti keluar sebagai perintah
untuk pembuatan cek pembayaran upah, fungi akuntansi
keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitunmgan upah yang tercantum dalam daftar upah yang
dibuat oleh fungsi pembuat daftar upah. Dengan demikian unsur
sistem pengendalian intern ini menjadi bukti kas keluar dibuat
atas dasar dokumen pendukung yang andal.
d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan telah direkonsiliasikan
dengan catatan penghasilan karyawan
Identifikasi
1). Fungsi pengawasan perhitungan pajak penghasilan karyawan
commit to user
1). Baik .
2). Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan dan upah
karyawan, perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib
pungut pajak penghasilan yang menjadi kewajiban karyawan,
yang dikenal dengan PPh Pasal 21. Seperti telah disebutkan di
atas, PPh Pasal 21 ini dihitung oleh perusahaan berdasarkan
data penghasilan karyawan setahun yang dikumpulkan dalam
kartu penghasilan karyawan. Ketelixian dan keandalan data
pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari upah
karyawan, dan besacnya utang pajak penghasilan karyawan
yang harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara dapat di
verifikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak
penghasilan setiap karyawan dengan catatan penghasilan
karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan
yang bersangkutan.
e. Catatan penghasilan karyawan telah disimpan oleh fungsi pembuat
daftar upah
Identifikasi
1). Fungsi penyimpanan dokumen
Penilaian
commit to user
2). Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan
penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga
berfungsi sebagai tanda telah diterimanya upah oleh karyawan
yang berhak. Oleh karena itu dalam sistem pengupahan setelah
diisi data upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar upah
kemudian dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan
tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima
uang upah. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang
bersangkutan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali
oleh fungsi pembuat daftar upah ke dalam arsip menurut abjad
nama karyawan.
B. Kelemahan
Hasil review terhadap prosedur pengendalian intern menunjukkan
bahwa setiap tahap pada sistem pengupahan Hess (Indonesia-Pangkah)
Limited telah sesuai dengan prosedur sistem pengupahan yang ditetapkan.
Namun demikian penulis masih menemui beberapa kelemahan antara lain :
1. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu, karena
sistem pencatatan kehadiran karywan dilakukan dengan otomatisasi
komputer. Fungsi pencatatn waktu hadir secara manual tidak ada karena
sistem telah terkomputerisasi. Sistem ini rawan kesalahan terutama ketika
commit to user
kacaunya data tentang daftar hadir karyawan. Padahal data tesebut akan
dijadikan dasar untuk membayar upah karyawan.
2. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu tidak
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu. Hal ini dikarenakan proses
pencatatan dilakukan secara komputerisasi dengan e-card. Setiap
karyawan akan diberikan e-card yang berfungsi untuk membuka pintu
tempat kerja masing-masing pegawai yang sekaligus sebagai catatan
absensi. Namun dalam praktiknya banyak karyawan yang e-card
ketinggalan sehingga meminta bantuan sekuriti perusahaan untuk
membuka pintu. Hal tersebut menunjukan adanya sistem pengawasan
terhadap daftar hadir karyawan yang akan dijadikan dasar pembayaran
upah.
3. Untuk overtime, employee bisa melakukan overtime tanpa approval
dari supervisor, dan todak ada pengawasan jam kerja overtime
employee tersebut sampai jam berapa sehingga bisa saja employee
melakukan kecurangan dengan jam kerja overtime untuk mendapatkan
upah lebih.
C. Kelebihan
Disamping kelemhan yang ada, terdapat juga beberapa kelebihan,
antara lain:
1. Secara umum penulis menilai sistem pengendalian intern pengupahan
commit to user
2. Meskipun terhdapat faktor kelemahan dari sisi manusia, namun sistem
yang disusun secara komputer untuk merecord daftar hadir karyawan
penulis nilai sudah termasuk canggih dan memiliki tingkat ketelitian
dan keakuratan data yang tinggi.
3. Penggunakan e-card sebagai sekuriti pembuka pintu tempat kerja
sekaligus sebagai kartu daftar hadir adalah sistem yang baik dalam
rangka pengendalian intern pengupahan. Namun hendaknya tetap ada
pengawasan secara manual untuk mengawasi data hadir karyawan dan
commit to user BAB V
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Penelitian ini bertujuan memberikan gambaran tentang prosedur sistem
informasi akuntansi pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited
Jakarta. Hasil review terhadap sistem pengendalain intern pengupahan pada
HESS (Indonesia-Pangkah) Limited menunjukan bahwa setiap tahap dalam
sistem pengupahan telah dilakukan dengan baik dan memadai. Meskipun
demikian, dalam review yang penulis lakukan penulis menemui beberapa
kekurangan, antara lain.
1. Kartu jam hadir tidak diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu, karena
sistem pencatatan kehadiran karywan dilakukan dengan otomatisasi
komputer.
2. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu tidak
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu. Hal ini dikarenakan proses
pencatatan dilakukan secara komputerisasi dengan e-card
Meskipun terdapat beberapa kelemahan dalam sistem informasi
akuntansi pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited, namun
demikian secara keseluruhan penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi
pengupahan dan sistem pengendalian intern pengupahan pada HESS
(Indonesia-Pangkah) Limited telah dilakukan dengan baik.
commit to user B. Saran
Dari beberapa kekeurangan yang penulis temukan pada sistem
pengendalain intern pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited,
beberapa saran yang penulis ajukan antara lain.
1. Perlunya pengawasan secara manual untuk mengawasi data hadir
karyawan dan sekaligus untuk menilai kinerja karyawan. Hal ini
diperlukan karena ada beberapa karyawan yang lupa tidak membawa
e-card sehingga pintu dibukakan oleh petugas sekuriti. Padahal e-card
juga berfungsi sebagai absensi untuk daftar hadir karyawan. Oleh
karena itu pengawasan secara manual diperlukan untuk menilai
keakuratan daftar hadir dan penilaian terhadap karyawan yang sering
lupa tidak membawa e-card.
2. Perusahaan perlu memastikan bahwa sistem komputer telah berjalan
dengan baik Hal ini penting agar data yang ada di dalam sistem
komputer aman serta memiliki tingkat keakuratan yang tinggi. Hal ini
dikarenakan daftar hadir yang terkomputerisasi rawan akan gangguan
hecker, virus dan gangguan teknis komputer lainnya yang dapat
berpotensi mengganggu keamanan data hadir karyawan. Padahal daftar
hadir karyawan merupakan dasar perusahaan dalam membayat upah
karyawan. Oleh karena itu penulis menyarankan agar perusahaan
