PEMEGANG DANA KAS KECIL
4. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Berikut ini evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas pada UD. Berdijaya:
a. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Untuk Pembelian 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena dalam transaksi tersebut fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan fungsi pembelian. Sehingga setiap bagian dapat menjalankan tanggung jawab masing- masing. Pemisahan fungsi
tersebut dapat meminimalisir terjadinya penyimpangan atau penyelewengan kas.
2) Evaluasi terhadap dokumen
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian formulir atau dokumen yang digunakan berupa Bukti Pembelian Barang, Laporan Penerimaan Barang, Bukti Tanda Terima Sementara dan Bukti Kas Keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Dokumen- dokumen pengeluaran kas telah diotorisasi oleh fungsi yang berwenang.
3) Evaluasi terhadap catatan akuntansi
Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu yang digunakan mencatat pengeluaran kas untuk pembelian bahan baku. Di UD.Berdijaya terdapat sebagian catatan yang digunakan belum menggunakan sistem komputerise sehingga menyulitkan dalam pencatatan dan kurang efisien.
4) Evaluasi terhadap prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar.
5) Evaluasi Terhadap Bagan Alir
Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah.
b. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran untuk Penggajian 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk penggajian fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena dalam transaksi tersebut fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan fungsi penggajiannya. Sehingga setiap bagian dapat menjalankan tanggung jawab masing- masing. Fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan dalam mengelola pengeluaran kas untuk penggajian.
2) Evaluasi terhadap dokumen
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk penggajian formulir atau dokumen yang digunakan berupa bukti memo, kartu
gaji, bukti kas keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Terdapat sedikit perbedaan dengan standart operasionalnya yaitu tidak digunakannya potongan gaji upah karyawan tetapi potongan tersebut sudah dimasukkan di dalam kartu gaji. Dokumen- dokumen tersebut telah diotorisasi oleh fungsi yang berwenang.
3) Evaluasi terhadap catatan akuntansi
Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan bukti memo serta kartu gaji. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu. Di UD.Berdijaya terdapat sebagian catatan yang digunakan belum menggunakan sistem komputerise sehingga menyulitkan dalam pencatatan dan kurang efisien.
4) Evaluasi terhadap prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar.
Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran untuk penggajian yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah.
c. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran untuk Pengupahan 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pengupahan fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena dalam transaksi tersebut fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan fungsi pengupahnya. Sehingga setiap bagian dapat menjalankan tanggung jawab masing- masing. Fungsi-fungsi tersebut saling berkaitan dalam mengelola pengeluaran kas untuk pengupahan.
2) Evaluasi terhadap dokumen
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas formulir atau dokumen yang digunakan berupa kartu upah, bukti kas keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Dokumen- dokumen tersebut telah diotorisasi oleh fungsi yang berwenang.
Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan kartu upah. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu dan mutasi kas harian.
4) Evaluasi terhadap prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar.
5) Evaluasi Terhadap Bagan Alir
Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran kas untuk pengupahan yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah.
d. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil 1) Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas kecil fungsi yang terkait dalam sistem ini sudah cukup memadai, karena telah terdapat pembagian tugas atau fungsi. Sehingga masing- masing fungsi dapat menjalankan pekerjaannya sesuai dengan tugas masing-masing.
Pada sistem akuntansi pengeluaran kas formulir atau dokumen yang digunakan berupa Bukti pengeluaran kas kecil, Bukti kas keluar sudah bernomor urut tercetak sehingga akan memudahkan pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat namun tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Dokumen- dokumen tersebut telah mendapatkan otorisasi dari fungsi yang berwenang. 3) Evaluasi terhadap catatan akuntansi
Pencatatan akuntansinya telah berdasarkan dokumen yang berkaitan seperti bukti kas keluar dan bukti pengeluaran kas kecil. Perusahaan telah mengadakan pencatatan yang cukup lengkap. Hal ini terbukti dari penggunaan jurnal kas keluar, buku besar, buku pembantu biaya dan mutasi kas kecil yang digunakan mencatat pengeluaran kas kecil.
4) Evaluasi terhadap prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada UD. Berijaya sudah memadai. Bagian – bagiannya sudah menjalankan tugasnya dengan benar.
5) Evaluasi Terhadap Bagan Alir
Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran kas kecil yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut,
sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah.
BAB III TEMUAN
Berdasarkan hasil evaluasi data dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pengeluaran kas pada UD. Berdijaya, penulis memperoleh temuan- temuan tentang kelebihan dan kekurangan dari sistem akuntansi yang digunakan pada UD. Berdijaya. Temuan-temuan tersebut dapat digunakan oleh perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas pada UD. Berdijaya. Temuan-temuan yang diperoleh adalah sebagai berikut :
A. KELEBIHAN
1. Transaksi pengeluaran kas untuk pembelian, penggajian, pengupahan dan kas kecil tidak dilaksanakan sendiri oleh satu bagian sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain.
2. Pada sistem akuntansi pengeluaran kas telah terdapat pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pengeluaran dan fungsi pembelian. Untuk penggajian dan pengupahan juga telah terdapat pemisahan fungsi yaitu fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan penggajian pengupahan.
3. Perusahaan menggunakan dokumen bernomor urut tercetak yang dapat mempermudah dalam penelusuran kembali serta membantu untuk mempertanggungjawabkan dokumen yang dikeluarkan tersebut.
4. Pada transaksi pengeluaran kas untuk pembelian, penggajian, pengupahan dan kas kecil, dokumen yang digunakan telah mendapat otorisasi oleh fungsi yang berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas, buku besar dan buku pembantu didasarkan pada bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
B. KELEMAHAN
1. Dokumen-dokumen yang dibuat tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan.
2. Pencatatan masih menggunakan sistem manual sehingga sangat rentan terjadinya kesalahan, selain itu pengarsipan juga membutuhkan tempat khusus dan tidak dapat bertahan dalam waktu yang lama. Pencatatan secara manual akan menimbulkan kesulitan dalam me-review catatan akuntansi yang apabila ada kesalahan pencatatan. Selain itu pencatatan secara menual dinilai kurang efektif ditinjau dari sisi waktu.
BAB IV PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang dilakukan pada Bab II sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa sistem pengeluaran kas yang terdapat pada UD. Berdijaya sudah cukup efektif dan baik meskipun masih ada beberapa kelemahan. Kesimpulan yang dapat diambil penulis yaitu :
1. Pelaksanaan sistem pengeluaran kas tidak dilaksanakan oleh satu fungsi dari awal sampai akhir, hal itu ditunjukan telah adanya pembagian tugas dan pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dengan fungsi pengeluaran dan fungsi pembelian. Untuk penggajian dan pengupahan juga telah terdapat pemisahan fungsi yaitu fungsi akuntansi terpisah dengan fungsi pengeluaran dan penggajian pengupahan.
2. Dokumen yang digunakan UD Berdijaya ada sebagian yang tidak sesuai dengan standar operasionalnya yaitu dokumen tidak dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen perusahaan tidak memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan. Namun dokumen tersebut sudah bernomor urut tercetak sehingga dapat
mempermudah dalam penelusuran kembali serta dapat membantu untuk mempertanggungjawabkan dokumen yang dikeluarkan tersebut. Semua dokumen tersebut telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
3. Catatan akuntansi UD. Berdijaya terdiri dari laporan mutasi kas harian, jurnal pengeluaran kas, buku besar, buku pembantu sudah dibuat dengan baik karena pembuatan catatan tersebut berdasarkan bukti dari transaksi yang terjadi.
4. Prosedur pelaksanan transaksi pengeluaran kas untuk pembelian, penggajian, pengupahan dan kas kecil sudah efektif, meskipun masih ada yang perlu diperbaiki.
5. Bagan alir pada sistem akuntansi pengeluaran untuk pembelian, penggajian dan pengupahan dan kas kecil yang dibentuk perusahaan telah menunjukkan prosedur yang urut, sesuai dengan bagan alir standar operasional dan dapat dipahami dengan mudah.
B. REKOMENDASI
Berdasarkan berbagai kelemahan yang sudah dibahas pada bab sebelumnya dan dengan harapan dapat memberikan sedikit masukan, maka penulis dapat memberikan beberapa masukan terhadap sistem pengeluaran kas, untuk meningkatkan keefektifan dalam pengeluaran kas pada UD. Berdijaya. Beberapa masukan dari penulis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Sebaiknya UD. Berdijaya menggunakan dokumen-dokumen yang dicetak rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen
perusahaan masih mempunyai cadangan dokumen yang di arsipkan oleh bagian yang berwenang sehingga perusahaan memiliki dokumen sumber yang digunakan melakukan pencatatan.
2. Sebaiknya pencatatan yang dilakukan pada UD. Berdijaya menggunakan sistem komputeraise sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan, serta memudahkan review dan pengarsipannya.