PEMEGANG BUKU PEMBANTU
2. Sistem Pengeluaran Kas Kecil Pada UD Berdijaya
Dalam menjalankan usahanya UD. Berdijaya membentuk dana kas kecil yang digunakan untuk melakukan pengeluaran kas dalam jumlah sedikit. Dalam membahas sistem ini penulis akan menjelaskan tentang sistem akuntansi kas kecil yang digunakan pada UD. Berdijaya, yaitu :
a. Fungsi yang Terkait
1) Pemegang Dana Kas Kecil
Pemegang Dana Kas Kecil bertugas untuk memegang kas kecil yang digunakan untuk membiayai transaksi perusahaan yang nilainya relatif kecil. Pada sistem pengeluaran kas kecil UD Berdijaya pemegang dana kas kecil bertugas untuk :
a) Menerima permintaan uang dari sub sistem kas prosedur pengeluaran kas
b) Membuat bukti pengeluaran kas kecil dan menyerahkan uangnya c) Mencatat dalam buku kas kecil
d) Mengumpulkan bukti pembayaran kas kecil dan dokumen pendukung
2) Kepala Bagian Administrasi dan Umum
Kepala Bagian Administrasi dan Umum memiliki tanggung jawab terhadap kelancaran jalannya perusahaan terutama di bidang
administrasi perusahaan. Pada sistem pengeluaran kas kecil UD Berdijaya Kepala Bagian Administrasi dan Umum ini mempunyai tugas dan tanggung jawab :
a) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan PPKK dari pemegang dana kas kecil
b) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil dan mengesahkan PPKK
c) Menyerahkan dokumen pendukung, PPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara
d) Menyerahkan PPKK kepada bendahara
e) Menerima dokumen pendukung, BPKK dari pemegang dana kas kecil
f) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil g) Membuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar
h) Menyerahkan dokumen pendukung, BPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara
3) Bendahara
Bendahara bertugas untuk menangani keuangan perusahaan, mulai dari menerima uang, mengeluarkan uang dan menyimpan uang. Pada sistem pengeluaran kas kecil bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk :
a) Menerima dokumen pendukung, BPKK, bukti kas keluar lembar ke-1 dan 2 dari kabag Administrasi dan Umum
b) Melakukan Pencatatan dalam buku mutasi kas kecil c) Memberi cap “lunas” pada BKK dan PPKK
d) Menyerahkan BKK lembar ke-1 dan dokumen pendukung kepada pemegang jurnal dan buku besar
e) Mengarsip secara urut tanggal BPKK, BKK lembar ke-2 dan PPKK
f) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan BKK lembar ke-1 dan 2 dari Kabag Administrasi dan Umum g) Memberi cap “lunas” pada BKK dan BPKK
h) Mengarsip secara urut tanggal BKK lembar ke-2
i) Menyerahkan kepada pemegang jurnal dan buku besar dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti kas keluar lembar ke-1
4) Pemegang Jurnal dan Buku Besar
Dalam sistem pengeluaran kas kecil fungsi pemegang Jurnal dan Buku Besar bertugas untuk :
a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar 1 dari bendahara
b) Mencatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dan Buku Besar c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK kepada pemegang
buku pembantu 5) Pemegang Buku Pembantu
Pemegang Buku Pembantu mempunyai tanggungjawab untuk menyimpan bukti bukti yang mendukung transaksi-transaksi yang dicatat pada buku jurnal. Pemegang Buku Pembantu dalam sistem pengeluaran kas kecil mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk : a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dari
pemegang jurnal dan buku besar
b) Mencatat ke dalam buku pembantu biaya c) Mengarsip secara urut tanggal
b. Dokumen-dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas kecil adalah sebagai berikut :
1) Bukti Kas Keluar (BKK)
Yaitu dokumen yang dibuat oleh kabag administrasi dan umum yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum pada dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Bukti ini berisi nama pihak yang menerima pembayaran, alat pembayaran, rekening pengeluaran, nomor bukti dokumen, rekening yang didebit, nomor rekening, dan jumlah uang.
2) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini
dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
3) Permintaan Pengisian Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1) Laporan Mutasi Kas Kecil, yaitu laporan yang dibuat oleh bendahara, laporan ini berisi no bukti BKK, penerimaan dan pengeluaran kas selama satu hari.
2) Jurnal Pengeluaran Kas, yaitu catatan akuntansi dalam sistem dana kas kecil, digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas”.
3) Buku Besar, yaitu buku yang dibuat oleh bagian pemegang jurnal dan buku besar yang berisi kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortir dan meringkas informasi yang dicatat dalam jurnal. 4) Buku Pembantu Biaya, yaitu buku yang dibuat oleh bagian pemegang
buku pembantu. Buku pembantu biaya merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening tentang biaya-biaya yang berada dalam buku besar
d. Prosedur transaksi pengeluaran kas kecil berdasarkan SOP
Prosedur yang digunakan oleh UD. Berdijaya dalam transaksi pengeluaran kas kecil adalah dimulai dengan Kabag Administrasi dan Umum hingga pemegang Buku Pembantu, berikut ini adalah prosedur yang dilakukan oleh UD Berdijaya :
1) Pemegang Dana Kas Kecil
a) Menerima permintaan uang dari sub sistem kas prosedur pengeluaran kas
b) Membuat bukti pengeluaran kas kecil dan menyerahkan uangnya c) Mencatat dalam buku kas kecil
d) Mengumpulkan bukti pembayaran kas kecil dan dokumen pendukung untuk selanjutnya di arsip sesuai urutan nomornya e) Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukung
yang terkumpul bisa disimpulkan apakah dana kas kecil mencukupi atau tidak.
(1) Bila dana kas kecil sudah tidak mencukupi membuat permintaan pengisian kas kecil. Menyerahkan dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil, PPKK ke bagian administrasi dan umum
(2) Bila dirasa dana kas kecil mencukupi setiap sore hari menyerahkan dokumen pendukung dan bukti pengeluaran kas kecil ke bagian administrasi dan umum
2) Kabag Aministrasi dan Umum
a) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan PPKK dari pemegang dana kas kecil
b) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil dan mengesahkan PPKK
c) Berdasarkan BPKK dan dokumen pendukung membuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar
d) Menyerahkan dokumen pendukung, PPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara
e) Menyerahkan PPKK kepada bendahara
f) Menerima dokumen pendukung, BPKK dari pemegang dana kas kecil
g) Memberi cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil h) Membuat bukti kas keluar sebanyak 2 lembar
i) Menyerahkan dokumen pendukung, BPKK dan bukti kas keluar lembar 1 dan 2 kepada bendahara
3) Bendahara
a) Menerima dokumen pendukung, BPKK, bukti kas keluar lembar ke-1 dan 2 dari kabag Administrasi dan Umum
c) Berdasarkan permintaan pengisian kas kecil mengeluarkan uang d) Memberi cap “lunas” pada BKK dan PPKK
e) Menyerahkan BKK lembar ke 1 dan dokumen pendukung kepada pemegang jurnal dan buku besar
f) Mengarsip secara urut tanggal BPKK, BKK lembar ke-2 dan PPKK
g) Menerima dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil dan BKK lembar ke-1 dan 2 dari Kabag Administrasi dan Umum h) Melakukan pencatatan ke dalam buku mutasi kas kecil i) Memberi cap “lunas” pada BKK dan BPKK
j) Mengarsip secara urut tanggal BKK lembar ke-2
k) Menyerahkan kepada pemegang jurnal dan buku besar dokumen pendukung, bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti kas keluar lembar ke-1
4) Pemegang Jurnal dan Buku Besar
a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar 1 dari bendahara b) Mencatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dan Buku Besar c) Menyerahkan dokumen pendukung dan BKK kepada pemegang
buku pembantu
5) Pemegang Buku Pembantu
a) Menerima dokumen pendukung dan BKK lembar ke-1 dari pemegang jurnal dan buku besar
c) Mengarsip secara urut tanggal
e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas berdasarkan SOP PEMEGANG DANA KAS KECIL
Dari Sub sistem Kas Prosedur Pengeluaran kas ya Tidak 2 6 MULAI 1 Menerima permintaan Uang Membuat Bukti pengeluaran kas kecil & diserahkan uangnya Membuat permintaan pengisian kas kecil Mengumpulkan bukti pembayaran
kas kecil & dok pendukung Dok Pendukung BPKK BPKK Dok Pendukung BPKK PPKK N 1 Dana kas kecil mencukupi Setiap sore hari diserahkan ke bag. Adm dan umum
Keterangan : BPKK: Bukti Pengeluaran Kas Kecil PPKN: Permintaan Pengisian Kas Kecil
Gambar II.9
Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Kecil