ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
C. Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan Pada PT.Kusumahadi Santosa
Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan penulis terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa, maka penulis akan melakukan evaluasi terhadap data yang telah diperoleh.
commit to user a. Evaluasi Terhadap Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan antara lain adanya fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. Fungsi yang ada PT.Kusumahadi Santosa antara lain adalah fungsi kepegawaian yang dipegang oleh bagian personalia, fungsi pencatat waktu hadir, fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang juga dipegang oleh fungsi personalia, Kemudian fungsi akuntansi digantikan oleh bagian kasir, dan fungsi keuangan yang dipegang oleh bagian keuangan. Perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup memadai, karena fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi pembuat daftar gaji, fungsi pengeluaran kas terpisah dengan fungsi pembayar gaji dan upah, dan fungsi pembayar gaji terpisah dengan fungsi pembuat bukti kas keluar. Sayangnya, bagian kasir merangkap tugas dan tanggung jawab, yaitu mencairkan cek dan melakukan pencatatan biaya gaji dan upah karyawan, bahkan fungsi kasir ini melakukan penghitungan dalam proses pengupahan dan menyerahkannya kepada karyawan. Fungsi personalia juga melakukan perangkapan wewenang yaitu menjalankan fungsi kepegawaian dan membuat daftar gaji dan upah. Perangkapan tugas oleh fungsi personalia dan fungsi kasir ini akan menyebabkan kesimpangsiuran informasi serta akan menimbulkan kerugian dan manipulasi data.
commit to user
b. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada PT.Kusumahadi Santosa berupa kartu jam hadir, surat pemberitahuan terlambat, surat perintah lembur, surat ijin meninggalkan tempat kerja, daftar gaji dan upah, dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, strok gaji dan upah, amplop gaji dan upah, serta bukti kas keluar. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan ini akan dimintakan otorisasi ke bagian yang berwenang, sehingga data-data yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan serta terjamin keakuratannya. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam perusahaan ini telah bernomor urut tercetak, sehingga nantinya memudahkan penelusuran dan pertanggungjawaban. Pada dasarnya dokumen yang digunakan dalam perusahaan ini sudah cukup lengkap, hanya saja belum terdapat kartu jam kerja dan surat pernyataan gaji dan upah. c. Evaluasi Terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan PT.Kusumahadi Santosa dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan hanya jurnal umum dan buku besar. Sedangkan catatan akuntansi pada sistem penggajian dan pengupahan yang seharusnya juga ada adalah kartu penghasilan karyawan, kartu biaya, dan kartu harga pokok produk. Perusahaan ini tidak menyelenggarakan kartu penghasilan karyawan dalam kegiatan operasionalnya, hal ini tidak menjadi masalah karena dari jurnal tersebut akan dibuat dalam daftar gaji dan upah. Biasanya yang termuat
commit to user
dalam daftar gaji dan upah sudah termuat dalam kartu penghasilan karyawan.
d. Evaluasi Terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Prosedur yang sesungguhnya ada dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, prosedur pencatatan waktu kerja, prosedur distribusi biaya gaji dan upah, dan prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur yang diterapkan pada PT.Kusumahadi Santosa hanya prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, dan prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian pencatat waktu sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah karyawan. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah dilakukan oleh bagian personalia, dalam prosedur ini dibuat daftar gaji dan upah yang nantinya diserahkan ke Direktur Umum dan Keuangan untuk dilakukan pengecekan. Untuk prosedur pembayaran gaji dan upah juga dilakukan oleh bagian personalia, sebelumnya bagian keuangan akan menyiapkan cek dengan mengisi jumlah total gaji dan upah serta lembur karyawan dan menyerahkannya ke pihak yang berwenang yaitu Direktur Keuangan. Selanjutnya, kasir akan menguangkan cek tersebut ke bank dan menyerahkannya ke bagian personalia untuk dilakukan penghitungan dan pemasukan uang gaji dan upah kedalam amplop kemudian menyerahkannya ke semua karyawan. Dalam kaitannya dengan prosedur pengambilan gaji dan
commit to user
upah, karyawan harus melakukan tanda tangan sebelum gaji atau upah tersebut diambil. Namun dalam hal penghitungan gaji, bagian personalia tidak melakukan pengecekan ulang.
e. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan
1. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Sistem pengendalian intern pada PT.Kusumahadi Santosa setiap organisasi yang melaksanakan tugas dan fungsi pada sistem penggajian dan pengupahan telah melakukan praktik yang sehat dimana hal itu ditunjukkan dengan adanya pengecekan kembali terhadap kartu jam hadir karyawan yang nantinya digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah, fungsi personalia bertugas mengecek kembali perhitungan pada daftar gaji dan upah serta mengarsipnya. Tetapi, terdapat sedikit kekurangan yaitu lemahnya pengawasan terhadap pemasukkan kartu jam hadir oleh fungsi pencatat waktu hadir, hal ini dapat menimbulkan terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan.
2. Karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya
Karyawan yang ada pada PT.Kusumahadi Santosa telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. Hal tersebut menunjukkan bahwa karyawan telah bertanggung jawab atas setiap tugas yang menjadi
commit to user
kewajibannya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang jujur dan kompeten, maka unsur pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Dalam mendapatkan karyawan yang kompeten dan jujur, perusahaan ini melakukan seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan serta sesuai dengan bidang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
commit to user BAB III
TEMUAN
Berdasarkan evaluasi dan analisis mengenai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan di PT.Kusumahadi Santosa, penulis menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan pada sistem yang diterapkan oleh PT.Kusumahadi Santosa, antara lain adalah sebagai berikut:
A. KELEBIHAN
Beberapa kelebihan dari sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Surat perintah lembur telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang , yaitu oleh Direktur departemen yang bersangkutan sebagai tanda bahwa karyawan tersebut memang diperintahkan untuk melakukan lembur, sehingga perusahaan akan menjamin untuk membayar upah lembur kepada karyawan.
b. Dokumen yang digunakan oleh PT.Kusumahadi Santosa dalam sistem penggajian dan pengupahan sudah cukup memadai karena sudah bernomor urut tercetak, sehingga pengarsipan dan penelusuran menjadi lebih mudah serta penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, seluruh dokumen yang berkaitan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. c. Dalam pembuatan strok gaji dan upah yang nantinya diberikan kepada
karyawan telah memuat rincian gaji yang diterima beserta potongan-potongan yang menjadi tanggungan karyawan. Selain itu departemen dimana karyawan tersebut bekerja juga tercantum.
commit to user
d. Pembuatan daftar gaji dan upah telah menggunakan sistem komputerisasi serta adanya pengecekan ulang atas data kehadiran karyawan yang dilakukan oleh bagian personalia dan Direktur Umum dan Keuangan. Dengan begitu, proses pembuatan daftar gaji dan upah mempunyai keandalan yang tinggi.
e. Dalam sistem pengambilan gaji dan upah sudah cukup teratur. Hal ini dapat dibuktikan bahwa setiap karyawan yang akan mengambil gaji ataupun upah harus melakukan tanda tangan terlebih dahulu. Sehingga hal tersebut dapat mencegah terjadinya pengambilan berulang oleh karyawan. f. PT.Kusumahadi Santosa sudah melaksanakan sistem pengendalian intern
yang baik yaitu praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi serta karyawan yang kompeten dan mempunyai tanggung jawab.
B. KELEMAHAN
Beberapa kelemahan dari sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Pada sistem pengendalian intern, terdapat sedikit kekurangan yaitu lemahnya pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir oleh fungsi pencatat waktu hadir. Hal ini dapat menimbulkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
b. Belum adanya pemisahan fungsi secara tegas. Hal ini terbukti dari fungsi personalia yang memegang peranan sebagai pembuat daftar gaji dan upah
commit to user
serta fungsi pembayar gaji dan upah. Selain itu, fungsi kasir juga merangkap tugas yaitu sebagai fungsi yang bertugas untuk mencairkan cek ke bank, mencatat transaksi tersebut, dan bahkan menyerahkan upah ke karyawan lepas. Apabila ada perangkapan fungsi seperti ini nantinya dapat menimbulkan kecurangan dan dapat merugikan perusahaan.
c. Dalam kaitannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan, personalia tidak melakukan penghitungan ulang atas pembayaran gaji karyawan. Pengecekan ulang diperlukan agar tidak ada kesalahan penghitungan.
commit to user BAB IV PENUTUP
A. KESIMPULAN
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan salah satu sistem yang terdapat pada perusahaan. Sistem ini dirancang untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan dan terciptanya pengendalian intern yang baik. Selain itu, sistem penggajian dan pengupahan juga dirancang untuk menjamin dibayarkannya gaji dan upah karyawan.
Fungsi yang terkait pada PT.Kusumahadi Santosa yaitu fungsi kepegawaian yang dipegang oleh bagian personalia, fungsi pencatatan waktu hadir karyawan dipegang oleh bagian pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah ditangani oleh bagian personalia, fungsi kasir, dan fungsi pembayar gaji dan upah diotorisasi oleh bagian personalia dan kasir.
Pencatatan terhadap transaksi sudah cukup baik karena perusahaan telah menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat setiap transaksi dalam sistem penggajian dan pengupahan. Dokumen-dokumen tersebut telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang serta sudah bernomor urut tercetak, sehingga memudahkan pengarsipan dan penelusuran pertanggungjawaban jika terjadi penyelewengan.
Catatan akuntansi yang digunakan pada PT.Kusumahadi Santosa ini sudah cukup memadai yaitu menggunakan jurnal umum dan buku
commit to user
besar. Catatan-catatan tersebut dapat memberikan informasi mengenai transaksi dan kejadian yang terjadi pada perusahaan sehingga data yang dihasilkan dapat dipercaya.
Sistem penggajian dan pengupahan yang dilakukan pada perusahaan ini melalui beberapa prosedur sebelum gaji maupun upah dapat diterima oleh karyawan. Prosedur tersebut yaitu prosedur pencatatan waktu hadir yang dilakukan oleh bagian pencatat waktu, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah oleh bagian personalia , dan prosedur pembayaran gaji dan upah oleh bagian personalia, kasir, dan keuangan. Secara umum penulis berkesimpulan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sudah cukup baik, hanya saja terdapat sistem pengendalian intern yang belum diterapkan oleh perusahaan, yaitu belum dipisahkannya bagian pembuat daftar gaji dan upah serta bagian pembayaran gaji dan upah. Selain itu, fungsi yang terkait seperti kasir dan personalia masih merangkap tugas dan wewenang sehingga potensi kecurangan dan penyelewengan pada sistem penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa bisa jauh lebih besar.
B. REKOMENDASI
Berdasarkan kelemahan yang penulis temukan dalam pembahasan sebelumnya, maka penulis mencoba memberikan saran bagi perusahaan yang mungkin dengan saran ini dapat digunakan sebagai bahan
commit to user
pertimbangan perusahaan agar sistem penggajian dan pengupahan karyawan pada perusahaan tersebut menjadi lebih baik.
Berikut saran yang penulis berikan bagi sistem penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa:
1. Sebaiknya PT.Kusumahadi Santosa mengoptimalkan penggunaan mesin pencatat waktu hadir karyawan dan melakukan pengawasan yang ketat terhadap pemasukan kartu hadir karyawan, sehingga pencatatan waktu hadir dapat dijamin keandalannya. Mungkin pencatatan waktu hadir karyawan akan lebih baik jika menggunakan cap jari karyawan, sehingga karyawan tidak bisa memanipulasi.
2. Sebaiknya pembagian tugas dan wewenang dilaksanakan dengan jelas dan tegas jangan sampai terdapat perangkapan fungsi jabatan karena dapat memberikan potensi kecurangan yang nantinya dapat merugikan perusahaan. Selain itu dalam pencatatan kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah sebaiknya perusahaan melibatkan fungsi akuntansi. Fungsi akuntansilah yang seharusnya melakukan atas transaksi tersebut dan bukan oleh fungsi kasir.
3. Sebaiknya dilakukan pengecekan ulang mengenai pembayaran gaji dan upah karyawan. Hal ini sangat diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan.
