ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan Pada PT.Kusumahadi Santosa
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa terbagi menjadi dua tahap, tahap pertama adalah pembayaran gaji bagi pegawai tetap dan pegawai kontrak yang dilakukan setiap satu bulan sekali. Sedangkan untuk tahap kedua adalah pembayaran upah kepada karyawan lepas/harian, pembayarannya dilakukan setiap dua minggu sekali.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan pada PT.Kusumahadi Santosa meliputi:
a. Fungsi yang terkait 1) Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertugas untuk menyeleksi calon karyawan, membuat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan, dan membuat rekap gaji dan upah, strok gaji dan upah, amplop gaji dan upah, mengotorisasi rekap gaji dan upah, serta daftar gaji dan upah.
commit to user 2) Fungsi pencatatan waktu hadir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pencatatan waktu hadir bagi semua karyawan dan juga bertanggung jawab atas kesalahan yang mungkin dilakukan oleh karyawan.
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertugas untuk menghitung penghasilan masing-masing karyawan dalam satu periode pembayaran gaji dan upah. Selanjutnya daftar gaji dan upah diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan persetujuan dan otorisasinya.
4) Fungsi Kasir
Fungsi kasir ini bertugas mengisi dan mencairkan cek ke bank guna pembayaran gaji dan upah. Setelah cek diotorisasi oleh Direktur Keuangan dan melakukan pencatatan ke jurnal umum. 5) Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertugas dalam pembuatan bukti kas keluar, menyiapkan cek, dan memintakan tanda tangan kepada Direktur Keuangan.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam penyelenggaraan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
commit to user 1) Kartu Jam Hadir
Dokumen ini dibuat oleh bagian pencatat waktu yang digunakan untuk mencatat waktu hadir dan pulang karyawan baik jam kerja maupun jam lemburnya. Kartu jam hadir di perusahaan ini telah dikelola dengan cukup baik karena adanya mesin yang membantu pencatatan hadir karyawan. Dengan menggunakan mesin pencatat waktu ini, maka kecurangan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan dan dihindari. Kartu jam hadir ini berisi tanggal dan jam hadir karyawan, sehingga dapat memberikan bukti bahwa karyawan tersebut benar-benar hadir di perusahaan. 2) Surat Pemberitahuan Terlambat
Dokumen ini digunakan oleh satpam untuk mencatat karyawan yang terlambat dating, kemudian diserahkan ke departemen HRD. 3) Surat Perintah Lembur
Dokumen ini terdapat pada seluruh departemen yang nantinya digunakan untuk melaksanakan perintah lembur. Surat perintah lembur ini di otorisasi oleh Direktur yang membawahi departemen tersebut.
4) Surat Ijin Meninggalkan Tempat Kerja
Dokumen ini terdapat pada seluruh departemen yang di otorisasi oleh kepala seksi. Dokumen ini digunakan untuk mencatat setiap karyawan yang ingin meninggalkan tempat kerja karena ada keperluan tertentu.
commit to user 5) Daftar gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian atau personalia yang berisi gaji bruto setiap karyawan dan dikurangi potongan-potongan yang berupa Pph pasal 21 untuk gaji yang melebihi 1 juta, serikat buruh, iuran koperasi, asuransi ketenagakerjaan dan utang karyawan.
6) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian. Dengan adanya dokumen pendukung perubahan gaji dan upah pada PT.Kusumahadi Santosa dapat menjamin keandalan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan serta untuk menciptakan sistem pengendalian yang baik.
7) Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia yang berisi ringkasan gaji karyawan per departemen yang dibuat berdasarkan daftar hadir, kartu jam hadir, dan kartu jam kerja. Sehingga tidak terjadi kesalahan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan dan keandalannya dapat terjamin.
8) Strok gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia. Dokumen ini dibuat bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potongan-potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan.
commit to user 9) Amplop gaji
Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia sebagai tempat uang gaji yang akan diterima oleh para karyawan. Halaman muka amplop berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identitas karyawan, serta nama departemen karyawan tersebut bekerja.
10) Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan bukti perintah pengeluaran uang untuk pembayaran gaji dan upah yang dibuat oleh fungsi keuangan kemudian diserahkan kepada Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasinya.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
1) Jurnal umum
Pencatatan gaji dan upah kedalam jurnal umum dilakukan oleh bagian kasir bukan bagian akuntansi. Bagian akuntansi hanya mencatat semua kejadian dan transaksi diluar pencatatan gaji dan upah karyawan. Adanya jurnal umum pada PT.Kusumahadi Santosa berarti memberikan jaminan ketelitian dari pencatatan
commit to user
transaksi penggajian dan pengupahan bahwa transaksi tersebut benar-benar telah terjadi.
2) Buku besar
Catatan akuntansi ini digunakan untuk memposting besarnya gaji dan upah yang telah dibayarkan dari jurnal umum.
3) Kartu penghasilan karyawan
Pada PT.Kusumahadi Santosa tidak diselenggarakan kartu penghasilan karyawan, melainkan langsung ke daftar gaji dan upah. Sebagai tanda terima gaji, setiap karyawan diwajibkan menandatangani daftar pengambilan gaji karyawan, sehingga rahasia penghasilan karyawan dapat terjaga serta dapat menghindari pengambilan gaji berulang oleh karyawan.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian pencatat waktu yang nantinya bertanggung jawab kepada manajer umum dan personalia. Pencatatan waktu hadir ini menggunakan kartu jam hadir dan mesin pencatat waktu.
commit to user
2) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, strok gaji dan upah, rekap gaji dan upah, serta amplop gaji dan upah dibuat oleh bagian personalia. Data yang digunakan sebagai acuan adalah daftar hadir dan kartu jam hadir karyawan yang telah diotorisasi oleh bagian personalia.
3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur ini bertujuan untuk membuat bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah. Pada PT.Kusumahadi Santosa yang bertugas melakukan kegiatan ini adalah bagian keuangan. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar adalah daftar gaji dan upah serta rekap gaji dan upah yang telah dibuat oleh bagian personalia.
4) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi personalia, kasir, dan keuangan. Fungsi keuangan menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Kasir kemudian mengirimkan cek tersebut ke bank untuk dicairkan, nantinya bank akan memberikan uang tunai ke perusahaan. Kemudian diserahkan ke bagian personalia untuk dilakukan penghitungan. Setelah itu, fungsi personalia memasukkan uang gaji kedalam amplop gaji dan membagikan kepada seluruh karyawan.
commit to user
e. Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan
Pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang akan membantu perusahaan dalam mengarahkan manajemen agar nantinya dapat dilaksanakan dengan baik. Kebijakan dan prosedur pengendalian intern yang diterapkan oleh PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan. Pada PT.Kusumahadi Santosa fungsi pembuatan daftar gaji dan upah adalah bagian personalia. Fungsi keuangan mempunyai tanggung jawab atas uang yang akan digunakan dalam pembayaran gaji dan upah.
b. Sistem Otorisasi
1. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, tambahan keluarga ataupun perubahan tarif gaji dan upah di PT.Kusumahadi Santosa harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Umum dan Keuangan.
2. Setiap ada potongan-potongan gaji yang dikenakan di PT.Kusumahadi Santosa harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi personalia.
3. Kartu jam hadir di perusahaan ini harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal tersebut sudah memberikan bukti bahwa
commit to user
otorisasi sudah dijalankan dengan baik karena sistem otorisasi dilaksanakan oleh fungsi yang memang harus menanganinya. Namun pengawasan pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu ini dirasa lemah, karena tidak terlalu ketat.
4. Daftar gaji pada PT.Kusumahadi Santosa diotorisasi oleh kepala bagian personalia. Oleh karena itu, keandalan dan ketelitian data yang dihasilkan cukup terjamin.
5. Surat perintah lembur diotorisasi dan ditangani oleh kepala departemen yang bersangkutan dimana karyawan tersebut bekerja. Dengan diotorisasinya surat perintah lembur ini, maka perusahaan menjamin dibayarkannya upah lembur bagi karyawan.
6. Formulir yang digunakan oleh PT.Kusumahadi Santosa telah bernomor urut tercetak, sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan.
7. Bukti kas keluar dalam pembayaran gaji dan upah yang dibuat oleh bagian keuangan diotorisasi oleh Direktur Umum dan Keuangan. Sistem pengendalian intern PT.Kusumahadi kuat karena pengolahan dan pertanggungjawaban data dapat ditelusur.
commit to user c. Prosedur Pencatatan
Perubahan daftar gaji dan upah karyawan direkonsiliasi dengan surat keputusan tentang karyawan. Hal ini dilakukan untuk mengecek ketelitian data sehingga keandalannya dapat dipertanggungjawabkan.
d. Praktik Yang Sehat
1. Pembuatan daftar gaji dan upah yang terdapat pada PT.Kusumahadi Santosa diverifikasi ketelitian dan kebenaran perhitungannya oleh fungsi personalia dan Direktur Keuangan. Pengecekan dilakukan untuk menghindari adanya kekeliruan sebelum dilakukan pembayaran kepada karyawan.
2. Data jam hadir di PT.Kusumahadi Santosa yang dicatat dalam kartu jam hadir diawasi dalam hal pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu. Pengawasan ini ditangani oleh bagian pencatat waktu hadir karyawan. Hal ini dilakukan untuk menghindari penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.
e. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Dalam mendapatkan karyawan yang cakap, terampil, jujur, dan kompeten, maka pada PT.Kusumahadi Santosa mengadakan penyeleksian calon karyawan berdasarkan syarat-syarat yang telah ditentukan perusahaan serta bidang pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
commit to user f. Bagan Alir Data
Untuk lebih jelas dalam menggambarkan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa ini dapat digunakan bagan alir (flowchart) berikut ini:
1. Bagan alir sistem akuntansi penggajian pada PT.Kusumahadi Santosa
Karyawan Bagian Pencatat Waktu
Gambar 2.1 Sistem akuntansi penggajian
Mulai Memasukkan KJH ke mesin pencatat waktu Mengisi daftar hadir karyawan DH KJH 1 1 DH KJH Melakukan pencocokan pada
saat datang & pulang
DH KJH
commit to user
Bagian Umum dan Personalia
……diperiksa setiap hari
Gambar 2.2 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)
DH KJH Melakukan pengecekan ulang Membuat RG, SG, DG dan AG AG SG 3 2 RG 1 2 3 N DG 1 7 3 2 BKK 1 RG 1 DG 1 T Melakukan penghitungan Memasukkan uang dan SG keamplop gaji Melakukan otorisasi 8 Menyerahkan gaji kepadakaryawan Selesai Rp 2
commit to user
Direktur Umum dan Keuangan
Gambar 2.3 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)
Melakukan Pengecekan Menyetujui Menandatangi DG dan RG 2 RG 1 2 N 3 2 BKK 1 RG 1 DG 1 Menandatangani cek DG 1 2 RG 1 2 DG 1 Cek 3 4 5 6
commit to user Bagian Keuangan
Gambar 2.4 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)
RG 1 1 DG 1 Membuat BKK dan menyiapkan cek 3 2 BKK 1 1 RG 1 DG 1 Cek 4 5
commit to user Bagian Kasir
Gambar 2.5 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan)
3 2 BKK 1 1 RG 1 1 DG 1 Mencairkan cek dalam bentuk uang 3 2 BKK 1 1 RG 1 1 DG 1 3 2 BKK 1 RG 1
Mencatat jurnal umum dan memposting ke buku besar Jurnal umum Buku besar RDG N 7 8 Rp Cek 6
commit to user
Penjelasan prosedur dari bagan alir sistem akuntansi penggajian pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Karyawan
Pada saat datang, karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu. Setelah itu, karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir.
b. Bagian Pencatat Waktu
Setelah karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu dan mengisi daftar hadir karyawan, maka pencocokan data dilakukan pada saat karyawan datang dan pulang.
Hal ini dilakukan agar ketelitian dan keandalan data dapat dijamin. Kemudian bagian pencatat waktu menyerahkan kartu jam hadir beserta daftar hadir karyawan ke bagian personalia.
c. Bagian Umum dan Personalia
Menerima daftar hadir dan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu untuk dilakukan pengecekan ulang atas data yang diberikan dan membuat daftar gaji rangkap 2 berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir serta membuat rekap gaji rangkap 3, strok gaji, dan amplop gaji. Kemudian rekap gaji lembar ke 3, strok gaji dan amplop gaji di arsip. Rekap gaji lembar ke 1 dan 2 beserta rekap daftar gaji lembar ke 1 dan
commit to user
2 dikirimkan kepada Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasinya.
d. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima rekap gaji lembar ke 1 dan 2 serta rekap daftar gaji lembar ke 1 dan 2 dari bagian personalia. Kemudian melakukan pengecekan, menyetujui, dan menandatangani dokumen-dokumen tersebut. Daftar gaji lembar ke 1 serta rekap gaji lembar ke 1 yang telah diotorisasi diserahkan ke bagian keuangan sedangkan untuk daftar gaji dan rekap gaji lembar ke 2 di arsip.
e. Bagian Keuangan
Menerima daftar gaji dan rekap gaji lembar ke 1 dari Direktur Keuangan. Kemudian membuat bukti kas keluar rangkap 3 dan menyiapkan cek berdasarkan daftar gaji dan rekap gaji. Dokumen-dokumen tersebut kemudian diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasi.
f. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji dan cek dari bagian keuangan. Direktur Umum dan Keuangan ini memberikan otorisasi dengan menandatangani cek. Kemudian mengirimkan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi ke bagian kasir.
commit to user g. Bagian Kasir
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan cek dari Direktur Umum dan Keuangan. Dari dokumen-dokumen tersebut cek dicairkan ke bank. Kemudian kasir ini menyerahkan bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan uang tunai sesuai dengan bukti kas keluar kepada bagian personalia.
h. Bagian Umum dan Personalia
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan uang tunai yang sesuai dengan bukti kas keluar dari bagian kasir. Bukti kas keluar dan rekap gaji diotorisasi dan menyerahkan rekap gaji beserta bukti kas keluar yang telah diotorisasi ke bagian kasir. Kemudian bagian personalia ini melakukan penghitungan uang dan mengarsip daftar gaji. Selanjutnya uang gaji dan strok gaji dimasukkan kedalam amplop gaji sesuai dengan daftar gaji yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan. Amplop gaji kemudian diserahkan kepada semua karyawan sesuai dengan departemen masing-masing.
i. Bagian Kasir
Menerima bukti kas keluar rangkap 3 dan rekap gaji yang telah diotorisasi dari bagian personalia. Kemudian mencatat biaya gaji kedalam jurnal umum dan mempostingnya ke buku besar.
commit to user
2. Bagan alir sistem akuntansi pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa
Karyawan Bagian Pencatat Waktu
Gambar 2.6 Sistem akuntansi pengupahan
Mulai Memasukkan KJH ke mesin pencatat waktu Mengisi daftar hadir karyawan DH KJH 1 1 DH KJH Melakukan pencocokan pada
saat datang & pulang
DH KJH
commit to user
Bagian Umum dan Personalia
Gambar 2.7 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan)
DH KJH
Melakukan pengecekan ulang
Membuat RU, SU, DU dan AU AU SU 3 2 RU 1 2 3 N DU 1 2
commit to user
Direktur Umum dan Keuangan
Gambar 2.8 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan)
Melakukan Pengecekan Menyetujui Menandatangi DU dan RU 2 RU 1 2 N 3 2 BKK 1 RU 1 DU 1 Menandatangani cek DU 1 2 RU 1 2 DU 1 AU SU AU SU AU SU Cek 3 4 5 6
commit to user Bagian Keuangan
Gambar 2.9 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan)
RU 1 1 DU 1 Membuat BKK dan menyiapkan cek 3 2 BKK 1 1 RU 1 DU 1 AU SU AU SU Cek 4 5
commit to user Bagian Kasir
Gambar 2.10 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan)
3 2 BKK 1 1 RU 1 1 DU 1 Mencairkan cek dalam bentuk uang ke bank
Mencatat jurnal umum dan memposting ke buku besar Jurnal umum Buku besar RDU N Melakukan penghitungan Memasukkan uang dan SU ke amplop upah Menyerahkan upah kepadakaryawan Selesai T Melakukan otorisasi AU SU Cek 6
commit to user
Penjelasan prosedur bagan alir sistem akuntansi pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Karyawan
Pada saat datang, karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu. Setelah itu, karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir.
b. Bagian Pencatat Waktu
Setelah karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu dan mengisi daftar hadir karyawan, maka pencocokan data dilakukan pada saat karyawan datang dan pulang. Hal ini dilakukan agar ketelitian dan keandalan data dapat dijamin. Kemudian bagian pencatat waktu menyerahkan kartu jam hadir beserta daftar hadir karyawan ke bagian personalia.
c. Bagian Umum dan Personalia
Menerima daftar hadir dan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu untuk dilakukan pengecekan ulang atas data yang diberikan dan membuat daftar upah rangkap 2 berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir serta membuat rekap upah rangkap 3, strok upah, dan amplop upah. Kemudian rekap upah lembar ke 3 di arsip. Rekap upah lembar ke 1 dan 2 beserta rekap daftar upah lembar ke 1 dan 2, amplop upah
commit to user
dan strok upah dikirimkan kepada Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasinya.
d. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima rekap upah lembar ke 1 dan 2 serta rekap daftar upah lembar ke 1 dan 2, amplop upah, dan strok upah dari bagian personalia. Kemudian melakukan pengecekan, menyetujui, dan menandatangani dokumen-dokumen tersebut. Daftar upah lembar ke 1, rekap upah lembar ke 1, amplop upah, dan strok upah yang telah diotorisasi diserahkan ke bagian keuangan sedangkan untuk daftar upah dan rekap upah lembar ke 2 di arsip.
e. Bagian Keuangan
Menerima daftar upah dan rekap upah lembar ke 1, amplop upah, dan strok upah dari Direktur Keuangan. Kemudian membuat bukti kas keluar rangkap 3 dan menyiapkan cek berdasarkan daftar gaji dan rekap gaji. Dokumen-dokumen tersebut kemudian diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasi.
f. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar upah, rekap upah, amplop upah, strok upah, dan cek dari bagian keuangan. Direktur Umum dan Keuangan ini memberikan otorisasi dengan menandatangani cek.
commit to user
Kemudian mengirimkan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi ke bagian kasir.
g. Bagian Kasir
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar upah, rekap upah, amplop upah, strok upah, dan cek dari Direktur Umum dan Keuangan. Dari dokumen-dokumen tersebut cek dicairkan ke bank. Kemudian kasir ini melakukan penghitungan atas uang tunai yang diterima dari bank. Selanjutnya uang upah beserta strok upah dimasukkan kedalam amplop upah berdasarkan daftar upah. Amplop upah kemudian diserahkan kepada semua karyawan sesuai dengan departemen masing-masing. Selain itu, bagian kasir melakukan otorisasi atas bukti kas keluar dan rekap upah dengan mencatatnya kedalam jurnal umum dan mempostingnya ke buku besar. Selanjutnya bagian ini membuat rekap daftar upah kemudian mengarsipnya. Begitupula dengan daftar upah juga akan di arsip berdasarkan tanggalnya.
C. Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan
