BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
C. EVALUASI SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN
C. Evaluasi sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi pada RSUD Dr.
Moewardi Surakarta
Berikut adalah evaluasi sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi pada RSUD Dr. Moewardi Surakarta:
1. Fungsi yang terkait
Pada sistem pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta pemisahan fungsi telah ada dan dijalankan. Sudah diterapkan pemisahan fungsi yang tegas yaitu fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan.
Fungsi operasi dijalankan oleh pelaksana kegiatan atau bagian instalasi gizi serta beberapa panitia dan pejabat seperti panitia pengadaan barang, pejabat teknis, pejabat keuangan. Fungsi dari panitia serta pejabat-pejabat tersebut lebih banyak dalam hal mengotorisasi dan melakukan pengecekkan pada dokumen serta surat-surat pengadaan barang. Selain panitia serta pejabat-pejabat tersebut fungsi operasi juga dijalankan oleh bidang anggaran dan perbendaharaan serta bidang pendapatan.
Fungsi penyimpanan dijalankan oleh panitia penerima dan pemeriksa barang tetapi yang lebih mengetahui penyimpanan adalah gudang gizi yang bertanggung jawab menyimpan barang dalam gudang.
commit to user
Fungsi pencatatan dijalankan oleh bidang akuntansi dan verifikasi. Bidang akuntansi melakukan pencatatan yang sebelumnya dokumen serta surat-surat pengadaan di verifikasi.
2. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam pembelian persediaan pada umumnya sudah baik, contohnya dalam rencana pengadaan barang sudah dibuat design yang telah disetujui dan diotorisasi oleh panitia serta pejabat yang berwenang mengotorisasi.
Dalam pelaksanaan pengadaan barangpun dokumen sudah dibuat dengan lengkap, hanya ada beberapa dokumen yang terlalu lama dalam proses otorisasinya atau proses persetujuannya. Prosedurnyapun harus berputar-putar dari satu bidang ke bidang lain contohnya surat perjanjian kerja. Sehingga jika dinilai dari sudut pandang prosedur mungkin baik. Tetapi dari segi efisien waktu hal tersebut tidak terlalu baik.
Pada dokumen penerimaan dan pemeriksaan sudah baik, di lihat dari proses pembuatan dokumen serta otorisasinya. Tetapi pada prosedur penyimpanan yaitu oleh bagian gudang gizi dokumen yang digunakan masih kurang. Pada gudang gizi tidak diadakan kartu gudang. Hal tersebut menyebabkan kurang adanya kontrol terhadap masing-masing jenis barang.
Dokumen pada proses pencatatan masih kurang yaitu pada saat pembayaran ke penyedia barang, bidang akuntansi hanya sekedar mengotorisasi serta melaksanakan pengecekkan, tanpa diberi bukti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66pembayaran untuk diarsipkan sebagai dokumen akuntansi. Dokumen di bidang akuntansi sangat bermanfaat pada saat pemeriksaan dari auditor pemerintah maupun dari Kantor Akuntan Publik sebagai bukti yang sah atas pengadaan barang pemerintah.
3. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada pencatatan yang di pegang oleh bidang akuntansi dan verifikasi hanya buku besar persediaan karena untuk prosedur yang lainnya sudah dijalankan secara komputerisasi dengan menggunakan software Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit (SIAKIT).
Dengan software Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit
(SIAKIT) proses penjurnalan serta posting sudah dikerjakan komputer dan hasil inputannya berupa buku besar persediaan yang nantinya akan di proses lagi untuk dibuat laporan keuangan. Walaupun telah menggunakan software Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit (SIAKIT) masih banyak aktivitas pencatatan yang dilakukan secara manual sehingga otorisasi dokumen tidak jelas siapa yang berhak mengotorisasi, contohnya faktur dari gudang pengklasifikasiannya masih manual. Kadang-kadang angka dalam faktur tidak jelas sehingga oleh bagian gudang kadang diperbaiki sendiri. Pengoperasian software Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit (SIAKIT) kadang-kadang juga masih banyak kesalahan, utamanya dalam memasukkan angka dari faktur.
commit to user
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Seluruh prosedur yang dijalankan dalam sistem pembelian persediaan telah berjalan dengan baik yaitu mulai dari prosedur permintaan pengadaan barang sampai prosedur pencatatan dokumen pengadaan barang.
Prosedur permintaan pengadaan barang Daftar Rencana Kerja (DRK) disusun oleh pejabat pelaksana yaitu instalasi gizi. Dalam proses permintaannya memang harus melalui prosedur yang sangat panjang karena merupakan pengadaan barang pemerintah, tetapi dalam penyusunan daftar barang yang diperlukan tidak melibatkan bagian gudang gizi, sehingga kadang barang yang diperlukan tidak terbeli karena hanya menyusun daftar keperluan barang sesuai periode sebelumnya tanpa adanya perubahan yang jelas.
5. Unsur Pengendalian intern
Seperti telah diungkapkan diatas bahwa evaluasi sistem tidak terlepas dari pengendalian intern. Pada sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi telah memenuhi beberapa unsur pengendalian intern yaitu:
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas
Pada RSUD Dr. Moewardi Surakarta telah dibuat struktur organisasi sesuai fungsi dan tanggung jawab masing-masing bidang. Oleh karena itu pejabat, panitia serta bidang-bidang yang mengurus
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68masalah pengadaan barang sudah terorganisir dengan baik dengan pemisahan fungsi secara jelas.
b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Dalam sistem pembelian persediaan gizi ini dapat terlaksana dengan baik jika pejabat yang berwenang memberikan otorisasi bertindak sesuai dengan porsinya, yaitu hanya memberikan otorisasi sesuai dengan bagiannya. Di RSUD Dr. Moewardi ini sudah terdapat pembagian wewenang dalam otorisasi secara baik sehingga untuk proses pengadaan persediaan dapat berjalan lancar.
c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Praktik yang sehat dalam suatu sistem yaitu menggunakan formulir dengan nomor tercetak. RSUD Dr. Moewardi Surakarta dalam setiap transaksinya selalu menggunakan formulir dengan nomor urut tercetak. Sehingga mudah dalam pengawasannya.
Perputaran posisi ataupun pemeriksaan mendadak juga telah dilaksanakan dalam setiap transaksi yang terjadi sehingga bagi pihak-pihak yang akan berbuat curang dapat dihilangkan. Tetapi dengan adanya perputaran posisi ini juga mengakibatkan pegawai yang tidak kompeten dibidangnya harus mempelajari lagi bagaimana
commit to user
menyelesaaikan pekerjaan yang bukan bidangnya dengan baik. Sehingga kadang akan membuang-buang waktu serta biaya untuk melaksanakan pelatihan bagi pegawai tersebut.
Setiap tahun sekali setiap pegawai mendapat cuti tahunan yang wajib diambil sebagai upaya menghilangkan praktek yang tidak sehat diantara pegawai.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Memperoleh karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya pada RSUD Dr. Moewardi Surakarta bukan suatu hal yang sulit. Karena rumah sakit adalah milik pemerintah sehingga pegawainya dipilih melalui seleksi yang diadakan oleh pemerintah, sehingga untuk mendapat pegawaipun telah diatur oleh pemerintah.
Pegawai yang dipilih melalui seleksi yang diadakan pemerintah kadang juga mendapat pegawai yang tidak terlalu kompeten dibidangnya, sehingga rumah sakit juga harus mengadakan pelatihan-pelatihan atau mengikutkan pelatihan-pelatihan-pelatihan-pelatihan kepada pegawai tersebut untuk meningkatkan kompetensi mereka. Begitu juga di RSUD Dr. Moewardi Surakarta telah melaksanakan dengan baik program pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kompetensi pegawai.