Proses evaluasi program (evaluating program) dilakukan untuk menilai apakah tahap tindakan dan komunikasi yang telah dilakukan berdasarkan perencanaan sebelumnya sesuai standar atau tidak. Public relations di Jakarta mengakui evaluasi yang dilakukan guna meninjau apakah dana yang dianggarkan sudah memadai :
“Evaluasi kita lakukan guna mengetahui apakah dana sudah memadai atau belum, namun sejauh ini, jika bicara budget maka tidak ada budget yang ideal, tetapi bagaimana kita memaksimalkan kegiatan dengan budget yang sudah disetujui itu yang paling penting. Sehingga peran PR disini mengoptimalkan
budget yang disediakan dengan bermacam aktifitas dan cara, supaya hasil yang
kita dapatkan maksimal.”74
Evaluasi juga sebagai tahap akhir dari pengelolaan public relations terhadap anggaran, menghasilkan kesimpulan bahwa anggaran yang sudah ditetapkan adalah efisien bagi kegiatan press gathering tersebut :
“Pastinya,evaluasi ini menghasilkan kesimpulan bahwa dana yang dianggarkan sangat cukup efisien. Karena kita melihat bahwa dalam membuat suatu budget atau anggaran, contohnya untuk press gathering buka bersama, kita tahu mereka akan melakukan dimana”75
Sejauh evaluasi yang dilakukan oleh public relations , pihak cabang cukup menerima dan menggunakan dengan baik anggaran yang telah ditetapkan oleh pihak public relations :
“Tapi sejauh ini evaluasi yang kita lakukan, cabang itu cukup menerima budget yang kita berikan bahkan cukup untuk melakukan aktifitas press gathering”76
Seluruh kegiatan press gathering baik yang dilakukan di Jakarta maupun di 10 cabang (luar kota) lainnya, melalui beberapa periode tahap mulai dari perencanaan hingga proses evaluasi dalam beberapa minggu, jadi tidak serta merta langsung begitu saja kegiatan ini dilaksanakan :
“Planning dilakukan dua minggu sebelum kegiatan sudah kita kasih tahu ke seluruh cabang. Actuating atau aktualisasinya itu tergantung dari cabang, kadang kita sudah kasih waktu jadwal dari tanggal sekian dan sekian kepada pihak cabang, namun ada cabang-cabang tertentu yang meminta kemunduran tanggal kegiatan dengan berbagai alasan yang jelas, misalnya karena media yang diundang kurang atau media menghadapi deadline, hal itu boleh-boleh saja asal jangan mundur dari waktu dua minggu. Evaluasi sendiri dilakukan H+3 acara kita sudah melakukan laporan, baik laporan yang dibuat dari pihak cabang maupun yang dibuat PR di Jakarta”77
75
Hasil wawancara Ibu Dwi Iksanti Rulia, Staff of Public Relations PT CNI, 26 Januari 2015
76
Hasil wawancara Bapak Adi Sulaiman, Head of Public Relations PT CNI, 26 Januari 2015
Di sisi lain, pihak cabang juga perlu melakukan evaluasi terhadap anggaran, untuk kemudian hasil dari evaluasi tersebut dilaporkan kepada public
relations di Jakarta, agar jelas dan transparan dalam masalah penganggaran :
“Ya, pihak cabang juga melakukan evaluasi. Dan evaluasi tersebut dilaporkan kepada kami pihak public relations di Jakarta, agar kami tahu beberapa kendala ataupun hal apa saja yang mempengaruhi lebih atau kurangnya dana yang kami tetapkan kepada pihak cabang”78
Hasil pengumpulan data berdasarkan data wawancara secara keseluruhan telah peneliti kemukakan di atas. Peneliti dapat menyimpulkan bahwa pengelolaan anggaran yang dilakukan oleh public relations PT CNI di Jakarta dalam kegiatan
press gathering berlangsung dengan lancar dan mampu mengatasi kendala
anggaran itu sendiri, hal ini dikarenakan adanya jalur komunikasi transparan dan kerjasama yang baik antara public relations dengan pihak cabang.
Sedangkan, tingkat keefektifan anggaran yang dikeluarkan sangatlah tinggi. Karena melalui program press gathering ini sendiri, public relations mampu mendapatkan banyak publikasi positif yang diharapkan perusahaan mengenai perkembangan perusahaan yang telah terjadi, mulai dari pergantian kepala cabang, perpindahan lokasi kantor cabang, publikasi mengenai program Champion Trip 2015, sampai pada publikasi tentang produk seasonal yang dikeluarkan PT CNI saat moment bulan Ramadhan tersebut.
Secara garis besar, peneliti mencoba untuk meringkas dari hasil wawancara yang menjelaskan tentang pengelolaan budgeting public relations
pada kegiatan press gathering ‘PT CNI Buka Puasa Bersama Media’, sebagai berikut :
No. Proses Pengelolaan Anggaran
Detail Pengelolaan Anggaran
1. Define Problem • Public relations PT CNI menentukan S.W.O.T
• Anggaran ditentukan mengikuti
S.W.O.T yang ditetapkan
• Maping kekuatan dan kelemahan terhadap hubungan cabang dengan media
• Penganggaran dilakukan dengan factor control berupa keseluruhan tugas atau tujuan yang ditentukan untuk organisasi
2. Planning and Program • Dilakukan pada H-14 • Menentukan tujuan kegiatan
• Menentukan tujuan pengelolaan
anggaran
• Pengajuan proposal kegiatan dan estimsi anggaran
dibutuhkan untuk press gathering • Memberlakukan disiplin anggaran • Menginstruksikan pengoptimalisasian
anggaran kepada masing-masing cabang
• Melakukan persetujuan terhadap
permohonan anggaran 3. Actuating and
Communications
• Terdapat perbedaan waktu antara
planning dengan eksekusi kegiatan
• Kemunduran waktu kegiatan dapat dilaksanakan, dengan syarat kurang dari 2 minggu.
• Pembebanan tanggung jawab kepada PIC atau public relations jika terjadi
over budget
• Pengelolaan pos anggaran yang sama antara Jakarta dengan cabang lain, perbedaan hanya tertera di nominal.
• Cabang melakukan konfirmasi
terhadap over budget yang terjadi • Pengoptimalisasian budget kegiatan 4. Evaluating Program • Dilakukan pada H+3 kegiatan press
gathering
• Untuk mengetahui ketepatan dan kecukupan anggaran
• Evaluasi dilakukan juga oleh seluruh cabang dan dilaporkan kepada public
relations di Jakarta
• Menghasilkan kesimpulan bahwa dana yang dikeluarkan sudah cukup efisien dan memadai
Tabel 4.3 Ringkasan Hasil Wawancara dengan Public Relations PT CNI
4.3 Pembahasan
Hasil pembahasan sesuai dengan yang peneliti dapatkan bahwa akan dijelaskan mengenai tujuan diadakannya penelitian ini. Adapun tujuan tersebut yaitu untuk mengetahui dan menggambarkan secara detail tahapan pengelolaan anggaran public relations dalam kegiatan press gathering “PT CNI Buka Bersama Media”.
Tahapan pengelolaan anggaran yang dilakukan public relations PT CNI adalah melalui empat tahapan proses manajemen public relations, hal tersebut guna mendapatkan pengelolaan manajemen public relations yang tepat, seperti diungkapkan M. Cutlip dan Allen H. Center :
Untuk dapat melakukan pengelolaan/manajemen Public Relations yang tepat maka seorang Public Relations membutuhkan penyusunan proses perencanaan pengelolaan/manajemen Public Relations yang dilakukan melalui “Empat tahapan atau empat langkah pemecahan problem. Empat langkah tersebut adalah : Mendefinisikan problem (peluang)/ define problem, Perencanaan dan pemrograman/ planning and program, Mengambil tindakan dan berkomunikasi/
actuating and communication, dan Mengevaluasi program/ evaluating program
Sedangkan hal yang berkaitan juga dengan pengelolaan anggaran public
relations PT CNI pada kegiatan press gathering juga dijelaskan oleh Rhenald
Kasali yang memiliki arti sama dengan empat tahapan yang dijelaskan M. Cutlip dan Allen H. Center sebelumnya. Sebagai berikut :
Sudah barang tentu dalam pelaksanaan pekerjaannya, seorang praktisi
Public Relations akan menggunakan konsep-konsep manajemen untuk
mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya, seperti membuat rencana, melakukan persiapan-persiapan, melakukan aksi dan komunikasi, dan ditutup dengan tindakan pengendalian yang disebut evaluasi.
Semua proses yang dilaksanakan public relations PT CNI dan sesuai dengan teori yang disebutkan oleh M. Cutlip dan Allen H. Center, maupun Rhenald Kasali tersebut dapat diinterpretasikan sebagai berikut :
Dalam melaksanakan suatu kegiatan, sangat perlu diketahui alasan mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan, sehingga akan menghasilkan perencanaan apa yang akan dirumuskan, lalu dilanjutkan dengan strategi apa pada pelaksanaan, dan diakhiri dengan kesimpulan dari adanya kegiatan berupa
evaluasi. Semua hal tersebut dapat dilatarbelakangi dengan adanya proses define
problem (mendefinisikan masalah) yang mampu menguatkan tujuan adanya
kegiatan tersebut.
Penganggaran bermanfaat untuk membantu public relations meneliti dan mempelajari masalah yang berhubungan dengan kegiatan yang akan dilakukan. Dengan kata lain, sebelum merencanakan kegiatan yang akan dilakukan, pulic
relations harus mengadakan kegiatan pengamatan terlebih dahulu terhadap
masalah apa yang sebenarnya memang dihadapi hal ini dapat disebut tahapan
define problem.
Pada saat tahapan define problem, pihak public relations merumuskan S.W.O.T (strength, weakness, opportunity, threats) yang kesemuanya setelah ditentukan, maka dapat disimpulkan berapa anggaran yang akan dikeluarkan. Karena perumusan S.W.O.T yang dilakukan public relations PT CNI merupakan usaha untuk melihat bagaimana posisi perusahaan atau apakah yang diperlukan oleh perusahaan melalui program milik public relations, untuk kemudian dapat diperkirakan seberapa besar anggaran yang diperlukannya, sebagaimana pendapat Rhenald Kasali berikut ini:
Anggaran public relations dapat dilakukan dengan melihat posisi perusahaan, praktisi PR dapat memperkirakan seberapa jauh jangkauan kampanye PR perlu dilakukan, dan tentu saja, seberapa nesar anggaran yang diperlukannya.
Dalam melakukan perumusan S.W.O.T (strength, weakness, opportunity,
threats) public relations PT CNI lebih memfokuskan diri pada maping kekuatan
memiliki kelemahan hubungan yang dimilikinya dengan pihak tim wartawan atau media, maka public relations di Jakarta dapat membantunya dengan mendatangi langsung ke lokasi press gathering cabang berada dan memberi bimbingan agar tujuan kegiatan dapat tercapai. Hal ini membuktikan bahwa public relations PT CNI sejalan dengan yang dilakukannya pada define problem telah sesuai dengan definisi public relations yang dirumuskan oleh Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom berikut ini:
Public relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan
mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.
Hal ini dapat disimpulkan demikian, karena public relations PT CNI melakukan maping guna mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antara PT CNI baik pusat maupun cabang dengan pihak media atau wartawan yang kemudian dapat mempengaruhi kesuksesan ataupun kegagalan PT CNI dalam hal publisitas. Karena, publisitas luas yang positif mengenai PT CNI merupakan dal yang dapat terwujud dengan mudah, jika PT CNI mampu membangun hubungan kerjasama yang baik dengan tim wartawan atau media.
Disisi lain, public relations PT CNI juga dalam mengelola kegiatan press
gathering sudah menjalankan definisi public relations yang dirumuskan oleh
Kutandi Suhandang, yaitu :
Secara bebas dapat diartikan bahwa Public Relations adalah proses yang berkelanjutan dari usaha manajemen untuk memperoleh jasa baik dan pengertian dari para langganannya, pegawai-pegawainya, dan publik pada umumnya, ke
dalam mengadakan analisa dan koreksi (perbaikan-perbaikan) terhadap diri sendiri, keluar mengadakan pernyataan-pernyataan yang berarti (menguntungkan). Hal tersebut memiliki alasan, karena pada kegiatan press gathering yang dilaksanakan public relations PT CNI ini merupakan usaha yang berkelanjutan, dimana kegiatan press gathering adalah kegiatan yang telah dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya dan merupakan usaha komunikasi yang terus berkelanjutan antara pihak perusahaan dengan tim wartawan atau media, dalam kegiatannya juga public relations PT CNI selalu memberikan informasi/pernyataan berarti dari perusahaan kepada pihak media, guna mendapatkan manfaat dan menguntungkan.
Pada tahap define problem juga, pulic relations PT CNI berpendapat bahwa penganggaran yang dilakukan adalah demi terwujudnya tujuan organisasi dan merupakan tugas yang telah dirumuskan terlebih dahulu. Hal ini menjadikan
factor control penganggaran yang terjadi di kegiatan tersebut, jika dikaitkan
dengan penjelasan dari Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom, maka factor control yang mempengaruhi penganggaran public relations PT CNI tersebut adalah factor control ketiga :
Dalam departemen yang mapan, anggaran biasanya berhubungan dengan satu dari empat faktor control. Yang pertama adalah total pendapatan atau dana yang tersedia untuk usaha, yang kedua adalah “keniscayaan kompetitif”, yang ketiga adalah kesulurahan tugas atau tujuan yang ditentukan untuk organisasi, dan keempat adalah profit atau surplus di atas biaya.
Teori yang dikemukakan Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom diatas adalah sesuai dengan penganggaran yang dilakukan public relations PT Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI) di Jakarta, karena penganggaran press
gathering itu sendiri adalah berdasarkan tugas dan kewajiban yang sudah
ditentukan perusahaan untuk dilakukan pada tiap tahunnya, dan memiliki tujuan tertentu yakni membina hubungan baik dengan media, juga mendapatkan ruang publisitas yang baik bagi perusahaan.
Public relations yang berada di Jakarta juga melakukan bimbingan
terhadap cabang-cabang yang masih kurang atau lemah hubungannya dengan pihak wartawan atau media, bimbingan ini dilakukan dengan mendatangi langsung ke cabang tersebut. Kedatangan pihak public relations ke cabang, guna membantu menyampaikan pesan dan memperkenalkan cabang kepada tim wartawan atau media. Langkah yang dilakukan public relations PT CNI tersebut dapat dikaitkan dengan definisi media relations menurut Diah Wardhani, bahwasannya :
Media relations merupakan salah satu aktivitas yang dijalankan oleh
seorang Public Relations dalam mencapai tujuan tertentu. Biasanya, media
relations dilakukan dalam rangka mengenalkan dan mempublikasikan perusahaan
beserta aktivitas-aktivitas yang dijalankannya.
Pihak public relations yang mendatangi langsung bertugas mengenalkan dan membangun hubungan kerjasama yang kuat antara pihak cabang PT CNI dengan tim wartawan atau media, agar dapat terjalin kerjasama yang kuat antara keduanya dan menghasilkan komunikasi yang seimbang (balance
communications) guna mendapatkan ruang publisitas yang bermanfaat bagi
cabang PT CNI.
Setelah melakukan analisis terhadap masalah yang melatarbelakangi dilakukannya pengelolaan anggaran dan latar belakang diadakannya kegiatan
press gathering tersebut, maka public relations PT CNI melakukan tahapan
selanjutnya yakni planning and program (perencanaan dan program). Pada tahap ini public relations PT CNI merumuskan tujuan, sasaran, strategi, serta taktik apa yang akan dilakukan pada pengelolaan anggaran kegiatan press gathering ‘PT CNI Buka Puasa Bersama’ tersebut.
Tindakan yang diputuskan oleh public relations PT CNI di atas adalah sebagaimana pendapat M. Cutlip dan Allen H. Center, mengenai tahap planning
and program yaitu :
Langkah perencanaan dan program/planning and program dibuat untuk mengambil keputusan tentang program publik, strategi tujuan, tindakan dan komunikasi taktik, dan sasaran. Langkah ini akan mempertimbangkan temuan dari langkah dalam membuat kebijakan dan program organisasi.
Komponen utama pada tahap perencanaan adalah anggaran, yang merupakan rencana keuangan untuk masa yang akan datang. Rencana tersebut mengidentifikasi tujuan atau tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran disiapkan, pihak public relations sudah terlebih dahulu harus membangun suatu rencana strategi. Rencana strategi mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktivitas dan operasi di masa depan. Rencana strategi-strategi ini pula yang akan menjadi dasar pembuatan anggaran kegiatan press gathering.
Sebelum kegiatan press gathering dilaksanakan, pimpinan puncak public
relations dan juga corporate communications dimana public relations tersebut
bernanung, harus lebih dahulu merumuskan apa saja yang akan dilakukan pada kegiatan press gathering tersebut, bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya perencanaan tersebut maka kegiatan akan terlaksana dengan baik, termasuk juga dalam pengelolaan anggaran kegiatannya akan diketahui seberapa besar anggaran yang akan dikeluarkan untuk kegiatan press gathering nantinya.
Penyusunan anggaran merupakan siklus penting bagi public relations untuk membantu sumber daya manusia (SDM) atau pelaksana dalam merencanakan kegiatan dan juga memberi gambaran awal tentang seberapa besarnya anggaran yang akan dikeluarkan untuk mewujudkan kegiatan tersebut yang dapat dimonitori atau dikontrol langsung oleh public relations terhadap cabang, sehingga penyimpangan-penyimpangan dapat diminimalisir.
Anggaran public relations berfungsi sebagai alat perencanaan yaitu untuk mendasarkan kegiatan pada penyelidikan pra kegiatan, mengarahkan seluruh kegiatan sumber daya manusia (SDM) dalam kegiatan public relations , membantu atau menunjang kegiatan public relations, menentukan tujuan-tujuan perusahaan melalui kegiatan yang diselenggarakan oleh unit public relations, membantu pemakaian alat-alat fisik secara efektif.
Sementara, antara tujuan kegiatan press gathering yang dimiliki oleh tiap-tiap cabang adalah objektif dan berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing-masing cabang. Jadi, dalam hal ini cabang perlu menyatakan apa tujuan kegiatan dan berapa besaran anggaran yang diperlukan dalam bentuk proposal untuk
kemudian diserahkan kepada pihak public relations di Jakarta. Dalam hal ini
public relations menjalankan fungsinya untuk menjalin hubungan internal, seperti
yang diungkapkan M. Cutlip dan Allen H. Center :
Hubungan internal adalah bagian khusus dari Public Relations yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya.
Hal tersebut dapat peneliti simpulkan, karena public relations PT CNI membantu pihak cabang untuk menjalankan dan mencapai tujuan tiap-tiap cabang dengan melaksanakan kegiatan press gathering tersebut, dan hubungan yang seperti itu adalah hubungan yang baik serta saling bermanfaat bagi internal perusahaan.
Walaupun memiliki tujuan yang berbeda-beda antara satu cabang dengan cabang lain, namun tetap tujuan umum dari press gathering itu sendiri adalah penyampaian pesan perkembangan dan bermanfaat antara pihak perusahaan dengan tim wartawan/media. Tujuan press gathering seperti ini dijelaskan pula oleh Soleh Soemirat :
Press gathering merupakan pengadaan jamuan makan siang atau
sebagainya bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada kesempatan ini pihak pers bisa bertemu dengan top manajemen perusahaan/lembaga guna mendengarkan perkembangan perusahaan/lembaga tersebut.
Di sisi lain, ada cabang yang membuat kegiatan press gathering untuk mengenalkan pimpinan barunya, dan ada pula untuk memberi informasi mengenai
perpindahan lokasi kantor, tujuan khusus press gathering seperti ini sesuai dengan penjelasan Soleh Soemirat sebagai berikut :
Menyebarkan informasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan, seperti penandatangan kerjasama, ekspor perdana, pergantian direksi, publik ekspose (go public-nya perusahaan dan lainnya.
Keterlibatan pihak public relations dalam kegiatan press gathering yang akan dijalankan oleh cabang adalah sangat kuat, karena penganggaran dana kegiatan tersebut sendiri adalah sepenuhnya milik public relations PT CNI yang berada di Jakarta. Maka dari itu, guna mengantisipasi over budget yang terjadi pihak public relations melakukan instruksi pengoptimalisasian dana pada tahap
planning and program. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya pemborosan
atau pengeluaran yang berlebihan, yang juga disebutkan oleh Frank Jafkins dan Daniel Yadin mengenai landasan dilakukannya anggaran sebagai berikut :
Anggaran memaksakan disiplin atas pengeluaran dana sehingga mencegah terjadinya pemborosan atau pengeluaran yang berlebihan, sehingga segala sesuatu yang berkaitan dengan pengeluaran atau pembiayaan akan berjalan tepat sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
Tujuan anggaran yang jelas pada kegiatan press gathering tersebut juga dituturkan public relations PT CNI bahwa bertujuan agar semua biaya terkontrol, dan menetahui berapa budget yang harus dikeluarkan, serta apa saja yang dapat dikerjakan dengan budget tersebut. Hal ini sesuai dengan penjelasan Morissan M.A. mengenai anggaran public relations :
Melalui anggaran, pihak manajemen mendapat landasan kuat untuk mengubah, menambah atau mengurangi pos-pos anggaran tertentu sebelum rencana-rencana yang termuat di dalam anggaran tadi dilaksanakan. Selain itu, pihak manajemen juga dapat mengetahui hal-hal apa saja yang bisa dikerjakan dan apa saja yang tidak bisa dikerjakan sesuai dengan sumber daya yang dimiliki.
Sebagai suatau rencana, anggaran kegiatan press gathering ini tersusun dari program kerja yang dipadukan dengan asumsi yang didasarkan pada pengalaman masa lalu mengenai kegiatan, serta hal-hal relevan lainnya sehingga berguna dalam tahap penilaian penganggaran sebagai tolak ukur pelaksanaan rencana kegiatan public relations. Dalam tahap perencanaan ini anggaran juga berperan sebagai suatu rencana tindakan yang disusun sistematis dan dinyatakan secara kuantitatif mengenai apa yang ingin dicapai oleh public relations pada kegiatannya yang akan dilaksanakan nanti.
Dalam hal pengajuan anggaran yang dilakukan cabang, jika cabang ingin melakukan penambahan anggaran maka haruus melalui persetujuan public
relations terlebih dahulu. Jika dirasa penambahan anggaran tersebut perlu, maka
akan ditambahkan serta sebaliknya. Hal ini dikarenakan anggaran yang sudah diajukan terlebih dahulu berfungsi sebagai pedoman atau daftar yang harus dipenuhi sebelumnya, sehingga memerlukan kejelasan tentang mengapa harus dilakukan penambahan. Hal ini seperti yang dijelaskan oleh Frank Jafkins dan Daniel Yadin :
Setelah program dan jumlah biaya yang diperlukan diketahui secara pasti, maka anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang
harus dipenuhi. Daftar ini dapat diatur susunannya sehingga menyerupai sebuah jadwal kerja yang rapi.
Untuk menetapkan penambahan anggaran kepada cabang, public relations PT CNI juga melakukan analisis terlebih dahulu apakah penambahan anggaran tersebut sesuai dengan tujuan kegiatan, atau apakah ada nilai produktif yang akan didapatkan PT CNI nantinya. Seperti hal yang dijelaskan oleh Edy Syahputra Sitepu dan Faulina :
Berdasarkan rencana pengeluaran anggaran yang termuat dalam suatu anggaran, pihak manajemen dapat menilai sejauh mana kesesuaian antara rencana kerja Public Relations Officer dengan rencana-rencana perusahaan secara keseluruhan, serta seberapa banyak biaya yang perlu disediakan dengan mempertimbangkan nilai-nilai produktifnya.
Saat melakukan perencanaan anggaran, baik cabang maupun public
relations di Jakarta diharuskan dapat menentukan pos-pos anggaran apa saja yang
akan dibutuhkan nantinya untuk kegiatan press gathering tersebut. Mengenai pos-pos anggaran tersebut dijelaskan oleh Frank Jafkins dan Daniel Yadin :