BAB II TINJAUAN PUSTAKA
F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan
Menurut Zulkifli Amsyah (1998: 196) ruang tempat menyimpan arsip hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventive) dan perbaikan sesudah kerusakan (restoration).
Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari dan pengaturan penerangan buatan (lampu).
2. Penggunaan fasilitas kearsipan yang tepat
Seperti yang diungkapkan oleh Sudarmayanti dalam Ida Nurida (2008 : 96-101) bahwa peralatan dan perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip adalah :
commit to user
1. Filing cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai lima laci.
2. Hang map ( Map Gantung)
Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan berfungai untuk meletakkan tab.
3. Schnelhecter map
Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.
4. Folder (sampul arsip)
Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dlengkapi dengan tab atau tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
commit to user
5. Tickler file (Berkas Penyekat)
Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih 10x15 cm yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu peminjaman arsip.
6. Ordner
Adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.
7. Letter Tray ( Baki Surat)
Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
commit to user
Adalah lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau rahasia.
9. Rak Buku (Lemari Terbuka)
Adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner.
10.Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu ataupun metal yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner.
11.Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/ program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan.
12.Visible Record Cabinet
Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau bak, kemudian disusun dalam satu cabinet.
13.Compact Rolling Shelving (Lemari Geser)
Adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
commit to user
14.Rotary Filing System
Adalah sistem file bertingkat (vertical) yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna, berpola tingkat, berbentuk bundar serta dapat berputar untuk mendeteksi lebih awal jika terjadi kekeliruan.
15.Mobiplan filing sistem
Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal/ digantungkan.
16.Vertical plan filing system
Adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal/ digantungkan.
17.Data plan tray filing system (Kardek)
Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal atau kombinasi.
18.Retrix
Adalah alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul diantara permukaan arsip lainnya.
19.Memory writter (Mesin Tik Elektronik)
Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas.
commit to user
20.Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi di mana direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
3. Pegawai Kearsipan
The Liang Gie (dikutip Ig. Wursanto, 1991: 40) mengemukakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu:
a. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping sikap jiwa yang cermat, ia harus mempunyai mata yang sempurna.
b. Kecerdasan
Untuk ini memang tidak perlu pendidikan yang sangat tinggi tapi sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatnnya juga cukup tajam sehingga ia tidak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.
c. Kecekatan
Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit, lebih-lebih kedua tangannya harus dapat digunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dan berkasnya secara cepat.
commit to user
Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan, ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.
Dari tinjauan pustaka yang telah penulis buat, penulis menekankan pada beberapa hal, yaitu :
1. Bentuk-bentuk dan jenis dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sehari-hari pada masing-masing unit kerja, harus diketahui asal-usulnya dan kelengkapan dokumenya sehingga dapat dipakai sebagai alat pembuktian yang sah menurut aturan yang sudah ditetapkan.
2. Prosedur kerja kearsipan, suatu proses dimana dokumen-dokumen akan diproses atau ditindak lanjuti untuk kepentingan berikutnya.hal ini meliputi penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan sampai pemusnahan.
a. Penerimaan dan pencatatan, pada tahap awal proses ini dokumen masih dalam berbagai bentuk ( surat, formulir, gambar, atau data lainya ), sehingga perlu pipisahkan/diklasifikasikan.
b. Penyimpanan, ada 5 macam cara penyimpanan arsip yaitu; sistem abjad, sistem pokok soal, sistem nomor atau angka, sistem wilayah atau daerah, dan sistem tunggal. Selain itu dalam penyelenggaraan penyimpanan juga terdapat tiga asas penyimpanan yaitu; asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas kombinasi.Pada setiap sistem dan asas tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan sendiri-sendiri,dengan demikian akan lebih tepat jika digunakan sesuai pada situasi dan kondisi yang ada.
c. Penggunaan, dokumen adalah sumber barang bukti yang nyata dan sebagai pusat informasi di setiap kegiatan usaha sehingga dalam penggunaanya pun sangat luas dan signifikan. Dokumen bisa berguna untuk kepentingan internal perusahaan, misalnya daam mengevaluasi hasil kerja atau sebagai dasar menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil di kemudiaan hari. Disamping itu dokumen juga berguna untuk pihak-pihak luar, baik itu secara individu maupaun kelompok.
d. Pemeliharaan, suatu arsip agar selalu terjaga dengan baik, tahan lama, tidak hilang dan terhindar dari kerusakan, maka perlu pemeliharaan secara
commit to user
khusus. Pemeliharaan ini meliputi dalam pemeliharaan tempat penyimpanan arsip dan menjaga kebersihan ruang penyimpanan.
e. Penyusutan dan pemusnahan, kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen yang sudah berahir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna, sehingga tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap dokumen-dokumen yang masih mempunyai nilai kegunaan.
3. Fasilitas-fasilitas Kearsipan yang ada dalam penataan dokumen transaksi guna menunjang kegiatan kearsipan supaya tetap lancar
.