commit to user
iv
TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
DARSONO
D1508090
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
vii MOTTO
Cara terbaik untuk keluar dari suatu persoalan adalah memecahkannya.
Kegagalan hanya terjadi bila kita menyerah. (Lessing)
commit to user
viii
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Allah SWT yang selalu membimbing setiap
langkah-langkah penulis.
2. Bapak dan Ibu tercinta, karena merekalah
semangat bagi penulis untuk tetap maju, serta
selalu mendukung dan memberikan motivasi bagi
penulis selama ini.
3. Sahabat dan teman-teman
commit to user
ix
PERNYATAAN
Nama : Darsono
NIM : D1508090
TATA KEARSIPAN
DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG
AMPEL -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam
tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya peroleh dari
tugas akhir tersebut.
Surakarta, 09 Juni 2011
Yang membuat surat pernyataan
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang
telah memberikan rahmat dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tata kearsipan dokumen transaksi di PD. BPR
BKK Boyolali Kota cabang Ampel Tugas Akhir yang penulis susun ini
merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Jurusan
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di
Universitas Sebelas Maret .
Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusunan Tugas Akhir ini tidak
akan berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan dan bantuan dari
berbagai pihak yang telah membantu. Maka dalam kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Allah SWT yang selalu menyertai penulis, memberikan kemudahan serta
rahmat dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan
dengan lancar dan baik.
2. Bapak H. Drs. Sakur, M.S selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta
3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir
yang telah membimbingan penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir
4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret
5. Bapak Sarwiyanto, SE selaku Pimpinan Cabang PD.BPR BKK BOYOLALI
KOTA Cabang Ampel beserta seluruh staff yang telah memberikan masukan
baik berupa data maupun nasehat selama melakukan Kuliah Kerja Magang.
6. Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah
commit to user
viii
telah penulis dapatkan menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup dan masa
depan.
7. Bapak Drs Sudarto, M.Si selaku pembimbing akademik.
8. Bapak, Ibu dan kakak-adikku terima kasih untuk dukungan
9. Seseorang yang selalu ada dalam lelah, senang, dan dukaku,Ratnasih.
10.Anak-anak Sedulur, Ratna, Gilang, Ratih, Indah, Ihsan, Made yang senantiasa
memberikan motivasi kepada penulis selama dalam penulisan tugas akhir ini.
11.Teman-teman Diploma III, Manajemen Administrasi 2008
12.Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu-persatu yang juga ikut
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat
kekurangan, oleh karena itu penulis dengan tangan terbuka akan menerima saran
serta kritik demi perbaikan di masa akan datang.
Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat
kepada penulis pada umumnya dan pembaca pada khususnya.
Surakarta, 09 Juni 2011
commit to user
ix
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... iv
PERSEMBAHAN ... v
PERNYATAAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
ABSTRAKS ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
A. Tata ... 5
commit to user
x
C. Kearsipan... 7
D. Tata kearsipan ... 8
E. Prosedur kerja kearsipan ... 9
F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan .... 15
G. Metodologi Pengamatan... 22
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN ... 26
A. Sejarah berdirinya PD. BPR BKK Boyolali Kota ... 26
B. Visi dan Misi ... 27
C. Fungsi, tugas, dan usaha PD. BPR BKK Boyolali Kota ... 27
D. Struktur organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel 29 E. Bidang usaha dan wilayah kerja ... 35
BAB IV PEMBAHASAN ... 39
A. Macam-macam dokumen transaksi ... 39
B. Prosedur kerja kearsipan ... 41
BAB V PENUTUP ... 51
A. Kesimpulan ... 51
B. Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Daftar Transaksi Bulan Januari 2011 ... 3
Tabel 3.1 Laporan Perkembangan Kredit ... 37
Tabel 3.2 Kolektibilitas Kredit Per Sektor ... 37
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Pembagian Arsip ... 6
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kota ... 30
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kantor Cabang ... 31
Gambar 4.1 Alur Dokumen Transaksi ... 42
Gambar 4.2 Macam-macam dokumen dan odner ... 45
commit to user
xiii ABSTRAK
Darsono, D1508090, TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI PADA PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2011.
Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi pada PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan kearsipan dokumen transaksi, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan kearsipan dokumen transaksi.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip.
Berdasarkan hasil pengamatan di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel diperoleh bahwa pengelolaan dokumen transaksi yaitu dimulai dari dokumen diterima dan dicatat, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan dokumen.
commit to user
xiv ABSTRACT
Darsono, D1508090, SYSTEM OF ARCHIVAL TRANSACTION DOCUMENT IN PD. BPR BKK BOYOLALI CITY AMPEL SUB DIVISION, Management Administration Study Program, Diploma III, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, 2011.
The purpose of this observation is to determine how the transaction document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and can find a variety of constraints that often occur in the implementation of the archival documents of transactions, that can be used as guidelines in finding a solution to the problems and constraints faced in the management of archival documents of the transaction.
This type of observation used was qualitative descriptive is to illustrate how PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division system of archival documents transaction set forth in the form of sentences and based on facts. Data collection techniques obtained through interviews with staff, observation (observation) and other supporting documents or archives. Source data are obtained based on sources, documents and archives.
Based on observations in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division obtained that the management of transaction documents which starts from the documents are received and recorded, the storage, use, maintenance, depreciation and destruction of documents.
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang Masalah
Dalam setiap organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun
organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu yang sudah ditetapkan. Untuk
mencapai tujuan tersebut suatu organisasi harus melakukan aktivitas pokok dan
aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor atau ketatausahaan merupakan salah satu
aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor tersebut meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dari laporan-laporan sebagai
cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna, dan menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
Salah satu pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan di berbagai
organisasi adalah menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Dan kegiatan ini
lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Administrasi kearsipan dapat
didefinisikan sebagai kegiatan pengurusan arsip dari pengkonsepan, pencetakan,
penyimpanan, penemuan, penyelamatan ( pengamatan, pemeliharaan, dan
perawatan ) dan penyusutan arsip.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu
organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian
dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.
Dalam undang-undang tentang ketentuan-ketentuan pokok-pokok
kepentingan organisasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti
yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa
Indonesia di masa lampau, sekarang dan yang akan datang, dan berhubungan
commit to user
ini menegaskan bahwa pemerintah juga menyadari tentang pentingnya tentang
administrasi kearsipan.
Mengingat peran arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi,
diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-informasi dengan baik
dalam rangka membantu kelancaran mekanisme kerja dari keseluruhan aktivitas
yang ada dalam organisasi. Hal ini harus di dukung pula oleh peralatan dan
tenaga-tenaga yang profesional dan benar-benar menguasai bidangnya. Karena
bidang kearsipan sama pentingnya dengan bidang-bidang kerja yang lainnya,
maka tidak sembarangan orang bisa ditempatkan dalam bidang ini. Untuk itu
harus betul-betul orang yang berkompeten di bidangya dan dapat dipercaya baik
dalam keahliannya, kecakapannya maupun kejujurannya dalam menangani
arsip. Sehinga apabila ada masalah yang sewaktu-waktu timbul, dapat
diantisipasi dan diselesaikan dengan baik dan menyeluruh. Meskipun bidang
kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi organisasi, tapi
kenyataannya masih banyak organisasi pemerintah maupun swasta yang belum
melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang
hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip atau dokumen tersebut cepat
rusak dan sulit untuk ditemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan. Sehingga
dengan demikian malah akan mengakibatkan kerugian organisasi tersebut, baik
itu dalam hal waktu, tenaga maupun biaya.
Agar setiap arsip dapat terawat dan dipelihara dengan baik, maka
diperlukan suatu sistem penyimpanan atau pengelolaan arsip. Sehingga arsip
tersebut dapat menunjang kelancaran pekerjaan kantor atau organisasi dengan
didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai. Sistem penyimpanan
arsip yang teratur dan tertib dapat membantu organisasi dalam menyajikan data
dan informasi dengan cepat dan tepat. Tanpa arsip tidak mungkin dapat
mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks.
Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil lokasi di PD BPR BKK
Boyolali Kota cabang Ampel, karena dokumen sebagai sumber informasi dan
sebagai pusat ingatan sehingga perlu dikaji kembali untuk menunjang kegiatan
perusahaan. Oleh karena itu masalah penataan dan pengelolaan harus ditangani
commit to user
perusahaan. Hal ini terbukti bahwa dengan menggunakan sistem penataan
dokumen yang sesuai, maka akan mempermudah penemuan kembali
sewaktu-waktu dibutuhkan.
Adapun jenis arsip dan jumlah arsip khususnya arsip transaksi yang
dikelola PD BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel tercatat rata-ratanya
sebagai berikut :
Table 1.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Februari Tahun 2011
PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel
Transaksi Jumlah
Penabung 520 orang
Pengambilan Tabungan 260 orang
Pembukaan Tabungan Baru 84 orang
Pembukaan Deposito 3 orang
Pengambilan Deposito 5 orang
Pembukaan Kredit Baru 75 orang
Pengangsur kredit 522 orang
Ditambah lagi titipan PLN, PDAM, dan telepon setiap harinya
Dengan demikian di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel arus
kegiatan transaksi disana ramai, setiap harinya petugas harus mengolah dan
memproses dokumen kegiatan transaksi tersebut. Hal ini mulai dari tahap
penerimaan transaksi, pencatatan, penyimpanan sampai penggunaan kembali.
Dokumen-dokumen transaksi juga mempunyai peranan sebagai pusat ingatan,
sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam
setiap kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan
commit to user
B. Rumusan MasalahBerdasarkan pada latar belakang masalah tersebut, maka penulis ingin
membatasi permasalahan yang ada dalam pengamatan ini yaitu ; Bagaimana
tata kearsipan dokumen transaksi di PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL?
C. Tujuan Pengamatan
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui tata kearsipan dokumen transaksi di PD BPR BKK
Boyolali Kota cabang Ampel
2. Tujuan Fungsional
Dapat bermanfaat dan berguna bagi pihak PD BPR BKK Boyolali
Kota cabang Ampel sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan
keputusan, maupun pihak-pihak lain yang berkaitan
3. Tujuan Individual
Diajukan guna memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan
profesional Ahli Madya dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu
Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah :
a. Bagi Mahasiswa
Dapat menambah pengalaman dan pengetahuan praktis secara langsung
tentang tata kearsipan sehingga dapat dijadikan bekal dalam menghadapi
dunia kerja.
b. Bagi Pihak Bank
Hasil pengamatan ini dapat digunakan sebagai referensi bagi PD. BPR BKK
BOYOLALI KOTA Cabang Ampel dalam melaksanakan tata kearsipan serta
commit to user
BAB II
Tinjauan Pustaka
A. Tata
Kata tata berasal dari bahasa Jawa Kuno yang biasa disebut tata atau nata.
tatha
mengurus dan menyusun. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:1147) ,
kata tata diartikan sebagai aturan (biasanya diakai dalam kata majemuk); kaidah,
aturan, dan susunan; cara menyusun; sistem.
Berdasarkan pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa kata tata
mengandung arti kegiatan mengurus, mengolah, mengatur, maupun menyusun.
B. Arsip Dan Dokumen
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan , dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menjadi 2 golongan
menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah
arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip Statis adalah arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan , peyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi Negara.
Zulkifli Amsyah (1998:2), Arsip dinamis adalah Arsip yang masih berada
di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi
commit to user
pelaksanaan dan kegiatan administrsi lainya. Arsip dinamis dam bahasa inggris
disebut record.
Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional
(ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini
dalm bahasa inggris disebut archieve
Gambar 2.1 Pembagian Arsip
Secara singkat records / dokumen diartikan sebagai setiap lembaran dalam
bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk
disimpan sebagai bahan pembuktian atau bahan pertanggung jawaban atas suatu
peristiwa atau kejadian. Ig. Wursanto (1991:15)
Menurut The Georgia Archives (2004) dalam Badri Munir Sukoco
(2007:81-84) Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan diakses serta
digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records
Management ISO 15489) Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima,
dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau
perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan transaksi bisnis.
Deserno dan Kynaston (2005), dokumen sebagai semua media yang mempunai
nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:272), dokumen diartikan
sebagai surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti
keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); barang cetakan
atau naskah karangan yang dikirm melalui pos; rekaman suara, gambar dalam film
dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.
Aktif Arsip Dinamis
(Record/Dokumen)
Inaktif Arsip
commit to user
Menurut Basuki (2003) dalam Badri Munir sukoco (2007:83) dokumen
harus mempunyai syarat yang ditentukan, lengkap, cukup bermakna,
komprehensif, tepat dan tidak melanggar hokum. Dokumen dapat dibagi menjadi
beberapa kategori, kategori yang lazim digunakan meliputi:
a. Dokumen administrasi yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir dan
korespondensi.Contohnya; buku log yang menyangkut pemekaran dan
pembukan pekerjan.
b. Dokumen akuntansi yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait.
Contohnya; tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan
nasabah.
c. Dokumen proyek yaitu meliputi nota doumentasi pengembangan produk dan
sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.
d. Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak dan berkas tuntutan
hukum.
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut
(Deserno dan Kynaston, 2005):
1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu dan terus
menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit kerjanya, minimal 12 kali dalam
setahun.
2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam
setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi
pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu
sesuai dengan jadwal retensi dokumen.
C. KEARSIPAN
Salah satu jenis pekerjaan kantor yang banyak dilakukan oleh setiap
instansi atau lembaga adalah menyimpan warkat dan surat-surat lainya. Aktivitas
yang berhubungan dengan menyimpan warkat dan surat-surat ini sering disebut
dengan kearsipan.
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran ( Ig. Wursanto 1991 : 15 ) yang
commit to user
warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem,
susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat
itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali
Sedangkan dalam buku pengurusan surat dan kearsipan (Depdikbud,
-bahan atau warkat- warkat secara sistematis. Sehingga -bahan--bahan tersebut
dengan cepat dapat dic
Kearsipan adalah unsur-unsur ketatausahaan atau semua urusan
perkantoran, segala kertas, naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,
gambar peta, bagian atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan,
organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan,
pekerjaan-pekerjaan, dan kegiatan pemerintah yang lainnya, atau karena pentingnya
informasi, yang terkandung didalamnya, (Ig. Wursanto, 1991 : 18)
Dari beberapa definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kearsipan
atau administrasi kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan warkat dan
dokumen dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga sewaktu-waktu
dipergunakan dapat diketemukan kembali dengan tepat dan cepat.
D. Tata Kearsipan Dokumen Transaksi
Transaksi dalam Kamus besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai
Persetujuan jual beli (dalam perdagangan) antara dua pihak; pelunasan
(pemberesan) pembayaran (seperti dalam Bank)
Jadi Tata Kearsipan Dokumen Transaksi adalah suatu sistem atau cara
pengurusan warkat atau surat-surat yang tertulis, tercetak dalam bentuk huruf,
angka atau gambar sebagai bukti keterangan pemberesan atau pembayaran
sesuatu,yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor
sehari-hari.Dalam kegiatan tersebut meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan
commit to user
E. Prosedur Kerja KearsipanKegiatan yang termasuk dalam kerja kearsipan adalah penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan. (Ig.Wursanto, 1991:15)
1. Penerimaan dan pencatatan
Kegiatan administrasi yang pertama kali dilakukan oleh suatu
organisasi adalah penerimaan dan pencatatan arsip yang untuk selanjutnya
dilakukan kegiatan penyimpanan arsip. Menurut Ig.Wursanto (1991:110)
penanganan dokumen masuk sebaiknya ditangani oleh suatu unit tersendiri
yaitu unit kearsipan yang disertai dengan pencatatan sesuai dengan ketentuan
atau prosedur yang telah ditentukan. Pada tahap awal dari proses atau daur
hidup arsip, arsip mempunyai berbagai bentuk misalnya ; surat, dokumen,
formulir, data dan sebagainya. Dengan pencatatan tersebut pegawai akan lebih
mudah dalam melakukan pengawasan atau pengontrolan kepada arsip yang
dikelola.
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu penempatan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang diperlukan. Arsip perlu disimpan karena
karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber
informasi, untuk mengetahui usaha-usaha yang telah dicapai baik mengenai
kegagalan maupun keberhasilanya, dan yang paling penting adalah sebagai
bahan evaluasi demi kelangsungan organisasi. Menurut Basir Barthos
(1990:115) ada 8 nilai kegunaan arsip yaitu :
a. Nilai kegunaan Administrasi
b. Nilai kegunaan dokumentasi
c. Nilai kegunaan hukum
d. Nilai kegunaan fiscal
e. Nilai kegunaan perorangan
f. Nilai kegunaan pemeriksaan
g. Nilai kegunaan penunjang
commit to user
Arsip disimpan berdasarkan suatu sistem tertentu yang
memungkinkan penemuan kembali secara cepat. Menurut AW Widjaja
(1986:104-109) ada 5 macam sistem penyimpanaan yaitu;
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing Sistem)
Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau
dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau
kantor.
Abjad yang dijadikan dasar kode adalah abjad pertama dari unit
pertama dari sesuatu nama atau judul. Dalam sistem abjad diambil
dari abjad pertama nama si pengirim atau si penerima surat. Untuk
menentukan dengan pasti unit pertama, kedua, ketiga dari judul/ nama
dalam rangka penyimpanan arsip, maka perlu ditetapkan terlebih
dahulu peraturan yang mantap guna tercapainya keseragaman dan
mempermudah petugas dalam penataan arsip.
Apabila pada surat yang akan disimpan terdapat judul surat lebih
dati satu, maka untuk memudahkan penemuan kembali pada waktu
diperlukan nanti, surat tersebut perlu dibuatkan lembar penunjuk
silangnya, yang cukup dituliskan pada kolom catatan kartu kendali.
2. Sistem Pokok Soal (Subject Filing Sistem)
Dalam sistem ini semua dokumen disusun dan dikelompokkan
berdasarkan pokok soal atau masalah. Satu masalah dapat dipecah
menjadi masalah, masalah dapat dipecah lagi menjadi
sub-sub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Arsip
mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih
folder atau map yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan
terletak di kanan atas secara horizontal.
commit to user
Sistem nomor atau angka sering disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor
yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
Contoh:
000 Personalia
100 Keuangan Main Subject
200 Material
000 Personalia
010 Formasi
020 Lamaran Sub Subject
030 Pengangkatan
000 Personalia
010 Formasi
011 Formasi Guru TK
012 Formasi Guru SLTP Sub-sub Subject
013 Formasi Guru SMA
4. Sistem Wilayah atau Daerah (Geograpgical Filing Sistem)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama
wilayah atau daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem
nomor, susunan guide dan folder atau mapnya diatur menurut tingkat
judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan dan
seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu sendiri
sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem
abjad atau sistem tanggal. Cara ini menggunakan setiap surat yang
berasal dari daerah yang sama, disimpan pada tempat yang sama pula.
Apabila petugas arsip menggunakan sistem tanggal, maka ia
harus mempersiapkan guide dan folder sebanyak yang diperlukan pada
sistem tanggal.
commit to user
Susunan arsip dan sistem ini diatur berdasarkan waktu seperti
tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah
tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis digunakan dalam
filing jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah
yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.
Perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat, oleh karena
itu indeksnya mungkin nama instansi atau masalah yang sama namun
judulnya adalah tanggal. Penulisan indeks : tanggal-bulan-tahun atau
tahun-bulan-tanggal. Bentuk penulisannya harus dengan angka.
Contoh :
Kode 260182 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun
1982
Kode 820126 menyatakan tahun 1982, bulan Januari,
tanggal 26.
Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip menurut zulkifli
Amsyah (1998:16) ada tiga macam asas penyimpanan yaitu:
1) Asas sentralisasi
Adalah cara penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja
khusus, yang lazim disebut sentral file
Keuntungan :
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan.
c. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat
diseragamkan.
Kerugian :
a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi
commit to user
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih
lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2) Asas desentralisasi
Berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya
masing-masing. Sistem yang digunakan pada masing-masing unit kerja
tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan.
Keuntungan :
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing
b. Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit
kerja sendiri
c. Penanganan arsi lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik.
Kerugian:
a. Penyimpanan arsi tersebar di berbagai lokasi, dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di
setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan
dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataan dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena
petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak
mempunyai latar belakang pendidikan tentang kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja
dan ini merupakan pemborosan.
3) Asas campuran
Asas campuran adalah sistem penyimpanan arsip dimana
arsip yang aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan
commit to user
3. Penggunaan
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang
sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan.
Menurut Basir Barthos (1990: 109) arsip berdasarkan fungsinya dibedakan
menjadi 2 yaitu sebagai berikut:
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya/dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara.
b. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi.
4. Pemeliharaan
Pemeliharaan menurut Ig. Wursanto (1991: 220) adalah usaha yang
dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan
yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datang dari luar.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan.
b. Menjaga kebersihan yang melliputi kebersihan ruangan dan kebersihan
arsip itu sendiri.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
5. Penyusutan
Selama organisasi masih menjalankan aktivitasnya, maka pelayanan
administrasi berlangsung terus sehingga volume arsip pada organisasi itu
semakin hari semakin bertambah.
Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya
mempunyai nilai kegunaan abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai
kegunaan, apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai
commit to user
mengatasi masalah tersebut diperlukan penyusutan tehadap arsip-arsip yang
benar-benar tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Menurut Arsip Nasional RI
(dalam Ig. Wursanto, 1991: 209) penyusutan dan penghapusan arsip berarti
pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip dari
unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip.
6. Pemusnahan
Ig. Wursanto (1991: 207) memberikan pendapat bahwa pemusnahan
arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang
sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis,
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya. Sesuai PP No. 34/1979 tentang Penyusutan Arsip,
pemusnahan arsip dapat dilakukan oeh lembaga-lembaga Negara atau
badan-badan pemerintahan terhadp arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan
telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam
jadwal retensi arsip pada masing-masing instansi. Sebelum dilakukan
pemusnahan terlebih dahulu harus membuat berita acara pemusnahan.
F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan 1. Penataan ruang kearsipan yang teratur
Menurut Zulkifli Amsyah (1998: 196) ruang tempat menyimpan arsip
hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari
berbagai jenis akibat kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat
dilakukan dengan 2 cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan
(preventive) dan perbaikan sesudah kerusakan (restoration).
Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur, kelembaban
udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari dan
pengaturan penerangan buatan (lampu).
2. Penggunaan fasilitas kearsipan yang tepat
Seperti yang diungkapkan oleh Sudarmayanti dalam Ida Nurida (2008 :
96-101) bahwa peralatan dan perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam
commit to user
1. Filing cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan
arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai
lima laci.
2. Hang map ( Map Gantung)
Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian
atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan
berfungai untuk meletakkan tab.
3. Schnelhecter map
Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator
(dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari
kaitan.
4. Folder (sampul arsip)
Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dlengkapi dengan
commit to user
5. Tickler file (Berkas Penyekat)
Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih 10x15 cm yang
dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu
peminjaman arsip.
6. Ordner
Adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak
arsip serta didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah
dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.
7. Letter Tray ( Baki Surat)
Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang
berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan
di atas meja.
commit to user
Adalah lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi
dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip
penting atau rahasia.
9. Rak Buku (Lemari Terbuka)
Adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau
untuk menyimpan ordner.
10.Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu ataupun metal yang berfungsi
untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan
ordner.
11.Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/ program yang
diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila
diperlukan.
12.Visible Record Cabinet
Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan
kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau bak,
kemudian disusun dalam satu cabinet.
13.Compact Rolling Shelving (Lemari Geser)
Adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan
dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu
commit to user
14.Rotary Filing System
Adalah sistem file bertingkat (vertical) yang dilengkapi dengan sistem
kode, angka, abjad, dan warna, berpola tingkat, berbentuk bundar serta
dapat berputar untuk mendeteksi lebih awal jika terjadi kekeliruan.
15.Mobiplan filing sistem
Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu, map cetakan dan
lain-lain secara vertikal/ digantungkan.
16.Vertical plan filing system
Adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar
dengan sistem penyimpanan yang vertikal/ digantungkan.
17.Data plan tray filing system (Kardek)
Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk
menyimpan arsip secara horizontal, vertikal atau kombinasi.
18.Retrix
Adalah alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari
letak nomor arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomor arsip yang
dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan
muncul diantara permukaan arsip lainnya.
19.Memory writter (Mesin Tik Elektronik)
Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data
commit to user
20.Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi di mana direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan.
3. Pegawai Kearsipan
The Liang Gie (dikutip Ig. Wursanto, 1991: 40) mengemukakan bahwa untuk
menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat,
yaitu:
a. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar dapat
membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang
sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping sikap jiwa yang
cermat, ia harus mempunyai mata yang sempurna.
b. Kecerdasan
Untuk ini memang tidak perlu pendidikan yang sangat tinggi tapi
sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan
baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu
daya ingatnnya juga cukup tajam sehingga ia tidak melupakan sesuatu
pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.
c. Kecekatan
Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia
dapat bekerja secara gesit, lebih-lebih kedua tangannya harus dapat
digunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dan berkasnya
secara cepat.
commit to user
Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,
kebersihan, ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.
Dari tinjauan pustaka yang telah penulis buat, penulis menekankan pada
beberapa hal, yaitu :
1. Bentuk-bentuk dan jenis dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sehari-hari
pada masing-masing unit kerja, harus diketahui asal-usulnya dan kelengkapan
dokumenya sehingga dapat dipakai sebagai alat pembuktian yang sah menurut
aturan yang sudah ditetapkan.
2. Prosedur kerja kearsipan, suatu proses dimana dokumen-dokumen akan
diproses atau ditindak lanjuti untuk kepentingan berikutnya.hal ini meliputi
penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan sampai
pemusnahan.
a. Penerimaan dan pencatatan, pada tahap awal proses ini dokumen masih
dalam berbagai bentuk ( surat, formulir, gambar, atau data lainya ),
sehingga perlu pipisahkan/diklasifikasikan.
b. Penyimpanan, ada 5 macam cara penyimpanan arsip yaitu; sistem abjad,
sistem pokok soal, sistem nomor atau angka, sistem wilayah atau daerah,
dan sistem tunggal. Selain itu dalam penyelenggaraan penyimpanan juga
terdapat tiga asas penyimpanan yaitu; asas sentralisasi, asas desentralisasi
dan asas kombinasi.Pada setiap sistem dan asas tersebut mempunyai
kelebihan dan kelemahan sendiri-sendiri,dengan demikian akan lebih tepat
jika digunakan sesuai pada situasi dan kondisi yang ada.
c. Penggunaan, dokumen adalah sumber barang bukti yang nyata dan sebagai
pusat informasi di setiap kegiatan usaha sehingga dalam penggunaanya
pun sangat luas dan signifikan. Dokumen bisa berguna untuk kepentingan
internal perusahaan, misalnya daam mengevaluasi hasil kerja atau sebagai
dasar menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil di kemudiaan
hari. Disamping itu dokumen juga berguna untuk pihak-pihak luar, baik itu
secara individu maupaun kelompok.
d. Pemeliharaan, suatu arsip agar selalu terjaga dengan baik, tahan lama,
commit to user
khusus. Pemeliharaan ini meliputi dalam pemeliharaan tempat
penyimpanan arsip dan menjaga kebersihan ruang penyimpanan.
e. Penyusutan dan pemusnahan, kegiatan menghancurkan secara fisik
dokumen yang sudah berahir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai
guna, sehingga tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan
yang lebih baik terhadap dokumen-dokumen yang masih mempunyai nilai
kegunaan.
3. Fasilitas-fasilitas Kearsipan yang ada dalam penataan dokumen transaksi guna
menunjang kegiatan kearsipan supaya tetap lancar
.
G.
Metodologi Pengamatan
a. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini dilakukan di PD.BPR BKK Boyolali Kota Cabang
Ampel. Jalan Raya Boyolali-Semarang km 10
Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan
sebagai berikut:
- Dalam lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang ingin dikaji dalam
pengamatan ini.
- Di lokasi, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang
memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai
dengan permasalahan yang diamati.
- Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis.
b. Jenis Pengamatan
Penulis menggunakan Observasi berperan aktif, sehingga jenis laporan
ini adalah deskriptif kualitatif. Dengan demikian bisa memberikan gambaran
mengenai berbagai hal yang ada yang menjadi bahan penelitian dengan cara
menggali, menyelami, menemukan fakta-fakta dan permasalahan yang
dihadapi untuk kemudian data-data yang telah terkumpul dipaparkan kembali
melalui penafsiran atau interpretasi dan dianalisa menggunakan pendekatan
kualitatif. Dalam Observasi berperan aktif ini, penulis tidak bersikap pasif
sebagai pengamat, melainkan penulis melakukan berbagai peran yang
commit to user
mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya dan bisa bermanfaat bagi
pengumpulan data. Penulis juga melakukan pengamatan dengan cara berdialog
yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya.
c. Sumber Data
Sumber Data merupakan hal yang sangat penting bagi pengamat
karena ketetapan memilih dan menentukan jenis sumber data akan
menentukan ketetapan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang
diperoleh (H.B Sutopo, 2002:49).
1. Narasumber (Informan)
Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia
(narasumber) sangat penting peranya sebgai individu yang memiliki
informasinya. Pengamat dan narasumber disini memiliki posisi yang sama,
dan narasumber tidak hanya memberikan tanggapan pada yang diminta
peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan
informasi yang ia miiki. Yang dapat dijadikan sebagai Narasumber /
informan dalam pengamatan ini adalah :
- Pimpinan cabang
- Kepala seksi pelayanan
- Kepala seksi pemasaran
- Subsi akuntansi dan pelaporan
- Subsi umum/ Personalia/ sekretariatan
2. Sumber Tertulis
Sumber tertulis merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan
suatu peristiwa tertentu, namun dapat diartikan pula sebagai catatan
rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi sebagai
bagian dari mekanisme kegiatannya. Dalam penelitian ini yang dapat
dijadikan sebagai sumber data adalah :
- Sumber Dokumen : Dengan cara mencari dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan sejarah dan informasi tentang berbagai macam
kegiatan yang dilakukan pada lokasi pengamatan.
- Sumber buku : Dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang
commit to user
d. Metode Pengumpulan DataDalam mengumpulkan data, penulis menggunakan cara metode
sebagai berikut:
- Wawancara
Merupakan suatu metode pengumpulan berita, data, atau fakta
dilapangan yang prosesnya dilakukan secara langsung dengan bertatap
muka langsung (face to face) dengan nara sumber. Langkah ini termasuk
salah satu teknik untuk memperoleh informasi dengan cara mewawancarai
langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan di PD.BPR BKK Boyolali
Kota cabang Ampel untuk memperoleh data penunjang yang relevan.
- Observasi
Metode dengan cara-cara pengumpulan data dengan mengamati,
melihat, mendengarkan dan menganalisis serta mengadakan pencatatan
secara sistematis mengenai tingkah laku dengan melihat dan mengamati
individu atau kelompok secara langsung terhadap kondisi dan kegiatan
yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran nyata di PD.BPR BKK
Boyolali Kota cabang Ampel
- Metode Kepustakaan
Yaitu segala usaha dan cara yang dilakukan oleh pengamat untuk
menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang
akan atau sedang diamati dengan membaca, menelusuri serta menelaah
buku pedoman, buku-buku ilmiah, daftar atau table, ensiklopedia,
perundang-undangan dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun
elektronik lain serta dengan buku-buku lainnya sebagai referensi dan
menggali teori-teori yang berkembang yang ada hubungannya denga materi
pengamatan, sehingga dapat dipercaya kebenarannya. ( H.B Sutopo,
2002:58 )
e. Teknik Analisis Data
Analisis data dalam pengamatan ini menggunakan model data analisis
interaktif ( H.B Sutopo, 2002:91-96 ). Di dalam model ini ada tiga komponen
commit to user
verifikasinya. Kegiatan dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data
dalam bentuk siklus interaksi. Adapun tiga komponen tersebut adalah:
o Reduksi data
Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan tertulis dari laporan.
o Penyajian data
Dengan melihat suatu penyajian data, pengamat akan mengerti apa
yang akan terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau
tindakan lain.
o Penarikan kesimpulan
Pada awalnya kesimpulan tersebut kurang jelas, kemudian meningkat
dan mempunyai landasan yang kuat. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi
sampai proses pengumpulan data berakhir.
Model Analisis Interaktif
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan simpulan/ Verifikasi Pengumpulan
commit to user
BAB IIIDESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah berdirinya PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA
Perusahaan Daerah BPR BKK Boyolali Kota Kabupaten Boyolali
merupakan hasil dari merger 18 PD.BPR BKK se Kabupaten Boyolali. PD.BPR
BKK Boyolali Kota merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang
jasa perbankan. Berdasarkan Surat Keputusan Deputi Gurbernur Bank Indonesia
Nomor : 7/18/DEP/DpG/2005 tanggal 9 Desember 2005 tentang: pemberian ijin
penggabungan usaha (merger) PD BPR BKK Ampel, PD BPR BKK Teras, PD
BPR BKK Kemusu, PD BPR BKK Wonosegoro, PD BPR BKK Banyudono, PD
BPR BKK Sawit, PD BPR BKK Cepogo, PD BPR BKK Juwangi, PD BPR BKK
Karanggede, PD BPR BKK Selo, PD BPR BKK Sambi, PD BPR BKK
Ngemplak, PD BPR BKK Musuk, PD BPR BKK Nogosari, PD BPR BKK
Andong, PD BPR BKK Klego, PD BPR BKK Simo, PD BPR BKK Boyolali
Kota maka pada tanggal 9 Desember 2005 PD BPR BKK Boyolali Kota resmi
terbentuk, dan Surat Keputusan Gurbernur Jawa Tengah Nomor: 503/01/2006
tanggal 12 Januari 2006 tentang: persetujuan izin penggabungan (Merger)
kedalam PD.BPR BKK Boyolali Kota.
Berdasarkan 2 (dua) surat Keputusan tersebut PD.BPR BKK Boyolali
Kota hasil merger menjalankan operasional secara penuh mulai tanggal 1
Februari 2006. Seiring dengan pertumbuhan industri perbankan semakin
menjamur di wilayah Kabupaten Boyolali dari tahun ke tahun, sehingga
persaingan perusahaan perbankan semakin lebih ketat, oleh karena itu Direksi
PD.BPR BKK berupaya untuk mengatasi agar perusahaan daerah ini tetap eksis
dan dapat berkembang dengan baik yaitu dengan mempermudah pemberian
kredit pegawai Negeri/ABRI/Pensiun dan Pegawai Perusahaan swasta yang
berlokasi di wilayah Kabupaten Boyolali, penurunan suku bunga dan
meningkatkan pelayanan yang optimal.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Boyolali No.13 Tahun 2006
bahwa Dewan Pengawas bertanggung jawab kepada Bupati dan pemegang saham
commit to user
laporan keuangan yang telah diaudit oleh Akuntan Publik paling lambat tiga
bulan setelah tutup tahun buku.
B. Visi dan Misi a. Visi
Menjadikan PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA sebagai bank yang sehat,
terpercaya dan mandiri.
b. Misi
1) Melakukan perubahan budaya kerja dan melakukan aktivitas operasional
secara mandiri.
2) Meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat menuju kearah
pelayanan prima didukung saran dan prasarana yang memadai serta
sumber daya manusia yang profesional.
3) Berupaya menjadi bank leader di Kabupaten Boyolali, agar mampu
meningkatkan kontribusi kepada pemilik dengan setoran pendapatan asli
daerah (PAD) mewujudkan kemandirian usaha yang menguntungkan,
dengan memberikan kesejahteraab yang mandiri.
C. Fungsi, Tugas, dan Usaha PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA
Berpijak pada Perda Nomor 11 Tahun 1981 dan ditindaklanjuti dengan ekonomi
Perda Nomor 4 tahun 1995 tentang PD.BPR BKK Se Jawa Tengah, maka tujuan
BPR BKK adalah :
1. BPR BKK didirikan dengan maksud dan tujuan :
a. Membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian serta
pembangunan daerah di segala bidang.
b. Sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka
meningkatkan taraf hidup masyarakat.
2. Fungsi dan Tugas BPR BKK
a. Fungsi BPR BKK
Sebagai salah satu perlengkapan otonomi daerah di bidang
keuangan/perbankan dengan tugas menjalankan usaha sebagai BPR,
commit to user
b. Tugas BPR BKK antara lain :
1) Membantu menyediakan modal usaha bagi masyarakat golongan
ekonomi lemah di pedesaan.
2) Memberikan pelayanan modal dengan cara mudah, murah dan
mengarah dalam rangka mengembangkan kesempatan berusaha di
pedesaan.
3) Menigkatkan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat di
pedesaan.
4) Menjadi salah satu sumber pendapatan daerah
Selanjutnya operasionalisasi dari asas manfaat PD. BPR BKK
BOYOLALI KOTA maka dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Mendorong serta membantu pertumbuhan ekonomi dan
pembangunan daerah di segala bidang.
2. Sebagai sumber pendapatan daerah
3. Sebagai lembaga keuangan dan perbankan, maka kebenarannya
telah menimbulkan manfaat yang positif antara lain :
a. Melayani berbagai aktivitas pelajar dan mahasiswa untuk
keperluan PKL, riset dan lain-lain
b. Melayani study banding bagi sesama unit kerja yang sejenis,
sehingga dimumgkinkan akan bermanfaat bagi para study guna
lebih meningkatkan usahanya.
Untuk mencapai maksud dan tujuan PD. BPR BKK
BOYOLALI KOTA menyelenggarakan usaha antara lain :
a. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan berupa
deposito berjangka, tabungan.
b. Menyalurkan kredit dan melakukan pembinaan terhadap nasabah.
c. Menempatkan dana dalam bentuk Sertifikat Bank Indonesia (SBI),
deposito berjangka, sertifikat deposito, giro, atau jenis lainnya pada
bank lain.
d. Menjalankan usaha-usaha perbankan lainnya sepanjang tidak
commit to user
D. Struktur Organisasi PD.BPR BKK Boyolali Kota Cab Ampel
Susunan Struktur Organisasi PD.BPR BKK Boyolali Kota Cab Ampel terdiri
dari :
1. Pimpinan Cabang
2. Kepala Seksi Pemasaran, yang terbagi atas :
a. Seksi Dana
b. Seksi Kredit
c. Seksi Kas
3. Kepala Seksi Pelayanan, yang terdiri atas :
a. Seksi Akuntansi
commit to user
Tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam struktur organisasi adalah
sebagai berikut :
1. Pimpinan Cabang
Tugas pokok Pimpinan Cabang adalah :
a. Melaksanakan program promosi perusahaan
b. Menyalurkan pembiayaan berupa kredit dengan tata cara yang sehat
dan menghimpun dana pihak ketiga sesuai dengan ketentuan dan
target dalam rangka mencapai pertumbuhan yang ditetapkan.
c. Mengendalikan Non-Performing Loan hingga batas yang sehat tanpa
meninggalkan hubungan baik dengan nasabah.
d. Memastikan bahwa dokumen pengikat kredit telah memenuhi syarat
dan diikat dengan sempurna serta agunan kredit layak dari segi nilai,
kualitas, maupun likuiditasnya.
e. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan atau berkala
lainnya.
Pemimpin Kantor Cabang menjalankan fungsi mengkoordinasi
Kantor Cabang sebagai pusat laba perusahaan dengan merencanakan dan
menyelenggarakan kegiatan operasional yang produktif berupa pemasaran
dan pemrosesan kredit, penghimpun dana pihak ketiga, pelayanan
nasabah, administrasi kredit dan pembinaan nasabah, pencatatan
transaksi-transaksi berdasarkan sistem dan prosedur akuntansi perbankan,
pelaporan-pelaporan yang dibutuhkan oleh manajemen dan sesuai
peraturan dan ketentuan perbankan agar tercapai tujuan perusahaan.
2. Kepala seksi Pemasaran
Tugas pokok Kepala Seksi Pemasaran adalah :
a. Memantau perkembangan kredit serta menghimpun dana
b. Melakukan pembinaan nasabah
c. Membuat laporan berkala kepada kepala kantor cabang mengenai
pertumbuhan kredit daan menghimpun dana pihak ketiga beserta
permasalahan serta usulan-usulan perbaikan.
d. Memastikan bahwa persyaratan administratif permohonan kredit telah
commit to user
e. Memproses berkas-berkas debitur baru termasuk dokumen
agunan/pengikatan kredit dan diadministrasikan lebih lanjut serta
disimpan diruang penyimpanan dokumen.
f. Melayani pembukaan dan penutupan rekening
g. Mencatat dan mencari solusi bagi pengaduan nasabah.
h. Memantau perkembangan rekening debitur tertentu misalnya deposito
yang menjelang jatuh tempo dan sebagainya.
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Kepala seksi pemasaran mempunyai fungsi sebagai agen
perusahaan untuk suatu wilayah kerja guna menciptakan, mengembangkan
pertumbuhan bisnis dan penetrasi pasar dengan penekanan pada aspek
penyaluran kredit yang sehat serta penghimpunan dana pihak ketiga yang
mampu mendukung likuiditas.
3. Seksi Dana
a. Membantu kepala seksi pemasaran dalam merumuskan kebijakan
penghimpunan dana bank
b. Mencari sumber dana yang potensial baik yang ada dalam masyarakat
maupun instansi sebagai sumber dana yang belum digunakan.
c. Menyelenggarakan administrasi bidang dana dengan tertib dan teratur
serta cocok terhadap perincian masing-masing sumber dana.
d. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang berkenaan
dengan bidang dana, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
4. Seksi Kredit
a. membantu kepala seksi pemasaran dalam merumuskan kebijaksanaan
pada bidang perkreditan.
b. Menghubungi sasaram-sasaran kredit yang potensial baik terhadap
sektor pemerintah, sektor swasta maupun sektor lainnya.
c. Menyelenggarakan admnistrasi perkreditan dengan tertib dan teratur
serta cocok terhadap perincian masing-masing sumber dana.
d. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang berkenaan di
bidang kredit, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
commit to user
a. Mengatur dan mengamankan uang tunai dan surat-surat berharga yang
dijaminkan.
b. Menerima setoran-setoran nasabah dan setoran transaksi lainnya.
c. Membayarkan bukti-bukti pengeluaran kas yang telah memenuhi
persayaratan yang telah ditetapkan.
d. Menyusun perencanaan kas untuk kelancaran pelayanan dan efisiensi
perusahaan.
e. Menjaga kerahasiaan nasabah dan hal-hal lain yang wajib
dirahasiakan.
6. Kepala Seksi Pelayanan
a. Memcatat transaksi harian meliputi jurnal, general ledger, mutasi kas
harian, saldo nominatif dana pihak ketiga
b. Menyusun laporan harian mengenai nasabah dana pihak ketiga yang
memasukan pembukaan rekening dan penutupan rekening
c. Menyusun laporan perputaran kas mingguan.
d. Melakukan rekonsiliasi rekening dana pihak ketiga secara berkala
e. Melakukan rekonsiliasi rekening antar kantor dan menyelesaikan
open item.
f. Menerbitkan dan menyampaikan laporan keuangan secara berkala
(harian, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan).
g. Membuat dan menyampaikan Sistem Informasi Kredit (SIK) ke Bank
Indonesia.
h. Melakukan setoran-setoran ke pihak lain seperti pajak, PBB, PLN.
i. Pemutakhiran daftar aktiva tetap dan inventaris
j. Membua laporan yang berkaitan dengan personalia.
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Fungsi yang dijalankan oleh Kepala Seksi Pelayanan adalah
melaksanakan kegiatan operasional Kantor Cabang meliputi
penyelenggaraan sistem akuntansi atas transaksi kantor cabang,
menyusun dan menyajikan laporan-laporan sesuai peraturan dan
ketentuan perbankan, menyelengarakan administrasi- administrasi umum
commit to user
7. Seksi Akuntansi
a. Membantu kepala seksi pelayanan dalam menyusun rencana kerja dan
rencana anggaran perusahaan serta melakukan monitoring dan
pengendalian ata pelaksanaanya.
b. Menyelenggarakan administrasi akuntansi adn keuangan dengan
menghimpun serta mengelola data-data semua transaksi keuangan
perusahaan.
c. Mengurus dan menyelesaikan perhitungan pajak penghasilan
perusahaan.
d. Membuat laporan neraca dan rugi laba harian, bulanan dan tahunan
baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
8. Seksi Sekretariat/Umum/Personalia
a. Menyelenggarakan hubungan kemasyarakatan dengan unit kerja sama
dengan instansi lainnya.
b. Menyiapkan rapat direksi dan rapat lainnya di lingkungan perusahaan.
c. Menyelenggarakan kegiatan protokoler, komunikasi dan informasi.
d. Mengelola kearsipan dan dokumentasi.
e. Melakukan pengadaan barang-barang inventaris, peralatan kantor dan
perabotan kantor lainnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
f. Mengurus dan menyusun administrasi kepegawaian yang meliputi cuti,
usul kepangkatan, penggajian, mutasi, promosi, pemberhentian dan
pensiun.
E. Bidang usaha dan Wilayah Kerja
Wilayah kerja BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel meliputi
Kabupaten Boyolali dan sekitarnya, terutama daerah pedesaan dan sesuai
dengan misi didirikannya BKK se-Jawa Tengah, hal ini sesuai yang diharapkan
pemerintah, diharapkan keberadaan Bank Perkreditan Rakyat (BPR) hendaknya
dapat meningkatkan perekonomian pedesaan, dalam rangka menanggulangi
praktek-praktek pelepasan uang (rentenir) maka bagi BPR BKK telah ditetapkan
usahanya sebagai berikut :
commit to user
Salah satu tulang punggung penghidupan BPR BKK adalah kredit, sehingga
beberapa bentuk kredit ditawarkan untuk membantu permodalan
masyarakat, serta untuk membiayai usaha-usaha produktif dan kepentingan
masyarakat (konsumtif)
a. Kredit umum
Kredit yang diberikan kepada masyarakat untuk membantu modal atau
perluasan usahanya, baik di bidang investasi, modal kerja serta guna
kebutuhan konsumsi. Sektor yang masuk dalam kategori ini meliputi
perdagangan, pengusaha, dan pertanian. Kredit ini dengan jangka
waktu paling lama 36 bulan serta dengan jaminan barang bergerak dan
barang tidak bergerak. Seperti tanah, sepeda motor, dan dapat juga
berupa tabungan atau deposito. Dari segala bentuk kredit yang
diberikan dikenakan tabungan wajib sebesar 5% sebagai perwujudan
dari program pemerintah.
b. Kredit Pegawai
Kredit yang diperuntuk bagi karyawan dan Pegawai negeri/sipil/ABRI.
Yang pada dasarnya untuk kepentingan konsumsi seperti biaya sekolah
anak, perbaikan rumah. Dengan jaminan berupa gaji tetap calon
peminjam dan persetujuan dari pimpinan instansi dimana debitur
bekerja.
c. Kredit Reschsdulling
Kredit diberikan untuk diperpanjang waktunya dan disesuaikan dengan
kemampuan angsuran tiap bulan
d. Kredit KUB
Kredit diberikan kepada kelompok usaha tertentu. Contoh kelompok
pengusaha pembuat tahu dengan menggunakan jaminan sertifikat.
e. Kredit Pedesaan, Pasar, Kredit Mikro
Kredit diberikan kepada pedagang dipasar, ataupun di pedesaan dengan
usaha mikro, dalam arti mikro adalah peminjam pertama dengan
maksimal Rp.1.000.000 (satu juta rupiah) dengan jangka waktu paling
commit to user
Table 3.1 Laporan Perkembangan Kredit Per 28 Februari 2011
Kode Keterangan Rupiah Orang L Lancar 2.931.743.231,00 522 KL Kurang Lancar 107.085.500,00 22 D Diragukan 28.026.100,00 8
[image:51.595.147.501.182.646.2]M Macet 89.674.242,00 39
Table 3.2 Kolektibilitas Kredit Per Sektor Per 28 Februari 2011
Org Rp
Pertanian 133 790.372.286,00 Bukan Lapangan usaha-Lainnya 167 1.022.591.500,00 Perdagangan,Restoran/R.Makan 260 1.172.594.715,00
Jasa-jasa 28 159.887.450,00
Lain-lain 3 11.083.122,00
Total 522 2.931.743.231,00
Sektor Saldo Bulan Lalu
Sumber : Data bank
2. Tabungan
Fungsi Bank Perkreditan Rakyat adalah untuk menghimpun dana
masyarakat, yang selanjutnya digunakana untuk penyaluran kredit, serta
berfungsi sebagai pengaman uang masyarakat, pola hidup berhemat dan
dapat diambil sewaktu-waktu bila ada kebutuhan mendadak, dan BPR BKK
menawarkan berbagai jenis tabungan seperti :
a. Tabungan Wajib
Untuk mendidik dan melatih masyarakat gemar menabung, maka setiap
debitur diwajibkan menyetor simpanan wajib yang besarnya ditetapkan
antara 5 % sampai 10 % dari plafon kredit yang disetujui. Berguna
untuk jaminan apabila kredit tersebut ternyata gagal pengembaliannya.
b. Tabungan Masyarakat Desa (Tamades) seri A
Adalah tabungan yang ditawarkan kepada masyarakat secara sukarela
commit to user
penghimpunan dana serta penyediaan kebutuhan masyarakat bila
sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Tamades Seri B (Deposito Berjangka)
Merupakan simpanan masyarakat pada BPR yang tidak dapat diambil
sewaktu-waktu, tetapi berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya tiap
3 bulan. Surat deposito ini tidak bisa diperjualbelikan dengan suku
bunga Perda serta menyesuaikan pangsa pasar.
3. Sumber Dana
Sumber dana merupakan modal utama dalam kegiatan operasional
perusahaan, apalagi yang bergerak di bidang perbankan. Sehubungan dengan
hal tersebut BPR BKK berupaya semaksimal mungkin untuk menghimpun
dana dari masyarakat dan selanjunya diimbangi dengan penyaluran kredit
kepada masyarakat yang membutuhkan, sedang sumber dana BPR BKK
berasal dari :
a. Pemilik
Dana ini berasal dari modal, dengan jumlah modal yang disetor sabagai
sarana opersional dengan komposisi sebagai berikut :
Pemda Tingkat I Jawa Tengah : 60 %
Pemda Tingkat II Boyolali : 40 %
b. Masyarakat
Dana yang dihimpun atas kerja sama antara BPR BKK dan Bank
Umum lainnya, antara lain dengan skim Bank Indonesia, seperti Proyek
Kredit mikro (PKM), Kredit Modal Kerja (KMK), serta kredit Usaha
commit to user
BAB IV PEMBAHASANKearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi
yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala
kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan
setepat-tepatnya.
