BAB III PEMBAHASAN
E. Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang
Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor menurut( Sedarmayanti, 2001) antara lain:
1. Faktor Intern
a. Manusia ; adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efesiensi dan efektifitas kerja.
b. Biaya ; adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik secara materil maupun non materil.
2. Faktor Ekstern a. Penerangan/cahaya
Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan tata usaha yang baik memerlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan kantor akan terhambat dan akan terjadi banyak kesalahan yang membuat tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.
i). Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja.
ii). Sistem penerangan setengah langsung adalah sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kantor.
iii). Sistem panerangan tidak langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah tempat kerja.
iv). Sistem penerangan setengah tidak langsung adalah sistem penerangan dimana kebanyakan cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian ke bawah ruang kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah. Penggunaan penerangan pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat baik, ventilasinya cukup baik dengan kaca yang transparan yang ditutupi dengan gorden berwarna cream (abu-abu) yang senada dengan warna ruangannya. Sedangkan untuk penerangannya digunakan lampu neon bercahaya putih yang bersifat tidak langsung, dimana cahaya yang dipancarkan tidak tajam sehingga tidak membuat mata pegawainya terganggu dan kelelahan. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan menggangu pekerjaan pegawai, untuk itu pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sangat baik.
b. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efisiensi kerja para pegawai khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Karena itu, warna tidak dapat dipergunakan secara sembarangan. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasana yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.
Untuk tata warna pada Bagian Tata usaha Universitas Sumatera Utara juga sudah baik dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah cream, pintu bewarna coklat, tirai juga berwana cream, sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan nyaman, adapun warna lantai yang digunakan bewarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih.
c. Air Conditoning (AC)
Air Conditoning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur pokok: suhu, peredaran, kelembaban dan kebersihan. Produktivitas yang tinggi dan pengurangan dalam biaya pembersihan adalah penting sekali. Laporan-laporan mengenai keuntungan produktivitas karena air conditioning adalah sangat lazim.
Keuntungan rata-rata setelah diberi air conditioning
i). Produktivitas yang lebih tinggi. ii). Mutu pekerjaan yang lebih tinggi.
iii). Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang bertambah.
iv). Semangat kerja yang lebih tinggi.
v). Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sirkulasi udara sangat baik, udara dalam ruangan tidak lembab dan temperature yang digunakan pada AC antara 28-30 derajat celcius sehinga pegawai nyaman dalam melakukan pekerjaan.
d. Suara
Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, mengunakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran.
Pengaruh suara yang gaduh :
i). Gangguan mental dan saraf pegawai.
ii). Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yang lebih banyak, kesulitan dalam mengunakan telepon dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
iii). Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai berkurang.
Suara yang ada pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlalu bising namun karena tata ruang pegawai-pegawainya terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi karena mahasiswa, dosen sering datang beramai-ramai dalam mengurus administrasi. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas ruangannya.
e. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
Agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
i). Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
ii). Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja material, peralatan, waktu dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
iii). Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan sebaik-baiknya.
iv). Pembagian kerja yang nyata.
v). Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab vi). Prosedur kerja yang praktis.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara umumnya dengan dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, dimana penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun secara berdekatan dan setiap ruangan dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi.
F. Penyusunan Tata Ruang Kantor