TUGAS AKHIR
TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
LANI REGINA BRAHMANA 082103082
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : LANI REGINA BRAHMANA
NIM : 082103082
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN
TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Desember 2010 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
NIP. 19731120 200312 2 001
NAMA : LANI REGINA BRAHMANA LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NIM : 082103082
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN TATA
USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
Tanggal: ... 2010 D e k a n
(
KATA PENGANTAR
Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkat Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Khaira Amalia Fachrudin, SE.Ak., MBA selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Fadli, SE, M.Si selaku penasehat akademik.
7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tuaku S. Sembiring, SH dan D. Br. Sebayang tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Tuhan Yesus Kristus selalu melimpahkan Kasih dan berkatNya kepada mereka.
9. Adik-adikku Yolanda Brahmana, Sandra Pradipta Brahmana, Olla Claudia Brahmana. Terima kasih atas dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.
11. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008. Eva Christine, Yenny Oktina, Sri Lastri, Ripa Lestari, Dinar, Grace Marpaung, Ade Fitriani, Arini Fauzi, Tika Ardilla, Febrina serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
12. Teman-teman seperjuangan selama magang Kelompok 12 : Hikmah Ramadhani, Helen Oktaviani, Ervina Hasibuan dan Prawiro Aritonang. Lebih dari sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Aku akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Medan, Desember 2010 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI. ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi... 10
D. Job Description ... 15
E. Kinerja Usaha Terkini ... 19
F. Rencana Kegiatan ... 20
G. Tata Ruang Kantor ... 20
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Tata Ruang Kantor ....……… 22
B. Tujuan Tata Ruang Kantor ...………... ... 24
C. Prinsip Tata Ruang Kantor ...…………. 25
D. Bentuk Tata Ruang Kantor ... 28
1. Tata Ruang Kantor Berkamar ... 28
2. Tata Ruang Kantor Terbuka ... 29
3. Tata Ruang Kantor Berhias dan Berpanorama .. ... 29
4. Tata Ruang Kantor Gabungan ... 30
E. Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang ... 31
1. Faktor Intern... 31
2. Faktor Ekstern ... 31
F. Penyusunan Tata Ruang Kantor ... 36
1. Perabot Kantor ... 36
2. Mesin-mesin Kantor di Bagian Tata Usaha FE USU ... 38
G. Pengertian Efektifitas ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44
DAFTAR TABEL
No Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty
Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor.
Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan. Bandung : Mandar Maju
Sedarmayanti, 2001 . Manajemen Perkantoran . Cetakan Kedua. Bandung : Mandar Maju
Siagian, Sondang, P. 2008. Pengertian Tentang Efektifitas.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruangan atau bagian dari suatu bangunan tempat melaksanakan segenap pekerjaan kantor. Kantor juga merupakan satuan organisasi yang berfungsi sebagai pusat pembagian pekerjaan, penyusunan suatu hubungan pekerjaan sehari-hari yang terdiri dari staf dan pegawai, biasanya dalam rangka membantu pekerjaan pimpinan. Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Pada setiap kantor tertentu terdapat setiap pimpinan yang memegang wewenang dalam pekerjaan kantor. Pimpinan ini melakukan koordinasi dan komunikasi sehingga semua petugas dalam kantor tersebut dapat mencapai tujuan yang ditentukan.
karyawan. Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran.
Menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran yang modern saat ini. Kantor adalah tempat penyediaan informasi dalam rangka memperlancar tugas maupun aktivitas-aktivitas disegala bidang, dengan demikian kantor merupakan tempat kegiatan diselenggarakannya aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di berbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan atau menyalurkan informasi (Sukoco, 2007). Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti, 2001). Tidak semua kantor menganggap pengaturan tata ruang itu penting, bahkan sering kali keadaan seperti ini kita lihat di suatu perusahaan atau kantor dimana mereka menganggap kantor hanyalah tempat sementara pada waktu bekerja, sehingga syarat-syarat tata ruang kantor yang baik tidak menjadi perhatian. Hal seperti ini dapat mengakibatkan rangkaian aktivitas kantor berjalan kurang lancar, karena pengawasan terhadap pekerjaan tidak dapat dilaksanakan dengan mudah.
1. Suatu tata ruang kantor yang baik adalah suatu pengaturan tempat kerja yang dapat mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancar dan efisien. 2. Dari sudut pegawai, suatu kantor yang baik adalah ruang kerja yang dapat
menambah kesenangan dan semangat kerjanya dan tata ruang kerja yang tidak direncanakan dengan baik akan mengakibatkan pengaruh yang tidak baik dalam pencapaian tujuan dari organisasi tersebut.
3. Dengan adanya pengaturan tata ruang yang baik, akan memudahkan pengawasan dan penghematan dari segi waktu, tenaga, biaya dikarenakan komunikasi lebih sempurna dan aliran pekerjaan yang lebih lancar.
Melakukan tugas kantor seperti yang sudah di defenisikan di atas memerlukan konsentrasi penuh karena yang melaksanakan pekerjaan tersebut adalah manusia (karyawan). Semangat kerja karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu pelaksanaan tata ruang kantor merupakan hal yang penting dari sebuah manajemen perkantoran untuk mengatur ruangan yang efesien yang dapat menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai. Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
B. Perumusan Masalah
pada bagian tata usaha di Fakultas Ekonomi guna mencapai keefektifan kerja yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui tata ruang kantor pada bagian tata usaha dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:
1. Dapat dijadikan sebagai bahan masukan kepada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat kantor dapat meningkatkan kelancaran kerja pegawai dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
2. Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi penulis, tentang tata ruang kantor yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan.
3. Menambah pengetahuan wawasan dan referensi tentang tata ruang kantor yang baik.
E. Jadwal Kegiatan
dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dari tugas akhir ini dapat dilihat pada tabel 1.1
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III
Persiapan
Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, dilakukan riset selama beberapa minggu mulai bulan Oktober sampai bulan Desember di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
F. Sistematika Penulisan
Luas pembahasan Tugas Akhir ini dibagi dalam Empat (4) Bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description). Serta tata ruang kantor di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam Bab ini akan membahas tentang penataan tata ruang kantor, jenis-jenis tata ruang kantor, dan faktor-faktor fisik ruang kantor yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan.
BAB II
PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan sesuai Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. 2. Meningkatkan Kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholder lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan respon terhadap perkembangan/perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mecapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dapat mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar. Hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut tercermin dalam suatu struktur organisasi instansi.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dipimpin oleh perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas
Keluarga Besar yang ada di USU meliputi :
Pimpinan Universitas :
Rektor : Prof. DR. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M&H, MSc.(CTM), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M. Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Malianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Nigrum Natasya Sirait, SH, MU
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
Pimpinan Fakultas Ekonomi :
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M,Ec
Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
Dewan Pertimbangan Fakultas :
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc
Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si
Departemen
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
Program Diploma
Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
Bagian Tata Usaha
Kasub. Personalia : Kasnawati, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S. Sos
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Umum dan Keuangan dan Departemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanandinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
2. Sub Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas
3. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
d. memferivikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, Izin, dan Cuti
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembianaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu lama mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih baik dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik,
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, Dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Perumusan kantor menurut Denyer, (Moekijat, 1997) adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan di lakukan dengan nama apapun juga diberikan. Sedangkan menurut Atmosudijiro (Moekijat, 1997) Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff, dan personil operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun psikologi pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu, sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawai bekerja secara efektif dan efisien, serta meminimalkan pegawai mendapat cidera ketika melakukan pekerjaannya.
yang disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik.
Untuk lebih memahami peran tata ruang kantor berikut ini saya menuliskan pengertian tata ruang kantor dari beberapa ahli yaitu:
a. “Office Layout is the determination of spece requitment and of the detailed utilazation of the spece in order to provide a pratical arrangement of the
physical factor considered necessary for the execution of the office work
wintin reasonable casts” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruangan dan tentang pengaruh secara terperinci dari ruangan ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak (Gie, 2000).
b. Terry (2001) menyatakan “ Office management and control, office layout is the determined of the spece requrement and of the physical factors
considered necessary for the execution of the office work within
reasonable cost.” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
c. Gustafsson (2002) menyatakan bahwa layout sebuah kantor akan mempengaruhi kedinamisan suatu tempat kerja. Oleh karena itu, pemilihan layout harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan mempengaruhi efektifitas sebuah organisasi (Porras dan Robbertson, 1992).
Dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran satu faktor penting yang turut menentukan kelancaran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai, dan perabot-perabot kantor juga menimbulkan keharmonisan. Dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangatlah penting untuk menciptakan iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan baik bagi orang yang datang ke kantor tersebut.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu tempat untuk melaksanakan tata usaha dengan susunan peralatan dan perlengkapan pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien, dianggap perlu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kerja dengan biaya yang layak.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
1. Memisahkan pekerjaan yang menimbulkan keributan dengan pekerjaan yang membutuhkan ketenangan.
2. Memudahkan pengawasan manajer sehingga dapat melihat staff yang sedang bekerja.
3. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 4. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
5. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
6. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
7. Menciptakan kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi ataupun tamu yang datang.
8. Mengusahakan adanya keleluasaan gerakan pegawai yang sedang bekerja.
Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai yang minimum. Ruang harus cukup dan cocok dengan kebutuhan pegawai dan pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.
tersebut. Tata ruang kantor yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar.
C. Prinsip Tata Ruang Kantor
Adapun prinsip-prinsip tata ruang kantor menurut (Moekijat, 2002) adalah:
1. Kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah didatangi tanpa menggangu bagian lain.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berjalan.
3. Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus sedapat-dapatnya dalam garis yang lurus.
4. Kelompok-kelompok pelayanan pusat dan ruang arsip harus ditempatkan dekat dengan bagian-bagian dan pegawai yang mempergunakannya.
5. Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis yang lurus dengan penempatan meja dan kursi yang menyudut untuk pegawai-pegawai yang mengadakan pengawasan.
6. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan pegawai.
8. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar fleksibilitas dan rupa yang lebih serasi.
9. Ruangan harus cukup luas sehingga yang berjalan tidak menyentuh bangku pegawai kantor.
10. Atur meja sedemikian rupa hingga cahaya matahari datang dari sebelah kanan.
11. Pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran ditempatkan dalam sebagian ruangan atau dalam ruangan yang cukup luas. 12. Kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara gaduh
harus dipisahkan.
13. Pergunakan ruangan yang luas ketimbang menggunakan ruangan kecil yang sama luasnya.
14. Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
15. Perlengkapan kantor harus dibuat dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
penyimpanan arsip dan ditemukan arsip yang bertumpuk-tumpuk diatas meja pegawai. Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk perkakas dan peralatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya sehingga pegawai tidak dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan tersebut. Tata Usaha sudah menyusun meja-meja pegawainya sedemikian rupa sehingga tidak ada meja pegawai yang hanya tertuju pada satu cahaya saja dan kesatuan peralatan dan perlengkapan yang tidak dipergunakan lagi yang bersifat mengganggu sudah dipisahkan sehingga tercapai efisiensi kerja para pegawainya.
D. Bentuk Tata Ruang Kantor
Adapun bentuk tata ruang kantor menurut (Sedarmayanti, 2001) antara lain:
1. Tata Ruang Berkamar
Suatu ruang dikatakan berkamar apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi dlam beberapa bagian. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat penyekat tertentu, sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi dalam satu sudut pandang.
a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat hingga selalu terpelihara
adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kelemahan tata ruang berkamar antara lain :
a. Komunikasi langsung antara pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk ; biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan perkembangan organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka
Susunan tata ruang terbuka tidak dipisah-pisahkan menjadi beberapa bagian atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisahnya. Tetapi semua aktivitasnya dilakukan di suatu ruangan yang besar dan terrbuka sehingga semua yang bekerja mudah diawasi pada satu sudut pandang.
Keuntungannya antara lain :
b. Lebih mudah melakukan hubungan satu pegawai dengan pegawai yang lain. c. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan.
Kelemahannya antara lain :
a. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
b. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan kertas atau berkas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
c. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
3. Tata Ruang Berhias atau Berpanorama
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungannya antara lain :
a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
b. Ketegangan saraf dapat berkurang atau dihindarkan.
c. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
Kelemahannya antara lain :
a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya b. Biaya pemeliharaan tinggi.
c. Memerlukan tenaga ahli yang biayanya tidak murah.
4. Tata Ruang Kantor Gabungan
Merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.
Pada bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan Pembantu Dekan II, Ruang Tata Usaha, Kepala Sub Bagian Keuangan dan Umum, dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan pegawai-pegawainya dibuat terbuka. Dengan menggabungkan konsep tata ruang kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya
E. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor menurut( Sedarmayanti, 2001) antara lain:
1. Faktor Intern
a. Manusia ; adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung efesiensi dan efektifitas kerja.
b. Biaya ; adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik secara materil maupun non materil.
2. Faktor Ekstern
a. Penerangan/cahaya
Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan tata usaha yang baik memerlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan kantor akan terhambat dan akan terjadi banyak kesalahan yang membuat tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.
i). Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja.
ii). Sistem penerangan setengah langsung adalah sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kantor.
iii). Sistem panerangan tidak langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah tempat kerja.
iv). Sistem penerangan setengah tidak langsung adalah sistem penerangan dimana kebanyakan cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian ke bawah ruang kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah.
b. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efisiensi kerja para pegawai khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Karena itu, warna tidak dapat dipergunakan secara sembarangan. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasana yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.
Untuk tata warna pada Bagian Tata usaha Universitas Sumatera Utara juga sudah baik dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah cream, pintu bewarna coklat, tirai juga berwana cream, sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan nyaman, adapun warna lantai yang digunakan bewarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih.
c. Air Conditoning (AC)
Air Conditoning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur pokok:
Keuntungan rata-rata setelah diberi air conditioning
i). Produktivitas yang lebih tinggi.
ii). Mutu pekerjaan yang lebih tinggi.
iii). Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang bertambah.
iv). Semangat kerja yang lebih tinggi.
v). Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sirkulasi udara sangat baik, udara dalam ruangan tidak lembab dan temperature yang digunakan pada AC antara 28-30 derajat celcius sehinga pegawai nyaman dalam melakukan pekerjaan.
d. Suara
Pengaruh suara yang gaduh :
i). Gangguan mental dan saraf pegawai.
ii). Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yang lebih banyak, kesulitan dalam mengunakan telepon dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
iii). Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai berkurang.
Suara yang ada pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlalu bising namun karena tata ruang pegawai-pegawainya terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi karena mahasiswa, dosen sering datang beramai-ramai dalam mengurus administrasi. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu dibuat lebih luas ruangannya.
e. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
Agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
ii). Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja material, peralatan, waktu dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
iii). Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan sebaik-baiknya.
iv). Pembagian kerja yang nyata.
v). Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab vi). Prosedur kerja yang praktis.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara umumnya dengan dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, dimana penyusunan tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun secara berdekatan dan setiap ruangan dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi.
F. Penyusunan Tata Ruang Kantor 1. Perabot Kantor
yang harus disediakan di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah perabot kantor dan mesin kantor. Perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis, lemari dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.
Kursi
Kursi kantor yang digunakan di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pekerjaan setiap pegawai. Semua pegawai yang bekerja di bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menggunakan kursi yang memiliki roda karena mendukung kecepatan dalam bekerja dan mereka memiliki interaksi yang tinggi dalam bekerja.
Meja Kerja
Perlengkapan, Sub Bagian Kepagawaian dan Sub Kemahasiswaan dan Alumni menggunakan meja panjang, hal ini dibuat supaya lebih cepat melayani para dosen, pegawai, dan mahasiswa yang berurusan dengan barang perlengkapan, urusan pegawai, dan juga mengenai administrasi mahasiswa. Begitu juga dengan pegawai lainnya menggunakan meja sesuai kebutuhan pekerjaan.
Filing dan Cabinet
Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan lemari yang lumayan besar untuk menyimpan berkas-berkas mahasiswa, dosen, pegawai, dan berkas-berkas Fakultas Ekonomi USU .
Telepon
Sudah dipilih sesuai kebutuhan dan di letakkan pada posisi yang pas, sehingga pagawai bisa menggunakan dengan baik tampa memboroskan waktu dan tenaga pegawai untuk menggunakan fasilitas tersebut dalam menunjang pekerjaan.
Untuk lemari arsip di Bagian Tata Usaha, khususnya di bagian Kantor Tata Usaha, Kantor Keuangan, dan Kantor Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diletakan dipinggir ruangan tetapi juga masih menghambat kelancaran pekerjaan karena ruangan yang belum cukup luas sehingga masih menghalangi pergerakan pegawai. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi (filing cabinet)
2. Mesin-mesin Kantor di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum menggunakan sebuah mesin, pertama-tama harus dikembangkan dan dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah bahwa seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli
(Moekijat, 1989 : 66).
memperlancar pekerjaan pegawainya, manajer juga harus pandai memilih mesin yang terbaik dan mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Keuntungan pengunaan mesin kantor :
a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan. d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. f. Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengunakan beberapa peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan antara lain :
1. Kalender 2. Buku Agenda 3. Lembaran kertas
4. Alat-alat tulis 5. Papan white board 6. Lemari filling kabinet 7. Jepitan kertas (paper clips) 8. Alat pelubang kertas
9. Jepitan dokumen tebal (Binder clips) 10. Lem perekat
11. Komputer PC dan Printer 12. PC Notebook
13. LCD Projector 14. Wireless
15. Televisi Set 16. Faximili 17. fotocopy 18. Cash Register
G. Pengertian Efektifitas
keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Sementara itu (Abdurahmat, 2003) “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan, asas-asas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada lima yaitu :
1. Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas penyederhanaan, yaitu menghambat suatu sistem yang ruwet atau sukar menjadi lebih mudah atau ringan.
3. Asas penghapusan, yaitu meniadakan suatu kegiatan kerja yang dianggap tidak perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
4. Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.
1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U dengan komputer di depannya.
2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dan mempunyai sandaran tegak agar dapat duduk berputar, apabila mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.
3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan di atas meja dan segera dikembalikan ke tempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapat dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya.
4. Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efisien.
5. Kemampuan untuk meningkatkan dengan baik adalah merupakan dasar untuk bekerja secara efisien.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan penilaian yang dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Susunan ruangan sudah baik dimana penataan ruangan kantor dibuat berdasarkan tata ruang kantor gabungan yaitu terbuka dan berkamar. 2. Pada kantor bagian keuangan dan umum, kantor tata usaha dan juga kantor
Pembantu Dekan II dibuat berkamar dan dipisahkan karena memerlukan konsentrasi yang tinggi dalam penyelesaian tugas-tugasnya.
3. Bagian Kepala Sub Bagian Personalia, Kepala Sub Bagian Perlengkapan, Kepala Sub Bagian Akademik, Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan dibuat berdasarkan tata ruang kantor terbuka, karena bagian tersebut banyak berurusan dengan mahasiswa, dosen dan pegawai lainnya, sehingga lebih memudahkan bagi para tamu untuk mengurus urusan-urusan yang berhubungan dengan Kepala Sub Bagian yang ditulis diatas.
B. Saran
Berdasarkan uraian kesimpulan diatas penulis membuat saran-saran sebagai berikut:
Bagi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
a. Sebaiknya tata letak ruang kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disesuaikan dengan ruangan tata usaha tersebut.
b. Penempatan meja-meja pegawainya sebaiknya disusun dengan rapi sehingga ruangan tata usaha tersebut kelihatan lebih luas dan dapat membantu kelancaran pekerjaan pegawai. Khususnya pada Kepala Sub Bag Keuangan, seharusnya menggunakan ruangan yang luas karena memerlukan konsentrasi yang tinggi.
c. Sebaiknya ruang tata usaha juga dapat menambah ruang tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi menganggu pegawai-pegawai yang sedang bekerja jika ingin masuk ke dalam ruangan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty
Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor.
Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan. Bandung : Mandar Maju
Sedarmayanti, 2001 . Manajemen Perkantoran . Cetakan Kedua. Bandung : Mandar Maju
Siagian, Sondang, P. 2008. Pengertian Tentang Efektifitas.
