TUGAS AKHIR
PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
OLEH :
SERTINA E. PAKPAHAN 072103032
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SERTINA E. PAKPAHAN
NIM : 072103032
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: Juni 2010 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
(
NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si)
Tanggal: Juni 2010 D e k a n
(
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SERTINA E. PAKPAHAN
NIM : 072103032
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN TATA RUANG KANTOR PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juni 2010 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkatNya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini sebagai salah satu
syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Diploma III
Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.
Penulis menyajikan tugas akhir berjudul “Penerapan Tata Ruang Kantor
pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” dan ingin
memberikan informasi mengenai pentingnya peran tata ruang kantor didalam
perusahaan untuk mencapai efektivitas kerja dan tercapainya tujuan perusahaan.
Didalam penyelesaian tugas akhir ini penulis menyadari masih banyak kekurangan
dalam penyajian baik secara isi maupun pemaparan, oleh karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk
penyempurnaan tugas akhir ini. Selama perkuliahan hingga penyelesaian tugas
akhir ini penulis telah banyak menerima bantuan secara moril dan material dari
berbagai pihak. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga
kepada orangtua tercinta Ayahanda A. Pakpahan dan Ibunda M. Sitompul yang
membesarkan, mendidik dan membiayai penulis sehingga tugas akhir ini dapat
terselesaikan.
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi
2. Ibu Dra. Mulykata Sebayang, M.Si, selaku dosen pembimbing tugas
ahhir yang telah memberikan masukan-masukan yang berguna dalam
penyusunan tugas akhir.
3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku ketua Program Diploma III
Kesekretariatan fakultas Ekonomi USU
4. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program
Diploma III kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU
5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonmi USU khususnya dosen program
Diploma III kesekretariatan yang telah mendidik dan memberikan ilmu
yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan juga membalas jasa Bapak
dan Ibu sekalian
6. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi USU.
7. Ibu Dra. Fepty Aniar selak Kasubag Akademik Fakulatas Ekonomi USU.
8. Ayahanda dan Ibunda tercinta atas dukungan dan motivasi baik moril
maupun materi bagi penulis.
9. Buat adik-adik ku Marlen, Ricky, Eris, Ravika, Alpin, yang selalu
menyemangati saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
10.Buat teman-temankku Alpriani, Manda, Susi, Arni, Rahma, Dewi dan
seluruh kelas A’07. Terimakasih sudah membantu dalam penyelesaian
tugas akhir ini
11.Buat teman-teman magangku Susi gultom, Vira, Ayu, Dewi, Sary, Yulia,
dan Ikhwansyah lubis semoga kebaikan yangn telah mereka berikan
12.Buat kakakku K’Rosa dan K’Elida yang sangat baik yang selalu
menyemangati dan membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
13.Buat teman-teman satu kos ku K’Martha, Herlinda, Rani, Ellis, Juni, dkk
semua.
14.Buat Teman-teman Koordinasi UKM KMK UP FEDITA USU yang
selalu mendoakanku memberi motivasi dalam penyelesaian tugas Akhir
ini.
15.Dan juga buat Adik-adik Kelompok kecilku, Suriani, Desi, Lina, Saurma,
Donna, Alando, Bona, Deo, Eka, Cristin, Rut, Juni, Sinta, Bina, Tia, Ifni,
yang selalu memperhatikan dan mendoakan saya dalam penyelesaian
tugas akhir ini.
Medan, Juni 2010
Penulis
Sertina E. Pakpahan (072103032)
DAFTAR ISI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10
3. Tata Ruang Berhias atau Berpanorama ... 31
4. Tata Ruang Gabungan ... 32
E. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor .. 32
1. Faktor Intern ... 32
2. Faktor Ekstern ... 32
F. Penyusunan Tata Ruang Kantor ... 37
1. Perabot Kantor ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan ... 45 B.Saran ... 46
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar BelakangTata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah
perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu
terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan
suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasa
yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan,
keefektifitasan, dan keefisienan dalam bekerja. Kantor dengan tata ruang yang tidak
teratur (tidak baik) pasti membuat klien atau tamu berpendapat bahwa kinerja kantor
tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.
Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat
menambah gairah kerja pegawai/karyawan dalam rangka mendukung peningkatan
mutu kegiatan perkatoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak
langsung peran dan suasana kantor sangat mendukung aktivitas kerja karyawan yang
bekerja di kantor tersebut. Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya,
dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor
dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak
mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup,
tempat untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa
mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau
tumpukan-tumpukan bahan keadaan tertentu kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk
Tidak semua perusahaan swasta maupun pemerintah memandang penataan
ruang kantor sesuatu hal yang penting. Masih banyak ruang kantor yang tidak teratur
dan menghambat keefektifan kerja setiap karyawan. Pada dasarnya tata ruang kantor
berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran, menata ruang kantor
merupakan kebutuhan dari perkantoran yang modern saat ini. Kantor adalah tempat
penyediaan informasi dalam rangka memperlacar tugas maupun aktivitas-aktivitas
disegala bidang, dengan demikian kantor merupakan tempat kegiatan
diselenggarakannya aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan informasi untuk
memperlancar kegiatan di berbagai unit dan merupakan proses untuk menangani
informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan
mendistribusikan (menyalurkan) informasi (sukoco, 2007). Tata ruang merupakan
pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta
perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik,
nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja
(Sedarmayanti 2001: 125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan
metode untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan di
dalam ruangan yang bertujuan untuk sarana bagi para karyawan yang ada di kantor
tersebut. penataan letak ruangan kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan
muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat menciptakan efisiensi kerja dan hasil yang
maksimal, dimana penataan ruang kantor yang baik menambah kenyamanan bekerja
dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan
fasilitas pendukung lainnya apabila peletakannya tidak tepat maka fasilitas tersebut
adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan suasana yang nyaman, teratur,
aman, dengan fasilitas yang memang di perlukan oleh kegiatan kantor tersebut.
Melakukan tugas kantor seperti yang sudah di defenisikan di atas memerlukan
konsentrasi penuh karena yang melaksanakan pekerjaan tersebut adalah manusia
(karyawan), semangat kerja karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh
sebab itu pelaksanaan tata ruang kantor merupakan hal yang penting dari sebuah
manajemen perkantoran untuk mengatur ruangan yang efesien menimbulkan
kepuasan kerja bagi para pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun
tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang
kantor yang jauh dari pemborosan ruang tengah, waktu maupun hal-hal yang
merugikan perusahaan tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan.
B. Perumusan Masalah
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik
dan ingin mengetahui sejauh mana Penerapan Tata Ruang Kantor pada Bagian Tata
Usaha fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung kelancaran
kerja pagawai pada bagian tata usaha di fakultas Ekonomi guna mencapai
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui
penerapan tata ruang kantor pada bagian tata usaha dalam hal mendukung efektifitas
kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:
1. Dapat dijadikan sebagai bahan masukan kepada Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bahwa tata ruang kantor dan
penyusunan alat-alat kantor dapat meningkatkan kelancaran kerja pegawai
dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
2. Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi penulis, tentang tata ruang kantor
yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan.
3. Menambah pengetahuan wawasan dan referensi tentang tata ruang kantor yang
baik.
E. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan
1. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penulisan yang
diperlukan untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas
Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III
Persiapan
Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
Jadwal kegiatan (survey) yang dilakukan penulis di Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
Tanggal 18 Maret 2010
Tanggal 12 April 2010
Tanggal 20 Mei 2010
Kegiatan (survey) yang dilakukan penulis bertujuan untuk memperoleh data-data
maupun informasi yang digunakan untuk mendukung penyelesaian Tugas Akhir
saya.
2. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah
maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam Empat (4) Bab,
yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting
dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulis
Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey)
dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah
ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job
description). Serta tata ruang kantor di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam Bab ini akan membahas tentang penataan tata ruang kantor,
jenis-jenis tata ruang kantor, dan faktor-faktor fisik ruang kantor yang dapat
mempengaruhi kinerja karyawan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Isi dari Bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas
Akhir, dalam Bab ini penulis akan memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi
BAB II
PROFIL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun
1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan
Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa
pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah
untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Keinginan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas
Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, akhirnya
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh yayasan Sumatera Utara dan termasuklah ke dalam lingkungan
Universitas Suamtera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung
Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.
131/DIKTI/Kep/1984, dan sesuai Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
2. bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
3. Meningkatkan Kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
4. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
5. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholder lainnya.
6. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan respon terhadap
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya
yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial
berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi
: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan
mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan
antara setiap bagian untuk mecapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas sesuai dengan
tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai
mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab
akan lancar. Hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai
dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut tercermin dalam suatu struktur organisasi instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja
sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dipimpin oleh
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
Rektor dan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Keluarga Besar yang ada di USU meliputi : 1). Pimpinan Universitas :
Rektor : Prof. DR. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, MSc
(CTM), SP.A (K)
Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA
Pem
bantu Rektor III : Dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, MEng
Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
2). Pimpinan Fakultas Ekonomi :
Deka : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M,Ec
Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pudek II : Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
3). Dewan Pertimbangan Fakultas :
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota :
4.1. Prof. Bachtiar Hassan Miraza
4.2. Prof. Munaf Hamid Regar, MSAc
4.3. Prof. Dr. Amrin Fauzi
4.4. Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi
4.6. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
4.7. Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak
4.8. Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc
4.9. Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
4.10. Prof. Dr. Lic. rer. reg Sirojuzilam, SE
4.11. Prof. Dr. Rismayani, MSi
4.12. Prof. Dr. Ramli, MS
4.13. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
4.14. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
4.15. Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
4.16. Ami Dilham, SE, MSi
4.17. Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
4.18. Prof.Dr.Lic.Reg.Sirojuzilam,SE
4.19. Dr.Rismayanti,MS
4.20. Prof.Drs.Lian Dalimunthe,SE,MEc,Ac
4.21. Dr. Murni Daulay,SE,MSi
4). Departemen
5a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc
5b. Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
5). Program Diploma
6a. Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
6b. Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
6c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
6). Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kamariah, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE,MSi
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Umum dan
Keuangan dan Departemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuangan
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah
diteliti kebenarannya
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
2. Sub Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat
g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
3. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai
c. Melakukan urusan mutasi pegawai
d. memferivikasi usulan angka kredit jabatan fungsional
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, Izin, dan Cuti
g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembianaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuanPerguruan Tinggi Negeri, butuh waktu lama mencapai itu semua
begitu juga pada Fakultas Ekonomi USU, fakultas terus berupaya agar tujuan yang
telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu
semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam
bekerja
Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
yang bermanfaaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan
pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat,
memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih baik dan mandiri, kegiatan bakti
sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan
pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya
Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik,
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isra’Mi’raj, Dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
G. Tata Ruang Kantor
Setiap perguruan tinggi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, Tata Ruang Kantor merupakan hal yang penting dalam manajemen
perkatoran. Tata Ruang Kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau
manfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dalam menyelesaikan
pekerjaan. Tata Ruang kantor yang baik juga akan memberikan penyempurnaan
tugas-tugas kantor dan akibatnya mekanisme kerja dapat berjalan lancar. Kondisi
tempat kerja yang menyenangkan dapat meningkatkan semangat bekerja, oleh
karena itu dalam menciptakan kondisi tempat kerja yang menyenangkan perlu
direncanakan penataan ruangan yang baik. Untuk mendorong tercapainya hasil yang
maksimal di perlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi peranana tata ruang
kantor sangatlah penting dalam mendukung tercapainya hasil yang diharapkan oleh
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Tata ruang kantor di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor
sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pegawai dalam
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun
psikologi pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu, sangat penting
untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawai bekerja secara
efektif dan efisien, serta meminimalkan pegawai mendapat cidera ketika melakukan
pekerjaannya.
Pada dasarnya Tata Ruang Kantor berhubungan langsung dengan manajemen
perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan
manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses perkantoran yang
produktif. Kantor yang dilengkapi dengan alat-alat kantor bertujuan untuk
mendukung pekerjaan kantor, meletakkaan perlengkapan kantor pada tempatnya
serta pengaturan ruangan secara efisien. Efisiensi maksudnya adalah susunan
ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang
dianggap merugikan, tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan
(Sedarmayanti, 2007). Tata ruang kantor yang baik merupakan pengaturan tempat
kerja yang dapat menjadikan pekerjaan kantor lebih lancar, efisien, dan bagaimana
cara menyusun: perabot, mesin dan sebagainya dalam ruang kantor yang
disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan
pekerjaan yang kurang baik.
Untuk lebih memahami peran tata ruang kantor berikut ini saya menuliskan
a.“Office Layout is the determination of spece requitment and of the detailed
utilazation of the spece in order to provide a pratical arrangement of the
physical factor considered necessary for the execution of the office work
wintin reasonable casts” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruangan dan tentang pengaruh secara terperinci dari
ruangan ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya
yang layak. (Gie, 2000)
b. Terry (2001), menyatakan “ Office management and control, office layout is
the determined of the spece requrement and of the physical factors
considered necessary for the execution of the office work within reasonable
cost.” Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
ruangan dan tentang pengunaan secara terperinci dari ruangan ini untuk
menyampaikan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
c. Gustafsson (2002: 27), layout sebuah kantor akan mempengaruhi
kedinamisan suatu tempat kerja. oleh karena itu, pemilihan layout harus
menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan
mempengaruhi efektifitas sebuah organisasi (Porras dan Robbertson 1992:
Dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran suatu faktor penting yang turut
menentukan kelacaran adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor
penting dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat
dan pengaturan tempat kerja akan menimbulkan kepuasan bagi para pegawai, dan
perabot-perabot kantor juga menimbulkan keharmonisan dalam penggunaan ruangan
yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang sehat dan
memberikan kesan baik bagi orang yang datang ke kantor tersebut.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu tempat untuk
melaksanakan tata usaha dengan susunan peralatan dan perlengkapan pada
tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien, dianggab perlu untuk
mendukung kelancaran pelaksanaan kerja dengan biaya yang layak.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Adapun tujuan tata ruang kantor adalah :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur
kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan
menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan
mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai
yang minimum. Ruang harus cukup dan mempunyai jumlah gang yang cukup luas
agar tidak terganggu dalam melakukan pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan
arus pekerjaan biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus
juga dipergunakan dengan baik.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamu/mahasiswanya sebab para
tamu/mahasiswa umumnya melihat kualitas perusahaan/Pemerintahan itu dari kantor
tersebut. Tata ruang kantor yang baik adalah bila diadakan perubahan-perubahan
demi membantu terwujudnya tujuan yang hendak dicapai.
C. Prinsip Tata Ruang Kantor
Adapun prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah:
1. Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus sedapat-dapatnya dalam garis
yang lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang
berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu
berjalan.
3. Kelompok-kelompok pelayanan pusat dan ruang arsip harus ditempatkan dekat
dengan bagian-bagian dan pegawai yang mempergunakannya.
4. Perkakas dan perlengkapan kantor harus diatur secara simetris dan dalam garis
yang lurus dengan penempatan meja dan kursi yang menyudut untuk
5. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan
pegawai.
6. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar
fleksibilitas dan rupa yang lebih serasi.
7. Ruangan harus cukup luas sehingga yang berjalan tidak menyentuh bangku
pegawai kantor.
8. Meja-meja harus disusun sedemikian rupa sehingga pegawai tidak ada terpaksa
menghadap pada sumber cahaya yang tidak disuka.
9. Pegawai yang pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran ditempatkan
dalam sebagian ruangan atau dalam ruangan yang cukup luas.
10. Kesatuan yang menggunakan perlengkapan yang mengeluarkan suara gaduh
harus dipisahkan.
11. Pergunakan ruangan yang luas ketimbang menggunakan ruangan kecil yang
sama luasnya.
12. Kesatuan yang mempunyai banyak hubungan dengan masyarakat harus
ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah didatangi tanpa menggangu
bagian lain.
13. Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
14. Perlengkapan kantor harus dibuat dekat dengan pegawai yang
menggunakannya
15. Atur meja sedemikian rupa hingga cahaya matahari datang dari sebelah
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
prinsip diatas belum dilakukan sepenuhnya. Bisa dilihat dari susunan ruangan pada
bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pegawai yang
pekerjaannya memerlukan konsentrasi pemikiran, belum ditempatkan dalam
ruangan yang cukup luas. Masih di tempat yang sempit misalnya bagian keuangan,
Dan perlu adanya penambahan ruangan yang cukup, selama ini terlihat bentuk
perkakas dan perlalatan kantor diletakkan dekat sekali dengan pegawainya, maka
orang yang berjalan akan menyentuh bangku pegawainya sehingga pegawai tidak
dapat bekerja dengan baik dan leluasa bergerak dalam ruangan tersebut. Perkakas
dan peralatanya juga masih kurang seperti lemari untuk penyimpanan arsip, folder
(sampul arsip), sekat atau guide, map dan filling cabinet masih kurang sehingga
tidak jarang ditemukan arsip yang bertumpuk-tumpuk di meja pegawainya. Hal ini
mengakibatkan arsip yang disimpan akan susah dicari dan mengakibatkan
kehilangan arsip.
Tetapi bagian Tata Usaha sudah menyusun meja-meja pegawainya
sedemikian rupa sehingga tidak ada yang terpaksa menghadap cahaya yang tidak
disukai dan kesatuan perlengkapan yang gaduh sudah dipisahkan sehingga tercapai
D. Bentuk Tata Ruang Kantor
Adapun bentuk tata ruang kantor antara lain : 1. Tata Ruang Berkamar
Adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar
kerja. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat penyekat tertentu,
sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi dalam satu sudut pandang.
Adapun keuntungan tata ruang berkamar antara lain:
a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi
c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat hingga selalu terpelihara
adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab
atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kelemahan tata ruang berkamar antara lain :
a. Komunikasi langsung antara pegawai tidak dapat lancar, sehingga
kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk ; biaya pemeliharaan ruangan,
pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan perkembangan
organisasi.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka
Adalah ruangan besar terbuka untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa
pegawai yang bekerja bersama-sama di ruangan termasuk tanpa pemisah/penyekat.
Sehingga semua yang bekerja mudah diawasi dalam satu sudut pandang.
Keuntungannya antara lain :
a. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan
dekorasi.
b. Lebih mudah melakukan hubungan satu pegawai dengan pegawai yang lain.
c. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan.
Kelemahannya antara lain :
a. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
b. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan kertas atau berkas dan
peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang
baik.
c. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
3. Tata Ruang Berhias atau Berpanorama
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya.
Bentuk kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran
nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan
yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungannya antara lain :
a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
b. Ketegangan saraf dapat berkurang atau dihindarkan.
c. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
d. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien
sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
Kelemahannya antara lain :
a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya
b. Biaya pemeliharaan tinggi.
c. Memerlukan tenaga ahli yang biayanya tidak murah.
4. Tata Ruang Kantor Gabungan
Adalah merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk tata ruang
mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada,
dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.
Pada bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara tata ruang kantor dibuat
dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan
konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan Pembantu Dekan II, Ruang Tata Usaha,
kasubbag keuangan dan umum, dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan
pegawai-pegawainya dibuat terbuka. Dengan menggabungkan konsep tata ruang
sehingga mahasiswa, dosen, dan pegawai lainnya dapat lebih mudah dalam
pengurusan kuliahnya, dan urusan-urusan para dosen ataupun mengurus data-data
yang lain bisa langsung berhubungan dengan pegawai-pegawainya.
E. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor
Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung
kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor :
1. Faktor Intern
a. Manusia ; adalah suatu aspek penting dimana memiliki peran yang sangat
besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat mendukung
efesiensi dan efektifitas kerja.
b. Biaya ; adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan
baik secara materil maupun non materil.
2. Faktor Ekstern a. Penerangan/cahaya
Penerangan atau cahaya yang cukup barangkali merupakan pertimbangan yang
penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan tatausaha yang sukses memerlukan
penerangan yang baik. Penerangan yang baik membantu pegawai melihat dengan
cepat, mudah, dan senang. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan
kurang jelas, sehingga pekerjaan kantor akan terhambat, banyak kesalahan yang
Sistem penerangan ada 4 macam yaitu :
i). Sistem penerangan langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya dari
sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja.
ii). Sistem penerangan setengah langsung adalah sistem penerangan dimana
sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian
cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kantor.
iii). Sistem panerangan tidak langsung adalah sistem penerangan dimana cahaya
memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah
tempat kerja.
iv). Sistem penerangan setengah tidak langsung adalah sistem penerangan dimana
kebanyakan cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian ke bawah ruang
kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah.
Sistem penerangan pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sangat baik, ventilasinya cukup baik dengan kaca yang transparan
yang ditutupi dengan gorden berwarna cream (abu-abu). Sedangkan untuk
penerangannya digunakan lampu neon yang ditutupi kerangka lampu sehingga
bercahaya putih dan terlihat mewah, penerangan yang ada tidak membuat mata
pegawainya terganggu. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan
menggangu pekerjaan pegawai, untuk itu pada Bagian Tata Usaha Fakultas
b. Warna
Warna merupakan faktor penting untuk memperlancar efisiensi kerja para
pegawai khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan
memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat lainnya, kegembiraan dan
ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga
akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan.
Karena itu, warna tidak dapat dipergunakan secara sembarangan. Hal ini khususnya
adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasana yang patut dihormati,
tetapi menimbulkan kesenangan.
Untuk tata warna pada Bagian Tata usaha Universitas Sumatera Utara juga
sudah baik dimana tata warna sangat sesuai dan tidak menyilaukan mata. Warna
dinding yang dipilih adalah cream, pintu bewarna coklat, tirai juga berwana cream,
sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun warna lantai yang
digunakan bewarna putih kehitam-hitaman membuat lantai terlihat bersih.
c. Air Conditoning (AC)
Air Conditoning mengatur keadaan udara dengan mengawasi 4 unsur pokok:
suhu, peredaran, kelembaban dan kebersihan. Produktivitas yang tinggi dan
pengurangan dalam biaya pembersihan adalah penting sekali. Laporan-laporan
Keuntungan rata-rata setelah diberi air conditioning
i). Produktivitas yang lebih tinggi.
ii). Mutu pekerjaan yang lebih tinggi.
iii). Kesenangan dan kesehatan para pegawai yang bertambah.
iv). Semangat kerja yang lebih tinggi.
v). Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab maka Bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sirkulasi udara sangat baik, udara
dalam ruangan tidak lembab dan temperature yang digunakan pada AC antara 28-30
derajat celcius sehinga pegawai nyaman dalam melakukan pekerjaan.
d. Suara
Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran,
mengunakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik.
Menurut para dokter, suara mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan
pikiran.
Pengaruh suara yang gaduh :
i). Gangguan mental dan saraf pegawai.
ii). Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan yang lebih
banyak, kesulitan dalam mengunakan telepon dan ketidakhadiran yang lebih
banyak.
Suara yang ada pada kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka
suara bising juga kadang-kadang terjadi karena mahasiswa, dosen sering datang
beramai-ramai dalam mengurus administrasi. Maka dari itu sebaiknya ruang tunggu
dibuat lebih luas ruanganya.
E. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik. Karena itu
dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja harus diperhatikan
cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan
dipasang atau diatur.
Agar tujuan tata ruang kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka
beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
i). Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan
dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
ii). Ekonomis yaitu usaha pencapaian efektifitas termasuk biaya tenaga kerja
material, peralatan, waktu dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan
dengan sebaik-baiknya.
iii). Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan yaitu membuktikan
bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber yang telah dimanfaatkan
sebaik-baiknya.
iv). Pembagian kerja yang nyata.
v). Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
umumnya dengan dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, dimana penyusunan
tiap-tiap ruangan yang berhubungan sudah disusun secara berdekatan dan setiap
ruangan dibuat sekatnya sehingga terlihat rapi.
F. Penyusunan Tata Ruang Kantor 1. Perabot Kantor
Perabot kantor (Office Furniture) seperti meja, kursi, lemari, rak, laci-laci dan
sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya yang mempunyai
peranan yang penting dalam setiap kantor, khususnya untuk memungkinkan
terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan sebaik-baiknya. Patut
diakui bahwa adanya meja, kursi dan lain-lain perabot kantor dengan ukuran dan
bahan yang tepat, akan menyebabkan pegawai senang mempergunakannya. Dan
dengan demikian produktivitas kerja mereka dapat senantiasa ditingkatkan. Itulah
maksudnya bahwa perabot kantor yang demikian, mutlak diperlukan oleh setiap
kantor.
(Sedarmayanti, 2001:47). Beberapa fasilitas yang harus disediakan di bagian Tata
Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah perabot kantor dan
mesin kantor. Perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja
Kursi
Kursi kantor yang digunakan di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pekerjaan
setiap pegawai. Semua pegawai yang bekerja di bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menggunakan kursi yang memiliki roda
karena mendukung kecepatan dalam bekerja dan mereka memiliki interaksi yang
tinggi dalam bekerja.
Meja Kerja
Pemilihan meja kantor di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah dipertimbangkan dengan baik dalam mendukung pekerjaan
dan dapat mengatur kabel komputer, telepon, dan peralatan kantor lainnya, sehingga
meja tidak berantakan karena kabel-kabel tersebut, pada Sub Bagian Perlengkapan,
Sub Bagian Kepagawaian dan Sub Kemahasiswaan dan Alumni menggunakan meja
panjang, hal ini dibuat supaya lebih cepat melayani para dosen, pegawai, dan
mahasiswa yang berurusan dengan barang perlengkapan, urusan pegawai, dan juga
mengenai administrasi mahasiswa. Begitu juga dengan pegawai lainnya
menggunakan meja sesuai kebutuhan pekerjaan.
Kiling dan Cabinet
Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan lemari yang lumayan besar untuk menyimpan berkas-berkas
Telepon
Sudah dipilih sesuai kebutuhan dan di letakkan pada posisi yang pas, sehingga
pagawai bisa menggunakan dengan baik tampa memboroskan waktu dan tenaga
pegawai untuk menggunakan fasilitas tersebut dalam menunjang pekerjaan.
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
perabot yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh. Meja
dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi yaitu
warna coklat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya.
Untuk lemari arsip di Bagian Tata Usaha, khususnya di bagian Kantor Tata
Usaha, Kantor Keuangan, dan Kantor Pudek II Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara diletakan dipinggir ruangan tetapi juga masih menghambat
kelancaran pekerjaan karena ruangan yang belum cukup luas sehingga masih
menghalangi pergerakan Pegawai. Lemari arsip terbuat dari kayu dan ada juga yang
berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi (filing cabinet)
2. Mesin-mesin Kantor di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Mesin hanya merupakan salah satu aspek efesiensi kantor. Mesin saja tidak
selalu menambah efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Sebelum
menggunakan sebuah mesin, pertama-tama harus dikembangkan dan
dipertimbangkan metode tata usaha yang sebaik-baiknya. Yang penting adalah
bahwa seorang manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni
mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk
bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang.
Dipergunakan mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara
fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya. Untuk itu
manajer harus melengkapi mesin-mesin di dalam kantornya untuk memperlancar
pekerjaan pegawainya, manajer juga harus pandai memilih mesin yang terbaik dan
mesin yang paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli.
Keuntungan pengunaan mesin kantor :
a. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan.
b. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
c. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
d. Memudahkan pengawasan.
e. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
f. Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.
g. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan
Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
mengunakan beberapa peralatan dan mesin untuk memudahkan pekerjaan antara
lain :
1. Kalender
2. Buku Agenda
3. Lembaran kertas
a) Kertas dengan berbagai jenis dan ukuran
b) Kertas dengan kepala/ kop surat
4. Alat-alat tulis
5. Papan white board
6. Lemari filling kabinet
7. Jepitan kertas (paper clips)
8. Alat pelubang kertas
9. Jepitan dokumen tebal (Binder clips)
10.Lem perekat
11.Komputer PC dan Printer
12.PC Notebook
13.LCD Projector
14.Wireless
15.Televisi Set
16.Faximili
17.fotocopy
G. Pengertian Efektifitas
Efektifitas kerja pegawai yaitu suatu keadaan tercapainya tujuan yang
diharapkan atau dikehendaki melalui penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan. Adapun pengertian efektifitas menurut para ahli diantaranya
sebagai berikut : Siagian (2001:24) memberikan definisi sebagai berikut :
“Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah
barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan
dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin
mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Sementara itu Abdurahmat
(2003:92) “Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam
jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan
sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Dari beberapa pendapat para ahli diatas,
dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif,
efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang
telah direncanakan. Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya asas-asas
tertentu agar tetap dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil
yang diharapkan, asas-asas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada lima yaitu :
1. Asas perencanaan, yaitu menggambarkan muka mengenai tindakan yang akan
dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas penyederhanaan, yaitu menghambat suatu sistem yang ruwet atau sukar
3. Asas penghapusan, yaitu meniadakan suatu kegiatan kerja yang dianggap tidak
perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
4. Asas penggabungan, yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki
persamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.
Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara
efisien, diantaranya adalah:
1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar
dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan
waktu untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U
dengan komputer di depannya.
2. Kursi hendaknya dipakai yang dapat diputar dan mempunyai sandaran tegak
agar dapat duduk berputar, apabila mengetik, mengangkat telepon atau
menulis diatas meja tulisnya.
3. Peletakan benda-benda yang sering digunakan di atas meja dan segera
dikembalikan ke tempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak perlu
lagi disimpan agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapat
dipergunakan untuk mengerjakan peralatan lainnya.
4. Pengaturan benda-benda dalam laci hendaknya disusun dengan penuh
pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar
dapat dipergunakan dengan efisien.
5. Kemampuan untuk meningkatkan dengan baik adalah merupakan dasar untuk
Pada Bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara asas-asas efisiensi sudah
diterapkan itu terlihat dari pembuatan surat, surat keluar sudah ada format suratnya
sehingga dapat memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Dan kursi-
kursi yang digunakan di Bagian Tata Usaha sudah kursi yang dapat diputar dan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Hasil penilaian yang dilakukan penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut:
1. Penataan ruang kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara cukup baik dapat dilihat dari faktor cahaya, tata warna dan faktor
udara. Tetapi untuk penempatan perbabot, penumpukan berkas-berkas
terkhususnya di kantor bagian Keuangan dan kantor Pudek II masih terdapat
banyak penumpukan kertas berkas dan juga masih memakai ruangan yang kecil.
2. Fasilitas kantor yang disediakan sudah memadai dalam membantu pelaksanaan
pekerjaan secara efektif dan efesien.
3. Penyusunan perabot dan susunan ruangan sudah baik dimana penataan ruangan
kantor dibuat berdasarkan tata ruang kantor gabungan, yang mana kantor
keuangan dan umum, kantor tata usaha dan juga kantor Pudek II di pisahkan
karena memerlukan konsentrasi yang tinggi dalam penyelesaian tugas-tugasnya,
dan bagian Kasub. Personalia, Kasub. Perlengkapan, Kasub. Akademik, Kasub.
Kemahasisaan, dibuat berdasarkan tata ruang kantor terbuka, karena bagian
tersebut banyak berurusan dengan mahasiswa, dosen dan pegawai lain, sehingga
lebih mudah bagi para tamu mengurus urusan-urusan yang berhubungan dengan
4. Pemilihan mesin-mesin kantor yang digunakan pada kantor ini sudah sangat
membantu karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.
5. Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibuat
dengan konsep tata ruang terbuka dan berkamar atau dengan kata lain konsep
tata ruang gabungan.
6. Penataan ruang kantor pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara cukup dapat mendukung efisiensi dan efektifitas kerja para
pegawai.
B. Saran
Pada kesempatan ini penulis ingin memberikan saran, sebagai bahan
masukan bagi Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dan juga untuk melengkapi Tugas Akhir ini. Saran-saran tersebut adalah :
1. Menambah luas ruangan agar dapat membantu kelancaran pekerjaan pegawai.
Terkhususnya pada kasugbag Keuangan, seharusnya menggunakan ruangan
yang luas karena memerlukan konsentrasi yang tinggi
2. Menambah ruang tunggu bagi mahasiswa agar tidak lagi menganggu orang
yang ingin masuk ke dalam ruangan.
3. Sebaiknya meja masing-masing karyawan dilengkapi dengan rak dan laci-laci.
sehingga mempermudah para pegawai dalam menyimpan berkas-berkas yang
penting dan terciptalah penyimpanan berkas-berkas dengan rapi dan
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty
Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor.
Hermawan, Warsito, 1999. Pengantar Penelitian. Jakarta : APTIK
Moekijat, 1995. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan Kedelapan. Bandung : Mandar Maju
Sedarmayanti, 2001 . Manajemen Perkantoran . Cetakan Kedua. Bandung : Mandar Maju
Siagian, Sondang, P. 2008. Pengertian Tentang Efektifitas.
