TUGAS AKHIR
TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS
EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RIPA LESTARI 082103079
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RIPA LESTARI
NIM : 082103079
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA
USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
Tanggal: ... 2010 D e k a n
(
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RIPA LESTARI
NIM : 082103079
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA
USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 2010 Menyetujui,
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan rasa syukur atas rahmat dan karunia yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha Esa, akhirnya penulis dapat juga menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “
Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang ditujukan untuk
memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program StudiDalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan,
dukungan, motivasi, serta doa dari berbagai pihak. Untuk itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu DR. Endang Sulistya, Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Yulinda, SE, MSi selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan
waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing serta memberikan petunjuk dan
nasihat yang sangat berarti dalam menyusun laporan tugas akhir ini.
5. Keluarga tercinta, Mama (R. Simanjuntak), Papao/Opung (R. Nainggolan),
6. Teman-teman satu kelompk magang ( Delima, Meilani, Kiki) yang selalu
tempat bermain dan melepaskan keluh kesah menghadapi Tugas Akhir.
7. Teman-teman satu kelas ( Flora, Lani, Srie, Rina, dan yang tidak bisa tersebut
semua namanya) terimakasih atas kebersamaan selama dua tahun lebih dalam
suka dan duka. Semoga kita sukses semua setelah ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan tugas akhir ini masih jauh dari
sempurna, baik dari segi penulisan maupun pembahasannya. Akhir kata, penulis
berharap semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfat bagi semua pihak yang
membacanya.
Medan, Desember 2010
Penulis
DAFTAR ISI
B. Jenis Usaha/Kegiatan Fakultas Ekonomi USU ... 9
C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... 10
D. Job Description Bagian Tata Usaha FE USU ... 14
1. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Akademik FE USU……… 34
2. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Umum dan Keuangan FE USU………. 37
3. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Kepegawaian FE USU ... 43
4. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Kemahasiswaan FE USU ... 47
5. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Perlengkapan FE USU ... 53
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 58
A. Kesimpulan ... 58
B. Saran ... 59
DAFTAR TABEL
Hal Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4
DAFTAR GAMBAR
Hal Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 11
Gambar 3.1 Simbol-simbol Dalam Prosedur Bekerja ... 25
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa
ini, maka sistem kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah
dan juga badan-badan swasta. Dimana sistem kerja merupakan suatu kesatuan
yang utuh dari beberapa unsur untuk melaksanakan serangkaian kegiatan atau
pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan.
Sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan
penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke
dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Sistem kerja yang baik
membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan
kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.
Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi
tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi
karena kurang baiknya pelaksanaan sistem kerja pada kantor tersebut. Oleh karena
itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus
mampu melalui sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan
standartisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Sedemikian
besarnya sistem kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai
diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat,
Sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan,
fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas,
macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Guna penyusunan sistem kerja yang
baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus
dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam
bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan
secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang
berkepentingan. Oleh karena itu, sistem kerja harus mendapat perhatian yang
besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun
perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang
bersangkutan.
Sistem kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak
yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya
prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahap,
gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk
penyelesaian suatu bidang tugas.
Pelaksanaan sistem kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Efisiensi
adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan
hasil yang diperoleh. Kegiatan sistem kerja dikatakan efisien jika suatu usaha
tertentu memberikan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun
kuantitasnya.
Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan sistem
keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi
penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan
dan pemeriksaan dengan cepat.
Mengingat pentingnya penerapan sistem kerja dalam meningkatkan
efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka
penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang “SISTEM KERJA
PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat
perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Apakah sistem kerja
sudah berjalan dengan baik pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
C. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan
memahami Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
Menambah pengetahuan peneliti baik secara teoritis maupun aplikasi, sebagai
bahan referensi bagi peneliti lain pada objek yang sama, dan memberikan
gambaran tentang bagaimana sistem kerja itu yang sesungguhnya.
2. Bagi Instansi
Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kegiatan
sistem kerja dengan efisien, dan sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan
penerapan sistem kerja pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan
kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
E. Rencana Penulisan 1. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini
dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama
beberapa minggu mulai tanggal 13 September s/d 23 Oktober 2010 di kantor Tata
Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Rencana Isi
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4)
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan
rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian,
fungsi, tujuan dan manfaat sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi
BAB 4 : PENUTUP
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data
dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan
yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Kesekretariatan
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
Berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/ perubahan
B. Jenis Usaha/Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan
tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu
akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan
sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan
tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1.
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata
UsahaFakultas Ketua Program
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr.dr. Syahril Pasaribu,D.T.M&H, M.Sc. (C.T.M),
Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc,Ph,D
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, MLI
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, Macc, Ak
Pudek II : Arifin Lubis SE,M.Ak
Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi
ANGGOTA
Drs.M.Lian Dalimunthe, Mcc.Ac,Ak
Drs. Bongsu Hutagalung, Msi
Dr. Murni Daulay, SE, MSi
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc
Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE
Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak
Ami Dilham, SE, MSi
Wahyu Ario Pratomo,SE, Mec
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, MsocSc
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistiana, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kamariah, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan
kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sistem Kerja
Sistem kerja merupakan suatu kesatuan yang utuh dari beberapa unsur
untuk melaksanakan serangkaian kegiatan atau pekerjaan untuk mencapai suatu
tujuan. Menurut (Sedarmayanti, 2001 : 134), Sistem kerja adalah suatu rangkaian
kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka
melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. tertentu.
Sistem Kerja merupakan sesuatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan
suatu tugas tertentu dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha-usaha. (G.R. Terry,
1986: 45)
Sistem Kerja adalah serangkaian dari beberapa pekerjaan yeng berbeda,
kemudian dipadukan untuk menghasilkan sesuatu benda atau jasa yang
menghasilkan nilai bagi keuntungan perusahaan atau organisasi (Ricardo,
id.Answer.yahoo.com). Dimana sistem kerja melibatkan banyak faktor manusia
dikombinasikan antara manusia dengan alat tersebut dibuat suatu prosedur atau
tahapan kerja yang sudah tetap atau didokumentasikan sehingga menghasilkan
suatu sistem kerja yang konsisten dan dapat menghasilkan hasil yang berkualitas
Dengan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan
kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan
baik. Dalam sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan
fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa sistem kerja itu harus mengandung
unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibilitas
artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih
memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang
tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap
dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan sistem kerja dilakukan
secara updateness artinya bahwa sistem kerja harus selalu mengikuti
perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi
beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau
teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi
sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem
(metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem
organisasi yang digunakan.
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh
dari sistem kerja adalah :
a. Sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan
penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan
kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
b. Sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan
pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.
c. Sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak
yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. (
Sedarmayanti, 2001: 134 )
2. Prinsip-Prinsip Sistem Kerja
Mengingat pentingnya sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam
teknik penyusunan dan penentuan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap
instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan,
fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi
luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih
dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema
organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut
lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas
termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan
yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
h. Sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
fleksibilitas.
i. Sistem kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan
setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka
perlu dipakai buku pedoman. (Sedarmayanti, 2001 : 136 )
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:
1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip kordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain.
2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
3. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
4. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, pennyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada fungsional mempunyai hubungan kerja. (Sedarmayanti, 2001 : 135 )
4. Simbol-simbol dalam Prosedur Bekerja
Simbol simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur, antara lain adalah sebagai berikut:
Lingkaran besar menunjukkan operasi (operation) atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila ditengah dibubuhi huruf:
C: berarti harus dikerjakan oleh juru tulis(clerk) N: berarti harus dikerjakan dengan mesin
T: artinya dikerjakan dengan mesin tik (typewriter)
Segi empat bujur sangkar untuk menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas (quantity).
Huruf D, singkatan dari delay, artinya penahanan atau
penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.
Suatu segitiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage)
Secara tetap (permanent)
Segi tiga double terbalik menunjukkan penyimpanan untuk sementara (transport).
Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport)
Anak panah untuk menunjukkan arah jalannya atua arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan
5. Kegunaan Simbol-simbol dalam Prosedur
Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat
skema arus kerja atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui:
1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah
diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.
2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau
jenis pekerjaan termaksud maupun waktu seluruhnyayang diperlukan
3. Persyaratan kecakapan tugas ketrampilan pegawai yang diperlikan untuk
dapat mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya.
4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan
pekerjaan yang bersangkutan.
5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang
kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
6. Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telag dimanfaatkan sesuai
dengan kapasitas yang semestinya.
7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.
Disamping untuk mengetahui hal tersebut, maka skema arus kerja atau
prosedur kerja juga mempunyai kegunaan sebagai:
1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. Disebut
sebagai skema arus kerja atau skema proses kerja atau skema prosedur
kerja
2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja
yang tepat.
4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor
5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.
6. Alat perencanaan kerja dan pengembanganya dikemudian hari.
8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh
proses kerja.
9. Alat untuk mempersiapkann mekanisasi prosedur.
6. Asas-Asas Sistem Kerja
Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan sistem kerja, perlu memperhatikan
beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.
b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada
semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta
menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada di bawah pengendalian organisasi.
e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu
direvisi dan disesuaikan dengan keadaan. ( Sedarmayanti, 2001:135)
B. Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu
instansi pemerintah (misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat), pada suatu
sosial (misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu) harus didukung oleh
pelayanan perkantoran (tata usaha). Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap
pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu
tujuan pokok apapun. Seorang sarjana dalam bidang tersebut George Terry
merumuskan pengertian tata usaha sebagai berikut :
“Tata usaha meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal
dengan cepat guna untuk menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol
dari pimpinan”.
Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar
keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan, yaitu :
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan.
3. Mengolah
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi
pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya
optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik
dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan
tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni,
kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai
beberapa peranan pokok antara lain :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti
pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan
ruangan & perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum
2. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti penyelenggaraan
event-event fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa &
pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan.
3. Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang
dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji
pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub
bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai
fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.
4. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk
membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu
permasalahan yang terjadi.
5. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.
Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan
perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat
ingatan dan sumber dokumen.
Berikut ini adalah Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
universitas Sumatera Utara.
KEPALA BAGIAN
` TATA USAHA
Kasubag Kasubag Kasubag Kasubag Kasubag
Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Sumber: Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai sub
bagian masing-masing dan mempunyai kepala bagian berdasarkan sub bagian
tersebut. Kepala Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas mengkordinir pelaksanaan
kerja sub-sub bagian tersebut dengan penanggung jawab Pembantu Dekan II.
Menghimpun dan mengolah data bidang ketatausahaan, membuat surat keputusan,
mengingatkan pegawai yang tidak hadir kerja (penyebab ketidakhadiran),
memaraf surat pertanggung jawaban honor, dan lain-lain merupakan pelaksanaan
dari Bagian Tata Usaha
Kepala Tata Usaha mempunyai sejumlah besar arsip-arsip yang dikelola,
disimpan, dipelihara dari tugas-tugas yang dilaksanakan. Seperti perincian tugas
sub-sub bagian yang menyatakan secara tertulis didalamnya apa-apa saja
tugas-tugas yang akan dilakukan oleh masing-masing sub bagian.
Adapun sebahagian besar prosedur penyimpanan arsip di ruang Kepala
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
1. Legalisir Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai
Untuk melegalisir kenaikan pangkat dosen dan pegawai yaitu, adanya Surat
Keputusan Rektor yang terbaru setelah itu difoto copy yang kemudian
dilegalisir dan ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha, setelah itu disetujui
oleh dekan untuk dikirim ke biro rektor. Dan akan diarsipkan ke file ”
Sertikikasi Dosen”
Surat yang masuk diterima oleh dekan melalui sekretaris dekan. Dan dibuat
lembar disposisi untuk diproses oleh PD II (Pembantu Dekan II) dan dicatat di
buku besar PD II, setelah itu didisposisi ke Kepala Tata Usaha untuk diproses.
File pertinggalnya tersebut diarsipkan ke file ”Surat Masuk”. Surat yang akan
ditujukan keluar, sebelumnya meminta nomor surat ke bagian Sekretariat
Dekan, dan ditandatangani dekan. Kemudian pertinggalnya surat tersebut
diarsipkan di file ”Surat Keluar”
3. Membuat Undangan Rapat DPF (Dewan Pertimbangan Fakultas)
Yaitu membuat undangan rapat, beserta daftar nama anggota dewan yang
menghadapi rapat, kemudian ditandatangani oleh ketua DPF. Dan
pertinggalnya dalam file ”PDF”
Arsip-arsip yang telah dibuat dari hal-hal di atas, kemudian disimpan dan
dipelihara di ruang Kepala Tata Usaha sebagai barometer kegiatan organisasi serta
bahan atau alat pembuktian. Sejauh ini dalam pengarsipan tidak ditemukan
hambatan-hambatan dalam penciptaan, penyimpanan, dan pemeliharaan. Sehingga
Sistem Kerja Bagian Kepala Tata Usaha sudah berjalan dengan baik. Hanya saja
pentingnya penyimpanan arsip-arsip dengan baik, terutama arsip yang bersifat
rahasia organisasi, tidak diletakkan disembarang tempat.
1. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha Pada Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sub Bagian Akademik adalah bagian pusat yang mengatur segala
kelengkapan akademis mahasiswa, mulai dari data identitas, nilai-nilai yang
bagian dengan seorang supervisor PD I (Pembantu Dekan I) sebagai penanggung
jawab.
Adapun rincian beberapa tugas-tugas Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menyusun Jadwal Kuliah dan Menyusun Jadwal Ujian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dalam penyelenggaraan
proses belajar mengajar, Sub Bagian Akademik berperan dalam penyusunan
jadwal kuliah mahasiswa, jadwal mengajar dosen, serta jadwal ujian.
b. Transkip Nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke
departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu
dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag
pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani
oleh Dekan.
c. Legalisir Ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan
ditanda tangani oleh Dekan.
d. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada.
2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.
3. Nilai minimum D
5. Fotocopy SPP
6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I
7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
e. KHS Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai
magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru
bisa mendaftar wisuda.
f. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan
perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor
ke bagian pendidikan untuk di proses.
g. Informasi-informasi lainnya.
Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa,
penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda,
dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses
dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem
informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui
portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan
informasi dengan cara mengakses
Para pegawai bekerja keras untuk meyiapkan kebutuhan-kebutuhan
mahasiswa, seperti KHS, legalisir Ijazah, dan yang lainnya. Para pegawai harus
tepat waktu dalam megerjakan semua tugas tersebut, karena pekerjaan itu
melaksanakan kegiatan, para pegawai kurang adanya komunikasi yang baik
dengan pimpinan sehingga adanya suatu pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan
dengan baik, dan menghabiskan waktu yang lama.
Selain itu Bagian Akademik mempunyai tugas dalam menyusun jadwal kuliah
mahasiswa dan dosen. Adakalanya penyusunan yang dilakukan tidak akurat, yang
menyebabkan antara jadwal mata kuliah yang satu bertabrakan dengan mata
kuliah yang lain, sehingga membuat dosen dan mahasiswa mendapat kendala. Hal
seperti ini merupakan hambatan yang harus diperbaiki dalam menyusun jadwal
mata kuliah. Tetapi hal ini biasanya dapat segera diantisipasi dengan mengganti
jadwal mata kuliah di waktu yang lain, sehungga tidak terjadi kembali waktu yang
bersamaan.
Pelayanan kepada tamu ataupun mahasiswa yang membutuhkan kepentingan
tertentu sebaiknya cepat tanggap dan memberikan pelayanan yang ramah kepada
setiap tamu ataupun mahasiswa yang datang. Agar terjadinya suatu hubungan
yang baik dan kinerja yang baik pula. Sistem Kerja pada Sub Bagian Akademik
belum berjalan dengan baik, sehingga penting adanya perubahan dalam
meningkatkan kinerja agar Sistem Kerja tersebut berjalan dengan baik.
2. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bagian Keuangan dan Umum adalah bagian yang berhubungan dengan
dana keluar dan masuk untuk kepentingan fakultas. Bagian Keuangan dan Umum
mempunyai kepala bagian dengan seorang supervisor PD II (Pembantu Dekan II)
Untuk menjalankan tugas-tugas serta kewenangannya di bidang keuangan
Fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
dibantu oleh beberapa bagian yaitu:
a. Bagian Pembukuan.
b. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang.
c. Bagian Pembayaran (pengeluaran).
d. Bagian Bendahara Gaji.
Salah satu tujuan penting dari Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ialah memberikan pelayanan yang baik dan
menangani tugas-tugas keuangan dengan benar. Banyak tugas yang harus
diselesaikan di bagian ini, oleh sebab itu para pegawai harus tahu bagaimana
mengorganisasikan agar tugas-tugas tersebut dapat diselesaikan dengan baik dan
tepat, dalam hal ini diperlukan penilaian terhadap fungsi dan tanggung jawab
masing-masing pegawai.
Dalam pencapaian suatu kinerja yang dimaksud seorang pegawai haruslah
memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu,
dalam menghasilkan sebuah kinerja yang efektif seseorang harus juga memiliki
tingkat pemahaman terhadap tingkat jabatannya masing-masing.
Berikut adalah uraian tugas Pegawai di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1
Rincian Tugas Pegawai di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara N
o
1 Eka Yuliani, SE Kasubag Keuangan
Membuat daftar honor dosen dan pegawai
Menerima uang dari PUMC untuk dibayarkan kepada dosen dan pegawai Membantu PUMC melaporkan SPJ ke
Biro 2 Supariyo,SE PUMK(Pemeg
ang Uang Muka Kerja)
Membuat konsep permintaan tambahan langsung(TUP)
Mengambil cek kebagian Biro Rektor USU
Menyetor ke rekening FE USU Di BNI 46, setelah cek diterima
Membuat cek buku Bank Mengambil uang ke BNI 46
Mengembalikan sisa uang ke rekening Rektor USU di BNI 46
Penutupan Buku kas pembantu
Proses penandatanganan laporan keuangan oleh Pembantu Dekan II.
Memproses SPJ ke Biro Rektor USU semua penerimaan uang muka kerja ke dalam buku kas umum UMK.
Membantu PUMK menyusun,
menyiapkan dan mengirim SPJ, PUMK dan menyelenggarakan tata usaha keuangan.
Menyiapkan surat permintaan uang muka kerja dan LS.
Menyusun usul kenaikan pangkat dosen.
4 Santuso Pembuat Daftar Gaji
Membuat daftar gaji sekaligus memasukkan data dosen dan pegawai yang naik pangkat atau berkala.
Mengantar daftar gaji ke Biro Rektor untuk di SPM kan.
Sumber : Fakultas Ekonomi USU (2010), data diolah
Keseimbangan tanggungjawab di Bidang Keuangan sendiri harus
memperhatikan garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
1. Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada
tingkat Universitas.
2. Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat
Universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran
dapat dilakukan pada tingkat Fakultas, Departemen atau unit.
3. Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat,
dan sisanya yang dialokasikan untuk Fakultas, Departemen, atau unit akan
dipergunakan sesuai dengan prioritas institusi.
4. Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada Fakultas,
Departemen, atau unit yang membeli layanan dari Univcrsitas.
5. Prosedur pembuatan anggaran akan menggunakan sistem anggaran program,
memilah-milah kegiatan Universitas Sumatera Utara dalam program-program,
dengan pengertian bahwa masing-masing program adalah untuk meningkatkan dosen dan pegawai yang naik pangkat. Mengantar daftar gaji susulan ke Biro
Rektor untuk di SPM kan.
Membuat SKPP untuk dosen dan
Mengerjakan daftar gaji PNS
Membagikan gaji ke PNS
hasil akhir yang teridentifikasi dengan baik, persentasi anggaran dengan jelas
menunjukkan perkiraan biaya masing-masing program dan perinciannya, dan
petunjuk kekayaan (jumlah pegawai akademik, pegawai non akademik dan
biaya unit-unit habis pakai, ruang dan lain-lain) dari produk dan hasil akhir.
Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung
jawab Universitas secara keseluruhan. Oleh sebab itu manajemen pengendalian
sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk
memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel
dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan Fakultas maupun
Universitas.
Data-data yang terdapat di Bagian Keuangan seperti daftar honor dosen
dan pegawai, daftar gaji susulan ke biro rektor, laporan keuangan, dan lain-lain.
Setelah data-data tersebut disetujui dan ditandatangani oleh PD II dan Dekan,
kemudian data-data tersebut diserahkan ke biro rektor untuk pemenuhan maksud
dan tujuan dari data yang ditujukan tersebut. Pertinggalnya merupakan arsip
bagian keuangan yang disimpan dan dipelihara pada filing cabinet, yang akan
manjadi alat bukti dan informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sampai saat ini
bagian keuangan juga belum pernah melakukan pemusnahan arsip, karena arsip
atau file masih dibutuhkan dan dianggap penting. Dalam pengarsipan di bagian
keuangan tidak sulit dan tidak adanya suatu hambatan dan kendala dalam
pengelolaannya. Baik arsip yang mengeluarkan dana maupun suatu dana-dana
pembuatan kartu parkir, dan pembuatan sertifikat komputer. Seluruhnya
dibukukan dengan rapi dan terarah.
Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
setiap pegawai telah mengetahui dan memahami uraian tugasnya masing-masing
seperti yang telah diuraikan pada tabel 3.1, dalam tabel tersebut telah diuraikan
dengan jelas tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh para pegawai. Bukan
hanya mengetahui dan memahami saja, namun setiap pegawai telah
melaksanakannya dengan sungguh-sungguh. Kelalaian dalam melaksanakan tugas
jarang ditemui, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Hal tersebut karena
tugas masing-masing pada Bagian Keuangan sudah tertata dengan rapi sehingga
para pegawai dengan mudah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa para pegawai telah melaksanakan
tugasnya masing-masing sesuai dengan jabatan tugas yang telah dipercayakan.
Dalam hal tersebut sesungguhnya para pegawai tidak menemukan kesulitan yang
berarti, karena tugas dibuat berdasarkan keahlian pegawai itu sendiri. Namun
demikian, sangat diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan
dari rangkaian kegiatan bisa terlaksana. Kerjasama tim yang baik juga telah
diterapkan oleh para pegawai, sehingga efektifitas kinerja dapat terwujud. Hal ini
dapat terjadi karena para pegawai juga mengetahui bahwa efektifitas organisasi
juga sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama
dan menguasai keterampilan tertentu serta dapat saling melengkapi.
Ruangan penempatan Bagian Tata Usaha sudah tepat, karena
dengan bagian keuangan. Hanya saja ruangan sebaiknya haruslah diberi penyekat
dengan bagian yang lain, agar tidak terjadi suatu komunikasi diluar pekerjaan.
Tetapi hal ini tidak terlalu menjadi suatu hambatan dalam penyelesain tugas,
karena komunikasi diluar pekerjaan terjadi pada waktu yang senggang dan waktu
istirahat. Tetapi bagaimanapun juga untuk mengantisipasi, haruslah ruangan
dibuat dengan sebaiknya agar kenyamanan kerja, yang berpengaruh terhadap
kinerja pegawai dapat terwujud dengan baik dan lancar. Sistem Kerja pada Sub
Bagian Keuangan sudah berjalan dengan baik, tetapi penting untuk dipertahankan
serta ditingkatkan kinerja yang baik tersebut.
3. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bagian Kepegawaian adalah bagian yang berhubungan dengan data-data
tenaga kerja dan pengelolaan kinerja pegawai. Adapun tugas dari Bagian
Kepegawaian adalah: memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional
usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru
Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti, melaksanakan pemberian
penghargaan pegawai, melakukan urusan mutasi pegawai, dan lain-lain. Bagian
Kepegawaian mempunyai kepala bagian dengan seorang supervisor PD II
(Pembantu Dekan II) sebagai penanggung jawab.
Adapun yang menjadi Prosedur Kerja Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a.Proses Surat Menyurat
1. Mencatat surat masuk dari pimpinan 2. Arsip
1. Menerima berkas dosen dan pegawai yang naik pangkat 2. Penelitian berkas (berkas diperiksa)
3. Pengetikan berkas apabila berkas kurang diinformasikan kepada yang bersangkutan
4. Rapat Pimpinan
5. Pengetikan usul kenaikan pangkat 6. Disetujui pimpinan
7. Dikirim ke Rektor
8. Menerima SK Fungsional/ Naik Pangkat dari Rektor 9. Menerima SK naik pangkat pegawai
10. Menyerahkan SK ke PDG/ Bendaharawan Gaji 11. Arsip
c. Proses Absensi Pegawai
1. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya
2. Pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro 3. Arsip
d. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap 1. Menerima berkas
2. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yag diusulkan setiap bulan 3. Disetujui pimpinan
4. Dikirim ke Rektor
5. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap 6. Arsip
e. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai 1. Pengetikan gaji berkala setiap bulan
2. Disetujui pimpinan
Dari prosedur-prosedur diatas dapat diketahui adanya data-data yang telah
dibuat dan telah mendapatkan persetujuan dan tanda tangan, yang kemudian
menjadi arsip bagi Bagian Kepegawaian. Arsip-arsip pada Bagian Kepegawaian
dari penciptaannya dan penyimpanan serta pemeliharaan, pemusnahan juga telah
dilakukan oleh bagian kepegawaian. Pemusnahan dilakukan pada suatu file atau
arsip yang tidak dianggap penting lagi, dan sudah mempunyai waktu
penyimpanan yang lama.
Kendala-Kendala Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian
Penangan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai
prosedur, Akan tetapi masih terdapat berbagai kendala dalam penganan surat-surat
tersebut. Adapun kendala-kendalanya yaitu :
1. Kurangnya tenaga kerja yang trampil dan rendahnya kerjasama antara para
pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar
2. Pegawai lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam buku besar
3. Terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai
bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar
4. Hanya ada satu pegawai yang bertugas membuat konsep surat keluar
5. Fasilitas yang ada seperti komputer dan printer keadannya kurang baik
Kendala–kendala yang muncul tidak hanya sebatas kurangnya sarana dan
prasarana yang dibutuhkan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar. Kendala
yang sering muncul biasanya disebabkan oleh terbatasnya pemahaman pegawai
yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai bagaimana
menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan
efisien. Salah satu Prosedur penanganan surat keluar yang tidak efektif dan efisien
pada Bagian Kepegawaian adalah pada saat mengkonsep surat keluar yang akan
dikirim. Konsep surat yang sudah dibuat langsung diketik tanpa diajukan terlebih
dahulu kepada Pembantu Dekan II. Prosedur penanganan surat seperti ini tidaklah
efisien dan efektif, dikarenakan apabila Pembantu Dekan II tidak menyetujui
konsep yang telah dibuat, maka pegawai harus mengetik ulang konsep surat
tersebut. Sebaiknya konsep yang telah selesai, diajukan terlebih dahulu kepada
Pembantu Dekan II setelah disetujui barulah diketik, Sehingga tidak ada kertas,
waktu, dan tenaga yang terbuang. Dengan begitu efisiensi serta efektifitas dalam
menangani surat masuk dan surat keluar dapat tercapai.
Kendala lain dalah penyusunan arsip-arsip tidak akurat, hanya berdasarkan
abjad sehingga untuk mencari suatu arsip yang biasanya berdasarkan pada tahun
dan tujuannya, sangat sulit untuk ditemukan. Oleh karena itu membutuhkan waktu
yang lama dan tenaga yang tidak sedikit dipergunakan untuk menemukan arsip
yang dicari. Hal tersebut haruslah diperbaiki dalam penyusunan arsip yang
disimpan. Agar pekerjaan dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.
Kendala lain dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian
banyak virus sehingga menyebabkan banyak konsep surat yang telah diketik
hilang. Dan hal yang sering saya amati adalah printer yang juga sudah selayaknya
mengalami perbaikan. Hal ini disebabkan printer sudah tidak mampu
menghasilkan tulisan yang baik. Sehingga Bagian Kepegawaian sering meminjam
atau menggunakan printer bagian lain untuk mencetak suatu surat atau hal-hal
lain, padahal bagian lain bersamaan juga sedang menggunakan printer yang
mereka miliki. Hal ini membuat suatu pekerjaan menjadi mengantri, dan
menghambat pekerjaan bagian lain. Penyediaan mesin Pengganda (fotocopy) juga
sangat diperlukan, karena setiap surat yang masuk maupun yang keluar pada
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi harus digandakan dengan
tujuan apabila lembar surat asli hilang masih ada duplikatnya. Selain itu mesin
pengganda juga berfungsi untuk menggandakan surat-surat yang akan dikirimkan
kepada banyak penerima.
Kendala-kendala seperti itu dapat menghambat penanganan surat masuk
dan surat keluar yang ada pada Bagian Kepegawaian. Hal-hal seperti ini harus
dibenahi dan perlunya pandangan yang serius dari pihak-pihak yang bertanggung
jawab untuk menangani sarana dan prasarana yang masih kurang. Sistem Kerja
Sub Bagian Kepegawaian belum berjalan dengan baik, tetapi masih banyak yang
perlu diperbaiki dalam sistem pengelolaan pekerjaan dan fasilitas yang
mendukung pekerjaan atau tugas-tugas tersebut.
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang berhubungan dengan mahasiswa. Bagian kemahasiswaan mempunyai Kepala Bagian dengan seorang pimpinan Pembantu Dekan III sebagai penanggung jawab, serta pegawai lainnya.
Adapun rincian tugas secara umum pada Bagian Kemahasiswaan antara
lain :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Mengumpulkan dab mengelola data di bidang kemahasiswaan.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan mahasiswa tingkat Universitas.
g. Melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
i. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan
dan alumni.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
k. Melakukan penyajian info dibidang kemahasiswaan.
Pengawasan administrasi pada bagian kemahasiswaan dilakukan oleh
Kepala Sub Bagian (Kasubbag) yang juga bertindak sebagai Supervisor pada
Bagian Kemahasiswaan. Kasubag ini dikepalai oleh Pembantu Dekan III (PD-III)
Secara spesifik, kegiatan yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan
adalah memberikan pelayanan kemahasiswaan yang meliputi:
1. Pengurusan Surat-Surat Keterangan Mahasiswa
Salah satu tugas pada Bagian Kemahasiswaan adalah pengurusan
surat-surat keterangan mahasiswa, jenis surat-surat keterangan tersebut antara lain: Surat
Keterangan Masih Aktif Kuliah, Surat Keterangan Izin Riset, Surat Keterangan
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Hilang dan pengurusan beasiswa untuk
mahasiswa berprestasi dan kurang mampu.
Prosedur pengurusan surat keterangan tersebut yaitu dimulai dengan
pembuatan surat permohonan oleh mahasiswa yang bersangkutan sesuai dengan
format yang ditentukan, fotocopy bukti pembayaran SPP terakhir, cover judul
(jika melakukan riset keluar Fakultas), dan pembayaran administrasi yang
diproses pada Bagian Keuangan. Kemudian diserahkan ke Bagian
Kemahasiswaan untuk meminta persetujuan Pembantu Dekan III. Setelah surat
keterangan tersebut ditandatangani oleh Pembantu Dekan III, pegawai
kemahasiswaan akan menyerahkan surat keterangan tersebut kepada Sekretaris
Dekan untuk meminta nomor dan tanggal surat serta stempel Fakultas, dan
kemudian surat keterangan tersebut akan diserahkan kembali kepada mahasiswa
yang bersangkutan. Dan pertinggalnya menjadi arsip Bagian Kemahasiswaan
yang tersusun rapi dalam filing cabinet atau lemari arsip yang dimiliki oleh
Bagian Kemahasiswaan.
Pada proses pengurusan surat keterangan tersebut ini sering menghabiskan
bahkan lebih sampai surat keterangan tersebut dikembalikan kepada mahasiswa
yang bersangkutan. Selain dari pada itu, suatu hal yang saya amati ialah,
adanya seorang mahasiswa yang melakukan pengurusan surat keterangan yang
diajukan kepada seorang pegawai, dan akan diserahkan surat keterangan tersebut
beberapa hari/ minggu kemudian, tetapi setelah waktu tiba pegawai tersebut ganti
shift kerja dengan pegawai lain, sedangkan pegawai lain tidak mengetahui surat
keterangan yang diinginkan mahasiswa tersebut. Yang akhirnya mahasiswa itu
harus mengulang kembali dengan membuat surat permohonan seperti semula dan
membayar uang administrasi kembali. Agar dapat segera ditangani oleh pegawai
yang saat itu sedang bekerja dan belum ganti shift.
Kejadian seperti ini merupakan kurangnya komunikasi antara pegawai
yang satu dengan pegawai yang lainnya sehingga menyebabkan kerugian pada
orang lain, yang dikarenakan ketidak efiktifan dalam melaksanakan tugas
pekerjaan dan juga karena pegawai yang kurang disipilin dan suka mengulur-ulur
waktu sehingga perlu waktu lama dalam penyelesaian pekerjaannya. Dalam hai ini
Kasubbag berkewajiban untuk menegur dan medisiplinkan pegawainya agar
dalam proses pengurusan surat-surat keterangan tersebut dapat selesai tepat waktu
sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Hendaklah pimpinan subbagian
bijaksana dalam mengevaluasi kinerja pegawainya.
2. Pengurusan Beasiswa Mahasiswa
Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU
bekerjasama dengan berbagai instansi untuk memberikan bantuan beasiswa.
