BAB III PEMBAHASAN
B. Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha FE USU
1. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha
Sub Bagian Akademik adalah bagian pusat yang mengatur segala kelengkapan akademis mahasiswa, mulai dari data identitas, nilai-nilai yang diperoleh, proses perkuliahan, dan lain-lain. Bagian Akademik mempunyai kepala
bagian dengan seorang supervisor PD I (Pembantu Dekan I) sebagai penanggung jawab.
Adapun rincian beberapa tugas-tugas Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menyusun Jadwal Kuliah dan Menyusun Jadwal Ujian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dalam penyelenggaraan proses belajar mengajar, Sub Bagian Akademik berperan dalam penyusunan jadwal kuliah mahasiswa, jadwal mengajar dosen, serta jadwal ujian.
b. Transkip Nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.
c. Legalisir Ijazah
Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan.
d. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.
3. Nilai minimum D
5. Fotocopy SPP
6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
e. KHS Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.
f. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.
g. Informasi-informasi lainnya.
Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengakses
Para pegawai bekerja keras untuk meyiapkan kebutuhan-kebutuhan mahasiswa, seperti KHS, legalisir Ijazah, dan yang lainnya. Para pegawai harus tepat waktu dalam megerjakan semua tugas tersebut, karena pekerjaan itu mempunyai batas waktu untuk dipergunakan. Dari pengamatan di lapangan dalam
melaksanakan kegiatan, para pegawai kurang adanya komunikasi yang baik dengan pimpinan sehingga adanya suatu pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan dengan baik, dan menghabiskan waktu yang lama.
Selain itu Bagian Akademik mempunyai tugas dalam menyusun jadwal kuliah mahasiswa dan dosen. Adakalanya penyusunan yang dilakukan tidak akurat, yang menyebabkan antara jadwal mata kuliah yang satu bertabrakan dengan mata kuliah yang lain, sehingga membuat dosen dan mahasiswa mendapat kendala. Hal seperti ini merupakan hambatan yang harus diperbaiki dalam menyusun jadwal mata kuliah. Tetapi hal ini biasanya dapat segera diantisipasi dengan mengganti jadwal mata kuliah di waktu yang lain, sehungga tidak terjadi kembali waktu yang bersamaan.
Pelayanan kepada tamu ataupun mahasiswa yang membutuhkan kepentingan tertentu sebaiknya cepat tanggap dan memberikan pelayanan yang ramah kepada setiap tamu ataupun mahasiswa yang datang. Agar terjadinya suatu hubungan yang baik dan kinerja yang baik pula. Sistem Kerja pada Sub Bagian Akademik belum berjalan dengan baik, sehingga penting adanya perubahan dalam meningkatkan kinerja agar Sistem Kerja tersebut berjalan dengan baik.
2. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Umum dan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bagian Keuangan dan Umum adalah bagian yang berhubungan dengan dana keluar dan masuk untuk kepentingan fakultas. Bagian Keuangan dan Umum mempunyai kepala bagian dengan seorang supervisor PD II (Pembantu Dekan II) sebagai penganggung jawab.
Untuk menjalankan tugas-tugas serta kewenangannya di bidang keuangan Fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa bagian yaitu:
a. Bagian Pembukuan.
b. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang. c. Bagian Pembayaran (pengeluaran).
d. Bagian Bendahara Gaji.
Salah satu tujuan penting dari Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ialah memberikan pelayanan yang baik dan menangani tugas-tugas keuangan dengan benar. Banyak tugas yang harus diselesaikan di bagian ini, oleh sebab itu para pegawai harus tahu bagaimana mengorganisasikan agar tugas-tugas tersebut dapat diselesaikan dengan baik dan tepat, dalam hal ini diperlukan penilaian terhadap fungsi dan tanggung jawab masing-masing pegawai.
Dalam pencapaian suatu kinerja yang dimaksud seorang pegawai haruslah memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu, dalam menghasilkan sebuah kinerja yang efektif seseorang harus juga memiliki tingkat pemahaman terhadap tingkat jabatannya masing-masing.
Berikut adalah uraian tugas Pegawai di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1
Rincian Tugas Pegawai di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara N
o
1 Eka Yuliani, SE Kasubag Keuangan
Membuat daftar honor dosen dan pegawai
Menerima uang dari PUMC untuk dibayarkan kepada dosen dan pegawai Membantu PUMC melaporkan SPJ ke
Biro 2 Supariyo,SE PUMK(Pemeg
ang Uang Muka Kerja)
Membuat konsep permintaan tambahan langsung(TUP)
Mengambil cek kebagian Biro Rektor USU
Menyetor ke rekening FE USU Di BNI 46, setelah cek diterima
Membuat cek buku Bank Mengambil uang ke BNI 46
Mengembalikan sisa uang ke rekening Rektor USU di BNI 46
Penutupan Buku kas pembantu
Proses penandatanganan laporan keuangan oleh Pembantu Dekan II.
Memproses SPJ ke Biro Rektor USU setiap akhir bulan.
3 Ahmad Faizul, SE,MSi
Kepala Pembukuan
Membantu PUMK membukukan semua penerimaan uang muka kerja ke dalam buku kas umum UMK.
Membantu PUMK menyusun,
menyiapkan dan mengirim SPJ, PUMK dan menyelenggarakan tata usaha keuangan.
Menyiapkan surat permintaan uang muka kerja dan LS.
Menyusun usul kenaikan pangkat dosen.
4 Santuso Pembuat Daftar Gaji
Membuat daftar gaji sekaligus memasukkan data dosen dan pegawai yang naik pangkat atau berkala.
Mengantar daftar gaji ke Biro Rektor untuk di SPM kan.
Sumber : Fakultas Ekonomi USU (2010), data diolah
Keseimbangan tanggungjawab di Bidang Keuangan sendiri harus memperhatikan garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
1. Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada tingkat Universitas.
2. Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat Universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran dapat dilakukan pada tingkat Fakultas, Departemen atau unit.
3. Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat, dan sisanya yang dialokasikan untuk Fakultas, Departemen, atau unit akan dipergunakan sesuai dengan prioritas institusi.
4. Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada Fakultas, Departemen, atau unit yang membeli layanan dari Univcrsitas.
5. Prosedur pembuatan anggaran akan menggunakan sistem anggaran program, memilah-milah kegiatan Universitas Sumatera Utara dalam program-program, dengan pengertian bahwa masing-masing program adalah untuk meningkatkan
dosen dan pegawai yang naik pangkat. Mengantar daftar gaji susulan ke Biro
Rektor untuk di SPM kan.
Membuat SKPP untuk dosen dan pegawai yang pensiun.
Membuat daftar uang makan pegawai dan mengedarkan absen.
Membuat daftar uang makan dosen dan mengedarkan absen.
5 Maslan, SE PUMK Dana Rutin
Mengerjakan daftar gaji PNS Membagikan gaji ke PNS
Menaksir dan mengambil uang ke Bank Mandiri.
hasil akhir yang teridentifikasi dengan baik, persentasi anggaran dengan jelas menunjukkan perkiraan biaya masing-masing program dan perinciannya, dan petunjuk kekayaan (jumlah pegawai akademik, pegawai non akademik dan biaya unit-unit habis pakai, ruang dan lain-lain) dari produk dan hasil akhir.
Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung jawab Universitas secara keseluruhan. Oleh sebab itu manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel
dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan Fakultas maupun Universitas.
Data-data yang terdapat di Bagian Keuangan seperti daftar honor dosen dan pegawai, daftar gaji susulan ke biro rektor, laporan keuangan, dan lain-lain. Setelah data-data tersebut disetujui dan ditandatangani oleh PD II dan Dekan, kemudian data-data tersebut diserahkan ke biro rektor untuk pemenuhan maksud dan tujuan dari data yang ditujukan tersebut. Pertinggalnya merupakan arsip bagian keuangan yang disimpan dan dipelihara pada filing cabinet, yang akan manjadi alat bukti dan informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sampai saat ini bagian keuangan juga belum pernah melakukan pemusnahan arsip, karena arsip atau file masih dibutuhkan dan dianggap penting. Dalam pengarsipan di bagian keuangan tidak sulit dan tidak adanya suatu hambatan dan kendala dalam pengelolaannya. Baik arsip yang mengeluarkan dana maupun suatu dana-dana kecil yang masuk seperti melegalisir ijazah, pembuatan surat keterangan,
pembuatan kartu parkir, dan pembuatan sertifikat komputer. Seluruhnya dibukukan dengan rapi dan terarah.
Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, setiap pegawai telah mengetahui dan memahami uraian tugasnya masing-masing seperti yang telah diuraikan pada tabel 3.1, dalam tabel tersebut telah diuraikan dengan jelas tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh para pegawai. Bukan hanya mengetahui dan memahami saja, namun setiap pegawai telah melaksanakannya dengan sungguh-sungguh. Kelalaian dalam melaksanakan tugas jarang ditemui, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Hal tersebut karena tugas masing-masing pada Bagian Keuangan sudah tertata dengan rapi sehingga para pegawai dengan mudah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa para pegawai telah melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan jabatan tugas yang telah dipercayakan. Dalam hal tersebut sesungguhnya para pegawai tidak menemukan kesulitan yang berarti, karena tugas dibuat berdasarkan keahlian pegawai itu sendiri. Namun demikian, sangat diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan dari rangkaian kegiatan bisa terlaksana. Kerjasama tim yang baik juga telah diterapkan oleh para pegawai, sehingga efektifitas kinerja dapat terwujud. Hal ini dapat terjadi karena para pegawai juga mengetahui bahwa efektifitas organisasi juga sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama dan menguasai keterampilan tertentu serta dapat saling melengkapi.
Ruangan penempatan Bagian Tata Usaha sudah tepat, karena penempatannya berdekatan dengan bagian-bagian yang lain yang berhubungan
dengan bagian keuangan. Hanya saja ruangan sebaiknya haruslah diberi penyekat dengan bagian yang lain, agar tidak terjadi suatu komunikasi diluar pekerjaan. Tetapi hal ini tidak terlalu menjadi suatu hambatan dalam penyelesain tugas, karena komunikasi diluar pekerjaan terjadi pada waktu yang senggang dan waktu istirahat. Tetapi bagaimanapun juga untuk mengantisipasi, haruslah ruangan dibuat dengan sebaiknya agar kenyamanan kerja, yang berpengaruh terhadap kinerja pegawai dapat terwujud dengan baik dan lancar. Sistem Kerja pada Sub Bagian Keuangan sudah berjalan dengan baik, tetapi penting untuk dipertahankan serta ditingkatkan kinerja yang baik tersebut.
3. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bagian Kepegawaian adalah bagian yang berhubungan dengan data-data tenaga kerja dan pengelolaan kinerja pegawai. Adapun tugas dari Bagian Kepegawaian adalah: memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti, melaksanakan pemberian penghargaan pegawai, melakukan urusan mutasi pegawai, dan lain-lain. Bagian Kepegawaian mempunyai kepala bagian dengan seorang supervisor PD II (Pembantu Dekan II) sebagai penanggung jawab.
Adapun yang menjadi Prosedur Kerja Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a.Proses Surat Menyurat
1. Mencatat surat masuk dari pimpinan 2. Arsip
1. Menerima berkas dosen dan pegawai yang naik pangkat 2. Penelitian berkas (berkas diperiksa)
3. Pengetikan berkas apabila berkas kurang diinformasikan kepada yang bersangkutan
4. Rapat Pimpinan
5. Pengetikan usul kenaikan pangkat 6. Disetujui pimpinan
7. Dikirim ke Rektor
8. Menerima SK Fungsional/ Naik Pangkat dari Rektor 9. Menerima SK naik pangkat pegawai
10. Menyerahkan SK ke PDG/ Bendaharawan Gaji 11. Arsip
c. Proses Absensi Pegawai
1. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya
2. Pengetikan daftar hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro 3. Arsip
d. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap 1. Menerima berkas
2. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yag diusulkan setiap bulan 3. Disetujui pimpinan
4. Dikirim ke Rektor
5. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap 6. Arsip
e. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai 1. Pengetikan gaji berkala setiap bulan
2. Disetujui pimpinan
3. Diserahkan ke PDG/ Bendaharawan gaji 4. Rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai 5. Pengurusan pensiun dosen dan pegawai 6. Arsip
Dari prosedur-prosedur diatas dapat diketahui adanya data-data yang telah dibuat dan telah mendapatkan persetujuan dan tanda tangan, yang kemudian menjadi arsip bagi Bagian Kepegawaian. Arsip-arsip pada Bagian Kepegawaian dari penciptaannya dan penyimpanan serta pemeliharaan, pemusnahan juga telah dilakukan oleh bagian kepegawaian. Pemusnahan dilakukan pada suatu file atau arsip yang tidak dianggap penting lagi, dan sudah mempunyai waktu penyimpanan yang lama.
Kendala-Kendala Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian
Penangan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, Akan tetapi masih terdapat berbagai kendala dalam penganan surat-surat tersebut. Adapun kendala-kendalanya yaitu :
1. Kurangnya tenaga kerja yang trampil dan rendahnya kerjasama antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar
2. Pegawai lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam buku besar 3. Terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai
bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar 4. Hanya ada satu pegawai yang bertugas membuat konsep surat keluar 5. Fasilitas yang ada seperti komputer dan printer keadannya kurang baik 6. Tidak ada fasilitas mesin pengganda (fotocopy)
Kendala–kendala yang muncul tidak hanya sebatas kurangnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar. Kendala yang sering muncul biasanya disebabkan oleh terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai bagaimana
menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien. Salah satu Prosedur penanganan surat keluar yang tidak efektif dan efisien pada Bagian Kepegawaian adalah pada saat mengkonsep surat keluar yang akan dikirim. Konsep surat yang sudah dibuat langsung diketik tanpa diajukan terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II. Prosedur penanganan surat seperti ini tidaklah efisien dan efektif, dikarenakan apabila Pembantu Dekan II tidak menyetujui konsep yang telah dibuat, maka pegawai harus mengetik ulang konsep surat tersebut. Sebaiknya konsep yang telah selesai, diajukan terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II setelah disetujui barulah diketik, Sehingga tidak ada kertas, waktu, dan tenaga yang terbuang. Dengan begitu efisiensi serta efektifitas dalam menangani surat masuk dan surat keluar dapat tercapai.
Kendala lain dalah penyusunan arsip-arsip tidak akurat, hanya berdasarkan abjad sehingga untuk mencari suatu arsip yang biasanya berdasarkan pada tahun dan tujuannya, sangat sulit untuk ditemukan. Oleh karena itu membutuhkan waktu yang lama dan tenaga yang tidak sedikit dipergunakan untuk menemukan arsip yang dicari. Hal tersebut haruslah diperbaiki dalam penyusunan arsip yang disimpan. Agar pekerjaan dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.
Kendala lain dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian adalah peralatan yang kurang baik seperti komputer yang terlalu
banyak virus sehingga menyebabkan banyak konsep surat yang telah diketik hilang. Dan hal yang sering saya amati adalah printer yang juga sudah selayaknya mengalami perbaikan. Hal ini disebabkan printer sudah tidak mampu menghasilkan tulisan yang baik. Sehingga Bagian Kepegawaian sering meminjam atau menggunakan printer bagian lain untuk mencetak suatu surat atau hal-hal lain, padahal bagian lain bersamaan juga sedang menggunakan printer yang mereka miliki. Hal ini membuat suatu pekerjaan menjadi mengantri, dan menghambat pekerjaan bagian lain. Penyediaan mesin Pengganda (fotocopy) juga sangat diperlukan, karena setiap surat yang masuk maupun yang keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi harus digandakan dengan
tujuan apabila lembar surat asli hilang masih ada duplikatnya. Selain itu mesin pengganda juga berfungsi untuk menggandakan surat-surat yang akan dikirimkan kepada banyak penerima.
Kendala-kendala seperti itu dapat menghambat penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada pada Bagian Kepegawaian. Hal-hal seperti ini harus dibenahi dan perlunya pandangan yang serius dari pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk menangani sarana dan prasarana yang masih kurang. Sistem Kerja Sub Bagian Kepegawaian belum berjalan dengan baik, tetapi masih banyak yang perlu diperbaiki dalam sistem pengelolaan pekerjaan dan fasilitas yang mendukung pekerjaan atau tugas-tugas tersebut.
4. Pelaksanaan Tugas-tugas Tata Usaha pada Sub Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang berhubungan dengan mahasiswa. Bagian kemahasiswaan mempunyai Kepala Bagian dengan seorang pimpinan Pembantu Dekan III sebagai penanggung jawab, serta pegawai lainnya.
Adapun rincian tugas secara umum pada Bagian Kemahasiswaan antara lain :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Mengumpulkan dab mengelola data di bidang kemahasiswaan. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan mahasiswa tingkat Universitas. g. Melakukan penyusunan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
i. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
k. Melakukan penyajian info dibidang kemahasiswaan.
Pengawasan administrasi pada bagian kemahasiswaan dilakukan oleh Kepala Sub Bagian (Kasubbag) yang juga bertindak sebagai Supervisor pada Bagian Kemahasiswaan. Kasubag ini dikepalai oleh Pembantu Dekan III (PD-III) yang bertanggungjawab pada bidang kemahasiswaan.
Secara spesifik, kegiatan yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan adalah memberikan pelayanan kemahasiswaan yang meliputi:
1. Pengurusan Surat-Surat Keterangan Mahasiswa
Salah satu tugas pada Bagian Kemahasiswaan adalah pengurusan surat- surat keterangan mahasiswa, jenis surat keterangan tersebut antara lain: Surat Keterangan Masih Aktif Kuliah, Surat Keterangan Izin Riset, Surat Keterangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Hilang dan pengurusan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi dan kurang mampu.
Prosedur pengurusan surat keterangan tersebut yaitu dimulai dengan pembuatan surat permohonan oleh mahasiswa yang bersangkutan sesuai dengan format yang ditentukan, fotocopy bukti pembayaran SPP terakhir, cover judul (jika melakukan riset keluar Fakultas), dan pembayaran administrasi yang diproses pada Bagian Keuangan. Kemudian diserahkan ke Bagian Kemahasiswaan untuk meminta persetujuan Pembantu Dekan III. Setelah surat keterangan tersebut ditandatangani oleh Pembantu Dekan III, pegawai kemahasiswaan akan menyerahkan surat keterangan tersebut kepada Sekretaris Dekan untuk meminta nomor dan tanggal surat serta stempel Fakultas, dan kemudian surat keterangan tersebut akan diserahkan kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan. Dan pertinggalnya menjadi arsip Bagian Kemahasiswaan yang tersusun rapi dalam filing cabinet atau lemari arsip yang dimiliki oleh Bagian Kemahasiswaan.
Pada proses pengurusan surat keterangan tersebut ini sering menghabiskan waktu cukup lama. Biasanya mahasiswa harus menunggu sekitar seminggu
bahkan lebih sampai surat keterangan tersebut dikembalikan kepada mahasiswa yang bersangkutan. Selain dari pada itu, suatu hal yang saya amati ialah,
adanya seorang mahasiswa yang melakukan pengurusan surat keterangan yang diajukan kepada seorang pegawai, dan akan diserahkan surat keterangan tersebut beberapa hari/ minggu kemudian, tetapi setelah waktu tiba pegawai tersebut ganti shift kerja dengan pegawai lain, sedangkan pegawai lain tidak mengetahui surat keterangan yang diinginkan mahasiswa tersebut. Yang akhirnya mahasiswa itu harus mengulang kembali dengan membuat surat permohonan seperti semula dan membayar uang administrasi kembali. Agar dapat segera ditangani oleh pegawai yang saat itu sedang bekerja dan belum ganti shift.
Kejadian seperti ini merupakan kurangnya komunikasi antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lainnya sehingga menyebabkan kerugian pada orang lain, yang dikarenakan ketidak efiktifan dalam melaksanakan tugas pekerjaan dan juga karena pegawai yang kurang disipilin dan suka mengulur-ulur waktu sehingga perlu waktu lama dalam penyelesaian pekerjaannya. Dalam hai ini Kasubbag berkewajiban untuk menegur dan medisiplinkan pegawainya agar dalam proses pengurusan surat-surat keterangan tersebut dapat selesai tepat waktu sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Hendaklah pimpinan subbagian bijaksana dalam mengevaluasi kinerja pegawainya.
2. Pengurusan Beasiswa Mahasiswa
Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU