PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
4.4 Analisis Data
4.4.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan
Ronald Reilly (2003:119) mengemukakan Apabila faktor-faktor dibawah ini telah dilaksanakan sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh organisasi, maka kualitas yang akan dicapai akan terpenuhi sesuai dengan apa yang diinginkan oleh organisasi, faktor-faktor tersebut telah dibahas sebelumnya yang diantaranya :
a. Waktu
Menurut Penjelasan dengan Informan mengenai peran SIAK terhadap efektivias waktu pegawai sangatlah baik hal tersebut dibuktikan dengan semakin meningkatnya produktifitas yang dihasilkan. Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit, Dengan adanya SIAK terbukti suatu pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat dan tepat
b. Tugas
Dengan adanya Struktur birokrasi yang sudah ditetapkan, diharapkan tetap dalam posnya masing-masing dan tidak melanggar kewenangan.Walaupun dengan adanya kemudahan yang diberikan oleh Program SIAK komunikasi antara atasan dan bawahan harus tetap terjaga untuk menjaga kerahasiaan akses yang diberikan
Dari pernyataan informan yang sudah dijelaskan sebelumnya sampai saat ini menyatakan bahwa komunikasi antara atasan dan bawahan sangatlah baik ,terutama Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang
didelegasikan kepada pegawainya untuk mendapatkan tujuan dari organisasi atau instansi tersebut.
c. Produktivitas
produktivitas para pegawai sudah cukup bagus untuk menunjang pekerjaan tetapi perlu ada tambahan Ketrampilan dan pengetahuan terutama untuk meningkatkan pengetahuan tentang SIAK
Dari pernyataan informan yang telah dijelaskan sebelumnya menyatakan bahwa produktivitas pegawai sampai saat ini sebenarnya sudah cukup bagus tetapi untuk meningkatkan Skill dan pengetahuan perlu diadakan pelatihan yang berkelanjutan terutama untuk SIAK itu sendiri.
d. Motivasi
Para pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, memiliki komitmen dan semangat kerja yang baik. Hal ini berpotensi menciptakan suasana kerja yang baik dan tanggap dalam merespon instruksi dan informasi-informasi yang diterima oleh para pegawai. Di samping itu, pihak dinas juga memberikan insentif kepada pegawai berdasarkan kinerjanya. Hal ini dapat meningkatkan motivasi kerja para pegawai, terutama dalam mengimplementasikan program SIAK.
e. Evaluasi
Pimpinan memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada pegawainya, sebaliknya pegawai harus melaksanakan tugas dengan baik dan menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak.
Dengan adanya pengawasan maka kinerja pegawai dapat terus terpantau dan hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
g. Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja dari karyawan disini termasuk hubungan antar karyawan, hubungan dengan pimpinan, lingkungan kerja, penerangan dan lain- lain. Hal ini sangat penting untuk mendapatkan perhatian perusahaan karena karyawan enggan bekerja karena tidak ada kekompakan kerja atau ruang kerja yang tidak menyenangkan. Hal ini dapat mengganggu kerja karyawan.
h. Perlengkapan dan Fasilitas
Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam bekerja. Fasilitas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh pemerintah akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan
BAB V
PENUTUP
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis kemukakan pada Bab-bab sebelumnya maka pada bagian ini penulis mencoba mengambil beberapa kesimpulan dari penelitian di lapangan yang penulis amati selama ini serta menberikan saran atau masukan sebagai langkah terakhir dalam penulisan hasil penelitian ini.
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan Bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah
1. Komitmen yang dimiliki pemerintah Kabupaten Asahan sudah cukup baik. Komitmen politik pemerintah untuk mewujudkan tertib administrasi kependudukan ditunjukkan dengan dibentuknya berbagai peraturan perundangundangan. Peraturan tersebut antara lain Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 2 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan, dapat dilihat dari beberapa aspek. Aspek-aspek tersebut
sumber daya yang dibutuhkan, komunikasi yang terbangun, serta disposisi para pegawai dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
Berdasarkan dari data-data yang telah dikumpulkan dan analisa yang telah dilakukan, peneliti menyimpulkan bahwa implementasi SIAK di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan berlangsung baik meski masih memiliki beberapa kekurangan. Implementasi yang berjalan diatur dengan jelas dalam rincian tugas dan prosedur pelayanan yang ditetapkan oleh dinas. Rincian tugas yang dimaksud dipaparkan dengan jelas dan prosedur pelayanan menyentuh semua bidang pekerjaan di dinas, termasuk yang menyangkut SIAK 2. Infrastruktur, yaitu sarana dan prasarana yang dibangun untuk mendukung
penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupatens Asahan sudah memiliki sarana prasarana yang cukup lengkap mulai dari perangkat komputer, mesin printer, jaringan komunikasi data dengan frekuensi radio maupun koneksi internet, tower pemancar radio, serta Tempat Perekaman Data Kependudukan (TPDK) yang terdapat di setiap kecamatan di Kabupaten Asahan.
3. Sumber Daya Manusia, yaitu kemampuan baik kualitas maupun kuantitas yang dimiliki dalam penerapan program Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Jumlah sumber daya manusia yang dimiliki Oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Asahan sudah cukup memadai dengan 14 operator yang bertugas di lingkungan dinas dan ditambah 2 operator di setiap TPDK yang ada di kecamatan. Namun demikian kualitas dari sumber daya manusia masih dapat dipertanyakan karena tidak ada standar kompetensi maupun persyaratan khusus pada sistem rekrutmen petugas operator. Penyelenggaraan
bimbingan teknis juga sudah memadai dengan diselenggarakan sebanyak 2 kali pada awal penerapan SIAK tahun 2006 dan 2009. Selain itu juga dilakukan peningkatan kemampuan SDM yang diadakan setiap 6 bulan sekali untuk membicarakan kendala yang dihadapi saat penerapan SIAK di lapangan.
4. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai metode formal menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen yang diperlukaan untuk mempermudah proses pengambilan fungsi perencanaan, pengendalian, dan operasi secara efektif. Sistem menyediakan informasi mengenai masa lalu, masa kini, dan proyeksi masa depan serta mengetahui peristiwa yang terjadi didalam dan diluar organisasi. Peranan komputer dapat membantu secara maksimal, karena output computer memang menghasilkan informasi yang terotomatisasi dan dapat diformalisasikan.
5. Penggunaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan menyediakan informasi dalam jumlah banyak yang tepat waktu dan rinci yang diambil dari operasi seharihari. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat membuat rencana strategis dan pengendalian manajemen sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat merupakan keniscayaan dari adaptasi yang diperlukan. Kecenderungan utama dalam sistem informasi adalah kearah pegembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat. Pengembangan suatu Sistem Informasi Administrasi Kependudukan merupakan keharusan mutlak apabila pimpinan
organisasi ingin melakukan tugas-tugas kerja pimpinan dengan efektif. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan akan dapat mengurangi pemborosan dan inefisiensi, serta meningkatkan produktivitas dan efektivitas para pegawai.
6. Salah satu area potensial tertinggi dalam peningkatan produktivitas adalah mengurangi jam kerja yang tidak efektif. Lamanya pegawai bekerja dan proporsi penempatan waktu yang produktif sangat tergantung pada cara pengaturan dan motivasinya.Kemudian cara melaksanakan tehnik peningkatan produktivitas menggunakan manajemen, penambahan material, perencanaan organisasi kerja yang lebih baik, latihan dan pendidikan, kepuasan tugas serta faktor-faktor lain yang mempengaruhi kualitas tenaga kerja maupun memanfaatkan cadangan- cadangan.
7. Pembagian tugas mutlak diperlukan, sebab tanpa adannya pembagian kerja mereka akan bekerja menurut kemauan sendiri-sendiri tanpa menghiraukan tujuan sebuah instansi secara keseluruhan yang berakibat tidak tercapainnya tujuan organisasi atau paling tidak tujuan organisasi perlu sekali adannya pembagian kerja yang baik yang dapat memberikan penjelasan bagi para pegawai untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik sesuai edngan beban kerja yang menjadi tanggung jawab, sehingga proses organisasi dapat berjalan dengan lancar.
8. Tenaga kerja atau pegawai adalah manusia yang merupakan faktor produksi yang dinamis memiliki kemampuan berpikir dan motivasi kerja, apabila pihak atasan mampu meningkatkan motivasi para pegawainya maka produktivitas kerja akan meningkat, Adapun fator-faktor yang mempengaruhi produktivitas yaitu : kemampuan, sikap, situasi lingkungan, motivasi, upah, tingkat pendidikan, perjanjian kerja dan penerapan teknologi
9. Motivasi merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan oleh pihak instansi bila menginginkan setiap pegawai dapat memberikan andil positif terhadap pencapaian tujuan instansi, karena dengan motivasi seorang pegawai akan memiliki semangat yang tinggi dalam melaksanakan tugas.
10.Untuk mencapai tujuan operasional dan tujuan ideal atau tujuan strategik sebuah organisasi sangat tergantung pada kinerja pegawai. Adanya evaluasi kinerja pegawai berarti pegawai mendapat perhatian dari atasan, sehingga mendorong pegawai bersemangat untuk bekerja. Evaluasi kerja dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kinerja karyawan dan mencari kendala-kendala yang dihadapi oleh para pegawai, disamping itu evaluasi kinerja juga digunakan sebagai pengambilan keputusan memberikan promosi kepada pegawai ternilai yang kinerjanya memenuhi ketentuan pemberian promosi.
11.Pekerjaan yang sesuai prosedur dapat memenuhi dan sangat ampuh dalam mencapai tujuan, salah satunya dengan bentuk pengawasan dari atasan kepada bawahannya. Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen strategi yang sangat penting dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu instansi, dalam pelasaksanaan kegiatan suatu instansi maka setiap atasan memiliki suatu kewajiban untuk melakukan pengawasan terhadap bawahannya. 12.Tingkat produktivitas / kinerja yang tinggi merupakan keinginan semua instansi.
Salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja dari pegawai itu sendiri adalah lingkungan kerja. Lingkungan kerja haruslah sesuai dengan kebutuhan dari pegawai agar pegawai tersebut agar pegawai tersebut adapt lebih maksimal dalam menyelesaikan tugasnya. Lingkungan kerja dibedakan atas dua yaitu lingkungan kerja fisik dan lingkungan kerja fisik.Cahaya, warna, suara, udara merupakan
contoh lingkungan kerja non fisik. Sedangkan hubungan kerja antar pegawai atau antara atasan dan bawahan merupakan contoh lingkungan kerja non fisik
5.2 Saran
Melihat hasil penelitian yang menunjukkan bahwa masih didapati berbagai kendala didalam penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Asahan. Maka saran yang diajukan :
1. Komunikasi dan kordinasi dengan instansi-instansi lainnya seperti pemerintah tingkat kecamatan, Komisi Pemilihan Umum (KPU), Puskesmas, unit pelaksana distribusi bahan pangan subsidi, pihak pengembangan jaringan internet, dan berbagai unit lain yang mampu membantu ataupun membutuhkan data kependudukan dari dinas.
2. Sebaiknya ada pembinaan dan arahan yang jelas dari pimpinan dinas mengenai fleksibilitas atau improvisasi dalam bertugas, mengingat adanya kemungkinan munculnya masalah-masalah tidak terduga di tengah pelaksanaan kebijakan SIAK.
3. Selaku Pimpinan disarankan agar lebih banyak lagi mencurahkan perhatian terhadap kebutuhan-kebutuhan individu pegawai, serta memberikan kebebasan bagi pegawainya, serta memberikan kebebasan bagi pegawainya, serta memberikan kebebasan bagi pegawainya untuk mengembangkan kreativitas, serta memberikan pengalaman yang lebih luas kepada para pegawai melalui kegiatan pengembangan yang continue
4. Produktivias pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan termasuk sudah cukup baik, maka Pimpinan Dinas perlu untuk
mempertahankan bahkan jika perlu menciptakan suasana kerja yang mampu merangsang produktivitas kerja yang lebih tinggi lagi
5. Penambahan jumlah mesin printer dan percepatan pembangunan tower pemancar sinyal radio di seluruh kecamatan di kabupaten Asahan perlu dilakukan dengan segera untuk mencegah keterlambatan pelayanan publik yang tidak diinginkan 6. Lingkungan kerja di area Kantor Dinas Kepndudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Asahan sudah cukup baik dan perlu dipertahankan, Baik secara fisik maupun non fisik.
7. Agar fungsi pengawasan Di kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dikabupaten Asahan berjalan dengan baik maka perlu adannya efektivitas kerja yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan, karena Pengawasan juga merupakan salah satu bentuk pengendalian aparat pemerintah disetiap instansi dalam meningkatkan mutu kerja dalam lingkungan tugasnya masing-masing agar tujuan instansi dapat tercapai secara efektif.
8. Evaluasi kerja dilakukan oleh kantor Dinas Kependudukan dan pencatatn Sipil Kabupaten Asahan untuk meningkatkan produktivitas kinerja karyawan perlu dipartahankan secara continue. Hal tersebut bertujuan untuk mencari kendala- kendala yang dihadapi oleh para pegawai, disamping itu evaluasi kinerja juga digunakan sebagai pengambilan keputusan memberikan promosi kepada pegawai ternilai yang kinerjanya memenuhi ketentuan pemberian promosi.
9. Motivasi para pegawai dalam menjalankan tugas sangatlah tinggi, hal tersebut perlu dipertahankan untuk menunjang tujuan instansi yang diinginkan.