Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (Siak) Dalam Peningkatan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan Provinsi Sumatera Utara Chapter III V

(1)

BAB III

DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN

3.1 Sejarah Singkat Dan Gambaran Wilayah Kabupaten Asahan

Kesultanan Asahan adalah sebuah kesultanan yang berdiri pada tahun 1630 di wilayah yang sekarang menjadi Kota Tanjung Balai, Kabupaten Asahan, Kabupaten Batubara, Kabupaten kabuhan Batu Utara, Kabupaten Labuhan Batu dan kabupaten labuhan Batu Selatan. Kesultanan ini ditundukkan Belanda pada tahun 1865. Kesultanan Asahan melebur ke dalam Negara republik Indonesia pada tahun 1946.

Kabupaten Asahan adalah sebuah kabupaten yang terletak di Sumatera Utara, Indonesia. Kabupaten ini beribukotakan Kisaran dan mempunyai wilayah seluas 3.675 Km². Penduduknya berjumlah 668.272 jiwa ( sensus 2016 ). Asahan Juga merupakan Kabupaten pertama di Indonesia yang membentuk lembaga pengawas pelayanan umum bernama Ombudsman Derah Asahan, melalui SK Bupati Asahan Nomor : 419 - Huk/Tahun 2004, tanggal 20 oktober 2004. Di era kolonial, wilayah ini disebut sebagai Assaban oleh orang Eropa.

Secara Astronomis Kabupaten Asahan berada pada 2º03’-3º26’ Lintang utara, 99º1’-100º0’ Bujur Timur dengan ketinggian 0-1000 meter di atas

(2)

Utara.

c) Barat : Kabupaten Simalungun dan Kabupaten batubara. d) Timur : Kabupaten Simalungun dan Selat Malaka.

Dinas kependudukan dan catatan Sipil kabupaten Asahan merupakan instansi yang sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kabupaten Asahan. Tugas utamannya adalah melaksanakan catatan sipil. Pencatatan Sipil sendiri merupakan suatu upaya hukum pencatatan kelahiran , perkawinan, status anak dan kematian.

Sebagai hasil absorbsi dari masa pemerintahan kolonial Belanda, pada awalnya pelaksanaan Catatan Sipil oleh Pemerintah Indonesia bersifat pluralis. Artinnya catatan sipil dilakukan dengan penggolongan-penggolongan warga Negara Indonesia berdasarkan pasal 131 dan 163 Indische Satrategeling dengan ketentuan ;

1. Untuk orang Eropa digunakan Regalment pencatatan sipil Eropa Staadblad 1849. 2. Untuk perkawinan campuran ditetapkan penetapan Raja tanggal 29 Desember

1896 No.158.

3. Untuk Tionghoa digunakan Statbald 1917.

4. Untuk orang indonesia digunakan Statbald 1920, dan bagi orang Indonesia Kristiani,Jawa,Madura,Ambon, Statbals digunakan 1933.

(3)

Maka berdasarkan peratutan Daerah Kabupaten Asahan No.4 tahun 2001, Kantor Catatan Sipil mengalmi perubahan dan perluasan tugas menjadi Dinas Kependudukan. Dengan demikian, disamping masih melaksanakan tugas-tugas kependudukan lainnya.

3.2 Visi Dan Misi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan

3.2.1 Pernyataan Visi

Visi merupakan artikulasi sebuah tempat yang dituju oleh organisasi, sebuah masa depan organisasi yang lebih baik, lebih sukses dan lebih diinginkan daripada kini.

Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan Nomor 053/2008 tentang Rencana Strategis Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan Tahun 2009-2014, visi dari Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupatren Asahan adalah, “

Mewujudkan Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil yang

Berorientasi Kepada Kepuasan dan Kemitraan Masyarakat Berbasis Data dan

Informasi Kependudukan yang Akurat “

3.2.2 Pernyataan Misi

Misi Merupakan Upaya-upaya dalam rangka pencapain visi yang telah ditetapkan. Pernyataan misi membawa organisasi pada suatu fokus yang harus dilaksanakan guna mencapai visi yang telah ditetapkan. Misi juga memberikan arahan tentang fungsi dan tujuan pokok Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil strategis, terarah dan berkesinambungan.

(4)

a. Memberikan Pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang cepat, tepat, mudah dan transparan.

b. Menyelenggarakan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang mampu menyajikan data dan informasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat. c. Melaksanakan pemberdayaan dan pembinaan terhadap masyarakat untk

menumbuh kembangkan kemitraan dan peran sertanya dalam melaksanakan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.

d. Mempersiapkam sumber daya manusia, sarana dan prasarana untuk mendukung terciptanya tertib pelayanan, pengolahan data dan informasi dibidang administrasi.

3.3 Tujuan Dan Sasaran

3.3.1 Tujuan

Tujuan merupakan penyebaran atau implementasi dari pernyataan misi dan juga merupakan gambaran hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu 1 (satu) tahun ke depan. Dinas kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan mempunyai tujuan sebagai berikut:

a. Meningkatkan Pengelolaan Manajemen Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil , dengan tujuan :

1. Meningkatkan SDM aparatur dalam melaksanakan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.

2. Meningkatkan kegiatan sosialisasi/penyuluhan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.

(5)

b. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Bidang Kependudukan Dan Pencatatan Sipil , dengan tujuan :

1. Meningkatkan sarana dan prasarana dalam rangka mewujudkan pelayanan prima. 2. Meningkatkan mutu pelayanan.

3.3.2 Sasaran

Sasaran merupakan implementasi dari tujuan yang akan dicapai dalam jangka waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Fokus utama sasaran adalah tindakan pengalokasian, pendistribusian dan pemanfaatan sumber daya yang mengarah kepada hasil nyata. Berdasarkan Rencana Kinerja Tahun 2011-2012 Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kota Kabupaten Asahan, menetapkan sasaran sebagai berikut :

a) Tujuan Dari Misi Pertama

1. Tujuan pertama, Meningkatkan SDM Aparatur Dalam Melaksanakan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan sasaran :

a. Meningkatnya data kependudukan yang akurat.

b. Meningkatkan kepedulian aparat dan masyarakat terhadap masalah-masalah kependudukan.

2. Tujuan kedua, Meningkatkan Kegiatan Sosialisasi/penyuluhan Tehadap Hal-Hal Yang Berhubungan Dengan Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, dengan sasaran meningkatkan kesadaran masyarakat tentang kegunaan dokumen kependudukan.

(6)

meningkatkan kualitas aparatur dalam pengelolaan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.

b) Tujuan dari misi kedua

1. Tujuan pertama, Meningkatkan Sarana Dan Prasarana Dalam Rangka Mewujudkan Pelayanan Prima, dengan sasaran :

a. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.

b. Tersedianya ruang perkantoran yang layak dan sesuai dengan kebutuhan pelayanan.

2. Tujuan kedua, Meningkatkan Mutu Pelayanan, dengan sasaran : a. Meningkatkan pelayanan terhadap publik

b. Meningkatkan kesejahteraan aparat.

3.4 Struktur Organisasi

Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan dipimpin oleh seorang kepala dinas , kepala dinas membawahi 4 (empat) orang pejabat struktural, unit pelaksana teknis dinas dan kelompok jabatan fungsional yaitu :

1 Sekretariat, yang membawahi 3 (tiga) sub. bagian yaitu : a Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian,

b Sub. Bagian Perencanaan dan Pelaporan, c Sub. Bagian Keuangan.

(7)

b Seksi Pindah Datang penduduk c Seksi Pendataan Penduduk

3 Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, yang membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu : a Seksi Kelahiran

b Seksi Perkawinan dan Perceraian

c Seksi Perubahan Status Anak, Kewarganegaraan dan kematian

4. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, yang membawahi 3 (tiga) seksi yaitu :

a) Seksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan b) Seksi Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan

c) Seksi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi dan Komunikasi

5. Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan, yang membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu ;

a) Seksi Kerjasama

b) Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan c) Seksi Inovasi Pelayanan

(8)

Gambar 3.1 Bagan Struktur. Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan 2017

3.5 Tugas Dan Fungsi Pokok

3.5.1 Tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten

Asahan

Berdasarkan Peraturan Kabupaten Asahan Nomor 32/PW/2009 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan, mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. (Pasal 4 ayat (1) )

(9)

a. Menyusun kebijakan bidang kependudukan dan pencatatan sipil mengacu pada kebijakan Provinsi dan/atau nasional;

b. Menyelenggarakan urusan Pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

c. Melaksanakan kebijakan pusat dan Provinsi serta melaksanakan strategi penyelenggaraan urusan Pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil; d. Melaksanakan pembinaan (pengawasan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan) penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

e. Merencanakan formasi, karir, dan diklat SDM aparatur pelaksana urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

f. Melaksanakan kebijakan, pedoman, norma, standar, prosedur, dan kriteria monitoring evaluasi pembinaan SDM aparatur pelaksana urusan pemerintahan bidang kependudukan dan pencatatan sipil;Melaksanakan pembinaan serta mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian pejabat fungsional bidang kependudukan dan pencatatan sipil mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian pejabat struktural yang menangani bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

g. Melaksanakan pembinaan, penyelenggaraan, pengawasan, pengendalian serta evaluasi pengembangan SDM aparatur pelaksanaan urusan pemerintahan kependudukan dan pencatatan sipil;

h. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga/instansi lain di bidang kependudukan dan pencatatan sipil skala daerah;

(10)

j. Melaksanakan penilaian angka kredit jabatan fungsional bidang kependudukan dan pencatatan sipil;

k. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kepada Walikota;

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota/Sekretaris Daerah sesuai tugas dan fungsinya.

3.5.2 Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten

Asahan

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Dinas menyelenggarakan fungsi : (Pasal 5)

a. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil

b. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan pencatatan sipil; dan

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil

2. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati/Sekretaris Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinnya

Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor yang dapat menentukan efektivitas kerja pegawai berhasil dilakukan dengan baik atau tidak dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan. Tugas pegawai dapat berjalan dengan baik apabila dilakukan pemberitahuan (komunikasi) tentang pendelegasian tugas/tanggung jawab serta adanya evaluasi kerja dari pimpinan.

(11)

Kependudukan dan Catatan Sipil. Berikut adalah data-data yang dikumpulkan terkait rincian tugas dan prosedur pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Rincian Tugas Pejabat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dikutip dari Rencana Strategis Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan :

I. Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil:

1. Mendisposisi surat-surat kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

2. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas

3. Menyusun kebijakan teknis di bidang kependudukan dan catatan sipil 4. Merumuskan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan catatan

sipil

5. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang kependudukan dan catatan sipil

6. Melakukan pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan catatan sipil

7. Melakukan pengelolaan administrasi umum yang meliputi kesekretariatan, program, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan organisasi di bidang kependudukan dan catatan sipil

II. Sekretaris Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil:

1. Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

(12)

3. Mengkoordinasikan penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas bidang secara terpadu dan tugas-tugas pelayanan administrative

4. Melaksanakan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, program, dan administrasi keuangan

5. Merencanakan penyusunan kebutuhan barang dan kelengkapan kantor 6. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, arsip dan dokumen

lainnya

7. Melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab atas keamanan kantor

8. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas 9. Memelihara, merawat, dan menjaga inventaris kantor

10. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, merencanakan kegiatan dan membuat laporan pelaksanaan tugas

11. Melaksanakan perintah lain yang diberikan atasan III.Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk:

1. Memberi petunjuk dan arahan sesuai dengan disposisi atasan 2. Mendisposisikan surat kepada bawahan

3. Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya 4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pelayanan

pendaftaran penduduk

(13)

6. Mempersiapkan bahan pengadaan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk

7. Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pendaftaran, pencatatan mutasi, dan perpindahan penduduk

8. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan IV.Kepala Seksi Registrasi Kependudukan

2. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan kegiatan pelaksanaan tugas

3. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan regristasi kependudukan

V. Melaksanakan penerbitan Nomor Induk Kependudukan

1. Melaksanakan penerbitan dokumen kependudukan hasil pendaftaran penduduk

2. Melaksanakan pencatatan tentang perubahan data status penduduk 3. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan

VI.Kepala Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Penduduk

2. Memberi petunjuk, membagi tugas, dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3. Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan kartu keluarga dan kartu penduduk

(14)

5. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan VII. Kepala Seksi Mutasi dan Perpindahan Penduduk

3. Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan mutasi dan perpindahan penduduk

4. Melakukan proses penelitian kebenaran data mutasi dan perpindahan penduduk

5. Menghimpun data mutasi dan perpindahan penduduk

6. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu di ambil dengan ketentuan yang berlaku 7. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

8. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan

9. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan VIII.Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil

(15)

4. Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pencatatan dan penerbitan akta kelahiran dan akta kematian warga

5. Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pencatatan dan penerbitan akta perkawinan, akta perceraian, dan pengesahan anak 6. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang

langkah-langkah yang perlu di ambil dengan ketentuan yang berlaku 7. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai

9. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan IX. Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian

2. Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, dan merencanakan kegiatan pelaksanaan tugas

4. Melaksanakana tugas-tugas yang berhubungan dengan kelahiran dan kematian

5. Melaksanakan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran dan akta kematian Warga Negara Indonesia dan orang asing

(16)

7. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku 8. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai

10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan X. Kepala Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhbungan dengan Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak

5. Melaksanakan Pencatatan, Penerbitan Akta Perkawinan dan Akta Perceraian dan Pengesahan Anak Warga Negara Indonesia dan orang asing

6. Memeriksa dan meneliti kebenaran persyaratan administrasi permohonan akta perkawinan dan akta perceraian dan pengesahan anak Warga Negara Indonesia dan orang asing

(17)

8. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan XI.Kepala Seksi Perubahan Nama, Status dan Kewarganegaraan

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Perubahan Nama, Status dan Kewarganegaraan

5. Melaksanakan Pencatatan, Penerbiatn Perubahan Nama, Perubahan Status Kewarganegaraan Warga Negara Indonesia dan orang asing 6. Memeriksa dan meneliti kebenaran persyaratan administrasi

permohonan Perubahan Nama, Perubahan Status Kewarganegaraan Warga Negara Indonesia dan orang asing

(18)

10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan XII. Kepala Penyuluhan dan Data

1. Memberi petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan 2. Mendisposisikan surat kepada bawahan

3. Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya 4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penyuluhan dan

Data

5. Mempersiapkann bahan petunjuk teknis tentang kegiatan penyelenggaraan Penyuluhan

6. Melakukan Pendataan dalam rangka mensosialisasikan kegiatan penyelenggaraan system administrasi kependudukan

7. Menyediakan data sebagai pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan

11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan XIII.Kepala Seksi Dokumentasi dan Legalitas

(19)

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Dokumentasi dan Legalitas

5. Menyimpan dan menata naskah dan dokumen administrasi kependudukan

6. Memelihara dan merawat naskah dan dokumen administrasi kependudukan

7. Membuat rekomendasi tentang penggantian Kartu Keluarga, Kartu Penduduk yang rusak dan hilang

8. Menerbitkan salinan dan kutipan ke-2 (dua) tentang akta-akta catatan sipil

12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan XIV.Kepala Seksi Penyuluhan

(20)

3. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penyuluhan 4. Melaksanakan Kegiatan Penyuluhan dan Sosialisasi di bidang

administrasi kependudukan

5. Melaksanakan Kegiatan Komunikasi, informasi melalui penyebaran brosur-brosur, stiker dan pemasangan papan plank

9. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan XV. Kepala Seksi Data dan Statistik

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Data dan Statistik

(21)

7. Menghimpun data yang digunakan sebagai layanan informasi administrasi kependudukan dalam bentuk buku

11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan XVI.Kepala Bidang Pengawasan dan Pengendalian

1. Memberi petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan 2. Mendisposisikan surat kepada bawahan

3. Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya 4. Melaksankan tugas-tugas yang berhubungan dengan Pengawasan dan

Pengendalian

5. Mempersiapkan petunjuk teknis tentang Pengawasan dan Pengendalian Izin tinggal terbatas atau tetap bagi orang asing

6. Mempersipakan petunjuk teknis tentang Pengawasan dan Pengendalian adanya penyalahgunaan identitas kependudukan

7. Mempersiapkan petunjuk teknis tentang Pengawasan dan Pengendalian adanya pelanggaran administrasi kependudukan

(22)

9. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan XVII. Kepala Seksi Pengawasan Izin Tinggal Orang Asing

1. Menerima petunjuk daan arahan sesuai disposisi atasan

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Pengawasan Izin Tinggal Orang Asing

5. Melaksakan pendataan tentang izin tinggal terbatas dan tetap bagai orang asing

6. Memonitor administrasi izin tinggal yang dimiliki dan diperoleh berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku 7. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang

langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku 8. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai

(23)

XVIII. Kepala Seksi Penerbitan Identitas Kependudukan 1. Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penerbitan Identitas Kependudukan

5. Melaksanakan pemeriksaan dan meneliti kebenaran adanya penyalahgunaan mengenai identitas kependudukan

6. Menghimpun dan menginventarisasi permasalahan penyimpangan mengenai identitas kependudukan dari hasil pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil

7. Membuat laporan mengenai adanya perbuatan yang enyalahgunakan identitas kependudukan

11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

(24)

1. Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib

3. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan penyidikan pelanggaran administrasi kependudukan

4. Menerima laporan dan pengaduan tentang adanya dugaan pelanggaran administrasi kependudukan

5. Melaksanakan pemeriksaan dan memproses laporan tentang adanya pelanggaran administrasi kependudukan

6. Memanggil orang untuk diminta keterangan adanya dugaan pelanggaran administrasi kependudukan

7. Membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan

11. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan

(25)

Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan yang berhubungan dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan:

1. Pelayanan Penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk

A.Pemohon wajib melaporkan susunan keluarganya kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Syarat-syarat penerbitan Kartu Keluarga. 1. Surat Pengantar dari Kepala Desa /lurah 2. Foto Copy Surat Nikah/ Akta Kawin 3. Foto Copy Akta Perceraian

4. Foto Copy Akta Kelahiran

5. Foto Copy akta Pengangkatan Anak 6. Kartu Keluarga yang lama.

B. Penerbitan KTP baru bagi pemohon wajib dilaporkan yaitu telah berusia 17 (tujuh belas) tahun atau sudah pernah kawin.

Syarat-syarat penerbitan KTP

1. Surat Pengantar Kepala Desa/ Lurah 2. Foto Copy Kartu Keluarga

3. Foto Copy Surat Nikah/ Akta Kawin bagi penduduk yang belum berusia 17 (tujuh belas) tahun

4. Foto Copy Akta Kelahiran

5. Pasphoto ukuran 3x4 cm dengan latar belakang warna merah bagi yang lahir pada tahun ganjil

(26)

C.Prosedur Pelayanan Penerbitan KK/ KTP:

1. Pemohon membawa berkas permohonan KK/KTP yang telah disetujui oleh Kepala Desa/ Lurah dan Camat setempat, kemudian mendaftarkan kepada petugas pendaftaran

2. Petugas pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon

3. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima tanda bukti setoran

4. Kemudian menyerahkan berkas kepada Petugas Operator untuk pencetakan KK/ KTP.

5. Kepala seksi KK/ KTP meneliti dan memeriksa kebenaran persyaratan, dan susunan daftar keluarga, kemudian membubuhkan tanda paraf pada lembar kedua Kartu Keluarga kemudian meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanana Pendaftaran Penduduk

6. Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan dan susunan daftar keluarga kemudian membubuhkan tanda paraf dan meneruskannya pada Kepala Dinas

7. Kepala Dians menandatangani Kartu Keluarga

8. Kemudian Petugas membubuhkan stempel Dinas pada Kartu Keluarga (KK) dan menyerahkannya pada loket petugas Penerima KK / KTP dan berkas diarsipkan

(27)

2. Pelayanan Akta Kelahiran dan Akta Kematian

A. Pencatatan Kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat terjadinya peristiwa kelhiran paling lambat 60 (enam puluh) hari kerja sejak kelahiran.

Syarat-syarat Penerbitan Akta Kelahiran : 1. Surat Keterangan dari Kepala Desa/ Lurah

2. Surat Lahir dari Dokter, bidan atau dukun beranak yang menolong kelahiran, atau ijazah bagi yang ada

3. Akta Nikah/surat kawin orang tua 4. Kartu Keluarga dan KTP

B. Pencatatan Kematian wajib dilaporkan oleh keluarganya atau yang mewakili kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal kematian.

Syarat-syarat Penerbitan Akta Kematian : 1. Surat Keterangan dari Kepala Desa/ Lurah

2. Surat Keterangan Visum dari Dokter atau Dinas Kesehatan 3. Akta lahir yang bersangkutan

4. Akta Kawin yang bersangkutan 5. Kartu Keluarga dan KTP

C. Prosedur Pelaporan Akta Kelahiran/ Akta Kematian

(28)

2. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon

4. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik dan penulis serta menandatangani buku Register Akta. Petugas pengetik dan penulis memproses Akta tersebut sesudah selesai kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Kelahiran/ Kematian.

5. Kepala Seksi Kelahiran/ Kematian meneliti dan memeriksa kebenaran persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku register/ berkas permohonan Akta Kelahiran/ Kematian kemudian meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil

6. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku register/ berkas permohonan Akta Kelahiran/Kematian kemudian meneruskannya pada Kepala Dinas

7. Kepala Dinas menandatangani Akta Kelahiran/ Kematian

(29)

9. Petugas yang menerima menyerahkan kutipan Akta yang sudah selesai pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terima. 3. Pelayanan Akta Perkawinan, Akta Perceraian serta pengesahan Anak

A.Pencatatan Perkawinan wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat terjadinya perkawinan paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal perkawinan.

Syarat-syarat Penerbitan akta Perkawinan :

1. Surat Keterangan dari Kepala Desa/ Lurah (N1,N2,N4) 2. Surat Kawin dari Pemuka Agama yang dianutnya 3. Akta Kelahiran

4. Surat Sidi/Babtis bagi pemeluk Agama Kristen 5. Izin Kawin dari atasan bagi POLRI/ TNI

6. Akta Kematian bagi Perkawinan ke-2, apabila salah satu meninggal dunia

7. Kartu Keluarga dan KTP

8. Pas Photo ukuran 4x6 masing-masing suami dan isteri 9. Izin Kedutaan (Konsul) bagi Orang Asing.

B.Perceraian wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak putusan Pengadilan tentang perceraian yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap.

(30)

3. KTP Pemohon.

C.Prosedur Pelaporan Perkawinan dan Perceraian

1. Pemohon mengisi Formulir permohonan untuk penerbitan Akta Perkawinan/Perceraian, kemudian mendaftar kepada petugas pendaftaran

4. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik dan penulis serta menandatangani buku Register Akta. Petugas pengetik dan penulis memproses Akta dan bagi perkawinan mengumumkannya selama 10 hari kerja, kemudian menandatangani buku Register oleh suami-Isteri dan 2 orang saksi

5. Kemudian menyerahkan berkas tersebut pada Kepala Seksi Perkawinan/Perceraian untuk meneliti dan memeriksa kebenaran persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, Register dan berkas Akta dengan membubuhkan tanda paraf dan meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil

(31)

7. Kepala Dinas menandatangani Akta Perkawinan/Perceraian

8. Kemudian petugas penulis buku memisahkan berkas permohonan dengan kutipan Akta Perkawinan/ Perceraian yang telah ditandatangani serta membubuhkan stempel Dinas dan menyerahkannya pada loket petugas penerima Akta dan berkas diarsipkan

9. Petugas yang menerima menyerahkan kutipan Akta Perkawinan/ Perceraianyang sudah selesai pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terima.

4. Pelayanan Pencatatan Pengesahan, Pengakuan dan Pengangkatan Anak

A.Pencatatan Pengesahan Anak wajib dilaporkan oleh orang tua kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak ayah dan ibu dari anak yang bersangkutan melakukan perkawinan dan mendapatkan akta perkawinan.

Syarat-syarat pencatatan pengesahan anak : 1. Kutipan akta kelahiran

2. Foto copy kutipan akta perkawinan 3. Foto copy KK/ KTP suami dan isteri.

B. Pencatatan Pengakuan Anak wajib dilaporkan oleh orang tua kepada Dians Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal surat pengakuan anak oleh ayah dan disetujui oleh ibu dari anak yang bersangkutan

(32)

2. Surat pengakuan dari ayah biologis yang disetujui oleh ibu kandung 3. Kutipan akta kelahiran

4. Foto copy KK dan KTP ayah biologis dan ibu kandung

C.Pencatatan Pengangkatan Anak wajib dilaporkan oleh pemohon kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang menerbitkan kutipan akta kelahiran paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah diterimanya salinan penetapan Pengadilan oleh pemohon.

Syarat-syarat pencatatan pengangkatan anak :

1. Surat Penetapan Pengadilan Negeri tentang pengangkatan anak 2. Kutipan akta kelahiran

3. KK dan KTP pemohon.

D.Prosedur Pelayanan Pencatatan Pengakuan, Pengesahan dan Pengangkatan Anak

1. Pemohon mengisi Formulir Pelaporan, Pengangkatan Anak, dan Pengesahan Anak kemudian mendaftar kepada petugas pendaftaran

(33)

5. Kemudian menyerahkan berkas tersebut pada Kepala Seksi Perkawinan/Perceraian untuk meneliti dan memeriksa kebenaran persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, Register dan berkas Akta pengangkatan anak, pengakuan, pengesahan anak dengan membubuhkan tanda paraf dan meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil

6. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku Register/berkas dan meneruskannya pada Kepala Dinas

7. Kepala Dinas menandatangani Akta pengangkatan anak, pengakuan anak, pengesahan anak dan membuat catatan pinggir pada register Akta Kelahiran dan Kutipan Akta Kelahiran. (10 menit setelah ditandatangani serta membubuhkan stempel Dinas petugas diserahkan kepada loket petugas penerima akta dan berkas untuk diarsipkan)

8. Setelah ditandatangani serta membubuhkan stempel Dinas dan menyerahkannya pada loket petugas penerima Akta dan berkas diarsipkan 9. Petugas penerima menyerahkan kutipan Akta pengangkatan anak,

pengakuan, pengesahan anak pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terimanya.

5. Pelayanan Pencatatan Perubahan Nama dan Status Kewarganegaraan

(34)

1. Syarat-syarat Perubahan Nama :

a. Surat Penetapan Pengadilan Negeri tentang Perubahan Nama b. Akta Kelahiran yang bersangkutan

c. Akta Perkawinan bagi yang sudah kawin d. Kartu Keluarga/ KTP.

B. Pencatatan Perubahan Status Kewarganegaraan dari Warga Negara Asing menjadi Wargan Negara Indonesia wajib dilaporkan oleh pemohon kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat peristiwa perubahan status kewarganegaraan paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak berita acara pengucapan sumpah atau pernyataan janji setia oelh pejabat.

2. Syarat-syarat Perubahan Status Kewarganegaraan :

a. Salinan Keputusan Presiden mengenai perubahan status kewarganegaraan menjadi Warga Negara Indonesia

b. Salinan Keputusan Menteri yang bidang tugasnya meliputi urusan kewarganegaraan

c. Kutipan Akta Kelahiran

d. Kutipan Akta Perkawinan yang sudah kawin e. Foto copy Paspor

f. Foto copy KK dan KTP

C.Prosedur Pelayanan Pencatatan Perubahan Nama dan Status Kewarganegaraan

(35)

b. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon

c. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima tanda bukti setoran

d. Petugas memproses perubahan nama ataupun status kewarganegaraan dengan membuat catatan pinggir pada buku register dan Akta Catatan Sipil yang bersangkutan, kemudian meneruskannya kepada Kabid Pelayanan Catatn Sipil

e. Kepala Seksi Perubahan Nama dan Status Kewarganegaraan memeriksa dan meneliti kebenaran persyaratan, naskah pengetikan kemudian membubuhkan tanda paraf pada catatan pinggir dan meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil

f. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan, naskah pengetikan, kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku Register/berkas dan meneruskannya pada Kepala Dinas

g. Kepala Dinas menandatangani perubahan Nama/Status Kewarganegaraan

h. Petugas penerima menyerahkan perubahan Nama/Status Kewarganegaraan pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terimanya.

(36)

Jumlah pegawai per 25 Januari 2016 untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi pokok di Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan adalah sebanyak 37 orang

Tabel 2 Perbandingan Jumlah pegawai berdasarkan jenis kelamin

Sumber : Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Daerah Kabupaten Asahan 2017

Dari Tabel Diatas menyebutkan bahwa komposisi pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan sangat berimbang dimana 49% Laki-laki dan 51 % perempuan.

Tabel 3 Perbandingan Jumlah pegawai berdasarkan Golongan Pangkat.

GOLONGAN PEGAWAI JUMLAH PERSEN

(%)

Penata Tingkat (III/d) 11 30% Penata Muda Tingkat I (III/b) 8 22%

Penata (III/c) 4 11%

Penata Muda (III/a) 3 8%

Pengatur (II/d) 2 5%

Pembina Tingkat 1 (IV/b) 2 5%

Pembina (IV/a) 2 5%

Pengatur Muda Tingkat I (II/b) 1 3%

Pengatur Muda (II/a) 1 3%

Pengatur Muda Tingkat I (III/c) 1 3%

JENIS KELAMIN JUMLAH PERSEN

(%)

Laki-Laki 18 49%

Perempuan 19 51%

(37)

Pembina Tingkat (IV/a) 1 3% Penata Muda Tingkat 1 (III/B) 1 3%

TOTAL 37 100%

Berdasarkan tabel diatas menyatakan bahwa 78% atau 28 Pegawai pada Dinas Catatan dan Kependudukan Kabupaten Asahan sudah berpangkat Golongan III, 5 Pegawai atau 14% berpangkat Golongan IV dan 4 Pegawai atau 11% masih berpangkat golongan II. Hal ini berkolerasi dengan data Pendidikan terakhir Pegawai dimana Pada Dinas Catatan Sipil dan kependudukan Kabupaten Asahan didominasi oleh lulusan perguruan Tinggi

Tabel 4 Perbandingan Jumlah pegawai berdasarkan Pendidikan terakhir.

Dari Tabel diatas menyebutkan bhwa 62 % pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan Lulusan Perguruan Tinggi dan 38% merupakan lulusan SLTA. Melihat dominasi pegawai merupakan S1 maka Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan mempunyai komposisi yang Ideal dalam Struktural yang dimiliki.

Pendidikan JUMLAH PERSEN

(%)

S1 23 62%

SLTA 14 38%

(38)

BAB IV

PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA

4.1 Hasil Penelitian

Pada bab ini penulis akan menyajikan data dan informasi yang telah diperoleh melalui penelitian di lapangan untuk kemudian dianalisis berdasarkan teori yang ada. data tersebut terdiri atas data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan informan, sedangkan data sekunder ialah data yang diperoleh dari sumber-sumber tertulis yang memperkuat data primer. Adapun permasalahan utama yang hendak disajikan dalam bab ini yaitu Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan .

4.2 Pelaksanaan Wawancara

Penelitian ini dilakukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan, dalam proses pengumpulan data untuk memperoleh jawaban terhadap permasalahan penelitian, penulis melakukan beberapa tahap, yaitu yang pertama mencari informasi-informasi dan data-data yang mengenai perananan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) baik itu berupa informasi meninjau langsung ke lapangan, kedua penulis melakukan wawancara terhadap informan yang sudah ditetapkan untuk mendapatkan informasi dan data yang dibutuhkan terkait dengan masalah penelitian.

(39)

Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai di Kabupaten Asahan. Adapun informan yang sudah ditetapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

Informan kunci terdiri dari kepala dinas dan Sekretaris Catatan Sipil, kepala bidang Catatan Sipil, dan informan tambahan adalah pegawai yang terlibat secara langsung. Sebelum melakukan penelitian penulis terlebih dahulu menyusun pertanyaan yang akan ditujukan kepada informan yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti, dalam hal ini penulis juga menyusun pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing informan. Hal ini dilakukan agar informan dapat memberikan keterangan secara lengkap mengenai Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai di Kabupaten Asahan. Dan pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun berkaitan dengan Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai di Kabupaten Asahan. Namun penulis tidak memberikan batasan terhadap pertanyaan yang bisa saja muncul dan akan memberikan informasi tambahan data dan informasi yang sebanyak-banyaknya dari para informan tersebut.

4.3 Deskripsi Hasil Wawancara

(40)

Setelah melakukan pengumpulan data dan penelitian tentang mengenai Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Peningkatan Efektifitas Kerja Pegawai di Kabupaten Asahan, maka peneliti akan menyajikan hasilnya.

4.3.1 Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam Negeri (Depagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan (Nugraha, 2014:2).

Sesuai dengan yang disampaikan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan. Terkait Bagaimana pemahaman SIAK di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan, yang menyebutkan bahwa :

“Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) merupakan sebuah

kebijakan yang dibuat oleh pemerintah dan ditujukan untuk mengatasi semua masalah-masalah dibidang kependudukan, hingga terciptalah suatu suasana tertib administrasi.Sampai saat ini SIAK sendiri dapat membantu untuk mengadakan pemetaan kependudukan yang rapi, sehingga nantinya juga dapat membantu jajaran pemerintah didalam pekerjaan lainnya, termasuk penertiban NIK dan perekaman hasil pendaftaran penduduk, sehingga bisa dikatakan dengan adanya SIAK kinerja dari pegawai lebih efisien dan praktis dari pada program sebelumnya”.1

Oleh Kepala Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan menambahkan mengenai landasan hukum yang digunakan dalam pelaksanaan SIAK ;

(41)

“Pada dasarnya SIAK ini sendiri diadakan karena adanya Undang-undang No. 23 tahun 2006 yang mengatur tentang administrasi kendudukan. Kemudian pelaksanaan SIAK dipertegas lewat Undang-Undang No. 37 tahun 2007 tentang pelaksanaan administrasi kependudukan. Dan untuk kabupaten Asahan sendiri SIAK di laksanakan dengan menggunakan Perda Asahan No. 5 tahun 2006, yang menjadi pedoman penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di

Kabupaten Asahan.”2

Sebelum diterapkannya SIAK, pemerintah telah memiliki program serupa yang disebut Sistem Informasi Manajemen Kependudukan (SIMDUK). Berdasarkan hasil penelitian, terdapat beberapa kekurangan yang dimiliki SIMDUK sehingga pemerintah mengembangkan program SIAK tersebut.

Sesuai pernyataan Sekretaris Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan mengenai perbedaan SIAK dengan program sebelumnya;

“Terlihat perbedaan utama antara SIMDUK dan SIAK terletak pada konsep pendistribusian server dan database data kependudukan serta jaringan komunikasi data yang digunakan. Ketika masih menggunakan SIMDUK, server dan database terdapat di masing-masing kecamatan di Kabupaten Asahan, sehingga akan mengalami kesulitan ketika akan dilakukan konsolidasi data seluruh Kabupaten Asahan. Dengan server yang terdistribusi, validitas data masih rendah karena kemungkinan data ganda cukup besar. Selain server yang terdistribusi, SIMDUK belum menggunakan jaringan online seperti SIAK. Untuk proses konsolidasi membutuhkan waktu yang lama karena proses transaksi data saat itu masih menggunakan disket. Selain itu, untuk proses penerbitan akte pencatatan sipil juga masih memerlukan waktu yang lama karena proses input data masih dilakukan secara manual.”3

Hal-hal tersebut terjadi karena belum ada standarisasi yang jelas yang diatur oleh pemerintah pusat. Saat masih menggunakan SIMDUK, masing-masing daerah mengembangkannya sesuai kebutuhannya sehingga tidak adanya keseragaman mengenai program yang dijelaskan. Hal tersebut mempersulit proses untuk mengintegrasikan data kependudukan secara nasional. SIAK merupakan kebijakan dari pemerintah yang memanfaatkan perkembangan dari teknologi

2

Wawancara peneliti dengan Kepala Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kab.Asahan pada 13 Februari 2017

(42)

informasi. Infrastruktur yang digunakan dalam penerapan SIAK antara lain, program aplikasi dan database SIAK, perangkat komputer, jaringan komunikasi data serta beberapa perangkat penunjang seperti printer, mesin laminating, dan tower pemancar sinyal radio.

Untuk perangkat komputer Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Asahan terdapat 29 unit dengan 10 unit mesin printer, ditambah dengan 3 perangkat komputer, 1 mesin printer dan 1 mesin laminating yang terdapat pada masing-masing TPDK di kecamatan.

Untuk bidang pencatatan sipil dilengkapi dengan 9 unit komputer, 3 unit mesin printer dan koneksi jaringan komunikasi data yang terhubung dengan server dan database yang ada pada Bidang Data dan Dokumen Kependudukan, Selain itu juga dibangun tower di kecamatan dan Dinas untuk pemancar sinyal radio sebagai sarana komunikasi data. Penggunaan software aplikasi SIAK berasal dari pemerintah pusat dan seragam seluruh Indonesia. Untuk aplikasi dan database SIAK,, Pemerintah menggunakan oracle yang sampai saat ini sudah dilakukan update sebanyak 2 kali. Untuk pengoperasian SIAK dan penggunaan perangkat komputer dan perangkat penunjang lainnya hanya ditempatkan di bidang-bidang yang menangani teknis SIAK secara langsung. Bidang tersebut adalah bidang Data dan Dokumen Kependudukan, Bidang Pendaftaran Penduduk, Bidang Pencatatan Sipil Serta di TPDK-TPDK yang tersebar di 25 kecamatan di Kabupaten Asahan.

(43)

yang sudah online serta terintegrasi, data yang digunakan berasal dari satu sumber sehingga validitas data terjaga. Proses transaksi data dalam SIAK, menggunakan sinyal radio sebagai access point dengan frekuensi tertentu. Sebagai cadangan, Dinas menggunakan jaringan koneksi internet speedy. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Asahan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga untuk pemeliharaan infrastruktur SIAK. Dinas melakukan kerjasama dengan CV Destinasi Computindo melalui proses tender sebelumnya. Bentuk kerjasama yang dilakukan pada dasarnya yaitu dengan melakukan perbaikan perangkat infrastruktur SIAK dan pengecekan kondisi jaringan komunikasi data.

(44)

Sesuai pernyataan Kasubbag Umum dan Kepegawaian mengenai ketersediaan sarana dan prasarana SIAK di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan.

“jumlah perangkat SIAK masih kurang dari jumlah yang memadai, khususnya dari jumlah mesin printer. Secara total, printer yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Asahan berjumlah 20 unit termasuk 9 unit komputer dan 3 unit mesin printer yang terdapat di bidang Pencatatan Sipil. Dengan jumlah yang sedikit, mesin printer yang tersedia tidak mampu menampung beban kerja yang cukup tinggi untuk mencetak KTP, KK maupun akte catatan sipil.”4

Selain printer yang berfungsi untuk mencetak hasil proses SIAK, jaringan komunikasi data juga penting untuk melakukan transaksi data antar bidang maupun antara dinas dengan kecamatan.

Menurut Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk mengenai pembangunan infrastruktur jaringan SIAK.

“pembangunan infrastruktur jaringan juga masih terhambat. Diketahui baru 75 persen kecamatan yang memiliki tower pemancar frekuensi radio. Untuk kecamatan yang belum memiliki, komunikasi dan transaksi data dilakukan dengan menggunakan koneksi internet speedy. Adanya dua jalur komunikasi data yaitu melalui frekuensi radio dan koneksi internet memberikan alternatif jaringan apabila salah satu jaringan mengalami masalah sehingga tidak akan menghambat proses transaksi data SIAK dan pelayanan publik. Namun, bagi kecamatan yang masih memiliki satu jaringan komunikasi data dan mengalami kerusakan akan menjadi masalah tersendiri sehingga pembangunan tower hingga 100 persen saat ini menjadi sangat penting.”5

Database SIAK yang menyimpan data kependudukan seluruh penduduk kabupaten Asahan masih dianggap kurang performance-nya. Saat ini, untuk proses back-up data masih dilakukan dengan menggunakan harddisk eksternal. Proses back-up dilakukan pada sore hari saat seluruh proses transaksi data sudah selesai. Hal tersebut dinilai tidak praktis dan masih tradisional mengingat pada

4

Wawancara peneliti dengan Kasubbag Umum dan KepegawaianDinas kependudukan dan Catatan Sipil Kab.Asahan pada 15 Februari 2017

(45)

instansi swasta, seperti Bank, sudah melakukan back-up secara real time ketika transaksi data nasabah dilakukan. Mengingat pentingnya data kependudukan tersebut, akan sangat merugikan apabila terjadi masalah apabila saat ditengah transaksi mengalami gangguan jaringan yang menyebabkan gagalnya proses transaksi data.

Salah satu tujuan dari penerapan SIAK adalah untuk mengintegrasikan seluruh data kependudukan yang ada di kabupaten kota di Indonesia menjadi satu database. Namun dilapangan, saat ini proses pengintegrasian data masih pada tingkat Kota kabupaten. Berdasarkan keterangan narasumber, proses pengintegrasian data secata nasional masih dalam tahap pengembangan. Padahal, penerapan SIAK sudah sejak tahun 2006 dan sampai saat ini tujuan tersebut masih belum tercapai. Pembangunan infrastruktur teknologi informasi membutuhkan alokasi anggaran yang besar. Menurut para narasumber, kekurangan jumlah sarana prasarana pendukung SIAK, faktor utamanya dikarenakan minimnya anggaran untuk pengadaan perangkat maupun perbaikan serta terkendalanya pembangunan infrastruktur seperti tower radio. Untuk itu perlu adanya penambahan porsi alokasi anggaran untuk penerapan SIAK.

Menurut Kasi.Pendataan penduduk mengenai jumlah petugas yang mengoperasikan SIAK.

“petugas yang mengoperasikan SIAK dibagi menjadi dua, yaitu operator dan

administrator. Untuk operator, ditempatkan pada setiap bidang. Namun, tidak

semua bidang terdapat operator SIAK.”6

(46)

Hal tersebut ditambahkan oleh Kasubbag.Keuangan Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan mengenai kewenangan pengoperasian SIAK. “Pengoperasian SIAK dilakukan oleh administrator dan operator. Administrator memiliki hak akses yang lebih tinggi karena berkaitan dengan pengolahan dan pemeliharaan database SIAK, pegawai memiliki kemampuan yang baik dalam pengoperasian SIAK dengan diselenggarakannya bimbingan teknis dari daerah Pusat. Pendidikan dan pelatihan pegawai dilakukan dengan melakukan bimbingan teknis beberapa kali sejak diterapkan SIAK serta melakukan peningkatan kemampuan SDM setiap 6 bulan sekali. Tidak ada syarat khusus pada proses rekrutmen operator SIAK. Yang penting hanya mengetahui komputer

secara umum”7

4.3.2 Peranan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain (Nugraha, 2014 :5)

a. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.

b. Penerbitan NIK Nasional.

c. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik lainnya.

d. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka perencanaan pembangunan dan pelaksanaan program pemerintah.

Pada pelayanan publik, menurut hasil penelitian terjadi peningkatan jumlah pelayanan yang diberikan. Peningkatan yang paling signifikan adalah penerbitan akte kelahiran Berdasarkan pernyataan oleh Staf Pendataan Penduduk mengenai Peranan SIAK sampai saat ini:

“pada tahun 2011 pelayanan penerbitan akte kelahiran yang diberikan sebanyak 35 ribu akte. Meningkat dari tahun 2010, yang menerbitkan 25 ribu akte kelahiran. Selain jumlah yang meningkat, proses pengerjaan yang dilakukan juga

(47)

menjadi lebih cepat dengan diterapkannya SIAK. SIAK yang sudah mengintegrasikan data kependudukan Kabupaten Asahan menjadi satu database, memudahkan petugas operator untuk memproses karena hanya dengan menggunakan NIK, akan muncul seluruh data penduduk yang bersangkutan. Otomatisasi ini sebelumnya masih belum bisa dilakukan karena belum terintegrasi sehingga proses pengerjaan dilakukan secara manual.”8

Adanya rincian tugas dan prosedur pelayanan yang baik dalam suatu organisasi tidak menjamin sepenuhnya pencapaian tujuan organisasi bila tidak dapat dilaksanakan dengan baik. Berikut Pernyataan Staf Pendataan Penduduk mengenai kondisi pelaksanaan rincian tugas dan prosedur pelayanan oleh pegawai

“Semua aktifitas di kantor terlaksana dengan baik, hanya saja tidak semua pelayanan dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur pelayanan yang ada. Ada beberapa kendala yang ditemui di lapangan, yang tidak hanya berasal dari dinas tapi juga berasal dari masyarakat sendiri. Sebagai contoh, masyarakat yang ingin mengurus pembuatan Kartu Keluarga, akan tetapi data atau berkas yang diperlukan tidak dapat dilengkapi oleh masyarakat tersebut. Ini semua membuat prosedur pelayanan tersebut tidak dapat diterapkan dengan baik” 9

Keberadaan rincian tugas dan prosedur dalam organisasi cenderung membuat organisasi tidak siap menghadapi masalah-masalah tidak terduga, karena berkesan kaku. Dalam melaksanakan tugasnya, baiknya aparatur pemerintah diberikan fleksibilitas dalam menyikapi masalah-masalah yang mungkin akan muncul. Tingkat fleksibilitas (keluwesan) pejabat di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pelaksanaan tugas dan fungsi nya menyikapi hal-hal yang tidak terangkum di dalam rincian tugas maupun prosedur pelayanan, Menurut Kabid Pelayanan pencatatan Sipil menyatakan :

“Para pegawai bisa melakukan improvisasi dalam melaksanakan tugasnya selama tindakan yang dilakukan tidak menentang rincian tugas yang dimilikinya,

8

Wawancara peneliti dengan Staf Pendataan Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kab.Asahan pada 20 Februari 2017

(48)

serta mengikuti prosedur-prosedur yang ada dan yang paling penting yaitu tidak boleh melanggar wewenang dari pegawai yang lainnya”10

4.3.3 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas Kerja Pegawai

a. Waktu

Berikut pernyataan Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukanmengenai peranan SIAK terhadap efektifitas kerja pegawai; “Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit, Dengan adanya SIAK terbukti suatu pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat dan tepat. Kunci Manajemen Waktu Agar Tugas Cepat Tuntas. Banyak orang yang merasa sudah bekerja puluhan jam di kantor, tetapi hasilnya ternyata minim, bahkan mungkin tak ada hasilnya sama sekali. Kenapa ini bisa terjadi? Banyak penyebabnya, salah satunya adalah

ketidakmampuan seseorang untuk membuat manajemen waktu yang baik.”11

Dari pernyataan diatas menyebutkan bahwa Manajemen waktu sangat penting bagi seorang karyawan karena akan membantu menentukan prioritas, kapan harus menyelesaikan sebuah tugas, kapan bisa rehat, dan sebagainya.

b. Tugas

Berikut pernyataan Kasi. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mengenai peranan SIAK terhadap efektifitas kerja pegawai;

“Disinilah peran dari Struktur birokrasi pelaksana kebijakan ,dengan adanya rincian tugas dan prosedur yang ditetapkan untuk pelaksanaan tugas pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil semua pegawai diharapkan tetap dalam posnya masing-masing dan tidak melanggar kewenangan.Walaupun dengan adanya kemudahan yang diberikan oleh Program SIAK komunukasi antara atasan dan bawahan harus tetap terjaga untuk menjaga kerahasiaan akses yang diberikan”12

10

Wawancara peneliti dengan Kabid Pelayanan Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kab.Asahan pada 22 Februari 2017

11

Wawancara peneliti dengan Kabid. Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kab.Asahan pada 23 Februari 2017

(49)

Dari pernyataan diatas menyebutkan bahwa bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada pegawainya untuk mendapatkan tujuan yang akan dicapai dari organisasi atau instansi tersebut.

c. Produktivitas

Berikut pernyataan Staf Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mengenai peranan SIAK terhadap efektifitas kerja pegawai

“Sampai saat ini produktivitas para pegawai sudah cukup bagus untuk

menunjang pekerjaan tetapi perlu ada tambahan Ketrampilan dan pengetahuan

yang berkelanjutan terutama untuk meningkatkan pengetahuan tentang SIAK”13

Dari pernyataan diatas menyebutkan bahwa produktivitas pegawai sampai saat ini sebenarnya sudah cukup bagus tetapi untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan perlu diadakan pelatihan yang berkelanjutan terutama untuk SIAK itu sendiri.

d. Motivasi

Pimpinan dapat mendorong pegawainya melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan. Berikut pernyataan Staf Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan mengenai peranan SIAK terhadap efektifitas kerja pegawai :

“Kami selalu terbuka untuk masalah komunikasi, saya kira saling mengerti antara atasan dan bawahan sangatlah penting,Pimpinan perlu mengetahui dan memahami motivasi kerja dari setiap karyawannya. Dengan mengetahui motivasi itu, maka pimpinan dapat membimbing dan mendorong karyawan untuk bekerja

lebih baik.”14

13

Wawancara peneliti dengan Staf Sistem Informasi Administrasi Kependudukanpada 25 Februari 2017

(50)

e. Evaluasi Kerja

Pimpinan memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada pegawainya, sebaliknya pegawai harus melaksanakan tugas dengan baik dan menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak. Berikut pernyataan Kasi.Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan mengenai peranan SIAK terhadap efektifitas kerja pegawai ;

“Untuk Evaluasi itu sendiri selalu rutin dilakukan setiap Bulan, Evaluasi yang dibahas terutama performance indikator aspek pelayanan penduduk dimana menyangkut tentang SIAK itu sendiri , Hal tersebut untuk mengevaluasi Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dan mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaannya di lapangan”15

Dari Pernyataan diatas menyebutkan bahwa pentingnya adanya Evaluasi secara rutin termasuk efektivitas dari SIAK itu sendiri terhadap performance aspek Pelayanan Masyarakat

f. Pengawasan

Dengan adanya pengawasan maka kinerja pegawai dapat terus terpantau dan hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas. Berikut pernyataan Kasubbag.Umum/Kepegawaian

“Pengawasan kepala kantor dalam meningkatkan kinerja pegawai bisa dikatakan cukup baik Hal tersebut bisa membina hubungan yang baik antara atasan dan bawahan. Kemudian dengan adanya laporan-laporan yang sering dilakukan oleh pegawai bisa membantu kepala kantor dalam meningkatkan sarana dan prasarana kantor yang sudah bisa dikatakan mencukupi”16

g. Lingkungan Kerja

Kasubbag.PerencanaanMenambahkan

:

15

(51)

“Untuk menjaga keharmonisan hubungan antar pegawai kami selalu mengadakan pertemuan yang sifatnya santai, hal tersebut bertujuan untuk menjaga kekompakan sebagai seorang tim, tidak hanya itu kebersihan tempat kerja kami

selalu kami jaga untuk membuat tempat kerja senyaman mungkin”17

Lingkungan kerja dari karyawan disini termasuk hubungan antar

karyawan, hubungan dengan pimpinan, lingkungan kerja, penerangan dan

lain-lain. Hal ini sangat penting untuk mendapatkan perhatian perusahaan karena

karyawan enggan bekerja karena tidak ada kekompakan kerja atau ruang kerja

yang tidak menyenangkan. Hal ini dapat mengganggu kerja karyawan.

h. Perlengkapan dan Fasilitas

Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam bekerja. Fasilitas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh pemerintah akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan.

Berikut pernyataan Staf Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan “Untuk Perlangkapan dan fasilitas terutama penunjang SIAK perlu dievaluasi

lagi mengingat ada beberapa alat elektonik yang secara kebutuhan masih kurang contohnya pengadaan printer”18

4.4 Analisis Data

Pembahasan yang dilakukan adalah dengan teknik analisis deskriptif kualitatif dengan tahap mengacu pada interpretasi data dan informasi data yang sesuai dengan rumusan masalah dalam penelitian.

17

Wawancara peneliti dengan Kasubbag.Perencanaan pada 27 Februari 2017

(52)

Penulis akan menganalisis berdasarkan seluruh informasi dan data yang telah dikumpulkan, baik mulai dari studi pustaka, wawancara dengan informan, studi dokumentasi maupun catatan-catatan penulis tentang peranan sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) dalam peningkatan efektivitas kerja pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Di Kabupaten Asahan.

4.4.1 Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK ) pada

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Asahan

Pemerintah Kabupaten Asahan memiliki komitmen yang baik dengan sungguh-sungguh dalam menerapkan SIAK. Selain membentuk Undang-Undang nomor 26 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan pemerintah juga membentuk Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Peraturan Daerah kabupaten Asahan Nomor 2 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan dan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan. Peraturan hukum dibentuk untuk memberikan kejelasan bagi instansi pelaksana di dalam penerapan SIAK..