Fasilitator - TUGAS AKHIR PERAN SUB BAGIAN TATA USAHA SEBAGAI FASILITATOR TUGAS DAN FUNGSI OPER

BAB III PEMBAHASAN

3.7. Fasilitator

Menurut Bacal (2015:67) pengertian facilitation (fasilitasi) dapat diartikan sebagai suatu proses “mempermudah” sesuatu dalam mencapai tujuan tertentuan.

Sedangkan orang yang “mempermudah” disebut dengan “Fasilitator” (Pemandu).

Fasilitator adalah sub bagian yang membantu sekelompok orang memahami tujuan bersama dan membantu membuat rencana guna mencapai tujuan tersebut tanpa mengambil posisi tertentu dalam diskusi.

Fungsi fasilitator menurut Bacal (2015:74) yaitu sebagai narasumber informasi. Sebagai pelatiha melakukan tugas pembimbingan dan konsutasi, sebagai mediator, dan sebagi penggerak lebih yaitu memberikan dorongan atau motivasi.

Sub Bagian Tata Usaha di kantor Imigrasi kelas I Polonia berperan sebagai fasilitator tugas dan fungsi dalam operasional kantor untuk itu dalam menjalankan operasionalnya, kelancaran pekerjaan kantor banyak ditentukan oleh tersedianya perlengkapan dan peralatan memadai. Jangan sampai terjadi bahwa pekerjaan kantor terganggu atau tidak dapat dijalankan karena tidak tersedianya suatu perlengkapan, maka dari itu Sub Bagian Tata Usaha berperan dalam memfasilitaskan perlengkapan rumah tangga kantor. Adapun Sub Bagian Tata Usaha sebagai fasilitator kepada kantor Imigrasi kelas I Polonia antara lain : 1. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala kantor

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, jurnal harian, dan megisi data LHKSAN

d. Membuat surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data kepala kantor pada catatan dasar daftar

gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

2. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, jurnal harian, dan megisi data LHKSAN

d. Membuat surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada

catatan dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

3. Tata Usaha sebagai Fasilitator pada Kepala Urusan Umum

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, jurnal harian, dan megisi data LHKSAN

d. Membuat surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Urusan Umum pada catatan

dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

4. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala Sub Bagian Kepegawaian

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, jurnal harian, dan megisi data LHKSAN

d. Membuat surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor

f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Sub Bagian Kepegawaian pada catatan dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

5. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala Kebendaharaan

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, jurnal harian, dan megisi data LHKSAN

d. Membuat surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Kebendaharaan pada catatan

dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

6. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Lantaskim

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, dan megisi data LHKSAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

d. Mengumpulkan memeriksa data kepegawaian pada catatan dasar daftar gaji kepegawaian dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

e. Pemberian nomor surat.

7. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Stuskim

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, dan megisi data LHKSAN

d. Mengumpulkan memeriksa data kepegawaian pada catatan dasar daftar gaji kepegawaian dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

e. Pemberian nomor surat.

f. pemberian lembar disposisi pada surat masuk (KITAS, KITAP).

8. Tata usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Insarkom

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, dan megisi data LHKSAN

d. Mengumpulkan memeriksa data kepegawaian pada catatan dasar daftar gaji kepegawaian dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

e. Pemberian nomor surat.

9. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Wasdakim

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, dan megisi data LHKSAN

d. Mengumpulkan memeriksa data kepegawaian pada catatan dasar daftar gaji kepegawaian dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

e. Pemberian nomor surat.

3.8 Sistem Operasional Perkantoran 3.8.1 Pengertian Sistem Perkantoran

Menurut Denyer (2012:16) sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan produser yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

teknis yang akan menjelaskannya. Jadi bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem Quible dalam Sukoco (2013:31) adalah:

1. Mengoptimalkan hasil dan penggunaan sumber daya yang efesien, 2. Salah satu alat pengendalian biaya

3. Untuk mengefesiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi

5. Alat bantu organsasi dalam menetapkan fungsi-fungsinya.

Sistem perkantoran di sub bagian tata usaha pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan sudah tertata dan tersusun dengan rapi dari subsistem setiap sub bagian yang digabungkan dalam sistem bagian tata usaha, dimana sistem perkantoran saling mendukung tahap awal pengumpulan data sampai dengan pengesahan, penggandaan dan penyimpanan warkat atau dokumen administasi sehingga menciptakan sistem yang efesien.

3.8.2 Karakteristik Sistem Operasional Perkantoran

Menurut Mcleod dan Shell dalam Sukoco (2013:32), sebuah sitem yang baik memiliki sebagai berikut:

a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisasi dngan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. Sistem

fleksibel seperti ini sudah diterapkan pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan.

b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.

c. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulitkan pekerjaan yang telah ada.

d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.

e. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sedehana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan.

f. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

Menurut penulis, secara keseluruhan sistem tata usaha (administrasi perkantoran) pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan sudah memenuhi ciri karakteristik yang baik, hal ini dapat dilihat dari sistem yang terorganisir, mudah diadaptasikan dengan pegawai banyak dan kondisi kepegawaian yang diubah strukturya namun tetap berjalan dengan baik.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

3.8.3 Pelaksanaan Sistem Operasional Perkantoran

Secara umum, sebuah system yang ideal memiliki unsur (Laudon, 2014:96) sebagai berikut:

a. Input. Jenis input yang biasa dijumpai yaitu data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.

Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam system.

b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam system. Biasanya aktivitas ini akan secara otomatis mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan.

c. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan mendistribusikan kepada bagian atau pegawai yag membutuhkan.

d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah system, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki system yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.

Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan.

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan penting sistem operasional perkantoran yang direncanakan secara baik, dengan adanya sistem operasional perkantoran membuat kelancaran pekerjaan perkantoran, memberikan pengawasan yang lebih baik untuk para pegawai mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, mencegah kemungkinan kesalahan dalam bekerja, pengurangan keterlambatan hambatan, penghematan tenga kerja dan biaya tata usaha dan memudahkan dalam melatih para pegawai tata usaha.

3.9 Peran Tata Usaha pada Kantor

Adanya tata usaha sangat diperlukan di organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan bagian yang penting di organisasi kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor. Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin perusahaan. Dengan informasi tersebut, peminpin perusahaan dalam mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat.

Karena tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengola, mengirim dan menyimpan dokumen – dokumen yang dianggap penting bagi perusahaan. Serta salah satu manfaat adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia peran tata usaha sangat berperan penting dalam kegiatan organisasi, sub bagian tata usaha memfasiltasi, kepala kantor, sub bagian urusan umum, sub bagian kepegawaian dan sub bagian keuangan, sub bagian wasdakim, sub bagian insarkom, sub bagian lantaskim dan sub bagian statuskim maka dari itu setiap sub bagian yang difasilitasi oleh tata

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

usaha memiliki tugas pokoknya masing-masing. Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat dipergunakan bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan organisasi. Pengendalian kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.

c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen dokumen yang berisi keterangan-keterangan penting jurang perhatian.

Padahal, keterangan-keterangan tersebut penting dan diperlukan untuk

bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen tersebut.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dari uraian-uraian yang telah dikemukan pada bab-bab sebelumnya, maka pada bab ini penulis dapat mengambil keseimpulan, sebagai berikut :

1. Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan merupakan instansi yang di bawah lindungan Kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang bergerak dibidang pelayanan.

2. Tata Usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Peran tata usaha di sebuah kantor sangatlah penting demi kelancaran untuk mencapai tujuan dari kantor tersebut. Tata Usaha juga melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan kantor, yaitu menyediakan keterangan – keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan yang tepat yang di dapatkan dari portal kantor, membantu kelancaran perkembangan organisasi keseluruhan dengan memfasilitaskan alat tulis kantor, membantu dalam membuat laporan bulanan, menata ruangan, pemberitahuan informasi tentang keimigrasian.

4.2 Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis dapat mengemukan tugas tata usaha.

Adapun saran-saran yang penulis kemukakan antara lain sebagai berikut :

1. Pelayanan pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan kurang baik, karena kurangnya disiplin waktu pada setiap pegawai, sehingga membuat para konsumen mengeluh dengan menunggu lama. Sebaiknya kedisplinan waktu harus lebih di tingkatkan dengan sesuai peraturan yang dibuat pada kantor dan tepat waktu jika kembali jam makan siang.

2. Keterbatasnya fasilitas pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan pada Sub Bagian Tata Usaha akan mengahambat pekerjaan kantor dan menghambat mendapatkan informasi untuk pimpinan, seperti alat tulis kantor stoknya hanya sedikit, sehingga setiap kali Sub Bagian pada kantor meminta kepada Sub Bagian Tata Usaha sering tidak adanya alat tulis kantor tersebut, jadi akan menghambat pekerjaan kantor tersebut. Untuk itu agar fasilitas alat tulis kantor lebih ditingkatkan stok barangnya. Agar berjalan lancar suatu pekerjaan kantor tersebut.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Salemba Empat.

Gie, The liang . 2013. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Kesembilan.

Yogyakarta : Liberty.

Denyer, J.C. 2012. Office Management, Edisi Ketiga. London : The english language book society.

Littlefield, C.L. & Frank Rachel. 2014. Textbook Of Office Management.

NewYork : Mc. Graw Hill Book Company, 3 rd.

Moelkijat. 2013, Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju.

Silalahi, Urbert. 2012. Studi Tentang Ilmu Administrasi, Konsep, Teori dan Dimensi. Bandung : Sinar Baru Algensindo.

Sukoco, M Badrid. 2013. Manajemen Admistrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Penerbit Erlangga.

Terry, George R. 2013. Office Management Control, Fourth Edition. Homewood Ilinois : Richard D. Irwin Inc.

Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.

Bandung : Pustaka Setia.

Zane, Quile K. 2013. Administrasi Office Management and Introducation. Edisi KetujuH. New York Jersen : Pratice Hall.

Website:

http://polonia.imigrasi.go.id/20 Maret 2018/15:30

Lampiran 1. Surat Research/Survei Mahasiswa dari Perusahaan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dalam dokumen TUGAS AKHIR PERAN SUB BAGIAN TATA USAHA SEBAGAI FASILITATOR TUGAS DAN FUNGSI OPERASIONAL KANTOR PADA KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA MEDAN OLEH : (Halaman 43-58)