TUGAS AKHIR PERAN SUB BAGIAN TATA USAHA SEBAGAI FASILITATOR TUGAS DAN FUNGSI OPERASIONAL KANTOR PADA KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA MEDAN OLEH :

(1)

KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA MEDAN

OLEH :

SYAFITRI TRESNA H 152103004

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2018

(2)

2

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(3)

penulisan Tugas Akhir ini untuk memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Adapun Tugas Akhir ini berjudul “ Peran Sub Bagian Tata Usaha Sebagai Fasilitator Tugas dan Fungsi Operasional Kantor Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ”.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir, penulis tidak terlepas dari bantuan, bimbingan dan dukungan serta menerima motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, melalui Tugas Akhir ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir, yaitu :

1. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara, dan selaku dosen penguji tugas akhir.

3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan sabar membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

(4)

ii

5. Bapak dan Ibu dosen serta Seluruh staff pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa kedua orang tua penulis, Bapak Syafii dan Ibu Nur Hayati yang telah membesarkan, mendidik, memberikan kasih sayang, serta doa sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.

7. Terkasih, kakak, adik dan sepupu penulis Muhammad Syaniyati Waslia S.Pd, Syafira Fadillah, Dwi Alqorisyah Arini yang memberikan dukungan, motivasi serta semangat untuk penulis.

8. Seluruh Kepala Kantor dan Staff Sub Bagian pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan.

9. Untuk teman seperjuangan yaitu Dara Bella Ngrezekeni, Layyinatus Syifa, Maya Audina, Ayu Shafira, dan Adinda Fahrina terima kasih atas pengalaman serta rasa suka dan duka yang kita rasakan bersama.

10. Teruntuk sahabat dirumah Alfianta Ginting Munthe dan Monica Yulianti yang selalu menemani dalam susah dan senang, terimakasih sudah memberikan semangat untuk penulis.

Penulis menyadari masih terdapat kekurangan pada Tugas Akhir ini. oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis mohon maaf yang sebesar- besarnya. Dan akhir kata, penulis ucapkan terima kasih.

Medan, 24 Juli 2018 Penulis

Syafitri Tresna Hayati 152103004

(5)

DAFTAR TABEL... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 4

1.5. Jadwal Kegiatan ... 4

1.6. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ... 7

2.2. Visi, Misi Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ... 9

2.3. Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ... 10

2.4. Job Description ... 13

2.5. Jaringan Usaha Kegiatan ... 17

2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 19

2.7. Rencana Kegiatan ... 20

BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian Tata Usaha ... 22

3.2. Pengertian Tata Usaha Kantor ... 24

3.3. Ciri-Ciri Tata Usaha Kantor ... 25

3.4. Tujuan Tata Usaha Kantor ... 26

3.5. Kegiatan Tata Usaha Kantor ... 27

3.5.1. Kinerja Usaha Terkini Tata Usaha Kantor ... 29

3.5.2. Rencana Kegiatan Tata Usaha Kantor ... 30

3.6. Uraian Tugas Pegawai Tata Usaha ... 31

3.6.1. Sub Bagian Pengelola Data Laporan ... 31

3.6.2. Sub Bagian Pengelola Barang Milik Negara ... 32

3.6.3. Sub Bagian Pengadministrasian Keuangan ... 32

3.7. Fasilitator... 34

3.8. Sistem Operasional Kantor ... 39

3.8.1. Pengertian Sistem Perkantoran ... 39

3.8.2. Karakteristik Sistem Operasional Perkantoran .. 40

3.8.3. Pelaksanaan Sistem Operasional Perkantoran ... 42

3.9. Peran Tata Usaha Kantor ... 43

(6)

iv BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan ... 46

4.2. Saran ... 47

DAFTAR PUSTAKA ... 48

LAMPIRAN ... 49

(7)

2.1. Kinerja Usaha Terkini ... 20 2.2. Rencana Kegiatan... 21 3.1. Kegiatan Pokok Tata Usaha ... 29

(8)

vi

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman 2.1. Logo Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ... 8 2.2. Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ... 10 2.3. Peta Wilayah Kerja Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ... 19

(9)

(10)

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintahan tidak terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan tata usaha sebagai tugas dari keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah tercapainya tujuan yang ditetapkan. Dalam hal ini tata usaha memegang peran penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses penyelenggraan setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk tujuan tertentu.

Selama ini tata usaha hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis belaka pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara fisik kegiatan tata usaha memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer, padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan tata usaha lebih dari pada itu. Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan tata usaha atau tulis-menulis di sebuah instansi mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Oleh karena itu keakuratan data tata usaha menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk tata usaha yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik.

(11)

Menurut Silalahi (2012:10) Arti sempit “Tata usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”. Menurut Silalahi (2012:10) Arti luas “Tata usaha adalah proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.

Menurut Gie (2013:7) Tata Usaha yaitu suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Jadi berdasarkan definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa tata usaha sebagai aktivitas administrasi adalah suatu kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan – keterangan dengan secara efektif dan efesien dengan menggunakan sarana dan prasarana sehingga keterangan – keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi baik bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan ataupun dapat dipergunakan oleh pihak luar organisasi yang membutuhkan, yang berperan penting dalam memfasilitaskan pekerjaan kantor tersebut.

Sub Bagian Tata Usaha pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha, dengan tugas pokok memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit dibidang ketatausahaan meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan serta peralatan kantor.

(12)

3

Fenomena yang terjadi pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan, di Sub Bagian Tata Usaha masih banyak ditemukan permasalahan dalam kegiatannya, sehingga belum dapat memenuhi seluruh tugas dan fungsi Kantor Imigrasi yang seringkali menjadi penghambat pencapaian tujuan suatu organisasi, karena keterbatasan fasilitas dalam bidang ketatausahaan, terkendalanya anggaran pengawasan, terkendalanya anggaran pelayanan publik, terkendalanya anggaran informasi dan komunikasi keimigrasian.

Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang Apakah Peran Sub Bagian Tata Usaha Sebagai Fasilitator Tugas dan Fungsi Operasional Kantor sudah memperlancarkan kegiatan organisasi pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan. Apabila ada salah satu kegiatan tata usaha tertunda pelaksanaannya, tentu akan mengganggu atau menghambat kelancaran perkerjaan kantor tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka peneliti melihat permasalahan yang di identifikasi: Apakah Peran Sub Bagian Tata Usaha Memperlancarkan Kegiatan Tugas dan Fungsi Operasional Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan ?.

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan tata usaha dalam memfasilitaskan tugas dan fungsi operasional pada kantor.

(13)

1.4 Manfaat Penelitian

Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan manfaat dari berbagai pihak.

Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti bai secara teoritis maupun aplikasi. Agar penulis lebih memahami peranan tata usaha dalam mempelancar pekerjaan kantor pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia.

2. Bagi Instansi

Dapat digunakan sebagai dasar membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi kantor pemerintahan dan swasta.

3. Bagi Peneliti yang akan datang

Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan tata usaha sebagai fasilitator tugas dan fungsi operasional pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia.

1.5 Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, peneliti membuat jadwal kegiatan yang diperlukan untuk dapat mengatur waktu dengan baik, agar penulisan Tugas Akhir dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Riset dilakukan oleh peneliti pada tanggal 26 Februari 2018 s/d 20 April 2018 di Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan Jl.

Mangkubumi No.02 Medan.

(14)

5

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

April Mei Juni

Minggu Ke-

3 4 1 2 3 4 1 2

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Tugas Akhir

Sumber: Peneliti (2018)

1.6 Sistematika Penelitian

Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penelitian.

BAB II PROFIL INSTANSI

Bab ini berisikan sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas masing-masing sub bagian instansi (job description), visi dan misi instansi dan rencana kegiatan yang akan mendatang pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis mengenai Peran Sub Bagian Tata Usaha sebagai Fasilitator Tugas dan Fungsi Operasional Kantor pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan.

(15)

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran mengenai mengenai Peran Sub Bagian Tata Usaha sebagai Fasilitator Tugas dan Fungsi Operasional Kantor pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan.

(16)

7 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan

Sejarah perkembangan daerah Polonia Medan tercatat sejak tahun 1872 dimana area tersebut dimiliki oleh seorang berkebangsaan Polandia bernama Michalsky. Area rawa tak bertuam tersebut dibeli dan diolah oleh Michalsky menjadi area perkebunan tembakau yang cukup luas dan produktif.

Dikarenakan wilayah tersebut masih merupakan wilayah tak bertuan maka Michalsky menamakan daerah tersebut Polonia, bahasa Latin menyebut Polandia, dengan harapan daerah tersebut dapat dikembangkan sebagai perkampungan Polandia yang bekerja di daerah Sumatera Timur.

Seiring dengan rencana kedatangan penerbangan perintis Fokker dari Belanda oleh Van der Hoop, VP Poleman, dan Van der Broeke menuju Medan, maka ada inisiatif dari pemerintah Gemeente (Kota Medan) untuk membangun sebuah lapang terbang sederhana, meski kemudian keinginan tersebut gagal terpenuhi akibat waktu persiapan yang kurang matang. Perdaratan Van der Hoop beserta kawan-kawan kemudian dialihkan ke pacuan kuda Deli Renvereninging.

Pembangunan Lapangan terbang yang gagal tersebut kemudian dimunculkan kembali oleh Gubernur Sumatera Timur pada saat itu, CS van Kempen pada tahun 1910, dan berhasil diimplementasikan dengan terbangunnya sebuah lapangan terbang sederha pada tahun 1928. Kedatangan 6 (enam) pesawat KNILM milik pemerintah kolonial menandai pembangunan tersebut, sekalian peresmiannya.

(17)

Nama Polonia kembali dicantumkan sebagai nama lapangan tersebut. Pada tahun 1936 landasan pacu lapangan udara tersebut direnovasi sejauh 600 meter.

Seiring kemerdekaan Republik Indonesia, keberadaan lapangan udara Polonia menjadi vital, sehingga diakuisasi oleh Pemerintah Republik Indonesia.

Keberadaan lapangan udara yang mengatur perjalanan kedirgantaraan arus lalu lintas udara Indonesia di bagian Sumatera tersebut menjadi tidak tergantikan, bahkan menjadikan Kota Medan sebagai kota terpadat ketiga di Indonesia di samping Jakarta dan Surabaya. Pada tahun 1975 Departemen Pertahanan dan Keamanan RI meresmikan status pengelolaan bersama lapangan udara Polonia menjadi Pangkalan Udara AURI dan Pelabuhan Udara Sipil. Pada tahun 1985 pengeloaan tersebut beralih kepada PT. Angkasa Pura. Pada tanggal 1 Januari 1994, PT. Angkass Pura berubah menjadi PT. Angkasa Pura II (Persero)

Kantor Imigrasi Kelas I Polonia sebagai salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM RI pada mulanya berkedudukan di tempat Pemeriksaan Imigrasi Bandara Polonia dengan memanfaatkan gedung Kantor Angkasa Pura II cabang Medan dengan status pinjam pakai. Pelaksanaan kegiatan dan fungsi keimigrasian dilaksanakan di dua tempat, yakni Kantor Imigrasi Polonia serta Bandara Polonia yang terletak di Kecamatan Medan Polonia.

(18)

9

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Sumber: Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan (2018)

Gambar 2.1

Logo Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan Visi

Masyarakat Memperoleh Kepastian Hukum Misi

Melindungi Hak Asasi Manusia Motto

Melayani Dengan Tulus Janji Layanan

1. Kepastian Persyaratan 2. Kepastian Biaya

3. Kepastian Waktu Penyelesaian

(19)

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai suatu kerangka yang menunjukkan suatu hubungan diantara pejabat maupun bidang satu dengan lainnya, sehingga jelas kedudukan, wewenang serta tanggung jawab masing- masing bagian dalam suatu kedudukan yang teratur.

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan

(20)

11

Wilayah Kerja

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : M.03-PR.07.04 Tahun 1991 tanggal 15 April 1991, tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Kantor Imigrasi dinyatakan bahwa Wilayah Kerja Kantor Imigrasi Polonia terdiri dari : Kecamatan Medan Johor, Medan Tuntungan, Deli Tua, Tanjung Morawa, Lubuk Pakam, Pagar Marbau, Beringin, Pantai Labu, dan Medan Baru.

Akan tetapi berdasarkan perkembangan jumlah penduduk dan meningkatnya volume kegiatan pemerintah di daerah Sumatera Utara khususnya Kotamadya Medan, melalui peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.50 Tahun 1991 dibentuk beberapa kecamatan baru melalui pemekaran dari kecamatan, pemekaran wilayah tersebut berupa pembentukan kecamatan baru.

Namun, pada waktu itu belum tertampung dalam wilayah kerja Kantor Imigrasi Polonia yang dituangkan dalam Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Imigrasi Polonia.

Untuk menghindari adanya ketidakjelasan dan kesimpangsiuran wilayah kerja tersebut, melalui Surat Sekretaris Direktorat Jenderal Imigrasi No. F- PR.07.04-1105 tanggal 25 November 1992 telah ditegaskan tentang wilayah kerja Kantor Imigrasi Polonia dengan berdasarkan Pemekaran Wilayah Kota Medan dan Kabupaten Deli Serdang (serta daerah Bandara Polonia) yang meliputi beberapa Kecamatan sebagai berikut :

1. Kecamatan Beringin 2. Kecamatan Delitua

(21)

3. Kecamatan Lubuk Pakam 4. Kecamatan Pagar Merbau 5. Kecamatan Pantai Labu 6. Kecamatan Tanjung Morawa 7. Kecamatan Medan Amplas 8. Kecamatan Medan Baru 9. Kecamatan Medan Johor 10. Kecamatan Medan Maimun 11. Kecamatan Medan Polonia 12. Kecamatan Medan Selayang 13. Kecamatan Medan Tuntungan

Sejak TPI Kualanamu dialih terimakan kepada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan pada tanggal 01 September 2014 berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor : M.HH-03.OT.01.02 Tahun 2014. Maka wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas I Polonia pun berubah. Hal tersebut didasarkan pada pertimbangan urgensi perwujudan terlaksananya tugas dan fungsi keimigrasian yang efektif. Adapun wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas I Polonia saat ini meliputi :

1. Bandara Udara Polonia;

2. Kecamatan Medan Baru;

3. Kecamatan Medan Johor;

4. Kecamatan Medan Tuntungan;

(22)

13

5. Kecamatan Delitua;

6. Kecamatan Tanjung Morawa;

7. Kecamatan Lubuk Pakam; dan 8. Kecamatan Pagar Merbau

2.4 Job Description

1. Kepala Kantor Imigrasi

Mengkoordinasikan pelaksanaan di bidang keimigrasian meliputi informasi dan sarana komunikasi, lintas antar negara dan perizinan, pengendalian status serta melakukan pengawasan dan penindakan terhadap mereka yang melanggar ketentuan keimigrasian berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka tertibnya pelaksanaan tugas di bidang keimigrasian.

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Mengkoordinasikan penyelenggaraan Tata Usaha dan Rumah Tangga Kantor Imigrasi Kelas I Polonia yang antara lain meliputi urusan surat menyurat, Kepegawaian, Keuangan , Perlengkapan rumah tangga serta memberikan pelayanan administrasi di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I Polonia sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. Kepala Urusan Keuangan

Melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi anggaran belanja rutin dan pembangunan di lingkungan kantor sesuai ketrentuan peraturan perundangan.

(23)

4. Kepala Urusan Kepegawaian

Melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi formasi mutasi, pemberhentian dan pemensiunan di lingkungan kantor sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Kepala Urusan Umum

Melaksanakan urusan umum yang meliputi surat menyurat, perlengkapan rumah tangga di lingkungan kantor sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

6. Kepala Sub Bagian Lalu Lintas Keimigrasian

Melakukan kegiatan keimigrasian yang meliputi pemberian perlintasan, pemberian pemohonan dokumen perjalanan izin berangkat / kembali bagi warga negara asing atau warga negara Indonesia serta kegiatan dalam hal perjalanan, pendaratan, urusan haji, pengiriman tenaga kerja Indonesia ke luar negeri, pengurusan anak kapal dan izin masuk darurat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka menunjang kelancaran pelayanan keimigrasian.

7. Kepala Sub Bagian Perizinan Keimigrasian

Melakukan pemberian dokumen perjalanan, izin berangkat dan izin kembali bagi warga negara asing maupun warga negara Indonesia sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku guna tertibnya warga negara asing / warga negara Indonesia yang keluar maupun masuk negara Indonesia.

(24)

15

8. Kepala Sub Bagian Lintas Batas Keimigrasian

Memberikan perizinan Lintas Batas bagi warga negara asing yang hendak masuk ke Indonesia maupun warga negara Indonesia yang hendak pergi ke luar Indonesia sesuai perjanjian Lintas Batas yang telah ditetapkan dalam rangka tertibnya keluar masuk melalui pos perbatasan.

9. Kepala Sub Bagian Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian

Melakukan pengawasan dan penindakan serta penanggulangan terhadap warga negara asing dan pemukim gelap yang melanggar ketentuan Keimigrasian di lingkungan kantor sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku dalam rangka menertibkan warga negara asing yang masuk ke wilayah Republik Indonesia.

10. Kepala Sub Bagian Penindakan Keimigrasian

Melakukan penyidikan dan penindakan, pencegahan dan penangkalan, penampungan sementara orang asing yang melakukan pelanggaran Keimigrasian berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

11. Kepala Sub Bagian Pengawasan Keimigrasian

Melakukan pengawasan terhadap warga negara asing yang masuk ke wilayah Republik Indonesia maupun warga negara Indonesia yang akan berpergian ke luar negeri serta mengadakan kerja sama antar instansi yang ada kaitannya dalam bidang pengawasan orang asing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(25)

12. Kepala Sub Bagian Status Keimigrasian

Mengkoordinasikan pelaksanaan pemantauan status keimigrasian, pendayagunaan warga negara asing pendatang maupun pemukim dan alih status izin tinggal, serta melaksanakan penelaahan dan penilaian tentang status keimigrasian orang asing, pemukim berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka tertibnya pelaksanaan tugas.

13. Kepala Sub Bagian Penentuan Status Keimigrasian

Melakukan penyaringan, penelitian, penyelesaian permohonan alih status dan izin tinggal keimigrasian sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

14. Kepala Sub Bagian Penelaahan Status Keimigrasian

Melakukan penelitian terhadap kebenaran bukti kewarganegaraan seseorang dan memberikan surat keterangan orang asing untuk kelengkapan permohonan kewarganegaraan.

15. Kepala Sub Bagian Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian Melakukan pengumpulan, pengolahan serta penyajian data informasi dan

penyebarannya untuk penyidikan keimigrasian serta melakukan pemeliharaan dokumentasi keimigrasian sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas Seksi Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian.

(26)

17

16. Kepala Sub Bagian Informasi

Melakukan penyebaran dan pemantauan informasi mengenai warga negara Indonesia yang berangkat ke luar negeri dan orang asing yang masuk ke Indonesia dalam rangka pengamanan teknis keimigrasian.

17. Kepala Sub Bagian Komunikasi

Melakukan pemeliharaan dan pengamanan dokumentasi keimigrasian serta menggunakan sarana komunikasi keimigrasian dalam rangka pelaksanaan tugas.

2.5 Jaringan Usaha Kegiatan

Di Kecamatan Medan Polonia terdapat Bandara Internasional Polonia, dengan demikian Kantor Imigrasi Kelas I Polonia di samping memiliki kantor pelayanan keimigrasian juga memiliki Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI).

Pengertian dari Tempat Pemeriksaan Imigrasi (1) adalah pelabuhan, bandar udara, atau tempat-tempat lain yang ditetapkan oleh Menteri sebagai tempat masuk atau ke luar wilayah Indonesia menurut Pasal 1 Angka 4 UU Nomor 9 Tahun 1992 Tentang Keimigrasian. Selain itu, Tempat Pemeriksaan Imigrasi (2) adalah tempat pemeriksaan di pelabuhan laut, bandar udara, pos lintas batas, atau tempat lain sebagai tempat masuk dan keluar wilayah Indonesia menurut Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Keimigrasian.

Potensi daerah Sumatera Utara memiliki posisi yang strategis karena berdekatan dengan negara tetangga Malaysia, Singapora, Thailand dan negara lain di Asia. Dengan demikian menyebabkan mobilitas penduduk serta lalu lintas penerbangan nasional dan internasional cenderung padat dan terus meningkat

(27)

setiap tahun. Lalu lintas orang yang melalui TPI Kualanamu tentunya berdampak pada meningkatnya perekonomian masyarakat di Sumatera Utara umumnya dan khususnya masyarakat Kota Medan. Sejak tanggal 25 Juli 2013 operasionalisasi Bandara Internasional Polonia dipindahkan ke Bandara Internasional Kualanamu, dimana bandara tersebut masih berada di bawah tanggung jawab Kantor Imigrasi Kelas I Polonia. Adapun letak dan kedudukan bandara tersebut merupakan bagian wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas I Polonia (Kecamatan Beringin Kabupaten Deli Serdang). Bandara Internasional Kualanamu mulai sejak dioperasikannya pada tanggal tersebut telah menunjukkan kemajuan dan perkembangan volume kegiatan sehingga memerlukan dukungan jumlah personil yang memadai khususnya lalu lintas penerbangan internasional. Seiring dengan perkembangan zaman serta diresmikannya Bandara Internasional Kualanamu sebagai pengganti Bandara Polonia, maka pelaksanaan tugas pemeriksaan keimigrasian di TPI Kualanamu dialihterimakan kepada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan.

Penyerahan tersebut berlangsung pada tanggal 01 September 2014 berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor : M.HH-03.OT.01.02 Tahun 2014. Dengan beralihnya kewenangan operasional tersebut, maka wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas I Polonia pun berubah. Hal tersebut didasarkan pada pertimbangan urgensi perwujudan terlaksananya tugas dan fungsi keimigrasian yang efektif.

(28)

19

Gambar 2.3

Peta Wilayah Kerja Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan

2.6 Kinerja Usaha Terkini

Kinerja instansi merupakan hasil dari sebuah kegiatan manajemen disebuah instansi, hasil dan kegiatan manajemen ini kemudian dijadikan sebuah parameter atau tolak ukur untuk menilai keberhasilannya manajemen sebuah instansi dalam hal pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan dalam periode tertentu dengan mengacu kepada standar dan kebijakan dan hasil akhir yang

(29)

dicapai. Adapun kinerja usaha terkini pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan sebagai berikut:

Tabel 2.1

Kinerja Usaha Terkini

No. Kinerja Usaha Terkini

1. Meningkatkan pengawasan keimigrasian yang dilakukan oleh Unit Pelaksana Teknis Imigrasi.

2. Meningkatkan penerbitan dokumen keimigrasian bagi orang asing.

3. Meningkatkan penerbitan dokumen keimigrasian bagi warga negara indonesia.

4. Terselenggaranya layanan informasi dan komunikasi dan keimigrasian.

5. Meningkatkan pemberian tindakan administratif keimigrasian yang ditangani sesuai ketentuan.

6. Meningkatnya penyidikan keimigrasian yang dilakukan oleh Unit Pelaksana Teknis.

7. Meningkatkan pemeriksaan keimigrasian ditempat pemeriksaan imigrasi.

8. Terselenggaranya layanan internet.

9. Terselenggaranya layanan perkantoran.

Sumber: Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan (2018)

2.7 Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan adalah perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan dan dalam perencanaan itu mengandung beberapa unsur, diantaranya sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu. Dalam pelaksanaan dan pengawasan termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa dilepaskan dari perencanaan.

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan membuat sasaran kegiatan untuk

(30)

21

pencapaian rencana kegiatan dengan menentukan jumlah targetnya,dibuat dengan tabel sebagai berikut:

Tabel 2.2 Rencana Kegiatan

No. Sasaran kegiatan Target

1. Meningkatkan pengawasan keimigrasian yang dilakukan oleh Unit Pelaksana Teknis Imigrasi.

6 2. Meningkatkan penerbitan dokumen keimigrasian bagi

orang asing.

900 3. Meningkatkan penerbitan dokumen keimigrasian bagi

warga negara indonesia.

52.800 4. Terselenggaranya layanan informasi dan komunikasi

keimigrasian.

3 5. Meningkatkan pemberian tindakan administratif

keimigrasian yang ditangani sesuai ketentuan.

6 6. Meningkatnya penyidikan keimigrasian yang dilakukan

oleh Unit Pelaksana Teknis.

2 7. Meningkatkan pemeriksaan keimigrasian di tempat

pemeriksaan imigrasi.

12

8. Terselenggaranya layanan internet. 1

9. Terselenggaranya layanan perkantoran. 1

(31)

1. Arti Sempit

Menurut Silalahi (2012:10) Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, menyimpan data atau informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesimbungan dan sistematis untuk tujuan tertentu.

2. Arti Luas

Menurut Silalahi (2012:10) Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untu menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan.

3. Arti dari Sudut Asal Usul Kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata “ dan “ Usaha “ yang masing masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati dan Usaha adalah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

4. Dalam Kamus Bahasa Indonesia

Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan tata usaha.

(32)

23

5. Menteri keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat

Sub tata usaha adalah sub bagian yang mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian, dan penyusunan rencana kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja.

6. Menurut Para Ahli

Adapun beberapa menurut para ahli Administrasi Perkantoran yaitu : Menurut Gie (2013:7) Tata Usaha yaitu suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Jadi berdasarkan definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa tata usaha sebagai aktivitas administrasi adalah suatu kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan– keterangan dengan secara efektif dan efesien dengan menggunakan sarana dan prasarana sehingga keterangan – keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi baik bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan ataupun dapat dipergunakan oleh pihak luar organisasi yang membutuhkan.

Menurut Saiman (2012:4) Arti Tata Usaha adalah suatu kegiatan pencatatan dan penyusunan berbagai macam keterangan. Tujuannya adalah agar keterangan-keterangan tersebut bisa dipergunakan secara langsung sebagai bahan atau sumber informasi bagi siapa saja yang membutuhkan, khususnya pimpinan organisasi/ perusahaan yang bersangkutan.

(33)

Menurut Nawawi & Martini (2014:5) Tata Usaha adalah kegiatan menghimpun, mengadakan, mencatat, menggandakan, menyimpan serta mengirim berbagai data informasi yang barguna untuk mewujudkan tugas pokok organisasi.

3.2 Pengertian Tata Usaha Kantor 1. Menurut Terry (2013:10)

Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

2. Menurut Leffingwell dan Robinson (2012:6)

Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar- daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

(34)

25

3.3 Ciri-Ciri Tata Usaha Kantor

Adapun ciri utama Tata Usaha menurut Littlefield dan Rachel (2014:29), yaitu:

1. Bersifat pelayanan mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan agar pekerjaan-pekerjaan lain dapat berjalan lebih efektif (facilitating function –service work)

2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi tata usaha diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi 3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi tata usaha dilakukan

oleh pejabat tertinggi sampai pegawai ditingkat bawah lainnya, bukan hanya menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai saja.

Adapun ciri-ciri khusus Tata Usaha menurut Littlefield dan Rachel (2014:30), yaitu:

1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.

2. Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.

3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.

4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran.

(35)

Adapun ciri pokok Tata Usaha menurut Ulbert Silalahi (2012:122-123) adalah :

1. Adanya sekelompok orang, artinya ketatausahan hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.

2. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut; artinya kegiatan tata usaha terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.

3. Adanya pembagian tugas.

4. Adanya kegiatan yang runut dalam satu proses; artinya kegiatan tata usaha terjadi dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

5. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.

6. Adanya tujuan yang ingin dicapai; artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

Jika disederhanakan, Ulbert Silalahi (2012:123) mengatakan bahwa ciri pokok untuk dapat disebut administrasi adalah berikut ini:

1. Kerja sama dilakukan oleh sekelompok orang.

2. Kerja sama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara terstruktur 3. Kerja sama dimaksudkan untuk mencapai tujuan.

4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumber daya yang ada.

3.4 Tujuan Tata Usaha Kantor

Menurut Terry, dalam bukunya “Office Management and Control” yang disadur oleh Moekijat (2013:18), mengemukakan bahwa tujuan adanya tata usaha kantor adalah sebagai berikut:

(36)

27

1. Untuk memberikan semua keterangan yang lengkap dan yang diperlukan kepada siapa, bilamana, dana dimana itu diperlukan untuk pelaksaan perusahaan secara efesien.

2. Untuk memberikan catatan-catatan dan laporan-laporan yang cukup dengan biaya yang serendah-rendahnya.

3. Untuk membantu instansi/perusahaan memelihara saingan.

4. Untuk membantu memberikan pelayanan kepada para konsumen.

5. Untuk membuat catatan-catatan yang makin baik dengan biaya-biaya yang makin rendah.

Dari tujuan di atas penulis menyimpulkan bahwa tujuan dari Sub Bagian Tata Usaha pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan memudahkan dalam membuat laporan-laporan dengan biaya yang serendah-rendahnya, karena pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia sudah terdapat fasilitas yang memadai yang dapat digunakan oleh pegawainya, Sub Bagian Tata Usaha juga sudah menyimpan data- data yang lengkap dan bilamana diperlukan oleh perusahaan, pada penyimpanan data-data Kantor Imigrasi Kelas I Polonia medan, menggunakan dua penyimpanan yaitu secara manual dan secara elektronik.

3.5 Kegiatan Tata Usaha Kantor

Ada enam kegiatan pekerjaan Tata Usaha menurut Gie (2013:176) adalah:

1. Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-

(37)

mana, tugas tatausahalah yang menhimpun informasi dengan berbagai cara.

2. Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/video, sehingga dapat dilihat dan didengar.

3. Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

4. Menggandakan : keterangan atau informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan ( diperbanyak sesuai kebutuhan ) dengan berbagai cara.

5. Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan kepada pihak yang memerlukan dengan menggunakan bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

6. Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

Kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 (tujuh) jenis kegiatan sesuai perbandingan persentase antara lain :

(38)

29

Tabel 3.1

Kegiatan Pokok Tata Usaha

Bahan pekerjaan Waktu Yang Diperlukan (%)

Typing (mengetik) 24,6

Calculating (menghitung) 19,5

Cheking (memeriksa) 12,3

Filing (menyimpan) 10,3

Telephoning (menelepon) 8,8

Duplicating (menggadakan) 6,4

Mailing (mengirim) 5.5

Other (lain-lain) 12,7

Jumlah 100%

Sumber: George R Terry (2013:15)

Adapun kegiatan pekerjaan Sub Bagian Tata Usaha pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan mencakup, pengurusan atau pengangganan surat (surat masuk dan keluar) penyimpanan surat (kearsiapan), pengetikan, pengurusan pegawai, pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, melakukan pengolahan data dengan perhitungan nilai, membuat warkat atau laporan, menggandakan, penandatangan dan melakukan pengumuman informasi dari Kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kantor Wilayah Sumatera Utara.

3.5.1 Kinerja Usaha Terkini Tata Usaha Kantor

Kinerja instansi merupakan hasil dari sebuah kegiatan manajemen disebuah instansi, hasil dan kegiatan manajemen ini kemudian dijadikan sebuah parameter atau tolak ukur untuk menilai keberhasilannya manajemen sebuah

(39)

instansi dalam hal pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan dalam periode tertentu dengan mengacu kepada standar dan kebijakan dan hasil akhir yang dicapai. Adapun kinerja usaha terkini pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan pada Sub Bagian Tata Usaha yaitu setiap seminggu sekali memeriksa pemberian tindakan administratif keimigrasian yang ditangani sesuai ketentuan, membuat rancangan penataan pada Tata Usaha dan pada kantor tersebut, membuat seminar yang dilakukan tiap satu bulan sekali.

3.5.2 Rencana Kegiatan Tata Usaha Kantor

Rencana kegiatan adalah perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan dan dalam perencanaan itu mengandung beberapa unsur, diantaranya sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu. Dalam pelaksanaan dan pengawasan termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa dilepaskan dari perencanaan.

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan membuat sasaran kegiatan untuk pencapaian rencana kegiatan dengan menentukan jumlah targetnya pada Sub Bagian Tata Usaha mempunyai target dalam perencanaannya tersebut yaitu dengan meningkatkan lagi pemberian tindakan administratif keimigrasian yang ditangani sesuai ketentuann yang awalnya hanya 65% akan meningkatkan menjadi 90%, dan meningkatkan layanan internet atau wifi agar setiap Sub Bagian pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan memiliki wifi masing-masing.

(40)

31

3.6 Uraian Tugas Pegawai Tata Usaha

Beberapa tugas pegawai-pegawai di Sub Bagian Tata Usaha pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia medan adalah :

3.6.1 Sub Bagian Pengelola Data Laporan 1. Mencatat surat masuk;

2. Mencatat surat keluar;

3. Pemberian nomor surat;

4. Mengumpulkan data terbaru yang ada di portal;

5. Menerima surat masuk melalui email;

6. Menyimpan arsip surat;

7. Menerima paket barang dan surat;

8. Menatausaha persedian alat tulis kantor;

9. Menyusun laporan bulanan.

Dengan adanya pegawai bagian pengolahan data laporan di Sub Bagian Tata Usaha, semua pegawai pada kantor akan mudah dalam mendapatkan informasi dari dalam kantor maupun luar kantor, menyimpan atau mengarsipkan surat-surat setiap sub bagian pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia yang akan disimpan oleh bagian pengolahan data laporan, dan bagian pengolahan data laporan juga akan membantu semua pegawai dalam menyusun laporan bulanan pegawai.

3.6.2 Sub Bagian Pengelola Barang Milik Negara 1. Melakukan opname fisik persediaan;

2. Melaksankan pengetikan surat keluar bidang umum dan surat perintah perjalanan dinas (SPPD);

(41)

3. Menerima dan mendistribusikan dokumen keimigrasian;

4. Menerima dan mendistribusikan barang habis pakai;

5. Menyusun laporan bulanan bidang umum;

6. Input data persediaan dan asset ke dalam aplikasi SIMAK BMN;

7. Rekonsiliasi internal aplikasi SIMAK BMN dan SAIBA;

8. Melaksanakan rekonsiliasi Barang Milik Negara (BMN) dengan KPKNL secara periodic;

9. Melaksanakan inventarisasi Barang Milik Negara (BMN);

10. Membuat catatan atas laporan Barang Milik Negara (BMN).

Dengan adanya pegawai bagian pengelola barang milik negara pada Sub Bagian Tata Usaha, setiap sub bagian pada kantor dapat memenuhi kebutuhannya dengan memfasilitaskan alat tulis kantor (ATK) untuk pekerjaan kantor yang akan dilaksanakan dalam sehari-hari, bagian pengelola barang milik negara juga membantu Kepala Urusan Umum dalam mengetik surat perintah perjalanan dinas (SPPD) sehingga mengeringankan pekejaan Kepala Urusan Umum, dan Menerima dan mendistribusikan barang habis pakai keimigrasian.

3.6.3 Sub Bagian Pengadministrasian Keuangan

1. Mengumpulkan memeriksa data pegawai pada catatan dasar daftar gaji pegawai dan memperbaiki apabila ada perubahan data kepegawaian sebagai bahan perhitungan gaji pegawai;

2. Memasukkan data perubahan belanja pegawai ke aplikasi GPP untuk diserahkan ke PPSPM selanjutnya diantarkan ke KPPN;

3. Menyimpan dan menata arsip daftar gaji pegawai dengan baik;

(42)

33

4. Melaksanakan rekonsiliasi internal antara laporan keuangan dengan laporan barang yang disusun serta melakukan koresi apabila ditemukan kesalahan dan menginput dokumen sumber ke dalam aplikasi sistem akuntansi keuangan;

5. Menatusahakan seluruh bukti-bukti transaksi keuangan berupa SPM dan SP2D dengan baik;

6. Membuat cacatan atas laporan keuangan (CALK), setiap persemester untuk dikirim ke Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara;

7. Melakukan rekonsiliasi dengan KPPN setiap bulan serta melakukan koreksi apabila ditemukan kesalahan;

8. Menyiapkan pendistribusian laporan keuangan tingkat UAKPA dan menerima data BMN dari petugas akuntansi barang.

Adanya pegawai bagian pengadministrasian keuangan membantu para pegawai dalam hal memeriksa data daftar gaji, apabila ada perubahan data gaji pegawai, akan di informasikan kepada para pegawai dikantor, membantu Kepala Kebendaharaan dalam hal, menyimpan dan menata arsif daftar gaji pegawai dan menyiapkan pendistribusian laporan keuangan tingkat UAKPA, Sehingga mengeringankan pekerjaan Kepala Kebendaharaan pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia.

(43)

3.7 Fasilitator

Menurut Bacal (2015:67) pengertian facilitation (fasilitasi) dapat diartikan sebagai suatu proses “mempermudah” sesuatu dalam mencapai tujuan tertentuan.

Sedangkan orang yang “mempermudah” disebut dengan “Fasilitator” (Pemandu).

Fasilitator adalah sub bagian yang membantu sekelompok orang memahami tujuan bersama dan membantu membuat rencana guna mencapai tujuan tersebut tanpa mengambil posisi tertentu dalam diskusi.

Fungsi fasilitator menurut Bacal (2015:74) yaitu sebagai narasumber informasi. Sebagai pelatiha melakukan tugas pembimbingan dan konsutasi, sebagai mediator, dan sebagi penggerak lebih yaitu memberikan dorongan atau motivasi.

Sub Bagian Tata Usaha di kantor Imigrasi kelas I Polonia berperan sebagai fasilitator tugas dan fungsi dalam operasional kantor untuk itu dalam menjalankan operasionalnya, kelancaran pekerjaan kantor banyak ditentukan oleh tersedianya perlengkapan dan peralatan memadai. Jangan sampai terjadi bahwa pekerjaan kantor terganggu atau tidak dapat dijalankan karena tidak tersedianya suatu perlengkapan, maka dari itu Sub Bagian Tata Usaha berperan dalam memfasilitaskan perlengkapan rumah tangga kantor. Adapun Sub Bagian Tata Usaha sebagai fasilitator kepada kantor Imigrasi kelas I Polonia antara lain : 1. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala kantor

a. Memberikan informasi mengenai keimigrasian dari dalam kantor maupun luar kantor

(44)

35

b. Menyediakan keperluan alat tulis kantor dan perlengkapan rumah tangga kantor

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, jurnal harian, dan megisi data LHKSAN

d. Membuat surat perintah perjalanan dinas (SPPD)

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data kepala kantor pada catatan dasar daftar

gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

2. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada

catatan dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

(45)

3. Tata Usaha sebagai Fasilitator pada Kepala Urusan Umum

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Urusan Umum pada catatan

dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

4. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala Sub Bagian Kepegawaian

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor

(46)

37

f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Sub Bagian Kepegawaian pada catatan dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

5. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Kepala Kebendaharaan

e. Memfasilitaskan kendaraan seperti, mobil dinas dan sepada motor f. Mengumpulkan memeriksa data Kepala Kebendaharaan pada catatan

dasar daftar gaji dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

6. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Lantaskim

c. Membantu dalam pembuatan laporan bulanan, dan megisi data LHKSAN

(47)

d. Mengumpulkan memeriksa data kepegawaian pada catatan dasar daftar gaji kepegawaian dan memperbaiki apabila ada perubahan data sebagai perhitungan gaji.

e. Pemberian nomor surat.

7. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Stuskim

f. pemberian lembar disposisi pada surat masuk (KITAS, KITAP).

8. Tata usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Insarkom

(48)

39

9. Tata Usaha sebagai fasilitator pada Sub Bagian Wasdakim

3.8 Sistem Operasional Perkantoran 3.8.1 Pengertian Sistem Perkantoran

Menurut Denyer (2012:16) sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan produser yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau

(49)

teknis yang akan menjelaskannya. Jadi bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem Quible dalam Sukoco (2013:31) adalah:

1. Mengoptimalkan hasil dan penggunaan sumber daya yang efesien, 2. Salah satu alat pengendalian biaya

3. Untuk mengefesiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi

5. Alat bantu organsasi dalam menetapkan fungsi-fungsinya.

Sistem perkantoran di sub bagian tata usaha pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan sudah tertata dan tersusun dengan rapi dari subsistem setiap sub bagian yang digabungkan dalam sistem bagian tata usaha, dimana sistem perkantoran saling mendukung tahap awal pengumpulan data sampai dengan pengesahan, penggandaan dan penyimpanan warkat atau dokumen administasi sehingga menciptakan sistem yang efesien.

3.8.2 Karakteristik Sistem Operasional Perkantoran

Menurut Mcleod dan Shell dalam Sukoco (2013:32), sebuah sitem yang baik memiliki sebagai berikut:

a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisasi dngan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. Sistem

(50)

41

fleksibel seperti ini sudah diterapkan pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan.

b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.

c. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulitkan pekerjaan yang telah ada.

d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.

e. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sedehana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan.

f. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

Menurut penulis, secara keseluruhan sistem tata usaha (administrasi perkantoran) pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan sudah memenuhi ciri karakteristik yang baik, hal ini dapat dilihat dari sistem yang terorganisir, mudah diadaptasikan dengan pegawai banyak dan kondisi kepegawaian yang diubah strukturya namun tetap berjalan dengan baik.

(51)

3.8.3 Pelaksanaan Sistem Operasional Perkantoran

Secara umum, sebuah system yang ideal memiliki unsur (Laudon, 2014:96) sebagai berikut:

a. Input. Jenis input yang biasa dijumpai yaitu data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.

Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam system.

b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam system. Biasanya aktivitas ini akan secara otomatis mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan.

c. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan mendistribusikan kepada bagian atau pegawai yag membutuhkan.

d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah system, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki system yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.

Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan.

(52)

43

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan penting sistem operasional perkantoran yang direncanakan secara baik, dengan adanya sistem operasional perkantoran membuat kelancaran pekerjaan perkantoran, memberikan pengawasan yang lebih baik untuk para pegawai mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, mencegah kemungkinan kesalahan dalam bekerja, pengurangan keterlambatan hambatan, penghematan tenga kerja dan biaya tata usaha dan memudahkan dalam melatih para pegawai tata usaha.

3.9 Peran Tata Usaha pada Kantor

Adanya tata usaha sangat diperlukan di organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan bagian yang penting di organisasi kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor. Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin perusahaan. Dengan informasi tersebut, peminpin perusahaan dalam mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat.

Karena tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengola, mengirim dan menyimpan dokumen – dokumen yang dianggap penting bagi perusahaan. Serta salah satu manfaat adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia peran tata usaha sangat berperan penting dalam kegiatan organisasi, sub bagian tata usaha memfasiltasi, kepala kantor, sub bagian urusan umum, sub bagian kepegawaian dan sub bagian keuangan, sub bagian wasdakim, sub bagian insarkom, sub bagian lantaskim dan sub bagian statuskim maka dari itu setiap sub bagian yang difasilitasi oleh tata

(53)

usaha memiliki tugas pokoknya masing-masing. Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat dipergunakan bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan organisasi. Pengendalian kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.

c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen dokumen yang berisi keterangan-keterangan penting jurang perhatian.

Padahal, keterangan-keterangan tersebut penting dan diperlukan untuk

(54)

45

bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen tersebut.

(55)

Dari uraian-uraian yang telah dikemukan pada bab-bab sebelumnya, maka pada bab ini penulis dapat mengambil keseimpulan, sebagai berikut :

1. Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan merupakan instansi yang di bawah lindungan Kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang bergerak dibidang pelayanan.

2. Tata Usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Peran tata usaha di sebuah kantor sangatlah penting demi kelancaran untuk mencapai tujuan dari kantor tersebut. Tata Usaha juga melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan kantor, yaitu menyediakan keterangan – keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan yang tepat yang di dapatkan dari portal kantor, membantu kelancaran perkembangan organisasi keseluruhan dengan memfasilitaskan alat tulis kantor, membantu dalam membuat laporan bulanan, menata ruangan, pemberitahuan informasi tentang keimigrasian.

(56)

47

4.2 Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis dapat mengemukan tugas tata usaha.

Adapun saran-saran yang penulis kemukakan antara lain sebagai berikut :

1. Pelayanan pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan kurang baik, karena kurangnya disiplin waktu pada setiap pegawai, sehingga membuat para konsumen mengeluh dengan menunggu lama. Sebaiknya kedisplinan waktu harus lebih di tingkatkan dengan sesuai peraturan yang dibuat pada kantor dan tepat waktu jika kembali jam makan siang.

2. Keterbatasnya fasilitas pada Kantor Imigrasi Kelas I Polonia Medan pada Sub Bagian Tata Usaha akan mengahambat pekerjaan kantor dan menghambat mendapatkan informasi untuk pimpinan, seperti alat tulis kantor stoknya hanya sedikit, sehingga setiap kali Sub Bagian pada kantor meminta kepada Sub Bagian Tata Usaha sering tidak adanya alat tulis kantor tersebut, jadi akan menghambat pekerjaan kantor tersebut. Untuk itu agar fasilitas alat tulis kantor lebih ditingkatkan stok barangnya. Agar berjalan lancar suatu pekerjaan kantor tersebut.

(57)

Salemba Empat.

Gie, The liang . 2013. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Kesembilan.

Yogyakarta : Liberty.

Denyer, J.C. 2012. Office Management, Edisi Ketiga. London : The english language book society.

Littlefield, C.L. & Frank Rachel. 2014. Textbook Of Office Management.

NewYork : Mc. Graw Hill Book Company, 3 rd.

Moelkijat. 2013, Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju.

Silalahi, Urbert. 2012. Studi Tentang Ilmu Administrasi, Konsep, Teori dan Dimensi. Bandung : Sinar Baru Algensindo.

Sukoco, M Badrid. 2013. Manajemen Admistrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Penerbit Erlangga.

Terry, George R. 2013. Office Management Control, Fourth Edition. Homewood Ilinois : Richard D. Irwin Inc.

Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.

Bandung : Pustaka Setia.

Zane, Quile K. 2013. Administrasi Office Management and Introducation. Edisi KetujuH. New York Jersen : Pratice Hall.

Website:

http://polonia.imigrasi.go.id/20 Maret 2018/15:30

(58)

49

Lampiran 1. Surat Research/Survei Mahasiswa dari Perusahaan