TUGAS AKHIR
TATA RUANG ARSIP DAN SISTEM KEARSIPAN DI KANTOR SEARCH AND RESCUE
(SAR) MEDAN
OLEH:
EVI YANI INGIN MALEM 132103007
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2016
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim, Assalamualaikum wr. Wb.
Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “ Tata Ruang Asip dan Sistem Kearsipan di Kantor Search And Rescue (SAR) Medan ”, yang merupakan salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Kesekretariatan Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapat bimbingan, serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Untuk itu penulis mengucapkan rasa hormat dan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH. M.Hum, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Leoni Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Inneke Qomariah Lubis, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
6. Seluruh Dosen Pengajar, Pegawai dan Staff Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak Adlin Buyung Nasution, S.H selaku Pembimbing magang yang telah meluangkan waktu untuk membimbing penulis baik selama penulis melaksanakan magang maupun dalam menyusun Tugas Akhir ini.
8. Secara khusus dan teristimewa penulis berikan kepada Ayah Alm. M. Yusuf Kenop Sembiring dan Ibunda tercinta Sangkut br Karo yang selalu memberikan dukungan moril maupun materil bagi penulis untuk meraih cita- cita.
9. Keluarga besar Sembiring yang senantiasa memberikan nasehat dan dukungan kepada penulis.
10. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Jenny Vionitha dan Meirida Indah Wani yang telah memberikan persahabatan yang indah selama tiga tahun masa perkuliahan, dan senantiasa saling memberikan motivasi dan bantuan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11. Seluruh mahasiswa D-III Kesekretariatan Grup A angkatan tahun 2013 selaku teman-teman seperjuangan penulis.
Penulis masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga Tugas Akhir ini selesai, dan Doa-Nya, semoga kebaikan dan bantuan yang diberikan kepada penulis dapat dibalas oleh Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan berkat karunian-Nya. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca khusus-Nya penulis.
Medan, Mei 2016 Penulis
Evi Yani Ingin Malem NIM: 132103007
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... ... vii
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Perumusan Masalah... 4
C. Tujuan Penelitian... 4
D. Manfaat Penelitian... 4
E. Jadwal Kegiatan... 5
F. Sistematika Penulisan... 6
BAB II PEMBAHASAN... 7
A. Sejarah Singkat Basarnas/Kantor SAR Medan.... 7
1. Visi dan Misi Kantor SAR Medan... 13
2. Lambang Kantor SAR Medan... 14
B. Struktur Organisasi Kantor SAR Medan... 17
C. Deskripsi Pekerjaan... 19
D. Jenis Kegiatan... 27
E. Kinerja Kegiatan Terkini... 27
F. Rencana Kegiatan... 28
BAB III PEMBAHASAN... 29
A. Pengertian Arsip... 30
B. Pengertian Tata Ruang Arsip... 30
C. Peranan Kearsipan... 31
D. Fungsi Arsip... 32
E. Asas-asas Ruang Kantor………... 34
F. Lingkungan dan Kondisi Fisik
Tata Ruang Perkantoran... 35
G. Ciri-ciri Kearsipan yang Baik... 37
H. Peralatan untuk menyimpan Arsip... 39
I. Teknologi dalam Bidang Kearsipan... 44
J. Proses Kegiatan Kearsipan... 43
1. Penciptaan Arsip... 43
2. Pendistribusian Arsip... 43
3. Penggunaan atau Pengelolaan Arsip... 44
4. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip... …. 44
5. Penyimpanan Arsip... 47
6. Penyusutan Arsip... 49
a. Penilaian Arsip... 50
b. Jadwal Retensi Arsip... 50
c. Pemindahan Arsip... 51
d. Pemusnahan Arsip... 53
K. Analisa dan Evaluasi………... 55
1. Fungsi Arsip di Kantor SAR Medan…………... 55
2. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Arsip di Kantor SAR Medan……... 56
3. Ciri-ciri Kearsipan di Kantor SAR Medan…….. 57
4. Peralatan untuk menyimpan Arsip di Kantor SAR Medan………. 57
5. Teknologi kearsipan di Kantor SAR Medan…... 59
6. Proses Kearsipan………. 60
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 63
A. Kesimpulan... 63
B. Saran... 64
DAFTAR PUSTAKA ... 65
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian... 5 2.1 Kelas Kantor SAR... 12
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
2.1 Lambang Basarnas Indonesia... 15 2.2 Logo Basarnas Indonesia... 16 2.3 Struktur Organisasi Kantor SAR Medan... 18 2.4 Struktur Organisasi Unit Bagian Umum
Kantor SAR Medan... 19 3.1 Arsip-arsip aktif di Kantor
SAR Medan ... 55 3.2 Kondisi Fisik Tata Ruang Arsip di
Kantor SAR Medan... 56 3.3 Peralatan untuk menyimpan Arsip di
Kantor SAR Medan... 58 3.4 Teknologi Arsip yang digunakan di
Kantor SAR Medan... 59
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Berdasarkan faktor yang menghasilkan kinerja yang baik dalam kegiatan surat-menyurat yang efektif adalah apabila sistem kearsipan dapat diterapkan dengan baik. Arsip adalah sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi lain.
Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai penyusutan. Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/lembaga di bidang pelayanan umum mendorong agar dapat mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan umum dapat diselenggarakan secara berdaya lebih guna dan berhasil guna.
Keberadaan arsip sangat berperan sebagai bukti yang akurat dari suatu kegiatan. Pada dasarnya keberadaan arsip tesebut sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak
akan berjalan dengan baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan Tata Ruang dan Fasilitas Fisik yang mendukung. Sehingga penyelenggaraan kearsipan dapat telaksana dengan sebaik-baiknya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk penyelenggaraan kearsipan yabg baik adalah Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip, dan Fasilitas Fisik Untuk Arsip. Di dalam Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip terdapat karakteristik dan ketentuan-ketentuan untuk mengadaptasikan tempat penyimpanan arsip yang sudah ada menjadi gedung/ruang penyimpanan
arsip yang dapat menjamin terpenuhnya prinsip-prinsip dan standar penyimpanan arsip.
Ruangan Arsip adalah sebuah ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas ataupun surat-surat yang berharga yang dianggap sangat penting, maupun biasa. Maka Arsip memiliki tempat khusus untuk tempatnya sendiri .susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Ruangan dapat merupakan suatu rintangan komunikasi. Pengaturan fisik suatu kantor akanbanyak berpengaruh pada jumlah dan besarnya alat-alat komunikasi yang diperlukan.
Kantor SAR (Search and Rescue)Medan merupakan salah satu organisasi yang berada di lingkungan formal aparatur pemerintah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Badan SAR nasional. Kantor ini memberikan kontribusi yang cukup besar dalam pencarian dalam penyelamatan terhadap orang dan material yang hilang. Oleh karena itu, kantor ini harus mampu mengelola sumber daya manusianya dengan baik agar setiap pelaksaan tugas dapat memberikan pelayanan yang optimal.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti saat melakukan observasi terhadap sistem kearsipan kondisi ruang arsip di Kantor SAR Medan, secara umum sudah memiliki sistem kearsipan yang baik hanya saja dalam kerapian dan susunan arsip masih terlihat berantakan, karena pada saat pengambilan dan pengembalian arsip yang dilakukan pegawai tidak sesuai dari awalnya. Jika dibiarkan berlansung lama hal tersebut akan mempengaruhi dan mengakibatkan penemuan kembali arsip menjadi tidak efektif.
Apabila sistem kearsipan tidak dapat diperbaiki maka kinerja akan menurun sehingga kegiatan organisasi tidak akan berjalan lancar. Oleh sebab itu, melihat pentingnya arsip di Kantor SAR Medan, maka penulis tertarik untuk melakukan observasi dan membahas judul “Tata Ruang Arsip dan Sistem Kearsipan di Kantor SAR Medan”.
B. PERUMUSAN MASALAH
“ Bagaimanakan Tata Ruang Arsip dan Sistem Kearsipan di Kantor Search And Rescue (SAR) Medan?”.
A. Tujuan Penelitian
Tujuan peneliti melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaiamana Tata Ruang Arsip dan Sistem Kearsipan dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada bagian Umum Kepegawaian kantor SAR Medan.
B. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian adalah:
1. Bagi Peneliti
Menambah dan memperluas pengetahuan peneliti di bidang Tata Ruang Arsip dan Sistem Kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang berguna untuk mendukung kegiatan- kegiatan kantor khususnya di bidang kearsipan.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan pada kantor SAR Medan, sesuai dengan hasil analisa peneliti serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti selanjutnya
Sebagai bahan acuan dan referensi bagi penelitian lain dan kalangan yang tertarik untuk melakukan kajian penelitian di masa yang akan datang dalam penelitian ini.
C. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 untuk persiapan, pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Kantor Search And Rescue (SAR) Medan, Jl. Letjen Jamin Ginting Km.13,5 Kelurahan Sidolmuyo, Kecamatan Medan Tuntungan.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian
No. Kegiatan Februari Maret April
3 4 1 2 3 4 2 3
1 Persiapan 2 Pengumpulan
Data 3 Penulisan
Sumber: Penulis (2016)
Dalam kegiatan Persiapan Tugas Akhir, dilakukan pada minggu ke tiga (3) bulan februari. Pada pengumpulan data, dilakukan penelitian selama lima minggu dimulai pada minggu pertama (1) bulan Maret sampai dengan bulan ke lima (5) bulan Maret pada bagian Umum di Kantor SAR Medan.
Setelah pengumpulan data selesai, dilakukan penulisan Tugas Akhir yang dimulai pada minggu ke dua (2) bulan april sampai denagan selesai, sesuai
dengan pedoman penulisan Tugas Akhir yang diberikan oleh Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan.
F. Sistematika Penulisan
Penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi 4 (empat) bab dimana setiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dapat dilihat ada beberapa sejarah ringkas kantor Search And Rescue (SAR) Medan , tugas dan fungsi Badan SAR Nasional, Struktur Organisasi, Uraian Pekerjaan (Job Description) dan uraian profil lainnya.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini menguraikan tentang Tata Ruang Arsip, Pengertian Arsip, Sistem Kearsipan yang baik pada Kantor Search And Rescue (SAR) Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan dan Saran tentang Tata Ruang dan Sistem Kearsipan di Kantor Search And Rescue (SAR) Medan.
BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah singkat Basarnas/Kantor SAR Medan
Lahirnya organisasi SAR di Indonesia yang saat ini bernama BASARNAS diawali dengan adanya penyebutan "Black Area" bagi suatu negara yang tidak memiliki organisasi SAR. Dengan itu, maka berbekal kemerdekaan tahun 1950 Indonesia masuk menjadi anggota organisasi penerbangan internasional ICAO (International Civil Aviation Organization). Sejak saat itu Indonesia diharapkan mampu menangani musibah penerbangan dan pelayaran yang terjadi di Indonesia.Sebagai konsekwensi logis atas masuknya Indonesia menjadi anggota ICAO tersebut, maka pemerintah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 5 tahun 1955 tentang Penetapan Dewan Penerbangan untuk membentuk panitia SAR. Panitia teknis mempunyai tugas pokok untuk membentuk Badan Gabungan SAR, menentukan pusat-pusat regional serta anggaran pembiayaan dan materil.Sebagai negara yang merdeka, tahun 1959 Indonesia menjadi anggota International Maritime Organization (IMO). Dengan masuknya Indonesia sebagai
anggota ICAO dan IMO tersebut, tugas dan tanggung jawab SAR semakin mendapat perhatian. Sebagai negara yang besar dan dengan semangat gotong royong yang tinggi, bangsa Indonesia ingin mewujudkan harapan dunia international yaitu mampu menangani musibah penerbangan dan pelayaran.
Dari pengalaman-pengalaman tersebut diatas, maka timbul pemikiran bahwa perlu diadakan suatu organisasi SAR Nasional yang mengkoordinir segala kegiatan-kegiatan SAR dibawah satu komando. Untuk mengantisipasi tugas-tugas
SAR tersebut, maka pada tahun 1968 ditetapkan Keputusan Menteri Perhubungan Nomor T.20/I/2-4 mengenai ditetapkannya Tim SAR Lokal Jakarta yang pembentukannya diserahkan kepadaDirektorat Perhubungan Udara. Tim inilah yang akhirnya menjadi embrio dari organisasi SAR Nasional di Indonesia yang dibentuk kemudian.
Pada tahun 1968 juga terdapat proyek South East Asia Coordinating Committee on Transport and Communications, yang mana Indonesia merupakan
proyek payung (Umbrella Project) untuk negara-negara Asia Tenggara. Proyek tersebut ditangani oleh US Coast Guard (Badan SAR Amerika), guna mendapatkan data yang diperlukan untuk rencana pengembangan dan penyempurnaan organisasi SAR di Indonesia.Kesimpulan dari tim tersebut adalah Sejarah Basarnas dimulai dengan terbitnya KeputusanPresiden No 11 Tahun 1972 tanggal 28 Februari 1972 tentang Badan SAR Indonesia (BASARI), dengan tugas pokok menangani musibah kecelakaan dan pelayaran. BASARI berkedudukan dan bertanggung jawab kepada Presiden dan sebagai pelaksanan di lapangan diserahkan kepada PUSARNAS (Pusat SAR Nasional) yang diketuai oleh seorang pejabat dari Departemen Perhubungan.Adapun susunan organisasi BASARI terdiri atas:
1. Unsur pimpinan
2. Pusat SAR Nasional ( Pusarnas) 3. Pusat-pusat koordinasi Rescue (PKR) 4. Sub-sub koordinasi (SKR)
5. Unsur-unsur SAR
Pusarnas merupakan unit Basari yang bertanggungjawab sebagai pelaksana operasional kegiatan SAR di Indonesia. Walaupun dengan personil dan peralatan yang terbatas, kegiatan penanganan musibah penerbangan dan pelayaran telah dilaksanakan dengan hasil yang cukup memuaskan, antara lain Boeing 727- PANAM tahun 1974 di Bali dan Operasi Pesawat Twinotter di Sulawesi yang dikenal dengan Operasi Tinombala.
Secara perlahan Pusarnas terus berkembang dibawah pimpinan (Alm) Marsma S. Dono Indarto. Dalam rangka pengembangan ini pada tahun 1975 Pusarnas resmi menjadi anggota NASAR (National Association of SAR) yang bermarkas di Amerika, sehingga Pusarnas secara resmi telah terlibat dalam kegiatan SAR secara internasional. Tahun berikutnya Pusarnas turut serta dalam kelompok kerja yang melakukan penelitian tentang penggunaan satelit untuk kepentingan kemanusiaan (Working Group On Satelitte Aided SAR) dari International Aeronautical Federation.
Pada tahun 1980 berdasarkan keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM.91/OT.002/Phb-80 dan KM 164/OT.002/Phb-80, tentang Organisasi dan tata Kerja Departemen Perhubungan, PUSARNAS menjadi Badan SAR Nasional (BASARNAS). Perubahan struktur organisasi BASARNAS mengalami perbaikan pada tahun 1998 berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan nomor KM. 80 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja BASARNAS dan KM. Nomor 81 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor SAR. Pada tahun 2001, struktur organisasi BASARNAS diadakanperubahan sesuai dengan Keputusan Menteri Perhubungan KM. Nomor 24 tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata
Kerja DepartemenPerhubungan dan Keputusan Menteri Perhubungan No. 79 tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Search and Rescue (SAR).
Dengan meningkatnya tuntutan masyarakat mengenai pelayanan jasa SAR dan adanya perubahan situasi dan kondisi Indonesia serta untuk terus mengikuti perkembangan IPTEK, maka organisasi SAR di Indonesia terus mengalami penyesuaian dari waktu ke waktu. Organisasi SAR di Indonesia saat ini diatur dengan Peraturan Menteri Perhubungan No. KM 43 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Perhubungan dan Keputusan Menteri Perhubungan No. KM 79 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor SAR.
Dalam rangka terus meningkatkan pelayanan SAR kepada masyarakat, maka pemerintah telah menetapkan Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2006 tentang Pencarian dan Pertolongan yang mengatur bahwa Pelaksanaan SAR (yang meliputi usaha dan kegiatan mencari, menolong, dan menyelamatkan jiwa manusia yang hilang atau menghadapi bahaya dalam musibah pelayaran, dan/atau penerbangan, atau bencana atau musibah lainnya) dikoordinasikan oleh Basarnas yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Menindak lanjuti Peraturan Pemerintah tersebut, Basarnas saat ini sedang berusaha mengembangkan organisasinya sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagai upaya menyelenggarakan pelaksanaan SAR yang efektif, efisien, cepat, handal, dan aman.
Badan SAR NAsional mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pengkoordinasian dan pengendalian potensi SEARCH AND RESCUE (SAR) dalam kegiatan SAR terhadap orang dan material yang hilang atau dikhawatirkan
hilang, atau menghadapi bahaya dalam pelayaran dan atau penerbangan, serta memberikan bantuan SAR dalam penanggulangan bencana dan musibah lainnya sesuai dengan peraturan SAR Nasional dan Internasional.
Secara jelas tugas dan fungsi SAR adalah penanganan musibah pelayaran dan/atau penerbangan, dan/atau bencana dan/atau musibah lainnya dalam upaya pencarian dan pertolongan saat terjadinya musibah. Penanganan terhadap musibah yang dimaksud meliputi 2 (dua) hal pokok yaitu pencarian (search) dan pertolongan (rescue). Dalam melaksanakan tugas penanganan musibah pelayaran dan penerbangan harus sejalan dengan IMO dan ICAO.
Terakhir, berdasarkan Peraturan Presiden No. 99 Tahun 2007, BASARNAS ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Tanggal 16September2014 UU Nomor. 29 Tahun 2014 tentang Pencarian dan Pertolongan disahkan oleh Komisi V DPR-RI.
Basarnas dipimpin oleh Kepala Badan SAR Nasional yang membawahi 2 (dua) deputi yaitu Deputi Bidang Operasi dan Bidang Potensi serta Sekretaris Utama. Deputi Bidang Operasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan operasi SAR sedangkan Deputi Bidang Potensi bertanggung jawab dalam pembinaan potensi SAR baik Sumber Daya Manusia maupun fasilitas SAR. Deputi Bidang Operasi terdiri dari : Direktorat Operasi dan Direktorat Komunikasi. Deputi Bidang Potensi terdiri dari : Direktorat Sarana dan Prasarana serta Direktorat Bina Ketenagaan dan Pemasyarakatan SAR.
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Basarnas mempunyai Unit Pelaksanan Teknis (UPT) di daerah yang disebut Kantor SAR dan Unit Pelaksana
Teknis (UPT) Balai Diklat. Saat ini terdapat 33 Kantor SAR yang terdiri dari 10 Kantor SAR Kelas A dan 23 Kantor SAR Kelas B. Kantor SAR mempunyai wilayah tanggung jawab untuk melaksanakan pembinaan, koordinasi dan pelaksanaan operasi SAR di wilayahnya.
Tabel 2.1
Kantor SAR Kelas A dan Kelas B
Kelas A Kelas B
1. Kantor SAR Medan 2. Kantor SAR Jakarta 3. Kantor SAR Surabaya 4. Kantor SAR Denpasar 5. Kantor SAR Makassar 6. Kantor SAR Biak 7. Kantor SAR Manado 8. Kantor SAR Padang 9. Kantor SAR Semarang 10. Kantor SAR Lampung 11. Kantor SAR Bandung 12. Kantor SAR Banda Aceh
1. Kantor SAR Pekanbaru 2. Kantor SAR Tanjung Pinang 3. Kantor SAR Pangkal Pinang 4. Kantor SAR Palembang 5. Kantor SAR Palu 6. Kantor SAR Pontianak 7. Kantor SAR Banjarmasin 8. Kantor SAR Balikpapan 9. Kantor SAR Ternate 10. Kantor SAR Kendari 11. Kantor SAR Kupang 12. Kantor SAR Ambon 13. Kantor SAR Mataram 14. Kantor SAR Jayapura 15. Kantor SAR Sorong 16. Kantor SAR Timika 17. Kantor SAR Merauke 18. Kantor SAR Yogyakarta 19. Kantor SAR Jambi 20. Kantor SAR Gorontalo 21. Kantor SAR Bengkulu 22. Kantor SAR Manokwari
Sumber: http://www.basarnas.go.id(2016)
Salah satu Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Basarnas adalah Kantor SAR Medan. Kantor SAR Medan didirikan tidak terlepas dari adanya beberapa musibah yang dikhawatirkan dapat terjadi dan/atau telah terjadi di wilayah Medan dan sekitarnya sehingga muncul pemikiran akan perlunya didirikan suatu Unit
Pelaksaan Teknis Basarnas yang mampu mengkoordinir segala kegiatan dan operasi SAR dibawah satu komando di wilayah Medan Sumatera Utara.
Kantor SAR Medan sebelumnya merupakan Sub Koordinasi Rescue (SKK) yang berdiri pada tahun 1979 dan berlokasi di Bandara Polonia Medan, yang dahulu bernama Kantor Koordinasi Rescue (RRC) yang berada di komplek Kantor Angkasa Pura II Bandara Internasiona Polonia yang dipinjamkan oleh PT.
Angkasa Pura II. Pada tahun 1998 berubah menjadi Kantor SAR Medan bertipe A. Pada bulan Agustus 2010 Kantor SAR Medan resmi menjadi Kantor SAR Medan berdasarkan Peraturan Kepala Badan SAR Nasional No.08 yang beralamat Jl. Ngumban Surbakti/Bunga sedap Malam IX Padang Bulan Medan.
Kantor SAR Medan awalnya berlokasi di Jl. Ngumban Surbakti/Bunga Sedap Malam IX Padang Bulan Medan (20131), namun Kantor SAR Medan kini telah pindah dan berlokasi di Jl. Jamin Ginting Km.13,5 kelurahan Lau Cih Kecamatan Medan Tuntungan. Hal tersebut disebabkan oleh volume musibah penerbangan rentan di pegunungan, yang menyebabkan likasi di Jl. Jamin Ginting Km.13,5 kelurahan Lau Cih lebih mudah dijangkau, dan lebih efisien. Selain itu wilayah/area kantor juga lebih luas dibandingkan dengan kantor sebelumnya.
1. Visi dan Misi Kantor SAR Medan
Visi Kantor SAR Medan adalah mewujudkan berhasilnya pelaksanaan operasi SAR pada setiap waktu dan tempat dengan cepat, handal dan aman.
Adapun Misi Kantor SAR Medan adalah sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan kegiatan operasi SAR yang efektif dan efisien melalui upaya tindak awal yang maksimal
b. Pengerahan potensi SAR yang didukung oleh sumber daya manusia yang profesional
c. Fasilaitas SAR yang memadai
d. Prosedur kerja yang mapan dalam rangka mewujudkan visi Badan Sar Nasional.
2. Lambang dan Logo Kantor SAR Medan
Lambang adalah gambar, bentuk, yang mewakili suatu gagasan, ataupun jumlah sesuatu. Meskipun lambang bukanlah niali itu sendiri, namun lambang sangatlah dibutuhkan untuk kepentingan penghayatan akan nilai-nilai yang diwakilinya. Lambang berbeda dengan logo. Logo pada dasarnya diambil dari kata logotype yang secara harafiah berarti kata yang dicetak. Logo juga merupakan gambar atau sketsa untuk mengetahui arti dari perusahaan/instansi memiliki fisofi dan kerangka dasar berupa konsep dengan melahirkan karakter atau ciri khas dari bentuk perusahaan.
Gambar 2.1
Lambang Kantor SAR Medan
Sumber : Kantor SAR Medan (2016)
Makna dari Lambang Kantor SAR diatas adalah:
a. Delapan penjuru mata angin dengan warna merah putih mengandung arti dan makna bahwa Badan SAR Nasional dalam mengemban tugas di bidang kemanusiaan senantiasa menitikberatkan pada kecepatan dan ketepatan serta dilaksanakan dengan penuh ketulusan (warna putih) dan keberanian (warna merah).
b. Awan, gunung dan 5 ombak di laut mengandung arti dan makna bahwa dalam menjalankan tugasnya Badan SAR Nasional melingkupi segala medan tugas; Awan menggambarkan lingkup medan tugas udara, gunung menggambarkan lingkup medan tugas darat, ombak di laut menggambarkan lingkup medan tugas di air yang dilandasi dengan kelima sila dalam Pancasila.
c. Pita bertuliskan ”INDONESIA” mempunyai arti bahwa Badan SAR Nasional merupakan lembaga pemerintah Indonesia yang melaksanakan tugas pencarian dan pertolongan.
Gambar 2.2
Logo Kantor SAR Medan
Sumber: Kantor SAR Medan (2016)
Makna yang terkandung dari Logo Kantor SAR Medan adalah:
a. Warna kuning hijau adalah warna "pare anom" yang menurut sejarah dan tradisi bangsa Indonesia Menandakan kesuburan Tanah Air kita yang diperuntukkan kesejahteraan rakyat. Wilayah Indonesia dari Sabang hingga Merauke terdiri dari 13.677 pulau/ kepulauan pada posisi silang antara dua benua dan dua samudra, dengan mengandung kekayaan bumi dan air.
b. Jumlah bintang sebanyak 5 (lima) buah menggambarkan bahwa Pancasila merupakan falsafah Negara Republik Indonesia dan sebagai pandangan hidup dari bangsa kita, yang mana pada sila kedua ialah "Kemanusiaan Yang Adil dan Beradab" merupakan ciri khas tugas SAR Nasional yang selalu berkaitan dengan keempat sila lainnya.
c. Tulisan SAR Nasional dengan warna merah sebagai ketegasan dalam melaksanakan tugas kemanusiaan yang meliputi seluruh
wilayah dengan tekad para petugasnya untuk bertindak dengan cepat, tepat dan berani setiap saat diperlukan.
d. Semboyan avignam jagat samagram yang bermakna “semoga Selamatlah Alam Semesta”, sila pertama dari Pancasila sebagai suatu keyakinan dari setiap petugas SAR bahwa segala tugas ini diridhoi Tuhan Yang Maha Esa dengan tetap berdoa "Semoga Selamatlah Alam Semesta".
B. Struktur Organisasi Kantor SAR Medan
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins,2007:284).
Dari definisi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan. Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas. berikut gambar Bagan Sruktur Organisasi di Kantor SAR Medan.
Gambar 2.3
Struktur Organisasi Kantor SAR Medan
Sumber: Kantor SAR Medan (2016)
Gambar 2.4
Bagan Struktur Organisasi Unit Umum Kantor SAR Medan
Sumber: Kantor SAR Medan (2016)
C. Deskripsi Pekerjaan Bagian Umum Kantor SAR Medan
Deskripsi pekerjaan adalah catatan yang sistematis serta teratur yang memuat tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan/jabatan tertentu yang melingkupi apa, mengapa, bagaimana, kapan dan dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan, dan seperti apa kualifikasi orang yang menduduki jabatan tersebut.
(Sedarmayanti : 2009).
1. Kepala Seksi Umum
Uraian tugas Kepala Umum adalah sebagai berikut:
a. Merencanakan program kegiatan Sub Bagian Umum berdasarkan rencana dan program kerja Kantor SAR dan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
b. Membagi tugas bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing- masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum;
KASUBAG UMUM
Pengelola Kegiatan &
Anggaran
Bendahara Verika
tor Penata
Usaha Pengadministrasi
Kepegawaian
c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
d. Mengelola administrasi umum, persuratan dan pertakahan berdasarkan ketentuan yang berlaku guna tertib administrasi;
e. Melaksanakan urusan bidang kepegawaian, keuangan, kehumasan, hukum dan pelayanan kesehatan berdasarkan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas;Mendata, melaporkan dan mengingatkan kegiatan-kegiatan Kepala Kantor SAR sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan.
f. Menganalisis dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja Kantor SAR berdasarkan rencana kegiatan yang telah dilaksanakan guna penyusunan rencana program kerja Kantor SAR mendatang;
g. Mengevaluasi kegiatan Sub Bagian Umum dengan cara membandingkan rencana dan kegiatan yang telah dilaksanakan untuk pelaporan pelaksanaan kegiatan;
h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Umum dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang;
i. Melaporkan pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Umum sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk pertanggungjawaban dan rencana yang akan datang;
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
2. Pengelola Kegiatan dan Anggaran
Uraian tugas Pengelola Kegiatan dan Anggaran adalah sebagai berikut:
a. Menelaah bahan rencana kerja Kantor SAR sesuai dengan kebutuhan sebagai dasar pimpinan dalam menyusun rencana kerja Kantor SAR;
b. Menelaah bahan rencana anggaran Kantor SAR sesuai dengan kebutuhan sebagai dasar pimpinan dalam menyusun rencana anggaran kegiatan Kantor SAR;
c. Menyusun konsep bahan evaluasi kegiatan Kantor SAR sesuai dengan kegiatan Kantor SAR sebagai pedoman pimpinan dalam melakukan evaluasi kegiatan;
d. Membuat hasil laporan evaluasi kegiatan Kantor SAR sesuai dengan kegiatan Kantor SAR sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan;
e. Menyiapkan dan menyusun LAKIP sesuai pelaksanaan program kerja untuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan di lingkungan Kantor SAR;
f. Mengelola kebutuhan peralatan kantor dan rumah tangga di lingkungan Kantor SAR sesuai dengan kebutuhan untuk disampaikan ke pegawai/unit kerja terakit di Kantor SAR;
g. Menyusun laporan daya serap anggaran bulanan, triwulan, semester, tahunan di lingkungan Kantor SAR;
h. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam pelaksanaan tugas;
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tertulis.
3. Pengadministrasi Kepegawaian
Uraian tugas Pengadministrasi Kepegawaian adalah sebagai berikut:
a. Menyusun dan menyimpan data pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku guna tertib administrasi kepegawaian;
b. Menyusun usulan kenaikan pangkat, mutasi, pensiun dan disiplin pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan kebutuhan pegawai dan ketentuan yang berlaku serta arahan pimpinan sebagai untuk diajukan ke Kantor Pusat Basarnas dan proses lebih lanjut;
c. Melakukan pengecekan kehadiran pegawai dan membuat rekapitulasi daftar hadir pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas;
d. Menyusun rencana kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk diajukan ke Kantor Pusat Basarnas dan proses lebih lanjut;
e. Mengumpulkan berkas usulan pengangkatan calon Pegawai Negeri Sipil, pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil, kenaikan pangkat, mutasi dan pensiun pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk diajukan ke Kantor Pusat Basarnas dan proses lebih lanjut;
f. Memproses usulan cuti pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan permintaan pegawai dan ketentuan yang berlaku untuk diajukan ke pimpinan dan proses lebih lanjut;
g. Mengusulkan Surat Permohonan, Karis/ Karsu/ Taspen/ Askes dan Penghargaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk diajukan ke Kantor Pusat Basarnas dan proses lebih lanjut;
h. Menyusun konsep usulan pemberian/ mutasi Tunjangan Resiko Tinggi (TRT) berdasarkan ketentuan yang berlaku dan diserahkan kepada kepala Sub Bagian Umum untuk dijadikan bahan koreksi dan persetujuan;
i. Mengusulkan surat permohonan pemberhentian pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan permintaan pegawai yang bersangkutan dan ketentuan yang berlaku untuk diajukan kepada pimpinan dan proses lebih lanjut;
j. Menyiapkan blangko-blangko dan kebutuhan lain yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kebutuhan dan kepentingan semua pegawai di lingkungan Kantor SAR;
k. Mendokumentasikan SK dan dokumen penting di lingkungan Kantor SAR berdasrkan ketentuan yang berlaku guna tertib administrasi;
l. Melakukan pengecekan kehadiran pegawai dan membuat rekapitulasi daftar hadir pegawai di lingkungan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas;
m. Menyiapkan bahan proses hukuman disiplin pegawai berdasarkan ketentuan yang berlaku dan arahan pimpinan untuk diajukan ke ataasaan dan proses lebih lanjut;
n. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam pelaksanaan tugas;
o. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tulisan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
4.Bendahara
Uraian tugas Bendahara adalah sebagai berikut:
a. Menerima data, berkas/ kwitansi bukti pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai bahan pencairan keuangan;
b. Mengecek data, berkas/kwitansi bukti pembayaran dan mengkompilasikan kembali nominal yang diajukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai dasar dalam pertanggungjawaban pencairan uang;
c. Menyiapkan data/ dokumen SPP/SPM sesuai dengan jenis kegiatan dan besarnya nominal yang akan dibayarkan sebagai bahan pencairan keuangan;
d. Menerima uang dari Bank, mengecek, membukukan dan menyimpan uang kedalam brankas sesuai dengan jumlah uang yang diterima untuk dana operasional/ dana taktis Kantor SAR;
e. Melakukanpembayaran-pembayaran sesuai ketentuan/ perundang- undangan yang berlaku sesuai dengan nominal dan jenis kegiatan untuk membantu kelancaran pelaksanaan tugas unit kerja di lingkungan Balai Diklat Badan SAR Nasional;
f. Mengelola gaji di lingkungan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk menunjang kelacaran pelaksanaan tugas;
g. Menyimpan surat/ dokumen/ bukti realisasi pengeluaran uang sesuai dengan jenis kegiatan dan ketentuan yang berlaku sebagai bahan pertanggungjawaban;
h. Melaporkan semua kegiatan sesuai dengan pelaksanaan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
5.Pengadministrasi Umum / Penata Usaha
Uraian tugas Pengadministarian Umum/Penata Usaha sebagai berikut:
a. Mengajukan rencana kebutuhan peralatan kantor dan rumah tangga lingkungan Kantor SAR sesuai dengan kebutuhan untuk dilaporkan kepada atasan;
b. Mengecek dan menyiapkan kebutuhan peralatan kantor dan rumah tangga di lingkungan Kantor SAR sesuai dengan kebutuhan untuk disampaikan ke pegawai/unit kerja terkait di Kantor SAR;
c. Mendata, mengumpulkan dan merealisasikan mengenai urusan kepegawaian bagi pegawai di lingkungan Kantor SAR sesuai dengan jenis kepegawaiannya dan atas persetujuan pimpinan untuk disampaikan ke Bagian Kepegawaian;
d. Mengelola administrasi umum, surat menyurat, kearsipan dan dokumentasi di lingkungan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk pelaksanaan tugas;
e. Mengelola kegiatan kerumahtangaan di lingkungan Kantor SAR sesuai prosedur dan arahan pimpinan untuk pelaksanaan tugas;
f. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam
pelaksanaan tugas;Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan baik lisan maupun tertulis;
g. Membuat laporan hasil Verifikasi keuangan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bentuk pertanggungjawaban dan kesesuaian penggunaan keuangan;
h. Menyiapkan laporan verifikasi keuangan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk bahan laporan pimpinan;
i. Menyimpan dokumen hasil verifikasi keuangan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku dan jenis kegiatan untuk tertib administrasi bidang keuangan;
j. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam pelaksanaan tugas;
k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik lisan maupun tulisan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
6. Verikator SAR
Uraian tugas Verikator SAR adalah sebagai berikut:
a. Menyusun dokumen laporan keuangan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk bahan verifikasi keuangan di lingkungan Kantor SAR;
b. Melakukan verifikasi keuangan Kantor SAR sesuai hasil laporan pengeluaran dan penerimaan serta arahan pimpinan untuk tertib keuangan;
c. Membuat laporan hasil Verifikasi keuangan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bentuk pertanggungjawaban dan kesesuaian penggunaan keuangan;
d. Menyiapkan laporan verifikasi keuangan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk bahan laporan pimpinan;
e. Menyimpan dokumen hasil verifikasi keuangan Kantor SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku dan jenis kegiatan untuk tertib administrasi bidang keuangan;
f. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam pelaksanaan tugas;
D. Jenis Kegiatan
Kantor SAR (Search and Rescue ) medan adalah unit pelaksana Teknis Badan SAR Nasional yang berada di wilayah medan bergerak dalam bidang pelayanan berupa search (mencari) dan Rescue(menolong) orang dan materil yang hilang atau dikhawatirkan hilang atau menghadapi bahaya dalam pelayaran dan/atau penerbangan, serta memberikan bantuan dalam bencana dan musibah lainnya sesuai dengan peraturan SAR nasional dan internasional. Secara jelas jenis kegiatan utama kantor SAR adalah menangani musibah pelayaran, dan/atau bencana, dan atau musibah lainnya dalam upaya pencarian dan pertolongan saat terjadinya musibah.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Kinerja usaha terkini yang digunakan pada Kantor SAR Medan yang bersifat rutin adalah melaksanakan kegiatan apel pagi dan apel sore setiap hari untuk memberikan pengarahan kepada pegawai tentang disiplin kerja, pemberian
motivasi kerja, serta kebersihan kantor. Kantor SAR Medan juga melaksanakan aktivitas kebugaran setiap hari selasa dan kamis serta untuk menjaga kebersihan kantor dilakukan kegiatan gotong royong setiap hari jumat,
Kantor SAR juga menyiapkan makanan penyusup gizi tambahan kepada seluruh pegawai serta tersedia pemeriksaan kesehatan setelah melakukan aktivitas kebugaran. Selain itu juga dilaksanakan pembinaan terhadap kinerja pegawai dengan mengadakan pelatihan untuk meningkatkan mutu pekerjaan agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Selain pelatihan juga dilaksanakan rapat setiap bulan untuk mengevaluasi kinerja dari setiap bagian pada Kantor SAR Medan.
F. Rencana Kegiatan
Adapun rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh Kantor SAR Medan dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan antara lain:
1. Meningkatkan kualitas pelayanan umum SAR pada setiap waktu dan tempat dengan cepat.
2. Mewujudkan kepemimpinan yang efektif dengan mewajibkan setiap kepala Bagaian ataupun pegawai tertentu untuk mengikuti diklat (pelatihan dan pendidikan)
3. Meningkatkan kelengkapan fasilitas kantor yang menunjang kinerja pegawai.
4. Meningkatkan kualitas surat-menyurat yang dibutuhkan kepala bagian dan pegawai-pegawai di Kantor SAR Medan dengan cepat dan tepat waktu.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Arsip menurut (Gie, 2000), berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan
lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti “Gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa latin, disebut “archivum” dan akhirnya menurut Sedarmayanti (2003:7) dalam bahasa indonesia dipakai istilah “arsip” sampai saat ini.
Pengertian Arsip menurut (Wursanto, 2000:1) merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work), produk pekerjaan kantor lainnya, yaitu:
formulir,surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat dan dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain.
Dari pengertian diatas, maka yang termasuk arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain-lain. Arsip merupakan sesuatu yang hidup dan tumbuh dan terus berkembang seirama dengan tata kehidupan maupun tata pemerintah.
Dengan memperhatikan pengertian arsip dari berbagai sumber maka arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, organisasi, masyarakat, pemerintah atau negara.
B. Pengertian Tata Ruang Arsip
Pengertian Tata Ruang menurut Quible dalam Sukoco (2007:189), Layout adalah penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, mampu memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai. Manfaat layout perkantoran yang efektif adalah:
a. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif b. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman
c. Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan d. Menjamin efesiensi dari arus kerja yang ada
e. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Tata ruang perkantoran menurut (Laksmi, 2008:163) adalah penyusunan perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia di kantor di kantor untuk menyiapkan suatu susunan praktis faktor-faktor yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.Tata Ruang Kantor sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapainya efisiensi kerja.
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas ( Gie, 2001:127). Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja kerja secara efisien
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian terentu, atau oleh suara bising lainnya
5. Menciptakan kenyaman bekerja bagi para pegawai 6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung 7. Mengusahakan adanya keleluasan bagi:
a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan pada waktu tertentu c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan kemudian hari.
C. Peranan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan,pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting
dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan (Barthos, 2007:2).
Peranan arsip menurut Sedarmayanti (2003:19) adalah sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
D. Fungsi Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:9), berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara lansung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya atau dipergunakan secara lansung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Intinya dapat dikatakan arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara lansung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari selanjutnya , arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelansungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif ialah arsip dalam masa transisi antara aktif dan inaktif.
c. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis, adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara lansung untuk perencanaan, penyelenggraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengggraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara lansung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
3. Arsip Vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kehidupan organisasi.
Dalam mengelola arsip secara manual, organisasi harus mengklasifikasikannya dan mengelolanya dalam 2 (dua) tipe dokumen yaitu dokumen/arsip aktif dan inaktif. Quible (2001) memberikan gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan dan pemusnahan arsip sebagai berikut:
a) 100% dokumen/arsip dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang b) 25% arsip disimpan pada berkas dokumen aktif
c) 30% arsip disimpan pada berkas dokumen inaktif d) 35% arsip dimusnahkan
Dari gambaran tersebut 25% arsip sebuah organisai selama periode waktu tertentu dapat diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi guna pengambilan keputusan. Bedasarkan hal tersebut tentu dibutuhkan
ruangan, peralatan, dan sistem pengarsipan serta kepegawaian yang dapat mengelolanya.
E. Asas-asas Pokok Ruang Kantor
Menurut Muther dalam Sedarmayanti (2009:102) tata ruang kantor memiliki 4 (empat) asas pokok yang berguna bagi organisasi sebagai pedoman dalam penataan ruang kantor, antara lain sebagai berikut:
1. Asas jarak terpendek
Perubahan tata ruang kantor pada azas ini maksudnya adalah menata meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai kemeja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu besar.
2. Asas rangkain kerja
Asas penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainnya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
3. Asas Penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruangan yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
4. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila dikantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
F. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran
Menurut ( Gie, 2000) salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama.yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang antara lain:
1. Penerangan/Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan antara lain: Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah,Kualitas pekerjaan lebih baik, Kesalahan-kesalahan berkurang, Semangat kerja pegawai lebih baik,Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya adalah : kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan, mempunyai akibat tidak lansung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai, mencegah kesilauan akibat cahaya berlebihan, mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas. Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk meransang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk meransang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang dan gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya: Kepercayaan terhadap kantor, Efisiensi atau produktifitas, Moral.
3. Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan- keuntungan, diantaranya adalah: kenyamanan bekerja terjamin, produktivitas kerja yang lebih tinggi, kualitas pekerjaan yang lebih baik, semangat kerja yang lebih tinggi, kesehatan pegawai terpelihara deagan baik, kesan yang lebih baik bagi tamu.
4. Perencanaan Suara
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut: langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara, mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis, pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat, lantai- lantai ruang sebaikanya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
G. Ciri-ciri Kearsipan yang Baik
Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik.
Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (2003:30) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan, maupun dalam pengambilan arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti
Setiap kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegwai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan ruang lingkup kegiatan organisasi.
3. Murah/ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggrakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran biaya maupun dalam pemakian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang arsip, almari, dan sebagainya. Pada dasarnya sistem kearsipan yang silaksanakan jangan terlallu banyak memakan tempat.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabila diperlukan lagi.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencannaan tujuan organisasi.
7. Cocok bagi organisasi
Sistem keasripan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi baik belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang- orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenag bertugas dalam bidang kerasipan. Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh bintang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
9. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam peralatan/perlengkapan misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip dan sebagainya.
H. Peralatan untuk Menyimpan Arsip
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip agar arsip-arsip-arsip tersebut dapat tersusun rapi, tidak tercecer dan apabila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam bidang ketatausahaan, oleh karena itu alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan sama yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umunya. Ada 14 (empat belas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swaswta maupun pemerintah (Wursanto, 2000 : 32), yaitu :
1. Folder (sampul arsip)
yang digunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis atau arsip yang disusun di dalam filling cabinet.
2. Map
Map adalah kertas/karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Sesuai fungsi dan cara mempergunakanya, map dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu:
a. Map biasa
Disebut juga stopmap atau lebih lengkap disebut stopmap folio karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang paling luas berukuran folio (21 x 34 cm).
b. Stopmap tali
Adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkanya.
Stopmap tali disebut portapel yang terbuat dari kaerton dan diberi tali dari kain atau pita.
c. Map jepitan
Adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas.
d. Map tebal
Adalah map yang memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertiakl atau berdiri.
3. Filling cabinet
Adalah perabot kantor yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang telah dihimpun dalam folder dan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (hung map).
4. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu yang merupakan rakitan beberapa keping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Rotary filling
Adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
6. Cardex
Adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, arsip dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
7. Guide atau sekat
Adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat dalam penyimpanan arsip. Guide dapat disusun pada laci filling cabinet menurut abjad, angka, atau perihal sesuai filling yang dipergunakan.
8. File yang dapat dilihat
Adalah alat yang dapat dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat, yang berisi keterangan nama, dan alamat yang ditempelkkan pada papan /buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
9. Berkas kotak (Box file)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.berkas kotak yang berisi warkat ditempat pada rak arsip.
10. Meja
Merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau mengetik. Ada meja yang dilengkapi dengan laci sehingga dapat menyimpan warkat dalam jumah yang cukup banyak.
11. Kursi
Merupakan salah satu perabot kantor , merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis atau mengetik.
12. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang kerjanya otomatis baik secara mekanis, elektis maupun elektronis, misalnya mesin ketik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas, computer, dan lain-lain.
13. Almari arsip
Dinamakan almari arsip karena dapat dipergunakan untuk menyimpan berkas atau arsip. Almari arsip ada yang terdiri dari satu pintu, ada dua yang dua pintu . berkas didalam arsip sebaiknya disusun secara vertikal sehingga susunan arsip sama dengan susunan arsip yang disusun dalam rak arsip.
14. Alat-alat tulis
Adalah alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Contohnya: kertas, pulpen, cap, bantalan stempel, karton, penghapus, lem, dan lain-lain.
I. Teknologi dalam Bidang Kearsipan
Dengan adanya kemajuan teknologi , dunia kearsipan yang selama ini seakan-akan hanya berkutat pada kertas-kertas, tidak juga ketinggalan dengan memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengakses lebih jauh dan luas. Arsip- arsip kuno dan memiliki informasi yang memiliki nilai guna sejarah dan dapat
diakses dan disajikan melalui media elektronik seperti komputer. Dengan mempergunakan komputer, pengaksesan dapat lebih luas dan dapat dimanfaatkan secara online dari jarak jauh dengan layanan otomatis.
Kegunaan mempergunakan media elektronik antara lain adalah arsip mudah didapatkan, penyelesaian pekerjaan lebih cepat, akses layanan lebih mudah dan cepat, pemeliharaan data lebih murah dan mudah. Dengan adanya pengelolaan arsip, teknologi ini membuat kearsipan tidak jauh tertinggal ( Abubakar, 2000:
91).
J. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau serangakian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan warkat. Keenam tahap ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip (Sedarmayanti, 2003:20).
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dari kegiatan penciptaan, seperti penulisan surat, mengscan ,laporan, formulir, rekaman, dan lain-lain.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian Arsip merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan arsip.
Pendistribusian arsip merupakan rangkaian kegiatan penyampaian atau
penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalaian, penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif.
3. Pengunaan atau Pengelolaan Arsip
Penggunaan warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirim kepada orang atau organisasi yang menjadi sasaranya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian dapat digunakan untuk keperluan tertentu pelaksanaan operasional atau pelaksanaan potensi tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi-fungsi kepala bagian, sebagai alat pembuktianatau dokumentasi, sebagai bahan pertimbanhgan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan tertentu.
4. Pemeliharaan dan Pengamanaan Arsip
Pemeliharaan dan pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran kepala bagian, operasioanl, dann penyelenggaraan kegiatan organisasi baik lembaga pemerintah maupun swasta.
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman.
Melindungi arsip berarti menjaga agar arsip selamat, meluputkan arsip dari bahaya, bencana, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung
jawab.Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 2000 : 48-50) sebagai berikut :
1. Pengatur Ruangan
Ruangan penyimpanan harus terjaga kering tidak terlalu lembab), terang (tidak terkena sinar matahari lansung). Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat tetap terjaga dan terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas.
2. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditemapat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban . penataanarsip harus renggang agar udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembaban yang tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur, dan sejenis yang akan merusak arsip yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakuakan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti kapur barus untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan yang lain.
4. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian dan sebagainya. Untuk itu perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
