DAN PENGEMBANGAN (BALITBANG) KOTA MEDAN
OLEH:
INTAN MELIANA SIMATUPANG 172103036
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2020
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan dibawah ini dengan ini menyatakan bahwa Tugas Akhir yang berjudul “Penanganan Surat Sistem Buku Agenda pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan”
adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan.
Bagian atau data yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah.
Apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Medan, 05 Oktober 2020 Penulis
Intan Meliana Simatupang NIM. 172103036
kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
“Penanganan Surat Sistem Buku Agenda pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan”. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam Penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Yulinda, M.Si, selaku Dosen Pembimbing penulis yang selalu memberikan arahan, koreksi, dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Pengembangan yang banyak membantu penulis dalam mengumpulkan data 7. Teristimewa kepada Ibu saya tercinta, juga kepada saudara kandung saya
Talenta Simatupang, Emiya Sryninta br Simatupang, dan Grecia Br Simatupang yang telah mendukung penulis serta selalu memberikan perhatian, motivasi, biaya dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
8. Teman-teman kuliah se-angkatan D-III Kesekretariatan 2017 yang telah bersama-sama merasakan nikmatnya dari awal hingga akhir perkuliahan.
9. Teman-teman seperjuangan penulis yaitu Lily, Ice, Tika, dan Gisella yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang. Serta yang memberikan perhatian, pengorbanan, serta dorongan semangat sehingga penulis dapat meyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, saya hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Tuhan YME dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan, 05 Oktober 2020 Penulis
Intan Meliana Simatupang NIM : 172103036
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
1.5 Jadwal Kegiatan ... 6
1.6 Sistematika Penulisan... 7
BAB II PROFIL INSTANSI ... 9
2.1 Sejarah Singkat Pemerintah Kota Medan... 9
2.2 Visi dan Misi ... 10
2.3 Logo dan Makna... 11
2.4 Struktur Organisasi ... 12
2.5 Job Description ... 13
2.6 Kinerja Usaha Terkini ... 20
2.7 Rencana Kegiatan ... 21
BAB III PEMBAHASAN ... 23
3.1 Surat ... 23
3.1.1 Pengertian Surat ... 23
3.1.2 Fungsi Surat ... 24
3.1.3 Penggolongan dan Klasifikasi Surat ... 26
3.1.4 Pengertian Surat Masuk ... 29
3.1.5 Pengertian Surat Keluar ... 29
3.1.6 Pengertian Buku Agenda... 29
3.1.7 Pengertian Arsip ... 31
3.2 Surat Masuk Sistem Buku Agenda... 34
3.2.1 Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda pada BALITBANG Kota Medan ... 37
3.2.2 Penanganan Surat Masuk Umum Sistem Agenda pada BALITBANG Kota Medan ... 41
3.3 Surat Keluar Sistem Buku Agenda... 42
3.3.1 Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda pada BALITBANG Kota Medan ... 45
3.3.2 Penanganan Surat Keluar Penelitian dan Magang/PKL pada BALITBANG Kota Medan ... 46
3.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip ... 57
3.5 Penyimpanan Arsip ... 58
3.6 Penyimpanan Arsip pada BALITBANG Kota Medan ... 59
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 61
4.1 Kesimpulan... 61
4.2 Saran ... 61
DAFTAR PUSTAKA ... 63
LAMPIRAN ... 64
2.2 Struktur Organisasi BALITBANG Kota Medan ... 13
2. Foto Surat Keluar ... 68 3. Penyimpanan Arsip ... 71 4. Surat Balasan Permohonan Izin Riset ... 72
Kelancaran serta kerjasama sangat berhubungan untuk mencapai visi serta misi dari sebuah perusahaan. Aktivitas pelayanan dalam organisasi ataupun sebuah instansi negeri baikpun swasta dalam bentuk struktur maupun mekanisme kerjanya akan sangat berperan dalam rangka pencapaian mutu dan kelancaran kegiatan pelayanan. Dalam upaya memberikan pelayanan, setiap kantor dituntut untuk dapat bertindak cepat, aman, serta teliti. Kantor harus dapat mengelola secara cermat, tepat dan menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan administrasi organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan administrasi, kantor diarahkan kepada pencapaian efisiensi dan efektivitas kerja.
Salah satu pendukung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi atau lembaga secara efektif dan efisien adalah kelancaran dan ketertiban dalam bidang administrasi. Untuk mendukung ketertiban dan kelancaran dalam bidang administrasi harus tersedia lingkungan kerja yang tepat yaitu lingkungan kerja yang memungkinkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan nyaman. Alokasi terhadap waktu, biaya dan tenaga dalam mekanisme kerja kantor harus diperhitungkan. Banyak organisasi atau lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan surat dalam lingkungannya.
Surat-surat yang masuk sering kali menumpuk dalam ruangan tanpa adanya pengelolaan yang baik. Surat yang menumpuk dan tidak tertata akan mengganggu kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu surat yang tidak dikelola dengan baik
akan tercecer, rusak atau bahkan hilang. Masih banyak orang yang beranggapan pengelolaan surat merupakan tugas dan tanggung jawab dari unit tata usaha saja.
Sehingga orang tidak peduli terhadap pengelolaan surat. Pengurusan kegiatan surat-menyurat dalam perusahaan dikelola oleh bagian tata usaha. Kegiatan pada tata usaha merupakan kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan karena tata usaha merupakan bagian dalam kegiatan pelayanan pekerjaan-pekerjaan dalam perusahaan yang bersifat operatif, selain itu tata usaha juga sebagai pusat informasi bagi karyawan maupun pucuk pimpinan untuk dapat membuat keputusan-keputusan sebagai langkah untuk melakukan tindakan-tindakan yang tepat sehingga dapat membantu kelancaran perkembangan perusahaan secara keseluruhan semua itu dikarenakan kegiatan tata usaha berkaitan dengan dokumen-dokumen sebagai sumber ingatan.
Walaupun kegiatan surat-menyurat itu dipandang sebagai suatu kegiatan yang mudah, surat-menyurat merupakan salah satu dari kegiatan yang bisa menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut korespondensi. Peranan surat menyurat sangat penting dalam suatu organisasi, baik organisasi kecil, sedang, ataupun besar. Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam
menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri.Instansi swasta maupun pemerintah, serta organisasi adalah pihak-pihak yang paling banyak memanfaatkan surat dalam kegiatannya. Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan adalah yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 15 Tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kota Medan dan Peraturan Walikota Nomor 1 Tahun 2017 tentang kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi dan tata kerja Perangkat Daerah yang merupakan turunan dari Undang- Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah serta Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah. Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang penelitian dan pengembangan yang dijabarkan ke dalam misi :
1. Menjadikan hasil penelitian dan pengembangan dari institusi BALITBANG sebagai dasar perumusan dan perancangan kebijakan pembangunan kota yang akurat, valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Meningkatkan sumber daya aparatur dan sumber daya peneliti yang profesional di bidang penelitian dan pengembangan.
3. Mewujudkan BALITBANG sebagai pusat informasi dan sebagai institusi pembina dalam konteks pembinaan penelitian dan pengembangan di Pemko Medan.
4. Menyebarluaskan hasil penelitian dan pengembangan kepada pemangku kepentingan melalui koordinasi yang harmonis dengan semua lembaga BALITBANG terkait dan meningkatkan kuantitas serta kualitas hasil penelitian dan pengembangan.
Oleh karena itu, berdasarkan pengamatan penulis penanganan surat masuk, surat keluar sistem buku agenda serta penyimpanann arsip pada BALITBANG Kota Medan penanganannya belum cukup memadai yang mampu menunjang proses kerja pegawai sehingga berpengaruh terhadap kinerja pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas maka penulis bermaksud mengadakan penelitian untuk mengetahui penanganan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda sehingga dapat berubah menjadi surat elektronik (Email) sehingga dapat menjadi sarana untuk menyebarluaskan hasil penelitian dan pengembangan yang lebih baik lagi yang dilakukan oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan dan Mahasiswa Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta yang lokasi penelitiannya di Pemerintah Kota Medan.
Untuk itu penulis memilih judul “Penanganan Surat Sistem Buku Agenda Pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembnagan (BALITBANG) Kota Medan”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka rumusan masalah dari tulisan ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan?
2. Bagaimana Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan?
3. Bagaimana Penyimpanan Arsip pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusaan masalah yang diajukan maka tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan
2. Untuk mengetahui Penanganan Surat Keluar pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan
3. Untuk mengetahui Penyimpanan Arsip pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan
1.4 Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan tersebut diatas diharapkan penelitian ini dapat digunakan untuk :
1. Bagi Penulis
a. Dapat meningkatkan pengetahuan tentang penanganan surat masuk mulai dari penerimaan sampai disimpan
b. Dapat meningkatkan pengetahuan tentang penanganan surat keluar mulai pembuatan konsep sampai tahap pengiriman surat
c. Dapat mengetahui penyimpanan arsip pada BALITBANG Kota Medan 2. Bagi Pembaca
Penulis berharap tugas akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi pembaca
3. Bagi Perusahaan
Dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan dengan perusahaan lain dan dapat memberikan sumbangan pemikiran serta bahan pertimbangan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan
1.5 Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan tugas akhir ini, dibuat jadwal kegiatan gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi dengan teratur. Agar penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada Kantor Walikota Medan Bagian Badan Penelitian Pengembangan (BALITBANG) Jalan Kapten Maulana Lubis No.2, Petisah Tengah, Kota Medan. Penelitian berlangsung mulai tanggal 01 Juli 2020 sampai
01 Agustus 2020. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan Juli Agustus Oktober
III IV I II III IV I II III 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
Sumber: Penulis (2020)
1.6 Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah,maka penulis membagi pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) bab.
Adapun sistematika penulisan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian yang dilakukan dan Sistematika Penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN ATAU INSTANSI
Dalam Bab ini terdiri dari Sejarah Ringkas Pemerintah Kota Medan, Visi dan Misi, Struktur Organisasi dan Job Description, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini berisi uraian teoritis yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir yang telah diteliti Pembahasan yang akan diuraikan adalah mengenai Penanganan
Surat Sistem Buku Agenda Pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembnagan (BALITBANG) Kota Medan
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian ini dan menguraikan saran penulis dimana diharapkan dapat memberi masukan yang bermanfaat bagi Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan.
Kampung kecil dalam masa kurang lebih 80 tahun dengan pesat berkembang menjadi kota, yang desa ini kita kenal sebagai Kota Medan berada di suatu tanah datar atau “medan”, ditempat Sungai Babura bertemu dengan Sungai Deli, yang waktu itu di kenal sebagai “Medan Putri”. Menurut Tengku Lukman Sinar, SH dalam bukunya “Riwayat Hamparan Perak” yang terbit tahun 1971, yang mendirikan kampong Medan adalah Raja Guru Patimpus, nenek moyang Datuk Hamparan Perak dan datuk Sukapiring, yaitu dua dari empat kepala suku Kesultanan Deli. Pada tahun 1823, Medan merupakan satu kampung kecil yang berpenduduk sekitar 200 orang. Seluruh jenis tanah di wilayah Deli terdiri dari tanah liat, tanah pasir, tanah campuran, tanah hitam, tanah coklat, dan tanah merah. Hal ini merupakan penelitian daru Van Hissik tahun 1900 yang dilanjutkan oleh penelitian Vriens tahun 1910 bahwa disamping jenis tanah seperti tadi ada juga ditemui jenis tanah liat yang spesifik. Tanah liat inilah pada waktu penjajahan Belanda dinamakan Bakaran Batu.
Menurut Volker pada tahun 1860, Medan masih merupakan hutan rimba dan di sana sini terutama dimuara-muara sungai diselingi permukiman-permukiman penduduk yang berasal dari karo dan Semenanjung Malay. Pada tahun 1863 orangorang belanda mulai membuka kebun Tembakau Deli yang sempat menjadi 9 primadona Tanah Deli. Sejak itu perekonomian terus berkembang sehingga Medan menjadi Kota Pusat pemerintahan dan perekonomian di Sumatera Utara.
Pada awal perkembangannya merupakan sebuah kampung kecil bernama “Medan Putri”. Perkembangan kampung ini tidak terlepas dari posisinya yang strategis karena terletak di pertemuan sungai Deli dan sungai Babura. Kedua sungai tersebut pada zaman dahulu merupakan jalur lalu lintas perdagangan yang cukup ramai, sehingga dengan semangkin lama semangkin banyak orang berdatangan ke kampung Medan. Mata pencarian orang di Kampung Medan yang mereka namai dengan si Sepuluh Dua Kuta adalah bertani menanam lada..
2.2 Visi dan Misi Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan
Visi Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan
Terwujudnya Penelitian dan Pengembangan yang Profesional menjadi dasar Kebijakan bagi Pembangunan Daerah.
Misi Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan :
1. Menjadikan hasil penelitian dan pengembangan dari institusi BALITBANG sebagai dasar perumusan dan perancangan kebijakan pembangunan kota yang akurat, valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Meningkatkan sumber daya aparatur dan sumber daya peneliti yang profesional di bidang Penelitian dan Pengembangan.
3. Mewujudkan BALITBANG sebagai pusat informasi dan sebagai institusi pembina dalam konteks pembinaan penelitian dan pengembangan di Pemko Medan.
4. Menyebarluaskan hasil penelitiaan dan pengembangan kepada pemangku kepentingan melalui koordinasi yang harmonis dengan semua lembaga BALITBANG terkait dan meningkatkan kuantitas serta kualitas hasil Penelitian dan Pengembangan.
2.3 Logo dan Makna
Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan menggunakan logo Pemerintahan Kota Medan sebagai logo perusahaan, dikarenakan seluruh Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan berada dibawah naungan Pemerintahan Kota Medan. Adapun logo dari Pemerintahan Kota Medan adalah sebagai berikut:
Sumber : Pemko Medan (2020)
Gambar 2.1
Logo Pemerintah Kota Medan
Adapun makna yang terkandung dalam logo Pemerintah Kota Medan yaitu:
1. 17 biji padi berarti tanggal 17 dari Hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
2. 8 bunga kapas berarti bulan ke-8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
3. 4 tiang dan 5 bahagian dari perisai berarti, adalah lambang perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia.
4. Satu bambu runcing yang terletak di belakang perisai adalah lambang perjuangan Kemerdekaan RepublikIndonesia. Lima bahan-bahan pokok yang terpenting dihadapan bambu runcing, berarti kemakmuran serta Keadilan Sosial yang merata ada dihadapan kita.
5. Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk Kota Medan khususnya dan Indonesia umumnya akan bersinar-sinar, bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.
6. Lima sinar bintang, lima bahan-bahan pokok terpenting yang dieskpor dari Medan dan lima bahagian perisai berarti Pancasila, yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia.
2.4 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu bagian yang menggambarkan sistematis mengenai pembagian tugas-tugas, fungsi dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing pegawai dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Setiap organisasi baik Instansi Pemerintah ataupun Swasta selalu mempunyai tujuan dan berusaha agar tujuan tersebut dapat tercapai.
Tujuan Organisasi tersebut juga untuk membina keharmonisan kerja agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan teratur dan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan secara maksimal.
Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan merupakan salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah Kementrian
Dalam Negeri Republik Indonesia yang mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah di bidang penelitian dan pengembangan. Struktur Organisasi Badan Penelitiandan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan Menerapkan Stuktur Lini dan Staff. Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan Dipimpin oleh Seorang Kepala Badan yang secara Operasional Bertanggung jawab kepada Walikota Medan.
Struktur Organisasi Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan adalah sebagai berikut:
Kepala Balitbang
Fungsional
Sekretaris
Kasubbag Keuangan Sekretaris Kasubbag Umum
dan Kepegawaian
Kabid Ekonomi dan Keuangan Daerah
Kasubbid Ekonomi
Kasubbid Keuangan Daerah
Kabid Sosial dan Budaya
Kasubbid Sosial
Kasubbid Budaya Kabid Pemerintahan
dan Pembangunan
Kasubbid Pemerintahan
Kasubbid Pembangunan
Kabid Hukum dan Politik
Kasubbid Hukum
Kasubbid Politik
Sumber: Pemerintah Kota Medan (2020)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan 2.5 Job Description
Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang mempunyai Kewenangan dan Tanggung jawab untuk mengatur kinerja kantor yang dipimpinnya berdasarkan
ketentuan yang berlaku sehingga dapat mencapai target yang telah ditetapkan.
Adapun pembagian tugas dan wewenang masing-masing seksi dalam struktur organisasi pada Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan adalah sebagai berikut :
A. Kepala.
B. Sekretaris, terdiri dari : 1. Sub Bagian Umum
2. Sub Bagian Keuangan dan Penyusunan Program Sekretariat menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
a. Perencanaan program dan kegiatan kesekretariatan dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis, dan rencana kerja badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
b. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur, standar pelayanan,standar kompetensi jabatan, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, laporan kinerja, dan standar lainnya lingkup kesekretariatan untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal
c. Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan pegawai ASN (reward and punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas lingkup kesekretariatan berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
d. Pengoordinasian penyusunan rumusan kebijakan, bahan rencana program dan kegiatan, standar operasional prosedur, standar pelayanan,
standar kompetensi jabatan, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, laporan kinerja, dan standar lainnya untuk terselenggaranya tugas dan kegiatan lingkup Badan
e. Fasilitasi, supervisi, dan pengintegrasian pelaksanaan tugas bidang yang meliputi perumusan kebijakan, bahan rencana program dan kegiatan, standar operasional prosedur, standar pelayanan, standar kompetensi jabatan, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, laporan kinerja, dan standar lainnya lingkup badan sesuai dengan usulan bidang berdasarkan atas peraturan perundang-undangan f. Pelaksanaan pelayanan administrasi kesekretariatan meliputi, keuangan,
perlengkapan, penyusunan program dan kegiatan, kepegawaian, analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, kepegawaian, analisa peraturan, tata naskah dinas, penataan kearsipan, kerumahtanggaan, kehumasan, dan umum lainnya lingkup badan agar terciptanya pelayanan administrasi yang cepat, tepat dan lancar
g. Pelaksanaan survey kepuasan masyarakat atas pelayanan publik;
h. Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup kesekretariatan meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur-unsur lainnya;
i. Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
j. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada Kepala Badan; dan
k. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan terkait dengan tugas dan fungsinya.
C. Kepala Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi, terdiri dari:
1.Sub Bidang Penyelenggaraan Pemerintahan;
2.Sub Bidang Data dan Pengkajian Peraturan; dan 3.Sub Bidang Inovasi dan Teknologi.
Adapun fungsi Kepala Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Invoasi dan Teknologi adalah :
a. Perencanaan program dan kegiatan Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis dan rencana kerja badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
b. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur dan standar lainnya lingkup Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal;
c. Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian, penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan Pegawai ASN (reward and punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas lingkup Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
d. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan di Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi.
e. Pelaksanaan pengkajian kebijakan dan fasilitasi di Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi.
f. Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penelitian dan pengembangan pemerintah daerah di Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi;
g. Pelaksanaan data penelitian, pengembangan, dan peraturan serta pelaksanaan pengkajian peraturan lingkup penelitian dan pengembangan;
h. Fasilitasi pemberian rekomendasi penelitian bagi warga negara asing untuk diterbitkan izin penelitian;
i. Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup Bidang Pemerintahan, Pengkajian Peraturan, dan Inovasi dan Teknologi meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur-unsur lainnya yang dikoordinasikan oleh Sekretaris berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
j. Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
k. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggung jawaban kepada Kepala Badan dan
l. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan terkait dengan tugas dan fungsinya.
D. Kepala Bidang Sosial dan Kependudukan, terdiri dari:
1.Sub Bidang Sosial dan Budaya;
2. Sub Bidang Kependudukan;
3. Sub Bidang Pemberdayaan Masyarakat.
Adapun fungsi Kepala Bidang Sosial dan Kependudukan adalah :
a. Perencanaan program dan kegiatan Bidang Sosial dan Kependudukan dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis, dan rencana kerja Badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
b. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur, dan standar lainnya lingkup Bidang Sosial dan Kependudukan untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal;
c. Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian, penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan Pegawai ASN (reward and punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas lingkup Bidang Sosial dan Kependudukan berdasarkan atas peraturan perundang-undangan d. Pelaksanaan kebijakan teknis penelitian dan pengembangan di Bidang
Sosial dan Kependudukan;
e. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang sosial, kependudukan dan pemberdayaan masyarakat;
f. Pelaksanaan perumusan kebijakan di Bidang Sosial dan Kependudukan;
g. Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penelitian dan pengembangan pemerintah daerah di Bidang Sosial dan Kependudukan;
h. Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup Bidang Sosial dan Kependudukan meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur
pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur- unsur lainnya yang dikoordinasikan oleh Sekretaris berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
i. Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
j. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada Kepala Badan; dan
k. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan terkait dengan tugas dan fungsinya.
E. Kepala Bidang Ekonomi dan Pembangunan, terdiri dari : 1. Sub Bidang Ekonomi;
2. Sub Bidang Sumber Daya Alam dan Lingkungan Hidup;
3. Sub Bidang Pengembangan Wilayah, Fisik dan Prasarana.
Adapun fungsi Kepala Bidang Ekonomi dan Pembangunan adalah :
a. Perencanaan program dan kegiatan Bidang Ekonomi dan Pembangunan dengan mempedomani rencana umum kota, rencana strategis, dan rencana kerja Badan untuk terlaksananya sinergitas perencanaan;
b. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur, dan standar lainnya lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan untuk terselenggaranya sinergitas perencanaan;
c. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional prosedur dan standar lainnya lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan untuk terselenggaranya aktivitas dan tugas secara optimal;
d. Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian, penghargaan, dan penegakan/pemrosesan kedisiplinan Pegawai ASN (reward and punishment) lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
e. Pelaksanaan kebijakan teknis penelitian dan pengembangan di bidang ekonomi dan pembangunan;
f. Pelaksanaan perumusan kebijakan di bidang ekonomi dan pembangunan;
g. Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan penelitian dan pengembangan pemerintah daerah di bidang ekonomi dan pembangunan;
h. Pengendalian, evaluasi, dan penilaian lingkup Bidang Ekonomi dan Pembangunan meliputi unsur pelaksanaan perencanaan, unsur pelaksanaan perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas, dan unsur-unsur lainnya yang dikoordinasikan oleh Sekretaris berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
i. Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-undangan;
j. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada Kepala Badan; dan
k. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan Tugas dan Fungsinya.
2.6 Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan atau instansi mempunyai visi dan misi yangharus dijalankan sesuai dengan tujuan dengan tujuan perusahaan atau instansi tersebut,
butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) yang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh BALITBANG dapat terwujud. Tidak Mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang Maksimal diperlukan Kinerja yang Maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan atau instansi ini adalah menyelenggarakan program program terbaru yang berbeda dari biasanya, melakukan berbagai macam penelitian dibidang-bidang yang jarang diketahui oleh masyarakat, melakukan pengabdian masyarakat berupa seminar seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak, melakukan kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya.
BALITBANG juga terus melakukan pembinaan terhadap para pegawainya agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
2.7 Rencana Kegiatan
Adapun rencana kegiatan Badan Penelitian Pengembangan Kota Medan adalah sebagai berikut:
1. Penyusunan Jurnal BALITBANG Kota Medan.
2. Penyelenggaraan Focus Group Discussion (FGD) 3. Workshop Pembuatan Karya Tulis Ilmiah.
4. Penyelenggaraan Lomba Karya Tulis Ilmiah.
5. Forum Komunitas Peneliti Muda.
6. Sistem Inovasi Daerah (SIDa).
7. Dewan Riset Daerah Kota Medan.
8. Koordinasi Kelitbangan Kota Medan.
9. Jaringan Penelitian dan Pengembangan Bidang Pendidikan Kota Medan.
10. Jaringan Penelitian dan Pengembangan Bidang Kesehatan Kota Medan 11. Jaringan Penelitian dan Pengembangan Bidang Infrastruktur Kota Medan.
12. Kajian-Kajian.
3.1.1 Pengertian Surat
Surat menurut Suryani (2014:2) adalah secarik atau lebih yang berisi percakapan (bahan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama peribadi maupun organisasi/lembaga/instansi. Adapun percakapan dalam surat harus harus dengan bahasa tata bahasa tulis. Isi atau maksud surat dapat berupa surat pemberitahuan, permohonan, pernyataan dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud surat-menyurat atau sering disebut korespondensi adalah kegiatan saling menulis surat. Jadi, apabila seseorang menulis surat kepada orang lain dan yang menerima surat kemudian membalas atas surat yang diterimanya, maka kegiatan tersebut dinamakan surat-menyurat atau korespondensi (saling menulis surat).
Menurut Muchtar dan Qamariah (2017:52) surat adalah sarana komunikasi yang dipergunakan menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis. Menurut Purwanto (2014:97) surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis olehsuatu pihak kepada pihak lain, yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis. Komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media surat sampai saat ini masih relevan dan lebih efektif dan ekonomis meskipun media yanh dapat digunakan, misalnya HP, internet, email, dan sebagainya. Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan
(BALITBANG) Kota Medan adalah suatu instansi pemerintah yang mana selalu korespondensi dilakukan baik itu intern ataupun ekstern. Yang artinya dimana suatu instansi pemerintah seperti Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan menggunakan media komunikasi dengan saling menulis surat (surat-menyurat). Devisi lainnya seperti Bagian Sekda (Sekretariat Daerah), Bagian ASMUM (Asisten Umum, Bagian Ekonomi Pembangunan) akan mengirimkan surat pada bagian tertentu jika akan melaksanakan pertemuan (rapat).
3.1.2 Fungsi Surat
Surat-surat yang digunakan sebagai alat komunikasi pada suatu organisasi/instansi juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tulis
Surat Sebagai alat bukti tertulis akan dipergunakan apabila terjadi adanya perselisihan antara orang atau pejabat yang menulis dan menerima surat tersebut karena melakukan kegiatan dengan menggunakan media surat. Dengan adanya bukti surat maka dapat letak masalahnya yang terjadi, sehingga kesalahpahaman dapat di hindari dengan adanya bukti tertulis
2. Bukti histori
Surat yang pernah dikirim maupun diterima pada suatu organisasi/lembaga/instansi dapat dijadikan sebagai bahan kajian tentang aktivitas atau tindakan-tindakan yang pernah dilakukan selama beberapa tahun terakhir.
Dengan demikian melalui kajian tentang aktivitasnya selama beberapa tahun
terakhir dapat dijadikan sebagai bukti historis suatu organisasi/lembaga/instansi yang bersangkutan.
3. Alat pengingat
Daya ingat seseorang ada batasnya artinya tidak semua yang pernah di baca atau dilihat selalu di ingat. Dengan adanya surat maka dapat digunakan sebagai alat pengingat, yaitu dengan melihat kembali surat yang pernah di terima/dibaca apakah surat yang pernah diterima atau surat yang pernah dikirim (sebagai pertinggal). Dengan demikian isi surat tinggal di baca kembali apabila ingin mengetahui apa yang pernah dibaca/dilihat.
4. Duta Organisasi
Surat yang ditulis oleh suatu organisasi/lembaga atau instansi mencerminkan keadaan organisasi/lembaga atau instansi yang bersangkutan. Jadi, perlu diperhatikan dalam penulisan surat yang ditujukan kepada siapa saja. Karena secara tidak langsung yang membaca surat tersebut akan menilai organisasi/lembaga instansi atau pengirim surat. Jadi, apabila isi surat, bahasa yang digunakan, bentuk surat, tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku penerima atau pembaca surat dapat menilai penulis surat atau pengirim surat kurang baik.
Dengan demikian surat sebagai duta harus mencerminkan keadan dari organisasi yang bersangkutan
5. Pedoman
Surat sebagai alat komunikasi dapat dikatakan efektif apabila yang di komunikasikan itu sampai pada tujuan sesuai dengan sumbernya. Dapat dikatakan bahwa semua orang dapat menulis surat, tetapi untuk menulis surat yang baik
tidak semua orang dapat. Untuk menulis surat yang baik maka perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Isi surat harus singkat, jelas dan sopan. Artinya surat harus di tulis sesingkat mungkin, sehingga surat tidak perlu berhalaman-halaman, kecuali surat dalam bentuk khusus atau surat tertentu yang memang memerlukan jumlah halaman lebih dari satu halaman. Isi surat harus jelas, meskipun singkat tidak mengurangi kejelasan isinya. Penulisan surat pada umumnya terdiri dari 3 alinea yaitu alinea pertama merupakan alinea pembuka, alinea kedua yaitu merupakan alinea isi, dan alinea ketiga yaitu merupakan alinea penutup
b. Bahasa surat adalah bahasa tulis (ragam bahasa tulis) artinya bahasa dalam penulisan surat harus mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku (setidaknya tata bahasa yang baku)
c. Pandai penulis surat berarti dapat menulis sesuai dengan kaidah ragam bahasa yang digunakan dan penulis surat yang baik dituntut memahami masalah atau isi yang dibicarakan serta latar belakangnya.
3.1.3 Penggolongan atau Klasifikasi Surat
Penggolongan atau klasifikasi terhadap surat-surat yang dibedakan dimasyarakat dapat dibedakan seperti dibawah ini :
1. Menurut wujudnya
Menurut wujudnya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain:
a. Kartu Pos b. Warkat Pos c. Surat Bersampul
d. Memorandum dan Nota e. Telegram
2. Menurut isinya
Menurut isinya dapat digolongkan menjadi : a. Surat Dinas
b. Surat Niaga c. Surat Pribadi
3. Menurut jumlah penerima
Dilihat dari jumlah penerima surat, maka surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain :
a. Surat Biasa b. Surat Edaran c. Surat Pengumuman 4. Menurut keamanan isinya
Dilihat dari keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain :
a. Surat Sangat Rahasia b. Surat Rahasia
c. Surat Biasa
5. Menurut urgensi penyelesaian
Berdasarkan urgensi pengiriman surat dapat dikelompokkan menjadi : a. Surat Sangat Segera(Kilat)
b. Surat Segera
c. Surat Biasa
6. Menurut prosedur pengurusan
Menurut prosedur pengurusannya surat digolongkan menjadi : a. Surat Masuk
b. Surat Keluar
7. Menurut jangkauannya
Menurut jangkauannya surat digolongkan menjadi : a. Surat Intern.
b. Surat Ekstern
Bagian-Bagian Surat sebagai berikut : 1. Kepala Surat
2. Tempat dan Tanggal Surat 3. Nomor Surat
4. Lampiran yang disertakan 5. Hal/perihal
6. Alamat Penerima 7. Salam Pembuka 8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama & Tanda Tangan Pengirim 11. Tembusan
3.1.4 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi /perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Fungsi surat masuk :
1. Sebagai alat komunikasi 2. Sebagai wakil dari penulis 3. Sebagai alat bukti historis
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja 5. Sebagai alat pengingat
3.1.5 Pengertian Surat Keluar
Pengertian surat keluar adalah semua surat yang dibuat/dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun perusahaan/organisasi.
1. Sebagai alat tata usaha 2. Sebagai wakil penulis
3. Sebagai media komunikasi tertulis 4. Sebagai alat bukti tertulis
5. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi 3.1.6 Pengertian Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dalam jangka waktu satu tahun. Buku agenda adalah suatu buku yang
dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.
Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:
1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor ada beberapa manfaat buku agenda :
a. Untuk mengetahui jumlah surat masuk dan surat keluar. Karena, surat sebagai alat ukur suatu perusahaan. Semakin banyak surat masuk/keluar, berarti semakin banyak kegiatan yang dilakukan di perusahaan tersebut.
b. Untuk memudahkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan (penemuan kembali).
c. Untuk mengetahui dari mana surat itu berasal dan untuk siapa surat tersebut ditujukan. Jadi setelah disimpulkan surat masuk sistem buku agenda adalah surat yang datangnya dari suatu instansi baik itu dalam instansi pemerintah/swasta dalam suatu kepentingan tertentu dimana sistem penanganannya di tuliskan pada buku agenda dalam sistem pengarsipan nomor
3.1.7 Pengertian Arsip
Menurut Hendrawan dan Ulum (2017) Kearsipan muncul sebagai solusi terhadap beberapa permasalahan yang ada saat ini. Arsip seharusnya menjadi sumber informasi. Maka pengelolaan arsip itu penting sekali. Sebab arsip merupakan informasi dari suatu kegiatan administrasi. Arsip merupakan refleksi dan rekaman dari perjalanan kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Ketika arsip surat perintah 11 Maret (Supersemar) tahun 1966 hilang, hal yang demikian menjadi pukulan telak bagi arsiparis dan negara Indonesia. Saat kasus sengketa antara Malaysia dan Indonesia terkait dengan masalah Pulau Sipadan dan Ligitan di Kalimantan Timur. Dimana akhirnya Indonesia harus mengakui kekalahan di Mahkamah Internasional, sebab bukti yang dimiliki oleh Indonesia lebih sedikit dari Malaysia. Pentingnya arsip bukan hanya untuk negara saja, melainkan untuk setiap individu. Seorang Dahlan Iskan yang menjadi terdakwa kasus dugaan korupsi, karena masalah administrasi bisa menjadi contoh nyata dan kekinian.
Kebijakan kearsipan merupakan kebijakan yang mengatur segala hal terkait pelaksanaan manajemen kearsipan sebuah lembaga. Records management (manajemen arsip dinamis) menekankan pentingnya kebijakan dengan penetapan,
pendokumentasian, pemeliharaaan, penyebarluasan kebijakan, baik prosedur maupun praktik pengelolaan arsip dinamis, untuk akuntabilitas, maupun informasi tentang kegiatan yang dilaksanakan.
Dimana Arsip adalah suatu catatan (records management) yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti; kertas, kertas film, dan media komputer. Mengacu pada definisi arsip, kegiatan pengarsipan tentunya juga memiliki nilai guna arsip dimana dibedakan menjadi Fungsi primer dan nilai guna sekunder;
1. Fungsi Primer Arsip : yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai. Ini mencakup nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum dan nilai guna ilmiah dan teknologi.
2. Fungsi Sekunder Arsip : yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga/instansi, perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini termasuk nilai guna pembuktian dan nilai guna informational.
3.2 Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Menurut Sedianingsih (2010:85) Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/organisasi baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterimadari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Adapun beberapa fungsi dari surat masuk yaitu :
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyimpankan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan dan sejenisnya
2. Sebagai alat wakil dari penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.
3. Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu isntansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilafan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat
dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaian suatru masalah atau pekerjaan.
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari suatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis.
Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan media antar informasi yang tidak terhambat oleh jarak, dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu. Adapun beberapa peranan surat bagi organisasi/instansi yaitu :
a. Surat menjadi dokumen atau bukti tertulis atas suatu kegiatan
b. Surat memiliki tanda tangan dan stempel, sehingga menjamin keaslian pembuatnya
c. Surat dapat menyampaikan informasi sesuai dengan sumbernya
Menurut Nanik (2014) Beberapa manfaat yang didapatkan jika menangani surat masuk dengan baik yaitu:
1. Surat masuk akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik
3. Surat masuk dapat disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan ketika diperlukan
4. Sering kali surat masuk bersifat rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.
Berikut ini adalah jenis-jenis surat masuk yaitu : 1. Surat Pribadi
Surat Pribadi adalah surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau pegawai/karyawan dan sifat pribadinya yang dikirimkan oleh suatu pihak, baik itu perorangan maupun perusahaan/organisasi
2. Surat Dinas
Surat Dinas adalah surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi/organisasi untuk keperluan administrasi. Beberapa yang termasuk di dalam surat dinas ini adalah :
a. Surat Dinas Rutin/Biasa b. Surat Dinas Penting c. Surat Dinas Rahasia 3. Surat Niaga
Surat Niaga adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan usaha tau perusahaan dimana isinya adalah untuk kepentingan bisnis
Dalam proses pengelolaan surat masuk ada 2 pola umum dilakukan yakni :
1. Pola Sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk yang dilakukan secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintah atau BUMN.
2. Pola Desentralisasi, yaitu penanganan surat masuk yang dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak digunakan oleh Badan Usaha Milik Swasta (BUMS).
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut Agendaris. Buku agenda ada 3 macam :
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:
1. Buku Verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis
2. Buku Ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut Ekspeditor. Ada beberapa manfaat buku agenda :
a. Untuk mengetahui jumlah surat masuk dan surat keluar. Karena surat sebagai alat ukur suatu perusahaan. Semakin banyak surat masuk/keluar berarti semakin banyak kegiatan yang dilakukan di perusahaan tersebut.
b. Untuk memudahkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan (penemuan kembali).
c. Untuk mengetahui dari mana surat itu berasal dan untuk siapa surat tersebut ditujukan. Jadi setelah disimpulkan surat masuk sistem buku agenda adalah surat yang datangnya dari suatu instansi baik itu dalam instansi pemerintah/swasta dalam suatu kepentingan tertentu dimana sistem penanganannya di tuliskan pada buku agenda dalam sistem pengarsipan nomor
3.2.1 Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda pada BALITBANG Kota Medan
Seperti halnya jika ada mahasiswa yang mengantarkan surat baik surat izin penelitian, maupun surat izin magang terlebih dahulu membawa surat pengantar dari kampus masing-masing. Maka surat tersebut diantarkan ke BALITBANG dengan menjumpai staf atau pegawai yang menangani surat masuk. Persyaratan dalam pengurusan surat masuk izin penelitian survey dan surat izin magang:
a. Mahasiswa membawa surat pengantar dari kampus masing-masing, yaitu surat ditujukan kepada Kepala BALITBANG Kota Medan
b. Membawa proposal penelitian yang sudah di photocopy sebagai pertinggal pada BALITBANG
c. Surat Penghantar selesai di ketik surat balasannya selama 2 hari, setelah itu baru dapat di ambil ke BALITBANG
d. Dan jika mahasiswa tersebut telah melakukan penelitian selama yang tertulis pada surat penelitian maka mahasiswa tersebut dapat mengurus surat selesai penelitian pada BALITBANG dengan membawakan hasil dari
penelitian dalam bentuk soft copy (berupa DVD) sebagai pertinggal di BALITBANG
SOP Surat Masuk pada BALITBANG Kota Medan
Sumber :BALITBANG Kota Medan (2020)
Gambar 3.1
SOP Surat Masuk BALITABANG
Pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan adalah salah satu instansi pemerintah dimana setiap mahasiswa yang ingin melakukan penelitian survey ataupun izin magang terlebih dahulu mengurusnya ke BALITBANG baru surat balasan dari BALITBANGnantinya yang membuat surat kemana mahasiswa tersebut akan penelitian ataupun kemana mahasiswa tersebut magang/PKL. Seperti halnya dalam penanganan surat masuk dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Surat Masuk penelitian atau magang/PKL BALITBANG b. Surat Masuk umum BALITBANG
Surat Masuk Penelitian atau magang/PKL pada BALITBANG Kota Medan : a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh staf atau pegawai yang biasanya bekerja di bagian BALITBANG yang dimana surat penghantar tersebut beralamat tertuju ke Pimpinan BALITBANG. Jangan sampai ada surat yang salah alamat.
jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada yang mengantarkan surat. Jika sudah benar selanjutnya surat pengantar dari mahasiswa tersebut ditulis pada lembar disposisi menurut asal surat izin penelitian.
b. Mengumpulkan surat
Dilakukannya hal tersebut dengan mengumpulkan terlebih dahulu agar surat tertata dengan rapi menurut kampus masing-masing agar mempermudah penomorannya, dan setelah semua terkumpul maka menanganinnya dengan bersamaan.
c. Pendisposisian
Selanjutnya surat pengantar dari mahasiswa tersebut ditulis pada lembar disposisi menurut asal surat izin penelitian, nomor surat izin penelitian, perihal surat izin penelitian, data diri mahasiswa izin penelitian, nomor surat izin penelitian, berapa lama mahasiswa tersebut penelitian.
d. Mengagendakan
Setelah itu mengagendakan surat, dituliskan asal surat izin penelitian, nomor surat izin penelitian, perihal surat izin penelitian, data diri mahasiswa izin penelitian, nomor surat izin penelitian, berapa lama mahasiswa tersebut
penelitian. Pada buku agenda diperlukan penulisan nomor masuk agar setelah selesai diketik dapat dengan mudah memperolehnya kembali.
e. Membuat surat balasan
Disini surat diproses dalam waktu 2 hari masa kerja, sehingga surat tersebut baru dapat di ambil oleh para mahasiswa yang izin penelitian beda 2 hari dari hari dia mengantar surat tersebut. Disini surat yang tadinya sudah di disposisi dan di agendakan selanjutnya membuat surat balasan dari BALITBANG di print sebanyak 1 lembar
f. Paraf Surat/Pemeriksaan
Setelah selesai membuat/mengetik surat balasan dari BALITBANG, surat tersebut terlebih dahulu diperiksa apakah masih terdapat kesalahan dan jika tidak ada kesalahan lagi surat tersebut akan di paraf. Dan jika sudah di paraf, surat dinyatakan tidak memiliki kesalahan lagi surat tersebut dapat di print menjadi 2 lembar dimana surat yang 1 sebagai pertinggal di BALITBANG sedangkan yang satunya lagi di berikan kepada mahasiswa yang mengurus surat tersebut.
g. Penandatanganan
Jika surat telah selesai diprint sebanyak 2 lembar, maka surat tersebut diserahkan kepada pimpinan/sekretaris BALITBANG
h. Distempel
Selanjutnya jika sudah di tanda-tangan, surat tersebut di beri cap atau stempel agar secara resmi surat tersebut telah di setujui dari pihak BALITBANG yang mana selaku surat balasan untuk pimpinan dimana mahasiswa tersebut akan
melakukan survey baikpun akan melakukan magang/PKL yang sudah tertera sesuai judul mahasiswa tersebut.
i. Disimpan
Setelah ditandatangani pimpinan, surat tersebut dimasukkan ke map sesuai dengan nomor yang telah ditulis dalam buku agenda. Dan jika sudah melewati batas proses surat yaitu 2 hari, mahasiswa sudah dapat mengambil surat balasan tersebut. Syarat dalam pengambilan surat balasan izin penelitian dan surat izin magang/PKL :
1. Menyebutkan nama, beserta kampus dari mahasiswa tersebut.
2. Selanjutnya mahasiswa tersebut akan mendapat arahan untuk mem-fotocopy surat balasan tersebut sesuai dengan berapa tembusan dari surat pengantar kampus mahasiswa tersebut.
3. Setelah di fotocopy maka surat tersebut kembali diberikan kepada staf atau pegawai yang menangani surat agar distempel kembali karena surat sudah di fotocopy.
4. Surat diamplopkan sesuai berapa tembusan dari surat tersebut.
5. Surat diserahkan kepada mahasiswa serta menandatangani tanda terima surat.
3.2.2 Penanganan Surat Masuk Umum Sistem Buku Agenda pada BALITBANG Kota Medan
Surat Masuk Umum Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan yaitu surat yang datangnya dari devisi lain yang masih berwilayah di Kantor Walikota yang bermaksud dalam tujuan tertentu
untuk memberikan surat pada bagian BALITBANG seperti surat undangan rapat, surat perubahan jadwal, surat perjanjian resmi, surat penaikan pangkat staf atau pegawai BALITBANG.
a. Penghantaran Surat Masuk Umum ke bagian BALITBANG, biasanya yang menghantar surat ke BALITBANG itu seperti anak magang/PKL masih yang di wilayah Kantor Walikota Medan
b. Surat langsung diserahkan kepada pegawai atau staf pada Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan
c. Pegawai BALITBANG harus menandatangani buku ekspedisi yang dibawa pengantar surat tersebut, sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diterima dan telah sampai pada bagian BALITBANG
d. Selanjutnya surat didisposisi terlebih dahulu, lalu dituliskan menurut darimana asal surat tersebut, perihal surat, nomor surat. Selanjutnya diisi sesuai di lembar disposisi, yang membedakannya pada buku ekspedisi dituliskan isi dari surat masuk tersebut. Selanjutnya pegawai atau staf akan membuat surat balasan kepada bagian yang mengirim surat tersebut.
3.3 Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Menurut Sedianingsih (2010:89) Surat Keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan.
Dari pengertian menurut para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang
bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut. Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan/rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban (konfirmasi) dari surat yang telah dikirimkan sebelumnya. Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintah tugas.
Berikut beberapa fungsi surat yaitu:
1. Sebagai alat tata usaha
Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai ciri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain.
Pada kantor yang besar umumnya telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.
2. Sebagai media komunikasi tertulis
Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimaksud Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakibatkan :
1. Si penerima surat tidak mengerti maksudnya 2. Keragu-raguannya bagi penerima, dan
3. Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana mestinya.
3. Sebagai duta atau wakil penulis
Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.
4. Sebagai pengukur/barometer dari kemajuan suatu instansi/ perusahaan Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif. Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :
1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang di tempat tujuan.
2. Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima
3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan 4. Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
3.3.1 Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agendapada BALITBANG Kota Medan
Sumber : Pemko Medan (2020)
Gambar 3.2
SOP Surat Keluar BALITBANG
Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga.Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.
Pada Kantor Walikota Bagian Badan Penelitian dan Pengembangan (BALITBANG) Kota Medan terdapat 2 pembagian cara penanganan surat keluar yaitu :
1. Surat Keluar Penelitian atau Magang/PKL BALITBANG 2. Surat Keluar Umum BALITBANG
3.3.2 Penanganan Surat Keluar Penelitian dan Magang/PKL pada BALITBANG Kota Medan:
a. Surat pengantar dari mahasiswa yang mengurus surat penelitian dan magang/PKL di tangani dengan di ketik sesuai draf yang sudah tersedia di komputer
b. Membuat surat balasan sesuai data dari surat pengantar mahasiswa tersebut yang tertuju ke pimpinan kemana mahasiswa tersebut akan melakukan penelitian dan magang/PKL
c. Setelah selesai membuat surat balasan maka surat tersebut dikumpulkan dimasukkan ke dalam map dan masuk tahap pemarafan oleh pegawai (agar tidak ada kesalahan dalam penulisan surat tersebut)
d. Selanjutnya jika sudah benar maka dimasukkan kemap kembali dan di berikan kepada pimpian untuk di tanda tangan
e. Dan jika mahasiswa datang dalam hal pengambilan surat balasan dari BALITBANG tersebut maka surat tersebut di tuliskan nomor sesuai nomor kelanjutan surat keluar yang di tuliskan pada buku agenda surat keluar
f. Menggandakan/mem-fotocopy surat tersebut sesuai dengan berapa tembusan dari surat pengahantarnya kemarin. Setelah itu, mengisi buku agenda surat keluar sesuai data mahasiswa tersebut
g. Mahasiswa diminta untuk mengisi buku agenda surat keluar dan menandatangani buku agenda tersebut dengan menyatakan surat tersebut telah diambil diterima dari pihak atau pegawai BALITBANG
h. Selanjutnya penulisan tembusan surat tersebut serta pengamplopan Surat Keluar
3.3.3 Penanganan Surat Keluar Umum Sistem Buku Agenda pada BALITBANG Kota Medan:
a. Pembuatan Konsep
Menurut Sedianingsih (2010:89) konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan.
Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik
dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer. Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingga tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1. Atasan atau pimpinan
a. Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.
b. Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
c. Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
d. Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
a. Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat. Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.
