i
SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
PADA BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI
KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SEMARANG
SKRIPSI
Disusun dan Diajukan Untuk Melengkapi Syarat-Syarat
Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi
Oleh
MATTIUS WAHYU SEPTIYADI 162007056
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
iv
MOTTO
1. Persahabatan yang abadi adalah persahabatan hati nurani bukan
persahabatan materi
2. Lakukan sesuatu yang terbaik kepada orang lain sebelum dirinya
dikasihani.
PERSEMBAHAN
Skripsi ini Saya persembahkan untuk
1. Yang terkasih Bapak dan Ibu , yang selalu memberikan support dan
dukungan serta semangat.
2. Semua sahabat seangkatan yang juga memberi semangat.
3. Kepada semua pihak yang telah membantu dan menyelesaikan
v
ABSTARKSI
Managemen kearsipan arsip sangatlah penting bagi suatu instansi pemerintah, karena arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan.Masalah penelitian ini adalah Bagaimana sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang. Penelitian ini dilakukan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data menggunakan metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan triangulasi.
Berdasarkan hasil penelitian sistem penyimpanan arsip dinamis adalah sistem gabungan. Filling sistem kearsipan arsip dinamis inaktif menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis. Ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi. Suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip belum sesuai. Besar ruangan penyimpanan arsip tidak seimbang dengan volume arsip. Prosedur dan metode penyimpanan menggunakan Peraturan Bupati Semarang Nomor 20 tahun 2005 tentang Pedoman Penataan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah kabupaten Semarang. Pemusnahan belum pernah dilakukan. Peralatan dan perlengkapan bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan. Pegawai kearsipan jarang melakukan kegiatan penemuan kembali arsip dinamis inaktif. Syarat-syarat pegawai kearsipan tidak begitu diperhatikan.
Saran yang dapat disampaikan penelitian ini peralatan penyimpanan arsip perlu ditambah. Perlu disediakan ruangan pengolahan sendiri untuk pengolahan arsip. Ruangan penyimpanan arsip perlu ditambah 1 AC lagi. Penyusutan dan pemusnahan harus dilakukan secara teratur. Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih diperhatikan karena menyangkut pemeliharaan.
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
Rahmat dan HidayahNya telah menjadikan penulis mampu
menyelesaikan skripsi biarpun dalam bentuk yang sederhana guna
memenuhi persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana Pendidikan pada
Universitas Kristen Satya Wacana program FKIP Pendidikan Ekonomi.
Penyusunan skripsi ini penulis mencoba menganalisa Sistem
Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan
dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Dukungan
penelitian ini berasal dari hasil pendidikan formal yang doperoleh
selama peneliti dibangku kuliah, bimbingan dan petunjuk dari Dosen
Pembimbing serta literature-literature sebagai penunjang penulis
rangkai dalam satu judul ” Sistem Managemen Kerasipan Arsip
Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip
Daerah Kabupaten Semarang.”
Terwujudnya skripsi ini tidak lepas dari bantuan , bimbingan dan
motivasi dari semua pihak, oleh karena ini ijinkan penulis mengucapkan
vii
1. Dra. Entri Sulistari Gundo, M.Si. Sebagai pembimbing yang
telah memberikan masukan bagi para mahasiswa progdi
Pendidikan Ekonomi serta memberikan kelancaran, waktu,
pikiran, tenaga dan bimbingan selama studi di progdi Pndidikan
Ekonomi dalam menyusun skripsi ini..
2. Drs. Alex Ch. D. Mira Kaho, M.Si. sebagai penguji yang telah
memberi masukan, waktu, tenaga, dan pikiran dalam menyusun
skripsi ini.
3. Dr. Bambang Ismanto, M.Si. selaku Kaprogdi Pendidikan
Ekonomi dan yang telah memberikan dukungan serta
mengesahkan skripsi.
4. Ibu Dra. Sri Muryani, M.M. sebagai wali studi, penulis ucapkan
terima kasih atas waktu, pikiran, tenaga dan bimbingan selama
studi di Progdi Pendidikan Ekonomi.
5. Seluruh dosen dan staff Fakultas Keguruan dan Ilmu pendidikan
yang telah mendidik dan memberi bekal ilmu pengetahuan
kepada penulis selama study di Universitas Kristen Satya
viii
6. Teman terbaik sepanjang masa Ratna Dwi Hastuti, Yulia Devi,
Ryan Andhitya Novellino, dan Dwi Handayani. Terima kasih
atas semua bantuannya.
7. Kepada teman-teman seperjuangan di PE. Ida, Anti, Ambar,
monica, Ocky, Octisca, Dadiek dan teman-teman angkatan 2007,
kakak angkatan 2006 serta adik angkatan 2008, terima kasih
dukungannya.
8. Seluruh pegawai Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
yang telah membantu dalam penyusunan skripsi.
9. Tercinta Ibu, Bapak, dan Adik yang senantiasa memberikan restu
dan doa, serta dorongan semangat kepada penulis.
Kiranya Tuhan Yang Maha Esa senantiasa melimpahkan berkat
dan kasih karunia-Nya kepada semua pihak yang telah membantu
penulis selama ini. Di dalam penulisan Skripsi ini penulis menyadari
bahwa Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan
penuh kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya
ix
semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang
berkepentingan. Terima kasih.
Salatiga, Januari 2012
x
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR GAMBAR ...xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Masalah Penelitian ... 7
1.3. Tujuan Penelitian ... 8
1.4. Signifikansi Penelitian ... 8
1.5. Keterbatasan ... 9
BAB II LANDASAN TEORI ... 10
2.1. Konsep Sistem ... 11
2.2. Pengertian Arsip ... 12
2.3. Kearsipan ... 14
2.4. Sistem Penyimpanan ... 16
xi
2.4.2. Ruang Penyimpanan ... 21
2.4.3. Memilih Tempat Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif ... 23
2.4.4. Prosedur Filling Hastawi atau Manual Arsip Dinamis Inaktif ... 24
2.4.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif ... 25
2.5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif ... 26
2.5.1. Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif ... 26
2.5.1.1. Retensi Arsip ... 27
2.5.1.2. Penilaian Arsip Dinamis ... 29
2.5.1.3. Penentuan Seri Asip Dinamis ... 29
2.5.1.4. Nilai Guna Arsip ... 30
2.5.1.5. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif ... 32
2.5.1.6. Berita Acara Pemusnahan ... 34
2.6. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpnan Arsip Dinamis ... 35
2.7. Penemuan Kembali Arsip Dinamis ... 37
2.7.1. Syarat-syarat Pegawai Kearsipan ... 39
xii
2.9. Kerangka Dasar Penelitian ... 44
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 48
3.1. Jenis Penelitian ... 48
3.2. Lokasi Penelitian ... 48
3.3. Sumber Data ... 49
3.4. Metode Pengumpulan Data ... 50
3.5. Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis ... 52
3.6. Instrumentasi ... 53
3.7. Metode Analisis Data ... 57
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 59
4.1. Hasil Penelitian ... 59
4.1.1. Visi Misi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang ... 59
4.1.2. Tupoksi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang ... 60
4.1.3. Struktur Organisasi ... 61
xiii
4.1.5. Visi dan Misi Arsip ... 63
4.1.6. Arsip Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang ... 64
4.1.7. Sistem Penyimpanan Arsip... 67
4.1.8 Filling Sistem Kearsipan di Pengolahan dan Akuisisi. ... 68
4.1.9 Ruang Penyimpanan bagian Pengolahan dan Akuisisi. ... . 74
4.1.10. Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif di Pengolahan dan Akuisisi ... 76
4.1.11. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif bagian Pengolahan dan Akuisisi ... 80
4.1.10. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip di Pengolahan dan Akuisisi ... 89
4.1.11. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Inaktif... 92
4.1.12Syarat-syarat Pegawai Kearsipan. ... 95
xiv
4.2.1. Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif
pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi ... 96
4.2.1.1. Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif .... 96
4.2.2. Filling Sistem Kearsipan ... 99
4.2.3. Ruangan Penyimpanan ... 100
4.2.4. Prosedur Filling Hastawi Arsip Dinamis Inaktif ... 103
4.2.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif ... 104
4.2.6. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif ... 106
4.2.7. Peralatan dan Perlengkapan ... 108
4.2.8. Penemuan Kembali Arsip ... 110
4.2.9. Syarat-syarat Pegawai Kearsipan ... 113
xv
BAB V PENUTUP ... 121
5.1. Kesimpulan ... 121
5.2. Saran ... 123
DAFTAR PUSTAKA ... 125
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Jadwal Retensi Arsip Dinamis ... 32
xvii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Desain Sebuah Sistem ... 11
Gambar 2.2 Kerangka Pikir ... 44
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ... 61
Gambar 4.2 Skema Penyimpanan Arsip ... 79
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Observasi Lapangan ... 126
Lampiran 2 Hasil Wawancara ... 129
Lampiran 3 Reduksi Data ... 151
Lampiran 4 Foto ... 162
