91
DATA COLLECTION
Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di Kantor Kecamatan No Hari /
Tanggal Catatan Penting
1 Kamis /
29 Maret 2012
Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai Kecamatan Tengaran tentang kearsipan yang ada di Kantor Kecamatan Tengaran, dari wawancara tersebut peneliti melihat adanya beberapa kekurangan mengenai kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran, diantaranya adalah :
a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan
berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap
unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan
pengetahuan pengelolaan arsip.
b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan
seadanya, hanya ada satu lemari untuk menyimpan arsip seluruh
unit kerja.
c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan
sikap ragu – ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan,
sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin
banyak, hal ini mengakibatkan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit.
Berdasarkan hal – hal tersebut peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian tentang sistem manajemen kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran.
92 2 April
2012
menemui Bapak Supriyanto, S.Sos yang merupakan Sekertaris Camat. Peneliti memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan tujuan dan maksud peneliti untuk mengadakan penelitian tentang tentang sistem manajemen kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran.
Bapak Supriyanto menyambut baik dan Menceritakan sedikit tentang kearsipan di Kantor Kecamatana Tengaran, beliau mengungkap tentang kekurangan kantor kecamatan tengaran yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang layak di kantor kecamatan tengaran.
3 Rabu/
4 April 2012
Peneliti melakukan wawancara kepada sekretaris camat tentang struktur organisasi Kecamatan Tengaran. Kecamatan tengaran memiliki 19 pegawai yang terdiri dari 1 orang camat, 1 orang sekretaris camat, 4 kepala seksi yaitu kasi tata pemerintahan; kasi pembangunan dan pemberdayaan masyarakat, dan desa; kasi kesejahteraan rakyat; kasi ketentraman dan ketertiban umum; yang dibantu oloeh 13 anggota seksi – seksi tersebut.
Peneliti menanyakan tentang sistim penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran. Sekcam memberikan informasi bahwa kecamatan tengaran menggunakan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga kecamatan tengaran masih banyak kekurangan.
4 Senin / 9 April 2012
93
menunggu akan terlalu lama, dan pada saat itu seluruh pegawai sedang sibuk. Hal ini menambah penasaran dan keinginan peneliti untuk mengetahui bagaimana Sistem manajemen kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran.
5 Rabu / 11 April 2012
Peneliti menenemui Bapak Supriyanto, kemudian meminta visi dan misi kantor kecamatan tengaran. Kali ini peneliti dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan data yang diminta karena sudah disiapkan sebelumnya.
Peneliti kemudian meminta izin untuk mulai melakukan penelitian, setelah itu Bapak Supriyanto merekomendasikan peneliti untuk bertemu dengan Drs. Utun Rahmanto karena Bapak Utun yang bertugas memberi izin mahasiswa yang melakukan penelitian di Kantor Kecamatan Tengaran. Peneliti menemui Bapak utun dan kemudian diminta untuk membuat surat Rekomendasi penelitian dari Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik . 6 Senin/
16 April 2012
Setelah mendapatkan surat izin penelitian dari fakultas peneliti meminta rekomendasi ke Kantor Pertahanan bangsa dan politik kemudian hari itu juga menyerahkan surat rekomendasi kepada kantor kecamatan tengaran. Dengan adanya surat tersebut peneliti dipersilahkan melakukan penelitian di kantor kecamatan tengaran.
7 Rabu/
18 April 2012
Peneliti datang ke Kantor Kecamatan untuk meminta SOP (standar operasional prosedur) kearsipan di kantor kecamatan tengaran. Peneliti mengalami kesulitan karena pegawai kantor kecamatan tidak mengetahui tentang sop ini, ternyata kantor kecamatan tengaran tidak mempunyai sop dan digantikan dengan pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan dinamis.
94
buku – buku pedoman kerja kantor kecamatan tengaran hanya diletakkan pada satu almari tanpa koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan.
Belum ada pencatatan peminjaman arsip. Data yang dibutuhkan peneliti langsung dibawa tanpa harus melalui proses pengisian formulir peminjaman arsip.
8 Selasa/ 24 April 2012
Peneliti melakukan wawancara kepada Ibu Surotun, S.Sos atas rekomendasi dari Bapak Utun karena Ibu surotun merupakan pengelola arsip di kantor kecamatan tengaran. Dari wawancara ini peneliti menemui keterangan yang berbeda dari keterangan sebelumnya mengenai sistem kearsipan di kantor kecamatan tengaran. Sistem yang digunakan adalah gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara terpusat.
Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan kertas.
Belum ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip, peneliti ditunjukkan filing cabinet dan lemari penyimpanan arsip kemudian peneliti melihat penyimpanan yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit.
Ada jadwal retensi arsip tetapi belum bisa terlaksana dengan baik. Kesibukan lain dan sikap ragu – ragu pegawai membuat jadwal retensi arsip terkadang tidak terlaksana.
9 Jumat / 27 April 2012
95
kantor kecamatan tengaran, petugas tersebut meneliti kebenaran alamat surat, kemudian menyerahkan kepada sekretaris kecamatan selaku pengarah surat. Sekcam memeriksa surat kemudian mengarahkan siapa yang berwenang menindak lanjuti surat tersebut. Prosedur yang dilaksanakan dalam penerimaan surat sudah sesuai dengan pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan dinamis yang ada di kantor kecamatan tengaran.
10 Selasa/ 1 Mei 2012
Peneliti melakukan pengamatan dalam hal tempat dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif dan inaktif di kantor kecamatan tengaran.
Sebelumnya peneliti mendapat informasi dari pegawai kantor kecamatan tengaran bahwa arsip aktif dan inaktif di kantor kecamatan tengaran disimpan dalam tempat yang sama. Namun setelah dilakukan wawancara kepada ibu suratun, itu semua tidak benar, arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit sedangkan arsip inaktif ditangani oleh pegawai sendiri.
Pegawai kearsipan hanya menagani arsip yang sudah inaktif. Sedangkan arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit kerja. Arsip dinamis aktif hanya ditumpuk disamping meja kerja masing
– masing unit karena tidak ada peralatan dan tempat yang cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.
96 11 Rabu /
2 Mei 2012
Peneliti melakukan wawancara tentang pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran dengan anggota seksi kesejahteraan rakyat. Pegawai mengakui bahwa dia ragu – ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk di sebelah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif masih bercampu dengan arsip yang masih aktif.
Penumpukan arsip disisi meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di sisi meja kerja.
12 Senin/ 7 Mei 2012
Kantor kecamatan tengaran tidak mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip. Lemari arsip diletakkan di ruang kerja pegawai kecamatan, yang sebenarnya sudah sangat sempit sehingga tampak kurang rapi dan menggangu gerak pegawai.
Arsip inaktif disimpan dalam filing cabinet dengan pengkategorian sesuai dengan unit kerja masing – masing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi.
Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur baru di sela – sela arsip agar tidak dimakan rengat. Kebersihan tempat penyimpanan arsip kurang diperhatikan, terlihat dari arsip yang kurang terawat dan kotor.
13 Rabu/ 9 Mei 2012
97 14 Rabu/
13 Juni 2012
Peneliti mendapat informasi tentang klasifikasi arsip dan kode yang digunakan di Kantor Kecamatan dari pengurus arsip. Klasifikasi dan kode arsip yang diterapkan di Kantor Kecamatan Tengaran Sebagai berikut:
Umum dengan kode 000 i. 090 Perjalanan dinas Pemerintahan dengan kode 100
a. 110 Pemerintah Pusat b. 120 Pemda Tk. I c. 130 Pemda Tk. II d. 140 Pemerintah Desa e. 150 DPR - MPR f. 160 DPRD Tk. I g. 170 DPRD Tk. II h. 180 Hukum i. 190 Hubungan LN Politik dengan kode 200
a. 210 Kepartaian
b. 220 Org. Kemasyarakatan
c. 230 Org. Profesi dan Fungsionil d. 240 Org. Pemuda
98
g. 270 Pemilihan Umum
Keamanan/ Ketertiban dengan kode 300 a. 310 Pertahanan
b. 320 Kemiliteran c. 330 Keamanan d. 340 Pertahanan Sipil e. 350 Kejahatan f. 360 Bencana g. 370 Kecelakaan
Kesejahteraan rakyat dengan kode 400 a. 410 Pembangunan Desa
b. 420 Pendidikan c. 430 Kebudayaan d. 440 Kesehatan e. 450 Agama f. 460 Sosial
g. 470 Kependudukan h. 480 Media Massa Keuangan dengan kode 900
a. 910 Anggaran b. 920 Otorisasi c. 930 Verivikasi d. 940 Pembukuan e. 950 Perbendaharaan
f. 960 Pembinaan Kebendaharaan g. 970 Pendapatan
Kepegawaian dengan kode 800 a. 810 Pengadaan
b. 820 Pengangkatan dan Mutasi c. 830 Kedudukan
99 e. 850 Cuti f. 860 Penilaian g. 870 Tata Usaha h. 880 Pemberhentian i. 890 Pendidikan
Perekonomian dengan kode 500 a. 510 Perdagangan
b. 520 Pertanian c. 530 Perindustrian d. 550 Perhubungan e. 560 Tenaga Kerja f. 570 Permodalam g. 580 Perbankan
Pekerjaan Umum dan Ketenagaan dengan kode 600 a. 610 Pengairan
b. 620 Jalan c. 630 Jembatan d. 640 Bangunan e. 660 Tata Lingkungan f. 670 Ketenagaan g. 680 Peralatan h. 690 Air Minum Pengawasan dengan kode 700
a. 710 Bidang Pemerintahan b. 720 Bidang Politik
c. 730 Bidang Keamanan/ Ketertiban d. 740 Bidang Kesra
100 15 Kamis/ 14
Juni 2012
Peneliti datang ke Kantor Kecamatan Tengaran untuk melakukan wawancara tentang penciptaan dan pemusnahan arsip di kantor kecamatan Tengaran .
Kemudian ibu Suratun menyarankan untuk membaca Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis karena semua sudah sesuai prosedur tersebut. Namun belum pernah ada pemusnahan arsip selama dia bekerja sejak tahun 1999.
16 Senin/ 18 Juni 2012
Peneliti mengamati peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip lebih detail dari pengamatan sebelumnya. 1. Kecamatan tengaran mempunyai sebuah Filling Cabinet/ rak
arsip dengan 16 laci.
Kecamatan tengaran mempunyai filling Cabinet dengan
16 laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif bagi keempat
seksi yang ada di Kantor Kecamatan Tengaran. 3 laci dari filing
cabinet tersebut sudah mengalami kerusakan sehingga tidak
difungsikan. 13 laci sisanya kurang dimanfaatkan dengan baik.
Seksi Tata Pemerintahan dan seksi Pembangunan,
Pemberdayaan Masyarakat dan Desa tidak menggunakan
Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di sisi meja
kerjanya. Seksi Tata Pemerintahan menumpuk arsip aktif di sisi
meja kerja karena filing cabinetnya rusak. Seksi Pembangunan,
Pemberdayaan Masyarakat dan Desa menumpuk arsip aktif di
sisi meja kerja karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip
dengan kode-kode yang telah ditentukan. Berikut laci filling
cabinet dengan rincian isinya :
101
terdapat 14 sub judul yang sudah penuh dengan arsip, dengan
rincian sebagai berikut :
1. Arsip Pemda Tk. II (130); berisi 30 lembar surat dan 3
lampirannya dari tahun 2004.
2. Arsip Hukum (180); berisi 6 surat dari tahun 2002
3. Arsip Organisasi/ Ketatalaksanaan (060); berisi 33 lembar
surat dengan 21 lampirannya dari tahun 2000
4. Arsip Penelitian (070); berisi 10 surat izin penelitian dan
proposal penelitiannya sejak tahu 2001
5. Arsip Perencanaan (050); berisi 6 surat dan rencana
kegiatan sejak tahun 2005
6. Arsip tentang Kearsipan (045); arsip tentang Kearsipan
berisi 12 surat tentang kearsipan sejak tahun 2004
7. Arsip tentang pengadaaan Peralatan (020); ada 11 surat
dan 9 bukti pengadaaan peralatan kantor sejak tahun 1999
8. Arsip tentang Protokol (019); ada 5 surat dengan 6
lampiran sejak tahun 2000
9. Arsip Komunikasi (016); ada 8 surat sejak tahun 2002
10.Arsip Rumah Dinas (012); ada 4 surat sejak tahun 2000
11.Arsip tentang Gedung kantor (011); ada 3 surat sejak
tahun 2003
12.Arsip tentang Hari Raya (033); 60 surat sejak tahun 1994
102 dari tahun 1976-2006
14.Arsip tentang Umum (000); 26 arsip dari tahun
2004-2006
b. Laci 2 diberi judul Pemerintahan dengan kode (100)
Laci nomor 2 ini tidak ada sekat-sekat ataupun folder,
arsip sangat kacau, ada tumpukan map yang tidak diberi
judul atau tanda apapun kemudian diikat dengan tali raffia.
Disebelahnya ada setumpuk kertas surat yang tidak
diklasifikasikan, hanya ditumpuk berdasarkan surat diterima.
Jadi, surat yang paling awal diterima berada ditumpukan
paling bawah. Jumlah surat dan lampirannya yang tertumpuk
adalah 98 lembar sejak tahun 1990 sampai terakhir pada
2011.
c. Laci 3 diberi judul Politik dengan kode (200)
Laci 3 berisi SPJ Rutin yang dimasukkan kedalam
map sejak tahun 2001. SPJ rutin dibuat per 3 bulan, jika
dihitung sampai bulan juni 2012 seharusnya ada 46 map,
tetapi hanya ada 36 map, ketika dikonfirmasi keberadaanya
pengurus arsip hanya mengatakan “sedang dipinjam”.
Peminjaman arsip tidak dicatat sehingga arsip tidak diketahui
ada dimana.
d. Laci 4 diberi judul Keuangan dengan kode (900)
103
2002-2010 yang sudah diikat dengan tali raffia dan rencana
anggaran tahun 2011 yang diletakkan di atas rencana
anggaran yang sudah diikat.
e. Laci 5 diberi judul Kepegawaian dengan kode (800)
Laci 5 dengan judul Kepegawaian mempunyai 12 sub
judul yang tertata dengan cukup rapi tetapi sudah terlalu
penuh. Rincian dari ke12 sub judul tersebut adalah :
1. Data Mutasi dan Gaji (830); ada 23 surat sejak tahun
1992- 2000
2. Bapetarum (845); ada 11 surat dari tahun 1994-2006
3. Surat Tugas; ada 20 surat sejak tahun 1998
4. Penghargaan (861); ada 1 penghargaan pada tahun 2005
5. Pendidikan pegawai (890); ada 19 surat sejak tahun 2003
6. Keuangan (900); ada 31 surat sejak tahun 2003
7. TU Kepegawaian (870); ada 22 surat sejak tahun 2000
8. Cuti (850); ada 88 surat sejak tahun 1987
9. Dispensasi (848); ada 8 surat dari tahun 2005
10.Taspen/ Askes (842); ada 33 surat dengan lampirannya
dan 20 lembar blangko kosong.
11.Mutasi (820); ada 2 surat yaitu pada tahun 2005 dan 2009.
12.Pengandaan (810); ada 11 surat dari tahun 2004
f. Laci 6 diberi judul Kesejahteraan Rakyat dengan kode (400)
104
sudah tidak bisa diidentifikasi karena ditumpuk dan diikat
dalam map tanpa judul dengan tali raffia. Ketujuh sekat
tersebut dilengkapi dengan sub judul yaitu :
1. Pendidikan (420); ada 27 surat sejak tahun 2005
2. Raskin (511); ada 7 surat sejak tahun 2005
3. Tenaga kerja (560); ada 71 surat sejak tahun 2006
4. Haji (456); ada 51 berkas sejak tahun 2008
5. Yaziz (451); ada 7 surat sejak tahun 2005
6. Olahraga (426); ada 21 surat sejak tahun 2007
7. Kesehatan (440); ada 43 surat sejak tahun 2005
g. Laci 7 diberi judul Kegiatan Sosial, tanpa kode.
Laci 7 berisi 14 stopmap kertas. Tapi hanya ada 4
stopmap kertas yang ada keterangannya, yaitu : arsip tentang
raskin, askeskin, pondok pesantren, dan 2001.
h. Laci 8 diberi judul Keuangan dengan kode (900)
Isi dari laci 8 tidak sesuai dengan judulnya. Laci ini
sangat kacau. Ada tumpukan kertas yang tidak ada
keterangan apapun, yang lebih mengerankan ada jaket yang
dimasukkan kedalam laci ini. di dalam Laci 8 terdapat 6
sekat yang kesemuanya kosong. Arsip hanya ditumpuk
disamping sekat tanpa ketetangan yang jelas. 6 sekat tersebut
memiliki sub judul:
105
2. Promosi pembangunan (510)
3. Pembangunan (410)
4. Pemugaran perumahan (413)
5. DPDIK (412)
6. PMT (444)
i. Laci 9 diberi judul Himpunan perda, tanpa kode. Laci 9
berisi 11 stopmap kertas dengan judul:
1. Laporan bulanan data kekuatan jumlah mutasi
2. Bahan rapat seksi trantip
3. Laporan triwulan infentaris data pembinaan kesehatan
bangsa
4. Data perusahaan pengolahan limbah
5. Data pengolahan pasar
6. Undangan pemberitahuan keramaian/ hiburan
7. Laporan izin keramaian
8. Himpunan SK
9. Peta Kecamatan Tengaran
10.SK Pembangunan Kantor Kecamatan Tengaran
11.PERDA
j. Laci 10 diberi judul Bin Trantip/ Linmas, tanpa kode. Laci
10 berisi map-map yang sudah diikat-ikat yang merupakan
arsip inaktif yang tidak bisa diidentifikasi karena map untuk
106 diikat dengan judul :
1. Berkas pembangunan pasar baru
2. Bengkok desa
3. Pemilihan panwaslu
k. Laci 11 tidak diberi judul, berisi 15 map yang sudah diikat.
Map yang diikat tersebut sama seperti map yang diikat pada
laci lain yakni tidak ada keterangan sehingga tidak dapat
teridentifikasi karena tali tidak boleh dibuka.
l. Laci 12 tidak diberi judul, berisi kertas-kertas yang tidak ada
sekat dan keterangannya. Selain kertas-kertas ada kain lap
didalam laci ini.
m.Laci 13 tidak diberi judul, berisi buku agenda surat sejak
tahun 2006 - 2012
n. Laci 14 Rusak
o. Laci 15 Rusak
p. Laci 16 Rusak
2. Kecamatan Tengaran mempunyai 3 almari Kayu.
Almari 1 memiliki 3 pintu
a. Pintu 1 bersisi arsip tentang UKM; berisi 218 proposal yang
diterima sejak tahun 1990 yang ditumpuk begitu saja tanpa
klasifikasi yang jelas.
b. Pintu 2 Arsip IMB; berisi
107
kegiatan PKK 21 bendel, buku-buku penyuluhan 5, rencana
kegiatan dan pelaksanaan kegiatan PKK 13 bendel, hasil
rapat PKK 35 bendel, dan ada arsip yang tidak bisa dikenali
dan hanya ditumpuk-tumpuk dan sangat penuh.
Lemari 2 berisi arsip2 dinamis inaktif yang belum melalui
proses yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis
inaktif hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat
dengan tali raffia.
Lemari 3 berisi arsip dinamis inaktif yang hanya
ditumpuk-tumpuk tanpa klasifikasi yang jelas sejak tahun 2000. Arsip ini
berasal dari filling cabinet yang penuh, langsung dimasukkan
kedalam almari arsip inaktif dan ditumpuk dengan arsip lain.
Keterangan dari pegawai kearsipan ini adalah arsip kacau yang
belum diidentifikasi ulang.
3. Kecamatan Tengaran Mempunyai 1 lemari kaca yang berisi buku- buku tentang hasil seminar/ penyuluhan dan UU dan Perda sebagai dasar pengambilan keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan pekerjaan Kantor Kecamatan Tengaran. 4. Kecamatan tengaran mempunyai 1 buah rak yang berisi kertas-
kertas suara, buku pedoman, rencana kerja dan laporan tentang Pemilu yang sebenarnya sudah tidak d pakai tapi belum sempat dibuat pertelaan arsipnya.
5. Kecamatan Tengaran mempunyai kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali surat dengan penomoran sama dengan Filling Cabinet untuk menyimpan arsip.
108
109
DATA REDUCTION
Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti No Hari /
Tanggal Catatan Penting
1 Kamis /
29 Maret 2012
Peneliti mendapatkan gejala problematic yang didapatkan dari wawancara dengan salah satu Pegawai Kecamatan Tengaran. Peneliti merumuskan masalah penelitian berdasarkan gejala
problematic tersebut “ Bagaimanakah sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran Kabupaten Semarang?
2 Senin/
2 April 2012
Kantor Kecamatan Tengaran yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang layak di kantor kecamatan tengaran.
3 Rabu/
4 April 2012
Kecamatan tengaran memiliki 19 pegawai yang terdiri dari 1 orang camat, 1 orang sekretaris camat, 4 kepala seksi yaitu kasi tata pemerintahan; kasi pembangunan dan pemberdayaan masyarakat, dan desa; kasi kesejahteraan rakyat; kasi ketentraman dan ketertiban umum; yang dibantu oloeh 13 anggota seksi – seksi tersebut.
Sistem penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga kecamatan tengaran masih banyak kekurangan.
4 Senin / 9 April 2012
Penemuan Kembali arsip di Kantor Kecamatan Tengaran lama dan sulit.
5 Rabu /
11 April 2012
Peneliti mendapatkan Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tengaran.
110 16 April
2012
bangsa dan politik, kemudian dipersilahkan memulai penelitian di Kantor Kecamatan Tengaran
7 Rabu/
18 April 2012
Kantor Kecamatan Tengaran tidak mempunyai sop dan digantikan dengan pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan dinamis.
Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang berbentuk buku
– buku pedoman kerja kantor kecamatan tengaran hanya diletakkan pada satu almari tanpa koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan.
Belum ada pencatatan peminjaman arsip. Data yang dibutuhkan peneliti langsung dibawa tanpa harus melalui proses pengisian formulir peminjaman arsip.
8 Selasa/ 24 April 2012
Sistem yang digunakan adalah gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara terpusat.
Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan kertas.
Belum ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip, peneliti ditunjukkan filing cabinet dan lemari penyimpanan arsip kemudian peneliti melihat penyimpanan yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit.
Ada jadwal retensi arsip tetapi belum bisa terlaksana dengan baik. Kesibukan lain dan sikap ragu – ragu pegawai membuat jadwal retensi arsip terkadang tidak terlaksana.
9 Jumat /
27 April 2012
111 10 Selasa/
1 Mei 2012
Arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit sedangkan arsip inaktif ditangani oleh pegawai sendiri.
Pegawai kearsipan hanya menagani arsip yang sudah inaktif. Sedangkan arsip aktif disimpan oleh masing – masing unit kerja. Arsip dinamis aktif hanya ditumpuk disamping meja kerja masing – masing unit karena tidak ada peralatan dan tempat yang cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.
Peralatan yang digunakan di kantor kecamatan tengaran diantaranya adalah almari kayu yang berjumlah 3 unit, almari kaca 1 unit, dan sebuah filing cabinet.peralatan ini seluruhnya digunakan untuk pengelolaan arsip inaktif yang dikelola oleh seorang orang petugas kearsipan di kantor kecamatan tengaran. Petugas tersebut tidak mempunyai tugas khusus mengelola arsip, melainkan pegawai yang tugas utamanya adalah seksi tata pemerintahan.
11 Rabu / 2 Mei 2012
Pegawai masih ragu – ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk di sebelah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif masih bercampu dengan arsip yang masih aktif.
Penumpukan arsip disisi meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di sisi meja kerja.
12 Senin/ 7 Mei 2012
Kantor kecamatan tengaran tidak mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip. Lemari arsip diletakkan di ruang kerja pegawai kecamatan, yang sebenarnya sudah sangat sempit sehingga tampak kurang rapi dan menggangu gerak pegawai.
112
pengkategorian sesuai dengan unit kerja masing – masing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi.
Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur baru di sela – sela arsip agar tidak dimakan rengat. Kebersihan tempat penyimpanan arsip kurang diperhatikan, terlihat dari arsip yang kurang terawatt dan kotor.
13 Rabu/ 9 Mei 2012
Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan kantor kecamatan tengaran yang berhubungan dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.
14 Rabu/ 13 Juni 2012
Mengetahui klasifikasi dan kode arsip yang digunakan di Kantor Kecamatan Tengaran
15 Kamis/ 14 Juni 2012
Mengetahui proses surat masuk dan keluar dalam hal penciptaan arsip serta pemusnahan arsip.
16 Senin/ 18 juni 2012
113
DATA DISPLAY
Gambar 1.4 Penyajian Data
Sistem manajemen kearsipan
arsip dinamis aktif dan inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran
Kendala yang dihadapi Sentralisasi Desentralisasi
Sistem manajemen kearsipan yang baik
sudah tercapai
Sistem manajemen kearsipan yang baik
belum tercapai Gabungan
Arsip dinamis inaktif Arsip dinamis aktif
Pegawai kearsipan yang memiliki pekerjaan ganda Sarana dan prasarana yang
114
KETERANGAN DATA DISPLAY
1. Sistem penyimpanan arsip di kantor kecamatan tengaran adalah gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Arsip aktif dikelola secara desentralisasi oleh masing – masing unit kerja dan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi. 2. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di kantor kecamatan tengaran
adalah :
a. Sarana dan prasarana yang kurang memadahi dikantor kecamatan tengaran. - Belum ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip.
- Belum ada tempat dan peralatan khusus untuk menyimpan arsip dinamis aktif, arsip hanya di tumpuk di sisi meja kerja.
- Filing cabinet kurang sehingga arsip terlalu penuh sehingga sulit diambil.
b. Pegawai yang kurang menguasai sistem manajemen kearsipan dan memiliki pekerjaan ganda sehingga waktu untuk mengelola arsip tergangu.
- Sikap ragu-ragu pegawai dalam penyusutan arsip. Arsip inaktif masih tercampur dengan arsip aktif.
- Perawatan arsip yang kurang baik sehingga arsip tampak kotor dan tidak rapi.
- Penyimpanan arsip inaktif yang berbentuk buku panduan dan dokumen-dokumen hasil penyuluhan tidak ada kategorisasi, hanya ditata di almari kaca.
115
CONCLUTION DWAWING / VERIFYING
1. Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif adalah seluruh proses efisiensi administrasi perkantoran dalam hal pengelolaan dan pemusnahan arsip aktif dan inaktif .
2. Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga arsip agar tidak hilang atau rusak dan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan. 3. Sistem penyimpanan arsip gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi
116
Formulir : SURVEI ARSIP
1 INSTANSI Alamat dan telepon Penanggung Jawab
2 LOKASI
PENYIMPANAN Alamat dan telepon
117
Formulir : DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA
INSTANSI :
ALAMAT :
TELEPON :
NOMOR UNIT KERJA TAHUN JUMLAH KETERANGAN
1 2 3 4 5
Catatan :
Ukuran formulir disesuaikan dengan keabsahan standar atau kebutuhan instansi
masing-masing TANGGAL
118
Formulir : DAFTAR PERTELAAN ARSIP YANG DIMUSNAHKAN/ DISERAHKAN
INSTANSI :
ALAMAT :
TELEPON :
NOMOR ISI
(URAIAN MASALAH)
TAHUN JUMLAH KETERANGAN
1 2 3 4 5
Catatan :
Ukuran formulir disesuaikan dengan keabsahan standar atau kebutuhan instansi
masing-masing TANGGAL
119
Formulir : DAFTAR WAKTU PENYIMPANAN ARSIP
INSTANSI : ALAMAT : TELEPON :
NO ISI URAIAN
MASALAH
TAHUN JANGKA WAKTU
PENYIMPANAN
JUMLAH KET
1 2 3 4 5 6
Catatan :
Ukuran formulir disesuaikan dengan keabsahan standar atau kebutuhan instansi
masing-masing TANGGAL
120 III M
BAGAN PROSES NASKAH DINAS PENTING MASUK
U N I T K E A R S I P A N UNIT PENGOLAH
Penerima Pengarah Pencatat Pengendali Penyimpan Tata usaha
121
BAGAN PROSES NASKAH DINAS BIASA MASUK
U N I T K E A R S I P A N UNIT PENGOLAH
Penerima Pengarah Pencatat Pengendali Penyimpan Tata usaha unit
pengolah
Pimpinan unit
pengolah Unit pelaksana
N N N N N N
N
N N
2 1
2 1 2
1
2
D
D
D
D Keterangan :
1,2 : Lembar pengantar rangkap 2 D : LembarDisposisi
122
BAGAN PROSES NASKAH DINAS PENTING KELUAR
U N I T
PENGOLAH U N I T K E A R S I P A N INSTANSI
LUAR
TATA USAHA Penerima Pengarah Pencatat Pengendali Penyimpan Pengirim
A N
III
A N III II
N
II
I A
III
III
Keterangan
I, II, III : Kartu Kendali
N : Naskah untuk dikirim A : Arsip surat
1 s.d 5 : Proses Jalannya Surat 1
5
2
3
4 II
123
BAGAN PROSES NASKAH DINAS RAHASIA MASUK
U N I T K E A R S I P A N UNIT PENGOLAH
Penerima Pengarah Pencatat
Khusus Pengendali Penyimpan Tata usaha Pimpinan
R R R R
2 1
1
2 1
2 Keterangan :
1 & 2 : Lembar pengantar rangkap 2 1 s.d 5 : Proses jalannya surat
1
2
3
4
124
DAFTAR IKHTISAR ARSIP
INSTANSI :
ALAMAT :
TELEPON :
NO
UNIT KERJA
ASAL ARSIP
KURUN
WAKTU
KUANTITAS
JENIS
FISIK
JALAN
MASUK
PENATAAN LOKASI KETERANGAN
125
SKEMA PENANGANAN ARSIP DAFTAR B (II)
126
SKEMA PENANGANAN ARSIP DAFTAR A (I) SEMENTARA
ARSIP KACAU
PEMBERSIH AN
PEMILIH AN
PEMILIHAN
PEMILIHAN
MUSNAH
ARSIP
PENGE LOMPO
KAN UNIT KERJA
PENGE LOMPO KAN
PER TAHUN
UK
UK
UK
UK UK
127
SKEMA PENANGANAN ARSIP DAFTAR B (II) DARI DAFTAR A (I)
128 Almari Penyimpanan buku-buku
pedoman hasil seminar dan PERDA
Filling Cabinet untuk arsip-arsip inaktif
Tempat penyimpanan kartu kendali, lembar pengantar, dan surat keluar
129
Suasana Ruang Kerja Pegawai Kecamatan Tengaran, dengan arsip aktif yang tertumpuk di samping meja kerja
130 Arsip aktif yang ditumpuk di sisi meja
kerja
Arsip inaktif yang menunggu untuk dibuat daftar pertelaannya
Laci Arsip inaktif yang kurang rapi dan penuh sesak oleh arsip
Arsip Pemilu yang merupakan arsip statis, tapi belum ada
tindak lanjutnya
Suasana Ruang Kerja Pegawai Kecamatan Tengaran, dengan arsip aktif yang
