Lampiran 1
Observasi Lapangan
1. Tanggal 30 September 2011 waktu 08.00 WIB, peneliti Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang menemui Kepala Kantor
Arsip Daerah Kab. Semarang untuk ijin penelitian.
2. Tanggal 3 Oktober 2011 waktu 08.15 WIB, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk meminta Visi Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, dan Struktur
Organisasi,
3. Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 09.00 WIB, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan arsip-arsip yang ada di Kantor Arsip Daerah
Kab.Semarang dan macam arsip yang disimpan di Bagian
Pengolahan dan Akuisisi,
4. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 08.20, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Sistem penyimpanan yang digunakan Kantor
Arsip Daerah Kabuaten Semarang.
5. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 08.00, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Filling Sistem Kearsipan yang digunakan
untuk menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan
6. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 08.34, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Ruangan Penyimpanan Arsip Dinamis
Inaktif.
7. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 08.45, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan Prosedur dan metode penyimpanan arsip di
bagian Pengolahan dan Akuisisi sekaligus ikut melakukan
pengolahan arsip.
8. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 08.21, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan proses penyusutan dan pemusnahan arsip di
bagian Pengolahan dan Akuisisi.
9. Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 08.25, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan perlengkapan dan Peralatan yang digunakan
di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
10.Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 08.33, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
untuk menanyakan syarat-syarat pegawai kearsipan dan
penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi,
11.Tanggal 28 Oktober 2011 waktu 08.15, peneliti ke Bagian
pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
penyelenggaraan kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan
Akuisisi.
Lampiran 2
Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
Nama : Drs. Margono, M.M
1. Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 08.00
T: Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang?
J: Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau sudah tidak diperlukan sehari-hari)
2. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 08.15
T: Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang?
J: Sistem pengelolaan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang adalah sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.
3. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 08.30
T: Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?
J: Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan akuisisi saja yang dapat menemukannya
4. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 08.20
J: Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis.
5. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 08.40
T: Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah dalam penemuan kembali.
6. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 08.34
T: Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah sesuai?
J: Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC
7. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 08.40
Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?
J: Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak terang banyak jendela kaca.
8. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 08.55
T: Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung?
J: Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi kurang tempat karana arsip dinamis inatif yang banyak dan banyak arsip yang belum dimusnahkan.
9. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 09.10
T: Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi sudah sesuai?
J: Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi.
10. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 08.45
T: Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
penempatan doos pada rak Dixon
11. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 09.00
T: Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi
J: Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.
12. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 09.15
T: Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar doos.
Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).
13. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.00
T: Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?
J: pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang terjadi kesulitan dalam penemuan kembali.
14. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 08.21
T: Bagaiman proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
Pemindahan arsip tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan setelah itu baru dimusnahkan.
15. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 08.50
T: Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada bagian pengolahan dan akuisisi?
J: Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal.
16. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.00
T: Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan dimusnahkan?
J: Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis masa retensinya harus segera dimusnahkan.
17. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.10
T: Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan. Tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses penyusutan juga belum ada.
T: Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang berupa surat/lembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya; almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang berisi banyak arsip.
19. Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 08.54
T: Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan akuisisi ada yang kurang?
J: Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal.
20. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 08.33
T: Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi sudah memenuhi?
21. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 08.46
T: Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi?
J: Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3 untuk arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi masing-masing. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman, lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada peminjaman.
22. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.00
T: Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih bercampur dengan arsip kacau.
23. Tanggal 28 Oktober 2011 waktu 08.15
J: Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga menghambat kelancaran kerja. Ruangan penyimpanan arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan
ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah
disimpan bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk ruangan penyimpanan arsip banyak karena ruangan
penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk
Hasil Wawancara
Kepala Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
Nama : Slamet Sihwidyatnanto, SH
1. Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 09.00
T: Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang?
J: Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif
Macamnya Arsip Perencanaan, Arsip Pengawasan, Peningkatan SDM, dan Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Luar Daerah.
2. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 09.15
T: Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang?
J: Sistem pengelolaan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang adalah sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.
3. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 10.00
J: Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan akuisisi saja yang dapat menemukannya
4. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 09.15
T: Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan Akuisisi?
J: Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis.
5. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 10.00
T: Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah dalam penemuan kembali.
6. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.00
sesuai?
J: Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.
7. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.25
T: Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?
J: Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan.
8. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.00
T: Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung?
arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau.
9. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.10
T: Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi sudah sesuai?
J: Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak.
10. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.15
T: Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan penempatan doos pada rak Dixon
11. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.35
J: Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.
12. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.00
T: Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah (Arsip Kacau); membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip; mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek), lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.
jenis arsip (subjek), pada luar doos.
Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).
13. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.20
T: Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?
J: pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk mengetahui masalah arsip.
14. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.30
T: Bagaiman proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
dimusnahkan.
15. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.44
T: Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada bagian pengolahan dan akuisisi?
J: Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal.
16. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 10.10
T: Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan dimusnahkan?
J: Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis masa retensinya harus segera dimusnahkan.
17. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 11.00
T: Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten Semarang belum berani melakukan pemusnahan tanpa dapat ijin dari kantor arsip propinsi. Pemusnahan arsip juga harus melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang besar.
18. Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.00
bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang berupa surat/lembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya; almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang berisi banyak arsip.
19. Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.20
T: Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan akuisisi ada yang kurang?
J: Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan peralatan dan perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal.
20. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.30
T: Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi sudah memenuhi?
sudah bekerja selama bertahun-tahun maka pegawai kearsipan telah mahir dan cekatan dalam melakukan pekerjaannya.
21. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.54
T: Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi?
J: Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3 untuk arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi masing-masing. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman, lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada peminjaman.
22. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 10.13
T: Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih bercampur dengan arsip kacau.
T: Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi?
J: Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga menghambat kelancaran kerja. Ruangan penyimpanan arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan
ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk ruangan penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan. Pegawai
kearsipan yang mengelola arsip tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi perubahan
pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.
Nama : Siti Sumirat
1. Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 09.00
T: Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang?
J: Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau sudah tidak diperlukan sehari-hari)
2. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 09.15
T: Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang?
J: Sistem pengelolaan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang adalah sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.
3. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 10.00
T: Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?
J: Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan akuisisi saja yang dapat menemukannya
4. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 09.15
J: Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis.
5. Tanggal 10 Oktober 2011 waktu 10.00
T: Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah dalam penemuan kembali.
6. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.00
T: Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah sesuai?
mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.
7. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 10.25
T: Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?
J: Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan.
8. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.00
T: Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung?
J: Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau.
9. Tanggal 12 Oktober 2011 waktu 11.10
J: Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak.
10. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.15
T: Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan penempatan doos pada rak Dixon
11. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 10.35
T: Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi
J: Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.
12. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.00
J: Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah (Arsip Kacau); membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip; mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek), lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.
Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar doos.
13. Tanggal 14 Oktober 2011 waktu 11.20
T: Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?
J: pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk mengetahui masalah arsip.
14. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.30
T: Bagaiman proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan setelah itu baru dimusnahkan.
15. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 09.44
T: Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada bagian pengolahan dan akuisisi?
16. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 10.10
T: Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan dimusnahkan?
J: Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis masa retensinya harus segera dimusnahkan.
17. Tanggal 17 Oktober 2011 waktu 11.00
T: Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan dan tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses penyusutan juga belum ada.
18. Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.00
T: Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di bagian Pengolahan dan Akuisisi?
19. Tanggal 20 Oktober 2011 waktu 09.20
T: Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan akuisisi ada yang kurang?
J: Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal.
20. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.30
T: Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi sudah memenuhi?
J: Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian tersebut tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan.
21. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 09.54
T: Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi?
dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada peminjaman.
22. Tanggal 24 Oktober 2011 waktu 10.13
T: Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi?
J: mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih bercampur dengan arsip kacau.
23. Tanggal 28 Oktober 2011 waktu 09.30
T: Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi?
J: Kekurangan tenaga kearsipan mengakibatkan kinerja tidak mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas, sedangkan yang mengelola arsip 2 (dua) pegawai mengakibatkan arsip menumpuk.
Lampiran 3
Reduksi Data
Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih
diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau sudah
tidak diperlukan sehari-hari)
2. Macam Arsip Dinamis Inaktif di Bagian Pengolahan dan Akuisisi
Arsip Perencanaan, Arsip Pengawasan, Peningkatan SDM, dan
Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Luar Daerah.
3. Sistem penyimpanan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang?
Sistem gabungan : Sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis
aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis
inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.
4. Kelemahan Sistem Gabungan
Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu
yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam doos-doos,
dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan akuisisi saja yang dapat
menemukannya.
5. Filling Sistem Kearsipan menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian
Pengolah dan Akuisisi
Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan
6. Cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi.
Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua
arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode
klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar
disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip . Arsip
disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai
dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada rak.
Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar
mudah dalam penemuan kembali.
7. Suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif
pada bagian pengolahan dan akuisisi.
Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC
namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan
Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak
seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan
penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol
suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.
8. Pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor
Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena
ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari
kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip
dinamis inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan
9. Ruangan penyimpanan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
Kantor Arsip daerah kab.Semarang.
Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip
dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak
mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip
kacau.
10.Gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi
untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat
sedangkan volume arsip banyak.
11.Prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti
arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan penempatan doos
pada rak Dixon
12.Kendala dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di
Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi
sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.
13.Metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian
Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis
inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit
pengolah (Arsip Kacau); membersihkan arsip dari debu-debu dan
kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan
bahan-bahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip;
mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara
tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip
(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor
sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal
,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek),
lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian
ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.
Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip
inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai
dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah
dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun,
(kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar
Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip
inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun
menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan
jenis arsip (subjek).
14.Kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian
pengolahan dan akuisisi.
pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang
terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang perlu
disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya arsip hanya di
masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah yang sama tanpa
dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk mengetahui masalah
arsip.
15.Proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian Pengolahan dan
Akuisisi.
Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit
pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip adalah
kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif karena jarang
sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip
habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan
setelah itu baru dimusnahkan.
16.Metode yang digunakan dalam pemusnahan pada bagian
pengolahan dan akuisisi.
Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian
pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena
metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal.
17.Lama umur arsip dinamis inaktif yang akan dimusnahkan.
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis masa
retensinya harus segera dimusnahkan.
18.Kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi.
keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan dan
tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses
penyusutan juga belum ada. Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip
Daerah kabupaten Semarang belum berani melakukan pemusnahan
tanpa dapat ijin dari kantor arsip propinsi. Pemusnahan arsip juga harus
19.Perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di bagian Pengolahan
dan Akuisisi.
Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang
berupa surat/lembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang
berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya;
almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart
Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar
pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang
berisi banyak arsip.
20.Peralatan dan perlengkapan yang kurang untuk menyimpan arsip
dinamis inakif pada bagian pengolahan dan akuisisi
Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan
peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama
belanja modal.
21.Pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi.
Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan
akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian tersebut
tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan. Formasi pegawai kususnya
bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang
mendaftar.
Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan
akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3 untuk
arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi masing-masing.
Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat penyimpanan
arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, sebagai bukti
peminjaman, lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan
arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip
yang dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada
peminjaman.
23.Kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian Pengolahan
dan Akuisisi.
Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan
penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan, tetapi
mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam
pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih
bercampur dengan arsip kacau.
24.Kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan kerarsipan
yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi.
Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan
padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga
arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan
penemuan kembali arsip, juga menghambat kelancaran kerja. Ruangan
penyimpanan arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif
menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan
calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip
banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu
AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan
penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan
volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada
bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai
dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis
inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan
bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk ruangan
penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan bekas Kantor
Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga memungkinkan
cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam
ruangan penyimpanan. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip tidak
ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi
perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.
Kekurangan tenaga kearsipan mengakibatkan kinerja tidak
mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan yang
mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi
sebagai pengawas, sedangkan yang mengelola arsip 2 (dua) pegawai
Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum dilaksanakan
karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam melakukan
pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang seminggu sekali bahkan
Lampiran 4
Foto
Lampiran 5
KUESIONER
Pengantar
Kuesioner ini bertujuan untuk mengumpulkan bahan – bahan penelitian
tentang
“SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI KANTOR ARSIP DAERAH
KABUPATEN SEMARANG “ yang akan digunakan untuk pemenuhan
penulisan skripsi Program Studi Pendidikan Ekonomi Universitas
kristen Satya Wacana.
Dalam rangka menyelesaikan tugas akhir Progdi Pendidikan
Ekonomi, perkenankanlah dengan ini kami mohon kiranya Bapak/Ibu
berkenan untuk mengisi kuesioner berikut ini. Adapun data yang kami
peroleh benar-benar untuk penyusunan tugas skripsi, untuk itu mohon
kiranya dapat diisi dengan sejujur-jujurnya dan selengkap-lengkapnya
atas ketersediaan menjawab pertanyaan ini kami mengucapkan terima
kasih.
Petunjuk Pengisian Kuesioner
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan memberi tanda
silang (x) pada kotak yang tersedia ataupun penjelasan pada hal-hal
yang dipilih dengan alasan, sedangkan untuk pertanyaan yang berisi uraian mohon kiranya dituliskan sejelas-jelasnya demikian pola untuk
Contoh pengisian Kuesioner dengan Pilihan
1. Apakah tenaga pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah
memenuhi ?
sudah
belum
Alasan ...
10.Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah
Kab. Semarang?
11.Apa saja Jenis-jenis/bentuk arsip dinamis Inaktif yang disimpan
di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang?
12.Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip
Daerah Kab.Semarang?
Sistem Desentralisasi
Sistem Sentralisasi
Sistem Gabungan
Alasan ...
14.Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk menyimpan
arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan Akuisisi?
Abjad
Masalah
Nomor
Tanggal
Wilayah
Alasan ...
15.Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi?
16.Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip
dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah
sesuai?
17.Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?
18.Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang
19.Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah sesuai?
20.Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di
bagian Pengolahan dan Akuisisi?
21.Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis
inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?
22.Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan
dan Akuisisi?
23.Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis
inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?
24.Bagaimana proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian
Pengolahan dan Akuisisi?
25.Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada
bagian pengolahan dan akuisisi?
Pencacahan
Pembakaran
Pemusnahan kimiawi
Pembuburan
26.Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan
dimusnahkan?
27.Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada
bagian Pengolahan dan Akuisisi?
28.Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di bagian
Pengolahan dan Akuisisi?
29.Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan
akuisisi ada yang kurang?
30.Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi sudah memenuhi?
31.Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah
dan Akuisisi?
32.Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi?
33.Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan