BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan data yang diperoleh pada saat melakukan penelitian
di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang, selanjutnya dilakukan
analisis untuk menjawab tujuan dilakukannya penelitian ini. Adapun
tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem
managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan
dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
Berikut ini akan diuraikan dan dianalisis hasil-hasil dari penelitian
yang telah dilakukan.
4.1.Hasil Penelitian
4.1.1.Visi Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang a. Visi
Terwujudnya pelayanan arsip yang berkualitas (cepat dan tepat)
dalam penyediaan data dan informasi penting bagi masalah kemashlatan
b. Misi
1. Meningkatkan kualitas pelayanan bagi pengguna arsip.
2. Memberikan akses yang luas kepada masyarakat untuk memperoleh
data dan informasi.
3. Meningkatkan hak-hak pengguna arsip dalam memperoleh data dan
informasi arsip.
4. Meningkatkan kualitas SDM Aparatur Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang.
5. Meningkatkan teknologi informai kearsipan (SIM) guna percepatan
akses data dan informasi.
6. Meningkatkan khasanah arsip kesejarahan bagi generasi masalalu,
kini dan mendatang.
4.1.2.Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
a. Tugas Pokok
Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di
b. Fungsi
1. Perumusan Kebijakan teknis dibidang pembinaan dan
pengembangan, akuisisi dan pengolahan, penyimpanan dan
pemeliharaan arsip.
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah
bidang arsip dan dokumentasi.
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas bidang pembinaan dan
pengembangan, ,akuisisi dan pengolahan, penyimpanan dan
pemeliharaan arsip,
4. Dan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati.
4.1.3. Struktur Organisasi
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang
Kasubag TU Kepala Kantor
Kasi Pembinaan dan Pengembangan
Kasi Penyimpanan dan Pemeliharaan Kelompok Jabatan
Fungsional
4.1.4. Tugas Seksi Pengolah dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
a. Tugas Pokok
Melaksanakan sebagian tugas Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang di bidang pengolah dan akuisisi arsip.
b. Rincian Tugas
1. Menyusun Program kerja dan anggaran seksi pengolahan dan
akuisisi;
2. Membagi tugas dan melaksanakan dan mengarahkan
pelaksanaan tugas bawahan;
3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis Perangkat Daerah,
Badan Usaha Milik Negara, Perusahaan Swasta, dan
Perorangan skala Daerah dala angka penyelamatan,
pemeliharaan, dan pengamanan Kearsipan;
4. Melaksanakan akuisisi arsip untuk memperluas khasanah arsip
yang mempunyai nilai guna informasi bagi pengguna arsip;
5. Melaksanakan koordinasi dan fasilitas kerja sama tehnik
diinstansi Pemerintah Kabupaten Semarang maupun pihak luar
unuk memperluas jaringan informasi kearsipan.
6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
sub bagian Tata Usaha.
7. Menyusun laporan pertanggung jawaban pelaksanaan sub
bagian Tata Usaha;
8. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik
guna kelancaran pelaksanaan tugas dan;
9. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
4.1.5. Visi dan Misi Arsip a. Visi Arsip
Ditingkat keberadaan suatu bangsa “Arsip” adalah rangkaian
citra asal yang tak terhapuskan karena kelengkangan zaman, sehingga
jika diteruskan dengan suatu sentuhan-sentuhan tehnologi dapat
membangkitkan mutiara terpendam yang akan menjadi satu arti
tersendiri bahwa bangsa ini membutuhkan informasi yang berbentuk
b. Misi Arsip
Ditingkat keberadaan suatu organisasi “Arsip” adalah bagian
yang tak terpisahkan dari managemen organisasi, dan keberhasilan
managemen kearsipan akan member pengaruh kinerja organisasi karena
jalinan informasi mengandung arti nilai prosesi secara nyata dan terus
menerus dalam mendukung kelancaran pada keseluruhan tugas
managemen organisasi.
4.1.6. Arsip Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
Arsip-arsip yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang.
a. Penggolongan Surat:
1) Berdasarkan Asal dan Tujuan
a. Surat Interen adalah yang berasal dari dan untuk bagian lain
dalam unit organisasi yang sama (lingkup Kantor Arsip Daerah
Kab. Semarang)
b. Surat Ekstern adalah yang berasal dari dan untuk instansi lain di
luar Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang maupun di lingkungan
Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang di luar daerah.
a. Surat Dinas adalah surat yang ditujukan kepada pejabat atau
yang disertai nama dan jabatan yang bersangkutan.
b. Surat Pribadi adalah surat yang ditujukan kepada nama orang.
4) Berdasarkan Sifat
a. Surat Penting adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan
mempunyai nilai guna dalam proses administrasi.
b. Surat Biasa adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan
cukup untuk diketahui saja.
c. Surat Rahasia adalah surat yang isinya dirahasiakan dan hanya
boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk.
a. Penggolongan Arsip
1. Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara
langsung dalam menyelenggarakan administrasi. Terdiri dari:
a. Arsip Dinamis Aktif, masih diperlukan sehari-hari.
b. Arsip Dinamis Inaktif, sudah jarang dan hampir tidak
diperlukan sehari-hari.
c. Arsip Statis, yakni arsip yang tidak digunakan secara
umumnya mempunyai nilai sejarah dan menjadi dokumen
pada Lembaga Arsip Nasional.
b. Nilai Guna Arsip
1. Primer, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip
bagi kepentingan intern kantor (nilai guna administrative,
organisatoris, manajemen, hokum, keuangan, ilmiah, sejarah).
2. Sekunder, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip
bagi kepentingan umum diluar pencipta/ Kantor Arsip Daerah
Kab. Semarang (nilai guna kebuktian dan informasi).
c. Pengelompokan Jenis Arsip
1. Arsip Vital/Permanen (usia simpan selamanya)
2. Arsip Sangat Penting/ Semi Permanen (usia s/d 75 tahun)
3. Arsip Penting (usia simpan s/d 30 tahun)
4. Arsip Biasa (usia simpan s/d 3-5 tahun)
5. Arsip Tidak Penting (usia simpan s/d 0,5 -1,5 tahun)
Arsip yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
adalah arsip dinamis aktif (semua surat-surat masuk), dan arsip dinamis
doos arsip diletakkan di rak dixon di dalam gudang arsip. Arsip dinamis
inaktif tersebut disimpan di unit pengolah dan akuisisi.
d. Arsip Dinamis Inaktif yang ada pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang macamnya:
1. Arsip Perencanaan.
2. Arsip Pengawasan.
3. Peningkatan SDM.
4. Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Luar Daerah.
4.1.7. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang adalah sistem gabungan. Sistem pengelolaan arsip gabungan
adalah pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU
yang menangani dan arsip dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan
dan Akuisisi. Sistem gabungan ini dilaksanakan di masing-masing unit
yaitu Kasubag TU, Kasi Akuisisi dan Pengolahan, Kasi Pembinaan dan
4.1.8. Filing Sistem Kearsipan yang Digunakan Dalam Menyimpan Arsip Dinamis Inaktif di Bagian Pengolahan dan Akusisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
Arsip dinamis Inaktif yang disimpan Pada Bagian Pengolahan dan
Akusisi menggunakan sistem geografis, kronologis, dan subjek.
Bagian Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah
semua arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan
daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta
lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip .
Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama
sesuai dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada
rak. Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip
agar mudah dalam penemuan kembali.
Daftar Klasifikasi Nomor adalah daftar yang memuat semua
kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor, setiap masalah diberi
nomor tertentu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai pedoman
pemberi kode surat, dan sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan
Berikut ini Daftar Klasifikasi Arsip yang digunakan untuk
pedoman menyimpan kode Arsip Dinamis Inaktif :
1- 9 UMUM
10-19 URUSAN DALAM
20-29 PERALATAN
30-39 KEKAYAAN DAERAH
40-49 PERRUSTAKAAN/DOKUMEN/KEARSIPAN/SANDI
50-59 PERENCANAAN
60-69 ORGANISASI/KETATALAKSANAAN
70-79 PENELITIAN
80-89 KONPERENSI
90-99 PERJALANAN DINAS
100-109 PEMERINTAHAN
110-119 PEMERINTAH PUSAT
120-129 PEMERINTAH PROPINSI
130-139 PEMERINTAH KABUPATEN/KOTA
140-149 PEMERINTAH DESA
150-159 LEGISTATIF MPR/DPR
170-179 DPRD KABUPATEN/KOTA
180-189 HUKUM
190-199 HUBUNGAN LUAR NEGERI
200-209 POLITIK
210-119 PARPOL
220-229 KEPARTAIAN
230-239 ORGANISASI KEMASYARAKATAN
240-249 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
250-259 ORGANISASI PEMUDA
260-269 ORGANISASI BURUH, TANI, DAN NELAYAN
270-279 ORGANISASI WANITA
280-289 PEMILIHAN UMUM
290-299 PANWASLU
300-309 KEAMANAN DAN KETERTIBAN UMUM
310-319 PERTAHANAN
320-329 KEMILITERAN
330-339 KEAMANAN
340-349 PERTAHANAN SIPIL
360-369 BENCANA
370-399 KECELAKAAN
400-409 KESEJAHTERAAN RAKYAT
410-419 PEMBANGUNAN DESA
420-429 PENDIDIKAN
430-439 KEBUDAYAAN
440-449 KESEHATAN
450-459 AGAMA
460-469 SOSIAL
470-479 KEPENDUDUKAN
490-499 PEREKONOMIAN
500-509 PERDAGANGAN
520-529 PERTANIAN
530-539 PERINDUSTRIAN
540-549 PERTAMBANGAN/KESAMUDRAAN
550-559 PERHUBUNGAN
560-569 TENAGA KERJA
570-579 MODAL DOMESTIK
590-599 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
600-609 PENGAIRAN
610-629 JALAN
630-639 JEMBATAN
640-649 BANGUNAN
650-659 TATA RUANG KOTA
660-669 TATA LINGKUNGAN
670-679 KETENAGAAN
680-689 PERALATAN
690-699 AIR MINUM
700-709 PENGAWASAN
710-719 BIDANG PEMERINTAHAN
720-729 BIDANG POLITIK
730-739 BIDANG KEAMANAN
740-749 BIDANG KESRA
750-759 BIDANG PEREKONOMIAN
760-769 BIDANG PEKERJAAN UMUM
770-779 PENGAWAS PEJABAT PUBLIK
790-799 BIDANG KEUANGAN
800-809 KEPEGAWAIAN
810-819 PENGADAAN
820-829 MUTASI
830-839 KEDUDUKAN
840-849 KESEJAHTERAANPEGAWAI
850-859 CUTI
860-869 PENILAIAN
870-879 TATA USAHA KEPEGAWAIAN
880-889 PEMBERHENTIAN
890-899 PENDIDIKAN PEGAWAI
900-909 KEUNGAN
910-919 ANGGARAN
920-929 OTORISASI
930-939 VERIFIKASI
940-949 PEMBUKUAN
950-959 PERBENDAHARAAN
960-969 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
980-989 PENGELUARAN
990-999 BENDAHARAWAN
4.1.9. Ruangan Penyimpanan pada Bagian Pengolahan dan Akusisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
Ruangan penyimpanan yang tepat merupakan hal penting bagi
arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip, hal yang perlu
dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, control keamanan, control
suhu dan kelembaban, cahaya , dan alokasi ruang.
a. Konstruksi Gedung
Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis
inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk
penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan
volume arsip banyak.
b. Kontrol Suhu dan Kelembaban
Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC
Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak
seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan
penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol
suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.
c. Alokasi Ruang
Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip
dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak
mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip
kacau.
4.1.10.Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
1. Meneliti arsip dinamis inaktif
2. Menyiapkan berkas inaktif
3. Penempatan doos pada rak Dixon
Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan
lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi sehingga
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif pada Bagian
Pengolahan dan Akuisisi sebagai berikut :
a. Meneliti arsip dinamis inaktif
a) Menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah
(Arsip Kacau).
b) Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan
semua bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia.
c) Memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip.
d) Mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara
tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis
arsip (subjek).
e) Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor
sementara.
f) Mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal ,bulan
,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek), lalu
diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian
ditempelkan pada sampul pembungkus.
b. Menyiapkan berkas inaktif
A. Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti.
B. Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai dengan masalah yang akan
disimpan.
C. Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil
memberikan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis),
dan jenis arsip (subjek), pada luar doos.
c. Penempatan doos pada rak dixon
1. Memberi kamper/kapur barus dalam boks arsip.
2. Doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak dixon.
3. Menata Rak Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun,
Gambar 4.2. Skema Metode Penyimpanan Arsip Dinamis
Inaktif Pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip
Daerah Kab. Semarang ARSIP KACAU
PEMBERSIHAN
PEMILAHAN
ARSIP
KODE KLASIFIKASI 000,100,200,300,400,500,600,700,
800,900
PENGELOMPOKKAN POKOK MASALAH
PENGELOMPOKKAN PER TAHUN, ISI ARSIP, DAN WILAYAH
DAFTAR PERTELAAN ARSIP MUSNAH
Setiap pegawai arsip dalam melakukan penyimpanan arsip
dinamis inaktif biasanya membutuhkan waktu yang lama dalam
penyimpanannya. Sedangkan arsip yang perlu diolah banyak. Dalam
proses penyimpanan arsip terbatasnya pegawai menjadi dominan, untuk
formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada penerimaan
CPNS tidak ada yang mendaftar. Kekurangan tenaga kearsipan
mengakibatkan kinerja tidak mengalami perubahan dari tahun ke tahun.
Pada bagian Pengolahan dan Akuisisi juga dalam proses
penyimpananya dan pengolahannya masih menjadi satu dan belum
disediakan gedung pengolahan arsip mengakibatkan kesulitan dalam
proses penyimpanan.
4.1.11.Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Dearah Kabupaten Semarang
Penyusutan arsip adalah kegiatan dalam upaya mengurangi
volume arsip di suatu tempat penyimpanan yang erat sekali dengan
kegiatan memilih dan memisahkan arsip untuk menentukan arsip aktif,
arsip inaktif, dan non arsip (lembar lebih, tak terpakai, dll), sedangkan
tempat penyimpanan sehingga tempat yang tersedia dapat dimanfaatkan
arsip berikutnya.
a. Bentuk dan Susunan Jadwal Retensi Arsip
Secara garis besar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten
Semarang terkandung unsur-unsur:
1. Masalah, yang ada pada dasarnya adalah merupakan cerminan
berkas yang ada dalam organisasi dalam lingkungan Pemerintah
Kabupaten Semarang, baik berkas yang mencerminkan tugas
operasional (subtantif) maupun tugas penunjang (fasilitatif)
2. Rincian masalah, sebagai penjabaran dari asalah.
3. Retensi yang merupakan jangka waktu penyimpanan baik pada
waktu masa aktif maupun inaktif yang dituangkan dalam pernyataan
dan angka.
4. Keterangan yang berisi pernyataan musnah, permanen atau
pernyataan lain.
Pengolahan dan Akuisisi sebagai Unit pengolah arsip wajib
melakukan penyusutan arsip aktif yang menjadi arsip inaktif sesuai
dengan jadwal retensi arsip yang telah dibakukan dan dilaksanakan oleh
penyerahan Tata cara penyusutan arsip sebagai kegiatan mengurangi volume
arsip dari tempat penyimpanan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang dengan cara :
1. Pemindahan arsip
2. Pemusnahan arsip
3. Penyerahan arsip
b. Mekanisme Penyusutan Arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
[image:23.516.82.493.190.531.2]
Gambar 4.3. Mekanisme penyusutan arsippada bagian pengolahan dan
akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
Pemindahan Arsip
Arsip yang ada di unit pengolah yang habis masa retensinya harus
segera dipindahkan ke Unit kearsipan, dengan tata cara sebagai berikut: Unit Pengolah Arsip Penyimpanan arsip dinamis inaktif (unit
Musnah / Cacah
Penyusutan arsip dinamis
inaktif
a. Tata usaha unit pengolahan mengadakan penelitian untuk
menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip(JRA).
b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang
akan dipindahkan ke unit kearsipan (Pengolahan dan Akuisisi).
c. Menata Arsip inaktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan
(Pengolahan dan Akuisisi).
d. Unit pengolah sekurang-kurangnya enam bulan sekali
memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan.
e. Pemindahan arsip ini dilakukan dengan berita acara disertai
daftar pertelaan rangkap 2 (dua) dengan menggunakan
bentukformulir model I dan II dengan rincian:
Pemusnahan arsip
b. Pemusnahan arsip di Unit Pengolahan dan Akuisisi
Langkah-langkah pemusnahannya adalah sebagai berikut :
1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2) Menyampaikan daftar tersebut kepada pimpinan untuk
3) Setelah mendapat persetujuan dilakukan pemusnahan terhadap
arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar pertelaan
rangkap I (satu), untuk Unit Pengolahan.
4) Pemusnahan arsip di Unit Pengolahan dilaksanakan
sekurang-kurangnya enam bulan sekali.
c. Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan
Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun
yang tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sebagai berikut :
1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2) Menyampaikan daftar tersebut kepada Sekda/Pejabat yang
ditunjuk untuk dapat persetujuan pemusnahan.
3) Setelah mendapat persetujuan, dilakukan pemusnahan terhadap
arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar prtelaan
rangkap 2 (dua).
- Lembar pertama untuk arsip Nasional Daerah
- Lembar kedua untuk Kantor Arsip Daerah Propinsi Jawa
4) Pemusnahan arsip di unit kearsipan untuk arsip yang retensinya
kurang dari 10 tahun dan tidak harud dinilai kembali,
dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 tahun sekali.
d. Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang harus
dinilai kembali dan 10 tahun atau lebih dilaksanakan sebagai
berikut:
1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
2) Menyampaikan daftar tersebut kepada panitia Penilai Arsip, yang
susunan keanggotaannya seperti terlampir (Model VII), yang
diadakan penilaian.
3) Apabila dalam penilaian berdasarkan daftar yang disampaikan
ternyata penitia menganggap perlu maka panitia dapat meminta
arsip fisiknya untuk diteliti secara langsung.
4) Panitia Penilai wajib memberikan pertimbangan dapat atau
tidaknya suatu arsip dimusnahkan.
5) Arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu disusulkan ke
arsip Nasional Daerah untuk mendapatkan persetujuan melalui
6) Setelah mendapat persetujuan dari kepala Arsip Nasional, maka
pimpinan yang bertanggungjawab atas arsip tersebut melakukan
pemusnahan dengan disaksikan oleh Pejabat dari Bidang
Hukum/Perundang-undang dan atau Bidang Pengawasan.
7) Setiap pemusnahan harus dibuat daftar pertelaan dan berita acara
pemusnahan arsip.
Berita acara pemusnahan tersebut dibuat rangkap 5 (lima) :
a. Lembar pertama untuk Unit Kearsipan
b. Lembar kedua untuk unit Bidang hukum
c. Lembar ketiga untuk Unit bidang pengawasan .
d. Lebar keempat untuk Unit Arsip Nasional Daerah
e. Lembar kelima untuk Arsip Nasional Daerah.
8) Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 than yang
harus dimulai kembali dan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh
Menteri Dalam Negeri untu Tingkat Pusat, Gubernur dan
Bupati/Walikota untuk Daerah Prop/Kab/Kota
sebelumnya harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Badan
Pemeriksa Keuangan. Bagian pemusnahan arsip Keuangan dibuat berita
acara dan daftar pertelaan masing-masing rangkap 7 (tujuh) :
a) Lembar pertama untuk Kearsipan;
b) Lembar kedua untuk Bidang Keuangan ;
c) Lembar ketiga untuk Unit bidang Hukum ;
d) Lembar keempat untuk Bdang Pengawasan ;
e) Lembar kalima untuk BAPEKA ;
f) Lembar keenam untuk arsip Nasional ;
g) Lembar ketujuh untuk Instansi terkait.
Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan dilaksanakan
sekurang-kurangnya 3(tiga) tahun sekali.
Untuk Arsip Kepergian yang akan dimusnahkan sebelumnya
harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan BAKN. Pemusnahan
Arsip Kepegawaian dibuat Berita Acara dan daftar pertelaan
msing-masing rangkap 7 (tujuh) dengan ketentuan :
a) Lembar pertama untuk Kearsipan;
b) Lembar kedua untuk Bidang Kepegawaian;
d) Lembar keempat untuk Bdang Pengawasan ;
e) Lembar kalima untuk BAPEKA ;
f) Lembar keenam untuk arsip Nasional ;
g) Lembar ketujuh untuk Instansi terkait.
Penyerahan Arsip
Penyerahan Arsip dari Pemerintah Kabupaten Semarang Ke Arsip
Nasional Daerah, dilaksanakan oleh bupati semarang
sekurang-kurangnya satu kali dalam 5 tahun, sedangkan penyerahan arsip dari
kecamatan/Dinas/Instansi ke Kantor Arsip Propinsi Jawa Tengah
melalui Unit Kearsipan Kabupaten Daerah Kabupaten Semarang
sekurang-kurangnya satu kali dalam 5 tahun.
Arsip yang sudah diserahkan dengan membuat Berita Acara
rangkap dua disertai dengan daftar pertelaan arsip.
a. Lembar pertama untuk kantor Arsip Propinsi Jawa Tengah.
b. Lembar kedua untuk Unit Kearsipan Kabupaten Daerah
Semarang.
Pengolahan dan Akuisisi dalam pemusnahannya menggunakan
metode dibakar atau di cacah hingga arsip tidak terbaca lagi.
Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten Semarang belum berani
melakukan pemusnahan tanpa dapat ijin dari kantor arsip propinsi.
Pemusnahan arsip juga harus melalui prosedur yang panjang dan
membutuhkan biaya yang besar sedangkan Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang mengalami kendala keterbatasan biaya untuk
pemusnahan.
4.1.12. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi
Peralatan dan perlengkapan penyimpanan yang digunakan untuk
mengelola arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi
Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang sebagai berikut:
Peralatan yang digunakan:
1) Folder/Tap map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang
berupa surat/lembaran.
2) Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat
bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya.
3) Almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip.
4) Chart Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau
5) Almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang berisi
banyak arsip.
Perlengkapan yang digunakan (berupa formulir-formulir atau ) :
1) Kartu Kendali
2) Disposisi
3) Trickler file
4) Folder
5) Daftar Klasifikasi Nomor
6) Lembar Peminjaman Arsip, untuk mengetahui arsip yang pernah
dan sedang dipinjam dan berfungsi sebagai arsip pengganti.
7) Register Arsip, untuk mengetahui macam dan volume arsip
berikut tempat tersimpannya.
8) Daftar pertelaan, untuk mencatat macam dan jumlah arsip yang
disalurkan dari tempat awal ke sentral arsip dalam waktu tertentu.
9) Berita Acara Penyerahan dan Pemusnahan, untuk mengetahui
siapa dan kapan kegiatan penyerahan dan pemusnahan
Peralatan dan perlengkapan pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi
dari tahun ke tahun tidak ada penambahan peralatan seperti almari arsip
karena keterbatasan anggaran terutama belanja modal.
4.1.13. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Inaktif
Hal-hal yang pelu diperhatikan dalam peminjaman arsip antara lain:
1. Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas.
2. Tidak boleh menambah atau mengurangi isi.
3. Setiap perpanjangan harus mendapatkan ijin.
4. Harus dikembalikan dalam keadaan utuh.
Untuk menjaga dan mengontrol terhadap arsip yang dipinjam,
perlu disiapkan beberapa peralatan, antara lain:
1. Formulir peminjaman rangkap 3 dengan fungsi masing-masing:
a. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat
penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip,
sebagai bukti peminjaman.
b. Lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip
diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti
c. Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada
peminjaman.
2. Out indicator sebagai pengganti arsip yang di pinjam. Apabila arsip
di pinjam sebanyak 1 folder atau doos, maka sebagai pengganti
folder yang keluar diganti dengan out guide (lihat gambar). Apabila
arsip yang dipinjam hanya sebagian dari arsip yang disimpan dalam
folder atau doos maka sebagai pengganti arsip yang keluar diganti
dengan out sheet(lihat gambar).
3. Tempat penyimpanan formulir peminjaman yang biasa disebut
dengan tickler file.
Penemuan kembali pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
Kantor Arsip Daerah Semarang masih dekerjakan secara manual.
Penemuan kembali secara manual. Berarti pencarian kembali
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga
mesin. Petugas arsip mencari arsip langsung pada himpunan berkas
tersebut.
Penemuan kembali arsip terdapat beberapa tindakan yang perlu
dilakukan meliputi:
2. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang
pada penggolongan arsip menurut pola klasifikasi.
3. Dan mencari arsip berdasarkan tanggal, bulan ,dan tahun.
Pegawai kearsipan di Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang jarang melakukan kegiatan
penemuan kembali arsip dinamis inaktif karena tidak ada pegawai di
Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah yang meminjam arsip dinamis
inaktif. Selain itu para pegawai kearsipan mengalami kesulitan dalam
mengelola ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena masih
bercampur dengan arsip kacau. Keterbatasan personil juga menjadi
kendala dalam penemuan kembali.
4.1.14.Syarat-syarat pegawai kearsipan
Pengolahan dan Akuisisi belum ada asiparis sebagai penentu
kegiatan kearsipan, hanya karena pegawai kearsipan di bagian tersebut
sudah terbiasa maka pegawai mahir dan cekatan dalam mengelola arsip.
Pegawai kearsipan pada bagian pengolahan dan akuisisi tidak ada yang
lulusan jurusan kearsipan, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi
SMA. Keterbatasan tenaga kerja mengakibatkan tidak ada perubahan
dari tahun ke tahun sedangkan arsip yang dikelola banyak. Formasi
pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak
ada yang mendaftar
4.2. Pembahasan
Pembahasan hasil penelitian ini akan dilakukan dengan
memadukan tinjauan teoritis yang menjadi dasar penelitian dilapangan
dengan hasil penelitian di Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang.
Berdasarkan dari hasil penelitian di Kantor Arsip Daerah Kab.
Semarang tentang sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif
pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang secara rinci sebagai berikut:
4.2.1. Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
4.2.1.1. Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang digunakan di
Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit yaitu kasubag
TU, Kasi pengolahan dan Akuisisi , Kasi Pembinaan dan
Pengembangan, dan Kasi penyimpanan dan Pemeliharaan. Sistem
penyimpanan ini mempunyai kelebihan yaitu Adanya sistem
penyimpanan dan temu balik yang seragam , menekan seminimum
mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang, menekan
duplikasi dokumen, memungkinkan penggandaan dokumen yang
terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik dan, memudahkan
control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan
pemusnahan. Sedangkan kelemahan Dalam penemuan kembali arsip
dinamis inaktif membutuhkan waktu yang lama karena arsip dinamis
inaktif disimpan di dalam doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan
pengolahan dan akuisisi saja yang dapat menemukannya. Hal ini
mendukung teori yang dikemukakan oleh Sugiarto dan Wahyono bahwa
:
“Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem kearsipan yang baik :Kepadatan,mudah dicapai
,Kesederhanaan, Keamanan, Kehematan ,Elastis,
Penyimpanan, Keterangan-keterangan yang harus
tidak ada yang paling baik dalam system kearsipan, yang paling baik adalah system yang paling cocok dan tepat dengn kebutuhan. Dengan demikian pemilihan system harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga system tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.”45
Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolahan
dan Akuisisi telah berjalan baik selama bertahun-tahun dan kegiatan
kearsipan berjalan dengan lancar. Akan tetapi, dengan sistem
penyimpanan Gabungan tersebut penyimpanan arsip dinamis inaktif di
bagian pengolahan dan akuisisi belum tertata dengan baik. Ruangan
penyimpanan dan pengolahan arsip dinamis inaktif masih menjadi satu.
Peralatan penyimpanan arsip dinamis inaktif juga tidak ada
penambahan karena keterbatasan dana, terutama belanja modal.
Sebaiknya pegawai kearsipan di Pengolahan dan akuisisi
memperhatikan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena
menggunakan system penyimpanan gabungan agar arsip dapat tertata
rapi dan terawat.
45
4.2.2. Filling Sistem Kearsipan
Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan
akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis.
Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Badri Munir
Sukoco:
“Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem penyimpanan arsip dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah system abjad, masalah.nomor, tanggal dan wilayah.”46
Berdasarkan dari teori tersebut , pada bagian pengolahan dan
akuisisi harus melakukan penentuan metode penyimpanan atau system
penataan arsip. Akan tetapi, pada bagian tersebut menggunakan 3
Filling system yaitu system masalah, tanggal, dan wilayah yang sudah
berjalan selama bertahun-tahun serta tidak ada kendala dalam
menyimpan arsip dinamis inaktif yang ada.
Sebaiknya dalam filling system penyimpanan arsip dinamis
inaktif harus benar-benar diperhatikan , karena ada 3 filling system
46
penyimpanan agar dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif tidak
terjadi kesalahan.
4.2.3. Ruangan Penyimpanan
Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis
inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk
penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan
volume arsip banyak. Hal ini tidak sesuai dengan teori yang
dikemukakan oleh Basuki Sulisyo bahwa:
“Gedung yang menyimpan arsip harus tahan kebakaran selama 3 jam, artinya konstuksi gedung harus mampu menahan kebakaran selama 3 jam sebelum roboh. Mungkin ada yang menganggap ini terlalu berlebih-lebihan, namun syarat tersebut sudah lazim di negara maju Asia Tenggara. Lebih baik menghabiskan banyak uang untuk membangun gedung daripada kehilangan arsip yang tidak ada di tempat lain. Tembok tahan api, system penanganan asap, alarm asap, dan api merupakan komponen pengamanan. Sirkulasi udara juga tidak terganggu dengan tersedianya udara yang baik. Vntilasi yang baik memungkinkan sirkulasi udara. Di beberapa gedung bahkan dipasang filter polutan guna mencegah polusi dari ruangan sekitar. Sistem pengaman fisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu.”47
47
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1
(satu) AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan
Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak
seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan
penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol
suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol. Berdasarkan
teori dari Basuki Sulistyo suhu dan kelembaban tidak sesuai.
“Menurut Basuki Sulistyo : Suhu dan kelembaban yang terkendali membantu kelestarian arsip. Suhu yang baik untuk arsip adalah 18o sampai 21o Celcius. Kelembaban
yang dianjurkan ialah 45 sampai 50 persen. Dengan demikian, gedung arsip di Indonesia harus menghabiskan biaya pengatur keembaban karena angka kelembaban di Indonesia sangat tinggi, sekitar 80 sampai 90 persen.”48
Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi
besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip
dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak
mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip
kacau. Basuki Sulistyo menyatakan bahwa:
48
“Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan. Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan kegiatan rujukan yang ada.”49
Berdasarkan teori tersebut ruangan penyimpanan arsip belum
sesuai, karena besar ruangan arsip tidak seimbang dengan volume arsip
yang ada pada ruangan penyimpanan. Hal ini bisa mengakibatkan
kesulitan dalam mengelola arsip.
Sebaiknya ruangan penyimpanan arsip lebih diperhatikan karena
menyangkut keselamatan arsip yang disimpan dalam ruangan
penyimpanan.
4.2.4. Prosedur Filling Hastawi Arsip dinamis Inaktif
Prosedur Penyimpanan di Pengolahan dan Akuisisi sebagai
berikut : Meneliti arsip, menyiapkan berkas inaktif dan penempatan
doos pada rak Dixon. Prosedur penyimpanan tersebut telah sesuai
dengan Peraturan Bupati Semarang Nomor 20 tahun 2005 tentang
Pedoman Penataan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah kabupaten
Semarang.
49
Hal tersebut telah sesuai dengan teori dari Sulistyo Basuki yang
menyatakan bahwa “Langkah-langkah dalam prosedur filing hastawi
atau manual arsip dinamis inaktif, sebagai berikut: Meneliti
Arsip,Menyimpan Berkas Inaktif dan Penempatan Boks pada Rak.”50
Namun prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan
Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip
duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.
Sebaiknya pegawai kearsipan lebih cekatan dalam meneliti arsip
agar dalam penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
4.2.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
Pegawai kearsipan pada bagian pengolahan dan akuisisi telah
melakukan metode penyimpanan arsip dinamis inaktif sesuai dengan
prosedur penyimpanan. Metode pengarsipan dikerjakan secara
berurutan, agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip
dinamis inaktif dan mempermudah dalam penemuan kembali, akan
tetapi ada kelemahannya karena pengelolaan arsip dan penyimpanan
masih menjadi satu ruang terjadi kesulitan dalam penemuan kembali.
Apabila arsip yang perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu
50
biasanya arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah
yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk
mengetahui masalah arsip. “Menurut Wiradi Metode adalah
seperangkat langkah (apa yang harus dikerjakan) yang tersusun secara
sistematis (urutannya logis).”51
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian
Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis
inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit
pengolah (Arsip Kacau); membersihkan arsip dari debu-debu dan
kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan
bahan-bahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip;
mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara
tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip
(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor
sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal
,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek),
51 Wiradi dalam
http://carapedia.com/pengertian_definisi_metode_menurut_para_ahli_info497.
lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian
ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.
Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip
inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai
dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah
dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun,
(kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar
doos.
Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip
inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun
menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan
jenis arsip (subjek).
Sebaiknya dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif
lebih diperhatikan karena menyangkut pemeliharaan arsip agar arsip
dinamis inaktif dapat terawat.
4.2.6. Penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif
Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit
kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif karena jarang
sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip
tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah
habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan
setelah itu baru dimusnahkan. Hal ini sesuai dengan teori yang
dikemukakan oleh Sulistyo Basuki bahwa:
“Adanya jadwal retensi arsip dinamis, maka badan korporasi memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis secara ajeg sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, listrik, peralatan, dan sebagainya.” 52
Pemusnahan belum pernah dilakukan karena pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten Semarang
belum berani melakukan pemusnahan tanpa mendapatkan ijin dari
Kantor Arsip Provinsi. Pemusnahan dan penyerahan arsip juga harus
melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang besar
sedangkan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang mengalami
kendala keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan. Tenaga
fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses penyusutan
juga belum ada. Pengolahan dan Akuisisi dalam pemusnahannya
52 Sulistyo Basuki,
menggunakan metode dibakar hingga arsip tidak terbaca lagi. Hal ini
mendukung teori yang dikemukakan oleh sulistyo Basuki bahwa:
“Metode pemusnahan arsip dinamis inaktif meliputi pencacahan,
pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.”53
Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian
pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena
metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal.
Sebaiknya dilakukan penyusutan dan pemusnahan secara teratur
untuk menghemat ruangan penyimpanan karena terbatasnya gedung
penyimpanan arsip dan peralatan penyimpanan arsip seperti filling
cabinet.
4.2.7.Peralatan dan perlengkapan
Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang
berupa surat/lembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang
berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya;
almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart
Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar
53
pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang
berisi banyak arsip.
Perlengkapan yang digunakan (berupa formulir-formulir atau
kartu ) : Kartu Kendali, Disposisi, Buku Agenda Surat Masuk dan
Keluar, Guide, Folder, Daftar Klasifikasi Nomor, Lembar Peminjaman
Arsip, untuk mengetahui arsip yang pernah dan sedang dipinjam dan
berfungsi sebagai arsip pengganti, Register Arsip, untuk mengetahui
macam dan volume arsip berikut tempat tersimpannya, Daftar pertelaan,
untuk mencatat macam dan jumlah arsip yang disalurkan dari tempat
awal ke sentral arsip dalam waktu tertentu, dan Berita Acara
Penyerahan dan Pemusnahan, untuk mengetahui siapa dan kapan
kegiatan penyerahan dan pemusnahan dilaksanakan.
“Menurut Badri Sukoco “ Peralatan penyimpanan dapat digolongan menjadi peraatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlenkapan penyimpanan manual terdiri dari: Spindle file, Vertical filing cabinet, Open-self file, Lateral file, Unit box lateral file, Card file.”54
54
Berdasarkan teori tersebut perlengkapan manual tidak sama,
Peralatan kearsipan yang ada pada bagian pengolahan dan akuisisi yaitu
yang bertahan lama (lebih dari satu tahun) seperti almari arsip dan rax
dixon sedangkan perlengkapan yang setiap hari habis digunakan Doos
arsip, lembar disposisi, Kartu kendali, berita acara penyerahan dan
daftar pertelaan. Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan
peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama
belanja modal.
Sebaiknya dalam peralatan penyimpanan arsip lebih
diperhatikan karena setiap hari arsip semakin bertambah banyak, dan
dari tahun ke tahun tidak ada penambahan peralatan penyimpanan arsip.
4.2.8. Penemuan Kembali Arsip
Pegawai kearsipan di Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang jarang melakukan kegiatan
penemuan kembali arsip dinamis inaktif karena tidak ada pegawai di
Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah yang meminjam arsip dinamis
inaktif.
Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan
arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi masing-masing.
Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat penyimpanan
arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, sebagai bukti
peminjaman, lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan
arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip
yang dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada
peminjaman.
Menurut Sulistyo Basuki yang menyatakan bahwa:
“Arsip dinamis inaktif yang ingin digunakan dapat diminta melalui telepon, surat, atau datang sendiri. Apa pun bentuk permintaan yang digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas pusat arsip dinamis sebagai berikut:
a. Nomor boks ( yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan dicatat pada transfer formulir arsip dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip dinamis).
b. Judul folder atau deskripsinya.
c. Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis. d. Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga
waktu penagihan dapat dicatat pada formulir.
Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian menjajarkan formulir menurut tanggal pengembalian. Lazimya berkas arsip dinamis inaktif dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang.”55
55
Tata cara penemuan kembali arsip dinamis inaktif dilakukan
yang akan dipinjam termuat dalam Buku Petunjuk Umum Surat
Menyurat dan Tata Kerasipan pencatatan formulir peminjman arsip dan
pencarian arsip yang akan dipinjam. Akan tetapi pegawai kearsipan di
Pengolahan dan Akuisisi jarang atau tidak ada pegawai di Unit
Kearsipan maupun Unit Pengolah yang meminjam arsip dinamis
inaktif. Namun formulir peminjaman ada dan disimpan di ruang
penyimpanan arsip.“Tata cara penemuan kembali arsip menurut
Thomas Wiyasa meliputi : peminjaman, pencarian berkas, dan
mengembalikan arsip”.56
Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan
penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan
mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam
pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih
bercampur dengan arsip kacau. Disamping itu pegawai kearsipan dalam
penemuan kembali sering lupa arsip ditempatkan karena arsip yang
banyak mengakibatkan membutuhkan waktu yang lama dalam
56
penemuan kembali. Keterbatasan personil juga menjadi kendala dalam
penemuan kembali.
Sebaiknya pegawai kearsipan lebih teliti dalam menyimpan
arsip agar mudah dalam penemuan kembali, walaupun jarang atau tidak
ada yang meminjam arsip.
4.2.9. Syarat-syarat pegawai kearsipan
Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan
akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian tersebut
tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, akan tetapi sudah bekerja
selama bertahun-tahun maka pegawai kearsipan telah mahir dan cekatan
dalam melakukan pekerjaannya, untuk formasi pegawai kususnya
bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang
mendaftar. “Menurut Liang Gie Petugas kearsipan diperlukan
sekurang-kurangnya empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan,
kecepatan, dan kerapian.”57
Arsip merupakan organ penting di Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang karena kantor tersebut arsip adalah bagian vital
dalam kegiatan pekerjaanya. Namun di bagian pengolahan dan Akuisisi
57
belum ada asiparis sebagai penentu kegiatan kearsipan, hanya karena
pegawai kearsipan di bagian tersebut sudah terbiasa maka pegawai
mahir dan cekatan dalam mngelola arsip. Pegawai kearsipan pada
bagian pengolahan dan akuisisi tidak ada yang lulusan jurusan
kearsipan, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi lulusan Sarjana
Hukum dan 2 (dua) pegawai Staffnya hanya lulusan SMA.
Sebaiknya pegawai kearsipan sering mengikuti seminar tentang
kearsipan agar menambah pengetahuan dalam pengelolaan arsip, karena
arsip mempunyai peran atau fungsi yang penting bagi penyelenggaraan
kantor maka pegawai kearsipan harus mahir dalam pengelolaan arsip.
4.2.10. Penyelenggaraan kearsipan yang baik
Sistem kearsipan di bagian pengolahan dan akuisisi belum
berjalan dengan baik karena arsip dinamis inaktif masih banyak yang
menumpuk di ruang penyimpanan dan pengelolaannya tidak ada
perubahan. Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan
padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga
arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan
arsip arsip selama bertahun-tahun maka akan terjadi kesulitan dalam
penyimpanan arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif
menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan
calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip
banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu
AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan
penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan
volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada
bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai
dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis
inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan
bercampur dengan arsip kacau. Pegawai kearsipan yang mengelola
arsip tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan
bila terjadi perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati
Kab.Semarang.
“Menurut Thomas Wiyasa bahwa ͞Sistem dalam
hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya
menunjukkan pada metode penyusunan atau
penggolongan, akan tetapi juga bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip).”58
58
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif telah sesuai
langkah-langkah kerja dan pegawai kearsipan tidak mengalami kesulitan.
Namun karena pengolahan dan penyimpanan masih menjadi 1 (satu)
ruang maka kesulitan dalam proses penyimpanannya. Hal ini
mengakibatkan arsip-arsip menumpuk di ruang penyimpanan,
terbatasnya pegawai pada bagian pengolahan dan akuisisi juga menjadi
kendala, untuk formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada
penerimaan CPNS tidak ada yang mendaftar. Kekurangan tenaga
kearsipan mengakibatkan kinerja tidak mengalami perubahan dari tahun
ke tahun. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip hanya 2 orang,
Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas, sedangkan
yang mengelola arsip 2 (dua) pegawai mengakibatkan arsip menumpuk.
Arsip dinamis inaktif menumpuk di ruangan penyimpanan
seperti arsip tidak berguna dan apabila arsip dibutuhkan mengakibatkan
kesulitan dalam penemuan kembali dengan cepat dan tepat, selain itu
volume arsip yang banyak tidak mencukupi ruangan penyimpanan
sedangkan perlengkapan dan peralatan seperti filing cabinet untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif tidak ada penambahan karena
Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas pengelolaan arsip dinamis
inaktif tidak pasti melakukan pengawasan kadang seminggu sekali
bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan pelaporan,
maka pegawai kearsipan kurang professional dalam mengelola arsip
dinamis inaktif karena pengawasan jarang dilakukan meskipun pegawai
kearsipan sudah mengetahui prosedur dan metode penyimpanan arsip
dinamis inaktif.
“Menurut Thomas Wiyasa “Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus memperhatikan hal-hal berikut ini: Petugas kearsipan harus mahir/professional dan menyenangi dalam mengelola arsip, prosedur kerja cukup sederhana, perlu adanya pengaturan formulir-formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya, perlengkapan lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memenuhi persyaratan, dan perlu adanya pelaporan berkala secara periodik/teratur.͟59
Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik pada bagian
Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
kurang baik petugas kearsipan di bagian tersebut kurang professional
karena dalam pengelolaan arsip kurang pengawasannya sehingga
pengelolaan arsip sering tertunda, sedangkan arsip semakin menumpuk.
Prosedur kerja yang sederhana memudahkan pegawai dalam mengelola
59
arsip dinamis inaktif, formulir-formulir juga sederhana sehingga
mempercepat dalam pengisiannya. Perlengkapan seperti lemari arsip
dan filing cabinet tidak ada penambahan karena keterbatasan anggaran,
terutama belanja modal. Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum
dilaksanakan karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam
melakukan pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang seminggu
sekali bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan
pelaporan.
Sebaiknya pegawai kearsipan mengikuti seminar-seminar
tentang kearsipan untuk menunjang pekerjaanya dalam pengelolaan
arsip dinamis inaktif. Penambahan lemari arsip dan filling cabinet agar
arsip dinamis inaktif tidak disimpan dalam doos-doos arsip dan tertata
rapi, melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif agar arsip ruangan
penyimpanan arsip tertata rapi, melakukan penyusutan dan pemusnahan
terhadap arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa retensinya
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena terbatasnya ruangan
penyimpanan arsip sedangkan arsip semakin menumpuk, dan
melakukan pelaporan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif secara
