Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif pada Bagian Administrasi Kredit PD BPR Bank Solo

(1)

[image:1.595.101.533.180.756.2]

DATA COLLECTION

Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit

No Hari /

Tanggal Catatan Penting

1 Jumat /

29 Maret 2013

Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tentang kearsipan yang ada di PD BPR Bank Solo, dari wawancara tersebut peneliti melihat adanya beberapa kekurangan mengenai kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit, diantaranya adalah : a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan

berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap

unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan

pengetahuan pengelolaan arsip.

b.Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan

seadanya, hanya 2,4 X 3Meter ada delapan filling cabinet untuk

menyimpan seluruh arsip aktif, sedangkan arsip inaktif di luar

ruangan atau berangkas yaitu satu ruangan dengan pegawai dan

di taruh di bawah meja pegawai.

c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan

sikap ragu–ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan,

sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin

banyak, hal ini mengakibatkan penemuan kembali arsip yang

dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit.

(2)

mengadakan penelitian tentang sistem pengelolaan kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

2 Senin/

1 April 2013

Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo, Kemudian menemui Bapak Rizal Satria, SH yang merupakan pegawai administrasi kredit. Peneliti memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan tujuan dan maksud peneliti untuk mengadakan penelitian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

Bapak Rizal menyambut baik dan Menceritakan sedikit tentang kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit, beliau mengungkap tentang kekurangan PD BPR Bank Solo yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang luas di PD BPR Bank Solo.

3 Rabu/

3 April 2013

Peneliti melakukan wawancara kepada pegawai administrasi kredit tentang struktur organisasi PD BPR Bank Solo. PD BPR Bank Solo memiliki 38 pegawai yang terdiri dari Dewan Pengawas; Direksi; Satuan Pengawas Intern; Bagian Kredit (Sub Bagian Pemasaan Kredit Pasar, Sub bagian Pemasaran Kredit UMKM/Umum, Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai, Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit, Sub Bagian Penyelesaian Kredit Bermasalah); Bagian Operasional dan Dana (Sub Bagian Kas dan Loket, Sub Bagian Penghimpunan Dana, Sub Bagian Pelayanan dan Humas); Bagian Umum, SDM dan Akuntansi (Sub Bagian Umum dan Kesekretariatan, Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan, Sub Bagian Pengembangan SDM).

(3)

Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit masih banyak kekurangan.

4 Senin /

8 April 2013

Peneliti meminta Visi dan Misi serta struktur organisasi pegawai PD BPR Bank Solo, namun peneliti tidak bisa mendapatkan dengan cepat, peneliti harus menunggu selama lebih dari 10 menit karena arsip tersebut harus dicari terlebih dahulu. Karena visi dan misi PD BPR Bank Solo tidak dapat ditemukan, peneliti diminta datang 2 hari lagi karena jika menunggu akan terlalu lama, dan pada saat itu seluruh pegawai sedang sibuk. Hal ini menambah penasaran dan keinginan peneliti untuk mengetahui bagaimana Sistem pengelolaan kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

5 Rabu /

10 April 2013

Peneliti menenemui Bapak Rizal, kemudian meminta visi dan misi PD BPR Bank Solo. Kali ini peneliti dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan data yang diminta karena sudah disiapkan sebelumnya. Peneliti kemudian meminta izin untuk mulai melakukan penelitian PD BPR Bank Solo.

6 Senin/

15 April 2013

Setelah mendapatkan surat izin penelitian dari fakultas peneliti meminta rekomendasi ke PD BPR Bank Solo. Dengan adanya surat tersebut peneliti dipersilahkan melakukan penelitian di PD BPR Bank Solo.

7 Rabu/

17 April 2013

Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit untuk meminta SOP (standar operasional prosedur) kearsipan di PD BPR Bank Solo.

(4)

di Sriwedari. Tanpa almari, koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan.

8 Selasa/

23 April 2013

Peneliti melakukan wawancara kepada Bapak Rizal, SH merupakan pegawai sekaligus pengurus arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo. Dari wawancara ini peneliti menemui keterangan yang berbeda dari keterangan sebelumnya mengenai sistem kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Sistem yang digunakan adalah desentralisasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dan dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja.

Sudah ada ruangan khusus yang di sebut brankas hanya untuk menyimpan arsip dinamis aktif namun kecil hanya berukuran 2,5 X 3Meter yang hanya menyimpan surat-surat jaminan seperti (BPKB, sertifikat, Deposito, Surat hak milik penempatan Kios) dan juga ruang bagian dana. Peneliti ditunjukkan filing cabinet dan lemari besi penyimpanan arsip aktif dan kemudian peneliti melihat penyimpanan inaktif yang terletak di ruang kerja yang sempit dan hanya di tempatkan dibawah meja kerja pegawai.

9 Rabu/

1 Mei 2013

Peneliti melakukan pengamatan dalam hal tempat dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

(5)

penyimpanan arsip. Arsip-arsip aktif dan inaktif PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit ditangani oleh pegawai sendiri.

Pegawai sekaligus menagani arsip aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif disimpan dalam brankas, sedangkan inaktif hanya ditumpuk dibawah meja kerja masing-masing unit pegawai administrasi kredit karena tidak ada peralatan dan tempat yang cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.

Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit adalah hanya 8 (delapan) filing cabinet dalam brankas, 5 filling cabinet dalam ruangan bagian dana, dan 1 almari besi untuk penyimpanan dana. Peralatan ini seluruhnya digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh pegawai administrasi kredit itu sendiri.

10 Senin/

6 Mei 2013

Peneliti melakukan wawancara tentang pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit dengan pegawai administrasi kredit PD BPR Bank Solo. Pegawai mengakui bahwa dia ragu-ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk di bawah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif masih bercampur dengan arsip yang masih aktif.

Penumpukan arsip dibawah meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di bawah meja kerja.

11 Rabu/

8 Mei 2013

(6)

tidak jelas. Filling cabinet dan lemari besi hanya untuk menyimpan arsip dinamis aktif, sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi.

12 jumat/

17 Mei 2013

Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit yang berhubungan dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.

13 Senin/

20 Mei 2013

Peneliti mendapat informasi tentang klasifikasi arsip dan kode yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit dari pengurus arsip yang sekaligus pegawai administrasi kredit. Klasifikasi dan kode arsip yang diterapkan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit Sebagai berikut:

1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006

ke bawah.

2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun

2007.

3. 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

2008.

4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun

2009.

5. 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip

tahun 2010.

6. 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun

(7)

7. 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip

tahun 2012.

8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip

tahun 2013.

A. Filling Cabinet Kredit Pegawai

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan

16 (enam belas) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif

bagi satu seksi yaitu kredit pegawai yang ada di PD BPR

Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit

yang berupa:

persyaratan kredit yang berupa:  Asli formulir permohonan kredit,

 Foto Copy KTP suami/istri.  Foto Copy Kartu Keluarga.

 SK terakhir.

 Surat rekomendasi pimpinan.

 Slip gaji terakhir (untuk pegawai PNS/ TNI/ POLRI/

BUMD/BUMN/Swasta).

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :

1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(001-575) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan

(001-514) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian

(8)

a. Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit.

b. Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar.

d. Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar.

e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar.

2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(001-1.030) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006,

dengan rincian sebagai berikut:

3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-702)

yang menandakan arsip tahun 2007, dan (201181-201336)

yang menandakan arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai

berikut:

a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit.

d. SK terakhir 577 lembar.

e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar.

(9)

4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(200001-201180) angka dua digit pertama menandakan arsip

tahun 2008, dengan rincian sebagai berikut:

5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(300001-300118) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun

2009, dan (600618-600699) angka enam digit pertama

menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai

berikut:

b. Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar.

d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar.

e. SK terakhir berisi 100 lembar.

f. Arsip slip gaji terakhir berisi 119 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(600700-600779) angka enam digit pertama menandakan

arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:

(10)

7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(500224-500453) angka empat digit pertama menandakan

e. SK terakhir 229 lembar.

8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(400423-400889) angka emapat digit pertama menandakan

e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.

(11)

(500001-500223) angka lima digit pertama menandakan

10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(700201-700250) angka tujuh digit pertama menandakan

11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(12)

12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(700381-700455) angka lima digit pertama menandakan

d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.

14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(13)

15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode

(700596) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun

2013, dengan rincian sebagai berikut:

(14)

B. Filling Cabinet Kredit UKM

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9

(sembilan) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit

UKM yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat

dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:  Asli formulir permohonan kredit,

 Foto Copy KTP suami/istri.

 Foto Copy Kartu Keluarga.

 Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli,

akta/perjanjian sewa, BPKB.

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:

1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-124)

tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan

(001-136) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai

berikut:

2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-154)

(15)

berikut:

d. Sertifikat tanah 278 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode

(200008-200134) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

2008, dan (300001-300087) angka tiga digit pertama

berikut:

e. BPKB 50 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode

(400001-400142) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun

(16)

5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode

(500001-500143) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun

2011, dan (600147-600177) angka enam digit pertama

berikut:

e. BPKB 103 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode

(600001-600145) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun

e. BPKB 82 lembar.

7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode

(700001-700070) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun

(17)

8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode

9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode

(700131-700) angka tujuh digit pertama menandakan arsip

tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

e. BPKB 13 lembar.

C. Filling Cabinet Kredit Pasar

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan

10 (sepuluh) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit

pasar yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat

(18)

 Foto Copy KTP suami/istri.  Foto Copy Kartu Keluarga.

 Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa,

SHP toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB.

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :

1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-156)

berikut:

2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-143)

berikut:

d. SHP toko 173 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode

(200122-200368) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

(19)

berikut:

e. SHP kios 205 lembar.

f. SHP kios 35 lembar.

g. SHP konter 22 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode

d. SHP lapak 72 lembar.

5. Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode

2010, (500001-500223) angka lima digit pertama

menandakan arsip tahun 2011, dan (600001-600122) angka

enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan

rincian sebagai berikut:

(20)

d. BBKB 200 lembar.

e. SHP toko 80 lembar.

f. SHP kios 130 lembar.

g. SHP lapak 110 lembar.

h. SHP konter 53 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode

(600123-600186) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun

2012 dengan rincian sebagai berikut:

d. BBKB 20 lembar.

7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode

(700001-700045) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun

d. BBKB 20 lembar.

(21)

8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode

d. BBKB 14 lembar.

e. SHP lapak 40 lembar.

9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode

10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode

(400141) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun

(22)

Almari Besi

Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai.

PD BPR Bank Solo mempunyai satu almari besi.

Almari satu memiliki dua pintu:

a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata

berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas

yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,

dengan kode klasifikasi (300198-301156) angka tiga digit

pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang

958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar

foto copy KTP suami/istri, !.916 foto copy kartu keluarga,

958 lembar surat rekomendasi pimpinan, 958 lembar SK,

958 lembar slip gaji terakhir.

b. Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata

berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas

yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,

dengan kode klasifikasi (600001-600617) angka enam digit

pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang

1.232 lembar formulir asli permohonan kredit, 2.464 lembar

foto copy KTP suami/istri, 2.464 foto copy kartu keluarga,

617 lembar surat rekomendasi pimpinan, 617 lembar SK,

(23)

Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses

yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif

hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali

raffia.

Buku Register

PD BPR Bank Solo mencatat pemasukan dan

pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi/filling cabinet untuk

dokumen-dokumen yang baru ataupun yang sudah lunas dari

nasabah.

14 Senin/

3 Juni 2013

Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo untuk melakukan wawancara tentang penciptaan dan pemusnahan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Kemudian Bapak Rizal menyarankan untuk membaca SOP karena semua sudah sesuai prosedur tersebut. Namun belum pernah ada pemusnahan arsip selama dia bekerja sejak tahun 2000.

15 Senin/ 14 Juni 2013

Peneliti mengamati peralatan yang digunakan untuk

penyimpanan arsip lebih detail dari pengamatan sebelumnya. 1. PD BPR Bank Solo mempunyai 8 (delapan) Filling Cabinet.

PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit

mempunyai filling Cabinet dengan 32 laci untuk menyimpan

arsip dinamis aktif sedangkan, arsip inaktif tidak menggunakan

Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di bawah meja

kerjanya. Berikut laci filling cabinet dinamis aktif bagian

administrasi kredit :

(24)

ke bawah

2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun

2007

3. 200002 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun

2008

4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun

2009

5. 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip

tahun 2010

6. 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun

2011

7. 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip

tahun 2012

8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun

2013.

PD BPR Bank Solo mempunyai buku register untuk

pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi

yang harus di catat.

c. 2. satu almari besi memiliki dua pintu bersisi arsip tentang

kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan

klasifikasi kode yang jelas yaitu:

 kode (000001) angka nol pertama menandakan arsip

(25)

 kode (100001) angka satu pertama menandakan arsip

tahun 2007 berisikan kredit pagawai.

 kode (200001) angka dua pertama menandakan arsip

 kode (300001) angka tiga pertama menandakan arsip

 kode (400001) angka empat pertama menandakan arsip

 kode (500001) angka lima pertama menandakan arsip

 kode (600001) angka enam pertama menandakan arsip

 kode (700001) angka tujuh pertama menandakan arsip

(26)

[image:26.595.82.525.186.742.2]

DATA REDUCTION

Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti No Hari /

Tanggal Catatan Penting

1 Jumat /

29 Maret 2013

Peneliti mendapatkan gejala problematic yang didapatkan dari wawancara dengan salah satu Pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Peneliti merumuskan masalah penelitian berdasarkan gejala problematic tersebut “ Bagaimanakah sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo?

2 Senin/

1 April 2013

PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang layak dan besar di PD BPR Bank Solo.

3 Jumat/

5 April 2013

PD. BPR Bank Solo bagian administrasi kredit memiliki 3 pegawai yang terdiri dari satu orang analisis kredit UKM, satu orang administrasi kredit sekaligus (back office Credit), satu register jaminan kredit.

Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga PD BPR Bank Solo masih banyak kekurangan.

4 Selasa /

9 April 2013

Penemuan Kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit lama dan sulit.

5 jumat /

12 April 2013

Peneliti mendapatkan Visi dan Misi PD BPR Bank Solo.

(27)

18 April 2013

masukkan kedalam map-map dan diikat dengan rafia hanya diletakkan pada bawah meja pegawai dan sebagian di taruh pada kantor lama PD BPR Bank Solo di Sriwedari tanpa koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan.

7 Rabu/

24 April 2013

Sistem yang digunakan adalah sentralisasi. Dimana arsip aktif dan inaktif dikelola oleh petugas administrasi kredit itu sendiri.

Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan kertas.

Sudah ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip namun, hanya arsip dinamis aktif saja bisa disebut juga dengan brankas yang hanya berukuran 2,5 X 3 Meter dengan delapan filing cabinet dimana hanya untuk menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta hak penempatan Kios). Dan lima filling cabinet di ruangan bagian dana dan satu almari besi untuk penyimpanan kredit pegawai. Peneliti ditunjukkan penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai.

8 Rabu/

1 Mei 2013

Arsip aktif dan inaktif disimpan oleh masing-masing unit yaitu oleh pegawai sendiri.

(28)

Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo diantaranya adalah 8 (delapan) buah filing cabinet dalam brankas, lima filling cabinet di luar brankas yaitu ruangan bagian dana dan satu almari besi untuk menyimpan kredit pegawai. Peralatan ini seluruhnya digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh masing-masing pegawai bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo.

9 Senin /

6 Mei 2013

Pegawai masih ragu-ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis inaktif. Arsip yang tertumpuk di bawah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk. Penumpukan arsip disisi bawah meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di bawah meja kerja.

10 Jumat/

10 Mei 2013

PD BPR Bank Solo tidak mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip dinamis aktif, namun tidak untuk arsip dinamis inaktif. Penyimpanan arsip dinamis inaktif yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai. Arsip inaktif disimpan dalam filing cabinet dan almari besi dengan pengkategorian sesuai dengan unit kerja masing-masing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi.

Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur barus di sela-sela arsip agar tidak dimakan rengat. Dan dalam ruangan ber AC membuat penjagaan kelembapan arsip.

11 Rabu/

15 Mei 2013

Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan PD BPR Bank Solo yang berhubungan dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.

(29)

Juni 2013 BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

13 Senin/ 10

juni 2013

(30)

[image:30.595.99.520.104.687.2]

DATA DISPLAY

Gambar 6.1 Penyajian Data Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada

bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo

Kendala yang dihadapi Sistem pengelolaan

kearsipan yang baik sudah tercapai

Sistem pengelolaan kearsipan yang baik

belum tercapai Sentralisasi

Arsip dinamis inaktif Arsip dinamis aktif

Pegawai kearsipan yang memiliki pekerjaan ganda Sarana dan prasarana yang

kurang memadahi PD

(31)

KETERANGAN DATA DISPLAY

1. Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit adalah sentralisasi. Arsip aktif dan inaktif dikelola secara sentralisasi oleh petugas administrasi kredit.

2. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit adalah :

a. Sarana dan prasarana yang kurang memadahi PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

- Belum ada tempat dan peralatan khusus untuk menyimpan arsip dinamis inaktif, arsip hanya di tumpuk di bawah meja kerja.

- Filing cabinet kurang sehingga arsip terlalu penuh sehingga sulit diambil.

b. Pegawai yang kurang menguasai sistem pengelolaan kearsipan dan memiliki pekerjaan ganda sehingga waktu untuk mengelola arsip tergangu. - Sikap ragu-ragu pegawai dalam penyusutan arsip. Arsip inaktif masih

menumpuk sehingga mengakibatkan penumpukan terlalu banyak sehingga mengakibatkan banyaknya memakan tempat.

- Perawatan arsip yang kurang baik sehingga arsip tidak rapi.

- Penyimpanan arsip inaktif yang hanya di simpan dalam map-map dan diikat dengan rafia tidak ada kategorisasi, hanya ditata di bawah meja kerja pegawai dan sebagian besar di taruh di kantor lama di Sriwedari. 3. Kendala yang dihadapi menjadikan sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan

(32)

CONCLUTION DWAWING / VERIFYING

1. Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif adalah seluruh proses efisiensi administrasi perkantoran dalam hal pengelolaan dan pemusnahan arsip aktif dan inaktif .

2. Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga arsip agar tidak hilang atau rusak dan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan. 3. Sistem penyimpanan arsip secara sentralisasi tidak dapat mewujudkan tujuan

utama kearsipan jika tidak ditunjang dengan peralatan dan pengetahuan

(33)

(34)

(35)

(36)

Filling cabinet kredit pegawai Filling cabinet kredit pasar

Filling cabinet kredit UKM

(37)

Buku Register Keterangan Buku Register

Brankas untuk menyimpan dokumen asli debitur

(38)

(39)

[image:39.595.100.515.199.751.2]

Tabel 6.3

Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA

1. _{300001-300118} _Asli _formulir

permohonan kredit

2009 60

300198-301156 Asli formulir

permohonan kredit

2009 958

permohonan kredit

2010 466

permohonan kredit

2011 446

permohonan kredit

2011 229

permohonan kredit

2012 617

permohonan kredit

2012 119

permohonan kredit

2012 158

permohonan kredit

2013 147

permohonan kredit

2013 177

permohonan kredit

2013 207

permohonan kredit

2013 222

permohonan kredit

2013 222

permohonan kredit

2013 138

700596 Asli formulir

permohonan kredit

2013 42

JUMLAH 4.227

2. _{300001-300118} _{Foto copy KTP} ₂₀₀₉ ₁₂₀

300198-301156 Foto copy KTP 2009 1.916

400423-400889 Foto copy KTP 2010 932

(40)

500224-500453 Foto copy KTP 2011 458

600001-600617 Foto copy KTP 2012 1.234

600618-600699 Foto copy KTP 2012 238

600700-600779 Foto copy KTP 2012 316

700201-700250 Foto copy KTP 2013 294

700251-500310 Foto copy KTP 2013 354

700311-700380 Foto copy KTP 2013 414

700381-700455 Foto copy KTP 2013 444

700456-700530 Foto copy KTP 2013 444

700531-700595 Foto copy KTP 2013 276

700596 Foto copy KTP 2013 84

JUMLAH 8.416

3. _{300001-300118} _{Foto copy KK} ₂₀₀₉ ₁₂₀

300198-301156 Foto copy KK 2009 1.916

400423-400889 Foto copy KK 2010 932

500001-500223 Foto copy KK 2011 892

500224-500453 Foto copy KK 2011 458

600001-600617 Foto copy KK 2012 1.234

600618-600699 Foto copy KK 2012 238

600700-600779 Foto copy KK 2012 316

700201-700250 Foto copy KK 2013 294

700251-500310 Foto copy KK 2013 354

700311-700380 Foto copy KK 2013 414

700381-700455 Foto copy KK 2013 444

700456-700530 Foto copy KK 2013 444

700531-700595 Foto copy KK 2013 276

700596 Foto copy KK 2013 84

JUMLAH 8.416

4. _{300001-300118} _{SK Terakhir} ₂₀₀₉ ₁₀₀

300198-301156 SK Terakhir 2009 958

400423-400889 SK Terakhir 2010 466

500001-500223 SK Terakhir 2011 400

500224-500453 SK Terakhir 2011 229

600001-600617 SK Terakhir 2012 617

600618-600699 SK Terakhir 2012 100

600700-600779 SK Terakhir 2012 79

700201-700250 SK Terakhir 2013 49

700251-500310 SK Terakhir 2013 59

700311-700380 SK Terakhir 2013 69

700381-700455 SK Terakhir 2013 74

700456-700530 SK Terakhir 2013 74

(41)

JUMLAH 3.380

5. _{300001-300118} _{Surat rekomendasi}

pimpinan

2009 81

300198-301156 Surat rekomendasi

pimpinan

2009 958

pimpinan

2010 466

pimpinan

2011 446

pimpinan

2011 458

pimpinan

2012 617

pimpinan

2012 81

pimpinan

2012 79

pimpinan

2013 49

pimpinan

2013 59

pimpinan

2013 69

pimpinan

2013 74

pimpinan

2013 74

pimpinan

2013 64

700596 Surat rekomendasi

pimpinan

2013 42

JUMLAH 3.617

6. _{300001-300118} _{Slip gaji terakhir} ₂₀₀₉ ₁₁₈

300198-301156 Slip gaji terakhir 2009 958

(42)

700596 Slip gaji terakhir 2013 42

(43)

[image:43.595.100.512.187.747.2]

Tabel 6.4

Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA

1. _001-124 _Asli _formulir

permohonan kredit

2007 124

permohonan kredit

2008 126

permohonan kredit

2009 87

permohonan kredit

2010 142

permohonan kredit

2011 143

permohonan kredit

2012 145

permohonan kredit

2012 31

permohonan kredit

2013 140

permohonan kredit

2013 59

permohonan kredit

2013 20

JUMLAH 1.017

2. _001-124 _{Foto copy KTP} ₂₀₀₇ ₃₇₂

200008-200134 Foto copy KTP 2008 219

300001-300087 Foto copy KTP 2009 174

400001-400142 Foto copy KTP 2010 284

500001-500143 Foto copy KTP 2011 429

600001-600145 Foto copy KTP 2012 290

600146-600177 Foto copy KTP 2012 93

700001-700070 Foto copy KTP 2013 280

700071-700130 Foto copy KTP 2013 118

700071-700 Foto copy KTP 2013 40

JUMLAH 2.299

3. _001-124 _{Foto copy KK} ₂₀₀₇ ₃₇₂

200008-200134 Foto copy KK 2008 219

(44)

400001-400142 Foto copy KK 2010 284

500001-500143 Foto copy KK 2011 429

600001-600145 Foto copy KK 2012 290

600146-600177 Foto copy KK 2012 93

700001-700070 Foto copy KK 2013 280

700071-700130 Foto copy KK 2013 118

700071-700 Foto copy KK 2013 40

JUMLAH 2.299

4. _001-124 _BPKB ₂₀₀₇ ₁₈

200008-200134 BPKB 2008 20

300001-300087 BPKB 2009 30

400001-400142 BPKB 2010 77

500001-500143 BPKB 2011 49

600001-600145 BPKB 2012 54

600146-600177 BPKB 2012 82

700001-700070 BPKB 2013 53

700071-700130 BPKB 2013 20

700071-700 BPKB 2013 13

JUMLAH 416

5. _001-124 _{Sertifikat Tanah} ₂₀₀₇ ₁₈

200008-200134 Sertifikat Tanah 2008 220

(45)

[image:45.595.101.513.196.752.2]

Tabel 6.5

Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA

1. _001-156 _Asli _formulir

permohonan kredit

2004 156

permohonan kredit

2005 170

permohonan kredit

2006 143

permohonan kredit

2007 130

permohonan kredit

2008 219

permohonan kredit

2009 219

permohonan kredit

2010 288

permohonan kredit

2010 150

permohonan kredit

2011 200

permohonan kredit

2012 223

permohonan kredit

2012 126

permohonan kredit

2013 180

permohonan kredit

2013 64

permohonan kredit

2013 156

700141 Asli formulir

permohonan kredit

2013 34

JUMLAH 2.458

2. _001-156 _{Foto copy KTP} ₂₀₀₄ ₂₆₀

001-170 Foto copy KTP 2005 326

001-143 Foto copy KTP 2006 273

001-130 Foto copy KTP 2007 273

(46)

300005-600197 Foto copy KTP 2009 438

400001-400036 Foto copy KTP 2010 288

400037-400265 Foto copy KTP 2010 382

500001-500223 Foto copy KTP 2011 382

600001-600122 Foto copy KTP 2012 382

600123-600186 Foto copy KTP 2012 252

700001-700045 Foto copy KTP 2013 360

700046-700100 Foto copy KTP 2013 108

700101-700140 Foto copy KTP 2013 312

700141 Foto copy KTP 2013 68

JUMLAH 4.269

3. _001-156 _{Foto copy KK} ₂₀₀₄ ₂₆₀

001-170 Foto copy KK 2005 326

001-143 Foto copy KK 2006 273

001-130 Foto copy KK 2007 273

200122-200368 Foto copy KK 2008 438

300005-600197 Foto copy KK 2009 438

400001-400036 Foto copy KK 2010 288

400037-400265 Foto copy KK 2010 382

500001-500223 Foto copy KK 2011 382

600001-600122 Foto copy KK 2012 382

600123-600186 Foto copy KK 2012 252

700001-700045 Foto copy KK 2013 360

700046-700100 Foto copy KK 2013 108

700101-700140 Foto copy KK 2013 312

700141 Foto copy KK 2013 68

JUMLAH 4.269

4. _001-156 _{SHP Konter} ₂₀₀₄ ₂₂

001-170 SHP Kios 2005 17

001-143 SHP Toko 2006 86

001-130 SHP Toko 2007 173

200122-200368 SHP Toko 2008 86

300005-600197 SHP Toko 2009 87

400001-400036 SHP Lapak 2010 72

400037-400265 SHP Toko 2010 80

500001-500223 SHP Kios 2011 130

600001-600122 SHP Lapak 2012 110

600123-600186 SHP Konter 2012 53

700001-700045 SHP Kios 2013 51

700046-700100 SHP Lapak 2013 40

700101-700140 SHP Toko 2013 22

(47)

JUMLAH 1.049

5. _{400037-400265} _BPKB ₂₀₁₀ ₁₀₀

500001-500223 BPKB 2011 100

600123-600186 BPKB 2012 20

700001-700045 BPKB 2013 20

700046-700100 BPKB 2013 14

700141 BPKB 2013 34

JUMLAH

(48)

[image:48.595.101.513.199.750.2]

Tabel 6.6

Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo

No. NOMOR

KODE

NAMA DOKUMEN

TAHUN BANYAKNYA

1. _001-575

001-124 001-156

Asli formulir

permohonan kredit

2004 968

001-514 001-136 001-170

Asli formulir

permohonan kredit

2005 968

001-1.030 001-154 001-143

Asli formulir

permohonan kredit

2006 865

001-702 001-124 001-130

Asli formulir

permohonan kredit

2007 842

200001-201180 201181-201336 200122-200368

Asli formulir

permohonan kredit

2008 934

JUMLAH 4.577

001-575 001-124 001-156

Foto copy KTP 2004 544

278 326 001-514

001-136 001-170

278 326 001-1.030

001-154 001-143

278 273 001-702

001-124 001-130

278 273 200001-201180

201181-201336 200122-20036

219 292

JUMLAH 6.127

001-575 001-124

Foto copy KK 2004 544

(49)

001-156 326 001-514

001-136 001-170

278 326 001-1.030

001-154 001-143

278 273 001-702

001-124 001-130

278 273 200001-201180

201181-201336 200122-20036

219 292

JUMLAH 6.127

JUMLAH 4.052

pimpinan

2004 520

pimpinan

2005 569

pimpinan

2006 1030

pimpinan

2007 420

pimpinan

2008 437

pimpinan

2009 118

pimpinan

2009 958