9 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan kegiatan perguruan Tinggi atau universitas yang semakin
maju dan berkembang, maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip
yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu
penyimpanan secara sistematis apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah
dan cepat. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu
perguruan Tinggi atau universitas. Oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip
dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta
pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses yang benar.
Arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu
informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu perguruan Tinggi atau
universitas, lembaga ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara,
juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawaban kegiatan
organiasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan
pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau
perusahaan yang memerlukan data kearsipan. Kearsipan memegang peranan bagi
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat
ingatan bagi organisasi.
Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan penataan arsip
dengan prosedur yang baik dan benar, pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya
menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penataan
arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah,
cepat dan tepat.
10 Pada observasi awal di bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara adalah sulitnya melakukan penemuan kembali arsip yang
sewaktu-waktu mereka inginkan. Kesulitan ini karena bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara belum melakukan penataan arsip yang bisa dapat dengan
cepat ataupun mudah untuk penemuan kembali arsip, berdasarkan pengamatan
peneliti penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara masih berdasarkan jenis arsip, yang langsung
dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan sistem lain. Selain hal
tersebut kurangnya tenaga ahli yang mengelola arsip tersebut. Suatu organisasi atau
instansi dikatakan baik jika arsip yang dikelola dengan sederhana, efisien, dan
sistematis. Arsip yang teratur dan tertib akan sangat menunjang kecepatan dan
ketepatan penyajian informasi serta memperlancar kegiatan administrasi guna
mencapai tujuan yang ditentukan. Apabila penataan arsip yang dilakukan dengan
baik, maka tidak akan terjadi kekacauan administrasi suatu organisasi atau instansi.
Untuk menghindari kekacauan tersebut perlu dilakukan penataan arsip yang baik.
Dari uraian di atas oleh karena itu, penulis tertarik memilih judul “Analisis Sistem
Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara”.
1.2.Rumusan Masalah
Adapun permasalahan yang ingin penulis kemukakan adalah :
1. Bagaimana penataan arsip dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
2. Langkah-langkah apa sajakah yang dilakukan untuk menata arsip dinamis
aktif pada bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara?
3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi didalam penataan arsip dinamis aktif
pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
11 1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui penataan arsip dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui langkah-langkah yang dilakukan untuk menata arsip
dinamis aktif pada bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi didalam penataan arsip
dinamis aktif pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Sebagai bahan masukan bagi instansi dalam penataan arsip dinamis aktif.
2. Peneliti lanjutan.
Sebagai bahan referensi dalam meneliti dengan topik yang sama dan aspek
yang berbeda.
3. Peneliti
Memperluas pengetahuan Peneliti tentang penataan arsip dinamis aktif
khususnya pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
1.5.Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini dikhususkan pada Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada
BagianTata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
