TUGAS AKHIR
TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN PERSONAL SERVICE PT TELKOM WILAYAH TELEKOMUNIKASI SUMUT BARAT
MEDAN
OLEH :
OPPI DAMAYANA 132103063
PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2016
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : OPPI DAMAYANA
NIM : 132103063
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN
PERSONAL SERVICE PT. TELKOM WITEL SUMUT BARAT MEDAN
Tanggal: Juli 2016 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
(Dr. Beby KarinaFawzeea Sembiring, SE, M.Si) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal: Juli 2016 Dekan
(Prof. Dr. Ramli, SE, MS) NIP. 19580602 198803 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : OPPI DAMAYANA
NIM : 132103063
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
JUDUL : TATA RUANG KANTOR PADA BAGIAN
PERSONAL SERVICE PT. TELKOM WITEL SUMUT BARAT MEDAN
Medan, Juli 2016 Menyetujui Dosen Pembimbing
(Inneke Qomariah Lubis, SE, M.Si) NIP. 19830720 200604 2 003
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
“Tata Ruang Kantor Pada Bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan”. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Pendidikan D-III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH, M.Hum selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
5. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, M.si selaku dosen pembimbing saya yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan, dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh staf dan pegawai PT.Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan yang telah memberikan bantuan berupa informasi dan dukungan moril selama penulis mengikuti magang.
8. Ayahanda Ismayadi dan Ibunda Linda Wati selaku orang tua penulis yang tidak henti-henti mendoakan dan selalu memberikan dukungan moril maupun materil.
9. Ananda Aidil Adham dan Hafis Maulana selaku adik penulis yang selalu memberikan dukungan.
10. Teman-teman penulis Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2013 yang saling memberikan semangat dan berbagi informasi.
11. Teman-teman tersayang Uci Irwana, Dini Aisyah Waliyah, Novi Asriyanti, Deyrima Sitepu, Herwinsyah, Yuyi Mahyuni Pohan, Melva E Simanjuntak, Sardewi Berutu, Putri Purnama Sari Naibaho, Sri Putri Marpaung yang selalu menyemangati dan memotivasi.
12. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih setulus- tulusnya atas bimbingan dan arahan yang diberikan.
Tugas Akhir ini disusun berdasarkan Pedoman dan Pengajuan dan
Tugas Akhir ini masih mengalami kekurangan sehingga diharapkan saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Medan,...Juli 2016 Penulis
Oppi Damayana
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II. PROFIL TELKOM WITEL SUMUT BARAT MEDAN ... 8
A. Sejarah Singkat ... 8
B. Struktur Organisasi ... 14
C. Job Description ... 16
D. Jaringan Usaha/ Kegiatan ... 23
E. Kinerja Usaha Terkini ... 28
F. Rencana Kegiatan ... 29
BAB III. PEMBAHASAN ... 31
A. Pengertian Tata Ruang Kantor ... 31
B. Tujuan Tata Ruang Kantor ... 32
C. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor ... 33
D. Macam-Macam Tata Ruang Kantor ... 35
E. Peralatan dan Perlengkapan ... 37
F. Lingkungan dan Kondisi Fisik ... 38 G. Analisis Tata Ruang Kantor Pada Bagian Personal Service PT
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN ... 58
A. Kesimpulan ... 58
B. Saran ... 59
DAFTAR PUSTAKA ... 60
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Laporan Magang ... 5 1.3 Warna Yang Mempengaruhi Perasaan Manusia... 41
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
2.1 Berkas Operator Telekomunikasi Telkom Indonesia ... 8
2.2 Logo PT. TELKOM INDONESIA tahun 1991-2001 ... 10
2.3 Logo PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk tahun 2009-2013 ... 11
2.4 Perubahan Logo Baru Telkom ... 11
3.3 Struktur Organisasi Personal Service ... 15
4.1 Ruangan Manager Personal Service ... 46
4.2 Ruang Rapat Personal Service ... 47
4.3 Ruangan Personal Service ... 47
4.4 Dapur Pada Ruang Personal Service ... 48
4.5 Kursi Pada Bagian Personal Service ... 49
4.6 Meja Kerja Pada Bagian Personal Service ... 49
4.7 Lemari Penyimpanan Pada Bagian Personal Service ... 50
4.8 Alat Tulis Kantor Pada Bagian Personal Service ... 50
4.9 Televisi Pada Bagian Personal Service ... 51
4.10 AC (Air Conditioner) Pada Bagian Personal Service ... 51
4.11 Kalender Pada Bagian Personal Service ... 52
4.12 Pesawat Telepon Pada Bagian Personal Service ... 52
4.13 Jam Pada Bagian Personal Service ... 53
4.14 Komputer Pada Bagian Personal Service ... 53
4.15 Printer Pada Bagian Personal Service ... 54
4.16 Alat Pemadam Kebakaran Pada Bagian Personal Service ... 54
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Organisasi yang baik dapat terwujud apabila komponen-komponen di dalamnya berfungsi secara maksimal. Suatu organisasi yang baik terdapat fungsi- fungsi manajerial yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling. Masing- masing fungsi saling berkaitan dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Suatu organisasi akan mencapai tujuan apabila merencanakan program-program secara matang dengan memperhitungkan masa yang akan datang dan melaksanakan rencana yang telah dibuat. Dalam proses pencapaian tujuan tersebut tidak terlepas dari peran sekretaris.
Sekretaris adalah sesorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan (Saiman,2002:24). Sekretaris merupakan orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical (ketatausahaan) dan administrasi perkantoran.
Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Kantor merupakan setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
(Moekijat,2002;118)
Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan
2
peningkatan mutu kegiatan perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peran dan suasana kantor sangat mendukung aktivitas kerja karyawan yang bekerja di kantor tersebut.
Kantor sebagai pusat administrasi perkantoran, dimana segala aktifitas perusahaan berlangsung memerlukan suasana yang baik dan teratur sehingga akan mendapat kenyamanan, keefektifitas dan keefisien dalam bekerja. Bila tata ruang kantor tidak sesuai, maka para karyawan akan merasa jenuh dan bosan dalam melaksanakan aktifitas di dalam kantor. Semangat dan kegairahan bekerja para karyawan akan menurun dan pada akhirnya tujuan kantor tersebut tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan. Untuk mencegah terjadinya hal yang demikian, maka harus diusahakan agar membuat tata ruang kantor menjadi lebih nyaman, teratur dan menyenangkan.
Namun, tidak semua perusahaan swasta maupun pemerintah memandang penataan ruang kantor sebagai suatu hal yang penting. Tata ruang kantor atau biasa disebut juga layout adalah salah satu penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang proses kerja. Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tepat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayati 2001: 125).
3
Tata ruang kantor (layout) yang baik adalah susunan tata ruang kantor yang ditata atau diatur dengan baik, artinya ruangan tersebut tidak mengakibatkan pemborosan tenaga, waktu dan tempat. Disamping itu ruangan kantor harus cukup memadai agar pegawai dapat bergerak lebih leluasa dan bebas sehingga komunikasi antar keryawan semakin lancar, koordinasi dan pengawasaan semakin mudah dilakukan. Dengan demikian tata ruang kantor yang baik harus mampu menjamin agar penyimpangan dan pemborosan arus pekerjaan tidak terjadi.
PT Telkom Indonesia Tbk terbagi menjadi beberapa divisi. PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa telekomunikasi untuk dalam dan luar negeri, sumber pendapatan utama berasal dari penjualan jasa-jasa tersebut. PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan merupakan salah satu unit yang ada di PT.
TELKOM yang melayani pelanggan corporate (perusahan) secara langsung.
Sehingga hubungan kerjanya sangat berhubungan dengan pihak eksternal. Tata ruang kantor yang dipilih harus dapat memberikan kemudahan karyawannya dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja.
Di Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan, tepatnya di sub- divisi Personal Service Telkom. Personal Service Telkom bekerja monitoring tentang wifi corner seluruh Medan dan memberikan sosialisasi langsung kepada pelangggan yang sudah memasang wifi.id ataupun wifi corner, agar lebih tau cara penggunan wifi.id ataupun wifi corner.id. Oleh karena itu dibutuhkan tata ruang
4
Sehingga komunikasi antar pegawai semakin lancar dan koordinasi dan pengawasan semakin mudah dilakukan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka perumusan masalah penulisan ini adalah “Bagaimana Tata Ruang Kantor Pada Bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui tata ruang kantor pada bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah:
1. Bagi peneliti
a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.
2. Bagi Instansi
a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan tata ruang kantor dengan efisien dan efektif pada masa yang akan datang.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata ruang kantor pada bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi
5
Sumut Barat Medan, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakn pada Bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan yang berlokasi di Jl. Prof.
H. M. Yamin No 13 Medan. Penelitian berlangsung selama kurang lebih dua bulan, yaitu bulan April 2016 sampai dengan bulan Juni 2016. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
sumber : Penulis (2016) N
o
Kegiatan
April 2016
Mei 2016
Juni 2016
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
6
2. Jenis Data
Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian:
a. Data Primer
Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung (Arikunto,2006:129) dari Bagian Personal Service PT Telkom Witel Sumut Barat Medan. Dapat diperoleh dengan melakukan wawancara dengan Manager dan Karyawan di Bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan.
b. Data Sekunder
Data Ssekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku literatur seperti buku-buku bacaan, dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil yang berhubungan dengan topik yang dibahas (Arikunto, 2006:129)
F. Sistemtika Penulisan
Agar Pembahasan tugas akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah, maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) Bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulis Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
7
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey), dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Profil pembahasan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari:
Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job describtion). Serta tata ruang kantor di Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam Bab ini akan membahas tentang penataan ruang kantor, jenis-jenis tata ruang kantor, dan manfaat tata ruang kantor pada bagian Personal Service PT Telkom Witel Sumut Barat Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Isi dari Bab ini merupakan kesimpulan, saran dan penutup dari Tugas Akhir, dalam Bab ini penulis aakan memberikan saran yang tepat bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara umum.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas
PT Telekomunikasi Indonesia (Persero) Tbk, biasa disebut Telkom Indonesia atau Telkom saja. Telkom adalah perusahaan informasi dan komunikasi serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap di Indonesia.
Telkom mengklaim sebagai perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia, dengan jumlah pelanggan telepon tetap sebanyak 15 juta dan pelanggan telepon seluler sebanyak 104 juta.
Telkom merupakan salah satu BUMN yang sahamnya saat ini dimiliki oleh Pemerintah Indonesia (52,47%), dan 47,53% (Publik) dan sisanya (8,60%) dimiliki oleh Bank of New York, dan Investor dalam Negeri. Telkom juga menjadi pemegang saham mayoritas di 13 anak perusahaan, termasuk PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel).Direktur Utama Telkom saat ini adalah Alex Janangkih Sinaga, menggantikan Arief Yahya yang telah menjadi Menteri Pariwisata di Kabinet Kerja Jokowi.
Sumber: PT.Telekomunikasi Indonesia (2016)
Gambar 2.1 Berkas Operator Telekomunikasi Telkom Indonesia
a. Era Kolonial
Pada tahun 1882, didirikan sebuah badan usaha swasta penyedia layanan pos dan telegraf. Layanan komunikasi kemudian dikonsolidasikan oleh Pemerintah Hindia Belanda ke dalam jawatan Post Telegraaf Telefoon (PTT).
Sebelumnya, pada tanggal 23 Oktober 1856, dimulai pengoperasian layanan jasa telegraf elektromagnetik pertama yang menghubungkan Jakarta (Batavia) dengan Bogor (Buitenzorg). Pada tahun 2009 momen tersebut dijadikan sebagai patokan hari lahir Telkom.
b. Perusahaan negara
Pada tahun 1961, status jawatan diubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Kemudian pada tahun 1965, PN Postel dipecah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos & Giro) dan Perusahaan Negara Telekomunikasi (PN Telekomunikasi).
c. Perumtel
Pada tahun 1974, PT Telekomunikasi diubah namanya menjadi Perusahaan Umum Telekomunikasi (Perumtel) yang menyelenggarakan jasa telekomunikasi nasional maupun internasional. Tahun 1980 seluruh saham PT.Indonesian Satellite Corporation Tbk. (Indosat) diambil alih oleh pemerintah RI menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) untuk menyelenggarakan jasa telekomunikasi internasional, terpisah dari Perumtel. Pada tahun 1989, ditetapkan
10
Undang-undang Nomor 3 Tahun 1989 tentang Telekomunikasi, yang juga mengatur peran swasta dalam penyelenggaraan telekomunikasi.
d. PT Telekomunikasi Indonesia (Persero)
Sumber: PT.Telekomunikasi Indonesia (2016)
Gambar 2.2 Logo PT. TELKOM INDONESIA tahun 1991-2001 Pada saat masih menggunakan slogan "Setia melayani Anda".
Pada tahun 1991 Perumtel berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 1991. Tanggal 14 November 1995 dilakukan Penawaran Umum Perdana Saham Telkom. Sejak itu, saham Telkom tercatat dan diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (BEI). Bursa saham New York (NYSE) dan Bursa Saham Tokyo.
Tahun 1999 ditetapkan Undang-Undang Nomor 36 Tahun 1999 tentang Penghapusan Monopoli Penyelenggaraan Telekomunikasi.
Memasuki abad ke-21, Pemerintah Indonesia melakukan deregulasi disektor Telekomunikasi dengan membuka kompetisi pasar bebas. Dengan demikian, Telkom tidak lagi memonopoli Telekomunikasi Indonesia. Tahun 2001 Telkom membeli saham 35% saham Telkomsel dari PT.Indosat sebagai bagian
11
dari implementasi restrukturisasi industri jasa Telekomunikasi di Indonesia yang ditandai dengan penghapusan kepemilikan bersama dan kepemilikan silang antara Telkom dan Indosat.
e. PT. Telekomunikasi Indonesia (persero) Tbk
Sumber: PT Telekomunikasi Indonesia (2016)
Gambar 2.3 Logo PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk tahun 2009-2013
Pada 23 Oktober 2009, telkom meluncurkan “New Telkom” (“Telkom baru”) yang ditandai dengan penggantian identitas perusahaan.
Sumber: PT Telekomunikasi Indonesia (2016) Gambar 2.4 Perubahan Logo Baru Telkom
Pada tanggal 16 Agustus 2013 Perayaan hari Ulang Tahun Kemerdekaan Republik Indonesia, 17 Agustus 2013 memiliki arti khusus bagi PT.Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Telkom), karena bersamaan dengan hari jadi
12
tersebut Telkom mempersembahkan tiga Mahakarya untuk Indonesia, yakni Telkomsel, Indonesia Digital Network dan Internasional Expansion.
Bertepatan dengan momen Kemerdekaan RI tersebut, Telkom mendeklarasikan Penampilan logo Telkom Indonesia di tahun 2013 yang mencerminkan komitmen Telkom untuk memberikan yang terbaik bagi bangsa Indonesia. Perayaan tersebut dikemas dalam sebuah event menarik bertajuk
‘Mahakarya Telkom untuk Indonesia” yang disiarkan secara langsung oleh RCTI, Jumat 16 Agustus 2013 pukul 21.15 s.d 22.45 WIB. Melibatkan para artis pendukung, sehingga diharapkan menghibur masyarakat Indonesia yang tengah Merayakan HUT ke-68 Republik Indonesia.
Penampilan logo baru tersebut mencakup perubahan logo secara menyeluruh dan terintegrasi dengan empat aspek dasar perubahan yaitu transformasi bisnis, infrastruktur, sistem dan model operasi serta sumber daya manusia. Penyelenggara Telekomunikasi membutuhkan manajemen yang lebih profesional, oleh sebab itu perlu penyesuaian bentuk perusahaan. Untuk itu berdasarkan peraturan pemerintah Nomor 25 Tahun 1991, maka bentuk Perusahaan Umum (perum) diahlikan menjadi Perusahaan Persero.
Bisnis Telkom terbagi menjadi 12 unit operasi regional, yang dikenal dengan nama “Witel” dikontrol secara terpusat oleh kantor pusat Telkom Bandung, Jawa Barat. Tiap witel mempunyai struktur manajemen tersendiri yang bertanggung jawab terhadap aspek bisnis Telkom dalam wilayah mereka, dari
13
penyedia jasa telepon hingga kegiatan manajemen dan pengaman, meskipun bukan merupakan perusahaan yang berorientasi pada laba.
Tiap witel mempunyai struktur manajemen tersendiri yang bertanggung jawab terhadap aspek bisnis Telkom dalam wilayah mereka, dari penyedia jasa telepon hingga kegiatan manajemen dan pengaman, meskipun bukan merupakan perusahaan yang berorientasi kepada laba. Bisnis utama perusahaan Telkom adalah menyediakan jasa sambungan lokal dan sambungan lokal jarak jauh. Bisnis seluler analog dioperasikan oleh Telkom dengan perjanjian pembagian keuntungan bersama investor. Hal ini menjadi perhatian lebih bagi perusahaan untuk mengubah penambahan bisnis sampingan (related businesses) kearah kerjasama (joint venture). Perusahaan juga merencanakan untuk mendelegasikan perusahaan luar (out source) untuk jasa pendukung bisnis sebagai bagian dan restrukturasi.
Restrukturasi internal mencakup bidang usaha diantaranya meliputi tiga bagian yaitu:
a. Bidang usaha utama, meliputi: jasa telepon lokal bergerak seluler, sirkuit langganan, dan penyewaan transponder satelit.
b. Bidang usaha pendukung, meliputi : bidang usaha yang tidak langsung berhubungan dengan pelayanan telekomunikasi, namun keberadaannya mendukung kelancaran bidang utama dari bidang terkait.
Untuk menampung ketiga bidang usaha tersebut, maka sejak 1 Juli 1995
14
Divisi Network. Devisi Regional ini mempunyai tanggung jawab untuk menyelenggarakan jasa telekomunikasi wilayah masing-masing.
Sedangkan Devisi Network berkewajiban menyelenggarakan jasa telekomunikasi jarak jauh dalam negeri melalui pengoprasian jaringan transmisi jalur utama nasional.
B. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang hubungan-hubungan dan kerja sama organisasi-organisasi yang terdapat dalam rangka usaha mencapai tujuan. Struktur organisasi juga merupakan kerangka pembagian tanggung jawab dan fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dan agar perusahaan dapat berjalan kearah tujuan yang diinginkan dan merupakan wadah dari pelaksanaan kegiatan yang mencerminkan atas pendeklarasikan wewenang dan tanggung jawab terhadap masing-masing bagian dalam perusahan yang disusun dengan pertimbangan yang sempurna dengan menempatkan dan menetapkan orang-orang pada setiap unit perusahaan yang harus sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan atau keahlian yang dimiliki sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efesiensi.
Secara sederhana struktur organisasi menyatakan alat dan cara mengatur sumber daya manusia (SDM) bagi kegiatan-kegiatan kearah pencapaian tujuan.
Oleh karena itu, struktur organisasi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga SDM yang tersedia dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya sekaligus sebagai sarana pengendalian melalui bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.
15
PT.Telkom Indonesia Tbk menyusun organisasinya sedemikian rupa sehingga terlihat jelas pembagian tugas dan wewenangnya serta pertanggungjawaban atas tugas yang didelegasikan dalam usahanya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
PT.Telkom Indonesia Tbk, termasuk ke dalam organisasi perusahaan unit besar dan memiliki karyawan yang sangat banyak tersebar ke seluruh Indonesia.
Struktur organisasi yang baik haruslah memiliki pemisahan atas tanggung jawab dan wewenang disetiap bagiannya sehingga dapat bekerja secara optimal dan akurat.
Struktur Organisasi PT Telkom Witel Sumut Barat Bagian Personal Service
Sumber: PT Telkom Indonesia Tbk (2014)
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Personal Service
GM TELKOM SUMUT BARAT
MGR PS WITEL SUMUT BARAT
ASMAN DEALER &TERITORY MANAJEMEN
ASMAN PROMOTION
& SALES PROGRAM ASMAN CHANEL PATNERSHIP
16
C. Job Describtion
Berikut ini adalah uraian pekerjaan (job describtion) yang ada di PT Telkom Witel Sumut Barat Medan pada Bagian Personal Service.
1. General Manajer Telkom Wilayah
General Manajer Telkom memiliki tugas pokok sebagai berikut :
a. Komando untuk memastikan terlaksananya interelasi lateral (Lateral Process) antar program eksekusi dari berbagai unit/devisi fungsional dalam rangka pelaksanaan operasi pelayanan customer, operasi/Infrastruktur/Network/alat produksi dan interilasi dengan stakeholder di wilayahnya.
b. Komando untuk memastikan terlaksananya operasi termasuk, namun tidak terbatasnya dalam hal pengaturan prioritas baik untuk kebutuhan dikota yang bersangkutan maupun kebutuhan operasi atas daerah yang berada dalam lingkup wilayahnya.
c. Komando untuk pergerakan dan pedayagunaan seluruh sumber daya manusia di lingkup operasinya.
d. Koordinsi untuk penyediaan dan optimalisasi penggunaan sarana/sumber daya pendukung aktivitas eksekusi layanan customer dan operasi/ Infrastruktur/ Network alat produksi wilyahnya
e. Komando untuk memastikan pelaksanaan operasi diwilayahnya sesuai dengan kebijakan/bisnis proses yang telah ditentukan oleh unit/divisi fungsional.
17
f. Komando koordinasi/supervise/pembinaan operasionl baik unit operasi tingkat daerah di lingkup wilayahnya.
g. Komando untuk koordinasi operasi infra daerah dalam lingkup wilayahnya atau lintas wilayah yang khususnya untuk kantor wilayah yang ada di kota “Ex Regional” (Medan, Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Balikpapan, Makassar dan kota lain yang bisa di jadikan agreat “Regional”).
Tanggung Jawab utama General Manajer wilayah:
a. Memastikan seluruh sumber daya (anggaran, sarana pendukung alat produksi dan SDM) yang berada atau dialokasikan dilokasi daerah terkait dimanfaatkan secara optimal untuk melakukan eksekusi seluruh program bisnis Telkom dalam upaya pemenangan kompetisi di lokasi wilayah terkait.
b. Memastikan terkondisinya proses eksekusi seluruh program bisnis pada tingkat speed dan cost leadership yang memadai untuk merespon dinamika kompetisi di lokasi wilayah terkait.
c. Memastikan terlaksana dan terkoordinasinya eksekusi seluruh program bisnis dari berbagai divisi fungsional yang telah dialokasikan ke wilayah yang bersangkutan.
18
2. Manajer Personal Service Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat
Berfungsi:
a. Menyajikan Program Kerja Unit sebagai arah pencapain kinerja pengelolaan PERSONAL SERVICE, dengan menerjemahkan strategi fungsional, menjabarkan Kontrak Manajemen (KM) fungsional, dan menyusun indikator-indikator kinerja unit.
b. Mencapai kinerja unit secara ekspansif, dengan mendesimisikan program kerja-program kerja unit kepada staff/tim, merumuskn Sasaran Kinerja Individu (SKI) staf/tim, mengalokasikan sumber daya unit secara tepat, mengimplementasikan program kerja-program kerja yang telah tersusun, memonitor dan mereview pencapaian kinerja anggota tim/staf secara terperiodok.
c. Menjamin pelaksanaan Internal contol dan risk control secara konsisten, dengan menjalankan pengawasan melekat secara konsisten atas semua proses kerja, meletakan risk pada proses kerja, merencanakan mitigation plan, dan membuat pelaporan risk secara periodik.
d. Memastikan kebijakan dan strategi penjualan produk Telkom yang ditetapkan oleh perusahaan, demand potensial area, customer profilling, dan ketersediaan alat produksi digunakan sebagai kajian/sumber data untuk menyusun rencana penjualan (sales plan) dan promosi Personal Service.
19
e. Memastikan kinerja penjualan dievaluasi secara periodik untuk mengukur kinerja channel dan merumuskan tidak lanjut peningkatan yang diperlukan dalam penjulan produk TELKOM (Personal Service) f. Memastikan penjualn seluruh produk TELKOM diselenggarakan
dengan kreatif untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan pengguna produk TELKOM (Personal Service)
g. Memastikan Target Sales wilayah yang harus dicapai digunakan sebagai pedoman dalam men-design dan menyediakan kebutuhan material promosi.
h. Melaksanakan implementasi aktivitas-aktivitas budaya organisasi.
i. Membangun relasi dengan unit kerja lain untuk mendukung penyelesaian pekerjaan.
j. Memastikan kompetensi yang dipersyaratkan bagi pekerjaan di tingkatkan, dengan mempelajari keahlian/pengetahuan yang sesuai untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan menciptakan inovasi kerja.
3. Asisstan Manager Dealer & Teritory Management Berfungsi:
a. Menyajian Program Kerja Unit sebagai arah pencapaian kinerja pengelolaan DEALER & TERITORY MANAGEMENT, dengan menerjemahkan strategi fungsional, menjabarkan Kontrak Manajemen
20
b. Mencapai kinerja unit secara ekspansif, dengan mendesiminasikan program kerja-program kerja unit kepada staf/tim, merumuskan Sasaran Kinerja Individu (SKI) staf/tim, mengalokasikan sumber daya unit secara tepat, mengimplementasikan program kerja-program kerja yang telah tersusun, memonitor dan meriview pencapaian kinerja anggota tim/staf secara periodik.
c. Menjamin pelaksanaan Internal control dan risk control secara konsisten, dengan menjalankan pengawasan melekat secara konsisten atas semua proses kerja, meletakan risk pada proses kerja, merencanakan mitigation plan, dan membuat pelaporan risk secara periodik
d. Melakukan evaluasi kinerja channel (business & finncial profit), dengan menyelenggarakan pengelolaan field operation atau ritel audit, melakukan monitoring penjualan dan ketersediaan produk di di channel.
e. Menyajikan dokumen SLA, dengan melakukan deployment kebijakan pengelolaan SLA, menyusun rumusan SLA divisi dengan unit lain, menentukan parameter SLA, melakukan supervisi/pembuatan SLA dengan unit lain.
f. Menyajikan Perencanaan Dealer Management, dengan mempelajari best practice pengelolaan channel, menyusun pedoman kemitraan dan pengelolaan channel, menyusun parameter kinerja channel, mengidentifikasi channel/saluran penjualan berdasarkan analisan
21
kebutuhan, menyusun perencanaan estimasi sales dan penetapan target penjualan channel serta mengusulkan kebutuhan produksi kartu &
voucher.
g. Kemitraan dan program penjualan dengan channel/ dealer dengan menentukan alokasi dan distribusi produk ke channel, melakukan komunikasi, pembinaan dan program loyalti kepada kepada channel , menyelenggarakan pengelolaan operasional electronic channel dan menjaga stabilitas harga produk dipasar.
h. Memastikan data kontribusi chaneel dievaluasi dalam menilai performance channel.
i. Memastikan kondisi area ekstising dianalisa dalam membuat Mapping Cluster Territory management untuk menentukan Strategi pemenangan kompretisi di area territory.
j. Memastikan performansi sales eksisting dievalusi untuk memberikan rekomendasi peningkatan sales.
k. Memastikan target sales DCS di distribusikan menjadi target sales ke channel.
l. Melaksanakan implementasi aktivitas-aktivitas budaya organisasi.
m. Membangun relasi dengan unit kerja lain dan key person (eksternal/internal) untuk mendukung penyelesaian pekerjaan.
n. Memastikan kompentasi yang dipersyaratkan bagi pekerjaan ditingkatkan, dengan mempelajari keahlian/pengetahuan yang sesuai
22
untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan menciptakan inovasi kerja.
4. Asisstan Manager Promotion & Sales Program Berfungsi:
a. Menyajikan Program Kerja Unit sebagai arah pencapaian kinerja pengelolaan PROMOTION & SALES PROGRAM, dengan menerjemahkan strategi fungsional , menjabarkan Kontrak Manajemen(KM) Fungsional, dan menyusun indikator-indikator kinerja unit.
b. Mencapai kinerja unit secara ekspansif, dengan mendesiminasikan program kerja-program kerja unit kepada staf/tim, merumuskan Sasaran Kinerja Individu (SKI) staf/tim, mengalokasikan sumber daya unit secara tepat, mengimplementasikan program kerja-program kerja yang telah tersusun, memonitor dan meriview pencapaian kinerja anggota tim/staf secara periodik.
5. Asisstan Manager Promotion & Sales Program Berfungsi :
a. Mengelola pelaksanan penjulan setiap komoditi untuk dengan berpedoman pada harga jual yang telah ditempatkan Price Idea.
b. Mengelola penyediaan data persediaan produk(stock) yang akan dijual.
23
c. Mempersiapkan daftar pembeli untuk setiap komoditi yang akan dijual serta melakukan seleksi pembeli agar dapat diperoleh harga yang optimal.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
PT. Telkom Indonesia Tbk merupakaan perusahaan yang bergerak dibidang usaha telekomunikasi dan bisnis utama perusahaan ini yaitu menyediakan sambungan lokal jarak jauh. Dalam perusahaan PT. Telkom Indonesia terdapat beberapa layanan diantaranya yaitu:
a. Sambungan Telepon Tidak Bergerak Kabel 1. TELKOM Lokal
TELKOM Lokal adalah layanan untuk panggilan antar pelanggan tetap, dalam jarak kurang dari 30 km atau dalam satu wilayah lokal. Tarif yang dikenakan adalah terif telepon lokal, yaitu Rp 250 per pulsa.
2. TELKOM SLJJ
TELKOM SLJJ (Sambungan Lokal Jarak Jauh) adalah layann telepon jarak jauh dalam wilayah Indonesia. Nomor panggilan dan nomor yang di panggil berbeda wilayah kode area. Biaya penggunaannya tergantung pada jarak, waktu dan tanggal panggilan ini dilakukan.
3. TELKOMSLI-007
24
Sebelumnya selama ini dijuluki dengan TELKOM Internasional call (“TIC”) 007,sesuai dengan saat diluncurkan pada bulan Juni 2004.
Pada bulan Mei 2006 kami mengubah namanya menjadi TELKOMSLI-007, TELKOMSLI-007 adalah layanan jasa komunikasi antar Negara dengan menggunakan kode. Layanan ini juga dilengkapi dengan melalui bantuan operator dengan memutar nomor akses 107.
4. TELKOM Speedy
Speedy broadband Acces merupakan layanan internet pita lebar yang teknologi Asymmeric Digital subscriber Line (“ADSL”) dengan kecepatan tinggi hingga 3 Mbps. Speedy menyediakan layanan data, multimedia dan telepon/fax secara bersamaan (slimutan) dengan hanya menggunakan saluran teleppon kabel yang sudah ada.
b. Sambungan Telepon Tidak Bergerak Nirkabel.
1. TELKOMFlexi
TELKOMFlexi adalah layanan telekomunikasi suara dan data yang berbasis nirkabel. Layanan ini terbatas pada satu area tertentu dalam arti pelanggan hanya dapat menggunakannya dalam sebuah kode area tertentu. Biaya pemakaiannya mengacu pada tarif telepon rumah. TELKOMFlexi menawarkan tiga layann dasar: suara, SMS dan data dengan kecepatan rendah. Layanan bernilai tambah juga tersedia seperti Ring Back Tone (RBT).
25
c. Data dan Internet
1. TELKOMGlobal-01017
TELKOMGlobal-01017 merupakan layanan premium panggilan VolP internasional yang memanfaatkan jaringan internet dengan kode akses 01017 untuk panggilan ke lebiih dari 253 kode negara tujuan.
Tarif layanan ini adalah 76,9% dari tarif SLI untuk semua negara dan tidak mengenal timeband (tarif flat untuk setiap waktu).
2. TELKOMSave
TELKOMSave adalah layanan panggilan jarak jauh dan panggiln internasioanl VoIP standart, sejenis dengan TELKOMGlobal- 01017.TELKOMSave merupakan layanan yang menggunakan metode dialing dua tahap. Agar dapat melakukan panggilan internasional atau panggilan jarak jauh, pelanggan terlebih dahulu harus memutar nomor akses, memasukkan nomor PIN, selanjutnya memutar nomor tujuan.
3. TELKOMNet-Instant
TELKOMNet-Instant merupakan layanan akses internet dial-up tanpa perlu berlanggann dan khusus dirancang dengan konsep yang mudah dan sederhana untuk memenuhi kebutuhan aksesbilitas.
4. Plasa.com (www.plasa.com)
Layanan portal web PT. Telkom Indonesia yang menyajikan layanan informasi serta komunikasi internet berbahasa Indonesia dengan fokus layanan pada komunitas pendidikan nasional.
26
Untuk mendukung para penggun internet, PT. Telkom Indonesia mengeluarkan kartu Internet Value Added Service (“i-VAS”) yang merupakan alat pembayaran prabayar untuk mengakses berbagai konten layanan.
6. Ventus
Ventus merupakan layanan tambah konvergensi antara email dan sistem seluler (mobile) atau lebih dikenal dengan istilah mobile push email yang memungkinkan pengguna seluler melakukan relay email yang umumnya dihubungkan via desktop dan laptop di ahlikan ke smartphone (telepon seluler).
d. Jaringan dan Interkoneksi 1. TELKOMIntercarrier
TELKOMIntercarrier merupakan layanan interkoneksi untuk penyelenggara jasa dan jaringan lainnya (other licensed operator/OLD).
2. TELKOMVision
TELKOMVision merupakan barnd name dari PT Indonesia Telemedia, anak perusahaan yang bergerak dibidang TV berbayar.
Layanan yang diberikan TELKOMVision terdiri dari TV kabel, akses internet cepat dan TV satelit.
e. Seluler
1. Telkomsel
27
Telkomsel merupakan penyedia layanan telekomunikasi seluler dengan teknologi GSM atau 3G. Seluler fitur layanan telkomsel didukung oleh jangkauan sinyal yang luas dan tarif yang kompetitif untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan komunikasi dan multimedia.
2. Kartu HALO
Kartu HALO diperkenalkan pertama kali pada tahun 1995 dan merupakan kartu pascabayar yang paling banyak digunakan. Pada akhir 2009 kami memiliki 2 (dua) juta pelanggan kartuHALO. Dengan pangsa pasar sekitar 38,2% dari pelanggan pascabayar, kartuHALO tetap menjadi pemimpin pasar pada segmen ini.
3. simPATI
Produk ini merupakan kartu prabayar pertama dan terpopuler di Asia dan merupakan produk Telkomsel yang paling akses. Perbedaan dengan layanan prabayar operator lainnya adalah simPATI memberikan jasa roaming internasional dan bebas roaming nasional/domestik.
4. Kartu AS
Diluncurkan pada tahun 2004 dan produk ini merupakan kartu prabayar yang murah dan terjangkau. Kartu AS dapat digunakan di seluruh Indonesia dengan tarif percakapan yang sangat kompetitif.
28
E. Kinerja Usaha Terkini
Kegiatan usaha PT. Telkom Indonesia Tbk yang sudah beroperasi yaitu:
jasa telepon dalam negeri merupakan usaha PT. Telkom yang memberikan pendapatan terbesar. Komposisi pendapatan jasa yang meliputi: biaya pasang, biaya abonemen (langganan) bulanan dan biaya pemakaian telepon untuk panggilan lokal dan jarak jauh, pelayanan jasa telepon dalam negeri juga termasuk penyediaan telepon umum, baik kartu maupun koin.
Jasa interkoneksi kepada penyelenggara telekomunikasi lain merupakan jasa telekomunikasi karena adanya penyelenggara sambungan telekomunikasi oleh pihak lain, seperti PT. Indosat. Dari hasil penyelenggaraan ini PT. Telkom Indonesia Tbk memperoleh pendapatan yang diterima dari penyelenggara atau bagi hasil.
Jasa telepon bergerak seluler yaitu penyelenggaraan sambungan telepon bergerak seluler (STBS) ini bekerja sama dengan pihak lain atau dengan sistem patungan atau bagi hasil. Jasa satelit merupakan jasa yang disediakan oleh PT.
Telkom Indonesia Tbk dari penyewaan transponden stelit dan dimulai tahun 1996 beralih pada satelindo, namun PT. Telkom terus melanjutkan jasa stasiun bumi untuk hubungan telekomunikasi melalui sistem satelit komunikasi.
Jasa lainnya adalah meliputi jasa internet, email, calling card, telex, telegram, dan lainnya. TELKOMFlexi yang merupakan layanan jasa telekomunikasi tanpa kabel (wireless) dengan teknologi berbasis CDMA (code Division Multiple Access).
29
F. Rencana Usaha/ Kegiatan
Berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan Perusahaan adalah menyelnggarakn jaringan dan layanan telekomunikasi, informatika serta optimalisasi sumber daya perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut. Perusahaan menjalankan kegiatan usaha yang meliputi:
a. Usaha Utama
1. Merencanakan, membangun, menyediakan, mengembangan, mengoperasikan, memasarkan atau menjual/menyewakan dan memelihara jaringan telekomunikasi dari informatika dalam arti yang seluas-luasnya dengan memperhatikan ketentun peraturan perundang- perundangan.
2. Merencanakan, mengembangan, menyediakan, memasarkan atau menjual dan meningkatkan layanan jasa telekomunikasi dan informatika dalam arti yang seluas-luasnya dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundangan.
b. Usaha Penunjang
1. Menyediakan layanan transaksi pembayaran dan pengiriman uang melalui jaringan telekomunikasi dan informatika.
2. Menjalankan kegiatan dan usaha lain dalam rangka optimlisasi sumber daya yang dimiliki Perusahaan, antara lain pemanfaatan aset tetap dan aset bergerak, fasilitas sistem informasi, fasilitas pendidikan dan
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut pendapat beberapa ahli pengertian tata ruang ialah:
1. Terry menyatakan Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksana kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
2. Peterson menyatakan Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perbaot dan alat perlengkapan pada ruang lantai yang tersedia.
3. Gie menyatakan Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
31
Tata ruang kantor yang diatur dengan baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur dengan tertib dan lancar. Pengawasan akan semakin mudah dilakukan sehingga efisiensi kerja dapat tercapai.
Menurut Sukoco (2007) Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat:
1. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
2. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
3. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
4. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
5. Mengantisipasi pengembangkan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor 1. Arus pekerjaan yang efektif.
2. Ruang yang luas, tetapi dipergunakan dengan baik.
3. Kesenangan dan rasa puas pegawai.
4. Memudahkan pengawasan.
5. Kesan yang baik bagi langganan dan tamu.
6. Fleksibilitas yang besar untuk kebutuhan-kebutuhan yang berlainan.
(Sedarmayanti,2001:126)
32
C. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Menurut Sedarmayanti (2001:124) asas-asas kantor ialah sebagai berikut : 1. Asas Jarak Terpendek.
Merupakan suatu tata ruang dimana proses penyelesaian suatu pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau waktu yang efektif yaitu dengan jarak antara dua titik dalam garis lurus.
2. Asas Rangkaian Kerja.
Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan.
Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja.
Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah. Misalnya, tata ruang kantor terpaksa diubah dengan mudah, karena:
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.
b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.
Menurut Moekijat (2002) selain dari azas-azas, penataan ruang kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata ruang. Prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
33
1. Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berpindah dari satu tempat ke tempat lain.
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarak terpendek.
4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat denganpegawai yang menggunakan.
5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang menghadap sumber cahaya.
7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus di tempatkan di bagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.
8. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan kegaduhan, sebaliknya ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan ketenangan.
9. Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan yang mudah dijangkau.
Dengan memperhatikan Azas-azas tata ruang kantor dalam penyusunan ruang kantor, maka akan diperoleh tujuan tata ruang yang ada. Dengan berpedoman pada azas-azas tata ruang tersebut maka efisiensi pekerjaan kantor akan terwujud dengan baik.
34
D. Macam-Macam Tata Ruang Kantor
Menurut Sedarmayanti (2001:125) adapun bentuk tata ruang kantor antara lain : 1. Tata Ruang Berkamar (Cubicle type offices)
Tata ruang berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin untuk terlindungi.
c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah :
a. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
e. Memerlukan ruangan yang luas.
2. Tata Ruang Terbuka (Open Plan Office)
35
Tata ruang terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan termaksud tanpa dipisah oleh penyekat.
Keuntungan tata ruang terbuka:
a. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi.
b. Memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain.
c. Lebih menghemat biaya.
d. Lebih mudah untuk melakukan pengawasan.
e. Lebih mudah melakukan hubungan antara satu pegawai dengan pegawai lain.
Kelemahan tata ruang terbuka:
a. Kewibawaan lebih sulit terlihat.
b. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan yang bersifat rahasia.
c. Lebih mudah timbulnya suara gaduh sehingga karyawan sulit untuk berkonsentrasi.
d. Kurang nyaman dalam pekerjaan.
3. Tata Ruang berpanorama
Tata ruang berpanorama adalah tata ruang yang dihiasi taman dekorasi.
Keuntungan tata ruang berpanorama:
a. Lebih nyaman, sehingga produktivitas meningkat.
b. Terhindarnya dari ketegangan saraf.
36
Kelemahan dari tata ruang berpanorama:
a. Biaya yang dikeluarkan untuk tata ruang ini lebih besar.
b. Biaya pemeliharaan lebih besar.
c. Memerlukan tenaga ahli khusus untuk memeliharanya.
Selain dari tiga macam tata ruang yang telah disebutkan diatas ada juga tata ruang gabungan dari ketiga bentuk tata ruang yang telah disebutkan diatas. Yang tujuannya agar dapat menciptakan keuntungan dari gabungan ketiganya.
E. Peralatan dan Perlengkapan
Penyusunan perabot-perabot kantor akan menimbulkan keharmonisan dalam penggunaan ruangan yang tersedia sangat penting untuk menciptakan iklim kerja yang sehat dan memberikan kesan bagi orang yang datang ke kantor tersebut. (Sedarmayanti,2001:127).
Penataan ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruangan dan penggunaan secara terperinci mengenai penyusunan perabot serta alat pelengkap, sehingga mempunyai hubungan dengan efektivitas kerja.
F. Lingkungan dan kondisi fisik
Penataan lingkungan kantor dan kondisi fisik membawa pengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan kantor. Kondisi fisik kantor merupakan hal yang dapat kita lihat secara langsung. Kondisi ini dipengaruhi beberapa faktor, yaitu :
a. Faktor Intern 1. Manusia
Manusia adalah salah satu aspek penting yang memiliki peran yang sangat besar dalam mempengaruhi letak dan tata ruang kantor yang dapat
37
mendukung efisiensi dan efektivitas kerja. Manusia merupakan individu yang melakukan pekerjaan di kantor sesuai dengan bidang tugas dan kewajiban masing-masing.
2. Waktu
Waktu adalah salah satu indikator penting dalam melakukan pekerjaan dimana dari aspek ini dapat diketahui sejauh mana efisiensi dan efektivitas dapat tercapai.
3. Biaya
Biaya adalah seberapa banyak jumlah pengorbanan yang telah dikeluarkan baik materil maupun materil yang ada.
b. Faktor Ekstern 1. Cahaya
Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai. Pencahayaan di lingkungan kerja dikatakan efektif apabila pegawai merasa nyaman secara visual akibat pencahayaan yang seimbang. Para pegawai menerima informasi menggunakan indera penglihatan ( mata ) seperti membaca surat, menulis, dan lainnya. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan terhambat dan banyak kesalahan terjadi. Hal ini akan mempengaruhi produktivitas kerja pegawai.
Kelelahan pada mata pegawai akibat cahaya yang tidak sesuai ditempat kerja akan mengakibatkan ketegangan pada matanya, hal ini akan mengakibatkan kinerja pegawai menurun dan tujuan organisasi tersebut
38
tidak dapat dicapai secara efektif. Menurut McShane, ada empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor antara lain:
a) Ambient Lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan ke seluruh ruangan yang biasanya dipasang pada langit-langit luar kantor.
b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja.
c) Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang dibutuhkan.
d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, kaca, dinding, serta cahaya lainnya. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai. Namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap. Untuk itu perusahaan sebaiknya menggunakan sistem penyimpanan cahaya matahari (solar energy saving system) sehingga jenis cahaya ini tetap dapat digunakan.
Menurut Sukoco (2007:210) menjelaskan bahwa ada empat jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor yaitu :
a. Cahaya alami
Yaitu cahaya yang berasal dari cahaya matahari.
b. Cahaya Fluorescent
Yaitu pencahayaan melalui lampu yang dipasang di langit – langit kantor. Keuntungan penggunaan jenis cahaya ini adalah mengurangi bayangan dan silau pada area kerja.
c. Cahaya Incandescent
39
Dengan menggunakan tabung filamen, cahaya ini paling sering digunakan di rumah.
d. High Intensity Discharge Lamps
Penggunaan cahaya ini pada perkantoran adalah sesuatu yang baru.
Lampu ini biasanya digunakan pada jalan raya dan stadion olahraga, yang memberikan sistem pencahayaan yang kurang efisien.
2. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan, pengertian, dan fikiran. Sifat dan pengaruh warna dapat menimbulkan rasa senang, sedih, dan lainnya. Warna tidak hanya mempercantik kantor. Warna mempunyai pengaruh yang penting terhadap tekanan darah dan ketegangan syaraf. Warna tertentu akan mempengaruhi fikiran beberapa orang dengan perasaan atau fikiran yang baik. Warna lain mempunyai pengaruh yang sebaliknya.
Keuntungan penggunaan warna yang baik :
a. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan.
b. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas pegawai.
40
Tabel 3.1 Warna Yang Mempengaruhi Perasaan Manusia
Sumber: (Sedarmayati,2001 :131)
3. Udara
Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembaban, ventilasi serta kebersihan udara. Mengenai udara ini, pada bagian Personal Servie PT Telkom Witel Sumut Medan juga sudah memenuhi lingkungan fisik yang baik, karena seluruh ruangan sudah menggunakan Air Conditioner (AC) sehingga akan meningkatkan produktivitas kerja para pegawai dan juga pimpinan. Hal ini disebabkan karena udara pada ruangan kerja tidak panas dan terasa sejuk,
Warna Sifat Pengaruh Untuk Ruangan
1. Merah Dinamis, merangsang dan
panas
Menimbulkan semangat kerja
Pekerjaan sepintas lalu (singkat )
2. Kuning Keanggunan, bebas, hangat
Menimbulkan rasa gembiradan merangsang urat syaraf mata.
Gang – gang jalan lorong
3. Biru Tenang, tentram, dan sejuk
Mengurangi tekanan atau ketegangan
Berpikir konsentrasi
41
sehingga tidak mengganggu pekerjaan. Udara yang panas akan membuat orang kurang bersemangat dan juga dapat membuat orang yang berada dalam tuangan itu tidak betah berada di dalamnya.
4. Musik
Musik dipergunakan untuk membantu kelancaran pekerjaan. Lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejemuan serta menambah kegembiraan kerja. Mempergunakan musik saat bekerja dapat memperbaiki kondisi-kondisi yang kurang baik saat bekerja.
Musik dapat membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan.
5. Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas pegawai yang diinginkan.
Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi. Misalnya, tingkat kebisingan yang terus-menerus berlangsung dapat mengakibatkan kehilangan pendengaran sementara atau permanen bagi pegawai, di samping mengakibatkan kelelahan fisik dan mental sehinga mengurangi produktivitas mereka, serta dapat pula menimbulkan keresahan, gangguan, dan ketegangan dengan meningkatnya tekanan darah serta metabolisme tubuh, dan dalam waktu lama dapat mengakibatkan masalah kesehatan yang serius.
42
Masalah dekorasi berhubungan dengan tata warna yang baik. Karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja, tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunannya, dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
7. Keamanan
Dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu dipertimbangkan secara hati – hati dan teliti. Keamanan yang perlu diperhatikan ialah mencegah kecelakaan kerja, kemalingan (kriminalitas), pengamanan rahasia, dan tangga darurat.
G. Analisis Tata Ruang Kantor Pada Bagian Personal Service PT.Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan
Penataan ruang kantor pada PT. TELKOM bagian Personal Service, sudah dikatakan sangat baik, selain tertata rapi juga telah memenuhi persyaratan dari bangunan dan gedung. Pada gedung Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan terdapat tiga lantai yang dihunbungkan dengan tangga. Dalam gedung ini terdapat beberapa unit satuan kerja TELKOM diantaranya adalah Personal Service, Payment Collection, Home Service dan lain-lain. Bagian Personal Service sendiri berada pada lantai 3 gedung Telkom Witel Sumut Barat Medan.
Ruangan yang dipakai menggunakan tata ruang terbuka dan berkamar.
Untuk beberapa bagian diletakkan dalam satu ruangan dan beberapa bagian diletakkan dalam ruangan berkamar. Adapun pembagian tata ruang tersebut adalah:
43
1. Manager Personal Service memiliki ruangan tersendiri dan merupakan tata ruang berkamar.
2. Penempatan pegawai-pegawai yang dikelompokkan dibawah pengawasan seorang Assistan Manager , mereka ditempatkan di dekat masing-masing Asisstan Manager yang bertanggung jawab atas bagian tersebut.
3. Alat-alat perlengkapan lainnya diletakkan didekat pegawai-pegawai yang sering mempergunakan benda itu.
Untuk Manager Personal Service memiliki ruangan tersendiri yang di dalamnya terdapat meja kerja, televisi, dan lemari. Dan untuk pegawai digunakan ruangan terbuka dengan menggunakan meja bersekat. Dengan memepergunakan tata ruang berkamar dan terbuka diharapkan kantor ini dapat mengambil keuntungan dari masing-masing penataan ruang tersebut. Keuntungannya antara lain:
Adapun Keuntungan dengan memakai sistem ini antara lain:
1. Lebih memudahkan pengawasan.
2. Hubungan antar pegawai lebih cepat dan mudah.
3. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar keseluruh ruangan.
4. Mudah untuk melakukan perubahan.
5. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
Adapun kelemahan dari metode ini antara lain:
1. Mudahnya terjadi gangguan suara.
2. Kurangnya konsentrasi dalam bekerja.
3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
44
Dilihat dari segi ruangan dan jumlah orang yang bekerja dalam ruangan kantor ini, maka pemanfaat ruangan bertujuan untuk kelancaran para pekerja agar terlaksana dengan efisien, karena dilakukan penyesuaian antara jumlah pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan banyaknya peralatan kantor yang dibutuhkan sesuai dengan luas ruangan yang tersedia.
Dalam kantor ini juga terdapat ruang istirahat, ruang shalat, dan ruang dapur yang dapat membantu pegawai untuk melaksanakan ibadah, istirahat sejenak, maupun membuat teh ataupun kopi. Adapun gambar dari Tata Ruang Bagian Personal Service adalah
Sumber : PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan
Gambar 4.1 Ruangan Manager Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan.
Ruangan manager personal service menggunakan tata ruang kantor berkamar, ini dikarenakan manager personal service sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan yang bersifat rahasia.
45
Sumber : PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.2 Ruang Rapat Personal Service PT.Telkom Wilayah
Telekomunikasi Sumut Barat Medan.
Ruang rapat personal service ini berada dalam satu ruangan dengan manager personal service, biasa digunakan untuk membicarakan hal yang penting dengan assistan manager.
Sumber : PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan
Gambar 4.3 Ruangan Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan.
46
Ruangan pada bagian personal service ini menggunakan tipe tata ruang terbuka, agar lebih mudah dalam pegawasan, memperlancar arus pekerjaan dan mudah melakukan hubungan antar satu pegawai dengan pegawai lain. Pada ruangan ini di tempatkan untuk pegawai dan assistan manager.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.4 Dapur Pada Ruang Personal Service
Pada ruangan personal service terdapat dapur tersendiri, sehingga pegawai dapat membuat kopi maupun teh. Para pegawai juga sering sarapan atau pun makan siang di dapur ini bersama-sama. Baik makanan yang di bawa dari rumah maupun makanan yang beli diluar.
Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di Bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan yaitu :
47
a. Kursi.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.5 Kursi Pada Bagian Personal Service
b. Meja Kerja.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.6 Meja Kerja Pada Bagian Personal Service
48
c. Lemari Penyimpanan.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.7 Lemari Penyimpanan Pada Bagian Personal Service
d. Alat Tulis Kantor
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.8 Alat Tulis Kantor Pada Bagian Personal Service
49
e. Televisi
Sumber:PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.9 Televisi Pada Bagian Personal Service
f. AC ( Air Conditioner ).
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.10 AC (Air Conditioner) Pada Bagian Personal Service
50
g. Kalender.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.11 Kalender Pada Bagian Personal Service
h. Pesawat telepon.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gamabar 4.12 Pesawat Telepon Pada Bagian Personal Service
51
i. Jam.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.13 Jam Pada Bagian Personal Service
j. Komputer.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.14 Komputer Pada Bagian Personal Service
k. printer.
52
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.15 Printer Pada Bagian Personal Service
l. Alat pemadam kebakaran.
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.16 Alat Pemadam Kebakaran Pada Bagian Personal Service
m. Lemari piagam.
53
Sumber: PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan Gambar 4.17 Lemari Piagam Pada Bagian Personal Service
n. Wifi
Sumber: PT Telkom Witel Sumut Barat Medan
Gambar 4.18 wifi Pada Bagian Personal Service
Lingkungan dan Kondisi Fisik yang terdapat pada bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan yaitu Penerangan yang terdapat di Bagian Personal Service PT Telkom Wilayah Telekomunikasi Sumut Barat Medan ialah Amblient lighting. Selain menggunakan cahaya buatan juga
