PERANCANGAN TATA RUANG DAN LINGKUNGAN FISIK KANTOR DI DEPARTEMEN SEKRETARIAT PERUSAHAAN PT PINDAD (PERSERO) BANDUNG LAPORAN TUGAS AKHIR

(1)

PERANCANGAN TATA RUANG DAN LINGKUNGAN FISIK KANTOR DI DEPARTEMEN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

PT PINDAD (PERSERO) BANDUNG

(Designing Layout and Physical Environment Office in Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD Persero Bandung)

LAPORAN TUGAS AKHIR

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis

di Jurusan Administrasi Niaga

Oleh:

WIDHYA TRI HANDAYANI 095211029

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

2012

(2)

(3)

ABSTRAK

Tata ruang kantor dapat dinyatakan sebagai penentuan mengenai kebutuhan- kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruangan ini untuk menyiapkan sesuatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak Terry (Dalam The, 2007: hal. 186). Tujuan dari pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar.

Bentuk awal tata ruang kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) adalah tata ruang terbuka dan tata ruang tertutup. Di Departemen ini terdiri dari 8 bagian ruangan, yaitu ruang kepala sekretariat perusahaan, ruang kerja 1, ruang kerja 2, ruang kepala departemen sekretariat perusahaan, ruang dapur dan mushola, toilet perempuan, toilet laki-laki, serta ruang photocopy. Pada ruang kerja 1 dan ruang kerja 2 terdapat sekat yang memisahkan ruangan tersebut. Pada dasarnya kedua ruangan yang terpisah ini merupakan satu kesatuan yang memiliki keterkaitan dalam pelaksanaan alur kerjanya. Terpisahnya ruangan ini dapat menyebabkan penyampaaian informasi antar pegawainya menjadi kurang efektif dan efisien. Masalah-masalah lain seperti penempatan furniture dan meja kerja pegawai pada ruangan yang tidak teratur, serta sirkulasi udara yang terdapat pada ruangan ini menjadi kendala bagi para pegawai Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya.

Adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam proses perancangan tata ruang kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) yakni pertama dilakukan studi lokasi dan wawancara, kemudian mencari informasi mengenai pekerjaan dari tiap pegawai sebagai dasar alur kerja, lalu dibuat rancangan tata ruang serta membuat maket atau miniaturnya, dan yang terakhir dilakukan ialah perkiraan biaya untuk proyek ini.

Bentuk rancangan yang dihasilkan dari proyek ini adalah bentuk tata ruang kantor yang terbuka. Tata ruang kantor ini adalah rancangan tata ruang yang mengalami berbagai perubahan dari penataan ruang yang ada pada saat ini, antara lain: 1) Meja kerja pegawai telah disusun sesuai dengan alur kerja dan azas terpendek yang juga disesuaikan dengan kepentingan pekerjaan yakni pegawai yang sering berkoordinasi dengan pegawai lain. 2) Pembenahan pada lingkungan fisik kantor adalah penambahan AC sebagai sirkulasi udara pada ruangan. 3) Pertukaran ruang Kepala Departemen Serkretariat Perusahaan dengan ruang dapur dan mushola. Hal ini dilakukan agar para pegawai dapat merasa nyaman dan konsentrasi saat bekerja. Perancangan tata ruang kantor ini juga dilengkapi oleh pembuatan maket berskala 1:20.

Kata kunci: Perancangan, tata ruang kantor

(4)

ABSTRACT

Office layout can be stated as the determination of the needs of space and in detail about the use of this room to whip up something practical arrangement of the physical factors that are considered necessary for the implementation of office work at reasonable costs Terry (In The, 2007: Page . 186). The purpose of the spatial arrangement that will either result in the implementation of office work can be arranged in an orderly and smooth.

An early form of spatial in Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) is a mixture of spatial layout is a mix of open and closed spatial. In this department consists of eight parts of the room, namely the head of the secretariat of the company, a workspace, workspace 2, the company secretarial department head room, kitchen and living rooms, ladies', men's room, as well as the photocopy room. On workspace 1 and workspace 2 there is a bulkhead that separates the room. Basically two separate rooms this is a unity that has relevance in the implementation of its workflow. This room can cause the separation of information between employees to become less effective and efficient. Other issues such as placement of furniture and desks in the room employees are not regular, as well as air circulation is present in this room is an obstacle in Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) in the completion of each job.

The stages are carried out in the process of designing the layout of office space in Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero), which conducted the first study of the location and interviews, and find information about the work of each employee as the basis of the workflow, and then created the design layout and create mockups or miniature, and the last one done is the estimated cost for this project.

The resulting form of the design of this project is the form of an open office layout. Office layout is a layout design underwent several changes from the existing spatial planning at the moment, among others: 1) an employee's desk has been prepared in accordance with the principle of the shortest and the workflow that is also tailored to the interests of the employees who often work in coordination with other employees. 2) Improving the physical environment of the office is the addition of air conditioning as a tool to exchange the air in the room.

3) Exchange of the Company Serkretariat Department Head space with the kitchen and the mosque. This is done so that employees can feel comfortable and concentration at work. Office layout design is also equipped by making 1:20 scale mockups.

Key words: design, office layout

(5)

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “PERANCANGAN TATA RUANG KANTOR DI DEPARTEMEN SEKRETARIAT PERUSAHAAN PT PINDAD (PERSERO) ”.

Adapun tujuan penulisan laporan ini adalah sebagai salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.

Selama menyusun laporan ini Penulis merasa masih menemui beberapa kesulitan dan hambatan, disamping itu juga menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan-kekurangan lainnya, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak.

Bandung, Juli 2012

Penulis

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

UCAPAN TERIMA KASIH ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GRAFIK ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Proyek ... 1

1.2. Identifikasi Proyek ... 4

1.3. Tujuan dan Manfaat Proyek ... 4

1.3.1 Tujuan Proyek ... 4

1.3.2 Manfaat Proyek ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Kantor ... 6

2.2. Fungsi Kantor ... 6

2.3. Pengertian Tata Ruang Kantor ... 7

2.4. Tujuan Tata Ruang Kantor ... 9

2.5. Perencanaan Tata Ruang Kantor ... 11

2.6. Azas-azas dalam Tata Ruang Kantor ... 15

2.7. Macam-macam Bentuk Tata Ruang Kantor ... 18

2.7.1 Tata Ruang Kantor Tertutup ... 18

2.7.2 Tata Ruang Kantor Terbuka ... 20

2.7.3 Tata Ruang Kantor Berhias ... 21

2.8. Lingkungan Fisik Kantor ... 23

2.8.1. Pencahayaan ... 25

2.8.2. Tata Warna ... 30

2.8.3. Udara ... 32

2.8.4. Bunyi/Suara ... 33

2.9. Peralatan dan Perlengkapan Perkantoran ... 34

BAB III RANCANGAN PROYEK 3.1. Rancangan Proyek ... 40

3.1.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 40

3.1.2. Sejarah Perusahaan PT PINDAD (Persero)... 41

3.1.3 Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan ... 44

3.1.4. Fungsi Perusahaan PT PINDAD (Persero) ... 44

3.1.5. Kegiatan Usaha Perusahaan ... 45

3.1.6. Struktur Organisasi Perusahaan ... 46

3.1.7 Job Description ... 49

3.2. Kondisi Awal ... 55

3.2.1. Bentuk Awal Ruangan ... 55

(7)

3.2.2. Alur Kerja ... 60

3.2.3 Lingkungan Fisik Kantor ... 64

3.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Kantor ... 65

3.3. Prosedur Kerja Rancangan Proyek ... 66

3.4. Hasil Kegiatan ... 79

3.5. Pembahasan ... 81

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 86

4.1 Kesimpulan... 86

4.2 Saran ... 87

DAFTAR PUSTAKA ... 88 LAMPIRAN

(8)

DAFTAR GAMBAR

No. Nama Gambar Halaman

2.1 Perbandingan Azas Tata Ruang 16

2.2 Tata Ruang Kantor Tertutup 19

2.3 Tata Ruang Kantor Terbuka 20

2.4 Tata Ruang Kantor Berpanorama 22

2.5 Direct 28

2.6 Semi Direct 28

2.7 Indirect 29

2.8 Semi Indirect 29

3.1 Struktur Organisasi PT PINDAD (Persero) 48

3.2 Struktur Organisasi Departemen Sekretariat Perusahaan 49 3.3 Bentuk Tata Ruang Kantor Departemen Sekretariat Perusahaan 56

3.4 Bentuk Awal Ruang Kantor 1 58

3.5 Bentuk Awal Ruang Kantor 2 59

3.6 Alur Kerja Subdepartemen Administrasi Umum 60

3.7 Alur Kerja Subdepartemen Rumah Tangga 61

3.8 Alur Kerja Subdepartemen Ahli Madya Sekretariat Perusahaan 62 3.9 Alur Kerja Subdepartemen Alhi Muda Tata Usaha 63

3.10 Prosedur Kerja Rancangan Proyek 66

3.11 Hasil Tata Ruang Kantor Setelah Perancangan 71 3.12 Ruang Kantor Subdepartemen Administrasi Umum Sebelum

dan Setelah Perancangan 72

3.13 Ruang Kantor Subdepartemen Rumah Tangga Sebelum

dan Setelah Perancangan 73

3.14 Ruang Kantor Subdepartemen Ahli Madya Sekretariat Perusahaan

Sebelum dan Sesudah Perancangan 74

3.15 Ruang Kantor Subdepartemen Ahli Muda Tata Usaha Sebelum

dan Setelah Perancangan 74

3.16 Alur Kerja Departemen Sekretariat Perusahaan Setelah

Perancangan 75

3.17 Bagan Hasil Rancangan 79

3.18 Perbandingan Tata Ruang Kantor Sebelum dan Setelah

Perancangan 82

(9)

DAFTAR TABEL

No. Judul Tabel Halaman

2.1 Kebutuhan Ruang 14

2.2 Warna yang Mempengaruhi Peranan Manusia 30

2.3 Daftar Warna dan Efeknya 31

3.1 Daftar Peralatan dan Perlengkapan Kantor 65

3.2 Hasil Perhitungan Wawancara 68

3.3 Daftar Peraltan dan Perlengkapan Kantor Setelah Perancangan 77 3.4 Daftar Biaya Barang yang Dibutuhkan Dalam Proyek 78

(10)

DAFTAR GRAFIK

No. Judul Grafik Halaman

2.1 Lingkungan Kerja yang Diharapkan 34

3.1 Hasil Perhitungan Wawancara 68

(11)

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Nama Lampiran

A Surat Permohonan Izin Penelitian B Bukti Penerimaan Penelitian C Surat Pernyataan

D Surat Keterangan

E Pertanyaan dan Jawaban Wawancara di Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) Sebelum Perancangan

F Pertanyaan dan Jawaban Wawancara di Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) Sesudah Perancangan

G Daftar Harga

H Formulir Bimbingan I Bukti Hadir Sidang

(12)

DAFTAR PUSTAKA

Moekijat, Drs. (2008). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju.

Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius.

Quible, Zane. K. (2005). Administration Office Management (7 ^th ed.). New Jersey:

Prentice Hall, Inc.

Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Pekantoran Modern.Jakarta: Erlangga.

Sedarmayanti. (2009) Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

The Liang Gie. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.

www.google.com:

 Cubicle office picture. Diambil tanggal 9 Mei 2012 dari http://3.bp.blogspot.com

 Open plan office picture. Diambil tanggal 9 Mei 2012 dari www.surabaya.indonetwork.co.id

 Landscape Office Picture. Diambil tanggal 9 Mei 2012 dari http://fellowshipofminds.wordpress.com

 Tata Ruang Kantor Campuran. Diambil tanggal 12 Juli 2012 dari www.asramfurni.com

(13)

CURRICULUM VITAE

Nama : Widhya Tri Handayani

Jenis kelamin : Perempuan

Tempat,Tanggal Lahir : Garut, 24 Desember 1991

Tinggi Badan : 160 cm

Usia : 20 tahun

Status : Belum menikah

Agama : Islam

Identitas : KTP 3205056412910004

Alamat : Jalan Gegerkalong Hilir No. 20 RT/RW

01/03 Desa ...Ciwaruga Kecamatan Parongpong Kabupaten ...Bandung Barat

Telepon : 085 223 099 442

E-mail : widhyatrihandayani@yahoo.com

▫ 1997 - 2004 SD Kartika Jaya III-2 Garut

▫ 2004 - 2006 SMPN 2 Tarogong Kidul - Garut

▫ 2006 - 2009 SMPN 3 Tarogong Kidul - Garut

▫ 2009 - Sekarang Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis ...D3 Politeknik Negeri Bandung

▫ 2009-2011:

 Sekretaris di Seminar “Everyone Can be a Leader”

Himpunan Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung.

DATA DIRI

PENDIDIKAN

PENGALAMAN ORGANISASI

(14)

 Sekretaris di “Paguyuban Mahasiswa Garut” Politeknik Negeri Bandung.

 Panita di “Talkshow Foodanental” Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung.

 Ketua divisi kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.

▫ 2011-2012

- Praktek Kerja Lapangan Bagian Administrasi di UPT Perpustakaan Pusat Politeknik Negeri Bandung.

- Praktek Kerja Lapangan di Departemen Pemasaran dan Penjualan Divisi Tempa dan Cor PT PINDAD (Persero) Bandung.

Bandung, Juli 2012

Hormat saya,

Widhya Tri Handayani PENGALAMAN KERJA

(15)

UCAPAN TERIMA KASIH

Selama penyusunan Tugas Akhir ini Penulis banyak mendapatkan motivasi, bimbingan, kritik, dan saran dari beberapa pihak. Sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini, ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya dengan segala kerendahan hati dan penuh keikhlasan penulis sampaikan kepada:

1. Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si selaku dosen pembimbing, terima kasih atas keikhlasan dan kesabarannya dalam memberikan ilmu, bimbingan dan dukungannya selama ini.

2. Edwan Ismael selaku pembimbing lapangan di Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero). Terima kasih atas kesempatan, saran, informasi dan segala bentuk bantuannya selama ini.

3. Drs. Deddy Sobarna S, M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.

4. Seluruh Dosen Program Studi Administrasi Niaga. Terima kasih atas segala bimbingan yang telah diberikan selama menuntut ilmu.

5. Kedua orangtua (Harini dan Mohammad Sutejo, A.Md.) yang senantiasa membuat penulis merasa bangga dan bersyukur telah terpilih menjadi putri dari sepasang “hafazhah” seperti kalian; terima kasih untuk kakak (Adhitya Shakti Pratomo, A.Md dan Nindya Shinta Pratiwi S. Par), serta seluruh keluarga besar atas kasih sayang, doa, perhatian dan semangatnya.

6. Seluruh staf Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero).

Terima kasih atas bantuan, kebaikan, keramah-tamahan dan kerja samanya.

7. Teman-teman AB Spekta. Terima kasih atas kebersamaan, keceriaan, kepedulian dan semangat yang begitu berkesan bagi penulis.

8. Bagea Aulia, Ratri Cahya, Nur Oktaviani A dan Nindya Shinta Pratiwi.

Good sisterhood in every mood!

9. Mr. Reminder (Irfan Rahadian) thanks for being such a good friend and for every single things you have shared to me heartfeltly, I owe so much to you.

(16)

10. Kakak terbaik, (Fajar Setiady). terima kasih telah memberikan bantuan dan semangat bagi penulis.

11. Kepada semua pihak yang terlibat baik langsung maupun tidak langsung dan yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Terimakasih atas semuanya, semoga segala budi dan amal baik yang telah diberikan akan dibalas berlipat ganda oleh Allah SWT. Amin.

Harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Penulis memohon maaf apabila dalam Tugas Akhir ini terdapat kesalahan baik dalam tata bahasa maupun cara penulisan yang masih jauh dari sempurna, mengingat terbatasnya pengetahuan yang penulis miliki. Penulis sangat terbuka bagi segala kirtik dan saran yang bersifat membangun guna kebaikan penulis di masa yang akan datang. Terima kasih.

Bandung, Juli 2012

Penulis

(17)

Yang Utama Dari Segalanya...

Sembah sujud serta syukur kepada Allah SWT. Taburan cinta dan kasih sayang-Mu telah memberikanku kekuatan, membekaliku dengan ilmu serta memperkenalkanku dengan cinta. Atas karunia serta kemudahan yang Engkau berikan akhirnya skripsi yang sederhana ini dapat terselesaikan.

Sholawat dan salam selalu terlimpahkan keharibaan Rasullah Muhammad SAW.

Kupersembahkan karya sederhana ini kepada orang yang sangat kukasihi dan kusayangi.

Mama dan Papa Tercinta

Sebagai tanda bakti, hormat, dan rasa terima kasih yang tiada terhingga kupersembahkan karya kecil ini kepada Mama dan Papa yang telah memberikan kasih sayang, segala dukungan, dan cinta kasih yang tiada terhingga yang tiada mungkin dapat kubalas hanya dengan selembar kertas yang bertuliskan

kata cinta dan persembahan. Semoga ini menjadi langkah awal untuk membuat Mama dan Papa bahagia karna kusadar, selama ini belum bisa berbuat yang lebih. Untuk Mama dan Papa yang selalu

membuatku termotivasi dan selalu menyirami kasih sayang, selalu mendoakanku, selalu menasehatiku menjadi lebih baik,

Terima Kasih Mama.... Terima Kasih Papa...

Mas Adhi dan Mbak Shinta

Untuk kakak –kakak ku, tiada yang paling mengharukan saat kumpul bersama kalian, walaupun sering bertengkar tapi hal itu selalu menjadi warna yang tak akan bisa tergantikan, terima kasih atas doa dan

bantuan kalian selama ini, hanya karya kecil ini yang dapat aku persembahkan. Maaf belum bisa menjadi panutan seutuhnya, tapi aku akan selalu menjadi yang terbaik untuk kalian semua...