BAB II PEMBAHASAN
D. Fungsi Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:9), berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara lansung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya atau dipergunakan secara lansung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Intinya dapat dikatakan arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara lansung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari selanjutnya , arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelansungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif ialah arsip dalam masa transisi antara aktif dan inaktif.
c. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis, adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara lansung untuk perencanaan, penyelenggraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengggraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara lansung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
3. Arsip Vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kehidupan organisasi.
Dalam mengelola arsip secara manual, organisasi harus mengklasifikasikannya dan mengelolanya dalam 2 (dua) tipe dokumen yaitu dokumen/arsip aktif dan inaktif. Quible (2001) memberikan gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan dan pemusnahan arsip sebagai berikut:
a) 100% dokumen/arsip dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang b) 25% arsip disimpan pada berkas dokumen aktif
c) 30% arsip disimpan pada berkas dokumen inaktif d) 35% arsip dimusnahkan
Dari gambaran tersebut 25% arsip sebuah organisai selama periode waktu tertentu dapat diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi guna pengambilan keputusan. Bedasarkan hal tersebut tentu dibutuhkan
ruangan, peralatan, dan sistem pengarsipan serta kepegawaian yang dapat mengelolanya.
E. Asas-asas Pokok Ruang Kantor
Menurut Muther dalam Sedarmayanti (2009:102) tata ruang kantor memiliki 4 (empat) asas pokok yang berguna bagi organisasi sebagai pedoman dalam penataan ruang kantor, antara lain sebagai berikut:
1. Asas jarak terpendek
Perubahan tata ruang kantor pada azas ini maksudnya adalah menata meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai kemeja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu besar.
2. Asas rangkain kerja
Asas penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainnya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
3. Asas Penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruangan yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
4. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila dikantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
F. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran
Menurut ( Gie, 2000) salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama.yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang antara lain:
1. Penerangan/Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan antara lain: Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah,Kualitas pekerjaan lebih baik, Kesalahan-kesalahan berkurang, Semangat kerja pegawai lebih baik,Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya adalah : kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan, mempunyai akibat tidak lansung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai, mencegah kesilauan akibat cahaya berlebihan, mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas. Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk meransang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk meransang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang dan gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya: Kepercayaan terhadap kantor, Efisiensi atau produktifitas, Moral.
3. Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya adalah: kenyamanan bekerja terjamin, produktivitas kerja yang lebih tinggi, kualitas pekerjaan yang lebih baik, semangat kerja yang lebih tinggi, kesehatan pegawai terpelihara deagan baik, kesan yang lebih baik bagi tamu.
4. Perencanaan Suara
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut: langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara, mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis, pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat, lantai-lantai ruang sebaikanya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
G. Ciri-ciri Kearsipan yang Baik
Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik.
Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (2003:30) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan, maupun dalam pengambilan arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti
Setiap kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegwai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan ruang lingkup kegiatan organisasi.
3. Murah/ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggrakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran biaya maupun dalam pemakian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang arsip, almari, dan sebagainya. Pada dasarnya sistem kearsipan yang silaksanakan jangan terlallu banyak memakan tempat.
5. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabila diperlukan lagi.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencannaan tujuan organisasi.
7. Cocok bagi organisasi
Sistem keasripan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi baik belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenag bertugas dalam bidang kerasipan. Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh bintang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
9. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam peralatan/perlengkapan misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip dan sebagainya.
H. Peralatan untuk Menyimpan Arsip
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip agar arsip-arsip-arsip tersebut dapat tersusun rapi, tidak tercecer dan apabila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Kearsipan merupakan salah satu kegiatan dalam bidang ketatausahaan, oleh karena itu alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan sama yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umunya. Ada 14 (empat belas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swaswta maupun pemerintah (Wursanto, 2000 : 32), yaitu :
1. Folder (sampul arsip)
yang digunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis atau arsip yang disusun di dalam filling cabinet.
2. Map
Map adalah kertas/karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Sesuai fungsi dan cara mempergunakanya, map dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu:
a. Map biasa
Disebut juga stopmap atau lebih lengkap disebut stopmap folio karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang paling luas berukuran folio (21 x 34 cm).
b. Stopmap tali
Adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkanya.
Stopmap tali disebut portapel yang terbuat dari kaerton dan diberi tali dari kain atau pita.
c. Map jepitan
Adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas.
d. Map tebal
Adalah map yang memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertiakl atau berdiri.
3. Filling cabinet
Adalah perabot kantor yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang telah dihimpun dalam folder dan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (hung map).
4. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu yang merupakan rakitan beberapa keping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Rotary filling
Adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu).
6. Cardex
Adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, arsip dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
7. Guide atau sekat
Adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat dalam penyimpanan arsip. Guide dapat disusun pada laci filling cabinet menurut abjad, angka, atau perihal sesuai filling yang dipergunakan.
8. File yang dapat dilihat
Adalah alat yang dapat dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat, yang berisi keterangan nama, dan alamat yang ditempelkkan pada papan /buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
9. Berkas kotak (Box file)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.berkas kotak yang berisi warkat ditempat pada rak arsip.
10. Meja
Merupakan salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau mengetik. Ada meja yang dilengkapi dengan laci sehingga dapat menyimpan warkat dalam jumah yang cukup banyak.
11. Kursi
Merupakan salah satu perabot kantor , merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis atau mengetik.
12. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang kerjanya otomatis baik secara mekanis, elektis maupun elektronis, misalnya mesin ketik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas, computer, dan lain-lain.
13. Almari arsip
Dinamakan almari arsip karena dapat dipergunakan untuk menyimpan berkas atau arsip. Almari arsip ada yang terdiri dari satu pintu, ada dua yang dua pintu . berkas didalam arsip sebaiknya disusun secara vertikal sehingga susunan arsip sama dengan susunan arsip yang disusun dalam rak arsip.
14. Alat-alat tulis
Adalah alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Contohnya: kertas, pulpen, cap, bantalan stempel, karton, penghapus, lem, dan lain-lain.
I. Teknologi dalam Bidang Kearsipan
Dengan adanya kemajuan teknologi , dunia kearsipan yang selama ini seakan-akan hanya berkutat pada kertas-kertas, tidak juga ketinggalan dengan memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengakses lebih jauh dan luas. Arsip-arsip kuno dan memiliki informasi yang memiliki nilai guna sejarah dan dapat
diakses dan disajikan melalui media elektronik seperti komputer. Dengan mempergunakan komputer, pengaksesan dapat lebih luas dan dapat dimanfaatkan secara online dari jarak jauh dengan layanan otomatis.
Kegunaan mempergunakan media elektronik antara lain adalah arsip mudah didapatkan, penyelesaian pekerjaan lebih cepat, akses layanan lebih mudah dan cepat, pemeliharaan data lebih murah dan mudah. Dengan adanya pengelolaan arsip, teknologi ini membuat kearsipan tidak jauh tertinggal ( Abubakar, 2000:
91).
J. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau serangakian dari sistem kearsipan terdiri dari fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan warkat. Keenam tahap ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip (Sedarmayanti, 2003:20).
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dari kegiatan penciptaan, seperti penulisan surat, mengscan ,laporan, formulir, rekaman, dan lain-lain.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian Arsip merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan arsip.
Pendistribusian arsip merupakan rangkaian kegiatan penyampaian atau
penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalaian, penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif.
3. Pengunaan atau Pengelolaan Arsip
Penggunaan warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau dikirim kepada orang atau organisasi yang menjadi sasaranya. Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian dapat digunakan untuk keperluan tertentu pelaksanaan operasional atau pelaksanaan potensi tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi-fungsi kepala bagian, sebagai alat pembuktianatau dokumentasi, sebagai bahan pertimbanhgan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan tertentu.
4. Pemeliharaan dan Pengamanaan Arsip
Pemeliharaan dan pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran kepala bagian, operasioanl, dann penyelenggaraan kegiatan organisasi baik lembaga pemerintah maupun swasta.
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman.
Melindungi arsip berarti menjaga agar arsip selamat, meluputkan arsip dari bahaya, bencana, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung
jawab.Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 2000 : 48-50) sebagai berikut :
1. Pengatur Ruangan
Ruangan penyimpanan harus terjaga kering tidak terlalu lembab), terang (tidak terkena sinar matahari lansung). Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat tetap terjaga dan terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas.
2. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditemapat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban . penataanarsip harus renggang agar udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembaban yang tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur, dan sejenis yang akan merusak arsip yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakuakan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti kapur barus untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan yang lain.
4. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian dan sebagainya. Untuk itu perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
5. Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot debu. Selain itu, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan karat.
b. Pengamanan Arsip
Secara umum pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan dari segi fisiknya. Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal ( mulyono dkk, 2000 : 46-48).Kerusakan arsip dari faktor internal adalah:
1. Kualitas kertas 2. Tinta
3. Virus komputer 4. Bahan perekat
Kerusakan arsip dari faktor eksternal adalah : 1. Lingkungan
2. Debu
3. Sinar matahari 4. Serangga dan kutu 5. Jamur
6. Rayap
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip menurut (Amsyah, 2003:71) menyatakan bahwa“
sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.
Berikut ini adalah 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sebagai berikut:
a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad nama dokumen yang bersangkutan, nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filling system, dimana petugas dapat lansung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad:
1. Paham peraturan mengindeks
2. Menyiapakan lembar tunjuk silang, bila perlu 3. Menyiapakan peralatan arsip
b. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderct filling system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan
pengelompokkan masalahnya terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem nomor:
1. Menyusun pola klarifikasi 2. Menyiapkan peralatan arsip
c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat yang datang paling akhir ditempatkan di depan tanpa melihat masalah atau perihal. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan atau bulanan bahakan per tahun berdasarkan keperluan.
Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem tanggal:
1. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun 2. Menyiapkan peralatan arsip
d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut
kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/ wilayah/kota dari asal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.
Dalam penyimpananya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
e. Sistem subjek/Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah pada umumnya terjadi. Sistem ini juga disebut dengan topical filling atau data filling dan dikenal sulit dalam pengelolaanya.
Karena setiap orang akan menginterprestasikan perihal yang dimaksud padasurat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Ada 2 (dua) macam sistem subjek yaitu Sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).
6. Penyusutan Arsip
Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi (lembaga-lembaga negara, Badan-badan pemerintah) tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan abadi. Di samping itu ada arsip-arsip yang tidak perlu disimpan, setelah dibaca atau setelah habis nilai pakainya terus dibuang atau dimusnahkan.
Manajemen Kearsipan menyatakan bahwa, “ penyusutan adalah tindakan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit pengelola ke
Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”. (Basir Barthos, 2000:101).
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan atau pemusnahan. Pemindahan atau pemusnahan surat penting dilakukan juga dalam rangka menjamin dan menjaga efektifitas kearsipan. Dasar dari kegiatan tersebut adalah hasil dari penilaian arsip ataupun jadwal retensi arsip (Surojo, 2006:191).
a. Penilaian arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada dalam arsip. Kegiatan ini penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip.
b. Jadwal Retensi Arsip
jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat suatu kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Daftar tersebut memuat informasi tentang uraian arsip dan jangka waktu penyimpanan arsip. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan:
jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat suatu kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Daftar tersebut memuat informasi tentang uraian arsip dan jangka waktu penyimpanan arsip. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan: