No. Register: 3232/D3/2021
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG / BPN KANTOR
PERTANAHAN KOTA SUKABUMI
Oleh:
Siti Laveni Sabila NPM: 1803046
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian memperoleh gelar Diploma III Program Studi Sekretari
AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN TARUNA BAKTI BANDUNG
2021
LEMBAR PENGESAHAN
Nama : Siti Laveni Sabila NPM : 1803046
Judul : Analisis Pengelolaan Arsip Di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
Tugas akhir ini Telah Disajikan pada tanggal
Bandung, Menyetujui:
Dosen Pembimbing Utama, Dosen Pembimbing Pendamping,
Fenny Damayanti, M.M. Drs. Agus Garnida, M.M.
NIK. 040.409.8204 NIP. 196208181988031003
Mengesahkan, Mengetahui,
Direktur Wakil Direktur
Dr. Chandra Hendriyani, M. Si. CHCM T. Sitti Rochmah, M. Si.
NIK 442.200.006 NIK 442.200.004
Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
Mengesahkan, Mengetahui,
Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pembimbing PKL Pendaftaran Kantor Pertanahan
Kota Sukabumi
Mindasari, S.SiT., MH Mahmud Solihin, SH
NIP. 1961121 199603 2 001 NIP. 19780508 199803 1 003
v ABSTRAK
Arsip merupakan sebuah dokumen penting yang berisi informasi yang dapat dijadikan dasar pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Laporan kerja praktik ini berjudul “Analisis Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi”. Mengingat pentingnya peran arsip dalam suatu instansi maka arsip perlu dijaga eksistensinya dan juga dikelola dengan baik.
Dengan demikian ketika ada pihak yang membutuhak an, arsip dapat ditemukan dengan cepat. Tujuan penulisan tugas akhir ini untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan arsip, sistem penyimpanan arsip, dan proses peminjaman arsip. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, studi pustaka, dan studi dokumentasi yang dilakukan melalui Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama 300 jam. Hasil penelitian menunjukan bahwa prosedur pengelolaan arsip, sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem kombinasi yaitu wilayah (Geographical Filing System), masalah (Subject Filing System) dan proses peminjaman arsip, kesemuanya sudah baik dan sesuai dengan teori. Saran agar pengelolaan arsip dapat lebih baik lagi, agar lebih teliti dalam penyimpanan arsipnya.
Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Sistem Penyimpanan, Peminjaman Arsip
ABSTRACT
File is an important document which contains information that can be used as a reference for decision making. This practical work report entitled "Analysis of Filing Management at the Kementerian Agraria and Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi", Considering the importance of the role of file in an institution therefore files should be handled and/or managed well. So that any party needed the file, then it can be found immediately. The objective of this practical work report is to find out how the procedures for managing file, filing storage system, and the process of borrowing file. Data collection techniques were done through observation, interviews, literature study, and documentation throughout 300 hours of practical work. The results showed that filing management, file storage system, and process of borrowing file were implemented well and in accordance with theory. Finally, the author can provide suggestions to improve work efficiency and effectiveness to be more careful in terms of storage.
Keyword: Filing Management, Filing Storage Management, File Lending
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan nikmat kesehatan serta hikmat kepada Penulis, sehingga Penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul
“Analisis Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi”.
Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat Ujian Akhir Program Diploma III Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung. Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang terhormat:
1. Ibu Dr. Chandra Hendriyani, M. Si. CHCM, selaku Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
2. Ibu T. Sitti Rochmah, M.Si., selaku Wakil Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
3. Ibu Fenny Damayanti, M.M. selaku Dosen Wali Tingkat III yang selalu membantu mendampingi Penulis disaat suka dan duka, dan menjadi pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing Penulis, sehingga Penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan tepat waktu.
4. Bapak Drs. Agus Garnida, M.M., selaku dosen pembimbing pendamping.
5. Seluruh Dosen dan Staff Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti, Penulis mengucapkan terima kasih telah memberikan ilmu dan pengetahuan serta membantu Penulis selama perkuliahan.
viii
6. Bapak Ir. Dedy Abdullatif, M.T selaku Kepala Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
7. Ibu Mindasari,S.SiT,.M.H selaku Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
8. Bapak Dody R dan Bapak Feri S selaku pembimbing Praktik Kerja Lapangan Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
9. Seluruh pegawai Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi Kota Sukabumi.
10. Kepada yang terkasih, kedua malaikat yang selalu mendampingi penulis Mama dan Bapak, juga kakak dan adik penulis aa Alfi, Rully, dan adik Tsabita. Terima kasih yang tak terhitung atas do’a, pengorbanan, kepercayaan, kasih sayang serta senantiasa memberikan motivasi yang luar biasa sehingga menjadi penyemangat yang sangat berarti bagi Penulis.
11. Kepada “HimaGibs” Desri, Fitri, Rania, Syilvi, Tiara yang selalu memenuhi hari-hari penulis dengan tawa, suka, dan duka. Terima kasih yang tak terhingga untuk kebersamaannya.
12. Teruntuk Marsa Dwi Tsana yang selalu memberikan support, semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
13. Teman-teman seperjuangan ASMTB angkatan 2018 yang telah saling membantu dan memotivasi, sehingga dapat terselesainya tugas akhir ini, terutama untuk kelas 3B.
14. Seluruh pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dan mendukung kelancaran penyusunan laporan ini.
Penulis telah berupaya semaksimal mungkin, namun penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi kesempurnaan laporan ini. Kiranya laporan ini dapat bermanfaat bagi Penulis dan segenap pembacanya
Bandung, Agustus 2021
Siti Laveni Sabila
x
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 3
1.3.1 Tujuan ... 3
1.3.2 Manfaat ... 4
1.4 Lokasi dan Waktu PKL ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2. 1 Administrasi ... 7
2.1.1 Ruang Lingkup Arsip... 7
2. 2 Pengertian Arsip ... 9
2.2.1 Peranan Arsip ... 11
2.2.2 Jenis-Jenis Arsip ... 12
2.2.3 Fungsi Arsip ... 16
2.3 Pengelolaan Arsip ... 17
2.4 Sistem Penyimpanan Arsip ... 21
2.5 Peminjaman Arsip ... 27
BAB III ANALISIS PENGELOLAN ARSIP DI KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG / BPN KANTOR PERTANAHAN KOTA SUKABUMI ... 29
3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 29
3.1.1 Visi ... 32
3.1.2 Misi ... 32
xi
3.2 Struktur Organisasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor
Pertanahan Kota Sukabumi ... 33
3.3 Unit Tempat Kerja ... 39
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 40
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 42
4.1 Analisis Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi ... 42
4.1.1 Proses Pengelolaan Arsip... 42
4.1.2 Sistem Penyimpanan Arsip ... 46
4.1.3 Proses Peminjaman Arsip ... 47
4.2 Analisis Tentang Kondisi Yang Sesuai Dengan Teori ... 48
4.2.1 Prosedur Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi ... 48
4.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip ... 49
4.2.3 Proses Peminjaman Arsip ... 50
4.3 Pembahasan ... 51
4.3.1 Prosedur Pengelolaan Arsip ... 51
4.3.2 Sistem Penyimpanan Arsip ... 52
4.3.3 Proses Peminjaman Arsip ... 52
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 55
5.1 Simpulan ... 55
5.2 Saran ... 56
DAFTAR PUSTAKA ... 57
LAMPIRAN ... 59
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 61
DAFTAR TABEL
Table 1.1 Jadwal Kerja Selama PKL ... 6
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Sistem Abjad ... 22
Gambar 2. 2 Sistem Masalah ... 23
Gambar 2. 3 Sistem Nomor ... 24
Gambar 2. 4 Sistem Tanggal ... 25
Gambar 2. 5 Sistem Masalah ... 26
Gambar 3. 1 Logo Kementerian ATR/ BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi 32 Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Kementerian ATR/ BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi ... 34
Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Bagian Penetapan Hak dan Pendaftaran ... 35
Gambar 4. 1 Buku Tanah ... 42
Gambar 4. 2 Memasukan Buku Tanah ... 43
Gambar 4. 3 Bundle Yang Akan Dimasukan ... 45
Gambar 4. 4 File Elektrik Mobil ... 45
Gambar 4. 5 Album Warkah ... 46
Gambar 4. 6 Bon Buku Tanah ... 47
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Salah satu kegiatan rutin dalam suatu organisasi adalah mengelola arsip dalam berbagai jenis dan bentuk. Arsip sebagai pusat ingatan bagi organisasi, hendaknya bisa dikelola dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu bentuk pelayanan prima terhadap pihak internal maupun eksternal.
Artinya ketika ada yang membutuhak an arsip kita bisa dengan mudah dan cepat menemukan arsip yang dibutuhak an tersebut. Dengan demikian kita bisa segera menindaklanjuti dan bisa menjadikan informasi dalam arsip tersebut sebagai referensi untuk segera mengambil keputusan.
Arsip yang di dalamnya berisi informasi yang memiliki nilai guna, perlu kita jaga keutuhan dan kerahasiaannya sampai jangka waktu yang tak terhingga. Artinya selama organisasi itu masih ada, arsip harus kita kelola dengan sebaik-baiknya. Untuk itu kita perlu mengetahui bagaimana cara pengelolaan arsip yang baik. Tanggung jawab pengelolaan arsip tidak hanya pada orang yang khusus mengelola arsip, tetapi juga menjadi kewajiban dari semua orang di dalam organisasi untuk sama-sama menjaga keutuhan arsip.
Oleh karenanya kita perlu membangun budaya sadar arsip di lingkungan organisasi.
Di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi, kelengkapan dokumen sebagai arsip menjadi salah satu syarat diterbitkannya sertifikat tanah. Artinya jika arsip lengkap maka penerbitan akan lancar, jika kurang lengkap maka penerbitan akan sedikit tertunda.
Peranan arsip pertanahan sangat penting dalam pelayanan kepada masyarakat. Arsip juga sebagai alat bukti dalam penyelesaian sengketa tanah.
Beberapa hal yang dialami di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi terkait arsip yaitu penyimpanan yang kurang tertib, peminjaman yang kurang tertib, dan pengembalian warkat yang melewati batas waktu peminjaman.
Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti (ASMTB) mewajibkan mahasiswi tingkat akhir untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) baik di Instansi Pemerintah, BUMN, maupun perusahaan swasta selama 300 jam atau kurang lebih 3 bulan. PKL ini juga merupakan salah satu syarat untuk mengikuti sidang akhir guna menyelesaikan studi jenjang Diploma III Program Studi Sekretari di ASMTB.
PKL ini juga merupakan kegiatan untuk mengenalkan dunia kerja yang sesungguhnya kepada mahasiswa. Dengan mengikuti kegiatan PKL ini diharapkan dapat menambah pengetahuan, meningkatkan keterampilan serta dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan mahasiswi untuk mempersiapkan diri sebaik-baiknya sebelum memasuki dunia kerja.
3
Berdasarkan hal-hal tersebut, penulis tertarik mengambil judul tugas akhir yaitu “Analisis Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka identifikasi masalahnya adalah:
1. Bagaimana pengelolaan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
3. Bagaimana proses peminjaman arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan
Adapun tujuan penelitian adalah:
1. Untuk mengetahui pengelolaan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
2. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
3. Untuk mengetahui proses peminjaman arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
1.3.2 Manfaat
Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah:
1. Bagi Penulis
Penelitian ini menambah pengetahuan serta memperluas wawasan teori mengenai hal yang diteliti, juga sebagai sarana untuk menambah pengetahuan penulis.
2. Bagi Perusahaan
Penelitian ini memberikan sumbangan pemikiran pengelolaan arsip bagi perusahaan/instansi.
3. Bagi Ilmu Pengetahuan
Dengan hasil penelitian yang disajikan dalam bentuk laporan tugas akhir ini, diharapkan dapat memperkuat ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang kearsipan.
1.4 Lokasi dan Waktu PKL
Demi memperoleh data informasi yang diperlukan dalam penyusunan tugas akhir, penulis melaksanakan praktik kerja lapangan di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi yang beralamat di Jl. Siliwangi No. 127, Cikole, 43113. Adapun waktu kerja praktik dilaksanakan mulai tanggal 6 Januari sampai dengan 5 April 2021.
Waktu pelaksanaan praktik kerja yaitu dari pukul 08.00 s.d 16.00 WIB, dengan waktu istirahat pukul 12.00 s.d 13.00 WIB. Hari kerja di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi yaitu
5
setiap hari Senin s/d Jum’at, libur pada hari Sabtu, Minggu dan juga pada hari libur nasional.
Jadwal kerja selama PKL dapat dilihat pada tabel 1.1. berikut ini.
2021 Januari
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
27 28 29 30 31 1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31 1 2 3 4 5 6
2021 Februari
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
31 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
2021 Maret
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
28 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
2021 April
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
28 29 30 31 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 1
2 3 4 5 6 7 8
Table 1.1
Jadwal Kerja Selama PKL
Sumber: Pribadi Keterangan:
= Hari Kerja
= Hari Libur / Libur Nasional = Izin
= Bukan Hari Kerja
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2. 1 Administrasi
Administrasi mempunyai peran yang sangat penting untuk setiap kegiatan yang berlangsung di organisasi apapun karena didalam kegiatan administrasi terjadi penanganan data-data organisasi serta terstruktur agar dapat menjadi suatu infomasi yang berguna bagi kemajuan.
Menurut Priansa (2015:3) Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata “ad” yang berarti intensif dan
“ministraire” yang berarti melayani. J.E. Walters (2017:4) “administrasi adalah proses perencanaan, perorganisasian, pengelolaan, pemeriksaan, dan pengawasan suatu perusahaan”. Rahman (2017:9) menyatakan administrasi adalah “segenap proses penyelenggaraan dalam setiap uasah kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.
Berdasarkan dua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan proses pengaturan segala pekerjaan mulai dari penciptaan, pemeliharaan, pendistribusian, dan penyimpanan.
2.1.1 Ruang Lingkup Arsip
Menurut The Liang Gie dalam Kamaluddin (2017:3) ruang lingkup administrasi terdiri dari informasi atau keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan seperti:
8
1. Menghimpun, kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan.
Kegiatan menghimpun ini lebih berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan.
2. Mencatat, kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim serta disimpan.
3. Mengelola, kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk menyajikan dalam bentuk yang bermanfaat.
4. Mengirim, kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian menyebarkannya dari pihak satu ke pihak lainnya.
5. Menyimpan, kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasidi tempat yang aman, dengan cara apapun.
Menurut Halimah (2018) ruang lingkup administrasi berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan.
1. Mengumpulkan/menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat keterangan, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan bagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern
dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.
3. Mengolah keterangan, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis, dan aman.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa ruang lingkup administrasi terdiri dari informasi atau kegiatan mulai dari menghimpun, mencatat, mengelola, mengirim, menyimpan.
2. 2 Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa ahli.
10
Menurut Weisinger dalam Muhidin (2017:2) yang sudah diterjemahak an arsip merupakan bagian dari semua dokumen masuk maupun keluar yang dibuat oleh organisasi maupun perusahaan dengan informasi yang terkandung di dalamnya berisi tentang tindakan, keputusan serta operasi yang telah terjadi dalam suatu organisasi. The Liang Gie dalam Asriel (2019) arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Rosalin (2017:3) arsip adalah rekaman informasi baik yang dicatat secara tekstual, gambar maupun audio visual yang dibuat oleh organisasi baik organisasi public maupun private dan disimpan dengan menggunakan berbagai media. Muhidin (2019) menyatakan bahwa arsip record yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip merupakan sekumpulan warkat atau dokumen-dokumen sebagai sumber informasi penting yang disimpan dalam segala bentuk apapun karena mempunyai nilai guna, serta dapat dijadikan bahan ingatan sehingga dalam penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis agar dalam menemukan kembali dapat dilakukan secara cepat jika arsip dibutuhakan sewaktu-waktu.
2.2.1 Peranan Arsip
Keberadaan arsip memiliki peranan penting untuk mendukung kelancaran organisasi terutama untuk memberikan informasi yang penting pada setiap peristiwa yang terjadi dalam sebuah organisasi.
Oleh karena itu, untuk bisa memberikan informasi yang lengkap, tepat, dan juga cepat. Sebuah organisasi haruslah mempunyai sistem arsip dan prosedur kerja arsip yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.
Sedarmayanti (2015:43) menyatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Arsip mempunyai peranan yang penting untuk keberlangsungan kehidupan organisasi. Maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian yang khusus, dengan begitu keberadaan arsip di suatu instansi akan menunjukan peranan yang sesuai serta dapat mendukung semua anggota organisasi atau instansi dalam menyelesaikan pekerjaannya.
12
Berdasarkan pendapat ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa begitu penting peranan arsip bagi sebuah instansi, kantor ataupun organisasi khususnya guna mendukung kelancaran kegiatan administrasi bagi instansi, kantor atau organisasi.
Dengan begitu mengingat pentingnya arsip bagi keberlangsungan berorganisasi maka pengelolaan arsip hendaknya menggunakan sistem dan prosedur kerja yang baik.
2.2.2 Jenis-Jenis Arsip
Dalam suatu organisasi terdapat banyak jenis arsip yang kita gunakan sehari-hari, dalam hal penyimpanannya biasa ditata berdasarkan jenisnya. berikut adalah jenis-jenis arsip menurut para ahli. Menurut Undang-Undang No 43 Tahun 2009 dalam arsip terbagi dalam 6 jenis, antara lain:
1. Arsip Dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
2. Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak.
3. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
6. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Menurut Sugiarto (2015:10) terbagi sebagai berikut:
1. Arsip berdasarkan subjeknya. Contohnya arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran dan arsip Pendidikan.
2. Arsip berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya. Contohnya adalah surat, file digital, pita rekaman, mikro film, disket, dan compact disc.
3. Arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya:
1) Arsip bernilai informasi: pengumuman, undangan.
2) Arsip bernilai administrasi: prosedur kerja.
3) Arsip bernilai hukum: akte pendirian.
4) Arsip bernilai sejarah: laporan tahunan.
5) Arsip bernilai ilmiah: penelitian.
14
4. Arsip berdasarkan sifat kepentingannya:
1) Arsip tidak berguna: surat undangan.
2) Arsip berguna: presensi pegawai, surat cuti.
3) Arsip penting: SK, laporan keuangan.
4) Arsip vital: akte pendirian.
5. Arsip berdasarkan fungsinya:
1) Arsip dinamis.
2) Arsip statis.
6. Arsip berdasarkan tempat/tingkat pengelolaan:
1) Arsip pusat.
2) Arsip unit.
7. Arsip berdasarkan tingkat keaslian:
1) Arsip asli.
2) Arsip tembusan.
3) Arsip Salinan.
4) Arsip petikan.
8. Arsip berdasarkan atas kekuatan hukum:
1) Arsip otentik.
2) Arsip tidak otentik.
Menurut Nuraida dalam Susansi dan Puspasari (2020) jenis arsip beragam bukan hanya sebuah bukti tertulis diatas kertas atau dapat dikatakan sebagai dokumen.
jenis arsip yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian kegiatan operasional kantor sehari-hari.
Arsip dinamis ini ada dua macam, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.
1) Arsip aktif yaitu arsip yang sering dipergunakan secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan.
2) Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus untuk kegiatan perusahaan. Akan tetapi, arsip inaktif ini masih perlu disimpan untuk berjaga-jaga apabila suatu saat diperlukan.
2. Arsip Statis adalah arsip yang setiap hari digunakan dalam kegiatan kantor, tetapi tidak secara langsung dan arsip tersebut tetap harus disimpan secara historis.
Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis arsip terdiri dari beberapa jenis yang memiliki nilai guna serta manfaat yang berbeda di setiap masing-masing arsip bagi kepentingan penggunaan arsip.
16
2.2.3 Fungsi Arsip
Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga apabila setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan mengapa perlu penyimpanan arsip yaitu dikarenakan kemungkinan arsip tersebut berfungsi bagi perkembangan suatu organisasi.
Menurut Muhidin (2016:3) beberapa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan yaitu:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
3. Mendukung pengawasan.
4. Sebagai alat pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi
6. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi.
Mulyadi (2016) menyatakan bahwa arsip memiliki fungsi yaitu membantu pengambilan keputusan, menunjang perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian, memori perusahaan, efisiensi instansi / lembaga, menyediakan informasi produk, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, sebagai rujukan historis, menyediakan informasi personalia atau keuangan sejenisnya, memelihara
aktivitas hubungan masyarakat, untuk kepentingan politik, pendidikan, untuk menyelamatkan diri, serta untuk menelusuri silsilah. Madiana dalam Sholikah dan Oktaria (2019) arsip digunakan sebagai pusat informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam menetapkan dan sebagai alat bukti autentik dalam menentukan standar nasional Pendidikan.
Berdasarkan ketiga pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip mempunyai fungsi yang sangat penting antara lain sebagai salah satu unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan operasional. Dengan demikian informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Arsip juga dapat membantu untuk mengambil keputusan, menunjang perencanaan, sebagai alat pembuktian, sebagai sumber informasi penting dan lain sebagainya.
2.3 Pengelolaan Arsip
Kegiatan organisasi tidak pernah lepas dari kegiatan pengelolaan.
Pengelolaan ini dimaksud agar kegiatan organisasi tersebut dapat berjalan dengan lancar. Tujuan dilakukannya pengelolaan arsip diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat dilakukan secara optimal, dan jika dibutuhakan kembali bisa dengan cepat dan tepat penemuannya.
18
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:13) pengelolaan arsip yang baik berperan dalam aktivitas organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Sugiarto dan Wahyono dalam Lawongo (2021:4) menyatakan bahwa pengelolaan arsip dikenal dengan sebuah tata kearsipan atau manajemen kearsipan.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dapat membantu dalam menyediakan kebutuhan informasi baik untuk bahan pengambilan keputusan maupun sebagai bahan pertanggungjawaban.
Sugiarto dan Wahyono (2015:23) bahwa setiap kegiatan atau pekerjaan pasti mempunyai urutan langkah-langkah penyelesaian dari awal kegiatan sampai selesai mulai dari penciptaan arsip, pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip merupakan kegiatan awal dari lahirnya suatu arsip yang dapat menentukan apakah arsip tersebut bisa dijadikan sebuah arsip atau tidak.
2. Pencatatan Arsip
Pencatatan arsip merupakan sebuah upaya pengelolaan terhadap arsip yang masuk atau keluar.
3. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip yang tepat merupakan tujuan utama dalam sebuah penemuan arsip yang nantinya akan ditemukan.
4. Penemuan Kembali Arsip
Apabila pengelolaan arsip dilakukan dengan baik dan benar maka akan mempermudah dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhak an sehingga tidak perlu memakan waktu yang lama dalam penemuan nya.
5. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah dan nilai guna arsip yang ada.
Menurut Priansa dan Garnida (2015:163) ada beberapa tahapan proses pengelolaan arsip, yaitu:
1. Tahap penciptaan dan penerimaan (Creditiont and receipt)
Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formular, atau gambar.
2. Tahap distribusi (Distribution)
Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak atau orang atau sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, email, dan sebagainya.
20
3. Tahap penggunaan (Use)
Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaanya.
4. Tahap pemeliharan (Maintance)
Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahap ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya.
5. Tahap pemusnahan (Disposian)
Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahak an.
Pendapat tersebut didukung oleh hasil penelitian Guntari et.al. (2019) yang menyatakan kegiatan pengelolaan arsip dalam suatu kantor meliputi penciptaan arsip, pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, penyusutan arsip.
Berdasarkan pengertian dari ahli diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengelolaan arsip melalui beberapa tahap mulai dari penciptaan, pencatatan, penerimaan, penemuan kembali dan penyusutan arsip yang setiap proses tahapnya memiliki maksud dan tujuan agar terdapat sistem pengelolaan arsip yang baik.
2.4 Sistem Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip perlu dilakukan secara sistematis dalam satu organisasi agar arsip dapat terjaga dan tertata rapi. Sistem penyimpanan arsip atau sering disebut filing system merupakan tata penyimpanan arsip yang teratur menurut suatu pedoman tertentu yang digunakan untuk menyimpan semua arsip yang dihasilkan organisasi, sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Sistem penyimpanan arsip digunakan untuk memberikan kemudahan kerja dalam penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan ini sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan pengelolaan arsip.
Menurut Zulkifli Amsyah dalam Muhidin (2019) sistem penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Ernawati (2017:198) menyatakan sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik, nomor, huruf ataupun
22
kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sugiarto dan Wahyono (2016:51) sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhakan.
Menurut Sedarmayanti (2018:95-101) aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa warkat-warkat, itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan dikenal dengan 5 macam sistem penataan arsip, yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical filing system)
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z.
Gambar 2. 1 Sistem Abjad
Sumber: Sedarmayanti (2018:96)
2. Sistem Masalah (Subject filing)
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Masalah tersebut dikelompokan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar bernama daftar indeks.
Gambar 2. 2 Sistem Masalah
Sumber: Sedarmayanti (2018:98)
3. Sistem Nomor (Numeric filing system)
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
24
Gambar 2. 3 Sistem Nomor
Sumber: Sedarmayanti (2018:99)
4. Sistem Tanggal (Chronological filing system)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat berkas tersebut. Akhirnya, surat atau berkas yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Gambar 2. 4 Sistem Tanggal
Sumber: Sedarmayanti (2018:100)
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok-pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berbeda dalam wilayah tersebut.
26
Gambar 2. 5 Sistem Masalah
Sumber: Sedarmayanti (2018:101)
Sedangkan menurut Priansa (2015:42) “secara umum sistem kearsipan (filing system) dapat dilakukan dengan lima cara yaitu bisa dengan menggunakan sistem abjad, perihal, nomor, tanggal, atau bahak an wilayah”.
Pendapat tersebut dikuatkan oleh hasil penelitian dari Mediah Diani dan Suwanto (2018:7) dalam jurnal Ilmu Perpustakaan yang menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada prinsipnya adalah menyimpan arsip berdasarkan kata tangkap (caption) dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu seperti abjad, subjek/masalah, nomor, tanggal, dan wilayah yang bertujuan untuk memudahakan pengguna dalam penemuan kembali arsip.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pemilihan sistem kearsipan seperti penyimpanan arsip pada suatu organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut.
Sistem penyimpanan dapat dikatakan baik apabila arsip dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Sebelum menentukan sistem penyimpanan, seharusnya petugas arsip mengetahui sistem yang cocok diterapkan di organisasinya, agar dapat mempermudah tercapainya tujuan suatu organisasi.
2.5 Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip merupakan keluarnya arsip dari file karena dipinjam oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun yang lainnya. Peminjaman arsip perlu dicatat supaya dapat diketahui siapa yang meminjam dan dimana keberadaan arsip tersebut.
Menurut Sedarmayanti (2018) peminjaman arsip adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip/dokumen yang diperlukan oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk disimpan ditempat penyimpanan semula. Diani dan Suwanto (2018) peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, mupun teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.
28
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa peminjaman arsip yaitu keluarnya arsip dari tempat penyimpanan/file yang dimana arsip tersebut dipinjam oleh atasan, teman seunit kerja ataupun yang lainnya. Peminjaman perlu diatur pencatatan untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dipinjam oleh atasan, teman seunit ataupun yang lainnya.
Menurut Pramudyo (2016) pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip atau lembar peminjaman arsip. Dorotul Yatimah dalam Putri et.al (2020:51) menyatakan bahwa peminjaman arsip diharuskan mengisi daftar peminjam arsip.
Pendapat tersebut dikuatkan oleh hasil penelitian Rahayu dan Aisyah (2018) menyatakan peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik dari atasannya sendiri maupun teman kerja unit, ataupun relasi sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.
Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sebelum meminjam arsip diperlukan pencatatan terlebih dahulu agar dapat mencegah hilangnya arsip yang sedang dikeluarkan dari tempat penyimpanan.
BAB III
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG / BPN KANTOR
PERTANAHAN KOTA SUKABUMI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah suatu lembaga non departemen yang dibentuk pada tanggal 19 Juli 1988 berdasarkan keputusan presiden No 26 tahun 1988. Badan ini merupakan peningkatan dari Direktorat Jenderal Agraria yang masih berada dalam Departemen Dalam Negeri (DEPDAGRI) dengan dasar hukumnya Undang-Undang no. 5 tahun 1960 tentang Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA).
Pada zaman pemerintahan Hindia Belanda, masalah pertahanan ini sudah mulai dibicarakan orang, sehingga tanah-tanah yang ada di Indonesia ini harus diatur pemiliknya. Untuk itu dibentuk Kantor Pendaftaran Tanah (KPT) yang disebut kadaster, tugasnya mengurus segala pemilikan hak-hak atas tanah, seperti Hak Eigendom, Hak Erfpacht, Hak Opstal, dan Hak Gebruik.
Kemudian pada tahun 1968, Kantor Agraria Daerah (KAD) dan Kantor Pendaftaran Tanah (KPT) di kabupaten/kotamadya yang berada di keresidenan dihapus dan disatukan dengan kantor pengawasan keresidenan, diganti lagi menjadi kantor Agraria dan kantor pendaftaran tanah.
Pada tahun 1979, berdasarkan surat keputusan menteri dalam negeri No. 133/1979 nama Sub Direktorat Agraria diubah menjadi Kantor Agraria (kantor kabupaten/kotamadya). Kemudian dengan meningkatnya pengawasan terhadap masalah pertanahan, maka Presiden mengeluarkan surat keputusan No. 16 /1988 tentang perubahan nama Kantor Agraria menjadi Badan Pertanahan Nasional (BPN) yang melembaga dan terlepas dari Departemen Dalam Negeri yang kemudian dibawah dan bertanggung jawab langsung ke Sekretaris Negara. Perubahan status ini berdasarkan pada kenyataan bahwa tanah sudah tidak lagi sekedar merupakan masalah Agraria yang selama ini identik dengan pertanian, akan tetapi tanah telah berkembang pesat menjadi masalah lintas sektoral yang mempunyai dimensi ekonomi, sosial, budaya, politik bahak an pertahanan dan keamanan.
Badan Pertanahan Nasional merupakan instansi pemerintah yang bertanggung jawab langsung terhadap pengaturan masalah tanah baik itu tanah masyarakat maupun tanah hak-hak lainya.
Pada tahun 1970-an, Badan Pertanahan Nasional Kota Sukabumi masih bergabung dengan Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Sukabumi, namun pada tahun 1979 melalui surat Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 325 / 1979 tanggal 05 Desember 1979, maka Badan Pertanahan Nasional di Sukabumi di bagi menjadi 2 (dua) yaitu kantor BPN Kabupaten Sukabumi dan kantor BPN Kota Sukabumi.
31
Badan Pertanahan Nasional Kota Sukabumi yaitu kantor pertanahan yang melayani masalah-masalah tanah atau pertanahan yang berada di wilayah lingkungan Kota Sukabumi saja. Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional dibentuk berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2015 dan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2015 Tentang Badan Pertanahan Nasional, sedangkan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan masih mengacu kepada Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan.
Adapun identitas beserta logo instansi Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi adalah sebagai berikut.
Nama Instansi : Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
Alamat Instansi : Jalan Siliwangi No.127, Cikole, Kota Sukabumi, Jawa Barat. Kode Pos : 43113
No. Telp : (0266) 221190
Gambar 3. 1
Logo Kementerian ATR/ BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
3.1.1 Visi
Menjadi lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Republik Indonesia khususnya di Kota Sukabumi
3.1.2 Misi
Mengembangkan dan menyelenggarakan politik dan kebijakan pertanahan untuk:
a. Peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber baru kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan kesenjangan pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan.
b. Peningkatan tatanan kehidupan bersama yang lebih berkeadilan dan bermartabat dalam kaitannya dengan Penguasaan, Pemilikan, Penggunaan dan Pemanfaatan Tanah (P4T).
33
c. Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di seluruh tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem pengelolaan pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa, konflik dan perkara di kemudian hari.
d. Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaa dan kenegaraan Indonesia dengan memberikan akses seluas-luasnya pada generasi yang akan datang terhadap tanah sebagai sumber kesejahteraan masyarakat. Menguatkan lembaga pertanahan sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip dan aturan yang tertuang dalam UUPA dan aspirasi rakyat secara luas.
3.2 Struktur Organisasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
Dalam sebuah organisasi, struktur organisasi menggambarkan suatu keadaan organisasi itu sendiri, karena apabila sebuah struktur organisasi dapat diwujudkan sesuai dengan alur pekerjaan, semakin baik pula sebuah organisasi tersebut. Adapun bagan struktur organisasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
Gambar 3. 2
Struktur Organisasi Kementerian ATR/ BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi (2021)
35
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi (2021)
Untuk penjelasan fungsi dan tugas adalah sebagai berikut.
1. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan.
b. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan program strategis pertanahan.
c. Pelaksanaan uurusan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan uurusan kepegawaian.
d. Pengkoordinasian dan fasilitaspelaksanaan reformasi birokrasi di Kantor Pertanahan.
Gambar 3. 3
Struktur Organisasi Bagian Penetapan Hak dan Pendaftaran Kepala Kantor
SubBagian Tata Usaha
Kepala Seksi Penetapan Hak dan
Pendaftaran Tanah
Subseksi Pendaftaran Hak
Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pemberkasan PPAT Subseksi Penetapan Hak
Tanah dan Pemberdayaan Tanah Masyarakat
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan. Subbagian Tata Usaha terdiri atas:
a. Urusan Perencanaan
Urusan Perencanaan mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan.
b. Urusan Umum dan Kepegawaian
Urusan Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan urusan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian, pengoordinasian dan fasilitas pelaksanaan reformasi birokrasi di Kantor Pertanahan, pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, protocol perlengkapan, dan penyelenggaraan layanan pengadaan, pengoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pelayanan pertanahan, pelaksanaan uurusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi, advokasi hukum, peraturan perundang-undangan, dan penanganan pengaduan masyarakat.
37
c. Urusan Keuangan dan Barang Milik Negara
Urusan Keuangan dan Barang Milik Negara mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan urusan keuangan dan administrasi barang milik negara.
2. Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran
Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum sasta, serta hak atas ruang dan hak komunal.
b. Penyiapan bahan pemberi izin dan penetapan hak atas tanah badan sosial/keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik Belanda dan bekas tanah asing lainnya.
c. Penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik.
d. Pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang.
Subseksi Penetapan Hak dan Pendaftaran terdiri atas:
a. Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat.
Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Tanah Masyarakat mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan
dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal, penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas tanah badan sosial/keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik Belanda dan bekas tanah asing lainnya, penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik, pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, hak atas ruang, pelaksanaan pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan hak atas tanah masyarakat, serta evaluasi dan pelaporan.
b. Subsi Pendaftaran Hak Tanah.
Subseksi Pendaftaran Hak Tanah mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah, hak atas ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, hak tanggungan, tanah wakaf, hak atas tanah badan sosial/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak, serta evaluasi dan pelaporan.
c. Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT.
Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pemeliharaan data pendaftaran tanah dan
39
ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, tanah wakaf, dan pemberian izin peralihan hak, pelepasan hak, perubahan penggunaan dan perubahan pemanfaatan/komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT.
3.3 Unit Tempat Kerja
Pada saat pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapangan, penulis ditempatkan di bagian Subseksi Penetapan Hak dan Pendaftaran tentang pengarsipan. Dalam membantu kegiatan perusahaan untuk pencapaian tujuan, maka bagian Subseksi Penetapan Hak dan Pendaftaran memiliki tugas melakukan pengoordinasian dan pelaksanaan penetapan hak tanah dan pemberdayaan hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah dan pemeliharaan data hak tanah serta pembinaan PPAT. Adapun tugas-tugas penulis selama kerja praktik sebagai berikut:
1. Mengarsipkan dokumen 2. Men scan buku tanah 3. Menyortir berkas 4. Menata warkah 5. Mencari HT 6. Menata Album 7. Melengkapi berkas 8. Menjahit sertifikat
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Selama melaksanakan kerja praktik, penulis mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam pembuatan laporan tugas akhir ini.
Adapun teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara:
1. Observasi
Menurut Sugiyono (2018:229) observasi merupakan pengumpulan data yang memiliki ciri yang spesifik apabila dibandingkan dengan Teknik yang lain.
Observasi yang penulis lakukan yaitu dengan cara memperhatikan, meneliti dan mengelola arsip secara langsung ke objek penelitian dari dekat kegiatan yang dilakukan di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
2. Wawancara
Menurut Tersiana (2018:12) wawancara merupakan suatu cara pengumpulan data (Sholikah & Oktaria, 2019) penelitian dengan cara tanya-jawab secara langsung dengan subjek yang berkontribusi langsung dengan objek yang diteliti.
Penulis melakukan wawancara dengan cara tanya jawab langsung kepada narasumber dari bagian kearsipan di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
41
3. Studi Pustaka
Menurut Muharto (2016:58) studi pustaka adalah teknik yang merupakan kegiatan guna mencari teori-teori dan bukti-bukti atau penelitian ilmiah sebagai salah satu pendukung suatu penelitian yang akan dilakukan.
Penulis mencari data dan sumber informasi menggunakan buku, jurnal, catatan, dan juga referensi guna mendukung laporan tugas akhir yang baik dan benar.
4. Studi Dokumentasi
Menurut Sugiyono (2018:476) dokumentasi adalah suatu cara yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta keterangan yang dapat mendukung penelitian.
Penulis mengumpulkan data dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan yang berkaitan dengan objek penelitian.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
4.1.1 Proses Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip yang penulis kerjakan di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi sebagai berikut:
1. Penerimaan Arsip Buku Tanah
Arsip yang diterima merupakan arsip yang dibuat sendiri karena arsip tersebut dihasilkan dari kegiatan kantor pertanahan itu sendiri.
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi Gambar 4. 1
Buku Tanah
2. Menyortir Buku Tanah
Buku tanah yang telah diterima akan disortir sesuai dengan jenis hak dan wilayahnya.
3. Memasukan Dokumen Pada Bundle
Bundle yaitu tempat untuk penyimpanan buku tanah atau dokumen lainnya. Sehingga buku tanah/dokumen lebih terorganisir, dan menghindari buku tanah/dokumen lain hilang, terlipat, rusak dan sebagainya.
Arsip yang sudah disortir akan dimasukan pada bundle. Dokumen disusun sesuai nomor hak dari urutan 1-100 dan seterusnya.
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi Gambar 4. 2
Memasukan Buku Tanah
44
4. Mencoret Dokumen yang sudah dimasukan pada bon peminjaman Prosesnya yaitu:
a. Petugas arsip mengecek pada bon peminjaman siapa yang meminjam
b. Melihat no hak pada bon peminjaman dengan no hak pada buku tanah
c. Jika sudah sama no hak tersebut di coret
d. Petugas arsip menuliskan tanggal kembali buku tanah pada bon peminjaman
e. Buku tanah dimasukan kedalam bundle 5. Penyimpanan Bundle pada File Elektrik Mobile
File Elektrik Mobil yaitu file yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang.
Setelah dokumen selesai dimasukan dan dicoret, selanjutnya Bundle disimpan kedalam File Elektrik Mobil dan disusun sesuai nomor.
Gambar 4. 3
Bundle Yang Akan Dimasukan
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi Gambar 4. 4
File Elektrik Mobil
46
4.1.2 Sistem Penyimpanan Arsip
Selain bertanggung jawab dalam mengurus buku tanah, penulis juga diberikan tugas untuk mengarsipkan setiap dokumen lainnya.
Dokumen yang diterima bukan hanya yang saat itu juga langsung diarsipkan, melainkan penulis juga mengarsipkan dokumen yang tidak tersusun berurutan agar tersusun dengan rapih.
Penulis ditugaskan untuk selalu mengarsipkan setiap buku tanah maupun dokumen lainnya dengan menyusun di dalam bundle dan album warkah. Untuk sistem penyimpanan arsip yang telah diterapkan di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi yakni dengan menggunakan sistem campuran yaitu sistem wilayah (Geographical Filing System) dan sistem masalah (Subject Filing System)
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi Gambar 4. 5
Album Warkah
4.1.3 Proses Peminjaman Arsip
Proses peminjaman arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi cukup sederhana yaitu peminjam hanya mengisi Bon pinjam yang sudah disediakan. Isi dari buku Bon Pinjam / Bon Buku Tanah terdiri dari kolom nomor urut, nomor dan jenis hak, Desa/Kelurahan, Kecamatan, keterangan, dan nama peminjam. Setelah mengisi Bon pinjam maka selanjutnya petugas akan mencarikan arsip Buku Tanah berdasarkan keinginan dari peminjam dengan melihat kode wilayah, subjek / jenis hak. Kemudian menyerahak an kepada peminjam.
Sumber: Kementerian ATR / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi Gambar 4. 6
Bon Buku Tanah
48
4.2 Analisis Tentang Kondisi Yang Sesuai Dengan Teori
4.2.1 Prosedur Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi
Prosedur pengelolaan arsip buku tanah dimulai dari dokumen yang diterima oleh petugas arsip diperiksa terlebih dahulu, kemudian dilakukan penyortiran terhadap buku tanah sesuai dengan jenis hak dan wilayah Kelurahan/Desa. Jika sudah dilakukan penyortiran maka dokumen akan dimasukan pada bundle sesuai susunan nomor hak 1- 100 dan seterusnya kemudian proses selanjutnya mencoret dokumen yang sudah dimasukan pada bon pinjam dan terakhir memasukan bundle kedalam file mobile elektrik.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi menyatakan bahwa langkah-langkah pengelolaan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi telah sesuai mulai dari penerimaan arsip, menyortir arsip, mencoret arsip, memasukan dokumen pada bundle, penyimpanan bundle kedalam file mobil elektrik.
Langkah-langkah pengelolaan arsip tersebut sesuai dengan teori dari Sugiarto dan Wahyono (2015:23) bahwa setiap kegiatan atau pekerjaan pasti mempunyai urutan langkah-langkah penyelesaian dari awal kegiatan sampai selesai.
Pendapat tersebut didukung oleh hasil penelitian Guntari et.al.
(2018) yang menyatakan kegiatan pengelolaan arsip dalam suatu kantor meliputi penciptaan arsip, pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, penyusutan arsip.
4.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip sesuai dengan hasil wawancara penulis dengan petugas arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi menggunakan sistem campuran yaitu sistem wilayah (Geographical Filing System) dan sistem masalah (Subject filing) untuk penyimpanan arsip buku tanah yang disimpan pada bundle yang disusun berdasarkan sistem nomor (Numeric filing system) dan disimpan dalam file elektrik mobile untuk memudahakan dalam pencarian.
Sistem penyimpanan yang diimplementasikan selama penulis melakukan kegiatan penyimpanan arsip sangatlah tepat dan sesuai dengan teori dari Sedarmayanti (2018:95-101) yang menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip merupakan aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa warkat-warkat yang harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan dan memiliki lima macam sistem penyimpanan arsip yaitu sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, sistem wilayah.
50
Hal ini didukung oleh hasil penelitian dari Diani dan Suwanto (2018:7) dalam jurnal Ilmu Perpustakaan yang menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada prinsipnya adalah menyimpan arsip berdasarkan kata tangkap (caption) dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu seperti abjad, subjek/masalah, nomor, tanggal, dan wilayah yang bertujuan untuk memudahakan pengguna dalam penemuan kembali arsip.
4.2.3 Proses Peminjaman Arsip
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan petugas arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi peminjaman arsip hanya boleh dipinjam oleh pegawai pertanahan dalam rangka pendaftaran tanah.
Hal ini sesuai dengan teori Sedarmayanti (2018) peminjaman arsip adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip/dokumen yang diperlukan oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk disimpan ditempat penyimpanan semula.
Hal ini didukung oleh hasil penelitian Rahayu dan Aisyah (2018) dalam jurnal Administrasi Bisnis menyatakan peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik dari atasannya sendiri maupun teman kerja unit, ataupun relasi sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Karena arsip dipinjam oleh orang lain dan bukan oleh
petugas file itu sendiri, maka keluarnya arsip dari file harus melakukan pencatatan agar tidak ada kesalahan dalam penulisan proses peminjaman.
Hal ini sesuai dengan pendapat dari Pramudyo (2016) pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip atau lembar peminjaman arsip.
4.3 Pembahasan
4.3.1 Prosedur Pengelolaan Arsip
Proses pengelolaan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi sudah dilakukan dengan baik mulai dari penerimaan arsip, menyortir arsip, mencoret arsip, memasukan dokumen pada bundle, penyimpanan bundle kedalam file mobil elektrik. Proses pengelolaan arsip melalui tahapan-tahapan dari mulai penerimaan sampai dengan penyimpanan dirasa mempermudah pengelolaan arsip. Dengan melaksanakan tahapan-tahapan tersebut pengelolaan arsip lebih teratur, mudah dan pada akhirnya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik. Dengan demikian informasi yang ada di dalam arsip dapat dijaga dan dipelihara untuk jangka waktu yang lama, selama instansi masih ada. Harapannya arsip tersebut dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membutuhakan.
52
4.3.2 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi menggunakan sistem gabungan atau kombinasi yaitu wilayah dan masalah. Sistem penyimpanan arsip menggunakan kombinasi sistem wilayah dan sistem masalah ini dirasa sangat tepat. Dengan penggunaan sistem kombinasi ini memudahak an pencarian arsip kembali dengan tepat dan cepat, karena terdapat dua kata tangkap yaitu wilayah dan masalah. Dengan demikian pencarian arsip dapat dilaksanakan dengan relatif cepat, sehingga dapat memberikan pelayanan berupa penyediaan informasi yang dibutuhak an baik oleh pimpinan dan juga pihak yang membutuhakan sekaligus meningkatkan pelayanan atau service excellent kepada pimpinan dan pihak yang membutuhkan berupa penyediaan informasi yang dibutuhkan.
4.3.3 Proses Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi sudah sesuai dengan teori. Dalam proses peminjaman arsip buku tanah ini peminjam hanya mengisi Bon pinjam yang sudah disediakan. Isi dari buku Bon Pinjam / Bon Buku Tanah terdiri dari kolom nomor urut, nomor dan jenis hak, Desa/Kelurahan, Kecamatan, keterangan, dan nama peminjam. Setelah
mengisi Bon pinjam maka selanjutnya petugas akan mencarikan arsip Buku Tanah berdasarkan keinginan dari peminjam dengan melihat kode wilayah, subjek / jenis hak. Setelah buku tanah ditemukan maka kemudian menyerahakan buku tanah tersebut kepada peminjam.
Dampak dari proses peminjaman seperti ini menciptakan ketertiban dalam peminjaman arsipnya. Karena tidak sembarangan orang yang boleh meminjam arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi, hanya pegawai yang bekerja di kantor pertanahan, masyarakat umum tidak diperbolehakan untuk meminjam arsip. Hal ini bisa dipastikan bahwa arsip yang sudah dipinjam akan dikembalikan lagi. Jika arsip yang dipinjam belum juga dikembalikan petugas arsip akan memintanya kepada yang meminjam arsip tersebut.
Selama melaksanakan PKL ada kendala atau hambatan yang dirasakan oleh penulis yaitu adanya arsip yang salah dalam penyimpanannya. Hal ini terjadi sewaktu arsip disimpan, seharusnya disimpan pada kelurahan/desa “A” namun disimpan di kelurahan/desa “B”. Pada saat arsip tersebut dibutuhak an, tidak dapat ditemukan, dikira hilang padahal ketika ditelusuri salah penyimpanan. Kesalahan penyimpanan arsip ini membuat waktu pencarian untuk menemukan arsip yang dibutuhak an menjadi lama karena pegawai arsip harus membuka satu persatu bundle buku tanah dari sekian banyak bundle yang ada. Kejadian ini juga
