BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Analisis Tentang Kondisi Yang Sesuai Dengan Teori
4.2.1 Prosedur Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang /
Prosedur pengelolaan arsip buku tanah dimulai dari dokumen yang diterima oleh petugas arsip diperiksa terlebih dahulu, kemudian dilakukan penyortiran terhadap buku tanah sesuai dengan jenis hak dan wilayah Kelurahan/Desa. Jika sudah dilakukan penyortiran maka dokumen akan dimasukan pada bundle sesuai susunan nomor hak 1-100 dan seterusnya kemudian proses selanjutnya mencoret dokumen yang sudah dimasukan pada bon pinjam dan terakhir memasukan bundle kedalam file mobile elektrik.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi menyatakan bahwa langkah-langkah pengelolaan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi telah sesuai mulai dari penerimaan arsip, menyortir arsip, mencoret arsip, memasukan dokumen pada bundle, penyimpanan bundle kedalam file mobil elektrik.
Langkah-langkah pengelolaan arsip tersebut sesuai dengan teori dari Sugiarto dan Wahyono (2015:23) bahwa setiap kegiatan atau pekerjaan pasti mempunyai urutan langkah-langkah penyelesaian dari awal kegiatan sampai selesai.
Pendapat tersebut didukung oleh hasil penelitian Guntari et.al.
(2018) yang menyatakan kegiatan pengelolaan arsip dalam suatu kantor meliputi penciptaan arsip, pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, penyusutan arsip.
4.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip sesuai dengan hasil wawancara penulis dengan petugas arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi menggunakan sistem campuran yaitu sistem wilayah (Geographical Filing System) dan sistem masalah (Subject filing) untuk penyimpanan arsip buku tanah yang disimpan pada bundle yang disusun berdasarkan sistem nomor (Numeric filing system) dan disimpan dalam file elektrik mobile untuk memudahakan dalam pencarian.
Sistem penyimpanan yang diimplementasikan selama penulis melakukan kegiatan penyimpanan arsip sangatlah tepat dan sesuai dengan teori dari Sedarmayanti (2018:95-101) yang menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip merupakan aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa warkat-warkat yang harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan dan memiliki lima macam sistem penyimpanan arsip yaitu sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, sistem wilayah.
50
Hal ini didukung oleh hasil penelitian dari Diani dan Suwanto (2018:7) dalam jurnal Ilmu Perpustakaan yang menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada prinsipnya adalah menyimpan arsip berdasarkan kata tangkap (caption) dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu seperti abjad, subjek/masalah, nomor, tanggal, dan wilayah yang bertujuan untuk memudahakan pengguna dalam penemuan kembali arsip.
4.2.3 Proses Peminjaman Arsip
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan petugas arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi peminjaman arsip hanya boleh dipinjam oleh pegawai pertanahan dalam rangka pendaftaran tanah.
Hal ini sesuai dengan teori Sedarmayanti (2018) peminjaman arsip adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip/dokumen yang diperlukan oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk disimpan ditempat penyimpanan semula.
Hal ini didukung oleh hasil penelitian Rahayu dan Aisyah (2018) dalam jurnal Administrasi Bisnis menyatakan peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik dari atasannya sendiri maupun teman kerja unit, ataupun relasi sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Karena arsip dipinjam oleh orang lain dan bukan oleh
petugas file itu sendiri, maka keluarnya arsip dari file harus melakukan pencatatan agar tidak ada kesalahan dalam penulisan proses peminjaman.
Hal ini sesuai dengan pendapat dari Pramudyo (2016) pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip atau lembar peminjaman arsip.
4.3 Pembahasan
4.3.1 Prosedur Pengelolaan Arsip
Proses pengelolaan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi sudah dilakukan dengan baik mulai dari penerimaan arsip, menyortir arsip, mencoret arsip, memasukan dokumen pada bundle, penyimpanan bundle kedalam file mobil elektrik. Proses pengelolaan arsip melalui tahapan-tahapan dari mulai penerimaan sampai dengan penyimpanan dirasa mempermudah pengelolaan arsip. Dengan melaksanakan tahapan-tahapan tersebut pengelolaan arsip lebih teratur, mudah dan pada akhirnya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik. Dengan demikian informasi yang ada di dalam arsip dapat dijaga dan dipelihara untuk jangka waktu yang lama, selama instansi masih ada. Harapannya arsip tersebut dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membutuhakan.
52
4.3.2 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi menggunakan sistem gabungan atau kombinasi yaitu wilayah dan masalah. Sistem penyimpanan arsip menggunakan kombinasi sistem wilayah dan sistem masalah ini dirasa sangat tepat. Dengan penggunaan sistem kombinasi ini memudahak an pencarian arsip kembali dengan tepat dan cepat, karena terdapat dua kata tangkap yaitu wilayah dan masalah. Dengan demikian pencarian arsip dapat dilaksanakan dengan relatif cepat, sehingga dapat memberikan pelayanan berupa penyediaan informasi yang dibutuhak an baik oleh pimpinan dan juga pihak yang membutuhakan sekaligus meningkatkan pelayanan atau service excellent kepada pimpinan dan pihak yang membutuhkan berupa penyediaan informasi yang dibutuhkan.
4.3.3 Proses Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi sudah sesuai dengan teori. Dalam proses peminjaman arsip buku tanah ini peminjam hanya mengisi Bon pinjam yang sudah disediakan. Isi dari buku Bon Pinjam / Bon Buku Tanah terdiri dari kolom nomor urut, nomor dan jenis hak, Desa/Kelurahan, Kecamatan, keterangan, dan nama peminjam. Setelah
mengisi Bon pinjam maka selanjutnya petugas akan mencarikan arsip Buku Tanah berdasarkan keinginan dari peminjam dengan melihat kode wilayah, subjek / jenis hak. Setelah buku tanah ditemukan maka kemudian menyerahakan buku tanah tersebut kepada peminjam.
Dampak dari proses peminjaman seperti ini menciptakan ketertiban dalam peminjaman arsipnya. Karena tidak sembarangan orang yang boleh meminjam arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi, hanya pegawai yang bekerja di kantor pertanahan, masyarakat umum tidak diperbolehakan untuk meminjam arsip. Hal ini bisa dipastikan bahwa arsip yang sudah dipinjam akan dikembalikan lagi. Jika arsip yang dipinjam belum juga dikembalikan petugas arsip akan memintanya kepada yang meminjam arsip tersebut.
Selama melaksanakan PKL ada kendala atau hambatan yang dirasakan oleh penulis yaitu adanya arsip yang salah dalam penyimpanannya. Hal ini terjadi sewaktu arsip disimpan, seharusnya disimpan pada kelurahan/desa “A” namun disimpan di kelurahan/desa “B”. Pada saat arsip tersebut dibutuhak an, tidak dapat ditemukan, dikira hilang padahal ketika ditelusuri salah penyimpanan. Kesalahan penyimpanan arsip ini membuat waktu pencarian untuk menemukan arsip yang dibutuhak an menjadi lama karena pegawai arsip harus membuka satu persatu bundle buku tanah dari sekian banyak bundle yang ada. Kejadian ini juga
54
memberikan image yang kurang baik pada instansi karena bisa dianggap tidak profesional dalam bertugas.
Upaya yang dilakukan dalam meminimalisir kesalahan penyimpanan arsip yaitu petugas arsip memeriksa bon peminjaman untuk memastikan arsip tersebut sudah dikembalikan atau belum, setelah itu petugas arsip memeriksa satu persatu bundle untuk memastikan bahwa penyimpanan nya sudah benar.
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil praktik dan pembahasan yang dibahas sebelumnya mengenai “Analisis Pengelolaan Arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi”. penulis mempunyai simpulan, sebagai berikut:
1. Prosedur pengelolaan arsip di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi ini sudah sangat baik dengan mengikuti beberapa tahap dalam prosedur pengelolaannya seperti penerimaan arsip, menyortir arsip, mencoret arsip, memasukan dokumen pada bundle, penyimpanan bundle kedalam file mobil elektrik.
2. Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem campuran yaitu sistem wilayah (Geographical Filing System) dan sistem masalah (Subject Filing System) untuk penyimpanan arsip buku tanah yang disimpan pada bundle yang disusun berdasarkan sistem nomor (Numeric filing system). Dalam prosesnya sistem ini berjalan dengan sangat baik dan benar, karena tidak ada hal yang berbeda dan menentang dengan teori yang ada dan penerapan sistem ini, sangat cocok untuk dilaksanakan di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi.
3. Proses peminjaman arsip dalam hal ini berjalan dengan baik karena prosesnya peminjamannya menggunakan pencatatan khusus berupa formulir yang disebut Bon Buku Tanah. Dalam prosesnya peminjam hanya mengisi Bon Buku Tanah yang sudah disediakan lalu petugas arsip akan mencarikan dan memberikannya kepada peminjam.
5.2 Saran
Setelah penulis menjabarkan beberapa simpulan, penulis mencoba mengemukakan saran atau masukan untuk dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, yakni alangkah lebih baiknya Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi lebih teliti lagi dalam hal penyimpanan arsipnya agar tidak ada arsip yang salah dalam hal penyimpanannya.
57
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Asriel. (2019). Manajemen Kearsipan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Ernawati, S. R. (2017). Pemahaman Praktis Administrasi, Organisasi, dan Manajemen . Makassar: Prenada Media Group.
Griffin dan J. E. Walters. (2017). Pemahaman Praktis Administrasi, Organisasi, dan Manajemen . Makassar: Prenada Media Group.
Halimah. M. (2018). Administrasi Perkantoran. Jakarta: Universitas Terbuka Kamaludin, Apiaty. (2017). Administrasi Bisnis. Makassar: CV Sah Media.
Muharto. (2016). Metode Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish.
Muhidin, S. A. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: Pustaka Setia.
Muhidin, S. A. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Muhidin, S. A. (2019). Teori dan Praktik Sistem Kearsipan. Bandung: Pustaka Setia.
Mulyadi. (2016). Pengelolaan Arsip Berbasis Otomatisasi. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.
Priansa, D. J. (2015). Manajemen Perkantoran. Jakarta: Alfabeta.
Priansa, D. J., & Garnida, A. (2015). Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Rahman, Mariati. (2017). Ilmu Administrasi. Makassar: CV Sah Media.
Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.
Sedarmayanti. (2015). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: CV Mandar Maju.
Sedarmayanti. (2018). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: CV Mandar Maju.
Sugiarto, A. (2015). Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Gava Media.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta:
Gava Media.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2016). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta:
Gava Media.
58
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Tersiana, A. (2018). Metode Penelitian. Yogyakarta: Star Up.
Jurnal
Diani, M., & Suwanto, S. A. (2018). Analisis Sistem Penyimpanan Dalam Temu Kembali Arsip Inaktif Izin Mendirikan Bangunan Titipan Organisasi Perangkat Daerah Di Dinas Arsip Dan Perpustakaan. Jurnal Ilmu Perpustakaan Vol.7 No. 2.
Guntari, TH, D. S., & Ninghardjanti, P. (2019). Analisis Pengelolaan Arsip Buku Tanah Di Kantor Pertanahan Kota Surakarta . Jurnal Informasi dan Komunikasi Vol. 3 No. 2.
Lawongo, N. (2021). Peranan Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Proses Temu-Kembali Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kepulauan Talaud. Vol. 3 No. 2 Ejournal.unsrat.ac.id.
Pramudyo, A. (2016). Peran Manajemen Kearsipan Dalam Kehidupan Organisasi . Jurnal Bisnis Manajemen, dan Akuntansi Vol. 3 No. 2.
Putri, P. P., Purwanto, & Rusdiyanto, W. (2020). Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten. Jurnal Kajian Ilmu Administrasi Vol. 17 No. 1.
Rahayu, S. B., & Aisyah, S. (2018). Analisis Penanganan Arsip Pada Bagian Umum Dan Protokol Di Kantor Walikota Jakarta Timur. Jurnal Administrasi Vol. 2 No. 1.
Sholikah, M., & Oktaria, N. (2019). Pelaksanaan Pengelolaan Kearsipan Untuk Menunjang Akuntabilitas Sekolah. Jurnal Ilmu Perpustakaan Vol. 7 No. 7.
Susanti, M. R., & Puspasari, D. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis Di PT Arto joyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo). Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP). Vol. 8 No. 2
LAMPIRAN
Daftar Pertanyaan
1. Bagaimana proses pengelolaan arsip di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi?
Jawab: Proses pengelolaan arsip yang dilakukan yaitu mulai dari penerimaan arsip, penyimpanan arsip, pencarian arsip, peminjaman dan pengembalian arsip, pemeliharaan arsip.
2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang diterapkan di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi?
Jawab: Sistem penyimpanan yang dilakukan yaitu dengan menggunakan sistem wilayah berdasarkan kelurahan/desa dan juga sistem masalah berdasarkan jenis hak.
3. Bagaimana cara peminjaman arsip di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi?
Jawab: Tidak ada cara tertentu dalam peminjaman arsip hanya saja perlu mengisi bon buku tanah ketika ingin meminjam arsip.
4. Bagaimana cara penemuan kembali arsip di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi?
Jawab: Cara penemuannya peminjam arsip hanya perlu memberikan bon buku tanah kepada petugas arsip lalu nanti petugas arsip akan mencarikan arsip yang butuhak an dan memberikannya kepada peminjam.
60
5. Bagaimana cara pemeliharaan arsip di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi?
Jawab: Cara pemeliharaanya pembersihan ruangan dilakukan dengan menggunakan sapu dan alat pel, ruangan arsip terpisah dari tempat lain.
6. Bagaimana proses peminjaman arsip di Kementerian Agraria Dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi?
Jawab: Proses peminjaman arsip buku tanah ini peminjam hanya mengisi Bon pinjam yang sudah disediakan setelah mengisi Bon pinjam maka selanjutnya petugas akan mencarikan arsip berdasarkan keinginan dari peminjam dengan melihat kode wilayah, subjek / jenis hak.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
BIODATA
Nama : Siti Laveni Sabila
Tempat/ Tgl. Lahir : Sukabumi, 30 Desember 1999
Alamat : Babakan Bandung Jl. Amubawasasana Rt. 07 Rw. 01 Kelurahan Subangjaya Kecamatan Cikole Kota Sukabumi, 43116
Agama : Islam
Status : Belum Menikah Kewarganegaraan : WNI
PENDIDIKAN
Tahun 2006-2012 : SDN Gunung Parang Kota Sukabumi Tahun 2012-2015 : SMP Negeri 6 Kota Sukabumi Tahun 2015-2018 : SMK Negeri 2 Kota Sukabumi
Tahun 2018-2021: Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung