Lokasi dan Waktu PKL - ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG / BPN K

BAB I PENDAHULUAN

1.4 Lokasi dan Waktu PKL

Demi memperoleh data informasi yang diperlukan dalam penyusunan tugas akhir, penulis melaksanakan praktik kerja lapangan di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi yang beralamat di Jl. Siliwangi No. 127, Cikole, 43113. Adapun waktu kerja praktik dilaksanakan mulai tanggal 6 Januari sampai dengan 5 April 2021.

Waktu pelaksanaan praktik kerja yaitu dari pukul 08.00 s.d 16.00 WIB, dengan waktu istirahat pukul 12.00 s.d 13.00 WIB. Hari kerja di Kementerian Agraria dan Tata Ruang / BPN Kantor Pertanahan Kota Sukabumi yaitu

setiap hari Senin s/d Jum’at, libur pada hari Sabtu, Minggu dan juga pada hari libur nasional.

Jadwal kerja selama PKL dapat dilihat pada tabel 1.1. berikut ini.

2021 Januari

Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu

27 28 29 30 31 1 2

3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30

31 1 2 3 4 5 6

2021 Februari

Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu

31 1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

2021 Maret

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2. 1 Administrasi

Administrasi mempunyai peran yang sangat penting untuk setiap kegiatan yang berlangsung di organisasi apapun karena didalam kegiatan administrasi terjadi penanganan data-data organisasi serta terstruktur agar dapat menjadi suatu infomasi yang berguna bagi kemajuan.

Menurut Priansa (2015:3) Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata “ad” yang berarti intensif dan

“ministraire” yang berarti melayani. J.E. Walters (2017:4) “administrasi adalah proses perencanaan, perorganisasian, pengelolaan, pemeriksaan, dan pengawasan suatu perusahaan”. Rahman (2017:9) menyatakan administrasi adalah “segenap proses penyelenggaraan dalam setiap uasah kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.

Berdasarkan dua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan proses pengaturan segala pekerjaan mulai dari penciptaan, pemeliharaan, pendistribusian, dan penyimpanan.

2.1.1 Ruang Lingkup Arsip

Menurut The Liang Gie dalam Kamaluddin (2017:3) ruang lingkup administrasi terdiri dari informasi atau keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan seperti:

1. Menghimpun, kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan.

Kegiatan menghimpun ini lebih berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan.

2. Mencatat, kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim serta disimpan.

3. Mengelola, kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk menyajikan dalam bentuk yang bermanfaat.

4. Mengirim, kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian menyebarkannya dari pihak satu ke pihak lainnya.

5. Menyimpan, kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasidi tempat yang aman, dengan cara apapun.

Menurut Halimah (2018) ruang lingkup administrasi berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan.

1. Mengumpulkan/menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat keterangan, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan bagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern

dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.

3. Mengolah keterangan, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis, dan aman.

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa ruang lingkup administrasi terdiri dari informasi atau kegiatan mulai dari menghimpun, mencatat, mengelola, mengirim, menyimpan.

2. 2 Pengertian Arsip

Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa ahli.

Menurut Weisinger dalam Muhidin (2017:2) yang sudah diterjemahak an arsip merupakan bagian dari semua dokumen masuk maupun keluar yang dibuat oleh organisasi maupun perusahaan dengan informasi yang terkandung di dalamnya berisi tentang tindakan, keputusan serta operasi yang telah terjadi dalam suatu organisasi. The Liang Gie dalam Asriel (2019) arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Rosalin (2017:3) arsip adalah rekaman informasi baik yang dicatat secara tekstual, gambar maupun audio visual yang dibuat oleh organisasi baik organisasi public maupun private dan disimpan dengan menggunakan berbagai media. Muhidin (2019) menyatakan bahwa arsip record yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip merupakan sekumpulan warkat atau dokumen-dokumen sebagai sumber informasi penting yang disimpan dalam segala bentuk apapun karena mempunyai nilai guna, serta dapat dijadikan bahan ingatan sehingga dalam penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis agar dalam menemukan kembali dapat dilakukan secara cepat jika arsip dibutuhakan sewaktu-waktu.

2.2.1 Peranan Arsip

Keberadaan arsip memiliki peranan penting untuk mendukung kelancaran organisasi terutama untuk memberikan informasi yang penting pada setiap peristiwa yang terjadi dalam sebuah organisasi.

Oleh karena itu, untuk bisa memberikan informasi yang lengkap, tepat, dan juga cepat. Sebuah organisasi haruslah mempunyai sistem arsip dan prosedur kerja arsip yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.

Sedarmayanti (2015:43) menyatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut:

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap

kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

Arsip mempunyai peranan yang penting untuk keberlangsungan kehidupan organisasi. Maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian yang khusus, dengan begitu keberadaan arsip di suatu instansi akan menunjukan peranan yang sesuai serta dapat mendukung semua anggota organisasi atau instansi dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Berdasarkan pendapat ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa begitu penting peranan arsip bagi sebuah instansi, kantor ataupun organisasi khususnya guna mendukung kelancaran kegiatan administrasi bagi instansi, kantor atau organisasi.

Dengan begitu mengingat pentingnya arsip bagi keberlangsungan berorganisasi maka pengelolaan arsip hendaknya menggunakan sistem dan prosedur kerja yang baik.

2.2.2 Jenis-Jenis Arsip

Dalam suatu organisasi terdapat banyak jenis arsip yang kita gunakan sehari-hari, dalam hal penyimpanannya biasa ditata berdasarkan jenisnya. berikut adalah jenis-jenis arsip menurut para ahli. Menurut Undang-Undang No 43 Tahun 2009 dalam arsip terbagi dalam 6 jenis, antara lain:

1. Arsip Dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

2. Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak.

3. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

5. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

6. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Menurut Sugiarto (2015:10) terbagi sebagai berikut:

1. Arsip berdasarkan subjeknya. Contohnya arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran dan arsip Pendidikan.

2. Arsip berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya. Contohnya adalah surat, file digital, pita rekaman, mikro film, disket, dan compact disc.

3. Arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya:

1) Arsip bernilai informasi: pengumuman, undangan.

2) Arsip bernilai administrasi: prosedur kerja.

3) Arsip bernilai hukum: akte pendirian.

4) Arsip bernilai sejarah: laporan tahunan.

5) Arsip bernilai ilmiah: penelitian.

4. Arsip berdasarkan sifat kepentingannya:

1) Arsip tidak berguna: surat undangan.

2) Arsip berguna: presensi pegawai, surat cuti.

3) Arsip penting: SK, laporan keuangan.

4) Arsip vital: akte pendirian.

5. Arsip berdasarkan fungsinya:

1) Arsip dinamis.

2) Arsip statis.

6. Arsip berdasarkan tempat/tingkat pengelolaan:

1) Arsip pusat.

2) Arsip unit.

7. Arsip berdasarkan tingkat keaslian:

1) Arsip asli.

2) Arsip tembusan.

3) Arsip Salinan.

4) Arsip petikan.

8. Arsip berdasarkan atas kekuatan hukum:

1) Arsip otentik.

2) Arsip tidak otentik.

Menurut Nuraida dalam Susansi dan Puspasari (2020) jenis arsip beragam bukan hanya sebuah bukti tertulis diatas kertas atau dapat dikatakan sebagai dokumen.

jenis arsip yaitu:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian kegiatan operasional kantor sehari-hari.

Arsip dinamis ini ada dua macam, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.

1) Arsip aktif yaitu arsip yang sering dipergunakan secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan.

2) Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus untuk kegiatan perusahaan. Akan tetapi, arsip inaktif ini masih perlu disimpan untuk berjaga-jaga apabila suatu saat diperlukan.

2. Arsip Statis adalah arsip yang setiap hari digunakan dalam kegiatan kantor, tetapi tidak secara langsung dan arsip tersebut tetap harus disimpan secara historis.

Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis arsip terdiri dari beberapa jenis yang memiliki nilai guna serta manfaat yang berbeda di setiap masing-masing arsip bagi kepentingan penggunaan arsip.

2.2.3 Fungsi Arsip

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga apabila setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan mengapa perlu penyimpanan arsip yaitu dikarenakan kemungkinan arsip tersebut berfungsi bagi perkembangan suatu organisasi.

Menurut Muhidin (2016:3) beberapa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan yaitu:

1. Mendukung proses pengambilan keputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.

3. Mendukung pengawasan.

4. Sebagai alat pembuktian.

5. Sebagai memori organisasi

6. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi.

Mulyadi (2016) menyatakan bahwa arsip memiliki fungsi yaitu membantu pengambilan keputusan, menunjang perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian, memori perusahaan, efisiensi instansi / lembaga, menyediakan informasi produk, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, sebagai rujukan historis, menyediakan informasi personalia atau keuangan sejenisnya, memelihara

aktivitas hubungan masyarakat, untuk kepentingan politik, pendidikan, untuk menyelamatkan diri, serta untuk menelusuri silsilah. Madiana dalam Sholikah dan Oktaria (2019) arsip digunakan sebagai pusat informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam menetapkan dan sebagai alat bukti autentik dalam menentukan standar nasional Pendidikan.

Berdasarkan ketiga pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip mempunyai fungsi yang sangat penting antara lain sebagai salah satu unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan operasional. Dengan demikian informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Arsip juga dapat membantu untuk mengambil keputusan, menunjang perencanaan, sebagai alat pembuktian, sebagai sumber informasi penting dan lain sebagainya.

2.3 Pengelolaan Arsip

Kegiatan organisasi tidak pernah lepas dari kegiatan pengelolaan.

Pengelolaan ini dimaksud agar kegiatan organisasi tersebut dapat berjalan dengan lancar. Tujuan dilakukannya pengelolaan arsip diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat dilakukan secara optimal, dan jika dibutuhakan kembali bisa dengan cepat dan tepat penemuannya.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:13) pengelolaan arsip yang baik berperan dalam aktivitas organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Sugiarto dan Wahyono dalam Lawongo (2021:4) menyatakan bahwa pengelolaan arsip dikenal dengan sebuah tata kearsipan atau manajemen kearsipan.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dapat membantu dalam menyediakan kebutuhan informasi baik untuk bahan pengambilan keputusan maupun sebagai bahan pertanggungjawaban.

Sugiarto dan Wahyono (2015:23) bahwa setiap kegiatan atau pekerjaan pasti mempunyai urutan langkah-langkah penyelesaian dari awal kegiatan sampai selesai mulai dari penciptaan arsip, pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.

1. Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip merupakan kegiatan awal dari lahirnya suatu arsip yang dapat menentukan apakah arsip tersebut bisa dijadikan sebuah arsip atau tidak.

2. Pencatatan Arsip

Pencatatan arsip merupakan sebuah upaya pengelolaan terhadap arsip yang masuk atau keluar.

3. Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip yang tepat merupakan tujuan utama dalam sebuah penemuan arsip yang nantinya akan ditemukan.

4. Penemuan Kembali Arsip

Apabila pengelolaan arsip dilakukan dengan baik dan benar maka akan mempermudah dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhak an sehingga tidak perlu memakan waktu yang lama dalam penemuan nya.

5. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah dan nilai guna arsip yang ada.

Menurut Priansa dan Garnida (2015:163) ada beberapa tahapan proses pengelolaan arsip, yaitu:

1. Tahap penciptaan dan penerimaan (Creditiont and receipt)

Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formular, atau gambar.

2. Tahap distribusi (Distribution)

Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak atau orang atau sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, email, dan sebagainya.

3. Tahap penggunaan (Use)

Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaanya.

4. Tahap pemeliharan (Maintance)

Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahap ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Tahap pemusnahan (Disposian)

Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahak an.

Pendapat tersebut didukung oleh hasil penelitian Guntari et.al. (2019) yang menyatakan kegiatan pengelolaan arsip dalam suatu kantor meliputi penciptaan arsip, pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, penyusutan arsip.

Berdasarkan pengertian dari ahli diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengelolaan arsip melalui beberapa tahap mulai dari penciptaan, pencatatan, penerimaan, penemuan kembali dan penyusutan arsip yang setiap proses tahapnya memiliki maksud dan tujuan agar terdapat sistem pengelolaan arsip yang baik.

2.4 Sistem Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip perlu dilakukan secara sistematis dalam satu organisasi agar arsip dapat terjaga dan tertata rapi. Sistem penyimpanan arsip atau sering disebut filing system merupakan tata penyimpanan arsip yang teratur menurut suatu pedoman tertentu yang digunakan untuk menyimpan semua arsip yang dihasilkan organisasi, sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Sistem penyimpanan arsip digunakan untuk memberikan kemudahan kerja dalam penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan ini sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan pengelolaan arsip.

Menurut Zulkifli Amsyah dalam Muhidin (2019) sistem penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Ernawati (2017:198) menyatakan sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik, nomor, huruf ataupun

kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sugiarto dan Wahyono (2016:51) sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhakan.

Menurut Sedarmayanti (2018:95-101) aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa warkat-warkat, itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan dikenal dengan 5 macam sistem penataan arsip, yaitu:

1. Sistem Abjad (Alphabetical filing system)

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z.

Gambar 2. 1 Sistem Abjad

Sumber: Sedarmayanti (2018:96)

2. Sistem Masalah (Subject filing)

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Masalah tersebut dikelompokan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar bernama daftar indeks.

Gambar 2. 2 Sistem Masalah

Sumber: Sedarmayanti (2018:98)

3. Sistem Nomor (Numeric filing system)

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

Gambar 2. 3 Sistem Nomor

Sumber: Sedarmayanti (2018:99)

4. Sistem Tanggal (Chronological filing system)

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat berkas tersebut. Akhirnya, surat atau berkas yang di file tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.

Gambar 2. 4 Sistem Tanggal

Sumber: Sedarmayanti (2018:100)

5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok-pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berbeda dalam wilayah tersebut.

Gambar 2. 5 Sistem Masalah

Sumber: Sedarmayanti (2018:101)

Sedangkan menurut Priansa (2015:42) “secara umum sistem kearsipan (filing system) dapat dilakukan dengan lima cara yaitu bisa dengan menggunakan sistem abjad, perihal, nomor, tanggal, atau bahak an wilayah”.

Pendapat tersebut dikuatkan oleh hasil penelitian dari Mediah Diani dan Suwanto (2018:7) dalam jurnal Ilmu Perpustakaan yang menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada prinsipnya adalah menyimpan arsip berdasarkan kata tangkap (caption) dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu seperti abjad, subjek/masalah, nomor, tanggal, dan wilayah yang bertujuan untuk memudahakan pengguna dalam penemuan kembali arsip.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pemilihan sistem kearsipan seperti penyimpanan arsip pada suatu organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut.

Sistem penyimpanan dapat dikatakan baik apabila arsip dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Sebelum menentukan sistem penyimpanan, seharusnya petugas arsip mengetahui sistem yang cocok diterapkan di organisasinya, agar dapat mempermudah tercapainya tujuan suatu organisasi.

2.5 Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip merupakan keluarnya arsip dari file karena dipinjam oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun yang lainnya. Peminjaman arsip perlu dicatat supaya dapat diketahui siapa yang meminjam dan dimana keberadaan arsip tersebut.

Menurut Sedarmayanti (2018) peminjaman arsip adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip/dokumen yang diperlukan oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk disimpan ditempat penyimpanan semula. Diani dan Suwanto (2018) peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, mupun teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa peminjaman arsip yaitu keluarnya arsip dari tempat penyimpanan/file yang dimana arsip tersebut dipinjam oleh atasan, teman seunit kerja ataupun yang lainnya. Peminjaman perlu diatur pencatatan untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena dipinjam oleh atasan, teman seunit ataupun yang lainnya.

Menurut Pramudyo (2016) pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip atau lembar peminjaman arsip. Dorotul Yatimah dalam Putri et.al (2020:51) menyatakan bahwa peminjaman arsip diharuskan mengisi daftar peminjam arsip.

Pendapat tersebut dikuatkan oleh hasil penelitian Rahayu dan Aisyah (2018) menyatakan peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik dari atasannya sendiri maupun teman kerja unit, ataupun relasi sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.

Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sebelum meminjam arsip diperlukan pencatatan terlebih dahulu agar dapat mencegah hilangnya arsip yang sedang dikeluarkan dari tempat penyimpanan.

BAB III

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG / BPN KANTOR

PERTANAHAN KOTA SUKABUMI

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah suatu lembaga non departemen yang dibentuk pada tanggal 19 Juli 1988 berdasarkan keputusan presiden No 26 tahun 1988. Badan ini merupakan peningkatan dari Direktorat Jenderal Agraria yang masih berada dalam Departemen Dalam Negeri (DEPDAGRI) dengan dasar hukumnya Undang-Undang no. 5 tahun 1960 tentang Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA).

Pada zaman pemerintahan Hindia Belanda, masalah pertahanan ini sudah mulai dibicarakan orang, sehingga tanah-tanah yang ada di Indonesia ini harus diatur pemiliknya. Untuk itu dibentuk Kantor Pendaftaran Tanah (KPT) yang disebut kadaster, tugasnya mengurus segala pemilikan hak-hak atas tanah, seperti Hak Eigendom, Hak Erfpacht, Hak Opstal, dan Hak Gebruik.

Kemudian pada tahun 1968, Kantor Agraria Daerah (KAD) dan Kantor Pendaftaran Tanah (KPT) di kabupaten/kotamadya yang berada di

Dalam dokumen ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG / BPN KANTOR PERTANAHAN KOTA SUKABUMI (Halaman 24-0)