PENDAHULUAN
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
- Tujuan Kerja Praktek
- Manfaat Kerja Praktek
Mengetahui secara spesifik pekerjaan yang dilakukan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru saat melakukan kerja praktek. Pengetahuan tentang peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan selama melakukan pekerjaan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru. Kendala saat melakukan pekerjaan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru bagian Tata Usaha adalah surat masuk yang masuk.
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Lokasi Kerja Praktek
GAMBARAN UMUM KANTOR IMIGRASI KELAS I TPI
Visi dan Misi Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru
Kantor Imigrasi sebagai Unit Pelaksana Teknis Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Riau memiliki visi yang sama dengan instansi vertikalnya yaitu.
Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru
Struktur organisasi Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Pekanbaru disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan pada dasarnya menjelaskan semua fungsi, kewajiban dan tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang diembannya. Menangani urusan administrasi dan kerumahtanggaan Kantor Imigrasi, kepegawaian, keuangan dan surat menyurat rumah tangga imigrasi. Melaksanakan kegiatan keimigrasian di lingkungan Departemen Imigrasi Biro Imigrasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, menerbitkan surat jalan (paspor RI), surat izin keberangkatan dan surat izin kepulangan.
Melakukan perencanaan, pelaksanaan, koordinasi, evaluasi, dan penyiapan pelaporan di bidang pelayanan izin tinggal dan izin masuk kembali Departemen Status Keimigrasian bertugas melakukan perencanaan, pelaksanaan, koordinasi, evaluasi, dan penyiapan pelaporan di bidang pemeriksaan, penelaahan, dan penyelesaian status pindah keimigrasian, pemeriksaan status keimigrasian dan kewarganegaraan untuk sertifikasi keimigrasian, pelayanan sertifikasi keimigrasian, dan bukti pendaftaran anak dengan kewarganegaraan ganda. Penyebarluasan dan penggunaan informasi dan administrasi saran informasi keimigrasian di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, pengumpulan atau penelaahan analisis data penilaian presentasi. 10 dan distribusi untuk pemeriksaan dan pemeliharaan keimigrasian, pengamanan dokumen keimigrasian, penggunaan dan pemeliharaan sarana komunikasi.
Mengawasi dan menertibkan keimigrasian terhadap orang asing di wilayah kerja kantor imigrasi Pekanbaru berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, memantau pelanggaran izin keimigrasian dan melakukan kerjasama antar instansi di bidang pengawasan terhadap orang asing, menyelidiki dan mengadili setiap orang yang melakukan tindak pidana tindakan dan pelanggaran keimigrasian serta pemeriksaan pencegahan dan penangkalan untuk permohonan dokumen keimigrasian.
Ruang Lingkup Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
Laporan agenda kegiatan harian kerja Praktek
Uraian kegiatan kerja Praktek
Pertama, surat yang diterima dituliskan pada buku agenda di sebelah kiri, kemudian rincian surat dituliskan pada lembar disposisi, kemudian surat tersebut dicatat dalam buku ekspedisi kepala kantor dan selanjutnya diserahkan kepada kepala dinas. ruang kantor. Apabila buku ekspedisi dikembalikan, maka keterangan tentang surat tersebut dimasukkan ke dalam buku ekspedisi bagian yang diserahkan pada bidang tertentu sesuai dengan petunjuk lembar disposisi yang ditulis oleh kepala kantor. Surat ini dijawab oleh pegawai tata usaha, kemudian ditandatangani oleh kepala bagian tata usaha, dan selanjutnya ditulis dalam buku jawaban ekspedisi.
Surat balasan yang sudah ditandatangani dimasukkan ke dalam amplop kantor dan disatukan dengan buku ekspedisi agar tidak disebarluaskan. Pengirim surat harus menandatangani buku pengiriman jika ia meminta surat balasan sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Panitera pada akhir bulan atau awal bulan biasanya mencatat jumlah surat masuk dan surat keluar yang terdiri dari surat keluar biasa, surat keterangan dan surat keputusan.
Dalam hal paspor biasa, penulis diberi klasifikasi sesuai dengan nomor seri paspor dan diberi nomor untuk memudahkan pengumpulan paspor secara berurutan. Paspor yang cacat produksi karena nomor seri paspor tidak dapat didaftarkan, kuitansi dan berita acara harus dibuat setiap bulan menggunakan Microsoft Word. Pegawai kantor yang bekerja di ruangan mendaftarkan pemohon dalam aplikasi khusus untuk pendaftaran nomor paspor.
Setelah terdaftar, penulis membantu menuliskan nama penerima paspor dan memasukkan paspor sesuai dengan nomor urut yang didaftarkan pegawai kantor.
Target yang diharapkan
Pada bagian Administratif digunakan untuk menghapus isi stapler pada kertas input paper yang akan di copy. Cap tanggal digunakan untuk membubuhkan cap tanggal pada lembar buku agenda surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi. Data yang diperlukan untuk mencatat jumlah surat masuk dan surat keluar adalah jenis surat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar.
Spesifikasi pekerjaan yang dilakukan selama pelatihan kantor imigrasi kelas I TPI Pekanbaru pada bagian tata usaha adalah pencatatan dan penomoran surat keluar, pencatatan manual surat masuk, pencatatan balasan manual, perhitungan jumlah surat masuk dan keluar setiap bulan, pencatatan jumlah inventarisasi peralatan bekas kantor, pembuatan laporan Dokim, penyiapan paspor masuk di gudang penyimpanan paspor, rekapitulasi data inventaris menggunakan Aplikasi Akuntansi Inventaris (UAKPB) per bulan, rekapitulasi paspor cacat produksi, desain flyer/brosur untuk keperluan kantor, pembuatan nomor paspor register, penulisan nama di kertas registrasi, penggandaan dokumen. Perangkat keras yang dibutuhkan untuk bekerja di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru Bagian Tata Usaha adalah komputer, monitor, CPU, keyboard dan mouse. Perlengkapan yang dibutuhkan untuk bekerja di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru Bagian Tata Usaha adalah printer, stapler, perforator, gunting.
Dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan pekerjaan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru bagian Tata Usaha adalah surat keluar bernomor, surat masuk yang telah diikuti, surat balasan, catatan surat masuk dan keluar, buku penerimaan barang, laporan raba , pembuatan paspor masuk, data inventaris pada Aplikasi Akuntansi Inventaris (UAKPB), laporan paspor cacat produksi, desain leaflet/brosur, kertas log paspor. Disarankan agar Prodi D III Administrasi Niaga mensosialisasikan persuratan karena lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru sangat dekat dengan persuratan khususnya di bidang Administrasi.
Perangkat Lunak/Keras yang digunakan
- Perangkat lunak yang digunakan
- Perangkat keras yang digunakan
Peralatan dan Perlengkapan Kantor yang digunakan
- Peralatan kantor
- Perlengkapan kantor
Gunting pada bagian Tata Usaha digunakan untuk memotong amplop surat masuk, memotong tali pada kotak kertas HVS, dan sebagainya. Pena adalah salah satu perangkat yang harus tersedia, karena digunakan untuk menulis dan memberi nomor surat keluar, serta mencatat surat masuk secara manual. Buku diary adalah buku yang didalamnya dicatat surat-surat yang masuk dan keluar dalam kurun waktu tertentu.
Buku Ekspedisi yang sering digunakan adalah Buku Ekspedisi Minggu Surat Masuk Kakanim (Kepala Kantor Imigrasi), Buku Ekspedisi ke Divisi dan Buku Ekspedisi Ekspedisi. Lembar disposisi merupakan lembaran yang berfungsi sebagai pedoman atau tindak lanjut surat masuk dari pimpinan kantor.
Data-data yang diperlukan
Untuk mencatat jumlah persediaan peralatan kantor yang digunakan adalah nama barang, jumlah barang yang digunakan, dan nama penerima barang. Untuk membuat laporan dokim, data yang diperlukan adalah kuitansi/bukti transaksi pengeluaran dokim seperti paspor biasa, paspor elektronik, perdim, dll. Saat menyiapkan paspor masuk, yang diperlukan hanyalah paspor yang masih ada di dalam kotak yang harus disortir berdasarkan nomor seri dan disimpan di brankas.
Informasi yang diperlukan adalah nomor urut paspor yang rusak, jumlah paspor yang rusak per bulan dan informasi paspor. Informasi yang diperlukan adalah nama pemilik paspor, informasi paspor (jalur cepat/VIP atau jalur reguler).
Dokumen-dokumen yang dihasilkan
Kendala-kendala yang dihadapi dalam menyelesaikan tugas
- Kendala-kendala yang dihadapi selama kerja Praktek
- Solusi dari kendala yang dihadapi
Tujuan yang diharapkan pada saat melakukan pekerjaan di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru bagian Tata Usaha adalah memudahkan dalam mencari surat keluar berdasarkan tanggal, memudahkan mencari surat masuk yang sudah diperiksa, mempermudah dalam mencari surat jawab . surat dan sebagai bukti surat balasan sudah diterima, dilakukan penghitungan jumlah surat masuk dan surat keluar untuk membuat laporan bulanan pegawai, untuk mengetahui jumlah persediaan yang telah terpakai untuk memudahkan rekap persediaan setiap bulannya , dan memudahkan untuk mencari jumlah persediaan dokumen yang dibutuhkan untuk paspor setiap bulannya, untuk memudahkan mendapatkan paspor dengan nomor urut secara berurutan, meringkas jumlah persediaan setiap harinya sehingga memudahkan dalam membuat laporan bulanan, dapat mendesain flyer/ brosur dengan baik sehingga dapat digunakan untuk keperluan lain. 50 kantor umum, memudahkan pendaftaran serta pendataan dalam laporan berkas perkara, memudahkan bagian Lalu Lintas untuk mendaftarkan nama paspor yang berhasil dicetak nomor seri dan tanggal cetak paspor, serta menggunakan mesin pengganda dengan benar dan sewajarnya. Sedangkan perlengkapan yang digunakan di bagian tata usaha adalah pulpen, selotip/x type, stempel, stempel tanggal, buku agenda, buku ekspedisi, lembar perbekalan.
Adapun rincian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan di Biro Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru pada Bagian Tata Usaha adalah alamat penerima surat, perihal surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal penerimaan surat surat, nama dalam surat, jenis surat, nama barang, jumlah barang yang digunakan, nama penerima barang, kwitansi/bukti transaksi penerbitan dokumen, paspor, nomor seri paspor yang rusak, semua paspor yang rusak per bulan dan pernyataan paspor, headline disertakan dalam brosur, subline, logo layanan imigrasi, nama pemegang paspor. 51 kantor lama karena berbagai faktor, antara lain penggunaan jasa kurir yang menyebabkan keterlambatan surat balasan, surat yang masuk salah alamat di kantor, dan terbatasnya stok di gudang. Solusi dari masalah ini adalah membalas surat secepatnya dan segera menghubungi pihak yang dituju terkait surat balasan, menghubungi pengirim surat bahwa surat yang dikirim salah alamat sudah sampai, petugas kantor mengkomunikasikan stok barang masalah dengan kepala administrasi.
Saat melaksanakan Kerja Praktek di kantor, mahasiswa harus cepat mengetahui istilah barang kantor dan dapat beradaptasi dengan karyawan lain atau magang di kantor. Mahasiswa harus lebih aktif dan cepat bekerja untuk melaksanakan kerja praktek di kantor agar mahasiswa dapat dipercaya oleh staf kantor. Sebelum mengajukan permohonan magang di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Pekanbaru, sebaiknya ditanyakan terlebih dahulu berapa jumlah mahasiswa magang yang diterima pihak Imigrasi agar mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis dapat mendapatkan magang sesuai dengan kemampuan mahasiswa.
PENUTUP
Saran
Sebagai mahasiswa magang, saling sapa dengan karyawan lain atau magang dari instansi lain untuk membangun hubungan yang baik. Diharapkan kesediaannya untuk menjelaskan secara umum gambaran pekerjaan yang akan dilakukan agar siswa mengetahui apa yang harus dan tidak boleh dilakukan.
