PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
- Tujuan Kerja Praktek
- Manfaat Kerja Praktek
Waktu dan Lama Kerja Praktek
Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
- Sejarah Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai
- Visi dan Misi Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai
- Visi
- Misi
- Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai
- Ruang Lingkup Kegiatan Kantor Imigrasi Kelas II TPI
Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai berupaya konsisten menegakkan hukum keimigrasian secara adil dan bertanggung jawab. Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai sebagai lembaga pelayanan publik yang terus berinovasi untuk meningkatkan pelayanan keimigrasian yang prima.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Negara bertanggung jawab atas tata usaha dan tata graha Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai. Sudin Imigrasi mempunyai tugas dan fungsi di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bertugas melakukan pengawasan dan penertiban keimigrasian orang asing di lingkungan Biro Imigrasi Kelas II TPI Dumai sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Bertugas menyebarluaskan dan memantau informasi serta mengelola fasilitas komunikasi keimigrasian di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai berdasarkan peraturan perundang-undangan. Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai bertugas melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal Imigrasi di wilayah kerjanya.
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan Selama Kerja
- Laporan Kegiatan Kerja Praktek
- Uraian Kegiatan Kerja Praktek
Lamaran Bagian Tata Usaha, Bimbingan Bagian Tata Usaha dan Pengenalan Bagian Tata Usaha Kantor Imigrasi Kelas II Dumai. Laporan agenda kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan penulis selama pelaksanaan pelatihan kerja (KP) di Kantor Imigrasi II. kelas TPI Dumai dari tanggal 27 Juni 2022 sampai dengan 30 Juni 2022 dapat dilihat pada Tabel 3.18 berikut ini.
Target yang Diharapkan Selama Kerja Praktek
Berkas pemohon paspor yang diambil dari loket pengambilan selanjutnya akan diberi nomor sesuai dengan tahun lahir pemohon paspor untuk memudahkan saat pengarsipan berkas dan saat pemohon paspor meminta berkas paspor ke bagian Tikkim dengan mudah. untuk menemukan mereka. Tujuan yang diharapkan dari pembubuhan stempel ini adalah untuk mengetahui bagaimana tata letak stempel yang benar digunakan untuk menunjukkan pengesahan naskah dinas. Tujuan yang diharapkan dari penyimpanan dokumen ini adalah agar hasil pekerjaan dan dokumen tersimpan rapi dan tidak tertukar dengan dokumen lainnya.
Tujuan antisipasi pembuatan arsip elektronik data pemohon paspor adalah untuk mengetahui cara penggunaan scanner dan cara memasukkan data pemohon paspor dalam bentuk elektronik. Tujuan yang diharapkan dari Pencarian Berkas Paspor Lama adalah untuk mengetahui cara menemukan paspor yang telah diarsipkan.
Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan
- Perangkat Keras
- Perangkat Lunak
Perangkat keras yang digunakan pada saat kerja praktek (KP) adalah komputer, dimana komputer merupakan perangkat elektronik yang didalamnya menyimpan, menerima dan mengolah data-data penting yang dimaksudkan untuk menunjang kegiatan yang ada di perusahaan dan juga digunakan untuk pengolahan data sesuai prosedur. yang telah diformulasikan. Microsoft Word adalah program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata termasuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen. Microsoft Word membantu dalam kegiatan administrasi perkantoran berupa membuat dokumen, mengedit dokumen, memformat dokumen dan lain-lain.
Peralatan dan Perlengkapan Kantor yang Digunakan
- Peralatan Kantor
- Perlengkapan Kantor
Scanner adalah alat pemindai dan termasuk alat input khususnya pada komputer, alat ini berfungsi untuk menggandakan seperti mesin fotokopi dan kemudian hasil penggandaan tersebut ditampilkan dalam bentuk digital. Buku pengiriman juga dapat melacak surat perusahaan dengan mudah dan nyaman menggunakan buku pengiriman. Folder merupakan salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi untuk menyimpan lembaran-lembaran kertas agar lebih tertata dan terlindungi.
Staple remover adalah alat yang digunakan untuk memudahkan melepas staples sehingga staples dapat dilepas dengan mudah dan tanpa merobek kertas.
Data-data yang Diperlukan Selama Kerja Praktek
43 Berupa dokumen untuk disalin atau dokumen untuk diperbanyak, seperti surat dan dokumen lainnya. Masukkan nomor berkas paspor yang akan diarsipkan berupa tanggal lahir pemohon paspor.
Dokumen-dokumen yang Dihasilkan
Kegiatan ini berfungsi untuk menyimpan dokumen dan mengolah catatan dan catatan kegiatan atau sumber informasi yang bernilai berguna yang dilakukan atau diterima secara teratur. Perubahan berkas ini terdiri dari nomor paspor, nama pemohon paspor, tempat lahir dan tanggal lahir. Kegiatan ini biasanya berupa catatan atau surat yang memiliki kegunaan yang harus memiliki nilai kegunaan untuk digunakan dengan sistem pengarsipan.
Kendala-kendala yang Dihadapi Selama Kerja
Spesifikasi pekerjaan yang dilakukan oleh penulis selama Praktek Kerja Lapangan (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai pada Sub Bagian Tata Usaha, Sub Bagian Intelijen dan Penindakan dan Bagian Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian pemusnahan surat masuk dan surat keluar, Pengecekan surat masuk pada sistem surat masuk dan surat keluar (SISUMAKER), Mencatat data warga negara asing (WNA) Petugas Pemeriksa (BAP) pada buku besar, Membubuhkan stempel dinas, nama dan kepala kantor, Rangkap file pemohon paspor dan simpan dokumen di folder Epo Crew -order, Buat arsip elektronik untuk data file pemohon paspor, Arsipkan file paspor lama, Cari file paspor lama, Tetapkan nomor ke folder file paspor untuk pengarsipan. Target yang penulis harapkan selama Kerja Praktek (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai adalah penulis dapat mengetahui cara memperbanyak atau menggandakan jumlah dokumen, mengetahui cara menggunakan scanner dan cara memasukkan data-data pemohon paspor. . mendigitalkan arsip arsip, mengetahui cara mengambil kembali berkas paspor lama yang telah diarsipkan, dan mengetahui cara mengarsipkan berkas paspor lama dengan baik dan benar sesuai ketentuan. Perangkat keras yang digunakan penulis selama mengikuti Latihan Kerja (WP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai adalah komputer, sedangkan perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Word, Microsoft Excel.
Peralatan kantor yang digunakan penulis selama Praktek Kerja (WP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai adalah printer dan scanner. Data yang dibutuhkan untuk pelaksanaan Kerja Praktek (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai berupa Pembuangan surat masuk dan surat keluar memerlukan lembar pembuangan dan buku ekspedisi, Untuk pengecekan surat masuk di Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar (SISUMAKER ) pergi. memerlukan surat yang akan dicetak dan ditindaklanjuti Mencatat data Berita Acara Pemeriksaan (BAP) Warga Negara Asing (WNA) di buku besar dan di buku ekspedisi. Dokumen yang dibawa saat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai merupakan dokumen duplikat.
Kendala yang ditemui saat Kerja Praktek (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai adalah kurangnya scanner, sehingga saat pergantian berkas paspor pemohon memakan waktu lama, pengurusan paspor memakan banyak waktu. Solusi kendala yang dihadapi selama Kerja Praktek (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai adalah mengatasi pencarian berkas pemohon paspor lama dengan cara mencari arsip berkas pemohon paspor dari tahun ke tahun berdasarkan tanggal lahir pemohon paspor. Selama mengikuti pelatihan kerja di perusahaan, mahasiswa harus menyesuaikan dengan karakteristik masing-masing karyawan di perusahaan tersebut.
Karena mereka biasanya disibukkan dengan pekerjaan kantor masing-masing, oleh karena itu kita sebagai peserta magang diharapkan lebih aktif dan berinisiatif untuk bertanya kepada pembimbing atau koordinator tempat kita melakukan kerja praktek. Diharapkan Kantor Imigrasi Kelas II TPI Dumai bekerjasama dengan Politeknik Negeri Bengkalis dengan menerima mahasiswa magang lanjutan.
Solusi Dari Kendala yang Dihadapi Selama Kerja
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
