PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek
- Tujuan Kerja Praktek
- Manfaat Kerja Praktek
Waktu dan Lama Kerja Praktek
Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Sejarah Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi
Aa/C/125/1965, tanggal 13 Nopember 1965, sebelum SK diterbitkan, Biro Imigrasi Kelas II Dumai merupakan cabang dari Biro Imigrasi Bengkalis, yang berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman No. JM/27 / 12 , 22 September 1958 Kantor Imigrasi Bengkalis di Dumai hanya sebagai pelabuhan pendaratan, khusus untuk pelayanan keimigrasian dan pengawasan kapal tanker pengangkut minyak mentah, dengan semakin meningkatnya kegiatan keimigrasian dan semakin berkembangnya kota Dumai maka dikeluarkanlah Keputusan Presiden Kabinet. Wilayah kerja Kantor Imigrasi Dumai sampai dengan tanggal 18 Maret 2018 meliputi 7 kecamatan di Kota Dumai, yaitu: Kota Dumai, Dumai Barat, Dumai Timur, Dumai Selatan, Lubuk Gaung, Bukit Kapur, Medang Kampai, dan ditambah beberapa kecamatan di Kabupaten Bengkalis yaitu : Pulau Rupat (Kecamatan Rupat dan Kecamatan Rupat Utara), Kecamatan Pinggir, Kecamatan Mandau dan Bathin Solapan. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Kehakiman Nomor M.03-PR.07.04 Tahun 1991 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Imigrasi sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M. HH -05.OT.01.01 Tahun 2016 tentang Perubahan Keenam Atas Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor M.03-PR.07.04 Tahun 1991 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Imigrasi.
Namun per 19 Maret 2018, pembagian wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas II di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai berdasarkan Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. M.HH -03.OT.01.03 Tahun 2018 7 Tentang Perubahan Wilayah Kerja Kantor Imigrasi Khusus Medan, Kantor Imigrasi Khusus Jakarta Barat, Kantor Imigrasi Polonia, Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Utara, Kantor Imigrasi Kelas I Samarinda, Kantor Imigrasi Kelas I Pematang Siantar Kantor Imigrasi, Kantor Imigrasi Kelas II Belawan, Kantor Imigrasi Kelas II Nunukan, Kantor Imigrasi Kelas II Kerja Tarakan, Kantor Imigrasi Kelas II Bengkalis, Kantor Imigrasi Kelas II Dumai, Kantor Imigrasi Kerja Tanjung Redeb, wilayah kerja Kelas Dumai Kantor Imigrasi II diubah menjadi 7 distrik yaitu : 1.
Visi dan Misi Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan
- Visi
- Misi
9 Penyusunan kata tersebut mengutamakan fungsi pelayanan dan penegakan hukum keimigrasian, mengingat fungsi tersebut sepenuhnya menjadi kewenangan Direktorat Jenderal Imigrasi. Fungsi keamanan negara dan fasilitator pembangunan kesejahteraan masyarakat merupakan bagian dari fungsi keimigrasian yang dalam pelaksanaannya bersinergi dengan fungsi urusan pemerintahan lainnya. Untuk mewujudkan keamanan pelayanan dan penegakan hukum keimigrasian, seluruh unit kerja di Kantor Imigrasi Kelas II di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai harus bekerja secara maksimal dengan menerjemahkannya ke dalam misi, tujuan, sasaran dan nilai-nilai luhur yang bersatu dalam mencapai visi.
Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dicapai oleh Kantor Imigrasi Kelas II di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai di masa mendatang yang penjabarannya berupa rumusan tugas, kewajiban dan rencana tindakan yang digunakan. sebagai pedoman untuk mewujudkan visi. Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai berupaya untuk konsisten menegakkan hukum keimigrasian secara adil dan bertanggung jawab. Kantor Imigrasi Kelas II di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai untuk meningkatkan fungsi intelijen keimigrasian dan pengawasan terhadap orang yang keluar, masuk, dan menetap di wilayah Indonesia dalam rangka ikut serta menjaga keamanan nasional.
Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai sebagai lembaga pelayanan publik yang selalu berinovasi untuk meningkatkan pelayanan keimigrasian yang prima. Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai berperan sebagai fasilitator dalam mendukung pembangunan kesejahteraan masyarakat melalui undang-undang dan kebijakan keimigrasian.
Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas II Tempat
Kepala sub bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga di Kantor Imigrasi II. kelas di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai. Menangani perlengkapan dan surat menyurat rumah tangga di lingkungan Kantor Imigrasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Subbagian Imigrasi mempunyai tugas dan fungsi dalam lingkungan Kantor Imigrasi Kelas II di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI).
Departemen Status Kim memiliki tugas dan tanggung jawab menangani urusan status keimigrasian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ia bertugas mengawasi dan menertibkan keimigrasian terhadap orang asing di Biro Imigrasi Kelas II TPI Dumai. Memantau pelanggaran izin imigrasi dan menjalin kerja sama antar lembaga dalam pengendalian orang asing.
Bertugas menyebarluaskan dan memantau informasi serta mengelola fasilitas komunikasi keimigrasian di Lingkungan Kantor. 15 Keimigrasian Kelas II TPI Dumai berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk melaksanakan tugas tersebut Divisi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian mempunyai fungsi.
Ruang Lingkup Kegiatan Kantor Imigrasi Kelas II Tempat
Pembuatan arsip elektronik berkas pemohon paspor dilakukan dengan cara memindai dokumen menggunakan alat pemindai Automatic Document Feeder (ADF). Kegiatan ini berupa pengambilan berkas paspor yang diambil oleh pemohon di loket yang kemudian dipindai untuk diarsipkan. Pemohon meminta berkas paspor dari Lalintalkim dan Lalintalkim melapor ke Tikkim untuk mencari berkas paspor lama.
Berkas berkas pemohon paspor yang diterima dari loket selanjutnya akan diberi nomor sesuai dengan tanggal lahir pemohon paspor. Hal ini bertujuan untuk memudahkan waktu pengarsipan berkas dan pada saat pemohon mencari berkas paspor, arsip dapat dengan mudah ditemukan. Tujuan yang diharapkan dalam penerimaan berkas pemohon paspor adalah untuk mengetahui alur berkas paspor yang akan dipindahkan ke bagian arsip untuk pengarsipan.
Tujuan yang diharapkan saat mencari berkas paspor lama adalah untuk mengetahui cara pengambilan berkas paspor lama yang sudah diarsipkan. Tujuan yang diharapkan dalam penomoran folder file travel adalah untuk mengetahui cara penomoran folder file arsip. Tujuan yang diharapkan dalam pengarsipan paspor lama adalah untuk mengetahui cara pengarsipan paspor lama yang baik dan benar sesuai dengan yang ditetapkan.
Data yang dibutuhkan untuk membuat arsip elektronik berkas pemohon paspor adalah nomor paspor, nama pemohon paspor, tempat lahir dan tanggal lahir. Data yang dibutuhkan untuk mendapatkan berkas pemohon paspor adalah jumlah berkas paspor yang akan diambil kemudian dicatat dalam buku ekspedisi di bagian Loket. Informasi yang diperlukan untuk menunjukkan nomor dalam folder paspor adalah tanggal lahir pemohon paspor.
Informasi yang diperlukan untuk pengarsipan paspor lama berupa tahun pembuatan paspor dan tanggal lahir pemohon paspor. Pembuatan arsip elektronik berkas pemohon paspor dilakukan dengan cara memindai dokumen menggunakan scanner dalam format file PDF.
PENUTUP
Kesimpulan
52 file diarsipkan, tahu cara menghitung folder file arsip dan tahu cara mengarsipkan file paspor lama dengan benar dan benar seperti yang ditentukan. Perangkat keras yang penulis gunakan selama Kerja Praktek (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai adalah komputer, sedangkan perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Word, Microsoft Excel dan Sisumaker (Sistem Surat Masuk dan Keluar). . Peralatan kantor yang penulis gunakan selama Praktek Kerja Lapangan (WP) di Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai adalah printer dan scanner.
Sedangkan perlengkapan kantor yang digunakan adalah buku diary, lembar disposisi, buku forwarding, stapler, map, stempel dan stapler remover. Data-data yang diperlukan saat melakukan kerja praktek (KP) di Biro Imigrasi Kelas II di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai berupa data dalam penjadwalan surat masuk adalah: Nomor Surat Perintah, Pengirim Surat, Nomor Surat, Tanggal Surat dan Ringkasan Isi . Saat menulis surat keluar pada buku diary surat, diperlukan data sebagai berikut: nomor urut surat keluar, tanggal surat, alamat dan daftar isi.
Data pada saat pembuatan arsip elektronik berkas pemohon paspor berupa nomor paspor, nama pemohon paspor, tempat lahir dan tanggal lahir. Data dalam filing berkas paspor lama berupa tahun pembuatan paspor dan tanggal lahir pemohon paspor. Berkas-berkas yang dihasilkan selama pelaksanaan Kerja Praktek (PK) di Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai adalah surat-surat yang sudah masuk agenda, lembar bekal yang akan dipisah, dokumen yang akan digandakan, surat-surat atau dokumen yang akan dibuat. dicetak, berkas paspor dipindai, berkas paspor diterima di loket, berkas paspor lama dipulihkan, berkas paspor yang sudah diberi nomor, berkas paspor lama diarsipkan.
Kendala yang kami temui selama kerja praktek (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II di Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai adalah kurangnya pemahaman surat masuk dari aplikasi Sisumaker (sistem surat masuk dan surat keluar) sehingga surat dicetak dua kali seringkali, kekurangan mesin cetak dan komputer, sehingga terjadi keterlambatan dalam mencetak surat, Kurangnya scanner, sehingga pergantian berkas pemohon paspor membutuhkan waktu yang lama, Saat mencari berkas pemohon paspor yang lama, pemohon tidak mengetahui dengan jelas kapan pembuatan paspor, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari berkas arsip pemohon paspor. Solusi kendala yang dihadapi saat Kerja Praktek (KP) di Kantor Imigrasi Kelas II Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI) Dumai adalah dengan mencetak surat dari Sisumaker (Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar) terlebih dahulu cek di buku agenda apakah surat sudah diproses atau belum. tidak, Untuk mengatasi masalah pada mesin cetak dan komputer, digunakan printer atau komputer yang sedang tidak digunakan, Untuk mengatasi hanya satu pemindai, pekerjaan memindai dokumen dilakukan secara bergantian. Jika Anda ingin mengatasi pencarian berkas pemohon paspor lama, Anda dapat melakukannya dengan mencari arsip berkas pemohon paspor dari tahun ke tahun berdasarkan tanggal lahir pemohon paspor.
Saran
