TENDER UMUM / SELEKSI UMUM
VI. FLOW CHART TENDER UMUM/SELEKSI UMUM
Evaluasi Teknis dan atau Beauty
tender melalui media masa
Menyiapkan Melaksanakan
Aanwijzing
Tandatangan Daftar Hadir &
BA
Penawaran Da fta r Hadir
Menyiapkan
Staf Pengadaan Komite Pengadaan Direktur
s.d 100.000.000 > Rp.100.000.000
Membuat Memo
Membuat Surat Pemebritahuan &
PPK
Staf Pengadaan Direktur/Kepala Bagian Pelaksana Pengadaan
Memutuskan Penunjukan
Langsung Disposisi 4
Rekomendasi Penunjukan
Langsung BA Selesai Masa
Sanggah Tender Ulang
Proses Sanggahan Benar
Tidak Benar
Proses Lelang Gagal 2 kali
Memo 5
1
Proses Penunjukan
Langsung
Selesai 2
Keterangan:
BA : Berita Acara
SPMK : Surat Perintah Mulai Kerja SPP : Surat Penetapan Pesanan SPK : Surat Perintah Kerja
SPPP : Surat Pemberitahuan Penetapan Pemenang VII. NARASI KEGIATAN TENDER UMUM/SELEKSI UMUM
1. Proses Tender/Seleksi.
1) Staf Pengadaan Barang/Jasa menyiapkan Dokumen Pengadaan yang antara lain memuat:
a. Uraian singkat lingkup pengadaan barang/jasa.
b. Syarat-syarat peserta Tender/Seleksi.
c. Tempat, hari dan waktu pendaftaran sebagai peserta Tender/Seleksi.
d. Tempat, hari dan waktu pengambilan dokumen pemilihan.
e. Tempat, hari dan waktu pemberian penjelasan dokumen pemilihan dan keterangan lainnya.
f. Alamat/tempat, hari dan waktu penyerahan dokumen penawaran.
2) Staf Pengadaan Barang/Jasa mengumumkan seluas-luasnya melalui website, papan pengumuman dan media massa.
3) Staf Pengadaan Barang/Jasa melayani pengambilan Dokumen Pengadaan.
4) Staf Pengadaan Barang/Jasa melakukan Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing).
a. Pada hari, waktu, dan tempat yang ditentukan sesuai pengumuman Tender/Seleksi, Staf Pengadaan Barang/Jasa didampingi oleh Pengguna memberikan penjelasan kepada calon Penyedia barang/jasa yang diundang mengenai hal-hal yang disyaratkan dalam dokumen pemilihan.
b. Staf Pengadaan Barang/Jasa menyiapkan daftar hadir untuk ditandatangani oleh semua peserta yang hadir.
c. Staf Pengadaan Barang/Jasa membuat Berita Acara Penjelasan yang ditandatangani oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa, Pengguna dan semua peserta yang hadir.
5) Penerimaan dan Pembukaan Dokumen Penawaran
a. Pada hari, waktu, dan tempat yang telah ditentukan, Staf Pengadaan Barang/Jasa menerima Dokumen Penawaran dari calon Penyedia Barang/jasa.
b. Pada hari, waktu, dan tempat yang telah ditentukan Staf Pengadaan Barang/Jasa melakukan pembukaan dan pembacaan Dokumen penawaran.
c. Staf Pengadaan Barang/Jasa menyiapkan Daftar Hadir. Semua peserta yang hadir mengisi daftar hadir.
d. Staf Pengadaan Barang/Jasa menetapkan jumlah penawar sah sekurang-kurangnya diikuti oleh 2 (dua)penawar yang sah.
e. Apabila jumlah penawar sah kurang dari yang disyaratkan makaTender/Seleksi dinyatakan batal dan dapat diulang kembali sebanyak1 (satu) kali.
f. Staf Pengadaan Barang/Jasa membuat Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran yang ditandatangani oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa dan semua peserta yang hadir.
6) Evaluasi Penawaran.
a) Pengguna melakukan proses evaluasi aspek Teknis terhadap penawaran dari penyedia untuk pengadaan barang/jasa.
b) Komite Pengadaan melakukan proses negosiasi harga.
c) Pengguna dapat meminta klarifikasi atas Dokumen Penawaran dan dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi.
d) Staf Pengadaan Barang/Jasa dan Pengguna dapat menyelenggarakan
“beauty contest” dengan meminta Penawar sah untuk melakukan
presentasi dalam hal pengadaan jasa, jika diperlukan.
7) Komite Pengadaan melakukan negosiasi harga atas penawaran dan dituangkan ke dalam Berita Acara.
8) Staf Pengadaan Barang/Jasa membuat memorandum usulan pemenang ke Direktur.
9) Direktur memutuskan hasil Tender/Seleksi dengan memberikan disposisi kepada Staf Pengadaan Barang/Jasa.
10) Staf Pengadaan Barang/Jasa menerbitkan Surat Pemberitahuan dan Penetapan Pelaksana/pemenang pengadaan barang/jasa yang disampaikan kepada seluruh penawar yang sah. dan menerima sanggahan jika ada.
11) Jika sanggahan terbukti benar, maka dilakukan Tender/Seleksi ulang. Jika tidak benar, maka PPK membuat Berita Acara Selesai Masa Sanggah.
12) Apabila Tender/Seleksi yang dimaksud terjadi kegagalan sebanyak 2 (dua) kali, maka atas penyedia barang/jasa dimaksud dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung. Dalam hal ini Staf Pengadaan Barang/Jasa membuat memorandum yang ditujukan kepada Direktur berisi informasi kegagalan pelaksanaan Tender/Seleksi.
1. Staf Pengadaan Barang/Jasa melakukan verifikasi atas hasil Tender/Seleksi yang gagal.
2. Staf Pengadaan Barang/Jasa memberikan rekomendasi penunjukan kepada Direktur.
3. Direktur memutuskan dilakukannya penunjukan langsung dan memberikan disposisi kepada Staf Pengadaan Barang/Jasa.
4. Staf Pengadaan Barang/Jasa menerima penerusan disposisi Direktur dan mempersiapkan proses penunjukan langsung.
2. Pasca Tender Terbatas/Seleksi Terbatas.
1. Pelaksana/pemenang pengadaan barang/jasa menyerahkan surat kesanggupan bermeterai.
2. Staf Pengadaan Barang/Jasa menyiapkan rancangan SPMK/SPP/SPK/
Kontrak untuk ditandatangani oleh PPK berdasarkan Berita Acara Negosiasi, Surat Penetapan Pelaksana/pemenang pengadaan barang/jasa.
3. Staf Pengadaan Barang/Jasa menyerahkan SPMK/SPP/SPK/Kontrak kepada Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna.
4. Staf Pengadaan Barang/Jasa mengarsip Dokumen Pemilihan.
VIII. LAMPIRAN BENTUK FORMULIR
1. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of Reference (TOR).
2. Jadwal Pelaksanaan Pengadaan (time schedule).
3. Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa..
4. Daftar Pengambilan Dokumen Pemilihan.
5. Tanda Terima pengambilan Dokumen Pemilihan.
6. Berita Acara Penjelasan (Aanwijzing) 7. Daftar Hadir.
8. Daftar Pemasukan dokumen Penawaran.
9. Tanda Terima pemasukan dokumen penawaran.
10. Pakta Integritas.
11. Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen.
12. Evaluasi Penawaran.
13. Berita Acara Klarifikasi Teknis.
14. Berita Acara Negosiasi.
15. Memorandum usulan calon pelaksana/pemenang pengadaan barang/jasa.
16. Berita Acara Selesai Masa Sanggah.
17. Memo Informasi Hasil Kegagalan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
18. Surat/memorandum rekomendasi penunjukan langsung 19. SPMK/SPP/SPK/Kontak
SWAKELOLA
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGADAAN BARANG/JASA
PT PABRIK GULA CANDI BARU 2022
I. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dimulai dari Pengguna menyiapkan dokumen swakelola dan RAB dan berakhir sampai dengan penyerahan Berita Acara pekerjaan kepada PPK.
II. PENGENDALIAN INTERNAL 1. Tersedia anggaran di RKAP.
2. Verifikasi anggaran oleh Kepala Bagian Terkait.
3. HPS/OE ditetapkan oleh Kepala Bagian Terkait.
4. Pengajuan Pengadaan Jasa oleh Kepala Bagian Terkait.
III. SISTEM OTORISASI
1. Permohonan pengadaan Jasa diverifikasi oleh Kepala Bagian dan disetujui oleh Direktur.
2. Berita Acara Serah Terima Jasa yang telah diperiksa dan diverifikasi oleh Pengguna dan diketahui oleh Direktur.
IV. PIHAK TERKAIT 1. Direktur.
2. PPK.
3. Kepala Bagian.
4. Staf Pengadaan Barang/Jasa.
5. Pelaksana Pengadaan adalah Panitia Swakelola.
6. Pengguna.
V. DOKUMEN
1. Dokumen yang harus disiapkan dan diterbitkan oleh Pengguna antara lain namun tidak terbatas pada:
a. Dokumen (Surat/Memorandum/DPP) dilengkapi spesifikasi teknis.
b. RAB
c. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of Reference (TOR) d. Berita Acara Serah Terima Jasa.
2. Dokumen yang disiapkan oleh Staft Pengadaan Barang/Jasa antara lain namun tidak terbatas pada Jadwal Pelaksanaan Pengadaan (time schedule).