:.-,k
H'Pffi #amds ffimras
,l'f ri.'',.,rii'i,i ;''.* 1 ;1111'
Menimbang
Mengingat
SURAT KEPUTI.JSAN
DIREKTIJR PT PG GAilEI BARU . SIDOARJO Nenron : CI(}'tAtr0ir.eBl$Kl$Dffifil?;A22
YENTAHG
PE$OIfA}I PEI-AKSA}IAAII PETiIGADAAN BARANSTJASA rlAH sr*tr&ARf, opEftA rIff
s
pRocsDURE tsop)PELAKS&f{AAI{ PEI*G/L[}AAI'i EARAHGIJASA PT PG CA!{DI BARI..I
Sine[qtur PT PG Candi Baru
t.
Bahwa dengan diterbitkannya Peratrran Menteri Negara Eadan Usaha Milik Negara Nomor PER-08IMBU|12|2A19 tanggal12
Descmber ?019 tentang Pedarnan Urnum Pelaksanaan Fengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara dan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara eertaperkernb*nga* bisnis p*ru*ahaan, nnaka
perlu
dilakukan p**yesuaian terhadap Buku Fedoman Pelaksanaan Fengadaan BaranglJasa PT Pabrik Gula CandiBaru"2. Bahwa
penyesuaian ketentuan pengadaan barcngliasa sebagaimana dirnaksud pada poin 1 di atas dilak$kan dengan menetapkan beberapa ketentuan baru.3.
Behwa untuk penyesuaian ketentuen Fedomen deil $fardad Ope'erling Pracedurs{SOP}
Pengadaan BaranglJaaa seh,agaimana dinnaksud pcin 1 dan 2 diatas, Berlu ditetapkan dengan surat keputusan Direkfur.1.
Undang-
Undang Republik lndonasia Nomor: 19 Tahun 2003 lentang tsadan Uaaha Mill[ Negara.2.
Undang-
Undang Republik Indo*esia Nomor: 40 Tahun 2007 Tentang Pereeroen Terbe*es.3.
Peraturan Pemerintahru
Nornoruts tahun 2005 tentang Pendirian, Penguruean, Fengawasan dan Pemhubaran BUMf{.4.
Anggaran Dasar PT PG Gandi Baru.5.
Keputu*anPara
Pemegang Seh*rn Blluar Rapat UmsmPemegang Saharn PT PG Candi Baru
lt{a.7ffKep.P$lRhll.0'!A/ll/2021 Tanggal
09 Juli ilA?i'
Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Direktur PT PG Candi Baru..--3
e*"'Pffi ffarods ffimrru
SK Nornor : 001A/DIr.CB/SKSDM
llnlL7
.d:,l,{t, i,:_iii,:,,, ;.i,,,r
MEN#UTUSKAN
Menetapkan KEPUTUSAN DIREKTUR
pT PG CAltDl
BARU TETTAFTIGPEDOifrAN PELAKSANAAN PENGADAAil{ BARANGTJASA DAH
srAtr&ARe oPEffiArrfs6 PffioeE'o{JR€
(soP}
PEI-AK8AF{AAF,{PES{GADAAI{ EARAF{G/JA$A PT FABRIK GULA CANDI BARU.
Pasatr'!
Menetapkan Fedoman Pelaksanaan Pengadaan BaranglJasa
dan
St*ndxd Opefitifig Proce&tre (StlP) Felaksanaan Pengadaan Barang/Jasa PT Pebrik Gula Candi Earu ffibagaimana terffintum dalam Bulu Pedorlan Pelaksanaan Pengadaan BaranglJasa dan Sfandad Oprefing ?rwedure {SOP} Pelaksanaan Pengadaan SaranglJasa FT Pabrik Gula Candi Baru merupakan larnplran dan bagian yang tidak tetplsahl<an dengen Surut Keputusanini.
Pasal 2
$eluruh kegiatan Petaksanaan Pangadaan $aranglJasa P? Pabrik Gula Sandi Baru wajib bepedoman dan menaatl segala ketentuan yang telah diafur dalam Buku Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan BaranglJasa
dan
Sfandald Aperating Pncedurc (SOP)Pelaksanaan Pengadaan BaranglJasa FT Fabrik Gula Candi Baru sebagaimana dimaksud dalam $urat Keputuaan ini-
Pasal S
Dengan telah diterbitkannle Surat Keputusan tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
BaranglJasa
dan
Sfandard Qpercting Pmceduro (SOP) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa PT Pabrik Gula Candi Baru ini, rnaka Buku Pedoman Pelaksanaan Pengadaan BaranglJasa PT Pabrik Gula Candi Baru tahun 2020 dinyatakan dicabut dan tidak berlaku.Fasal 4
Keputusan inibertaku terhitung seiak tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat hal-halyang pedu ditambalddiubah danlatsu terdapat kekeliruan didalamnya, akan diadakan perbaikan dengan me*erbitka* Surat Keputusan b*ru.
Ternbusan $K disampaikan kepada Yth. :
-
Para Kepala Bagian PT PG Candi Barr.lPada
rrli ''ld t..i .t 1.,
!,:t \Ji:.,i
. tr4 t,l-r
:Sidoarjo
: 03 Januari 2022
r'1; finS!!''
L' 'i ."'t . { !,,
1'l
LEMBAR PENGESAHAN
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA
DAN
$TAN DARD OPERATIN G BROC EDURES {SO p) PT PG CAilDI BARU
{soP Pengadean BamngdJasa ini merupakan bagian dari sop pr pG candi Baru}
isahkan Oleh:
Direktur
Sebagai Lampiran Surat Keputusan Direktur
PT PG Gandi Baru
Homor: 0O{ AlDir.CBrS K/SDM lll2022, Ta n g ga I 03 Jan uari 2022
tAiuntBA
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA
PT PABRIK GULA CANDI BARU 2022
DAFTAR ISI
BAB I : KETENTUAN UMUM
- Pasal 1 : Pengertian 3
- Pasal 2 : Tujuan 7
- Pasal 3 : Prinsip Umum 8
- Pasal 4 : Kebijakan 9
- Pasal 5 : Maksud dan Tujuan 10
- Pasal 6 : Ruang Lingkup 10
- Pasal 7 : Etika Pengadaan 10
- Pasal 8 : Organ Pengadaan Barang/Jasa 11
- Pasal 9 : Tugas dan Tanggung-jawab 11
BAB II : KETENTUAN PELAKSANAAN PENGADAAN
- Pasal 10 : Persyaratan Pengadaan Barang/Jasa 13 - Pasal 11 : Penggunaan Produksi Dalam Negeri 14
- Pasal 12 : Pengajuan Persetujuan 14
- Pasal 13 : Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa 15
- Pasal 14 : Harga Perkiraan Sendiri 15
- Pasal 15 : Metode Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 16 - Pasal 16 : Batasan Nilai Pengadaan Barang/Jasa 16
- Pasal 17 : Pembelian Langsung 17
- Pasal 18 : Pengadaan Langsung 17
- Pasal 19 : Penunjukan Langsung 17
- Pasal 20 : Tender Terbatas/Seleksi Terbatas 20
- Pasal 21 : Tender Umum/Seleksi Umum 20
- Pasal 22 : Swakelola 20
- Pasal 23 : e-Purchasing 21
- Pasal 24 : e-Procurement 21
- Pasal 25 : Pengadaan Barang/Jasa yang tidak ada Anggarannya 22 - Pasal 26 : Pengadaan Barang/Jasa Tahun Jamak (Multi Years) 22 - Pasal 27 : Pengulangan Pengadaan Barang/Jasa (Repeat Order) 22
- Pasal 28 : Pekerjaan Tambah Kurang 23
- Pasal 29 : Penyampaian Dokumen Penawaran 23
- Pasal 30 : Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) 23
- Pasal 31 : Evaluasi Penawaran 24
- Pasal 32 : Evaluasi Penawaran Pengadaan Jasa Konstruksi 24 - Pasal 33 : Evaluasi Jasa Konsultansi dan Jasa Lainnya 25
- Pasal 34 : Sanggahan 25
- Pasal 35 : Jaminan dan Garansi 26
- Pasal 36 : Jaminan 27
BAB III : PENETAPAN PELAKSANA DAN PERIKATAN
- Pasal 37 : Perikatan/Kontrak 28
- Pasal 38 : Kewenangan Penandatanganan Perikatan/Kontrak 28
- Pasal 39 : Kontrak 29
- Pasal 40 : Pemutusan Kontrak 30
BAB IV : UANG MUKA DAN PEMBAYARAN
- Pasal 41 : Uang Muka Kerja 31
- Pasal 42 : Pembayaran 31
BAB V : LAIN-LAIN
- Pasal 43 : Aturan Peralihan 31
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1 Pengertian
Dalam Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa ini yang dimaksud dengan:
1. Pedoman adalah Pedoman untuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di PT Pabrik Gula Candi Baru.
2. Perusahaan adalah PT Pabrik Gula Candi Baru.
3. Dewan Komisaris adalah Dewan Komisaris Perusahaan.
4. Direktur adalah Pejabat yang berwenang merumuskan dan menetapkan kebijakan dan program umum Perusahaan sesuai dengan batasan wewenang sesuai dengan dengan Anggaran Dasar Perusahaan
5. Anggaran Perusahaan adalah Anggaran Perusahaan tahun berjalan yang telah disetujui dan disahkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.
6. Pengadaan Barang/Jasa adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang/jasa yang diperlukan oleh Perusahaan yang meliputi: pengadaan barang, jasa konstruksi, jasa konsultansi, dan jasa lainnya.
7. Pengguna adalah satuan/unit kerja Perusahaan yang memanfaatkan barang/jasa yang dilaksanakan pengadaannya.
8. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dalam hal ini adalah Direktur PT. PG. Candi Baru atau pejabat setingkat Kepala Bagian yang ditunjuk melalui SK Direktur.
9. Staf Pengadaan Barang/Jasa adalah unit kerja dalam Perusahaan yang mempunyai tugas pokok dan fungsi serta bertanggung jawab terhadap proses pengadaan barang/jasa.
10. Komite Pengadaan adalah tim ad hoc yang ditetapkan oleh Direktur dan bertugas untuk melakukan verifikasi hasil pengadaan sebelum diusulkan kepada Direktur dan ditetapkan sebagai pemenang.
11. Tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Jasa.
12. Seleksi adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Jasa Konsultansi.
13. Penyedia Barang/Jasa adalah Badan Usaha berupa Perusahaan Besar (pemasok/ supplier, importir, agen), Usaha Kecil Menengah (UKM), dan Koperasi atau orang/ perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan Barang/Jasa.
14. Peserta adalah Penyedia yang memasukkan penawaran pengadaan barang/jasa.
15. Pelaksana adalah Penyedia yang ditunjuk atau peserta yang dinyatakan sebagai pemenang dalam Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung untuk melaksanakan penyediaan barang/jasa.
16. Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Pejabat yang ditunjuk atau diberi wewenang atau kuasa untuk melaksanakan pengadaan, yaitu Staf Pengadaan Barang/Jasa dan Komite Pengadaan maupun Peserta pengadaan barang/jasa, yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
17. Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) adalah nilai isian dalam persentase dari komponen produksi dalam negeri termasuk biaya pengangkutannya yang ditawarkan dalam item penawaran harga barang maupun jasa.
18. Tim Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) adalah Tim yang dibentuk oleh Direktur untuk memonitor dan memastikan penggunaan komponen dalam negeri pada Pengadaan Barang dan/atau Jasa.
19. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna barang/jasa, di luar barang dagangan.
20. Barang/Jasa Tertentu Yang Bersifat Substansial adalah barang/jasa tertentu yang jenis dan nilainya ditetapkan oleh Direktur dengan persetujuan Dewan Komisaris dan bukan bersifat rutin.
21. Jasa Konsultansi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang keilmuan, yang dilaksanakan oleh konsultan dalam bentuk badan usaha atau orang Perseorangan dalam rangka mencapai sasaran tertentu.
22. Jasa Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian kegiatan yang meliputi pembangunan, pengoperasian, pemeliharaan, pembongkaran, dan pembangunan kembali suatu bangunan, termasuk tapi tidak terbatas pada teknologi rancang bangun, yang secara teknis dan spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna dan
proses serta pelaksanaannya diawasi oleh Pengguna.
23. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, jasa Konstruksi dan pemasokan barang yang dilaksanakan oleh penyedia jasa berbentuk badan usaha atau orang perseorangan.
24. Produksi Dalam Negeri adalah berbagai jenis barang/jasa yang dibuat dan atau dihasilkan di dalam negeri.
25. e-Purchasing/Pembelian secara Elektronik adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik.
26. e-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang menggunakan sarana elektronik (internet, electronic data Interchange dan e-mail).
27. Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dengan persyaratan tertentu yang dilakukan sendiri oleh Perusahaan mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai dengan pelaporan.
28. Dokumen Pemilihan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa yang memuat informasi dan/atau ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan barang/Jasa.
29. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya dari penyedia barang/jasa sebelum memasukkan penawaran.
30. Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya dari peserta pengadaan barang/jasa setelah memasukkan penawaran.
31. Beauty Contest adalah salah satu proses penilaian atau evaluasi atas penawaran yang disampaikan oleh peserta pengadaan barang/jasa, melalui presentasi teknis dan tanya-jawab.
32. Surat Jaminan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank Umum/Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi yang diserahkan oleh penyedia barang/Jasa kepada Staf Pengadaan Barang/Jasa dalam Perusahaan untuk menjamin terpenuhinya kewajiban penyedia barang/Jasa.
33. Sanggahan adalah hak peserta pengadaan barang/jasa yang merasa dirugikan
untuk mengajukan keberatan secara tertulis atas hasil pengumuman pemenang pelaksana penyediaan barang/dan jasa.
34. Daftar Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (DPP) adalah formulir pengajuan pengadaan barang/jasa.
35. Formulir Kebutuhan Barang/Jasa Mendesak adalah formulir pengajuan pengadaan barang/jasa yang proses pengadaannya harus dilakukan secepat mungkin karena dapat mengganggu jalannya operasional giling dan dilengkapi dengan alasan pengajuan, harga dan ketersediaan anggaran.
36. Surat Pesanan (SP) adalah surat pemesanan untuk Pembelian Langsung barang atau produk dengan spesifikasi sederhana atau umum.
37. Surat Penetapan Pesanan (SPP) adalah surat yang diterbitkan/dikeluarkan oleh perusahaan yang bertujuan untuk memesan suatu barang atau produk kepada supplier, mitra atau distributor. Dapat juga berfungsi sebagai alat untuk menindaklanjuti penawaran yang dilakukan oleh suatu pihak pada beberapa waktu sebelumnya.
38. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perintah untuk pelaksanaan pekerjaan.
39. Kontrak adalah perjanjian tertulis antara perusahaan dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana Swakelola yang berisi ketentuan-ketentuan yang tidak tercantum di dalam SPP/SPK atau untuk kerjasama yang tidak membutuhkan SPK.
40. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) adalah surat perintah yang diterbitkan perusahaan kepada penyedia barang/jasa untuk memulai pekerjaan sambil menunggu diterbitkannya SPK/Kontrak.
41. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE) adalah harga dasar yang dikalkulasikan secara keahlian untuk menilai kewajaran harga penawaran.
42. Uang Muka adalah pembayaran sebagian dari jumlah harga yang telah disepakati oleh perusahaan dan penyedia barang/jasa sesuai dengan dan akan diperhitungkan dalam pembayaran barang/jasa kepada penyedia barang/jasa.
43. RKAP adalah Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahun berjalan.
44. Portal PT Rajawali Nusantara Indonesia (Persero) adalah pintu gerbang sistem informasi elektronik yang terkait dengan informasi pengadaan barang/jasa yang dikelola oleh PT Rajawali Nusantara Indonesia (Persero).
45. Pembelian Langsung adalah pembelian terhadap barang yang terdapat di pasar, dengan demikian nilainya berdasarkan harga pasar, termasuk E-purchasing, dengan nilai pengadaan barang sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
46. Pengadaan Langsung adalah pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan tidak ada batasan jumlah penawaran.
47. Penunjukan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya dalam keadaan tertentu atau penunjukan Penyedia Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya melalui beauty contest.
48. Tender Terbatas/Seleksi Terbatas adalah Pengadaan Barang/Jasa yang ditawarkan kepada pihak terbatas sekurang-kurangnya 2 (dua) penawaran. Dapat
diikuti oleh penyedia yang memenuhi syarat, dengan nilai pengadaan di atas Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 30.000.000.000,- (tiga
puluh milyar rupiah).
49. Tender Umum/Seleksi Umum adalah Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa lainnya yang diumumkan secara luas melalui media massa dan dapat diikuti oleh semua penyedia Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Konsultansi/
Jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi dengan nilai pekerjaan di atas Rp. 30.000.000.000,- (tiga puluh milyar rupiah).
50. Post Bidding adalah segala sesuatu yang bersifat menambah, mengurangi atau mengubah Dokumen Pemilihan setelah batas akhir pemasukan penawaran.
Pasal 2 Tujuan
Tujuan pengaturan mengenai Pengadaan Barang dan Jasa ini adalah:
1. Menghasilkan Barang dan Jasa yang tepat kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.
2. Mendukung penciptaan nilai tambah di Perusahaan.
3. Meningkatkan efisiensi.
4. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan kemandirian, tanggung j awab, dan profesionalisme.
6. Mewujudkan pengadaan yang menghasilkan value for money dengan cara yang fleksibel dan inovatif namun tetap kompetitif, transparan, akuntabel dilandasi etika pengadaan yang baik.
7. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.
8. Meningkatkan peran pelaku usaha nasional.
9. Meningkatkan sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan, dan/atau Perusahaan Terafiliasi BUMN.
Pasal 3 Prinsip Umum
Pengadaan barang/jasa Wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Efisien berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seoptimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Efektif berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan Perusahaan.
3. Kompetitif berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi Penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
4. Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis dan administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyediaan barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyediaan barang/jasa yang berminat.
5. Terbuka berarti pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia
Barang dan Jasa yang memenuhi syarat.
6. Adil dan Wajar berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat.
7. Akuntabel berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.
Pasal 4 Kebijakan
Pengadaan Barang dan Jasa wajib menerapkan Kebijakan antara lain :
1. Meningkatkan kualitas perencanaan yang konsolidatif dan strategi Pengadaan Barang/Jasa untuk mengoptimalkan value for money.
2. Menyelaraskan tujuan pengadaan dengan pencapaian tujuan perusahaan.
3. Melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa yang lebih transparan, kompetitif, dan akuntabel.
4. Mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun, perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi Usaha Kecil dan Menengah dan Koperasi sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan.
5. Memberikan kesempatan kepada anak perusahaan dan/atau sinergi antar BUMN/Anak Perusahaan/ Perusahaan Terafiliasi BUMN.
6. Memanfaatkan teknologi informasi.
7. Melaksanakan pengadaan yang strategis, modern dan inovatif.
8. Memperkuat pengukuran kinerja pengadaan dan pengelolaan risiko.
9. Melaksanakan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
10. Melaksanakan Sistem Manajemen Anti Suap (SMAP).
Pasal 5
Maksud dan Tujuan
1. Maksud diberlakukannya Pedoman ini adalah untuk memperjelas tugas, tanggungjawab, hak dan kewenangan dari organ pengadaan barang/jasa dan Penyedia barang/jasa, dalam proses pengadaan barang/jasa bagi perusahaan.
2. Tujuan Pedoman ini adalah untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup, dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu, secara efektif dan efesien, berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Pasal 6 Ruang Lingkup
Pedoman ini berlaku untuk semua pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh Perusahaan yang pembiayaannya seluruhnya bersumber dari Anggaran Perusahaan.
Pasal 7 Etika Pengadaan
Para Pihak Terkait dalam pengadaan barang/jasa wajib mematuhi etika pengadaan barang/jasa, yaitu:
1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
2. Bekerja secara profesional, mandiri, dan menjaga kerahasiaan informasi yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah penyimpangan Pengadaan Barang/Jasa.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan.
4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis pihak yang terkait.
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang berakibat persaingan usaha tidak sehat dalam Pengadaan Barang/Jasa.
6. Menghindari dan mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan Perusahaan.
7. Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Perusahaan.
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak berjanji akan memberi hadiah, imbalan atau berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa sesuai Kebijakan Anti Penyuapan PT PG Candi Baru.
9. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat, dan apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa sesuai Kebijakan Anti Penyuapan PT PG Candi Baru.
Pasal 8
Organ Pengadaan Barang/jasa
Organ pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut:
1. Direktur.
2. Pejabat Pembuat Komitmen(PPK).
3. Staf Pengadaan 4. Komite Pengadaan
Pasal 9
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Direktur
a. Menetapkan PPK.
b. Menetapkan Komite Pengadaan.
c. Menetapkan Pemenang atas Tender/Seleksi sesuai batas kewenangannya.
d. Menandatangani SPP, SPK dan Kontrak sesuai batas kewenangannya.
2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
1) Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dalam hal ini adalah Direktur atau pejabat setingkat Kepala Bagian yang ditunjuk melalui SK Direktur.
2) Dalam pelaksanaan tugasnya, PPK dibantu oleh Staf Pengadaan.
3) Menandatangani SP, SPK, dan Kontrak untuk pembelian langsung atau pengadaan langsung dengan nominal sampai dengan Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). PPK untuk pengadaan barang/jasa dengan nominal sampai dengan Rp.50.000.000 (lima puluh juta rupiah) adalah pejabat setingkat Kepala Bagian yang ditunjuk melalui SK Direktur.
4) Menandatangani SPMK, SPP, SPK, dan Kontrak diatas Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). PPK untuk pengadaan barang/jasa dengan nominal di atas Rp.50.000.000 (lima puluh juta rupiah) adalah Direktur.
b. Tugas:
1) Menangani, memeriksa dan menyampaikan keputusan sanggahan.
2) Menetapkan pemenang atas pengadaan barang/jasa.
c. Bertanggung jawab atas : 1) Rancangan Kontrak.
2) Menandatangani SPMK, SP, SPP, SPK, dan Kontrak sesuai batas kewenangannya.
3) Wajib menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking).
3. Komite Pengadaan
a. Tim ad hoc yang beranggotakan pimpinan setingkat Kepala Bagian yang
ditunjuk melalui SK Direktur.
b. Bertanggungjawab untuk melaksanakan proses negosiasi harga kepada penyedia barang/jasa dan hanya terbatas pada Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan dengan cara Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung dan nilainya diatas Rp. 100.000.000 (seratus juta rupiah).
c. Melaporkan hasil negosiasi pengadaan barang/jasa kepada Direktur.
4. Staf Pengadaan Barang/Jasa Tugas:
1) Melaksanakan kegiatan administrasi pengadaan barang/jasa.
2) Menyiapkan dan menyimpan dokumen pengadaan barang/jasa.
3) Membuat rekam jejak (track record) penyedia barang/jasa.
4) Melakukan pemilihan rekanan.
5) Melakukan proses pengadaan barang/jasa dengan cara Tender/Seleksi/
Penunjukan Langsung.
6) Melakukan Pembelian Langsung.
7) Menyiapkan draft SP, SPP, SPMK, SPK dan Kontrak Standar untuk ditandatangani oleh PPK sesuai batas kewenangan.
8) Memberikan SP/SPP/SPMK/SPK/Kontrak ke Penyedia Barang/Jasa.
9) Memberikan tembusan SP/SPP/SPK ke Pengguna, Gudang Material dan APK.
BAB II
KETENTUAN PELAKSANAAN PENGADAAN
Pasal 10
Persyaratan Pengadaan Barang/Jasa
Setiap permohonan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang diajukan oleh Pengguna harus memenuhi salah satu syarat berikut:
1. Tercantum dalam RKAP pada tahun anggaran berjalan, atau
2. Barang/jasa tersebut diperlukan untuk kepentingan kelancaran kegiatan Perusahaan.
Pasal 11
Penggunaan Produksi Dalam Negeri
1. Perusahaan mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil.
2. Dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri, Pengguna dapat memberikan preferensi penggunaan produksi dalam negeri dengan tetap mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Pengguna memberikan preferensi harga atas produk dalam negeri yang memiliki nilai tingkat komponen dalam negeri lebih besar atau sama dengan 25% (dua puluh lima persen);
4. Preferensi harga untuk barang diberikan paling tinggi 25% (dua puluh lima persen);
5. Preferensi harga untuk jasa konstruksi yang dikerjakan oleh perusahaan dalam negeri diberikan paling tinggi 7,5% (tujuh koma lima persen).
6. Guna memonitor dan memastikan penggunaan komponen dalam negeri dalam Pengadaan Barang dan/atau Jasa, Direksi membentuk Tim Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN).
Pasal 12
Pengajuan dan Persetujuan
1. Setiap pengajuan pengadaan barang/jasa harus melampirkan penjelasan atau uraian teknis.
2. Pengadaan dapat dilaksanakan setelah mendapat persetujuan Kepala Bagian terkait.
Pasal 13
Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa
1. Untuk mengetahui kemampuan dasar dari Penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan kualifikasi calon penyedia. Kualifikasi dilakukan dengan cara prakualfikasi atau pascakualifikasi.
2. Prinsip-prinsip umum kualifikasi:
a. Persyaratan kualifikasi harus merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pengadaan yang menciptakan persaingan yang sehat secara luas.
b. Dalam proses kualifikasi, Staf Pengadaan Barang/Jasa tidak boleh melarang, menghambat dan membatasi keikutsertaan calon peserta.
c. Penyedia barang/jasa wajib menandatangani surat pernyataan di atas meterai bahwa semua informasi yang disampaikan adalah benar dan apabila ditemukan ketidaksesuaian atas informasi yang disampaikan, akan dikenakan sanksi blacklist dan tidak dapat diundang kembali sebagai penyedia.
Pasal 14
Harga Perkiraan Sendiri
1. Pengadaan barang/jasa melalui Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung menyertakan HPS.
2. HPS merupakan dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk Pengadaan Barang/jasa Konstruksi/Jasa lainnya dan Pengadaan Jasa Konsultansi.
3. HPS disusun oleh Pengguna untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 50.000.000,- (limapuluh juta rupiah).
4. Usulan HPS dari Pengguna diverifikasi dan ditetapkan oleh Kepala Bagian.
5. HPS yang sudah diverifikasi oleh Kepala Bagian dilampirkan dalam pengajuan permintaan pengadaan barang/jasa.
6. Perubahan HPS dapat dilakukan sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
Pasal 15
Metode Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pembelian Langsung.
2. Pengadaan Langsung.
3. Penunjukan Langsung.
4. Tender Terbatas/Seleksi Terbatas.
5. Tender Umum/Seleksi Umum.
6. Swakelola.
7. E-Purchasing.
8. E-Procurement.
9. Repeat Order.
Pasal 16
Batasan Nilai Pengadaan Barang/Jasa
Batasan Nilai pengadaan barang/jasa berdasarkan nilai yang diperoleh dari perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah:
1. Batasan Nilai untuk Pembelian Langsung adalah sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
2. Batasan Nilai untuk Pengadaan Langsung adalah sampai dengan Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah).
3. Batasan Nilai untuk Tender Terbatas/Seleksi Terbatas adalah di atas Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 30.000.000.000,- (tiga
puluh milyar rupiah).
4. Batasan Nilai untuk Tender Umum/Seleksi Umum adalah di atas Rp. 30.000.000.000,- (tiga puluh milyar rupiah).
Pasal 17
Pembelian Langsung
1. Pembelian langsung dilaksanakan dengan memilih satu penyedia barang yang terdapat di pasaran berdasarkan harga yang umum.
2. Pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang menggunakan bukti pembelian atau kuitansi.
3. Syarat-syarat pembelian:
a. Merupakan kebutuhan operasional.
b. Teknologi sederhana.
c. Risiko kecil.
Pasal 18
Pengadaan Langsung
Pengadaan Langsung adalah pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Jasa
Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan tidak ada batasan jumlah penawaran.
Pasal 19
Penunjukan Langsung
1. Penunjukan langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya dalam keadaan tertentu, atau;
2. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya melalui beauty contest.
3. Penunjukan langsung harus memenuhi minimal salah satu dari persyaratan:
a. Barang/jasa yang bersifat khusus, yaitu:
1) Barang/jasa bersifat knowledge intensive.
2) Berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah.
3) Pekerjaan konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan.
4) Perpanjangan sewa gedung/kantor.
5) Barang/jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment Manufacture.
6) Konsultan Perorangan atau Tenaga Ahli tertentu.
7) Advokat dan Konsultan Hukum.
8) Notaris.
9) Konsultan Keuangan dan Manajemen 10) Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP).
11) Pusat Penelitian Perkebunan Gula Indonesia (P3GI)
12) Tanah dan atau bangunan untuk keperluan kegiatan perusahaan yang berupa kantor, rumah dinas, gudang, dan pabrik.
b. Keadaan tertentu, yaitu :
1) Pekerjaan yang tidak dapat ditunda.
2) Penyedia hanya satu.
3) Jika Tender/Seleksi sudah 2 (dua) kali gagal.
4) Barang/jasa dimiliki oleh agen tunggal.
5) Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan karyawan dan aset strategis perusahaan.
6) Barang/jasa sepanjang ada kaitannya dengan pekerjaan sebelumnya dan/atau memiliki riwayat pekerjaan yang sama.
7) Barang/jasa yang bersifat pengembangan usaha baru atas penugasan Pemerintah dalam hal ini Pemegang Saham.
8) Repeat Order.
9) Penanganan darurat akibat bencana.
10) Pekerjaan lanjutan yang tidak dapat dipecah dari sebelumnya.
c. Syarat-syarat Penyedia Jasa untuk ayat 3 butir a.6 sampai dengan butir a.13, antara lain namun tidak terbatas pada:
1) Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
2) Memiliki sertifikat keahlian/profesi dan atau surat ijin praktek yang masih berlaku sesuai bidangnya yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifiaksi atau institusi yang berwenang.
3) Terdaftar pada asosiasi profesi sesuai bidangnya.
4) Memiliki pengalaman sesuai bidangnya.
d. Pengadaan tanah dan/atau bangunan untuk keperluan kegiatan perusahaan yang berupa kantor, rumah dinas, gudang, dan pabrik serta tanah untuk lahan pengganti dilaksanakan dengan cara pemilihan langsung oleh Tim Pengadaan Tanah atau Bangunan yang dibentuk Direktur.
e. Syarat minimal dan cara pengadaan tanah dan/atau bangunan:
1) Tanah harus memiliki dokumen legalitas yang sah atau bersertifikat dan untuk bangunan memiliki Ijin Mendirikan Bangunan serta Ijin Penggunaan Bangunan dan/atau Kelayakan Menggunakan Bangunan.
2) Tidak dalam kondisi sengketa hukum.
3) Peruntukan tanah berdasar ketentuan Rencana Umum Tata Ruang sesuai dengan rencana kebutuhan.
4) Pemeriksaan dan evaluasi atas pemenuhan syarat-syarat dilakukan oleh Tim Pengadaan Tanah.
5) Penilaian harga tanah dan atau bangunan dilakukan oleh Tim Penilai Internal atau oleh konsultan penilai independen.
6) Penetapan harga beli dilakukan oleh Direktur.
7) Perjanjian jual beli dilaksanakan dihadapan Pejabat Pembuat Akta Tanah.
f. Penyedia barang/jasa adalah BUMN, anak perusahaan, anak perusahaan BUMN lain, anak perusahaan patungan atau perusahaan afiliasi, sepanjang harga dan kualitas dapat dipertanggungjawabkan dengan memprioritaskan anak perusahaan atau perusahaan terafiliasi.
g. Penyedia barang/jasa melalui Integrated Supply Chain (ISC).
h. Penyedia barang/jasa melalui Koperasi Karyawan Sarimanis PT PG Candi Baru.
Pasal 20
Tender Terbatas/Seleksi Terbatas
1. Tender Terbatas/Seleksi Terbatas adalah Pengadaan Barang/Jasa yang ditawarkan kepada pihak terbatas sekurang-kurangnya 2 (dua) penawaran.
Dapat diikuti oleh penyedia yang memenuhi syarat, dengan nilai pengadaan di
atas Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 30.000.000.000,- (tiga puluh milyar rupiah).
2. Tender Terbatas/Seleksi Terbatas dapat dilaksanakan dengan sekurang- kurangnya terdapat 2 (dua) penawar yang sah.
3. Tender Terbatas/Seleksi Terbatas dapat dilakukan klarifikasi teknis.
Pasal 21
Tender Umum/Seleksi Umum
1. Tender Umum/Seleksi Umum dilaksanakan dengan mengumumkan secara luas melalui media massa, papan pengumuman dan website perusahaan guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pengadaan barang/jasa.
4. Jumlah penawar yang sah sekurang-kurangnya diikuti oleh 3 (tiga) penawar yang sah.
5. Tender Umum/Seleksi Umum dapat dilakukan klarifikasi teknis.
Pasal 22 Swakelola
1. Swakelola dilaksanakan dengan persetujuan Direktur atas suatu pekerjaan yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
a. Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan dan memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia dan sesuai dengan fungsi dan tugas pokok Pengguna.
b. Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat setempat.
c. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh Penyedia.
d. Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia akan menanggung risiko yang besar.
e. Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, atau penyuluhan.
f. Pekerjaan untuk proyek percontohan atau pilot project yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh Penyedia.
g. Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijakan, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu dan penelitian oleh perguruan tinggi atau lembaga ilmiah.
h. Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi Perusahaan.
Pasal 23 e-Purchasing
e-Purchasing dilaksanakan untuk Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya yang sudah tercantum dalam katalog elektronik.
Pasal 24 e-Procurement
1. Pengadaan barang/jasa dengan sarana e-Procurement dilaksanakan apabila sarana dan prasarana elektronik sudah tersedia baik dari sisi internal maupun eksternal.
2. Cara Pengadaan Barang/jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 butir 2
sampai dengan butir 5 dapat dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik.
3. Dalam hal pengadaan barang/jasa oleh Perusahaan menggunakan sarana e-Procurement dihubungkan dengan portal utama PT Rajawali Nusantara
Indonesia (Persero) atau portal e-Procurement PT PG Candi Baru.
Pasal 25
Pengadaan Barang/Jasa Yang Tidak Ada Anggarannya
Pengadaan barang/jasa yang tidak ada anggarannya dilakukan sesuai mekanisme Pedoman Pelaksanaan RKAP.
Pasal 26
Pengadaan Barang/Jasa Tahun Jamak (Multi-Years)
Untuk pekerjaan atau sistem pembayaran yang memiliki jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun atau tahun jamak (multi-years), maka Perusahaan dapat melakukan pengadaan barang/jasa 1 (satu) kali untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun kalendar yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dari Perusahaan, sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggung-jawabkan.
Pasal 27
Pengulangan Pengadaan Barang/Jasa (Repeat Order)
Pengulangan pengadaan barang/jasa (repeat order) berdasarkan hasil pengadaan sebelumnya dapat dilaksanakan dengan persyaratan:
1. Tidak ada perubahan spesifikasi barang/jasa.
2. Harga satuan sama atau lebih rendah.
3. Repeat order dapat dilaksanakan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali dan dalam jangka waktu 1 (satu) tahun.
4. Repeat Order hanya dapat dilaksanakan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat rutin.
Pasal 28
Pekerjaan Tambah Kurang Pekerjaan tambah kurang dapat dilakukan sepanjang:
1. Jangka waktu kontrak masih berlaku.
2. Spesifikasi barang/jasa tambahan tidak berubah, atau apabila terdapat tambahan barang/jasa dengan spesifikasi baru harus merupakan kelengkapan dari paket barang/jasa yang diadakan.
3. Nilai pekerjaan tambah kurang tidak melebihi 25% dari nilai kontrak awal.
Pasal 29
Penyampaian Dokumen Penawaran
1. Penyedia barang/jasa memasukkan Dokumen Penawaran dalam jangka waktu dan sesuai persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan.
2. Dokumen Penawaran yang disampaikan melampaui batas akhir pemasukan penawaran tidak dapat diterima oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa.
3. Penyedia Barang/Jasa dapat mengubah, menambah dan/atau mengganti Dokumen Penawaran sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
Pasal 30
Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
1. Untuk memperjelas Dokumen Pengadaan Barang/Jasa, Staf Pengadaan Barang/Jasa dan/atau Pengguna mengadakan pemberian penjelasan.
2. Staf Pengadaan Barang/Jasa dan/atau Pengguna dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan.
3. Pemberian penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang ditandatangani oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa dan Pengguna dan semua semua peserta yang hadir.
4. Staf Pengadaan Barang/Jasa memberikan salinan Berita Acara Pemberian Penjelasan dan Adendum Dokumen Pengadaan kepada seluruh peserta yang menghadiri.
5. Apabila tidak ada peserta yang hadir atau yang bersedia menandatangani Berita Acara Pemberian Penjelasan, maka Berita Acara Pemberian Penjelasan cukup ditandatangani oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa dan Pengguna dan Berita Acara tersebut sah.
6. Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran.
Pasal 31
Evaluasi Penawaran
1. Evaluasi penawaran dilakukan oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa dan Pengguna sesuai dengan batas kewenangannya dan harus berpedoman pada tata cara/kriteria yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.
2. Dalam evaluasi penawaran, Staf Pengadaan Barang/Jasa dan Pengguna serta Penyedia Barang/Jasa dilarang melakukan tindakan post bidding.
Pasal 32
Evaluasi Penawaran Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi
1. Metode Evaluasi Penawaran
Evaluasi penawaran oleh Pengguna dapat dilaksanakan dengan salah satu metode berikut ini:
a. Metode Gugur
Metode ini dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang/jasa serta digunakan dalam menilai komponen teknis dari penawaran.
b. Metode Nilai
1) Evaluasi dengan metode nilai digunakan untuk pengadaan kompleks dengan prioritas bobot perhitungan yang menekankan keunggulan teknis.
2) Metode Nilai digunakan dengan pendekatan kuantitatif yaitu dengan memberikan nilai/angka pembobotan terhadap unsur-unsur yang dinilai, sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
3) Evaluasi sistem penilaian biaya selama umur ekonomis digunakan untuk
pengadaan Barang/Jasa Konstruksi yang memperhitungkan faktor-faktor umur ekonomis, harga, biaya operasional, biaya pemeliharaan, dan jangka waktu operasi tertentu
2. Batas atas penawaran adalah senilai HPS.
Pasal 33
Evaluasi Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi dan Jasa Lainnya
1. Metode evaluasi penawaran dalam pengadaan jasa konsultansi dan jasa lainnya dapat menggunakan:
a. Metode evaluasi berdasarkan kualitas.
b. Metode evaluasi berdasarkan kualitas digunakan untuk pekerjaan yang : 1) Mengutamakan kualitas sebagai faktor yang menentukan.
2) Lingkup pekerjaan sulit ditetapkan dalam KAK.
c. Metode evaluasi berdasarkan kualitas dan biaya.
1) Lingkup, output, waktu penugasan dan hal-hal lain dapat diperkirakan dengan baik dalam KAK; dan/atau.
2) Besarnya biaya dapat ditentukan dengan mudah, jelas dan tepat.
d. Metode evaluasi berdasarkan biaya terendah.
Metode evaluasi berdasarkan biaya terendah digunakan untuk pekerjaan yang bersifat sederhana dan standar.
Pasal 34 Sanggahan
1. Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/jasa dengan cara Tender/Seleksi, maka pihak yang kalah pada saat pengumuman pemenang berhak untuk mengajukan sanggahan.
2. Sanggahan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 hanya yang berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan prosedur atau tata
cara Tender/Seleksi.
3. Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak diumumkannya pemenang.
4. Pihak yang menyanggah wajib menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar maksimum nilai jaminan penawaran (bid bond) dan melampirkan pembuktian sanggahan.
5. PPK dalam menangani dan memeriksa sanggahan dapat melibatkan pihak lain.
6. PPK menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalendar dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.
7. Apabila sanggahan benar maka Tender/Seleksi dinyatakan batal dan diadakan Tender/Seleksi ulang. Uang jaminan sanggahan dikembalikan kepada penyanggah.
8. Apabila sanggahannya terbukti tidak benar maka uang jaminan sanggahan akan menjadi hak Perusahaan.
9. Keputusan PPK sebagaimana dimaksud pada ayat 6 bersifat final.
Pasal 35
Jaminan dan Garansi
1. Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Jaminan kepada Staf Pengadaan Barang/Jasa untuk memenuhi kewajiban sebagaimana dipersyaratkan dalam Dokumen Pengadaan/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
2. Jaminan atas Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas:
a. Jaminan Penawaran.
b. Jaminan Uang Muka.
c. Jaminan Pelaksanaan.
d. Jaminan Pemeliharaan/Retensi.
e. Jaminan Sanggahan.
3. Jaminan Penawaran sebagaimana dimaksud pada ayat 2 butir (a) dan Jaminan Sanggahan sebagaimana dimaksud pada ayat 2 butir (e) hanya untuk pengadaan Jasa Konstruksi.
4. Jaminan atas Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada ayat 2 harus dapat dicairkan tanpa syarat (unconditional) sebesar nilai jaminan dalam waktu paling lambat 14 (empatbelas) hari kerja, setelah surat pernyataan wanprestasi dari Perusahaan diterima oleh Penerbit Jaminan.
5. Staf Pengadaan Barang/Jasa melakukan klarifikasi tertulis terhadap keabsahan Jaminan yang diterima.
6. Jaminan dari Bank Umum, Perusahaan Penjaminan atau Perusahaan Asuransi dapat digunakan untuk semua jenis Jaminan.
7. Perusahaan Penjaminan sebagaimana dimaksud pada ayat 5 adalah Perusahaan Penjaminan yang memiliki izin dari Menteri Keuangan.
8. Perusahaaan Asuransi penerbit Jaminan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) adalah Perusahaan Asuransi Umum yang memiliki izin untuk menjual produk jaminan (suretyship) sebagaimana ditetapkan oleh Menteri Keuangan.
Pasal 36 Jaminan
1. Jaminan Penawaran (Bid Bond) dari Peserta besarnya 1 % sampai dengan 3 % dari nilai penawaran.
2. Jaminan Uang Muka (Advance Payment Bond) sebesar uang muka yang dibayarkan oleh Perusahaan kepada Pelaksana.
3. Pengadaan Jasa konsultansi tidak diperlukan Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan, Jaminan Pemeliharaan dan Jaminan Sanggahan.
4. Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond) minimal sebesar 5% dari nilai kontrak untuk pengadaan barang/jasa dengan resiko pengadaan yang tinggi dan bernilai diatas Rp. 30.000.000.000 (tiga puluh milyar rupiah).
5. Jaminan Pemeliharaan atau Retensi adalah nilai pembayaran yang ditahan oleh Perusahaan untuk waktu tertentu yang diatur dalam Kontrak sesuai jenis pekerjaannya minimal sebesar 5% dari nilai kontrak. Jaminan Pemeliharaan diberlakukan untuk Pengadaan Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya yang membutuhkan masa pemeliharaan.
6. Garansi adalah jaminan yang diberikan oleh Pelaksana pengadaan Barang/Jasa
terhadap kualitas dan mutu Barang/Jasa dalam masa tertentu.
7. Sertifikat Garansi diterbitkan oleh Produsen atau pihak yang ditunjuk secara sah oleh Produsen.
BAB Ill
PENETAPAN PELAKSANA DAN PERIKATAN
Pasal 37 Perikatan/Kontrak
Setiap pelaksanaan pengadaan, dibuatkan tanda bukti perjanjian yang dapat berbentuk sebagai berikut:
1. Surat Pesanan (SP).
Digunakan untuk Pembelian Langsung barang dengan spesifikasi sederhana atau umum dengan batasan nilai sampai dengan Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
2. Surat Penetapan Pesanan (SPP).
Digunakan untuk memesan suatu barang atau produk kepada supplier, mitra atau distributor dan/atau sebagai alat untuk menindaklanjuti penawaran yang dilakukan oleh suatu pihak pada beberapa waktu sebelumnya.
3. Surat Perintah Kerja (SPK).
Digunakan untuk pengadaan jasa pada semua metode pengadaan jasa.
4. Kontrak.
a. Digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan pengaturan yang rinci dan risiko pengadaannya tinggi antara Perusahaan dengan penyedia barang/jasa yang berisi ketentuan-ketentuan yang tidak tercantum di dalam SPP/SPK, atau;
b. Untuk kerjasama yang tidak membutuhkan SPK.
Pasal 38
Kewenangan Penandatanganan Perikatan/Kontrak
Kewenangan penandatanganan perikatan/kontrak pengadaan barang/jasa dilakukan
oleh Direktur atau Pihak yang diberi kewenangan oleh Direktur.
Pasal 39 Kontrak
1. Selama proses penyusunan Kontrak, penyedia dapat melaksanakan pekerjaan berdasarkan Surat Penetapan Pesanan (SPP), Surat Perintah Kerja (SPK) yang diterbitkan perusahaan.
2. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Surat Penetapan Pesanan (SPP), Surat Perintah Kerja (SPK) disiapkan oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa dan ditandatangani oleh PPK.
3. Pihak yang berwenang menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas nama Penyedia Barang/Jasa adalah Direksi yang disebutkan namanya dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar Penyedia Barang/Jasa, yang telah didaftarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
4. Pihak lain yang bukan Direksi atau yang namanya tidak disebutkan dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar sebagaimana dimaksud pada ayat 3, dapat menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa, sepanjang pihak tersebut adalah pengurus/karyawan perusahaan yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap dan mendapat kuasa atau pendelegasian wewenang yang sah dari Direksi atau pihak yang sah berdasarkan Akta Pendirian/Anggaran Dasar untuk menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
5. Apabila dipandang perlu kerena alasan teknis, PPK bersama Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan perubahan pada Kontrak yang meliputi:
a. menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum dalam Kontrak;
b. menambah dan/atau mengurangi jenis pekerjaan;
c. mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan;
atau
d. mengubah jadwal pelaksanaan.
6. Perubahan Kontrak sebagaimana dimaksud pada ayat 5 berlaku untuk pekerjaan yang menggunakan Kontrak Harga Satuan atau bagian pekerjaan
yang menggunakan harga satuan dari Kontrak Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan.
7. Pekerjaan tambah sebagaimana dimaksud pada ayat 6 dilaksanakan dengan ketentuan: tidak melebihi 25% (duapuluh lima perseratus) dari harga yang tercantum dalam perjanjian/Kontrak awal dan tersedia anggaran untuk pekerjaan tambah.
8. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utama berdasarkan Kontrak, dengan melakukan subkontrak kepada pihak lain, kecuali sebagian pekerjaan utama kepada Penyedia Barang/Jasa spesialis.
9. Pelanggaran atas ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat 8, Penyedia Barang/Jasa dikenakan sanksi berupa denda yang bentuk dan besarnya sesuai dengan ketentuan sebagaimana diatur dalam Dokumen Kontrak.
Pasal 40 Pemutusan Kontrak
1. Perusahaan dapat memutuskan Kontrak secara sepihak,apabila:
a. Penyedia Barang/Jasa lalai/cidera janji dalam melaksanakan kewajibannya dan tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan
b. Penyedia Barang/Jasa terbukti melakukan KKN, kecurangan dan/atau pemalsuan dalam proses Pengadaan yang diputuskan oleh instansi yang berwenang.
c. Pengaduan tentang penyimpangan prosedur, dugaan KKN dan/atau pelanggararan persaingan sehat dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/
Jasa dinyatakan benar oleh instansi yang berwenang.
2. Dalam hal pemutusan Kontrak dilakukan karena kesalahan Penyedia Barang/Jasa:
a. Jaminan Pelaksanaan dicairkan.
b. Sisa Uang Muka harus dilunasi oleh Penyedia Barang/Jasa atau Jaminan Uang Muka dicairkan.
c. Penyedia Barang/Jasa membayar denda keterlambatan.
d. Penyedia Barang/Jasa dimasukkan dalam Daftar Hitam.
BAB IV
UANG MUKA DAN PEMBAYARAN
Pasal 41 Uang Muka Kerja
1. Uang Muka Kerja (Advance Payment) dapat diberikan kepada Pelaksana sebesar 20% (dua puluh persen) dari Nilai Kontrak, apabila besarnya Uang Muka lebih dari 20% (dua puluh persen) harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Direktur.
2. Pada Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung pelaksana yang menerima uang muka wajib menyerahkan jaminan uang muka sebesar uang muka yang diterimanya. Jaminan uang muka tersebut diterbitkan oleh Bank Umum, perusahaan penjamin atau perusahaan asuransi yang mempunyai program asuransi kerugian (surentyship) sebagaimana telah terdaftar di kementerian keuangan / OJK
Pasal 42 Pembayaran
Pembayaran atas Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan dengan ketentuan yang diatur dalam Perikatan/Kontrak.
BAB V LAIN-LAIN
Pasal 43 Aturan Peralihan
Sebelum ditetapkannya jenis dan/atau nilai Barang/Jasa yang bersifat substansial oleh Direktur dan Dewan Komisaris, maka seluruh pelaksanaan Pengadaan Barang/jasa menggunakan tatacara sebagaimana diatur dalam Pedoman ini.
STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGADAAN BARANG/JASA
PT PABRIK GULA CANDI BARU 2022
DAFTAR ISI
- Metode Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa 1 - Pengadaan Barang/Jasa secara Umum 2
- Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 8
- Pembelian Langsung 13
- Pengadaan Langsung 17
- Penunjukan Langsung 22
- Tender Terbatas/Seleksi Terbatas 29
- Tender Umum/Seleksi Umum 39
- Swakelola 50
- E-Purchasing 56
- E-Procurement 60
Metode Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pembelian Langsung.
2. Pengadaan Langsung.
3. Penunjukan Langsung.
4. Tender Terbatas/Seleksi Terbatas.
5. Tender Umum/Seleksi Umum.
6. Swakelola.
7. E-Purchasing.
8. E-Procurement.
9. Repeat Order.
PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGADAAN BARANG/JASA
PT PABRIK GULA CANDI BARU 2022
I. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dimulai dari menyiapkan Daftar Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (DPP), dokumen pendukung dan anggaran sampai dengan pelaksanaan proses pengadaan dan pengarsipan.
II. PENGENDALIAN INTERNAL 1. Tersedia anggaran di RKAP.
2. Verifikasi anggaran oleh Kepala Bagian Terkait.
3. HPS/OE ditetapkan oleh Kepala Bagian Terkait.
4. Pengajuan Daftar Permintaan Pengadaan Barang/Jasa oleh Pengguna kepada Staf Pengadaan Barang/Jasa.
5. Ketersediaan Barang.
III. SISTEM OTORISASI
1. Daftar Permintaan Pengadaan Barang/Jasa disetujui dan ditandatangani oleh Direktur.
2. Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term Of Reference (TOR) ditandatangani oleh Kepala Bagian Terkait.
3. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Jasa yang telah diperiksa dan diverifikasi oleh Pengguna dan disetujui oleh Kepala Bagian. Apabila investasi maka harus diketahui oleh Direktur.
4. Berita Acara Selesai Masa Garansi yang telah diperiksa dan diverifikasi oleh Pengguna dan Kepala Bagian. Apabila investasi maka harus diketahui oleh Direktur.
IV. PIHAK TERKAIT 1. Direktur
2. Kepala Bagian Terkait 3. Pengguna
4. Komite Pengadaan
5. Pelaksana Pengadaan : Staf Pengadaan Barang/Jasa dibantu oleh Pengguna dan Komite Pengadaan sesuai kewenangannya.
6. PPK
V. DOKUMEN
1. Dokumen yang harus disiapkan dan diterbitkan oleh Pengguna antara lain namun tidak terbatas pada :
a. Dokumen (Surat/Memorandum/DPP) dilengkapi spesifikasi teknis.
b. Studi kelayakan (kajian aspek teknis dan keuangan) pada setiap pengajuan pengadaan barang/jasa investasi yang merupakan barang baru dan/atau bertujuan untuk peningkatan kinerja.
c. Anggaran dan/atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE).
d. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of Reference (TOR) e. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
f. Berita Acara Selesai Masa Garansi.
2. Dokumen yang disiapkan dan diterbitkan oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa dan/atau Pengguna dan/atau Komite Pengadaan antara lain namun tidak terbatas pada :
a. Surat undangan atau surat permintaan penawaran barang/jasa kepada Peserta Pengadaan Barang/Jasa.
b. Berita Acara Penjelasan (Aanwijzing).
c. Evaluasi Aspek Teknis.
d. Berita Acara Negosiasi.
e. Memorandum Hasil Tender/Seleksi/Pengadaan Langsung/Penunjukan Langsung kepada PPK perihal usulan pelaksana/pemenang pengadaan barang/jasa.
f. Berita Acara Selesai Masa Sanggah.
3. Dokumen yang diterbitkan oleh Peserta Pengadaan Barang/Jasa meliputi : a. Surat Penawaran Harga.
b. Dokumen persyaratan administrasi dan teknis.
c. Surat Jaminan.
VI. FLOW CHART PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM
Staf Pengadaan PPK
Pengguna Komite Pengadaan
Direktur/Kepala Bagian
Kabag Pengguna Direktur
Mulai
Meyiapkan form
DPP &
HPS
Verifikasi
DPP &
HPS
Menyiapkan
SP/SPP/SP MK/Kontra
Tandatangan
SP/SPP/SP MK/Kontra
Selesai Metode Pengadaan
- Pembelian Langsung - Pengadaan Langsung - Tender
Terbatas/Seleksi Terbatas - Tender Umum/Seleksi Umum
- Swakelola - E-Purchasing - E-procurement - Penunjukan Langsung
Menetapkan Pemenang
Arsip dan Distribusi
SP/SPP/SPKSP M/Kontrak
Negosiasi Harga
Membuat Memo Usulan
Pemenang Memo Metode
Pengadaan
> Rp. 50.000.000 s.d
Rp.50.000.000
Meyiapkan form
DPP
Nilai Pengadaan
s.d 100.000.000
> Rp.100.000.000 Membuat
disposisi negosiasi harga
Form Disposisi
Verifikasi
DPP &
HPS
BA Negosiasi
Negosiasi Harga BA Negosiasi
Melaksanakan Pengadaan Evaluasi Teknis
Hasil
Keterangan:
BA : Berita Acara
SPMK : Surat Perintah Mulai Kerja SP : Surat Pesanan
SPP : Surat Penetapan Pesanan SPK : Surat Perintah Kerja
VII. NARASI PENGADAAN BARANG/JASA SECARA UMUM
1. Pengguna menyiapkan DPP dilampiri dengan HPS yang telah diverifikasi.
Apabila nilai pengadaannya dibawah Rp. 50.000.000 (lima puluh juta rupiah) maka Pengguna tidak perlu melampirkan HPS.
2. Kepala Bagian melakukan verifikasi dokumen sesuai poin 1.
3. Staf Pengadaan Barang/Jasa melakukan proses Pengadaan Barang/Jasa.
4. Pengguna melakukan proses evaluasi aspek Teknis terhadap penawaran dari penyedia untuk pengadaan barang/jasa dengan metode pengadaan selain pembelian langsung.
5. Komite Pengadaan melakukan proses negosiasi harga untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai diatas Rp. 100.000.000 (serratus juta rupiah).
6. Staf Pengadaan Barang/Jasa membuat Memorandum Hasil Tender/Seleksi/
Pengadaan Langsung/Penunjukan Langsung perihal usulan pelaksana/
pemenang pengadaan barang/jasa kepada PPK.
7. PPK menetapkan pelaksana/pemenang pengadaan barang/jasa.
8. Staf Pengadaan Barang/Jasa menyiapkan SP untuk metode pembelian langsung dan SPP/SPMK/SPK/Kontrak untuk metode pengadaan selain pembelian langsung.
9. SP/SPP/SPMK/SPK/Kontrak yang telah ditandatangani pejabat yang berwenang diarsip oleh Staf Pengadaan Barang/Jasa dan didistribusikan kepada Penyedia barang/jasa, Pengguna, Akuntansi Keuangan,dan Gudang.
VIII. LAMPIRAN BENTUK FORMULIR
1. Formulir Daftar Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (DPP).
2. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of Reference (TOR).
3. Jadwal Pelaksanaan Pengadaan (time schedule).
4. Pengumuman Tender Umum/Seleksi Umum.
5. Surat undangan atau surat permintaan penawaran barang/jasa kepada Peserta Pengadaan Barang/Jasa.
6. Daftar Pengambilan Dokumen Tender.
7. Tanda Terima pengambilan Dokumen Tender 8. Berita Acara Penjelasan (Aanwijzing)
9. Daftar Hadir.
10. Tanda Terima pemasukan dokumen penawaran.
11. Pakta Integritas.
12. Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen.
13. Evaluasi Penawaran.
14. Berita Acara Klarifikasi Teknis.
15. Berita Acara Negosiasi.
16. Memorandum usulan calon pelaksana/pemenang pengadaan barang/jasa.
17. Berita Acara Selesai Masa Sanggah.
18. Berita Acara Serah Terima Jasa.
19. SP/SPP/SPMK/SPK/Kontak.
HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGADAAN BARANG/JASA
PT PABRIK GULA CANDI BARU 2022
I. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dimulai dari permintaan barang/jasa oleh Pengguna dan berakhir sampai dengan penandatanganan HPS oleh Kepala Bagian terkait.
II. PENGENDALIAN INTERN 1. Tersedia anggaran di RKAP.
2. Verifikasi anggaran oleh Kepala Bagian Terkait.
3. Permintaan pengadaan barang/jasa direkomendasikan oleh Pengguna dan telah mendapatkan persetujuan PPK.
4. HPS/OE diverifikasi oleh Pengguna.
III. SISTEM OTORISASI
1. Permohonan permintaan pengadaan barang/jasa ditandatangani oleh Pejabat Pengguna.
2. Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term Of Reference (TOR) ditandatangani oleh Kepala Bagian terkait.
3. HPS/OE ditetapkan oleh Kepala Bagian Terkait.
IV. PIHAK TERKAIT 1. Direktur.
2. Kepala Bagian.
3. Pengguna.
4. Staf Pengadaan.
5. PPK.
V. DOKUMEN
1. Dokumen (Surat/Memorandum/Daftar Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (DPP)) dilengkapi spesifikasi teknis.
2. Dokumen HPS diantaranya : 1) Penetapan HPS oleh Pengguna.
2) Referensi harga dari berbagai sumber.
