Narasi ASM & Controller RSM Internal Audit
Department FD, Head of BU Accounting
SO Copy CAC
ASM mengisi Form Pengajuan 1. ASM membuat Internal
Memo pengajuan penghapusan piutang yang sudah memenuhi kriteria.
2. Internal Memo dikirimkan untuk persetujuan RSM
3. Setelah di setujui oleh RSM, akan diberikan kepada Controller untuk melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan (CAC, SO, Faktur, Copy KTP)
4. Setelah melengkapinya dokumen pendukung, akan diberikan kepada Field Audit untuk melakukan survey ke lapangan dan mendokumentasikan posisi terakhir dari outlet tsb.
5. Setelah selesainya survey lapangan, Field Audit akan membuatkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan melampirkan copy dokumen pendukung beserta foto untuk diajukan persetujuan dari IAM.
6. IAM menerima BAP untuk direview hasil survey dan memberikan rekomendasi pembebanan yang mengacu kepada ketentuan yang berlaku.
7. BAP yang sudah ditanda tangani oleh IAM, kemudian di berikan kepada Controller untuk kemudian diajukan kepada Finance Director (FD), dan Head of BU untuk persetujuan penghapusan piutang.
Untuk write off yang diajukan oleh Dept. Legal, Dept. Legal memberikan Berita Acara Legal (BAL) dan dokumen pendukung kepada Head of BU dan FD.
8. BAP yang sudah disetujui oleh FD dan Head of BU kemudian diberikan kepada accounting untuk membuatkan jurnal (pencatatan) dan diberikan kepada Controller untuk melunasi di sistem.
Jika Head of BU dan atau FD tidak menyetujui write off maka berita acara dan dokumen dikembalikan ke cabang untuk diskusi alternatif solusi. Approved? Survey lapangan by field audit Buat BAP disertai foto BAP + foto Tanda tangan pada BAP & rekomendasi Dok Pendukung BAP + foto Controller lengkapi semua dokumen pendukung No Yes Dok Pendukung Tanda tangan pada BAP Approved? Tanda tangan pada BAP BAP + foto Dok Pendukung
Buat Jurnal & kirim ke Controller File (BAP) Yes Diskusi utk alternatif solusi No Jurnal Input pelunasan di sistem Copy Faktur asli Copy KTP SO Copy CAC Copy Faktur asli Copy KTP BAP + foto Dok Pendukung
Nama Proses 6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Produk Sample (Untuk Brand Pokka dan Guinness Zero)
Working Area Area (Budget Bottom Up)
Proses pengajuan Proses Checking budget
dan input Navision
Proses Approval Proses permintaan free
product/sample
Proses Pemberian free product/sample
Proses verifikasi claim / Pembiayaan
Proses penggantian claim / Pembiayaan
Pemilik proses ASR/Sales Admin Budget Admin Budget ASR /Sales, Subdist Subdist Admin Budget, Accounting
DI di HO Accounting DI di HO
Dokumen PA RFMF, PA RFMF, PA RFMF, PA Delivery Order (DO)
SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet)
SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet)
Otoritas ASM/RSM BrM / NSM / Head of BU Admin Budget, Accounting
HO
Finance & Accounting Manager
Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya
Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan
Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)
SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT Dima, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC
Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor
Untuk Brand Pokka
Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui oleh BrM
Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari Regional Sales Manager
Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari
Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM
Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.
Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU
Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU
Untuk Brand Guinness Zero
Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU
Keterangan
Ketentuan
Nama Proses 6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Produk Sample (Brand Pokka)
Working Area Head Office (Budget Top Down)
Proses pengajuan Proses Checking budget
dan input Navision
Proses Approval Proses permintaan free
product/sample
Proses Pemberian free product/sample
Proses verifikasi claim / Pembiayaan
Proses penggantian claim / Pembiayaan
Pemilik proses Brand Associate (BA) /
Brand Spv (Br Spv) Admin Sales Admin Sales BA/Br Spv , Subdist Subdist
Admin Budget, Accounting
DI di HO Accounting DI di HO
Dokumen PA RFMF, PA RFMF, PA RFMF, PA Delivery Order (DO)
SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet)
SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet)
Otoritas Brand Manager (BrM) BrM / NSM / Head of BU Admin Budget, Accounting
HO
Finance & Accounting Manager
Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya
Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan
Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)
SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT Dima, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC
Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor
Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui oleh BrM
Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari BrM
Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari
Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM
Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.
Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU
Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU
Keterangan
Unit Proses
6.2.1. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT & SAMPLE AREA
(BRAND POKKA & GUINNESS ZERO)
Narasi ASR/Sales ASM/RSM/BrM/
NSM/Head of BU Admin Budget
PA (Ttd ASM/RSM)
PA (Ttd ASM/RSM)
PA