DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT NON ALCOHOL BEVERAGE (NAB)

(1)

DIMA GROUP

Tahun pembuatan

:

2014

Jilid

:

1 ( satu )

Nomor

:

0001/SOP/NAB/2014

Tanggal dikeluarkan

:

24 November 2014

Di setujui oleh

:

Finance Director dan Head of NAB

Last Updated

:

-KETENTUAN DAN PROSEDUR

( S.O.P )

BUSINESS UNIT

(2)

(3)

KATA PENGANTAR

i

I. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Business Unit (BU) NAB

1 Struktur Organisasi Corporate Controller

2 II. Tabel Kesetaraan Otoritas

2A

III. Ketentuan dan Prosedur

A KEGIATAN DAGANG

1 Pemesanan Barang Dagangan

1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan

Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………

3 1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ……….

4 1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan Import ke Supplier /

Importir ……….

5 1.4. Flow Retur Pembelian Barang Dagangan Dari Gudang Pusat

BU/Cabang ke Pabrik ………

6 2 Kerja Sama Dengan Pelanggan

2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer)

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open

Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang

Taking Order dan Kanvas) ………..

7 2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe

Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking

Order/Kanvas ………..

8 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open

Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang

Taking Order/Kanvas) ………..

9 2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe

Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking

Order/Kanvas ………..

10 2.2. Dealer

2.2.1. Flow Penunjukan Dealer Baru ………

11-12

2.2.2. Standar Form Untuk Penunjukan Dealer ………

13 2.2.3. Flow Perpanjangan Dealer ………

14-15

2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan

Kontrak Dealer ………

16

(4)

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer ………..

17 2.2.6. Standar Data / Perijinan Untuk

Penunjukan / Perpanjangan Dealer ………

18 2.3. Sub Distributor

2.3.1. Flow Penunjukan Sub Distributor Baru ………..

19-20

2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Sub

Distributor Baru ……….

21 2.3.3. Flow Perpanjangan Kontrak Sub Distributor ………..

22-23

2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan

Kontrak Sub Distributor ………..

24 2.3.5. Standar Data / Perijinan Untuk

Penunjukan / Perpanjangan Subdist ………

25 2.4. Ketentuan TOP dan Harga

2.4.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ……….

26 2.4.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ……….

27 2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Distributor ke

Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget & Marketing

Department ………..

28 2.4.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Distributor ke

Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget dan

Marketing ………..

29 2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist

ke Cabang ……….

30 2.4.6. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist

ke Cabang ………..

31 2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………

32 2.4.8. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke

Outlet ………..

33 3 Penjualan

3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Overlimit ………

34 3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………..

35 3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ……….

36 3.4. Flow Approval Sales Order Tunai ……….

37 3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit) ……….

38 3.6. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas

s/d Transfer Barang Dari Gudang Cabang BU ke Gudang

(5)

3.7. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian

Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ………..

40 3.8. Flow Settlement Pembayaran dan Settlement

Dokumen ……….

41 4 Retur Penjualan

4.1. Retur Penjualan Barang Dagang

4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……….

42 4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang

Retur ………

43 4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang,

Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ………..

43A

5 Piutang Dagang

5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update

Pencatatan Piutang Dagang ………..

44 5.2. Ketentuan Penagihan ………

45 5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ……….

46 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal ………..

47 5.5. Flow Penanganan Piutang ke Dept. Legal ……….

48 5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui

Departemen Internal Audit ………..

49 5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui

Departemen Internal Audit ………..

50 6 Free Product dan Sample

6.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample

6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample

Area ………..

51 6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample HO ………..

52 6.2. Flow Approval Permintaan Free Product dan Sample

6.2.1. Flow Proses Approval Free Product dan Sample Area ……….

53 6.2.2. Flow Proses Approval Free Product dan Sample HO ………….

54 6.3. Flow Pemberian Free Product dan Sample ……….

55 6.4. Flow Claim Free Product ……….

56 7 Stock

7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan

Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ………..

57 7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ……….

58 7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan

( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ………

59

(6)

B KEGIATAN PROMOSI

8 Permintaan Dana

8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area ………

60 8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ………

61 9 Kegiatan Sponsorship

9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan

Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ……….

62 9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan

Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ……….

63 10 POSM

10.1. Ketentuan POSM HO

10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM HO ………..

64 10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM HO ……….

65 10.1.3. Persetujuan Mock Up dan Rencana Alokasi

10.1.3.1. Flow Pengajuan dan Approval Design Mock

Up ……….

66 10.1.3.2. Flow Pemesanan dan Approval

Mock Up HO ………..

67 10.1.3.3. Flow Alokasi POSM Top Down (HO) ………..

68 10.1.3.4. Flow Alokasi POSM Bottom Up (Area) ……….

69 10.1.4. Pembelian POSM HO

Flow Persetujuan Pemesanan POSM HO ………..

70 10.2. Ketentuan POSM Area

10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area ……….

71 10.2.2. Penerimaan dan Pengeluaran POSM di Area

Flow Proses Approval dan Penawaran Untuk

Pembelian POSM di Area ………..

72 10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM di Area ………

73 10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office dan Area ……….

74 11 SOLUS

11.1. Ketentuan SOLUS ………..

75 11.2. Flow Approval s/d Verifikasi Dokumen SOLUS ………..

76 11.3. Flow Pembuatan Kontrak s/d Input RFMF ………..

77 11.4. Standar Dokumen Perijinan SOLUS ………..

78 11.5. Standar Waktu Proses Kegiatan SOLUS………..

79

(7)

12 Pembayaran SPG

Flow Claim Pembayaran SPG ……….

81 C TABEL OTORISASI BIAYA ………..

82-85

D FORM

1. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama

Dealer ………

86 2. Form Persetujuan Bank Garansi ………

87 3. Dealer Company Profile ……….

88-93

4. Dealer Performance Scoring ………

94 5. Form MoU

95 6. Surat Penunjukan Dealer ………..

96 7. Checklist Kelengkapan Claim KPI Dealer ……….

97-98

8. Sales Productivity Report ……….

99 9. Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer ………

100 10. Target Dealer ……….

101-102

11. KPI Dealer ………

103 12. Report Payment Dealer ………

104 13. Report Achievement Dealer ……….

105 14. Sales Productivity Report ………

106 15. Data RTM Dealer ………..

107 16. Laporan Analisa Kelayakan ………

108 17. Solus Claim Monitor ………..

109 18. Form Credit Approval Card (CAC) ………..

110 19. Spesimen CAC ………

111 20. Form Cash Transaction Card (CTC) ……….

112 21. Form Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ………

113 22. Faktur Penjualan Kanvas ……….

114 23. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ………..

115 24. Surat Persetujuan Transaksi Kanvas Kredit ………..

116 25. List Outlet Kanvas Kredit ……….

117 26. Form Laporan Penjualan Harian ………..

118 27. Form Pricelist dari Distributor ke Subdist ……….

119 28. Form Pricelist dari Subdist ke Cabang ……….

120 29. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………

121-124

30. Berita Acara Legal (BAL) ………..

125 31. Proposal Aktivitas (PA) ………

126 31. Form Perubahan Status Tipe Persediaan ………..

127 32. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama

Subdist ………..

128

(8)

33. Cover Subdist Company Profile ………

129 34. Subdist Performance Scoring ……….

130 35. Form Goods Survey Report (GSR) ………

132 36. Form Pengajuan Retur ke Pabrik ………..

133

(9)

STRUKTUR ORGANISASI BU NAB

Head of BU

Deputy Brand

Manager

Operation

Manager

Regional Sales

Manager

Sales Admin HO Sales Admin

Regional Data Analyst

Area Sales Manager

National Sales

Manager

Brand Supervisor / Brand Associate Creative Designer

Manager

SPV

On Trade

Manager

Sales Admin Area ASR / Salesman

(10)

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER

Corporate Controller

(CC)

Admin CC

Regional Controller

System Support &

Compliance Manager

Regional Controller

(GAM)

Admin

Verifikasi

(AV)

Admin A&P

Claim

(AC)

Admin

Account

Receivable

(AR)

Admin

Entry

(AE)

Koordinator

Kolektor

Operation

Support

Staff

Compliance

Staff

System

Support

Staff

Controller

(MM Pesing, Luar Jkt,

Budget)

Data Analyst

Kasir

(KS)

Admin

Budget Area

(AB)

Admin

Account

Receivable

(AR)

Admin

Verifikasi

(AV)

Admin A&P

Claim (AC)

Kasir (KS)

Admin

Entry (AE)

(11)

No Kelompok Jabatan Nama Jabatan BU Diageo BU NAB BU MM BU Food Spirit & Sweet Wine

1 Direksi Director Head of BU Head of BU Head of BU Head of BU Head of BU

Salesman/Promotor BA ASR/

Salesman Sales/MD Sales BA

Supervisor BE SPV SPV /

TL/MMS SPV Business Spv

Manager Area ABM ASM MMM Deputy DM BAM

Manager Regional RBM RSM BDM/DM BM BM

Manager Nasional HOS NSM NKAM - BUM

Planner Manager DP Mgr OM LM BM BM

Manager Nasional HOO - - -

-Staff TM BrA - - BrA

Supervisor CE, KAE Br Spv CS - TMS

Manager TMM, KAM BrM CM - BrM

Manager Nasional HOCM - - -

-4 Trade Marketing

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas

2 Sales

(12)

1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA

Narasi

Operation Manager (OM)

RSM

Planner Control

NSM

Supervisor

1. Operation Manager

memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan angka total target order sheet bulanan kepada RSM paling lambat tanggal 18 setiap bulan.

2. RSM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast, data selling out 3 bulan sebelumnya dan breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.

3. OM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet.

4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU :

4.A. Untuk Internal Subdist OM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan RSM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

4.B. Untuk External Subdist OM mengirimkan order sheet kepada RSM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan RSM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan RSM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, OM meminta persetujuan NSM.

6 Jika NSM menyetujui, lakukan langkah 4.A. dan 4.B.

7 Jika NSM tidak menyetujui, maka OM merevisi order sheet lalu :

7.A. Untuk Internal Subdist OM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan RSM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

7.B. Untuk External Subdist OM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada RSM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist.

Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan RSM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Jika External Subdist tidak menyetujui, RSM berkoordinasi dengan OM dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan RSM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan RSM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

Max tgl 18 Max tgl 18 Max tgl 22 Max tgl 22 Max tgl 24 Sesuai allowance? Sesuai allowance? Target Order Sheet Sebelumnya Target Order Sheet Sebelumnya

BE, Rolling Forecast, Selling Out 3 Bulan

Sebelumnya, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan

berikutnya BE, Rolling Forecast,

Selling Out 3 Bulan Sebelumnya, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan

berikutnya Order Sheet Order Sheet Order Sheet Order Sheet Tdk Ya Internal Subdist? Internal Subdist? Ya Order Sheet

Order Sheet Order SheetOrder Sheet

Order Sheet Order Sheet Order Sheet

Order Sheet Order Sheet Tandatangan External Subdist dan RSM Tandatangan External Subdist dan RSM Order Sheet (Ttd Ext Subdist, RSM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist, RSM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RSM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RSM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RSM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RSM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RSM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RSM) Order Sheet Order Sheet Max tgl 25 Tdk Setuju? Setuju? Ya Tdk Revisi Order Sheet Revisi Order Sheet Order Sheet

Koordinasi dengan External Subdist Koordinasi dengan

(13)

1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN

Narasi

ASM/RSM

Operation Manager (OM)

Planner Control Spv

NSM

1. Operation Manager

memberikan template order

sheet dengan data beginning

stock bulan berjalan paling

lambat tgl 7 setiap bulan

kepada RSM .

2. Jika tidak ada revisi, RSM

memberikan informasi kepada

OM paling lambat tgl 8 setiap

bulan .

3. Jika ada revisi, RSM mengirimkan

Revisi BE dan Rolling Forecast

paling lambat tgl 8 setiap bulan.

Khusus untuk revisi dari eksternal

subdist dokumen ditandatangani

oleh RSM.

4. OM memeriksa revisi BE dan

Rolling Forecast kemudian

menghitung order sheet.

5. Jika order sheet sesuai dengan

allowance, data revisi order sheet

dikirimkan ke Planner Control Spv

paling lambat tgl 10 setiap bulan.

6. Jika tidak sesuai dengan allowance,

dimintakan persetujuan ke NSM.

Jika NSM setuju, data revisi order

sheet dikirimkan kepada Planner

Control SPv paling lambat tgl 10

setiap bulan.

7. Jika NSM tidak setuju, OM

berkoordinasi kembali dengan RSM.

Format

Order Sheet

Revisi BE dan

Rolling Forecast?

Informasi ke

OM

Tdk

Ya

Revisi BE dan

Rolling

Forecast

Max

tgl 7

Max

tgl 8

Sesuai

allowance ?

Revisi Order

Sheet

Revisi Order

Sheet

Tdk

Setuju?

Ya

Tdk

Informasi ke

RSM

Max

tgl

10 Ya

(14)

1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN IMPORT KE SUPPLIER / IMPORTIR

Narasi Import Supervisor

D&L Supplier / Principal Operation Manager (OM) Surveyor NSM dan Head of BU

1. Target penjualan tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada OM. 2. OM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan,kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya.

3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui. 4. Head of BU menandatangani Draft Purchase Forecast (DPF) dan jika disetujui diberikan kembali kepada OM untuk diproses. Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada OM untuk di koreksi. 5. OM membuatkan PR yang berisi dengan pesanan produk impor untuk periode 3 (tiga) bulan dan diberikan 2 (dua) bulan sebelum tgl permintaan kedatangan barang. PR yang sudah dibuat dan ditandatangani akan diberikan kepada supplier / principal. 6. Supplier/principal menerima PR yang sudah ditandatangani oleh OM.

7. Setelah supplier / principal menerima PR, maka mereka akan mulai mengecek untuk persediaan barang,kapasitas muatan container dan jadwal keberangkatan transporter. 8. Jika hasil pengecekannya sudah selesai dan berjalan dengan lancar, akan segera memberikan informasi kepada OM.

9. Jika hasil pengecekan tidak lancar, supplier / principal akan segera memberikan informasi kepada OM dan berkoordinasi lagi dengan OM.

10.Setelah berkoordinasi dan memperoleh perhitungan yang pasti, OM Mgr membuat draft PO dan meminta approval ke NSM dan Head of BU kemudian draft PO dikirimkan via email kepada Import Supervisor D&L. 11. Import Supervisor D&L membuat PO berdasarkan draft PO dari OM dan mengirimkan PO kepada supplier/principal, surveyor dan OM

12. Supplier / Principal menerima PO dan berdasarkan PO tsb, mereka mulai mengurus administrasi untuk keperluan ekspor. 13. Setelah Surveyor (SUCOFINDO) menerima PO dari Import Supervisor D&L mereka akan menerbitkan Proforma Invoice untuk keperluan penagihan biaya surveyor.

1. Target penjualan tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada OM. 2. OM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan,kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya.

3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui. 4. Head of BU menandatangani Draft Purchase Forecast (DPF) dan jika disetujui diberikan kembali kepada OM untuk diproses. Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada OM untuk di koreksi. 5. OM membuatkan PR yang berisi dengan pesanan produk impor untuk periode 3 (tiga) bulan dan diberikan 2 (dua) bulan sebelum tgl permintaan kedatangan barang. PR yang sudah dibuat dan ditandatangani akan diberikan kepada supplier / principal. 6. Supplier/principal menerima PR yang sudah ditandatangani oleh OM.

7. Setelah supplier / principal menerima PR, maka mereka akan mulai mengecek untuk persediaan barang,kapasitas muatan container dan jadwal keberangkatan transporter. 8. Jika hasil pengecekannya sudah selesai dan berjalan dengan lancar, akan segera memberikan informasi kepada OM.

9. Jika hasil pengecekan tidak lancar, supplier / principal akan segera memberikan informasi kepada OM dan berkoordinasi lagi dengan OM.

10.Setelah berkoordinasi dan memperoleh perhitungan yang pasti, OM Mgr membuat draft PO dan meminta approval ke NSM dan Head of BU kemudian draft PO dikirimkan via email kepada Import Supervisor D&L. 11. Import Supervisor D&L membuat PO berdasarkan draft PO dari OM dan mengirimkan PO kepada supplier/principal, surveyor dan OM

12. Supplier / Principal menerima PO dan berdasarkan PO tsb, mereka mulai mengurus administrasi untuk keperluan ekspor. 13. Setelah Surveyor (SUCOFINDO) menerima PO dari Import Supervisor D&L mereka akan menerbitkan Proforma Invoice untuk keperluan penagihan biaya surveyor. Issued Purchase Requisition (PR) paling lambat tgl 25 tiap bulan Issued Purchase Requisition (PR) paling lambat tgl 25 tiap bulan Available PR Send to Supplier/ Principal Send to Supplier/ Principal PR Send to Supplier (Eksportir) Send to Supplier (Eksportir) Checking : 1. Stock Availability & Exp Date 2. Loading Capacity 3. Departure Time Checking : 1. Stock Availability & Exp Date 2. Loading Capacity 3. Departure Time Tdk Tdk Purchase Order

Send PO via email to Supplier, Surveyor and OM

Send PO via email to Supplier, Surveyor and OM Purchase Order Ya Ya Send Information to OM Send Information to OM Purchase Request (Revised) Buat PO Buat PO Purchase Order Purchase Order Rincian Forecast Penjualan Tahunan Rincian Forecast Penjualan Tahunan Kirim email ke OM Rincian Forecast Penjualan Tahunan Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang (PF Draft) For Untuk 3 Bulan

Next 3 Months Kirim ke NSM dan Head of BU DPF Untuk 3 Bulan Mendatang Approved ? Kirim email ke OM No Yes Draft PO Draft PO Draft PO

(15)

1.4. FLOW RETUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN DARI DARI GUDANG PUSAT BU/CABANG BU KE PABRIK

Narasi Kepala Gudang ASM, RSM, NSM Controller Outbound Control

Spv Principal / Pabrik PO Retur ASM Buat Pengajuan Barang Retur Form Pengajuan (Ttd ASM) Verifikasi by Controller Diberikan ke RSM dan NSM untuk dimintakan persetujuan Form Pengajuan (Ttd ASM, RSM, NSM ) Verifikasi SKU yang akan diretur Koordinasi dengan Principal/Pabrik Tanda tangan pada Form Pengajuan Buat PO Retur PO Retur Form Pengajuan (approved) PO Retur Form Pengajuan (approved) Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO Buatkan PO Receipt Retur PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved) Kirim barang ke Principal/Pabrik A Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur File A PO Retur PO Receipt retur Barang retur Barang retur Hitung fisik barang vs PO Buat CN CN Kirim ke Acct HO PO Receipt retur (signed) Kirim ke Acct HO File 1. ASM membuat pengajuan

retur barang ke Principal/ Pabrik dan menandatangani form pengajuan. 2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada RBM dan NSM untuk dimintakan persetujuan.

3. Setelah Disetujui oleh ASM, RSM dan NSM kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.

4. Setelah Ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv.

Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur). 5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 u/arsip logistic.

6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur. 7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.

Proses Update Hutang (A/P) Tanda tangan pada Form Pengajuan Form Pengajuan (Ttd ASM, RSM, NSM, Controller) Form Pengajuan (Ttd ASM, RSM, NSM, Controller)

(16)

Nama Proses 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas)

Working Area Area

Unit Proses

Pengajuan Survey Persetujuan Pengecekan kelengkapan dokumen

& otorisasi

Input data & amplop piutang Pemilik Proses Salesman / Area Sales

Representative (ASR)

SPV Salesman / Area Sales

Representative (ASR)

Controller System Support Officer & Admin AR

Dokumen Credit Approval Card (CAC) & Spesimen

Credit Approval Card (CAC) & Spesimen

Otoritas SPV ASM/RSM/National Sales

Manager/Head of BU Controller Dokumen pendukung yang di

perlukan adalah copy KTP Pemilik, copy KTP penerima kuasa, copy NPWP (jika ada), copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP

Waktu survey calon outlet baru harus diselesaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja.

Nilai kredit s/d Rp 10.000.000,- disetujui oleh ASM

Selama pengajuan outlet baru masih belum memenuhi kelengkapan dan otorisasi sesuai ketentuan, maka tidak bisa bertransaksi secara kredit.

Master data customer untuk NOO disentralisasikan penginputannya oleh pusat di BOSnet

SPV membuat dokumentasi dan laporan hasil survey serta menandatangani CAC.

Nilai kredit Rp 10.000.001,- s/d Rp 20.000.000,- disetujui oleh RSM

Controller memeriksa kelengkapan dokumen dan otorisasi, kemudian jika sudah sesuai dengan persyaratan menandatangani dokumen Credit Approval Card (CAC)

Admin A/R melakukan konfirmasi via telpon untuk kebenaran data CAC sebelum menyimpan CAC ke amplop piutang

Calon outlet harus menandatangani pada CAC sesuai dengan tanda tangan pada KTP

Selama proses survey berjalan, calon outlet baru tersebut dapat bertransaksi dengan pembayaran harus tunai.

Nilai Kredit Rp 20.000.001,- s/d Rp 50.000.000,- disetujui oleh National Sales Manager

Bagi penerima kuasa dari pemilik, juga harus menandatangani pada CAC sesuai dengan KTP

Nilai Kredit > Rp 50.000.000,- disetujui oleh Head of BU

Pembukaan outlet baru yang merupakan teman/keluarga dari karyawan, harus dimintakan persetujuan dari National Sales Manager dengan kredit limit berapapun

Untuk outlet baru diijinkan langsung melakukan transaksi kredit dengan syarat Credit Approval Card (CAC) sudah lengkap dan disetujui

Narasi Keterangan

(17)

2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER / KANVAS

Narasi

Salesman / ASR

ASM/RSM/NSM/Head of

BU

Controller

Admin AR

System Support

Officer

SPV

Isi CAC dan lengkapi syarat dokumennya CAC (outlet signed) Berikan ke SPV untuk survey CAC (outlet, SPV signed) Approved? CAC (Outlet) Survey kondisi outlet di lapangan Cek kelengkapan syarat Batal / Revisi kredit limit Tanda tangan pada CAC CAC (Outlet, SPV signed) Mintakan approval CAC (Outlet, ASM/ RSM/NSM,SPV signed) Cek kelengkapan syarat & otorisasi Input ke Master Customer di DFS Tanda tangan pada CAC

Catat & simpan di amplop

piutang

No Yes 1. Salesman/ASR mengisi form

Credit Approval Card (CAC) dan melengkapi semua syarat dokumen yang diperlukan untuk pembukaan pelanggan baru (kredit). 2. SPV melakukan survey lapangan

3. Setelah selesainya survey oleh SPV dan sudah sesuai dengan ketentuan dan kondisi outlet di lapangan, SPV membubuhkan tanda tangannya di CAC dan kemudian dimintakan approval sesuai nilai kredit. 4. CAC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada ASM/RSM/NSM/Head of BU sesuai dengan level approval limit kredit sbb : Nilai kredit s/d Rp 10 juta = ASM

Nilai kredit > Rp 10 juta s/d Rp 20 juta = RSM Nilai kredit > Rp 20 juta s/d Rp 50 juta = NSM Nilai kredit > Rp 50 juta = Head of BU

5. CAC yang sudah disetujui sesuai dengan nilai kredit diberikan oleh Salesman / ASR kepada controller. 6. Controller menerima CAC dan lampirannya dari SPV, kemudian verifikasi untuk kelengkapan syarat dokumen dan otorisasi sesuai dengan ketentuan kemudian menandatangani CAC. 7. Selanjutnya, Controller Scan dan kirim email CAC serta spesimen kepada System Support Officer, dan memberikan CAC asli, spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kepada admin A/R

8. System Support Officer input Master Customer di DFS (Bosnet) berdasarkan hasil scan CAC dan spesimen 9. Admin A/R menerima CAC asli dan spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kemudian cek kode master customer di DFS (Bosnet). Jika master customer sudah dibuat, admin A/R mencatat dan simpan dokumen di amplop piutang

Scan dan email CAC, Copy KTP, copy NPWP Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP, copy SPPKP,

copy SIUP Copy KTP _pemilik/

penerima kuasa Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP, copy SPPKP, copy SIUP CAC (Outlet, ASM/ RSM/NSM,SPV, Controller signed) CAC + spesimen (Outlet, ASM/ RSM/NSM,SPV signed) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP, copy SPPKP, copy SIUP Copy NPWP, copy SPPKP, copy SIUP Copy NPWP, copy SPPKP, copy SIUP

(18)

Nama Proses

2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas)

Working Area

Area

Unit Proses

Pengajuan

Persetujuan

Pengecekan kelengkapan pengisian

CTC

Input data & dokumentasi CTC

Pemilik Proses

Salesman / Area Sales Representative

_(ASR)

Salesman / Area Sales

_{Representative (ASR)}

Controller

System Support Officer & Admin

_AV

Dokumen

Cash Transaction Card (CTC)

Otoritas

SPV

Controller

Dokumen pendukung yang di perlukan

adalah copy KTP Pemilik (optional),

copy KTP penerima kuasa (optional),

copy NPWP (jika ada)

CTC ditandatangani oleh SPV

Hasil pengecekan oleh controller,

harus dibubuhkan tanda tangannya

pada dokumen CTC

CTC didokumentasikan oleh AV

Calon outlet baik pemilik / penerima

kuasa harus menandatangani

spesimen

Khusus untuk tipe dagang kanvas,

apabila CTC tidak diisi dengan lengkap

dan faktur manual sudah dibuka,

dibuatkan CTC atas nama kode

salesman/ASR sehingga tidak

menambah RO

Keterangan

(19)

2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER/KANVAS

Narasi

Salesman / ASR

ASM

Controller

AV

System Support Officer

Isi CTC dan lengkapi syarat dokumennya CTC (outlet signed) Berikan ke SPV utk persetujuan CTC (outlet signed) CTC (SPV signed) Dokumen

pendukung Cek kelengkapan _{syarat &}

otorisasi System Support Officer Input ke Master Customer di DFS (Bosnet) Tanda tangan pada CTC Serahkan ke AV CTC (SPV, Ctrl signed)

Catat & simpan CTC Dokumen pendukung Dokumen pendukung Dokumen pendukung 1. Salesman / ASR mengisi form

Cash Transaction Card (CTC) dan Melampirkan copy KTP (jika ada)

2. CTC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada SPV untuk persetujuan.

3. Setelah disetujui oleh SPV, kemudian CTC diberikan kepada Controller.

4. Controller menerima CTC dan lampirannya kemudian verifikasi pengisian CTC lalu menandatangani CTC

5. Selanjutnya, Controller Scan dan email CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada System Support Officerdan memberikan CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada AV

8. System Support Officer input Master Customer CTC di DFS (Bosnet)

9. AVmemastikan kode customer sudah dibuat di sistem DFS (Bosnet) kemudian File CTC Tandatangan CTC Memastikan kode sudah dibuat di Bosnet

Scan dan email CTC, Copy KTP (jika ada)

Copy CTC, Copy KTP (jika ada)

(20)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 1)

Narasi ASM dan RSM Sales Admin HO Legal F& A Mgr, FD NSM Dealer

1. ASM mengusulkan Calon Dealer baru ke RSM dengan melampirkan : 1.1. Company Profile (Optional) 1.2. Kelengkapan Administratif : Kelengkapan administratif sesuai dengan tabel Standard Data / Perijinan merujuk ke bentuk badan hukum Dealer 1.3. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi 2. RSM memeriksa dan evaluasi :

1. Company Profile dan

MoU

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi. 3. Kelengkapan Administratif

Jika RSM menyetujui maka

RSM menandatangani dokumen 1.1 ,1.3, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. ASM memintakan tanda tangan dokumen 1.4 (MoU) ke dealer. Jika dealer tidak setuju, ASM melakukan revisi dan koordinasi dengan RSM kemudian MoU baru dimintakan tanda tangan ke dealer.

4. ASM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 ke Sales Admin HO.

5. Sales Admin HO mengirimkan dokumen 1.3 dan 1.5 ke F&A Mgr dan mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 ke Legal

6. F&A Mgr melakukan analisa dan validasi kemudian jika semuanya sesuai menandatangani dokumen 1.3 dan 1.5. 7. F&A Mgr memintakan persetujuan dokumen 1.5 kepada FD. Setelah FD menyetujui dokumen 1.3 dan 1.5 diteruskan kepada Legal 8. Legal memeriksa dokumen validitas dokumen 1.2 dan jika tidak sesuai meminta ASM melengkapi dokumen sesuai persyaratan. Jika dokumen 1.2 sudah sesuai dan dokumen 1.3 dan 1.5 sudah diterima dari F&A Mgr dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Sales Sales Operation Dept meminta persetujuan NSM . 9. Jika NSM menyetujui, NSM menandatangani dokumen 1.3. Kemudian dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Head of BU.

1. ASM mengusulkan Calon Dealer baru ke RSM dengan melampirkan : 1.1. Company Profile (Optional) 1.2. Kelengkapan Administratif : Kelengkapan administratif sesuai dengan tabel Standard Data / Perijinan merujuk ke bentuk badan hukum Dealer 1.3. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi 2. RSM memeriksa dan evaluasi :

1. Company Profile dan

MoU

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi. 3. Kelengkapan Administratif

RSM menandatangani dokumen 1.1 ,1.3, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. ASM memintakan tanda tangan dokumen 1.4 (MoU) ke dealer. Jika dealer tidak setuju, ASM melakukan revisi dan koordinasi dengan RSM kemudian MoU baru dimintakan tanda tangan ke dealer.

4. ASM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 ke Sales Admin HO.

5. Sales Admin HO mengirimkan dokumen 1.3 dan 1.5 ke F&A Mgr dan mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 ke Legal

6. F&A Mgr melakukan analisa dan validasi kemudian jika semuanya sesuai menandatangani dokumen 1.3 dan 1.5. 7. F&A Mgr memintakan persetujuan dokumen 1.5 kepada FD. Setelah FD menyetujui dokumen 1.3 dan 1.5 diteruskan kepada Legal 8. Legal memeriksa dokumen validitas dokumen 1.2 dan jika tidak sesuai meminta ASM melengkapi dokumen sesuai persyaratan. Jika dokumen 1.2 sudah sesuai dan dokumen 1.3 dan 1.5 sudah diterima dari F&A Mgr dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Sales Sales Operation Dept meminta persetujuan NSM . 9. Jika NSM menyetujui, NSM menandatangani dokumen 1.3. Kemudian dokumen 1.1 s/d 1.5 diberikan kepada Head of BU. 1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi RSM Setuju? Tdk Dealer Tidak Disetujui Ya 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)1.2. Kelengkapan Administratif1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM)1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) Dokumen 1.2 Valid? Tdk F&A Mgr, FD Setuju? F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.5, FD ttd 1.5 Tdk Ya 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) Setuju? Tdk Tanda tangan dokumen 1.3 Ya Ya 1 2 Dealer Tandatangan MoU 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)1.2. Kelengkapan Administratif1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM)1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

(21)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 2)

Narasi

ASM dan RSM

Legal

F& A Mgr, FD

NSM

Dealer

Head of BU dan Pemegang Kuasa Atas

Nama Direksi

Admin Sales HO

10.Jika Head of BU menyetujui, Head of BU menandatangani dokumen 1.3, 1.4 dan 1.5. 11.Jika Head of BU sudah menyetujui dan dokumen 1.2 sudah valid, Legal membuat Surat Penunjukan Dealer.

12. Kemudian Surat Penunjukan Dealer diberikan kepada Sales Admin HO untuk dimintakan tanda tangan ke pemegang kuasa atas nama direksi dan dikirimkan ke area untuk dimintakan tandatangan Dealer.

13. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 14. Area mengirimkan bank garansi kepada Sales Admin HO kemudian Sales Admin HO memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 15. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer.

13. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 14. Area mengirimkan bank garansi kepada Sales Admin HO kemudian Sales Admin HO memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 15. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer. 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM) Setuju? Tdk Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) Surat Penunjukan Dealer

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer) Surat Penunjukan Dealer

(Ttd Pemegang Kuasa Direksi) 1 2 Mengurus Bank Garansi Bank Garansi Bank Garansi Copy Bank Garansi Perjanjian Penunjukan Dealer 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) Bank Garansi

Ada SIUP dan NPPBKC? Ya Ya Tdk Cukup s/d Surat Penunjukan Dealer Cukup s/d Surat Penunjukan Dealer Surat Penunjukan Dealer

(22)

No

Halaman

1 Form MoU

92

2 Form Persetujuan

83

3 Company Profile

85 CP-a

86 CP-b

87 CP-c

88 CP-d

89 CP-e

90

4 Surat Penunjukan Dealer

93 KETENTUAN PENGANGKATAN DEALER BARU

-

Pengajuan pengangkatan Dealer baru dilakukan dengan mengisikan form standard yang tersedia.

-

Pengajuan tersebut wajib di lampirkan dengan dokumen legal yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ).

-

Dealer baru harus memberikan jaminan kepada perusahaan dalam bentuk Bank Garansi atau sertifikat

tanah dan bangunan yang sudah dibebankan hak tanggungan (APHT)

-

Nilai jaminan yang diberikan harus sesuai dengan kredit limit yang telah disetujui.

-

Jika kredit limit yang disetujui lebih besar dari pada nilai jaminan yang telah diberikan, maka harus dimintakan

persetujuan dari NSM dan Finance & Accounting Manager

-

Biaya Provisi Bank yang terjadi akan menjadi tanggung jawab penuh pada Dealer. (kecuali ada

permohonan tertentu yang disampaikan secara tertulis dan dengan alasan yang jelas)

-

Jika ada pengajuan sebagian atau sepenuhnya biaya provisi Bank menjadi beban perusahaan, maka

harus dimintakan persetujuan dari NSM dan Finance & Accounting Manager

-

Masa kontrak perjanjian kerjasama baru dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun.

2.2.2 Standar Form Untuk Penunjukan Dealer

(23)

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 1)

Narasi Legal Sales Operation Dept ASM, RSM F&A Mgr, FD NSM

Dua bulan sebelum kontrak berakhir,Legal Dept memberikan informasi kepada Sales Admin HO mengenai kerja sama dengan dealer yang akan berakhir kontraknya. Sales Admin HO

menginformasikan ke area untuk melakukan penilaian dan menginformasikan jika ada kelengkapan administratif yang akan habis masa berlakunya.

Langkah selanjutnya : 1. ASM mengusulkan perpanjangan kerjasama Dealer ke RSM dengan melampirkan : 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada): Jika ada perubahan dokumen kelengkapan administratif / jika ada dokumen yang habis masa berlakunya. 1.4. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi 2. RSM memeriksa dan evaluasi : 1. Performance Scoring

2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi.

3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada)

RSM menandatangani dokumen1.1 ,1.2, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. ASM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Sales Admin HO. 4. Sales Admin HO mengirimkan dokumen 1.2, 1.3 ke Legal dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5 F&A Mgr. 4. F&A Mgr melakukan analisa dan kemudian jika semuanya sesuai akan menandatangani dokumen 1.4 dan 1.5 5. F&A Mgr memintakan persetujuan FD dokumen 1.5. Kemudian jika FD menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan kepada Legal 6. Legal memeriksa validitas dokumen 1.3 (jika ada) dan jika tidak sesuai akan meminta ASM untuk melengkapi dokumen sesuai persyaratan.

Jika perubahan dokumen 1.3 sudah sesuai dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A Mgr, Legal menyerahkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Sales Admin HO untuk dimintakan persetujuan ke NSM.

Jika NSM menyetujui, NSM menandatangani dokumen 1.4 dan kemudian diberikan kepada Head of BU untuk dimintakan persetujuan.

Dua bulan sebelum kontrak berakhir,Legal Dept memberikan informasi kepada Sales Admin HO mengenai kerja sama dengan dealer yang akan berakhir kontraknya. Sales Admin HO

menginformasikan ke area untuk melakukan penilaian dan menginformasikan jika ada kelengkapan administratif yang akan habis masa berlakunya. Langkah selanjutnya : 1. ASM mengusulkan perpanjangan kerjasama Dealer ke RSM dengan melampirkan : 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada):

Jika ada perubahan dokumen kelengkapan administratif / jika ada dokumen yang habis masa berlakunya. 1.4. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi 2. RSM memeriksa dan evaluasi : 1. Performance Scoring 2. Target Sales Volume & Kesanggupan Bank Garansi.

3. Perubahan Kelengkapan Administratif (jika ada) Jika RSM menyetujui maka RSM menandatangani dokumen1.1 ,1.2, 1.4 dan 1.5 tersebut di atas 3. ASM mengirimkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Sales Admin HO. 4. Sales Admin HO mengirimkan dokumen 1.2, 1.3 ke Legal dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5 F&A Mgr. 4. F&A Mgr melakukan analisa dan kemudian jika semuanya sesuai akan menandatangani dokumen 1.4 dan 1.5 5. F&A Mgr memintakan persetujuan FD dokumen 1.5. Kemudian jika FD menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan kepada Legal 6. Legal memeriksa validitas dokumen 1.3 (jika ada) dan jika tidak sesuai akan meminta ASM untuk melengkapi dokumen sesuai persyaratan.

Jika perubahan dokumen 1.3 sudah sesuai dan dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A Mgr, Legal menyerahkan dokumen 1.1 s/d 1.5 kepada Sales Admin HO untuk dimintakan persetujuan ke NSM.

Jika NSM menyetujui, NSM menandatangani dokumen 1.4 dan kemudian diberikan kepada Head of BU untuk dimintakan persetujuan.

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir ) Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui Informasi ke Area 1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional)1.3. Kelangkapan Administratif1.4. Form Persetujuan 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi RSM Setuju? Ya Ya Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5 Tdk Tdk 1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, RSM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM1.3. Kelangkapan Administratif_Persetujuan1.4. Form (Ttd ASM, RSM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM) 1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, RSM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM1.3. Kelangkapan Administratif_Persetujuan1.4. Form (Ttd ASM, RSM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, RSM)1.4. Form Persetujuan (Ttd ASM, RSM)1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM) Dokumen Valid? Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Tdk Tdk Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5 1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, RSM) 1.4. Form Persetujuan (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr)1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD ) Ya Ya 1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, RSM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD ) 1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, RSM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD ) 1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, RSM) 1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD ) Setuju? Tanda tangan dokumen 1.4 1 Ya Ya Tdk Tdk 2

(24)

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 2)

Narasi

ASM dan RSM

Legal

F&A Mgr, FD

NSM

Dealer

Head of BU dan Pemegang Kuasa Atas

Nama Direksi

Sales Admin HO

10. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 11. Area mengirimkan bank garansi kepada Sales Admin HO kemudian Sales Admin HO memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 12. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer.

10. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 11. Area mengirimkan bank garansi kepada Sales Admin HO kemudian Sales Admin HO memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 12. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer. 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM) Setuju? Tdk Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) Surat Penunjukan Dealer

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer) Surat Penunjukan Dealer

(Ttd Pemegang Kuasa Direksi) 1 2 Mengurus Bank Garansi Bank Garansi Bank Garansi Copy Bank Garansi Perjanjian Penunjukan Dealer 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) Bank Garansi

Ada SIUP dan NPPBKC? Ya Ya Tdk Cukup s/d Surat Penunjukan Dealer Cukup s/d Surat Penunjukan Dealer Surat Penunjukan Dealer

(25)