4. Air Bag & Bledder
3.4 Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi PT. FDR
3.4.2 Proses Forecast to Plan yang sedang Berjalan
3.4.2.1 Proses Bisnis yang sedang Berjalan
3.4.2.1.1 Forecast to Plan
Penjelasan :
Proses forecasting dimulai oleh bagian marketing dengan memasukkan data
forecast item finish goods ke dalam sistem, yang dimana data forecast dibuat
berdasarkan jadwal produksi AHM dan estimasi jumlah permintaan finish
goods. Lalu data forecast dientri untuk disimpan, dan dokumen forecast
akan dientri ke sistem yaitu EBS dengan menggunakan data-loader. Sebagai tambahan, data forecast dari AHM berisi tentang estimasi produk yang akan dipesan di 3 bulan ke depan, dimana estimasi dibuat dengan melihat dari data-data penjualan dari bulan-bulan sebelumnya untuk melihat produk mana yang lebih laku di pasar sehingga akan dibuat lebih di bulan berikutnya untuk memenuhi permintaan pasar, serta dengan adanya survei-survei lokasi dari pemakaian motor di lokasi-lokasi tertentu.
Forecast yang telah dibuat digunakan untuk perencanaan agregat (MDS)
agar skenario produksi dapat mengantisispasi fluktuasi permintaan. Apalagi keadaan PT. FDR yang tipe produksinya adalah make-to-stock.
Forecast dibuat oleh divisi marketing karena bagian marketing yang
3.4.2.1.2 MDS
Penjelasan :
Master Demand Schedule (M DS) di buat berdasarkan Marketing Order (M O) selanjutnya akan diolah oleh Planning Control
menjadi Master Demand Schedule (M DS). Master Demand
Schedule (M DS) akan menggabungkan permintaan dari forecas t
dan sales order, dimana permintaan dari sales order akan memiliki prioritas yang lebih tinggi dibandingkan permintaan dari forecast. Berdasarkan Marketing Order bagian Planning
Control akan membuat 3 (tiga) document Master Demand Schedule, dimana ke 3 (tiga) document tersebut akan disimpan
oleh bagian marketing, bagian Material Planning Control (M PC) dan bagian Planning Control. Master Demand Schedule yang telah dibuat oleh bagian Planning Control akan di input kedalam sistem EBS dengan menngunakan data Loader.
3.4.2.1.3 MPS
Penjelasan :
Berdasarkan Master Demand Schedule (M DS) akan di buat perencanaan bulanan (monthly planning document ) yang terdari dari rencana 1 bulan ke depan yang dibuat secara detail, serta rencana 3 bulanan yang dibuat hanya berdasarkan kebutuhan kotor. Monthly planning document akan digunakan dalam proses menetukan Material Requirement Planning (M RP), selain itu
monthy planning document juga digunakan untuk oleh Planning Control untuk membuat Order Fulfilment Schedule (OFS) yang
merupakan perjanjian pemenuhan kebutuhan produksi yang diminta bagian marketing kepada bagian Planning Control.
Order Fulfilment Schedule (OFS) kemudian akan di input
kedalam excel dan juga ke dalam sistem EBS. Order Fulfillment
Shedule (OFS) akan menjadi dasar perhitungan Material Requirement Planning (M RP) yang dilakukan oleh bagian Material Control (M C). Pada proses bisnis PT. FDR perhitungan material requirement dibedakan menjadi 2 proses, yaitu :
perhitungan packaging serta permintaan pembelian packaging. Terdapat dua kali meeting antara bagian Production Planning dan marketing, yaitu sebelum dan sesudah Order Fulfillment
Schedule (OFS) dibuat. Production sales meeting adalah
pertemuan antara bagian marketing dan planning control sebelum Order Fulfilment Schedule (OFS) dibuat, sedangkan
Marketing Production Meeting (MPM ) adalah pertemuan
sesudah Order Fulfillment Schedule (OFS) dibuat. Tujuan dari diadakannya dua kali meeting tersebut adalah untuk merundingkan demand yang diminta bagian marketing dan
supply yang sanggup di penuhi oleh bagian produksi. Didalam
perundingan akan didapatkan titik temu antara permintaan dan pemenuhan produksi yang akan dituangkan kedalam Order
Fulfillment Schedule (OFS) ataupun revisi Order Fulfillment Schedule (OFS) apabila terjadi perubahan dalam Marketing Production Meeting (M PM ).
3.4.2.1.4 MRP
Penjelasan :
Material Requirement Planning (M RP) di buat berdasarkan Material Production Schedule (M PS). perhitungan packaging, Order Fulfilment Schedule (OFS) akan diolah menjadi perhitungan Material Requirement Planning (M RP) yang kemudian hasil perhitungan tersebut akan di simpan
kedalam excel (karena sistem masih berjalan secara manual) yang kemudian akan dipakai untuk menjadi dasar untuk membuat purchase
requisition, purchase requsition yang dibuat berdasarkan perhitungan
permintaan material dan pembelian material kemudian akan di input kedalam sistem EBS, sedangkan document purchase requsition akan di berikan kepada bagian purchasing untuk kemudian di buatkan menjadi
purchase order. Selain itu purchase requisition juga digunakan untuk
melakukan pengecekan kedatangan stock dan pembelian barang, hal ini dilakukan agar kebutuhan akan material selalu tercukupi sehingga perlu adanya monitoring terhadap kedatangan material. Sedangkan Perhitungan
packaging dan permintaan pembelian packaging akan menghasilkan 2
(document) document yaitu packaging requirement, dan purchase
requisition packaging yang kemudian akan di input kedalam sistem EBS.
Ke 2 (dua) document tersebut juga akan digunakan untuk melakukan pegecekan kedatangan stock dan pembelian.
3.4.2.1.4.1 Fokus Sistem perencanaan dan pengendalian produksi PT. FDR pada proses MRP
Persediaan adalah idle resources yang menunggu proses lebih lanjut. Artinya, keberadaan sumber daya tersebut menunggu proses lebih lanjut pada sistem manufaktur serta pemasaran pada sistem distribusi. 3 bentuk persediaan pada sistem manufaktur adalah :
• Bahan baku (raw material)
• Barang setengah jadi (Work in process) • Barang jadi (finish goods)
Pada sistem manufaktur PT. FDR, terdapat hubungan langsung antara tingkat persediaan, jadwal produksi serta permintaan konsumen. Untuk itu diperlukan perencanaan dan pengendalian persediaan yang efektif dan efisien. Teknik perencanaan kebutuhan material (Material Requirement Planning) digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan item barang – barang yang bersifat saling ketergantungan (dependent) dengan item – item pada tingkat yang lebih tinggi. Kebutuhan saling
ketergantungan barang tersebut terjadi karena adanya hubungan pemakaian item – item tersebut dalam memproduksi barang – barang lain seperti bahan baku dan komponen assembling yang akan menghasilkan sebuah barang jadi (finish goods).
Gambar diatas menunjukan hubungan antara perencanaan produksi dan proses penjadwalan serta hubungannya dengan peran M RP. Salah satu trigger daripada M RP sendiri adalah M PS (Master Production
Schedule) yang memberikan jadwal informasi tentang
produk – produk yang harus dihasilkan pada level
finish goods. Untuk kebutuhan pemenuhan jadwal
produksi tersebut, banyak item barang-barang sub
assembling yang harus di buat (item to Make) atau
dibeli (item to Buy). Jadi secara kesimpulan, M RP menggunakan M PS sebagai sumber untuk mengestimasi kebutuhan – kebutuhan akan komponen-komponen dari suatu produk.
Sistem M RP memiliki beberapa kemampuan utama yang menjadi ciri khas daripada sistem tersebut. Antara lain :
1. Penentuan kebutuhan yang tepat
2. M enentukan kebutuhan minimal untuk setiap rencana pemesanan
4. Penjadwalan ulang atau pembatalan untuk sebuah jadwal yang sudah direncanakan
3.4.2.1.4.1.1 Input Sistem Material
Requirement Planning
Adapun input dari sebuah sistem M RP
adalah :
1. MPS
MPS (Master production schedule) adalah penjadwalan penyediaan barang pada level finish goods, artinya M PS merupakan pemicu utama daripada sistem M RP itu sendiri. Tanpa adanya input MPS, maka sistem M RP tidak bisa berjalan.
2. Catatan inventory
Catatan persediaan merupakan hal lain yang sama pentingnya dengan M PS. Dalam prosesnya sistem M RP perlu untuk membaca jumlah persediaan on
hand yang dimiliki, tingkat level persediaan, dan catatan – catatan tentang persediaan lainnya.
3. BOM (struktur produk)
Struktur produk adalah data yang akan diolah didalam M RP. Jika input struktur produk tidak sesuai dengan proses manufaktur maka akan mengakibatkan perencanaan persediaan dan produksi yang salah. Dampak dari hal ini adalah kesalahan dalam menyediakan barang – barang yang diperlukan dalam sebuah proses produksi.
3.4.2.1.4.1.2 Output sistem Material
Requirement Planning
Adapun output dari sebuah sistem M RP adalah :
1. Jadwal pemesanan yang harus dilakukan atau direncanakan baik itu dari supplier ataupun dari pabrik itu sendiri.
2. M emberikan suggestion apabila diperlukan penjadwalan ulang
3. M emberikan suggestion untuk pembatalan atau penambahan pesanan
4. M emberikan indikasi tentang keadaan persediaan saat ini.
3.4.2.1.4.1.3 Tahapan Pengolahan Material Requirement Planning
Adapun tahapan-tahapan dalam pengolah M RP adalah :
1. Netting
Netting merupakan proses
perhitungan kebutuhan bersih (net
requirement) yang besarnya
merupakan selisih antara kebutuhan kotor (gross requirement) dengan jadwal penerimaan persediaan (schedule order receipt) dan
persediaan awal yang tersedia (beginning inventory)
2. Lotting
Lotting merupakan suatu proses
untuk menentukan besarnya jumlah pesanan optimal untuk setiap item secara individual didasarkan pada hasil perhitungan kebutuhan bersih yang telah dilakukan dari proses
netting
3. Offsetting
Offsetting merupakan proses yang
bertujuan menentukan saat yang tepat untuk melakukan pemesanan dalam memenuhi kebutuhan bersih.
4. Explossion
Explossion merupakan proses
perhitungan kebutuhan kotor untuk
item pada level yang lebih bawah.
pemesanan item-item produk pada level yang lebih atas.
3.4.2.1.4.1.4 Faktor yang
Mempengaruhi Penerapan MRP
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi Penerapan M RP adalah :
1. Struktur produk
Faktor struktur produk sangat berpengaruh pada sistem M RP. Pada sebuah proses manufaktur, struktur produk dari level finish goods sampai dengan raw material merupakan sebuah rangkaian yang saling berketergantungan, baik itu item produk yang harus dibeli (to
buy) atau item produk yang harus dibuat
(to make). Karena panjangnya sebuah proses manufaktur, maka agak sulit untuk membuat sebuah struktur produk utuh dari level finish goods sampai dengan
diperhatikan, karena tanpa input yang baik pada sistem M RP, output yang dihasilkan pun akan tidak valid untuk digunakan.
2. Ukuran LOT
Dalam sebuah proses manufaktur, setiap proses produksi harus diusahakan seefektif dan seefisien mungkin, oleh karena itu digunakan penentuan ukuran
Lot per produk. Dalam menentukan
ukuran lot sebuah item barang, sangat tergantung pada proses manufaktur itu sendiri, tergantung kepada sistem produksi yang berjalan di manufaktur tersebut. Oleh karena itu pendefinisian ukuran lot harus dilakukan sesuai dengan standar kerja yang ada.
3. Lead time berubah – ubah
Hal lain yang memperngaruhi M RP
adalah lead time. Dalam menyediakan
perlu memperhatikan lead time dari masing – masing item yang ada. M aksudnya adalah kita perlu mengetahui
lead time yang dibutuhkan oleh sebuah
item barang dari mulai proses pemesanan hingga barang diterima di gudang dan siap untuk digunakan. Seringkali lead
time dari sebuah item berubah – ubah
tergantung daripada keadaan dan situasi dari supplier/ vendor. Karena lead time yang sering kali berubah – ubah dan bervariasi, maka data pun harus up to
date.
3.4.2.2 Aplikasi
M odul Forecast to Plan pada PT. FDR menggunakan 2 (dua) buah sistem informasi yang masing-masing mempunyai beban kerja yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dalam proses bisnis yang ada. Penjelasan atas dua sistem informasi tersebut dibahas seperti di bawah ini:
3.4.2.2.1 EBS (Enterprise Bussiness Suite)
Aplikasi EBS ini berfungsi sebagai sistem informasi yang digunakan untuk menangani seluruh proses forecast to plan mulai dari forecast sampai pada tahapan released job, termasuk di dalamnya menghasilkan laporan-laporan terkait. Semua karyawan tetap mempunyai hak akses atas aplikasi ini.
3.4.2.2.2 Excel (Manual)
Excel manual adalah sistem perhitungan manual yang
berjalan secara pararel dengan sistem EBS. Perhitungan excel manual sendiri merupakan metode perhitungan lama. Penggunaan
excel manual dikarenakan adanya ketidakpercayaan terhadap hasil
perhitungan dari sistem EBS. Input dari sistem perhitungan manual sendiri adalah dokumen Order Fulfilment Schedule (OFS) dan hardcopy spec yang akan diolah sehingga menghasilkan
output berupa kebutuhan material. Kebutuhan material disini
adalah kebutuhan murni untuk pemenuhan produksi setiap item barang jadi yang ada di dalam dokumen Order Fulfilment