ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
C. Kasie Administras
IV.3. Formulir atau dokumen yang digunakan
PT. Serikat Putra Perkebunan Lubuk Raja menggunakan beberapaformulir atau dokumen sebagai alat untuk proses sistem ini. Formulir yang digunakan oleh perusahaan untuk Sistem akuntansi penggajian adalah :
1. BKM (Buku Kegiatan Mandor)
BKM ini dilakukan oleh fungsi mandor untuk mencatat kehadiran karyawanSetiap harinya. BKM ini ditandatangani karyawan pada saat waktu masuk dan pulang, pada BKM ini meliputi kehadiran karyawan, jam kerja lembur dan premi untuk hari tersebut BKM ini dibuat rangkap 2 oleh masing-masing mandor 1 untuk asisten divisi, 1 lagi untuk operator komputer.
2. Daftar Gaji
Daftar gaji dibuat oleh fungsi Asisten Divisi. Berdasarkan BKM yang diberikan oleh mandor setiap harinya maka setelah 15 hari Asisten divisi membuat Daftar gaji Gang untuk periode gajian kecil. Dan Setelah memasuki periode gajian besar berdasarkan BKM yang diberikan mandor setiap harinya maka Asisten divisi membuat daftar gaji Gang untuk gajian besar. Dibawah ini Daftar gaji Gang periode gajian kecil dan gajian besar untuk bulan desember tahun 2012 (terlampir)
Dari tabel diatas diatas dapat dilihat Daftar gaji gang gajian kecil ini meliputi NIK (Nomor Identifikasi Karyawan), nama karyawan, premi, iuran SPSI, Cash advance dan total yang dibayar perusahaan untuk Gang pada periode gajian kecil tersebut dan Daftar gaji gajian besar ini meliputi NIK, nama karyawan, Golongan, Keluarga(anak dan istri), Gaji pokok, lembur, premi, catu beras, Gaji kotor, Jamsostek perusahaan, iuran SPSI, koperasi, Total gaji yang dibayar perusahaan pada periode gajian besar. setelah itu fungsi Asisten divisi memberikan daftar gaji Gang periode gajian kecil dan gajian besar tersebut kepada Fungsi kasie administrasi.
3. Rekapitulasi Gaji
Rekapitulasi gaji per Gang dilakukan oleh fungsi Asisten Divisi. Berdasarkan Daftar gaji per Gang untuk gajian kecil dan gajian besar maka fungsi Asisten Divisi membuat Rekapitulasi gaji per Gang untuk periode gajian kecil dan gajian besar Rekapitulasi gaji per Gang ini meliputi nama, jumlah karyawan, mandor, Cash advance, iuran SPSI, premi dan total yang dibayar perusahaan dan asisten masing-masing divisi memberikan Rekapitulasi gaji per Gang tersebut kepada fungsi kasie administrasi. Berdasarkan Rekapitulasi gaji per Gang ini, Fungsi kasie Administrasi membuat Rekapitulasi gaji per Divisi untuk gajian kecil dan besar. Rekapitulasi gaji per divisi untuk gajian kecil meliputi divisi, premi, Asisten divisi, cash advance, iuran SPSI dan total yang dibayar, sedangkan untuk
rekapitulasi gaji per divisi untuk gajian besar fungsi kasie administrasi sudah membedakan karyawan SKU-H dan SKU-B, dibawah ini tabel rekapitulasinya:
4. Bukti pengeluaran kas (Cash disbursemant voucher)
Berdasarkan Daftar gaji per Gang untuk gajian kecil dan rekapitilasi gaji per Gang untuk gajian kecil yang diterima fungsi kasie administrasi dari masing- masing asisten divisi maka fungsi kasie administrasi membuat rekapitulasi gaji per divisi sebagai dasar penerimaan kas yang akan diterima dari pusat dan memberinya ke fungsi operator untuk dikirimkan ke pusat sebagai laporan PDO (permintaan dana operasional). sebelum dikirimkan, fungsi operator komputer membandingkan dengan Daftar gaji Gang, rekapitulasi per Gang dan rekapitulasi per divisi yang dibuatnya berdasarkan BKM yang diberikan oleh mandor,
Laporan PDO ini diketahu oleh fungsi kasie administrasi dan disetuji oleh Estate manager.
5. Amplop Gaji
Penggolongan karyawan pada PT. Serikat Putra Perkebunan Lubuk Raja digolongkan atas 2 yaitu: Karyawan Staff dan non staff dan Karyawan non staff dibedakan menjadi 2 yaitu: karyawan SKU-B (syarat kerja umum bulanan) dan karyawan SKU-H (syarat kerja umum harian). Perusahaan membayar gaji kepada karyawan staff melalui rekening pribadi masing-masing staff. dan perusahaan membayar gaji karyawan non staff dalam amplop gaji karyawan. Dihalaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
PT. Serikat Putra Perkebunan Lubuk Raja juga menggunakan beberapa formulir dalam sistem pengupahannya, tetapi formulirnya tidak selengkap sistem penggajian karena secara umum pengupahan jarang terjadi pada perusahaan ini dan prosedurnya tidak serumit sistem penggajian karena perusahaan ini mengakui pengupahan hanya pada transaksi biaya kontanan dan upah borongan. Perusahaan memerlukan jasa karyawan kontanan apabila terjadinya suatu kegiatan yang memerlukan jasa lebih dari produktifitas karyawan yang ada dalam perusahaan
tersebut yakni banyaknya TBS (Tandan buah sawit) yang sudah dapat dipotong. umumnya karyawan upahan berasal dari masyarakat yang tinggal disekitar perusahaan tersebut dan dari karyawan yang bekerja sebagai pemanen di
perusahaan cabang. Formulir yang digunakan oleh perusahaan untuk Sistem
akuntansi pengupahan pada transaksi biaya Kontanan adalah : 1. Daftar upah kontanan angkut TBS
Dokumen ini dibuat oleh Mandoryang meliputi nama mandor, Gang, blok, Tahun tanam sawit yang dipotong, upah karyawan per kg sawit yang dipotongnya, jumlah karyawan upahan, biaya makan untuk hari tersebut dan total yang dibayar perusahaan kepada karyawan upahan untuk hari tersebut. Dokumen ini dibuat oleh fungsi mandor sebanyak 2 rangkap, yaitu 1 untuk asisten divisi, 1 lagi untuk operator komputer. Dibawah ini daftar upah kontanan angkut TBS untuk tanggal 6 desember 2012 (terlampir)
2. Rekapitulasi upah kontanan angkut TBS
Dokumen ini dibuat oleh Asisten divisi. Berdasarkan daftar upah kontanan angkut TBS Gang, Asisten divisi membuat rekapitulasi upah kontanan angkut TBS per Gang, rekapitulasi ini meliputi nama asisten divisi, divisi yang dipimpinnya, Gang, mandor, total yang dibayar.
Setelah Asisten divisi membuat rekapitulasi upah kontanan angkut TBS per Gang, maka dia memberikannya kepada fungsi kasie administrasi.
Berdasarkan rekapitulasi upah kontanan angkutTBS per Gang yang diberikan oleh mandor fungsi kasie administrasi membuat rekapitulasi upah kontanan angkut TBS per divisi. Setelah itu fungsi kasie administrasi memberikan rekapitulasi upah kontanan angkut TBS per divisi tersebut kepada operator komputer. Dibawah ini rekapitulasi upah kontanan angkut TBS per Gang yang dibuat
asisten divisi dan rekapitulasi upah kontanan angkut TBS per divisi yang dibuat oleh fungsi kasie administrasi (terlampir)
3. Bukti kas keluar
Setelah rekapitulasi upah kontanan angkut TBS per divisi yang diterima dari fungsi kasie administrasi, fungsi operator komputer membandingkan dengan
rekapitulasi upah kontanan angkut TBS. Berdasarkan hal tersebut fungsi operator komputer membuat bukti kas keluar yang tujuannya untuk memerintahkan pengeluaran kas kepada fungsi kasie administrasi, karena yang memegang dana kas kecil dan dana operasional perusahaan adalah fungsi kasie administrasi.
4. Amplop upah
Setelah mendapat perintah dari operator komputer untuk mengeluarkan kas, maka fungsi kasie administrasi memberikan upah karyawan tersebut dan dimasukkan ke dalam amplop upah dan memberikannya kepada juru bayar, dalam hal ini juru bayarnya adalah asisten divisi. Maka dari itu asisten divisi datang ke kantor besar untuk menerima amplop upah karyawan serta pergi kekantor divisi untuk selanjutnya dilakukan pendistribusian upah karyawan.
Formulir yang digunakan oleh perusahaan untuk Sistem akuntansi pengupahan pada Upah Borongan adalah:
1. Perjanjian Upah borongan
Jasa upah borongan diperlukan oleh perusahaan ketika suatu keadaan dimana perusahaan membutuhkan jasa tenaga kerja yang lebih banyak misalnya dalam perbaikan jalan disekitar perkebunan yang rusak,sehingga mempersulit para pengangkut sawit mengantar ke PKS, atau membangun taman disekitar areal perkebunan. Dokumen ini dibuat rangkap 2 oleh Kasie administrasi dan disetujui oleh Estate manager dan diberikan 1 lembar untuk operator komputer untuk di input kedalam komputer. Dokumen ini sebagai perjanjian upah borong antara karyawan pemborong dan pihak perusahaan yang menjadi mufakat kedua belah pihak.
2. Bukti kas keluar
Berdasarkan Dokumen Perjanjian upah borong yang diberikan oleh kasie administrasi, Fungsi operator komputer membuat bukti kas keluar sebagai perintah kepada Fungsi kasie administrasi untuk mengeluarkan kas.
Berdasarkan perintah operator komputer fungsi kasie administrasi
memasukkan uang ke dalam amplop dan mendistribusikan nya kepada karyawan upah borongan.