TINJAUAN PUSTAKA
F. Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar
Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar sering disebut ringkasan atau lembaran muka. Selain menjadi lembaran paling depan pada suatu berkas rekam medis, lembaran ini berisi informasi tentang identitas pasien, cara penerimaan melalui, cara masuk dikirim oleh, serta berisi ringkasan data pada saat pasien keluar.[1]
Isi dari formulir ini adalah sebagai berikut ; 1. Identitas pasien
a. Nama pasien 2. Informasi yang dicatat
a. Diagnosa masuk b. Diagnosa akhir c. Diagnosa tambahan d. Komplikasi
e. Kode diagnosis f. Infeksi nosokomial g. Penyebab infeksi
G. Desain Formulir Rekam Medis 1. Pengertian
Desain formulir adalah proses produksi kreativitas seseorang pada formulir berupa kertas atau formulir elektronik dalam bentuk komunikasi visual yang mempunyai fungsi dan nilai estetika untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada setiap orang yang telah diatur formatnya sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan tertentu.[7]
2. Aturan - aturan Dasar dalam Perancangan Formulir
a. Dirancang untuk pengguna mencapai tujuan secara efektif.
b. Formulir harus sederhana, maksudnya tidak mengandung butir data yang tidak diperlukan.
c. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi - definisi, beri label semua informasi harus baku.
d. Adanya petunjuk cara pengisian dan konsistensi interpretasi data jika diperlukan.
e. Butir data harus diurutkan secara logis yang mengacu pada pengumpulan data.
3. Analisa Perancangan Formulir
Analisa formulir harus dimulai dengan pencarian fakta. Jangan lakukan review hanya ketika waktu formulir tersebut telah habis atau ketika diminta untuk perubahan saja. Namun, harus dilakukan secara berkala sehingga formulir sesuai dengan kebutuhan pengguna tiap periode.
a. Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan sistem, oleh sebab itu sebagai perancang harus mengenal tujuan sistem tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta syarat-syarat terselenggaranya sistem tersebut sehingga dapat menjelaskan mengapa formulir tersebut dibuat.
b. Perancangan formulir dapat lebih efektif bila disertai kebijakan pengontrol formulir yang memadai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam hal :
1) Jumlah tenaga yang mengisi formulir.
2) Frekuensi kesalahan dalam melengkapi formulir.
3) Semua keterangan atau data dapat tersajikan dan ada data atau informasi yang tidak penting atau diperlukan yang perlu dihilangkan.
4) Percetakan kertas yang diperlukan.
c. Informasi yang dibutuhkan dalam perancangan formulir meliputi ukuran kertas, pokok keterangan / susunan, spasi, penggunaan huruf.
d. Pada dasarnya pokok keterangan / susunan terdiri dari 5 bagian, yaitu :
1) Heading: Judul atau nama formulir dan nomor formulir, untuk memudahkan pengontrolan penggunaan dan pengadaan formulir.
2) Instruction: instruksi / informasi agar tidak salah dalam pencatatan data.
3) Introduction: pendahuluan untuk mengantarkan isi / badan formulir sehingga pencatatan data dan pembaca formulir sudah mengerti formulir ini untuk siapa dan digunakan untuk apa.
4) Body: Badan formulir tergantung pada tujuan formulir dibuat.
5) Close: Penutup / kesimpulan, merupakan bagian akhir dari formulir meskipun tidak selalu ada kesimpulan.
e. Formulir yang sedikit berlainan tetap mempunyai maksud yang sama dapat dirancang kembali dengan membuat daftar check yaitu dengan tanda (x) pada data / informasi yang sama, kemudian dianalisis apakah dapat dipadukan menjadi satu.
4. Manfaat Formulir Rekam Medis
Formulir merupakan alat yang penting untuk menjalankan organisasi karena bermanfaat sebagai :
a. Alat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan.
b. Alat untuk merekam data transaksi (pelayanan).
c. Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
d. Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain dalam organisasi yang sama maupun ke organisasi lain.[3]
H. Aspek Desain Formulir 1. Aspek Fisik
a. Bahan
Bahan formulir harus memperhatikan kegunaan dari formulir tersebut, sehingga harus ada beda antara bahan formulir yang bersifat abadi dan bahan untuk formulir yang dimusnahkan.
Terdapat 5 sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :
1) Weight adalah berat kertas pada ukuran tertentu.
2) Grade adalah mutu kertas dan seratan berdasarkan pada jenis material yang digunakan dalam proses.
3) Finish of paper adalah lapisan kimia yang diberikan pada kertas, keadaan kertas bisa kasar, licin, mengkilat.
4) Colour of paper adalah sarana / media efektif untuk memperoleh daya tarif, identifikasi unik dan cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir.
Berat kertas dikelompokan menjadi beberapa istilah, antara lain : 1) Kertas Bond; berat antara 11-24 pounds (5500-12000 gram).
2) Kertas Manifold / kertas tissue; berat antara 7-11 pounds (3500-5500 gram).
3) Kertas Onin Skin; berat antara 7-11 pounds dan lapisan transparan.
4) Kertas Ledger; berat antara 24-36 pounds (12000-18000 gram).
5) Kertas Bristol, post card, board, tag, duplikatot, safety, dan newsprint.
b. Bentuk
Pada umumnya bentuk dari sebuah formulir adalah persegi panjang, hal ini dimaksudkan agar dalam penyimpanannya dapat diseragamkan dengan kertas-kertas yang lainnya. Sehingga lebih rapi dan tidak merusak fisik kertas.
c. Warna
Kertas warna untuk formulir merupakan media yang efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik dan cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir. Hal yang menjadi perhatian dalam hal warna adalah kontras warna formulir dengan syarat warna tinta yang digunakan. Kontras adalah derajat perbedaan antara luminensi 2 objek atau permukaan. Dalam komunikasi visual, unsur kontras digunakan sebagai eye catcher atau daya tarik, sehingga konsumen tertarik dan tindakan selanjutnya adalah terkesan dan mempunyai penilaian yang baik tentang produk yang ditawarkan. Kesan terhadap warna ditentukan oleh jenis panjang gelombang cahaya serta efek psikologi warna. Warna yang terpanjang jenis frekuensinya adalah warna kuning, karena warna kuning warna yang kontras terhadap tinta hitam dalam penulisan butir data dalam formulir.
Tabel 2.1.
Efek Psikologi Warna
Warna Efek
Jarak Suhu Psikis
Biru Jauh Sejuk Menyejukan
Hijau Jauh Sangat Sejuk Menyegarkan
Merah Dekat Hangat Sangat Mengganggu
Orange Sangat Dekat Sangat Hangat Merangsang
Kuning Dekat Sangat Hangat Merangsang Sawo Matang Sangat Dekat Netral Merangsang
Ungu Sangat Dekat Sejuk Agresif
Putih Dekat Netral Netral
Sumber : ergonomi untuk produktifitas kerja, sumakmur PK.[9]
d. Ukuran
Cara yang baik dalam ukuran formulir yaitu dengan ukuran standar, akan memudahkan jika formulir tersebut akan diarsipkan / dikopi (pada umumnya pengguna menggunakan formulir)
berukuran standar seperti ukuran double folio, kuarto, ½ folio, ¼ folio merupakan ukuran kertas yang baik terutama kalau kertas tersebut diarsipkan.
2. Aspek Anatomik a. Heading
Berperan sebagai tempat pemberian judul dan mengandung informasi tentang formullir, yaitu: letak formulir (kiri atas, tengah atas, kanan atas, bawah), Nama dan alamat institusi perlu ditulis dalam judul, identitas dan tanggal edisi formulir pada umumnya ditempatkan di tepi kanan atas, identitas formulir harus ada pada semua halaman.
Apabila formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak di halaman balik, maka identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir. Hal ini berfungsi untuk menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan dan membantu dalam pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. Tanggal penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.[3]
b. Introduction
Bagian ini menjelaskan tujuan dari formulir. Kadang-kadang tujuan ditentukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut memang diperlukan, maka pernyataan yang jelas bisa dimasukan ke dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya.
c. Instruction
Instruksi harus bisa menetukan dengan cepat berapa copy diperlukan, siapa yang harus mengajukan formulir, dan kepada siapa copynya harus dikirim.
Instruksi bisa diletakan pada bagian depan formulir apabila terdapat ruang yang cukup.
d. Body
Body merupakan bagian utama dari formulir. Pertimbangan hati-hati harus diberikan mengenai susunan data yang diminta atau informasi tersedia yang meliputi pengelompokkan, pengurutan, dan penyusunan tepi yang sepantasnya, margins, spacing, rules, type styles, dan cara pencatatan.
e. Margins
Batas pinggir tidak saja menambah tampilan dan kegunaan formulir, tapi juga kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik.
Margins minimum adalah 2/16” pada bagian atas, 3/16” bagian bawah, dan 3/10” pada sisi-sisi. Untuk stok kartu paling kurang 1/8” pada semua sisi.
f. Spacing
Spacing adalah ukuran area entry data. Untuk mendesain formulir dengan data yang ditullis tangan, maka gunakan spasi 1/10” sampai 1/12” untuk horizontal spacing. Sedangkan ¼” sampai 1/3” untuk vertikal spacing. Untuk mendesain kotak, gunakan 1/3”.
g. Rules
Rule adalah sebuah garis baik horisontal maupun vertikal. Garis ini bisa solid (langsung), dotted (terputus-putus), atau paralel berdekatan yang melayani berbagai tujuan. Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulisan untuk pemasukkan data pada tempat semestinya, menginstruksikan penullisan mengenai panjang yang diinginkan dari data dimasukan, membimbing pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya tarik fisik formulir.
h. Type style
Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir. Biasanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus.
i. Cara Pencatatan
Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik, atau cetakan komputer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Charakter Recogniting, yaitu pengenalan huruf secara optis) dan ‘bar code’, yang bekerja sebagai input langsung kedalam computer.
j. Close
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah ‘close’ atau penutup. Ini merupakan ruangan untuk tanggal, nama dan tanda tangan pengotentikasi atau persetujuan.
3. Aspek Isi
a. Kelengkapan item data
Data yang tercatat pada formulir berisikan data identitas pasien dan data klinis.
b. Terminologi
Penggunaan terminologi sebaiknya istilah yang dapat dimengerti oleh semua orang. Begitu juga dengan penggunaan singkatan.
I. Kerangka Teori