ANALISA DESAIN FORMULIR RINGKASAN MASUK DAN KELUAR (RM 1)
RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2012
KARYA TULIS ILMIAH
Penyusunan untuk memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma Ahli Madya (Amd) progam studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Oleh : BAYU SAPUTRO
D22.2009.00841
PROGAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG
2012
©2012
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Penulis
HALAMAN PERSETUJUAN
ANALISA DESAIN FORMULIR RINGKASAN MASUK DAN KELUAR (RM 1) RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2012
Disusun oleh : BAYU SAPUTRO
D22.2009.00841
Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal : 16 Juli 2012
Pembimbing
Enny Rachmani, S.KM, M.Kom
KARYA TULIS ILMIAH
ANALISA DESAIN FORMULIR RINGKASAN MASUK DAN KELUAR (RM 1) RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2012
Disusun oleh:
Bayu Saputro NIM : D22.2009.00841
Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Semarang, 18 Juli 2012
Tim Penguji
Ketua Penguji : Enny Rachmani, S.KM, M.Kom (………)
Penguji 1 : Arif Kurniadi, M.Kom (………)
Penguji 2 : Retno Astuti S, SS, MM (………)
Mengetahui, Dekan
Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes
HALAMAN PERSEMBAHAN
Alhamdulillahirobbil’alamin. Segala puji syukur aku panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya atas terselesaikannya tugas akhir ini, yang selalu senantiasa memberi kenikmatan tanpa terbatas.
Karya Tulis ini aku persembahkan untuk :
Bapak ibu lan KELUARGA besar
kulo ingkang mboten kesupen dongo kaliyan semangatipun kagem kulo
Pembimbingku ibu Enny Rachmani atas saran dan motivasi yang membuat ku semangat mengerjakan KTI ini
Bpk dan Ibu dosen fakultas kesehatan Tanpa kecuali atas bimbingannya
Nona ChYipluk yang tanpa henti memberi caHaya dalam hidupKu...
Nopan si Teman baik, aku selalu merepotkanmu. Dimas Ndut sory Bro>>>>
UKM bola, Laskar Pathok, REDEka FC, Doa IBU FC oke_oke
Keluarga Besar RMIK 09 tanpa terkecuali, matur nuwun semuanya
Pak Toyo dan keluarga atas persahabatannya
Mbak song hye rin terimasih bantuannya
Buat fendi, pepo, mbahe, jujuk, yang tanpa henti memberi motivasi dan semangat, “ngejak boros”.
Mas memet, mas cossa, mas jadul, dan mas annur ayo mancing
Mbek_mbek 09 yang selelu crazy
CEPOT atas hiburanmu, kowe ireng .. . .
RIWAYAT HIDUP
Nama : Bayu Saputro
Tempat,Tanggal Lahir : Semarang,11 Januari 1991 Jenis Kelamin : Laki – Laki
Agama : Islam
Alamat : Jalan Mahesa Mukti II / A308 Pedurungan Tengah, Semarang Riwayat Pendidikan :
1. SDN Candimulyo 01 Magelang (Tahun 1997-2003) 2. SMP N 1 Candimulyo, Mageleng (Tahun 2003-2006) 3. SMA Muhammadiyah 1 Magelang (Tahun 2006-2009)
4. Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2009
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dengan judul
“Analisa Desain Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar (RM 1) RumahSakit Islam Kendal Tahun 2012”
Atas tersusunnya Karya Tulis Ilmiah ini, Peneliti mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Kepala Program studi DIII Rekam Medis dan Ilmu Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
4. Ibu Wiwik Fitriana Amd, PK selaku Kepala Instansi Rekam Medis Rumah Sakit Islam Muhamadiyah Kendal.
5. Enny Rachmani, S.KM, M.Kom, selaku pembimbing Tugas Akhir Karya Tulis Ilmiah.
6. Segenap Staff pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
7. Segenap Staff Rekam Medis dan Karyawan Rumah Sakit Islam Kendal yang telah memberikan petunjuk dan saran dalam pengambilan data.
8. Semua pihak yang telah membantu, sehingga penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini dapat terselesaikan.
Dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini, Peneliti menyadari masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu peneliti mengharap kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan Karya Tulis Ilmiah ini. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak, khususnya rekan – rekan mahasiswa Diploma III Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan.
Semarang, Juli 2012
Peneliti
Program DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Semarang 2012 ABSTRAK
BAYU SAPUTRO
ANALISA DESAIN FORMULIR RINGKASAN MASUK DAN KELUAR (RM 1) RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2012
Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar selalu menjadi lembaran paling depan pada suatu berkas rekam medis, yang digunakan untuk mencatat ringkasan perjalanan penyakit sejak pasien masuk hingga pasien keluar. Analisa desain Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar (RM 1) Rumah Sakit Islam Kendal tahun 2012 untuk mengetahui keluhan pengguna serta menganalisa desain formulir RM 1 yang dilihat dari aspek fisik, anatomik dan aspek isi.
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Objek penelitian ini adalah Masuk dan Keluar (RM 1) Rumah Sakit Islam Kendal. Subjek dari penelitian ini adalah petugas pendaftaran, dokter, dan petugas RM. Istrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman observasi, yaitu sebagai acuan penelitian dan kuisioner untuk mengetahui keluhan responden terhadap desain formulir RM 1. Cara pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara.
Berdasarkan hasil penelitian terhadap 3 aspek yaitu aspek fisik, bahan kertas yang digunakan belum sesuai. Aspek anatomik, formulir ini belum memiliki instruction, tidak adanya No edisi, kolom No RM terlalu sempit dan perlu diberi kotak – kotak, untuk kolom bagian / SMF dan No register tidak perlu dicantumkan. Kolom kode diagnosa terlalu sempit. Serta kolom tanda tangan dokter perlu diperlebar. Aspek isi perlu adanya penambahan untuk kolom umur dan kolom alergi, masih ada singkatan yang masih kurang dipahami.
Dari hasil penelitian dapat disimpulkan dari aspek fisik bahan yang digunakan belum sesuai untuk formulir yang akan diabadikan. Aspek anatomik perlu adanya instruction pengisian. Aspek isi perlu adanya penambahan kolom umur dan alergi.
Kata kunci : Desain formulir, formulir RM.1
Kepustakaan : 9 (1991-2011)
DIII Program Medical Record and Health Information Medical Faculty of the University of Dian Nuswantoro Semarang 2012
ABSTRACT BAYU SAPUTRO
ANALYSIS AND DESIGN IN SUMMARY FORM OUT (RM 1) HOSPITAL OF ISLAM KENDAL 2012
Summary of Entry and Exit form has always been at the front sheet in a medical record file, which is used to record a summary of course of the disease since the patient went to the patient out. Design Analysis Summary Form Entry and Exit (RM 1) Kendal Islamic Hospital in 2012 to determine the user's complaint form RM 1.
This type of study is descriptive. Object of this study is the Entry and Exit (RM 1) Islamic Hospital Kendal. The subject of this study is the registration officer, physician, and RM officers. Instrument study is the observation, that as a reference and research questionnaires to determine the respondent's complaint form to the design of RM 1. The data collected by observation and interviews.
Based on the results of a study of three aspects: physical, material paper used has not been appropriate. Anatomic aspects, this form does not have the
instruction, the absence of issue No, No RM column is too narrow and need to be given the box - the box for the column / SMF and No register is to be given. Diagnosis code field is too narrow. Doctor's signature and the column needs to be widened. Aspect of the content need to perform additional column to column age and allergies, there are stands that are still poorly understood.
From the research results can be deduced from the physical aspects of the materials used do not correspond to a form that will be perpetuated. Anatomic aspects of the need for charging instruction. Aspect of the content to the addition of columns age and allergies.
Key words : Design the form, form RM.1
Library : 9 (1991-2011)
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL……… i
HALAMAN HAK CIPTA……….………... ii
HALAMAN PERSETUJUAN... iii
HALAMAN PENGESAHAN ………... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ……… v
RIWAYAT HIDUP………...…… vi
KATA PENGANTAR………. vii
ABSTRAK……… ix
ABSTRACT... x
DAFTAR ISI……… xi
DAFTAR TABEL……… xiv
DAFTAR LAMPIRAN……… xv
BAB I PENDAHULUAN……… 1
A. Latar Belakang……….……….... 1
B. Rumusan Masalah………..……….... 3
C. Tujuan Penelitian………...… 3
D. Manfaat Penelitian……….. 4
E. Ruang Lingkup……… 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……….….... 6
A. Pengertian Rekam Medis………... 6
B. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis... 6
C. Kelengkapan Dokumen Rekam Medis... 8
D. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kelengkapan Desain Formulir... 9
E. Formulir... 10
1. Pengertian... 10
2. Formulir elektronik... 10
F. Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar... 11
G. Desain Formulir Rekam Medis... 12
1. Pengertian ... 12
2. Aturan-aturan Dasar dalam perancangan formulir... 12
3. Analisa Perancangan Formulir... 13
4. Manfaat formulir Rekam Medis... 15
H. Aspek Desain Formulir... 15
1. Aspek Fisik... 15
2. Aspek Anatomik... 18
3. Aspek Isi... 21
I. Kerangka Teori... 22
J. Kerangka Konsep... 23
BAB III METODOLOGI PENELITIAN... 24
A. Jenis Penelitian... 24
B. Variabel Penelitian... 24
C. Definisi Oprasional... 25
D. Subjek dan Penelitian... 29
E. Istrumen Penelitian... 29
F. Cara Pengumpulan Data... 29
G. Pengolahan Data... 30
H. Analisa Data... 31
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 32
A. Hasil... 32
B. Pembahasan ... 54
BAB V PENUTUP... 73
A. Kesimpulan... 73
B. Saran ... 76
\\
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
2.1 Efek psikologi warna ………17
4.1 Tabel desain formulir dilihat dari aspek fisik ………. .37
4.2 Tabel desain formulir dilihat dari aspek anatomik ...……… 38
4.3 Tabel desain formulir dilihat dari aspek isi ...………42
4.4 Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran tentang formulir RM 1 ...46
4.5 Tabel hasil wawancara dokter tentang formulir RM 1 ...47
4.6 Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran Tentang aspek fisik terhadap formulir RM 1 ...48
4.7 Tabel hasil wawancara dokter Tentang aspek fisik terhadap formulir RM 1 ...49
4.8 Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran Tentang aspek anatomik terhadap formulir RM 1 ...50
4.9 Tabel hasil wawancara dokter Tentang aspek anatomik terhadap formulir RM 1 ...52
4.10 Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran Tentang aspek isi terhadap formulir RM 1 ...53
4.11 Tabel hasil wawancara dokter Tentang aspek isi terhadap formulir RM 1 ...54
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN
1. Pedoman observasi
2. Kuisioner terhadap dokter, petugas RM dan petugas pendaftaran 3. Tabel hasil wawancara dokter, petugas RM dan petugas pendaftaran 4. Protap Rumah Sakit Islam Kendal
5. Surat Bukti Penelitian
6. Desain Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar (RM 1) Rumah Sakit Islam Kendal
7. Re-desain Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar (RM 1) Rumah Sakit Islam Kendal
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesehatan merupakan salah satu aspek terpenting dalam kehidupan manusia.
Oleh karena itu masyarakat berusaha untuk mendapatkan dan menginginkan yang terbaik dalam hal mutu kesehatan. Agar dapat dilakukan pelayanan yang maksimal, maka setiap sarana pelayanan kesehatan khususnya Rumah Sakit hendaknya diselenggarakan rekam medis,[1] Departemen Kesehatan RI mendefinisikan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit. Definisi tersebut menunjukkan perlunya formulir untuk mencatat hasil-hasil pelayanan kepada pasien. Dikatakan berkas karena rekam medis terdiri dari berbagai jenis formulir rekam medis yang dimasukkan kedalam folder menjadi satu berkas.
Rekam medis harus dibuat secara lengkap dan jelas. Pencatatan data dilakukan setelah pasien menerima pelayanan agar keakuratan data terjaga dan kesinambungan informasi terjamin. Formulir rekam medis dibedakan menjadi dua, yaitu formulir aktif dan formulir in-aktif. Oleh karena itu, bahan atau kertas yang digunakan sebaiknya dipilih kertas yang baik dan kuat. Penggunaan tinta pun harus berkualitas yaitu yang tidak mudah luntur bila disentuh air. Oleh karena itu dalam perancangan dan pembuatan formulir harus dilakukan dengan teliti dan benar.[2]
Arti penting formulir ringkasan masuk dan keluar bagi rumah sakit yaitu dapat memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, yang berarti informasi
yang terkandung dalam formulir tersebut dapat digunakan kembali ketika pasien tersebut datang untuk berobat pada kunjungan berikutnya.
Formulir ringkasan masuk dan keluar selalu menjadi lembaran paling depan pada suatu berkas rekam medis, yang digunakan untuk mencatat ringkasan perjalanan penyakit sejak pasien masuk hingga pasien keluar. Isi pokok formulir ini adalah (identitas pasien, identitas dokter yang merawat, keluhan utama, diagnosa awal, diagnosa tambahan, diagnosa komplikasi, infeksi nosokomial, tindakan dan sebab kematian). Cara pengisian formulir ini adalah dengan cara mengisi data dan melingkari, dan yang berhak mengisi formulir ini adalah dokter, petugas TPPRI, perawat dan petugas RM.[3]
Berdasarkan survei awal yang dilakukan di Rumah Sakit Islam Kendal, petugas TPPRI mengeluhkan pada kolom nomor register, yang seharusnya ditiadakan karena tidak diperlukan. Dengan hal itu maka pada kolom nomor rekam medis dapat lebih luas sehingga mempermudah penulisan. Mengingat pentingnya nomor rekam medis yang harus dicantumkan pada formulir ringkasan masuk dan keluar, meskipun dalam sampul berkas sudah ada.
Masalah lainnya yaitu petugas TPPRI maupun petugas TPPRJ juga merasa bingung dengan adanya kolom bagian / SMF dan kolom petugas TPPRN yang terdapat pada formulir ringkasan masuk dan keluar Rumah Sakit Islam Kendal yang sampai saat ini masih dipertanyakan fungsi dan kegunaannya. Adapun masalah lain yaitu dokter merasa kesulitan dalam menulis diagnosa penyakit, karena kolom diagnosa yang tersedia telalu kecil dan sempit sehingga dokter harus menulis di lembar perjalanan penyakit. Jadi petugas mengalami kesulitan dalam mencari diagnosa yang akan di koding.
Selain itu bahan yang digunakan pada formulir RM 1 adalah HVS 60 gram. Maka kertas akan mudah sobek, sehingga tidak tepat digunakan karena formulir ini akan diabadikan.
Alasan tersebut sebagai bahan pertimbangan untuk dilakukan redesain formulir sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka peneleti tertarik untuk mengambil judul
“Analisa Desain Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar (RM1) di Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2012”.
B. Rumusan Masalah
Bagaimanakah desain formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2012 ?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Menganalisis desain formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Islam Kendal.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi keluhan pengguna (petugas RM, petugas pendaftaran, dokter).
b. Menganalisa desain formulir ringkasan masuk dan keluar yang dilihat dari 3 aspek :
1) Fisik
Meliputi: bahan, bentuk formulir, ukuran serta warna kertas.
2) Anatomik
Meliputi: heading, introduction, instruction, body, close.
3) Isi:
Meliputi: kelengkapan isi data, terminologi, ruang pengisian data.
c. Merancang atau merevisi formulir ringkasan masuk dan keluar.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti
Menambah wawasan pengetahuan dan pengalaman tentang peranan formulir ringkasan masuk dan keluar di Rumah Sakit Islam Kendal.
2. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan masukan pihak rumah sakit dalam merevisi serta memudahkan pengguna dalam mengisi formulir ringkasan masuk dan keluar.
3. Bagi Akademik
Sebagai bahan referensi tambahan untuk mengevaluasi belajar dan membandingkan antara teori dan penerapan praktek di lapangan guna pengembangan ilmu rekam medis, khususnya dalam topik desain formulir.
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan
Penelitian ini termasuk dalam lingkup Ilmu Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
2. Lingkup Materi
Penelitian dibatasi pada aspek desain formulir.
3. Lingkup Objek
Objek dari penelitian ini adalah Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar Rumah Sakit Islam Kendal.
4. Lingkup Metode
Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara.
5. Lingkup Lokasi
Lingkup dari penelitian adalah bagian Rumah Sakit Islam Kendal.
6. Lingkup Waktu
Penelitian ini mulai dilaksanakan pada bulan April 2012.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Rekam Medis
Rekam Medis menurut Edna K. Huffman adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan, serta merekam hasilnya.[4]
B. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.
Menurut Depkes RI Dirjen Pelayanan Medis dalam buku Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, kegunaanya dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :
1. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada pasien.
3. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan hukum.
4. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya mengandung data / informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan.
5. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena informasi yang dikandungnya dapat digunakan sebagai bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
6. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan / referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.
7. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban laporan rumah sakit.[5]
C. Kelengkapan Dokumen Rekam Medis 1. Pengertian Data
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol - simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Data ini kemudian perlu diproses dan diubah menjadi informasi.[6]
2. Kualitas Data
Ciri-ciri data yang baik memiliki 4 kriteria, sebagai berikut : a. Akurat
Data yang harus lengkap dan tepat merekam keadaan tertentu.
b. Valid
Masih berlaku untuk waktu tertentu, tidak kadaluarsa.
c. Terus-menerus
Pengumpulannya tidak terputus-putus.
d. Reliabel
Dapat diandalkan / dapat dipercaya.
D. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kelengkapan Desain Formulir
Suatu sistem terdiri dari berbagai komponen yang berperan penting untuk suatu tujuan tertentu terutama dalam bidang pelayanan kesehatan. Komponen itu meliputi :
1. Man (manusia)
Merupakan faktor terpenting dalam pelaksanaan suatu sistem dalam sistem pelayanan kesehatan di rumah sakit. Untuk mendukung pelayanan dalam meningkatkan mutu.
2. Material (bahan)
Merupakan suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit.
Serta berpengaruh terhadap bahan yang digunakan dalam desain formulir.
3. Machine (mesin)
Merupakan alat yang digunakan manusia untuk mengerjakan suatu pekerjaan agar lebih cepat, efisien, dan sebagai penunjang pelaksanaan pelayanan kesehatan. Serta meningkatkan mutu pelayanan di rumah sakit.
4. Methode (metode)
Penggunaan metode yang tepat akan membantu tugas-tugas seseorang akan lebih cepat dan ringan dalam pelaksanaan sistem kesehatan rumah sakit.
5. Money (uang / dana)
Merupakan hal yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem di rumah sakit agar dapat berjalan sesuai kebutuhan pasien. Serta berpengaruh besar terhadap hasil yang digunakan dalam desain formulir di rumah sakit.
E. Formulir 1. Pengertian
Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi atau sering juga disebut dokumen. Dalam arti luas, formulir dapat diartikan secarik kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan
tertentu. Jadi formulir adalah lembaran kertas yang memiliki ruang untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.[7]
2. Formulir Elektronik
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keunggulan formulir elektronik :
a. Tidak pernah kehabisan, kerena satu jenis formulir yang ditayangkan pada layar monitor bila telah diisi datanya akan disimpan kedalam file - file komputer sebagai data dasar (data base) yang dapat diolah dengan mengintegrasikan satu dengan yang lain sehingga menghasilkan informasi.
b. Tidak pernah ketinggalan jaman, karena formulir elektronik rancangannya mudah dilakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan.
c. Ketidakefisienan dapat dihindari, karena kedua hal diatas.
d. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah, karena perancangan formulir elektronik dilakukan dengan menganalisis data dasar yang akan dicatat kemudian ditetapkan rancangan input dan output yang didiskusikan terlebih dahulu dengan pengguna formulir.
e. Pengisian jauh lebih cepat, pengisian dapat dilakukan dengan pilihan - pilihan sesuai dengan permintaan pengguna.
f. Penangkapan data dilakukan sekali, sekali data dimasukkan kedalam formulir elektronik komputer akan menyimpan yang pada saat dibutuhkan dapat diakses kembali.
g. Tidak ada data yang mengambang, tidak ada keraguan dalam memasukkan data kedalam komputer.
h. Pengolahan formulir lebih mudah.[8]
F. Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar
Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar sering disebut ringkasan atau lembaran muka. Selain menjadi lembaran paling depan pada suatu berkas rekam medis, lembaran ini berisi informasi tentang identitas pasien, cara penerimaan melalui, cara masuk dikirim oleh, serta berisi ringkasan data pada saat pasien keluar.[1]
Isi dari formulir ini adalah sebagai berikut ; 1. Identitas pasien
a. Nama pasien b. No. RM c. Tanggal lahir d. Alamat e. Jenis kelamin f. Pekerjaan g. Pendidikan h. Agama i. Suku bangsa 2. Informasi yang dicatat
a. Diagnosa masuk b. Diagnosa akhir c. Diagnosa tambahan d. Komplikasi
e. Kode diagnosis f. Infeksi nosokomial g. Penyebab infeksi
G. Desain Formulir Rekam Medis 1. Pengertian
Desain formulir adalah proses produksi kreativitas seseorang pada formulir berupa kertas atau formulir elektronik dalam bentuk komunikasi visual yang mempunyai fungsi dan nilai estetika untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada setiap orang yang telah diatur formatnya sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan tertentu.[7]
2. Aturan - aturan Dasar dalam Perancangan Formulir
a. Dirancang untuk pengguna mencapai tujuan secara efektif.
b. Formulir harus sederhana, maksudnya tidak mengandung butir data yang tidak diperlukan.
c. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi - definisi, beri label semua informasi harus baku.
d. Adanya petunjuk cara pengisian dan konsistensi interpretasi data jika diperlukan.
e. Butir data harus diurutkan secara logis yang mengacu pada pengumpulan data.
3. Analisa Perancangan Formulir
Analisa formulir harus dimulai dengan pencarian fakta. Jangan lakukan review hanya ketika waktu formulir tersebut telah habis atau ketika diminta untuk perubahan saja. Namun, harus dilakukan secara berkala sehingga formulir sesuai dengan kebutuhan pengguna tiap periode.
a. Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan sistem, oleh sebab itu sebagai perancang harus mengenal tujuan sistem tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta syarat-syarat terselenggaranya sistem tersebut sehingga dapat menjelaskan mengapa formulir tersebut dibuat.
b. Perancangan formulir dapat lebih efektif bila disertai kebijakan pengontrol formulir yang memadai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam hal :
1) Jumlah tenaga yang mengisi formulir.
2) Frekuensi kesalahan dalam melengkapi formulir.
3) Semua keterangan atau data dapat tersajikan dan ada data atau informasi yang tidak penting atau diperlukan yang perlu dihilangkan.
4) Percetakan kertas yang diperlukan.
c. Informasi yang dibutuhkan dalam perancangan formulir meliputi ukuran kertas, pokok keterangan / susunan, spasi, penggunaan huruf.
d. Pada dasarnya pokok keterangan / susunan terdiri dari 5 bagian, yaitu :
1) Heading: Judul atau nama formulir dan nomor formulir, untuk memudahkan pengontrolan penggunaan dan pengadaan formulir.
2) Instruction: instruksi / informasi agar tidak salah dalam pencatatan data.
3) Introduction: pendahuluan untuk mengantarkan isi / badan formulir sehingga pencatatan data dan pembaca formulir sudah mengerti formulir ini untuk siapa dan digunakan untuk apa.
4) Body: Badan formulir tergantung pada tujuan formulir dibuat.
5) Close: Penutup / kesimpulan, merupakan bagian akhir dari formulir meskipun tidak selalu ada kesimpulan.
e. Formulir yang sedikit berlainan tetap mempunyai maksud yang sama dapat dirancang kembali dengan membuat daftar check yaitu dengan tanda (x) pada data / informasi yang sama, kemudian dianalisis apakah dapat dipadukan menjadi satu.
4. Manfaat Formulir Rekam Medis
Formulir merupakan alat yang penting untuk menjalankan organisasi karena bermanfaat sebagai :
a. Alat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan.
b. Alat untuk merekam data transaksi (pelayanan).
c. Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
d. Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain dalam organisasi yang sama maupun ke organisasi lain.[3]
H. Aspek Desain Formulir 1. Aspek Fisik
a. Bahan
Bahan formulir harus memperhatikan kegunaan dari formulir tersebut, sehingga harus ada beda antara bahan formulir yang bersifat abadi dan bahan untuk formulir yang dimusnahkan.
Terdapat 5 sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :
1) Weight adalah berat kertas pada ukuran tertentu.
2) Grade adalah mutu kertas dan seratan berdasarkan pada jenis material yang digunakan dalam proses.
3) Finish of paper adalah lapisan kimia yang diberikan pada kertas, keadaan kertas bisa kasar, licin, mengkilat.
4) Colour of paper adalah sarana / media efektif untuk memperoleh daya tarif, identifikasi unik dan cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir.
Berat kertas dikelompokan menjadi beberapa istilah, antara lain : 1) Kertas Bond; berat antara 11-24 pounds (5500-12000 gram).
2) Kertas Manifold / kertas tissue; berat antara 7-11 pounds (3500-5500 gram).
3) Kertas Onin Skin; berat antara 7-11 pounds dan lapisan transparan.
4) Kertas Ledger; berat antara 24-36 pounds (12000-18000 gram).
5) Kertas Bristol, post card, board, tag, duplikatot, safety, dan newsprint.
b. Bentuk
Pada umumnya bentuk dari sebuah formulir adalah persegi panjang, hal ini dimaksudkan agar dalam penyimpanannya dapat diseragamkan dengan kertas-kertas yang lainnya. Sehingga lebih rapi dan tidak merusak fisik kertas.
c. Warna
Kertas warna untuk formulir merupakan media yang efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik dan cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir. Hal yang menjadi perhatian dalam hal warna adalah kontras warna formulir dengan syarat warna tinta yang digunakan. Kontras adalah derajat perbedaan antara luminensi 2 objek atau permukaan. Dalam komunikasi visual, unsur kontras digunakan sebagai eye catcher atau daya tarik, sehingga konsumen tertarik dan tindakan selanjutnya adalah terkesan dan mempunyai penilaian yang baik tentang produk yang ditawarkan. Kesan terhadap warna ditentukan oleh jenis panjang gelombang cahaya serta efek psikologi warna. Warna yang terpanjang jenis frekuensinya adalah warna kuning, karena warna kuning warna yang kontras terhadap tinta hitam dalam penulisan butir data dalam formulir.
Tabel 2.1.
Efek Psikologi Warna
Warna Efek
Jarak Suhu Psikis
Biru Jauh Sejuk Menyejukan
Hijau Jauh Sangat Sejuk Menyegarkan
Merah Dekat Hangat Sangat Mengganggu
Orange Sangat Dekat Sangat Hangat Merangsang
Kuning Dekat Sangat Hangat Merangsang Sawo Matang Sangat Dekat Netral Merangsang
Ungu Sangat Dekat Sejuk Agresif
Putih Dekat Netral Netral
Sumber : ergonomi untuk produktifitas kerja, sumakmur PK.[9]
d. Ukuran
Cara yang baik dalam ukuran formulir yaitu dengan ukuran standar, akan memudahkan jika formulir tersebut akan diarsipkan / dikopi (pada umumnya pengguna menggunakan formulir)
berukuran standar seperti ukuran double folio, kuarto, ½ folio, ¼ folio merupakan ukuran kertas yang baik terutama kalau kertas tersebut diarsipkan.
2. Aspek Anatomik a. Heading
Berperan sebagai tempat pemberian judul dan mengandung informasi tentang formullir, yaitu: letak formulir (kiri atas, tengah atas, kanan atas, bawah), Nama dan alamat institusi perlu ditulis dalam judul, identitas dan tanggal edisi formulir pada umumnya ditempatkan di tepi kanan atas, identitas formulir harus ada pada semua halaman.
Apabila formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak di halaman balik, maka identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir. Hal ini berfungsi untuk menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan dan membantu dalam pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. Tanggal penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.[3]
b. Introduction
Bagian ini menjelaskan tujuan dari formulir. Kadang-kadang tujuan ditentukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut memang diperlukan, maka pernyataan yang jelas bisa dimasukan ke dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya.
c. Instruction
Instruksi harus bisa menetukan dengan cepat berapa copy diperlukan, siapa yang harus mengajukan formulir, dan kepada siapa copynya harus dikirim.
Instruksi bisa diletakan pada bagian depan formulir apabila terdapat ruang yang cukup.
d. Body
Body merupakan bagian utama dari formulir. Pertimbangan hati-hati harus diberikan mengenai susunan data yang diminta atau informasi tersedia yang meliputi pengelompokkan, pengurutan, dan penyusunan tepi yang sepantasnya, margins, spacing, rules, type styles, dan cara pencatatan.
e. Margins
Batas pinggir tidak saja menambah tampilan dan kegunaan formulir, tapi juga kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik.
Margins minimum adalah 2/16” pada bagian atas, 3/16” bagian bawah, dan 3/10” pada sisi-sisi. Untuk stok kartu paling kurang 1/8” pada semua sisi.
f. Spacing
Spacing adalah ukuran area entry data. Untuk mendesain formulir dengan data yang ditullis tangan, maka gunakan spasi 1/10” sampai 1/12” untuk horizontal spacing. Sedangkan ¼” sampai 1/3” untuk vertikal spacing. Untuk mendesain kotak, gunakan 1/3”.
g. Rules
Rule adalah sebuah garis baik horisontal maupun vertikal. Garis ini bisa solid (langsung), dotted (terputus-putus), atau paralel berdekatan yang melayani berbagai tujuan. Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulisan untuk pemasukkan data pada tempat semestinya, menginstruksikan penullisan mengenai panjang yang diinginkan dari data dimasukan, membimbing pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya tarik fisik formulir.
h. Type style
Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir. Biasanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus.
i. Cara Pencatatan
Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik, atau cetakan komputer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Charakter Recogniting, yaitu pengenalan huruf secara optis) dan ‘bar code’, yang bekerja sebagai input langsung kedalam computer.
j. Close
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah ‘close’ atau penutup. Ini merupakan ruangan untuk tanggal, nama dan tanda tangan pengotentikasi atau persetujuan.
3. Aspek Isi
a. Kelengkapan item data
Data yang tercatat pada formulir berisikan data identitas pasien dan data klinis.
b. Terminologi
Penggunaan terminologi sebaiknya istilah yang dapat dimengerti oleh semua orang. Begitu juga dengan penggunaan singkatan.
I. Kerangka Teori
J. Kerangka Konsep
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang digunakan untuk menjelaskan atau menggambarkan keadaan nyata yang diamati.
B. Variable Penelitian
Variabel penelitian ini adalah desain formulir ringkasan masuk dan keluar, meliputi beberapa aspek yaitu :
1. Keluhan pengguna (dokter, petugas RM, petugas pendaftaran) terhadap desain formulir ringkasan masuk dan keluar.
2. Aspek fisik, meliputi : a. Bahan
b. Bentuk c. Ukuran d. Warna
3. Aspek anatomik, meliputi : a. Heading
b. Introduction c. Instruction d. Body e. Close
4. Aspek isi, meliputi :
a. Kelengkapan pengisian butir data b. Terminologi
C. Definisi Oprasional
no Variabel Definisi
1.
2.
Keluhan dalam penggunaan formulir ringkasan masuk dan keluar
Formulir ringkasan masuk dan keluar
Kesulitan - kesulitan yang dirasakan oleh (dokter, petugas RM, petugas pendaftaran) dalam mengisi dan menggunakan formulir ringkasan masuk dan keluar.
formulir yang digunakan untuk mencatat identitas pasien dan pelayanan apa saja yang diterima.
No Variabel Definisi 3 Aspek desain formulir
a. Fisik
1) Bahan
2) Bentuk
3) Ukuran
4) Warna
kertas yang digunakan sebagai bahan pokok dan media untuk mengumpulkan data.
Format yang digunakan misalnya persegi atau persegi panjang.
Ukuran panjang dan lebar kertas untuk formulir disesuaikan dengan kebutuhan.
Warna yang digunakan pada kertas untuk memudahkan dalam pengisian sehingga menarik perhatian pengguna.
No Variabel Definisi b. Anatomik
1) Heading
2) Introduction
3) Instruction
4) Body
Mencakup judul dan informasi mengenai formulir.
Bagian pendahuluan yang menjelaskan tujuan formulir.
Bagian dari formulir yang berisi tentang cara pengisian, penulisan, maupun petunjuk - petunjuk khusus tentang penggunaan formulir ringkasan masuk dan keluar.
Bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir yang sesungguhnya yaitu mengenai susunan data yang tersedia, yang mencakup pengelompokan, pengurutan, penyusunantepi yang sepantasnya.
No Variabel Definisi
5) Close
c. Isi
1) Kelengkapan pengisian butir
Data
2) Terminologi
Bagian penutup pada formulir yang merupakan ruangan untuk nama, tanda tangan, persetujuan tindakan.
Kelengkapan pengisian butir data formulir harus berisikan data identitas pasien dan data medis pasien.
Mencakup istilah, dan singkatan yang digunakan pada formulir ringkasan masuk dan keluar.
D. Subjek dan Penelitian
1. Subjek penelitian ini adalah petugas pendaftaran, dokter, petugas RM
2. Objek penelitian ini adalah formulir ringkasan masuk dan keluar di Rumah Sakit Islam Kendal 2012
3. Pengambilan jumlah data dengan metode total populasi, yaitu dengan jumlah total pengguna formulir ringkasan masuk dan keluar sejumlah
a. 3 Petugas RM
b. 4 Petugas pendaftaran c. 5 Dokter
E. Instrumen Penelitian
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman observasi, yaitu sebagai acuan penelitian dan kuisioner untuk mengetahui keluhan responden terhadap desain formulir ringkasan masuk dan keluar.
F. Cara Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi yaitu dengan melihat dan mengambil objek secara langsung formulir ringkasan masuk dan keluar dari aspek fisik (bahan, bentuk, ukuran, warna), aspek anatomik (heading, introduction, instruction, body, close), aspek isi (kelengkapan pengisian butir data, terminologi).
Selain itu pengumpulan data juga dilakukan secara wawancara yaitu keterangan lisan yang didapatkan secara langsung dari responden terhadap desain formulir ringkasan masuk dan keluar.
Data yang digunakan dalam penelitian adalah : 1. Data Primer
Yaitu mewawancarai secara langsung kepada dokter, petugas RM, petugas pendaftaran mengenai kendala dalam pengisian formulir ringkasan masuk dan keluar.
2. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dari melihat dan menyadur referensi buku dan searching lewat internet. Contoh: google, yahoo dan wikipedia.
G. Pengolahan Data
1. Editing : Melakukan koreksi / memeriksa kembali data yang
diperoleh.
2. Tabulating : Mengelompokkan data yang diperoleh dengan cara
memasukkan data kedalam tabel.
3. Pengisian data : Data yang disajikan dalam bentuk narasi dan tabel.
H. Analisa Data
1. Mendiskripsikan data yang diperoleh yaitu dari aspek fisik (bahan, bentuk, ukuran, warna), anatomik (haeding, introduction, instruction, body, close), isi (kelengkapan butir data, terminologi ).
2. Mengevaluasi kesesuaian desain formulir dengan teori, keluhan, serta kemudahan penggunaan formulir.
3. Merancang ulang desain formulir apabila tidak sesuai dengan teori, keluhan, serta kemudahan pengguna formulir.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Islam
Rumah Sakit Islam Kendal awal berdirinya yaitu terbentuknya YARSI (Yayasan Rumah Sakit Islam) yang beranggotakan 10 (sepuluh) unsur ORMAS termasuk Muhammadiyah. Kerena dalam proses perjalanannya mengalami kevakuman , Bupati Kendal pada waktu itu mengundang Ormas – Ormas. Yang tergabung dalam (YARSI) dan menawarkan untuk dikelola oleh salah satu dari Ormas. Dari 10 (sepuluh) Ormas tersebut hanya Muhammadiyah yang bersedia melanjutkan pendirian Rumah Sakit, dengan syarat harus bersertifikat dan dikelola secara penuh oleh Muhammadiyah. Setelah semua Ormas bersepakat untuk dikelola secara penuh oleh Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kendal, maka pada waktu itu (tahun 1993) dimulailah proses awal pembangunan Rumah Sakit Islam Kendal dengan didukung oleh seluruh warga Muhammadiyah Kendal, dan mulai dioperasionalkan pada tanggal 15 Januari 1996. Di bagian pendaftaran yaitu, (TPPRI, TPPRJ, TPPGD) yang secara letak menjadi satu tempat pendaftaran, 2 (dua) orang bertugas di setiap shiftnya dan 1 (satu) orang bertugas di ruang rekam medis, yang bertugas asembling, koding indeksing, dan analising reporting.
2. Falsafah, Visi, Misi dan Motto a. Falsafah
Rumah Sakit Islam Kendal adalah perwujudan dari IMTAQ serta amal shaleh Persyarikatan dalam upaya mewujudkan Masyarakat Utama, Adil Makmur dan Sejahtera yang di Ridloi Allah SWT.
b. Visi
“Menjadi pusat rujukan pelayanan kesehatan yang terkemuka di jalur pantura Jawa Tengah dengan pelayanan Prima, Profesional dan Islami pada tahun 2015”.
c. Misi
1. Melakukan pelayanan kesehatan yang islami sesuai dengan standar ilmu kedokteran, keperawatan dan ilmu kesehatan lainnya yang berlaku.
2. Mengembangkan sumber daya insani yang profesional dan berakhlakul karimah.
3. Melengkapi sarana dan prasarana rumah sakit sesuai dengan tuntutan pelayanan dan kemajuan IPTEK.
4. Mengembangkan sistem manajemen yang efektif dan efisien.
5. Melakukan fungsi sosial dengan tetap mempertimbangkan prinsip – prinsip ekonomi.
6. Melakukan fungsi dakwah islam oleh kemuhammadiyahan.
d. Motto
Bekerja sebagai ibadah, ihsan dalam pelayanan, cakap melakukan tindakan, bertawakal pada Allah SWT.
3. Struktur Organisasi URM Rumah Sakit Islam Kendal
Sumber : data sekunder
4. Bagian Unit Rekam Medis
1) Tempat Pendaftaran Pasien (Rawat Jalan dan Rawat Inap)
Pelayanan rekam medis di tempat pendaftaran bertujuan menyediakan informasi tentang identitas pasien rawat jalan dan rawat inap, jenis dan tarif pelayanan. Formulir, catatan dan laporan untuk pendaftaran rawat jalan dan rawat inap.
2) Unit Rawat Jalan
Pelayanan rekam medis di unit rawat jalan bertujuan menyediakan informasi hasil anamneses, pemeriksaan fisik, diagnosa, terapi, dan tindakan rawat jalan, waktu pelayanan dan penanggung jawab pemberi pelayanan rawat jalan.
3) Unit Gawat Darurat
Direktur
Bagian SDI umum Bagian / Bidang lain
Sub bag Rekam Medis
Urusan pendaftaran pasien, pengambilan
dan penyimpanan berkas
Urusan perakitan berkas dan pengolahan data
Urusan korespondensi pelaporan dan
logistik
Pelayanan rekam medis di unit gawat darurat bertujuan menyediakan informasi hasil anamneses, diagnosa, terapi, dan tindakan gawat darurat, waktu pelayanan dan penanggung jawab pemberi pelayanan gawat darurat.
4) Unit Rawat Inap
Pelayanan rekam medis di unit rawat inap bertujuan menyediakan informasi hasil anamneses, pemeriksaan fisik, diagnosa, terapi, tindakan rawat inap, waktu pelayanan dan penanggung jawab pemberi pelayanan rawat inap serta jumlah dan nama pasien masuk keluar di setiap bangsal rawat inap.
5) Instalasi Pemeriksaan Penunjang
Pelayanan rekam medis di instalasi pemeriksaan penunjang bertujuan menyediakan informasi hasil – hasil pemeriksaan penunjang medis untuk menegakkan diagnosa atau terapi yang diminta oleh dokter, pasien. Baik dari rumah sakit yang bersangkutan maupun dari pelayanan kesehatan lainnya.
6) Assembling
Pelayanan rekam medis di assembling bertujuan menghasilkan informasi kelengkapan data rekam medis dan urutan formulir rekam
medis berdasarkan riwayat penyakit pasien, penggunaan nomor rekam medis, dan jenis formulir rekam medis.
7) Koding Indeksing
Pelayanan rekam medis di koding indeksing bertujuan menghasilkan informasi kode dan indeks penyakit, kematian, operasi dan indeks dokter.
8) Filing
Pelayanan rekam medis di filing bertujuan menyimpan dan menyediakan dokumen rekam medis aktif dan in aktif untuk berbagai keperluan serta menghasilkan informasi tingkat
penggunaan dokumen rekam medis, tingkat kelengkapan data rekam medis yang telah disimpan.
9) Analising Reporting
Pelayanan rekam medis di analising reporting bertujuan menghasilkan informasi statistik rumah sakit dan laporan kegiatan rumah sakit, laporan morbiditas, laporan inventaris rumah sakit, laporan ketenagaan, laporan alat medis dan kesehatan lingkungan rumah sakit dan laporan infeksi nosokomial.
5. Hasil Observasi
Dari hasil observasi atau pengamatan yang diperoleh selama peneletian Ringkasan Masuk dan Keluar (RM 1) yang ditinjau dari
a. Desain formulir ringkasan masuk dan keluar (RM 1) dari 3 aspek 1) Aspek Fisik
Tabel 4.1
Tabel Desain Formulir Dilihat dari Aspek Fisik
No. Jenis Keterangan
1. Bahan Bahan dari formulir RM 1 adalah HVS 60 gram
2. Bentuk Bentuk dari formulir RM 1 adalah persegi panjang
3. Ukuran Ukuran dari formulir RM 1 adalah F4 Folio (21,5 cm X 33 cm)
4. Warna Warna dari formulir RM 1 adalah putih Sumber : data primer
2) Aspek Anatomik
Tabel 4.2
Tabel Desain Formulir Dilihat dari Aspek Anatomik
No. Jenis Keterangan
1. Heading Heading pada formulir RM 1 berupa Ringkasan Masuk & Keluar
2. Introduction Tidak ada introduction, karena bagian pendahuluan sudah ditunjukkan oleh judul yaitu Ringkasan Masuk & Keluar
3. Instruction Tidak ada instruksi pada formulir RM 1 yang seharusnya terletak dibawah
heading Ringkasan Masuk & Keluar 4. Body Terdapat butir data yang harus
diisidengan tulisan tangan,dimulai dari mengisi butir,
data identitas pasien 1) Nama Pasien
2) Tanggal Lahir
3) Alamat Lengkap
4) Pendidikan
5) Pekerjaan
6) Dikirim Oleh
7) Cara Penerimaan Melalui
8) Ruang Rawat dan Kelas
9) Mutasi di Ruang dan Kelas
No. Jenis Keterangan
4. Body 10) Sebab Dirawat
11) Tanggal Masuk dan Jam
12) Tanggal Keluar dan Jam
13) Lama Dirawat
14) Jenis Kelamin
15) Nomor Register
16) Nomor Rekam Medis
17) Dirawat yang ke
18) Suku Bangsa
19) Agama
20) Nama & Alamat Penanggung Jawab
21) Status Perkawinan
22) Peserta PHB
23) Bagian / SMF
24) Gol Darah
data medis pasien 1) Diagnosis Masuk
2) Diagnosis Akhir / Utama
3) Diagnose Tambahan
4) Komplikasi
5) Kode
6) Penyebab Luar Cidera &
Keracunan / Morfologi
No. Jenis Keterangan
4. Body 7) Neoplasma
8) Nama Operasi / Tindakan
9) Jenis Anasthesi
10) Tanggal
11) Kode
12) Infeksi Nosokomial
13) Penyebab Infeksi
14) Imunisasi yang pernah didapat
15) Imunisasi yang diperoleh selama dirawat
16) Transfusi Darah
17) Keadaan keluar
18) Cara keluar
19) Cuti sakit
20) Motivasi KB
21) Jumlah Anak
22) Belum KB dengan alasan
23) Dokter Ruang / yang merawat
24) Tanda tangan
Margin dari formulir RM 1 adalah atas : 3,5 cm, bawah : 2,5 cm, kanan : 1,5 cm, kiri : 1,7 cm
No. Jenis Keterangan 4. Body Spasi yang digunakan adalah 1
spasi horizontal dan 1 spasi vertikal.
Ukuran huruf yang digunakan untuk identitas Rumah Sakit : 18, judul formulir : 12, butir data : 10
Jenis huruf yang digunakan adalah Arial
5. Close Berupa nama dokter ruang / yang merawat dan tanda tangan dokter yang bertanggung jawab terhadap tindakan yang telah dilakukan terhadap pasien
Sumber : data primer
3) Aspek Isi
Tabel 4.3
Tabel Desain Formulir Dilihat dari Aspek Isi
No. Jenis Keterangan
1. Kelengkapan Butir Data
Terdapat 2 bagian data pada formulir RM 1
Data identitas pasien 1) Nama Pasien
2) Tanggal Lahir
3) Alamat Lengkap
4) Pendidikan
5) Pekerjaan
6) Dikirim Oleh
7) Cara Penerimaan Melalui
8) Ruang Rawat dan Kelas
9) Mutasi di Ruang dan Kelas
10) Sebab Dirawat
11) Tanggal Masuk dan Jam
12) Tanggal Keluar dan Jam
13) Lama Dirawat
14) Jenis Kelamin
15) Nomor Register
16) Nomor Rekam Medis
No. Jenis Keterangan 1. Kelengkapan Butir
Data
17) Dirawat yang ke
18) Suku Bangsa
19) Agama
20) Nama & Alamat Penanggung Jawab
21) Status Perkawinan
22) Peserta PHB
23) Bagian / SMF
24) Gol Darah
Data medis pasien 1) Diagnosis Masuk
2) Diagnosis Akhir / Utama
3) Diagnose Tambahan
4) Komplikasi
5) Kode
6) Penyebab Luar Cidera &
Keracunan / Morfologi Neoplasma
7) Nama Operasi / Tindakan
8) Jenis Anasthesi
9) Tanggal
10) Kode
No. Jenis Keterangan 1. Kelengkapan Butir
Data
11) Infeksi Nosokomial
12) Penyebab Infeksi
13) Imunisasi yang pernah didapat
14) Imunisasi yang diperoleh selama dirawat
15) Transfusi Darah
16) Keadaan keluar
17) Cara keluar
18) Cuti sakit
19) Motivasi KB
20) Jumlah Anak
21) Belum KB dengan alasan
2. Terminology Istilah meliputi
1) Diagnosis masuk
2) Diagnosis akhir / utama
3) Diagnosis tambahan
4) Komplikasi
5) Infeksi nosokomial
Singkatan meliputi 1) PHB
2) SMF
No. Jenis Keterangan
2. Terminology 3) TPPRN
4) URJ
5) UGD
6) BCG
7) DPT
8) TFT
9) DT
10) KB
11) IUD
12) MOW
Sumber : data primer
b. Keluhan Pengguna
Dalam melakukan penelitian di Rumah Sakit Islam Kendal, peneliti mewawancarai kepada 3 Petugas RM, 4 Petugas pendaftaran, 5 Dokter. Hasil wawancara tersebut adalah sebagai berikut :
1) Hasil wawancara petugas RM, petugas pendaftaran, dan dokter tentang formulir RM 1.
Tabel 4.4
Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran tentang formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % F rek % 1. Responden mengisi butir data
dengan lengkap dan benar
7 100 0 0 0 0
2. Responden mengetahui ada sanksi apabila dalam
pengisian formulir RM 1 tidak lengkap
0 0 2 28,6 5 71,4
3. Responden mengetahui bahwa formulir RM 1
merupakan salah satu formulir yang diabadikan
7 100 0 0 0 0
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran, dapat diketahui bahwa 100% petugas mengisi butir data dengan lengkap dan benar. 28,6% petugas menyatakan tidak ada sanksi apabila dalam pengisian formulir RM 1 tidak lengkap, dan 71,4%
petugas tidak mengetahui ada sanksi. 100% petugas mengetahui bahwa formulir RM 1 adalah formulir yang diabadian.
Tabel 4.5
Tabel hasil wawancara dokter tentang formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % Frek % 1. Responden mengisi butir data
dengan lengkap dan benar
2 40 3 60 0 0
2. Responden mengetahui ada sanksi apabila dalam
pengisian formulir RM 1 tidak lengkap
0 0 5 100 0 0
3. Responden mengetahui bahwa formulir RM 1
merupakan salah satu formulir yang diabadikan
5 100 0 0 0 0
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel wawancara terhadap dokter, dapat diketahui bahwa 40% dokter telah mengisi butir data dengan lengkap dan benar, sisanya dokter tidak mengisi dengan lengkap dan benar sebesar 60%. Pengetahuan dokter terhadap sanksi apabila pengisian formulir tidak lengkap sebesar 100%. Dan 100% dokter mengetahui bahwa formulir RM 1 diabadikan.
Tabel 4.6
Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran tentang aspek fisik formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % Frek % 1. Menurut responden bahan
yang digunakan mudah sobek
7 100 0 0 0 0
2. Responden setuju dengan tebal formulir RM 1 yang sekarang
4 57,1 3 42,8 0 0
No Keterangan Karton HVS 70gr HVS 80gr
Frek % Frek % Frek %
3. Menurut responden jenis kertas yang pantas digunakan untuk formulir RM 1 adalah
0 0 0 0 7 100
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran, dapat diketahui bahwa 100% petugas menyatakan bahan yang digunakan medah sobek. Petugas yang setuju dengan tebal formulir RM 1 sekarang sebesar 57,1 % dan sisanya tidak setuju. Petugas juga setuju jika formulir RM 1 menggunakan kertas HVS 80 gram.
Tabel 4.7
Tabel hasil wawancara petugas dokter tentang aspek fisik formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % Frek % 1. Menurut responden bahan
yang digunakan mudah sobek
3 60 2 40 0 0
2. Responden setuju dengan tebal formulir RM 1 yang sekarang
2 40 3 60 0 0
3. Responden setuju dengan warna putih sebagai warna formulir RM 1
5 100 0 0 0 0
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel hasil wawancara dokter, dapat diketahui bahwa 60% dokter menyatakan bahan yang digunakan mudah sobek, sisanya menyatakan tidak. Dokter yang setuju dengan tebal formulir RM 1 yang sekarang sebesar 40%, dan 60% dokter tidak setuju. 100% dokter setuju dengan warna putih sebagai warna formulir RM 1.
Tabel 4.8
Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendafatran tentang aspek anatomik formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % Frek %
1. Menurut responden pada bagian tanggal masuk dan tanggal keluar perlu diberi kolom
6 85,7 1 14,3 0 0
2. Dengan tidak adanya instruction (petunjuk) pengisian formulir RM 1, responden sudah cukup jelas tentang cara pengisian
3 42,8 4 57,1 0 0
3. Responden setuju
pengelompokan butir data pada formulir RM 1
memudahkan dalam pengisian
5 71,4 2 28,6 0 0
4. Responden setuju adanya penandaan antara daerah isian pada data identitas pasien dan data identitas medis
5 71,4 2 28,6 0 0
5. Menurut responden kolom NO.RM terlalu sempit
4 57,1 3 42,8 0 0
6. Responden setuju apabila kolom NO.RM diberi kotak- kotak
5 71,4 2 28,6 0 0
7. Responden setuju apabila kolom bagian / SMF dicantumkan
0 0 7 100 0 0
8. Menurut responden margin sudah tepat apabila nantinya formulir dijadikan satu dan diberi penjepit map
5 71,4 2 28,6 0 0
9 Responden setuju apabila dicantumkan nomor revisi
6 85,7 1 14,3 0 0
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
F % F % F %
10. Responden setuju apabila kolom NO. Registrasi diperlukan dalam pengisian
0 0 7 100 0 0
11. Responden setuju apabila kolom petugas TPPRN dicantumkan
0 0 7 100 0 0
12. Menurut responden kolom kode diagnosa terlalu sempit
6 85,7 1 14,3 0 0
13. Menurut anda apakah kolom peserta PHB perlu
dicantumkan
7 100 0 0 0 0
14. Menurut responden perlu adanya kotak pada kolom infeksi nosokomial
6 85,7 1 14,3 0 0
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran, dapat diketahui bahwa 85,7% petugas menyatakan pada bagian tanggal masuk dan tanggal keluar perlu diberi kolom. Tidak adanya instruction (petunjuk) pengisian formulir RM 1, 42,8% petugas sudah cukup jelas tentang cara pengisian, sisanya 57,1% petugas tidak jelas. 71,4% petugas menyatakan pengelompokan butir data akan mempermudah pengisian. Menurut 28,6% petugas tidak perlu adanya penandaan daerah pengisian. Menurut 57,1% petugas kolom NO.RM terlalu sempit. 71,4% petugas menginginkan kolom NO.RM diberi kotak-kotak. 100% petugas menyatakan pencantuman bagian / SMF tidak diperlukan. 71,4% menyatakan margin sudah tepat. Pencantuman nomor revisi diharapkan perlu oleh 85,7% petugas. No registrasi tidak diperlukan dalam pengisian oleh 100% petugas. 100% petugas menyatakan kolom petugas TPPRN tidak perlu dicantumkan. 85,7% petugas merasakan kolom kode diagnosa terlalu
sempit. 100% petugas setuju apabila kolom peserta PHB dihilangkan karena tidak mempunyai fungsi, dan 85,7% petugas menyatakan perlu adanya kotak pada kolom infeksi nosokomial.
Tabel 4.9
Tabel hasil wawancara dokter tentang aspek anatomik formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % Frek %
1. Responden setuju apabila kolom nama dokter dan tanda tangan diperlebar
3 60 2 40 0 0
2. Responden setuju apabila kolom diagnosa dan komplikasi diperlebar
0 0 5 100 0 0
3. Menurut responden kolom lembar kematian terlalu sempit
0 0 5 100 0 0
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel hasil wawancara dokter, dapat diketahui bahwa 60% dokter menyatakan kolom nama dokter dan tanda tangan perlu diperlebar. Dan 100% dokter menyatakan kolom diagnosa, komplikasi dan kolom lembaran kematian tidak perlu diperlebar.
Tabel 4.10
Tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendafatran tentang aspek isi formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % Frek %
1. Responden mengetahui kelengkapan data pada formulir RM 1 sudah sesuai dengan kebutuhan
3 42,8 4 57,1 0 0
2. Responden setuju apabila perlu ditambahkannya butir data identitas pasien
4 57,1 3 42,8 0 0
3. Menurut responeden terdapat singkatan medis yang kurang jelas pada formulir RM 1
4 57,1 2 28,6 1 14,3
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel hasil wawancara petugas RM dan petugas pendaftaran, dapat diketahui bahwa 42,8% mengetahui kelengkapan formulir RM 1 sudah sesuai dengan kebutuhan. Perlu ditambahkan butir data identitas pasien menurut 57,1% petugas. Dan 57,1% menyatakan terdapat singkatan yang kurang jelas, 28,6% sudah jelas, dan 14,3% tidak tahu.
Tabel 4.11
Tabel hasil wawancara dokter tentang aspek isi formulir RM 1
No Keterangan Ya Tidak Tidak tahu
Frek % Frek % Frek %
1. Responden mengetahui kelengkapan data pada formulir RM 1 sudah sesuai dengan kebutuhan
4 80 1 20 0 0
2. Responden setuju apabila perlu ditambahkannya butir data identitas pasien
1 20 4 80 0 0
Sumber : data primer
Berdasarkan tabel hasil wawancara dokter, dapat diketahui bahwa 80% dokter mengetahui kelengkapan data sudah sesuai, dan 80% menyatakan tidak perlu ditambahkan butir data.
B. Pembahasan
1. Desain Formulir RM 1
Formulir merupakan alat yang digunakan untuk mencatat data sesuai dengan kebutuhan pengguna untuk menghasilkan suatu informasi yang berguna. Formulir harus di desain untuk memenuhi kebutuhan penggunanya.
Dari hasil penelitian yang diperoleh mengenai desain formulir Ringkasan Masuk dan Keluar (RM 1) di Rumah Sakit Islam Kendal adalah sebagai berikut :
a. Aspek Fisik 1) Bahan
Bahan yang digunakan pada formulir Ringkasan Masuk dan Keluar terbuat dari kertas HVS 60 gram. Menurut hasil wawancara terhadap responden sebanyak 100% petugas RM dan petugas pendaftaran, 60% dokter menyatakan bahwa dengan kertas HVS 60 gram, maka kertas akan mudah sobek dan rusak. 100% petugas RM dan petugas pendaftaran berpendapat bahwa sebaiknya menggunakan bahan HVS 80 gram. Desain yang ada belum sesuai dengan teori,
karena menurut teori formulir yang diabadikan sebaiknya menggunakan kertas HVS 80 gram dengan pertimbangan kertas tidak mudah sobek dan rusak.
2) Bentuk
Bentuk kertas yang digunakan pada formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Islam Kendal berupa persegi panjang. Hal ini sudah sesuai dengan teori yaitu kertas dengan bentuk persegi panjang (potrait) seperti ini lebih efektif dan efisien dalam penyimpanannya.
3) Ukuran
Ukuran kertas yang digunakan pada formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Islam Kendal yaitu menggunakan kertas dengan panjang 33 cm dan lebar 21,5 cm sudah sesuai dengan teori karena akan mempermudah dalam penyatuan dan penyimpanan dengan formulir yang lain.
4) Warna
Warna yang digunakan pada formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Islam Kendal adalah putih dengan tulisan tinta warna hitam. 100% dokter setuju dengan warna putih sebagai warna formulir RM 1. Hal ini sudah sesuai dengan teori kerena dengan kertas warna putih dan tinta warna hitam pada butir data akan lebih mudah dibaca.
b. Aspek Anatomik 1) Heading
Heading atau kepala formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Islam Kendal sudah sesuai yaitu adanya judul formulir “Ringkasan Masuk dan Keluar”, nama instansi Rumah Sakit Islam Kendal dan identitas formulir yaitu RM 1. Heading dimaksudkan apabila suatu saat formulir akan diisi oleh atau dikirimkan ke luar organisasi / instansi lain, tetapi formulir RM 1 tidak termasuk formulir yang keluar, maka tidak perlu melampirkan alamat rumah sakit itu sendiri.
a) Judul
