BAB II : PT.PERMATA SUMATERA ABADIRAYA MEDAN
F. Formulir Serta Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas 27
Bukti pertama yang dihasilkan dari suatu transaksi adalah formulir. Menurut Cecil Gillespie dalam bukunya Accounting System, Procedures and
Method, yang diterjemahkan oleh Mulyadi ( 2001; 75)
“Formulir adalah berupa secarik kertas yang akan diisi dngan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga”.
Formulir dan dokumen yang digunakan oleh PT. Prmata Sumatera Abadiraya adalah:
1. Faktur
2. Bukti pengeluaran kas atau voucher register 3. jurnal pengeluaran kas
4. bukti setoran bank
Sumber – sumber penerimaan yang diperoleh perusahaan adalah : 1.Tagihan dari customer yaitu :
- Berupa biaya perbaikan / pengecetan / ketok. ( non insurance)
- OR (Own Risk) biaya yang tertuang pada surat perjanjian karyawan antara lembaga asuransi dengan customer ( pemilik)
2.Tagihan ke asuransi yaitu :
- Pencairan klaim dari perusahaan asuransi, Adira, Jasindo, Ramayana dan lain – lain.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
Prosedur Penerimaan Kas
Agar kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik, maka dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh organisasi atau perusahaan. Adapun prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut :
Pribadi ( non Insurance)
Customer ( pemilik) langsung ke CS ( customer service), Customer mengisi formulir penyerata mobil. Kemudian mobil didata mana yang rusak / perlu diperbaiki. Data dikonversi dengan lebel harga/ biaya SPK dan harga terbentuk , lalu mobil tersebut dikerjakan sesuai permintaan customer ( pemilik). Mobil Asuransi
Customer ( pemilik) lansung kekantor asuransi. Lembaga asuransi menunjuk bengkel kerja / mitra kerjanya. Kemudian bengkel Permata Sumatera Abadiraya mengerjakan sesuai order asuransi . Bengkel hanya menagih OR dari pemilik, sehingga bengkel hanya menagih dari klaim ke asuransinya.
Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas diperlukan dalam setiap perusahaan guna meningkatkan efisiensi perusahaan. Prosedur dapat diartikan yaitu suatu urutan – urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang terjadi.
Pengeluaran kas adalah uang yang keluar melalui kas, baik berupa uang tunai, cek, ataupun bilyat giro yang dikeluarkan oleh kasir umum dalam rangka kegiatan usaha. Beberapa pengeluaran rutin yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut :
1.Gaji, bonus karyawan dan kesejahteraan karyawan lainnya. 2.Biaya telepon, air dan beban operasi lainnya.
3.Pajak.
4.Pembelian bahan untuk perbaikan mobil. 5.Sumbagan – sumbangan.
6.Pengisian dana kas kecil.
Semua pengeluaran kas PT. Permata Sumatera Abadiraya dilakukan dengan uang tunai.
Adapun prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya sebagai berikut :
a. Setiap pengeluaran kas harus dibuktikan dengan balnko pengeluaran kas yang telah diperiksa kebenaran perhitungannya serta kelengkapan lampirannya.
b. Blanko pengeluaran kas ini dianggap sah apabila telah memenuhi ketentuan sebagai berikut :
- Sudah dibubuhi nomor dan tanggal bukti kas. - Sudah ditanda tangani oleh bagian akuntansi. - Sudah diparaf oleh kasir umum.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
- Sudah diparaf dan diperiksa oleh bagian keuangan dan wakil direktur keuangan.
c. Blanko pengeluaran kas yang telah diotorisasi menjadi bukti untuk dicatat dalam catatan akuntansi.
G. SISTEM PENCATATAN KAS
Telah diketahui bahwa akuntansi menyediakan sekumpulan informasi yang penting bagi pihak – pihak yang berkepentingan terhadap kemajuan perusahaan. Informasi tersebut adalah pengelohan dan penganalisaan data beberapa transaksi perusahaan , sehingga diperoleh laporan keuangan perusahaan yang bersangkutan. Arus data akuntansi menggambarkan perjalanan akuntansi mulai dari tahap pencatatan dokumen – dokumen yang diakibatkan oleh suatu transaksi sampai pada laporan keuangan dapat dilihat pada bagan berikut ini :
Catatan pertama dari setiap transaksi atau suatu kelompok transaksi setiap jenis, dibuktikan dengan suatu dokumen perusahaan. Berdasarkan bukti yang terdapat dalam dokumen perusahaan, transaksi – transaksi ini dicatat ke dalam buku harian menurut urutan tanggal, kemudian jumlah debet dan kredit dari jumlah tersebut dipindahkan atau dibukukan ke perkiraanbuku besar. ( Soemarso 2002; 36)
Sedangkan pada PT. Permata Sumatera Abadiraya metode yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Setiap transaksi yang diterima dibagian akuntansi seperti daftar penerimaan kas harian maupun bukti – bukti pengeluaran kas yang diterima di klasifikasikan dan dicatat dalam buku jurnal, selanjutnya buku jurnal tersebut
Terjadi Transaksi perusahaa Dimasukkan Dalam Buku Besar Disiapkan Dokumen Transaksi Dicatat Dalam Jurnal
diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo dan tahap akhir perusahaan membuat laporan keuangan. Semua transaksi mengenai penerimaan kas dicatat pada buku penerimaan kas, seperti penyewaan aktiva, penerimaan bunga piutang dan sebagainya. Untuk setiap pengeluaran kas harus didukung oleh formulir – formulir antara lain :
Faktur
Jurnal pengeluaran kas Bukti pengeluaran kas
Voucher register ( Bukti pengeluaran kas)
Dalam buku pengeluaran kas yang berhubungan dengan uang kas seperti pembelian tunai, pembayaran hutang, pembayaran biaya – biaya dan lain – lain. Jika ada pengeluaran yang relatif kecil harus dibuat suatu dana kas kecil yang bertujuan untuk kelancaran melakukan transaksi sehari – hari pengeluaran kas kecil perusahaan. Penyusunan dan penerapan sistem pencatatan dan pengeluaran kas perusahaan bertujuan untuk :
1.Menjaga keamanan harta perusahaan terutama kas sebagai harta lancar perusahaan.
2.Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi dapat dilakukan dengan cermat dan mudah.
3.Memajukan serta meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan.
4.Membantu menjaga agar tidak terjadi penyelewengan dari kebijaksanaan manajemen perusahaan.
Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.
USU Repository © 2009
Transaksi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas dicatat sesuai dengan urutan tanggal terjadinya dan dicatat dalam buku besar harian. Buku harian yang terdapat pada perusahaan ini diklasifikasikan menurut keadaan terjadinya, sedangkan buku harian tempat mencatat semua penerimaan dan pengeluaran kas atau uang tunai pada buku kas atau book cash dimana setiap pengeluaran dan penerimaan kas harus ada tanda buktinya atau cash voucher.