Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya

(1)

Asna Dewi Siregar : Pengawasan Internal Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT. Permata Sumatera Abadiraya, 2007.

PENGAWASAN INTERNAL PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PT. PERMATA SUMATERA ABADIRAYA

SKRIPSI MINOR

Diajukan Oleh :

NAMA : ASNA DEWI SIREGAR NIM : 042102063

JURUSAN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

(2)

UNIVERSITAS SUMATEA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

TANDA PERSETUJUAN PAPER

Nama : Asna Dewi Siregar

Nim : 04210263

Jurusan : Akuntansi

Judul Paper : Pengawasan Internal Penerimaan Dan

Pengeluaran Kas

Pada PT. Permata Sumatera Abadiraya

TANGGAL……… Pembimbing/Penanggung Jawab

(Drs. Rustam, Ak) Nip : 131127370

TANGGAL……… Ketua PRODI

(Drs. Rustam, Ak) Nip : 131127370

TANGGAL……… Dekan Fakultas Ekonomi

(3)

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan rahmat, hidayah dan kemudahan bagi penulis sehingga penulis dapat

menyelesaikan paper ini dengan baik.

Penulis menyadari bahwa penyajian skripsi minor ini masih jauh dari

sempurna, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan

segala kritik yang sehat dan saran-saran dari pembaca sehingga dapat berguna

bagi penulis untuk dijadikan sebagai bahan masukan dimasa yang akan datang.

Dalam penulisan skripsi minor ini, penulis banyak menerima bantuan,

bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak sehingga melalui kesempatan ini

penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Teristimewa ku persembahkan buat Ibunda & Ayahanda tercinta, yang

selama ini telah memberikan kasih sayang, dorongan dan doa, serta

pengorbanan yang tak pernah ada habisnya.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Pembantu Dekan I, II dan III Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Rustam, Ak selaku Ketua Jurusan Akuntansi Diploma III

(4)

5. Bapak Drs. Rustam, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak

meluangkan waktu dan dengan penuh pengertian memberikan bimbingan

dan juga saran-saran bagi penulis untuk kebaikan isi dari Skripsi Minor

ini.

6. Bapak & Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan, serta

seluruh pegawai administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara.

7. Bapak Erwin Iswandi selaku pimpinan PT. Permata Sumatera Abadiraya,

Bapak Sukirman pada bagian Keuangan, serta seluruh staf dan karyawan

PT. Permata Sumatera Abadiraya yang telah memberikan kesempatan

kepada penulis untuk mengadakan riset.

8. Buat “Some one” Thank’s ya selama ini da banyak Bantu, memberikan

seman9at, motivasi, dan doanya selama !ni.Thanx ju9a dah banyak

meluan9kan waktu dalam penyelesa!an Skripsi ini dan selalu ada saat

dibutuhkan. Thank you atas semuanya!!! ( KapaN g! Nyusul ….??)

9. Buat An4k2 kozt (ka’ Leila, resma) MAKasih atas dukungan &

motivasi-nya.BuaT adik2 ku (rahma, anggi, niar, eva) thanX ya dah biS4 n9ert!in

kakak.Selam ini da serin9 Marah- marahiN kalian.Yan9 RajiN ya

b3lajar-nya biar cepat d!wisudA. Buat D4n! thanx da nemani ka’ ngetik.( kapan

NyusuL???)

10.Buat kakakku (bida, nunun9, L!ez) terima kasih atas Dukun9annya

selAma ini, buaT mba’ nunung yan9 SaB4r ya & moga akuR- akuR ma

(5)

rajin ya cayan9 belajaR- nya.jan9aN Suk4 melawan Oran9 tuA.Buat

aba9ku( rasidin, irul, ahmat) Mo9a suks3s selalU dal4m meNiti karieR

and diberi JalaN keMudaHaN selalu.buat Nenekku moga dibeR!

kesehataN & umuR yang BerkaH & panjan9.Dan Terima kasiH buat

Keluar9a asn4 seMuanya.

11.Buat Sahabatku Wina, suhana, sus! Thank’s ya selama ini da Mau nemENi

4sna dalam hal PENyelesaian Skripsi Minor ini, dan Udah mau jadi

Temen CURhat AsNa, Thank’s ya!!!buat cici,ulfa, fatimah, ade, thanx ya

atas motivasi dan doanya. Semo9a perSahabataN kiTa TetaP TeRjalin

Sealam4nya.

12.Buat sahabat-sahabatKU & Teman2 Seperjuan9an Delmi, Juli, Ani, widia,

resti, Winda, Sophia,Widya, taisir, danil, mail, aulia, pahr!,andre ,

(Terima K4sih atas persaHabatannya selama ini ya!!!) buat M4y Semoga

langgeng amA Mas “Dedeknya Ya!, jan9an lupa JadilaH Istr! Yan9 baik

13.buat semua teman-teman Akuntansi DIII Stambuk 2004 yang tidak

mungkin ditulis semuanya, Terima K4sih atAs duKUn9annya ya!!!

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih banyak, semoga Skripsi Minor

ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Semoga Allah SWT selalu

melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan semoga kita selalu berada dalam

lindungan-Nya.

Medan, Nopember 2007

Penulis,

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A.Alasan Pemilihan Judul ... 1

B.Perumusan Masalah ... 3

C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D.Metode Penelitian ... 4

E.Sistematika Pembahasan ... 6

BAB II : PT.PERMATA SUMATERA ABADIRAYA MEDAN... 8

A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 8

B. Struktur Organisasi Perusahaan ... 10

C. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern ... 17

D. Unsur – Unsur Pengawasan Intern ... 21

E. Pengawasan Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 23

F. Formulir Serta Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas 27 G. Sistem Pencatatan Kas ... 30

H. Kebijakan Tentang Kas ... 32

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI ... 34

A. Unsur – Unsur Pengawasan Intern ... 34

(7)

C. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas ... 38

D. Sistem Pencatatan Kas ... 39

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

(8)

BAB I PENDAHULUAN

A. ALASAN PEMILIHAN JUDUL

Dewasa ini, dalam sektor perekonomian teknologi yang semakin maju

mempengaruhi perkembangan pada setiap perusahaan, baik perusahaan swasta

maupun perusahaan pemerintah. Masalah yang dihadapi perusahaan juga semakin

rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, peranan

seorang ahli akuntansi pada saat ini sangat dibutuhkan untuk memberikan

kontribusinya dalam dunia usaha, terutama dibidang pencatatan dan penyusunan

laporan keuangan.Dalam fungsi manajemen, pengawasan merupakan tanggung

jawab yang tidak dapat diabaikan.

Di dalam mencapai tujuannya perusahaan selalu menghadapi masalah

baik itu dari dalam maupun dari luar perusahaan. Untuk itu diperlukan adanya

pengawasan intern yang dapat membantu memperlancar kegiatan dalam

perusahaan dan memperkecil resiko terjadinya penyimpangan atau kesalahan

dalam setiap aktifitas di dalam perusahaan.

Pada umumnya transaksi yang terjadi dalam perusahaan selalu

berhungan dengan kas.Dilihat dari ciri – ciri dan kepentingannya, kas merupakan

unsur aktiva lancar dan selalu menjadi objek utama yang disalah gunakan dan

diselewengkan, pengwasan atas penerimaan dan pengeluaran kas merupakan salah

satu unsur pokok internal perusahaan yang perlu mendapat perhatian serius,

(9)

dapat terlaksana dengan baik dan kas dapat terhindar dari penyelewengan atau

penipuan pihak – pihak yang menangani proses penerimaan dan pengeluaran kas

dan memajukan kinerja perusahaan serta meningkatkan ketaatan terhadap

kebijaksanaan yang dibuat oleh perusahaan.

Pengawasan intern merupakan salah satu fungsi manajemen yang

memiliki peranan penting dalam aktivitas perusahaan. Pengawasan yang efektif

dan efisien memungkinkan pimpinan perusahaan untuk mengamankan harta

kekayaan perusahaan serta dapat mengatur dan merencanakan pekerjaan untuk

saat ini dan untuk masa yang akan datang.

Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasi

aktivitas – aktivitas perusahaan agar sesuai dengan rencana semula. Salah satu

cara untuk melaksanakannya adalah melalui penyusunan sistem pengawasan

intern karena ruang lingkup pengawasan intern itu cukup luas maka dalam

pembahasannya diperlukan adanya batasan – batasan agar penggunaannya dapat

digunakan secara efektif sehingga nyata betapa pentingnya perencanaan dan

pengawasan dalam mendukung keberhasilan perusahaan menjalankan

aktivitasnya.

Dengan landasan pemikiran diatas, maka penulis ingin meneliti secara

langsung sejauh mana pelaksanaan pengawasan intern penerimaan dan

pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan memilih judul

“PENGAWASAN INTERNAL PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. PERMATA

(10)

B. PERUMUSAN MASALAH

Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mencoba untuk

merumuskan masalah dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut : “Bagaimana

peran pengawasan internal baik secara operasional maupun dari segi pembukuan

yang meliputi penerimaan dan pengeluaran kas serta kebijaksanaan kas yang

dilakukan oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya Medan”.

C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

1. Tujuan Penelitian

a. Untuk mengetahui penerapan dan pengawasan intern penerimaan dan

pengeluaran kas yang ada dalam perusahaan.

b. Untuk mengetahui kebijakan yang ditempuh dalam pengawasan intern

terhadap kasnya.

c. Untuk melengkapi syarat guna menyelesaikan pendidikan Program

Diploma III pada Fakultas Ekonomi USU.

2. Manfaat Penelitian

a. Penulis dapat mengambil pengetahuan mengenai pengawasan kas

perusahaan secara nyata (praktek) degan teori yang penulis peroleh

melalui perkuliahan dan buku – buku yag berkaitan dengan hal tersebut.

b. Dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengawasan

intern perushaan.

c. Dapat digunakan sebagai perbandingan untuk melakukan penelitian

(11)

D. METODE PENELITIAN

Metode penelitian adalah suatu cara yang sifatnya sistematis dan

objektif dengan tujuan untuk mengumpulkan informasi atau data – data yang

diteliti dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian.

Dalam penyusunan paper ini, penulis mengadakan serangkaian

penelitian untuk memperoleh data-data ataupun mencari kebenaran dari ilmiah ini.

Penulis menggunakan beberapa metode penelitian yaitu :

1) Sumber Data

a) Data Primer

Data Primer adalah data yang diperoleh penulis secara langsung dari hasil

wawancara penulis dengan pegawai perusahaan yang bersangkutan.

b) Data Sekunder

Data Sekunder adalah data yang diperoleh penulis dari sumber lain selain

sumber utama, seperti laporan keuangan, dari laporan keuangan tersebut

yang terdapat didalam neraca dapat dilihatbagaimana cara penyajian aktiva

tetap di neraca dan daftar penyusutan aktiva tetap.

2) Metode Pengumpulan Data

a) Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian ini merupakan penelitian untuk memperoleh data-data ilmiah

dengan jalan membaca buku-buku dan mempelajari sumber data lainnya

yang perlu di dalam perpustakaan tentang judul yang dibuat.

(12)

Penelitian ini merupakan penelitian yang dilakukan secara langsung ke PT.

Permata Sumatera AbadiRaya, untuk meneliti objek dan memperoleh data

yang diperlukan.

3) Teknik Pengumpulan Data

a) Pengamatan (observasi). Yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung

ke lokasi penelitian sehingga penulis memperoleh data dan gambaran

perusahaan secara jelas.

b) Wawancara (Interview). Yaitu Tanya jawab dengan cara mengadakan

komunikasi langsung dengan pihak yang berwenang dalam perusahaan

untuk memperoleh data-data yang relevan dengan pokok bahasan.

4) Metode Penganalisa Data

a) Induktif

Yaitu data yang diperoleh dari tempat riset guna menarik kesimpulan yang

bersifat umum mengenai apa yang diteliti.

b) Deduktif

Merupakan bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus yang berlaku

umum di perusahaan berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai

suatu kebenaran.

c) Deskriptif

Meliputi bagaimana cara menganalisa, menafsirkan, mengklasifikasikan

dan menginterprestasikan data sehingga dapat memberikan gambaran

(13)

E. SISTEMATIKA PEMBAHASAN

Dalam peper ini penulis akan menguraiIkan sistematika pembahasan untuk mempermudah menganalisa setiap masalah. Adapun ruang lingkup yang akan dibahas adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis menguraikan alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika pembahasan.

BAB II : PT. PERMATA SUMATERA ABADIRAYA MEDAN

Bab ini membahas tentang sejarah singkat perusahaan, struktur

organisasi perusahaan, pengertian dan fungsi pengawasan intern, unsur

– unsur pengawasan intern, pengawasan intern penerimaan dan

pengeluaran kas, formulir dan prosedur penerimaan dan pengeluaran

kas. Sistem pencatatan kas, dan kebijakan tentang kas.

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI

Pada bab ini, penulis membahas mengenai analisa dan evaluasi

terhadap unsur – unsur pengawasan intern, Pengawasan intern

penerimaan kas, pengawasan intern pengeluaran kas, sistem pencatatan

kas.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, penulis memberikan kesimpulan berdasarkan uraian –

(14)

yang mungkin berguna dan bermanfaat untuk meningkatkan efektivitas

perusahaan dimasa yang akan datang.

(15)

BAB II

PT. PERMATA SUMATERA ABADIRAYA MEDAN

A. SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

PT. Permata Sumatera Abadiraya merupakan salah satu perusahaan

swasta yang kegiatan usaha pokoknya adalah perdagangan besar mesin-mesin,

suku cadang dan perlengkapannya. Selain itu, kegiatan yang terkait lainnya adalah

perbengkelan yaitu perbaikan bentuk mobil dan juga pengecatan. PT. Permata

Sumatera Abadiraya terletak di jalan Setia Budi Raya No. 194A, kelurahan

Tanjung Rejo, Kecamatan Medan Sunggal 20222.

PT. Permata Sumatera Abadiraya pertama kali di dirikan pada tanggal 9

Maret 2004 dengan akte pendirian No. 9 Dikeluarkan oleh Notaris Eben Heiser,

SH. Dengan surat izin usaha perdagangan (SIUP) menengah dengan Nomor : 146

/ 02. 13 / PM / VI / 2004 yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Medan Republik

Indonesia, dan disahkan oleh Menteri Kehakiman dengan Nomor : C – 10453

HT. 01. 01. TH. 2004 pada tanggal 28 April 2004.

PT. Permata Sumatera Abadiraya memulai kegiatan komersilnya pada

tanggal 24 Agustus 2004. PT. Permata Sumatera Abadiraya merupakan

perusahaan patungan yang didirikan oleh beberapa orang pemegang saham yaitu :

Bapak Afrizal Rahman selaku Direktur Utama, Bapak Joen Boedi Putra selaku

Komisaris Utama, Bapak Tiras Zerahya selaku Direktur, Bapak Felix Hutabarat

selaku Komisaris, dimana masing-masing kepemilikan mereka sebesar 25%.

(16)

Dalam menjalankan kegiatan opersional pada PT. Permata Sumatera

Abadiraya.

Para pemegang saham mendelegasikan wewenangnya pada seorang

pimpinan. Dimana jabatan tersebut dipegang oleh Bapak Erwin Iswandi. Dalam

menjalankan kegiatan operasionalnya PT. Permata Sumatera Abadiraya

bekerjasama dengan beberapa perusahaan, diantaranya adalah : Wahana Trans

Lestari-Nissan, General Parts Jaya, Maju Jaya Motor, Technik Auto Motor, PD.

Eka Surya, Darma Prima, Spies Hecker, Capella Medan, Harapan Baru, AZR,

Gapa AC, Pratama Auto Servis Station, Saga Motor, Mulia Agung, Rezeki Baru,

Uma Jaya, dan Auto Kencana Andalas-Ford.

Dalam menjalankan usahanya, terutama dalam bidang pengecatan mobil

PT. Permata Sumatera Abadiraya menggunakan produk dari “Spies Hecker” yang

merupakan perusahaan cat terkemuka di dunia, yang berusia lebih dari 120 tahun.

Spies Hecker pertama kali di dirikan pada tahun 1882 oleh Adolf Friedrich

Hecker dan Herman Spies di Cologne, Jerman. Pada tahun 1993 Spies Hecker

memulai bisnis di Indonesia melalui PT. Surya Halim Cemerlang. Kemudian pada

tahun 1999 Spies Hecker bergabung dengan Dupont Grup. Dari penggabungan

perusahaan tersebut menghasilkan tiga merek cat yaitu: Spies Hecker, Standox,

Dupont Refinish. Spies Hecker dalam grup Dupont merupakan supplier cat

terbesar di Asia. Sedangkan untuk pasar di Indonesia Dupont hanya meluncurkan

produk Spies Hecker dan Dupont Centari. Jaringan distribusi Spies Hecker

(17)

Batam, Samarinda, Bali, dan Ujung Pandang, Pontianak, Lampung, Yogya/Solo

dan Jakarta.

Tujuan pendirian PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah sebagai tolok

ukur pemanfaatan dalam penggunaan teknologi, khususnya dalam bidang

pengecatan mobil. Selain itu, pendirian PT. Permata Sumatera Abadiraya juga

bertujuan untuk mengurangi tingkat pengangguran di Indonesia. Karena dalam

menjalankan kegiatan operasionalnya PT. Permata Sumatera Abadiraya

membutuhkan sumber daya manusia agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai

dengan yang diharapkan. PT. Permata Sumatera Abadiraya memiliki 41 orang

karyawan yang bekerja sesuai dengan bagiannya masing-masing. Dalam

menjalankan usahanya PT. Permata Sumatera Abadiraya sangat mengutamakan

mutu, demi kepuasan konsumen.

B. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Organisasi merupakan alat manajemen yang besar peranannya untuk

mencapai sasaran perusahaan. Struktur organisasi perusahaan memberikan

kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas

perusahaan. Oleh sebab itu, struktur organisasi perusahaan harus memungkinkan

adanya koordinasi usaha diantara semua anggotanya ke arah pencapaian tujuan

yang telah ditetapkan perusahaan.

Untuk menunjang operasional perusahaan perlu adanya penyempurnaan

struktur organisasi yang sesuai menurut kebutuhan dan kemauan yang dicapai

(18)

Mekanik

menghasilkan mekanisme kerja yang tepat waktu dan berhasil guna. Dapat

menghindari adanya hirarki yang tidak sepadan dan birokrasi yang terbelit-belit

yang dapat menghambat kelancaran operasi perusahaan.

Dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan,

perusahaan memakai struktur organisasi garis dan staff. Hal ini dapat diketahui

dari pembagian tugas, hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian serta garis

perintah dan secara garis lurus dari atas ke bawah. Untuk lebih jelasnya bagan

struktur organisasi PT. Permata Sumatera Abadiraya dapat di lihat pada halaman

berikutnya.

STRUKTUR ORGANISASI

Sumber : PT. Permata Sumatera Abadiraya

Pimpinan

Administrasi Marketing Operation Head

Security Kasir S.Admn Billing GDG Formen QC CS

LAB puchase

Driver

S.foreman

Finish

CAT MIX

(19)

Tugas dan Tanggung jawab pimpinan adalah :

a) Mengawasi seluruh kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh stafnya.

b) Memberikan pengarahan-pengarahan kepada staf-stafnya.

c) Mendidik, memimpin, mengarahkan, membina kerjasama serta

memberikan motivasi sesuai dengan bagan organisasi.

d) Menyusun, menentukan dan merumuskan tujuan perusahaan, rencana kerja

jangka pendek dan jangka panjang.

e) Mengatur, memperbaiki dan meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja,

dalam rangka memaksimalkan profitabilitas perusahaan.

f) Memonitor dan mengawasi aktivitas perusahaan agar berjalan dengan

lancar.

g) Dapat mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan selama

diperkenankan dalam akte pengangkatan.

h) Berhak untuk memeriksa buku, surat dan catatan-catatan lainnya serta

mengetahui seluruh tindakan yang telah diambil.

i) Ikut memecahkan masalah serta mencari jalan keluar dari permasalahan

yang berhubungan dengan perusahaan.

2. Bagian Administrasi

Mengkoordinir pelaksanaan dan kelancaran tugas-tugas di bagian

(20)

Membawahi :

• Bagian Kasir

• Bagian Keamanan

• Bagian Staf Administrasi

• Bagian Pembayaran

3. Bagian Pemasaran

Tugas-tugasnya adalah :

a) Membina hubungan baik dengan relasi.

b) Menangani segala macam masalah yang di hadapi oleh bagian penjualan,

bagian pembelian dan bagian pengiriman.

c) Bertanggung jawab atas proyek-proyek yang sedang dijalankan oleh

perusahaan.

d) Mewakili pimpinan dalam mengikuti tender bersama dengan bagian

penjualan.

4. Kepala Bagian Operasional

a) Mempertanggungjawabkan seluruh tugas operasional.

b) Mengatur flow kerja internal bengkel.

c) Memberi bimbingan tekhnis maupun no tekhnis opersional.

(21)

5. Bagian Staf Administrasi

Pembantu administrasi berfungsi dalam membantu memperlancar

pelaksanaan administrasi operasional.

Tugas-tugas dari pembantu administrasi antara lain :

a) Membantu membuat laporan.

b) Mengerjakan kartu stock barang.

6. Bagian Foreman

a) Mempertanggung jawabkan kendaraan dari mulai penerimaan sampai

dengan penyerahan kembali kepada custumer.

b) Mendengarkan keluhan dengan seksama dan menerapkannya.

c) Pemeriksa kendaraan.

d) Estimasi waktu.

e) Booking.

f) Membuat PKB.

g) Membuat estimasi ke asuransi.

h) Persiapan serah terima kendaraan.

i) Mempersiapkan faktur.

(22)

7. Bagian Staf Foreman

a) Membantu segala tugas dan tanggung jawab Foreman.

b) Penerimaan kendaraan.

c) Membuat estimasi ke asuransi.

8. Bagian Pembelian

a) Mengadakan pembelian barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

b) Menangani masalah-masalah yang dihadapi serta mengatur pengadaan

barang.

c) Menyiapkan faktur/dokumen pembelian.

d) Membuat order pembelian.

9. Bagian Quality Control (QC)

a) Menerima SPK dari Foreman.

b) Mengatur loading bersama kepala regu.

c) Membuat rencana dan jadwal perbaikan.

d) Mencatat waktu pengerjaan.

e) Membuat daftar kendaraan yang berada di bengkel.

(23)

a) Menerima SPK dari QC.

b) Mengatur pekerjaan.

c) Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan standart Spies Hecker.

d) Supvervisi mekanik.

e) Penyerahan pekerjaan kepada QC.

11.Bagian Custumer Service (CS)

a) Membantu tugas-tugas foreman.

b) Booking.

c) Follow up custumer.

12. Bagian Kasir

a) Membuat tanda terima faktur pembayaran.

b) Menyediakan uang kas dalam jumlah yang wajar.

c) Membuat laporan mingguan tentang kas.

(24)

13. Bagian Mekanik

a) Menerima SPK dari kepala regu.

b) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan SPK.

c) Memberitahu kepada kepala regu apabila ada kendala pekerjaan.

14. Supir (Driver)

Pengemudi berfungsi dalam memperlancar hantaran yang berhubungan

dengan tugas-tugas perusahaan.

a) Antar jemput mobil custumer.

b) Mengantar custumer bila diperlukan.

C. PENGERTIAN DAN FUNGSI PENGAWASAN INTERN

Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu

seorang pemimpin perusahaan melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan

yang sangat penting bagi suatu perusahaan.Dalam arti sempit, pengawasan intern

berarti pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan secara mendatar (cross

footing), maupun penjumlahan secara menurun (footing). Sedangkan pengertian

pengawasan intern dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi

pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi semua alat-alat yang digunakan

(25)

Berikut ini pengerrtian pengawasan intern menurut IAI ( 2002 ; 29)

“Pengawasan intern meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan menajemen yang telah digariskan”

Pengawasan intern menurut Niswonger, C.R, dan Fees, P.E, (2000;254)

dapat pula diartikan sebagai berikut:

“pengawasan intern meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketetapan dan sampai berapa jauh data akuntansi yang dapat dipercaya, menggalakkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan”.

Selanjutnya setelah penulis menguraikan pengertian pengawasan intern,

maka dilanjutkan dengan pengertian kas menurut Donald E. kleso dan Jerry J.

weygandt (2001; 402) yang menyebutkan bahwa kas adalah sebagai berikut :

“kas, harta yang paling liquid adalah media pertukaran buku dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuk semua pos lainnya. Kas umumnya diklasifikasikan sebagai harta lancar. Agar dapat dinyatakan dilaporkan sebagai kas, pos yang bersangkutan harus siap tersedia untuk pembayaran kewajiban lancar, dan harus bebas darti setiap ikatan kontraktul yang membatasi penggunaan dalam pemenuhan hutang”.

Menurut Soemarso (2002; 296) dalam bukunya menjelaskan tentang

pengertian kas yang mengatakan bahwa “ Kas adalah segala sesuatu (baik yang

(26)

Sedangkan menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002, paragraf 05,seksi

2.2) memberikan pengertian kas sebagai berikut :

“Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro setara kas (cash in bank) adalah inventaris yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan yang dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.

Berdasarkan pengertian diatas dapat dilihat bahwa kas merupakan asset

perusahaan yang paling liquid dan kas mudah disembunyikan, diselewengkan,

tidak memiliki tanda kepemilikan, dan dapat digunakan diseluruh dunia. Oleh

karena itu kebutuhan untuk mengamankan kas adalah sangat penting. Resiko

pencurian kas terkait langsung dengan kemampuan individu untuk mengakses

sistem akuntansi dan memperoleh kas. Perusahaan mengatasi masalah tersebut

melalui sistem pengawasan intern, karena untuk melindungi dan menjamin

keakuratan catatan akuntansi untuk kas, pengawasan intern yang efektif atas kas

merupakan keharusan.

Adapun tujuan pengawasan intern terhadap kas merupakan rangkaian

kegiatan dan prosedur yang dirancang untuk :

1.Menjaga Keamanan Harta Perusahaan.

Menjaga keamanan harta perusahaan dan mencegah serta menemukan

kesalahan-kesalahan adalah tugas dari menajemen. Perlindungan yang dilakukan

pengawasan intern yang baik terhadap kesalahan manusia merupakan hal yang

(27)

adanya pengawasan yang baik akan membuat pihak-pihak yang berkepentingan

menaruh kepercayaan terhadap perusahaan atas data-data yang tersedia.

2. Mngecek Ketelitian Dan Keandalan Data Akuntansi

Dalam mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, diperlukan

sistem administrasi dan akuntansi yang baik yaitu denghan mengadakan formulir

dan bukti pencacatan yang dipakai sebagai dasar pengawasan. Bila terjadi suatu

transaksi, maka untuk menangani transaksi tersebut diserahkan oleh beberapa

orang sehingga dapat diharapkan pengawasan otomatis yang akan timbul diantara

orang-orang ynag menangani transaksi tersebut. Berdasarkan formulir dan bukti

yang tersedia akan dapat diketahui apakah pencatatan dilakukan sesuai dengan

yang telah ditetapkan.

3. Mendorong Efisiensi

Untuk mendorong efisiensi dalam operasi perusahaan perlu diadakan

sistem dan prosedur operasional terhadap setiap bagian operasi perusahaan, agar

berjalan dengan lancar dan tertib.

4. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen

Dengan adanya formulir bukti pencacatan dan prosedur serta pemisahan

tugas yang jelas harus mengikut sertakan beberapa petugas dengan tanggungjawab

yang berbeda akan dapat membantu dan mendorong kebijaksanaan manajemen

yang telah ditetapkan. Sistem pengawasan intern dibedakan menjadi 2 yaitu :

1. Pengawasan administratif

(28)

D. UNSUR – UNSUR PENGAWASAN INTERN

Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik,

seorang manager harus mengetahui unsur- unsur pengawasan intern tersebut.

Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang

dikoordinasi, tetapi jika dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang

relatif rendah. Menurut Niswonger, Warren,Reeve, and Fees (2005; 229) dalam

bukunya Accounting Principle yag diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait dan Helda

Gunawan ( 2000; 184) ada beberapa unsur- unsur pengawasan intern.Unsur- unsur

pengawasan intern yang dimaksud adalah :

1. Lingkungan pengendaian 2. Penilaian resiko

3. Prosedur pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring

5. Informasi dan komunikasi (Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan)

Sedangakan unsur- unsur pengawasan perusahaan lainnya terdiri dari :

1.Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggung

jawab kepada unit- unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan aktivitas –

aktivitas perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini

didasarkan pada prinsip- prinsip sebagai berikut :

a. Harus dipisahkan fungsi- fungsi operasi, dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.

b.Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

(29)

Dengan dipisahkannya fungsi- fungsi tersebut, maka catatan akuntansi

yang dilaksanakan dapat menggambarkan tarnsaksi sebenarnya yang dilaksanakan

oleh unit organiasi yang memegang fungsi lain, sehingga data akuntansi yang

dihasilkan dapat diandalkan kebenarannya. Dengan demikian kekayaan organisasi

terjami keamanannya.

2.Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang diberikan perlindungan yang

cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hamya terjadi bila ada otorisasi dari

pejabat yang memiliki wewenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh

karena itu, dalam organisasi harus ada sistem pembagian wewenang untuk

otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu media utuk hal itu adalah

formulir. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data direkam dalam

formulir dan catatan akutansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi.

Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen

pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat

dipercaya bagi proses akuntansi.

3.Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak

diciptakan cara - cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaanya.

Adapun cara – cara umum yang dilaksanakan perusahaan dalam menciptakan

(30)

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggung

jawabkan oleh yang berwenang

b.Pemeriksaan yang mendadak

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu

orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan orang atau unit

organisasi lain.

d.Perputran jabatan

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang menjadi haknya.

f. Setiap periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

4.Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Diantara empat unsur pokok pengawasan intern diatas, unsur mutu

karyawan merupakan unsur pengawasan intern yang paling penting karena

dengan memiliki karyawan yang kompoten, unsur pengendalian yang lain dapat

dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu

menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan.

E. PENGAWASAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

Di setiap perusahaan umumnya dijumpai transaksi kas yang bersifat biasa

atau bersifat rutin. Seperti halnya juga pada PT.Permata Sumatera Abadiraya , kas

merupakan harta perusahaan yang paling digemari untuk dilakukannya

penyelewengan dan penyalahgunaan. Kesalahan pencatatan kas akan

mempengaruhi perkiraan – perkiraan lain. Oleh sebab itu, pengawasan intern kas

(31)

internal kas meningkatkan kemungkinan pelaporan nilai kas dan ekuivalen kas

menjadi akurat dan dapat diandalkan oleh pemakai laporan keuangan.

I. Pengawasan Intern Penerimaan Kas

Tujuan dari pengawasan intern kas pada bagian penerimaan adalah sebagai

berikut:

a. Menjaminahwa seluruh penerimaan kas benar – benar diterima dan

diamankan sebagai milik pengawasa intern kas.

b. Menciptakan manfaat yang besar dari jumlah kas yang diterima dan

dimiliki pengawasan intern kas.

Pengawasan internal kas yang baik, harus dapat menjamin penerimaan

dicatatat apa adanya. Untuk mengawasi pemeriksaan kasnya PT.Permata

Sumatera Abadiraya menerapkan :

a Tanggung jawab dalam menagani kas harus tegas, jelas, dan pasti

b. Transaksi dicatat dengan segera.

c. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat secara up to date

(miring).

d. Penanganan atas fisik kas hanya dilakukan oleh asatu orang.

e.Memuat arsip untuk menyimpan dokumen – dokumen sebagai tanda

terima uang.

f. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, misalnya dibayar oleh siapa dan

(32)

Sistem penerimaan kas dilakukan dalam berbagai bentuk, misalnya

penerimaan tunai, giro, da cek.Dalam hal ini perushaan menggunakan penerimaan

tunai dan cek.

II. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

Pengawasan terhadap pengeluaran kas juga harus dilakukan sedemikian

rupa agar tidak terjadi kesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian

pada perusahaan.Sistem penerapan pengawasan yang memuaskan aka memberi

kepastian bahwa pengeluaran yang dilakukan ada hubungannya dengan aktivitas

perusahaan yang telah dibukukan serta mendapat persetujuan dari pihak yang

berwenang.

Pengeluaran perusahaan terdiri dari pengeluaran rutin, yaitu : gaji, biaya

pemeliharaan, biaya lain- lainnya. Pengeluaran kas yang harus diperiksa

kelengkapannya dan sah tidaknya bukti yang bersangkutan. Pemeriksaan tersebut

meliputi bukti pembayaran pembelian barang dan investasi. Pengeluaran kas

berkaitan dengan pembayaran hutang yang timbul karna adanya pembelian secara

kredit serta pembayaran gaji karyawan, promosi, dan sebagainya. Sistem

pengeluaran kas ada dua yaitu pengeluaran dengan cek dan pengeluaran dengan

kas kecil ( cash petty fund) yang selain praktis, biaya juga relatif kecil.

Pengeluaran kas dalam jumlah yang besar dilakukan dengan cek.

Pembayaran dengan menggunakan cek ini dilakukan dengan dua cara yaitu :

Dengan menuliskan kata tunai atau dengan nama penerimaan yang dituju. Dengan

(33)

Sedangakan dengan nama penerimaan yang dituju, hanya dapat digunakan oleh

perusahaan yang ditunjuk atau dengan kata lain disebut cek atas untuk PT.

Permata Sumatera Abadiraya menggunakan cek untuk pembayaran sejumlah

transaksi yang dilakukan dengan memindahkan pembukuan dana rekening giro

perusahaan pembayaran ke rekening giro perusahaan penerima.

Pengawasan atas pengeluaran kas oleh PT. Permata Sumatera Abadiraya

adalah :

a. Perushaan menetapka bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk

menandatangani kwitansi, cek, giro, dan alat pembayaran lainnya dalam

jumlah tertentu.

b. Semua cek yang akan dibayar mempunyai nomor, yang umumnya telah

ditetapkan oleh bank.

c. Tanggal cek harus sam dengan tanggal pengeluaran yang dicatat dalam

buku kas.

d. Nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku

kas.

e. Jumlah uang yang tertulis di cek harus sama dengan jumlah uang yang

dicatat dalam buku kas.

f. Seluruh bukti pengeluaran kas dan bank ditandatangani oleh manager

keuangan dan administrasi sebagai bukti bahwa pengeluaran diketahui

(34)

F. FORMULIR SERTA PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS

Bukti pertama yang dihasilkan dari suatu transaksi adalah formulir.

Menurut Cecil Gillespie dalam bukunya Accounting System, Procedures and

Method, yang diterjemahkan oleh Mulyadi ( 2001; 75)

“Formulir adalah berupa secarik kertas yang akan diisi dngan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga”.

Formulir dan dokumen yang digunakan oleh PT. Prmata Sumatera

Abadiraya adalah:

1. Faktur

2. Bukti pengeluaran kas atau voucher register

3. jurnal pengeluaran kas

4. bukti setoran bank

Sumber – sumber penerimaan yang diperoleh perusahaan adalah :

1.Tagihan dari customer yaitu :

- Berupa biaya perbaikan / pengecetan / ketok. ( non insurance)

- OR (Own Risk) biaya yang tertuang pada surat perjanjian karyawan antara

lembaga asuransi dengan customer ( pemilik)

2.Tagihan ke asuransi yaitu :

- Pencairan klaim dari perusahaan asuransi, Adira, Jasindo, Ramayana dan

(35)

Prosedur Penerimaan Kas

Agar kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik, maka

dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh organisasi atau

perusahaan. Adapun prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh PT. Permata

Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut :

Pribadi ( non Insurance)

Customer ( pemilik) langsung ke CS ( customer service), Customer

mengisi formulir penyerata mobil. Kemudian mobil didata mana yang rusak /

perlu diperbaiki. Data dikonversi dengan lebel harga/ biaya SPK dan harga

terbentuk , lalu mobil tersebut dikerjakan sesuai permintaan customer ( pemilik).

Mobil Asuransi

Customer ( pemilik) lansung kekantor asuransi. Lembaga asuransi

menunjuk bengkel kerja / mitra kerjanya. Kemudian bengkel Permata Sumatera

Abadiraya mengerjakan sesuai order asuransi . Bengkel hanya menagih OR dari

pemilik, sehingga bengkel hanya menagih dari klaim ke asuransinya.

Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas diperlukan dalam setiap

perusahaan guna meningkatkan efisiensi perusahaan. Prosedur dapat diartikan

yaitu suatu urutan – urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam

satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam

terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang terjadi.

(36)

Pengeluaran kas adalah uang yang keluar melalui kas, baik berupa uang

tunai, cek, ataupun bilyat giro yang dikeluarkan oleh kasir umum dalam rangka

kegiatan usaha. Beberapa pengeluaran rutin yang dilakukan oleh PT. Permata

Sumatera Abadiraya adalah sebagai berikut :

1.Gaji, bonus karyawan dan kesejahteraan karyawan lainnya.

2.Biaya telepon, air dan beban operasi lainnya.

3.Pajak.

4.Pembelian bahan untuk perbaikan mobil.

5.Sumbagan – sumbangan.

6.Pengisian dana kas kecil.

Semua pengeluaran kas PT. Permata Sumatera Abadiraya dilakukan dengan uang

tunai.

Adapun prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Permata

Sumatera Abadiraya sebagai berikut :

a. Setiap pengeluaran kas harus dibuktikan dengan balnko pengeluaran kas

yang telah diperiksa kebenaran perhitungannya serta kelengkapan

lampirannya.

b. Blanko pengeluaran kas ini dianggap sah apabila telah memenuhi

ketentuan sebagai berikut :

- Sudah dibubuhi nomor dan tanggal bukti kas.

- Sudah ditanda tangani oleh bagian akuntansi.

(37)

- Sudah diparaf dan diperiksa oleh bagian keuangan dan wakil direktur

keuangan.

c. Blanko pengeluaran kas yang telah diotorisasi menjadi bukti untuk dicatat

dalam catatan akuntansi.

G. SISTEM PENCATATAN KAS

Telah diketahui bahwa akuntansi menyediakan sekumpulan informasi

yang penting bagi pihak – pihak yang berkepentingan terhadap kemajuan

perusahaan. Informasi tersebut adalah pengelohan dan penganalisaan data

beberapa transaksi perusahaan , sehingga diperoleh laporan keuangan perusahaan

yang bersangkutan. Arus data akuntansi menggambarkan perjalanan akuntansi

mulai dari tahap pencatatan dokumen – dokumen yang diakibatkan oleh suatu

transaksi sampai pada laporan keuangan dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Catatan pertama dari setiap transaksi atau suatu kelompok transaksi setiap jenis, dibuktikan dengan suatu dokumen perusahaan. Berdasarkan bukti yang terdapat dalam dokumen perusahaan, transaksi – transaksi ini dicatat ke dalam buku harian menurut urutan tanggal, kemudian jumlah debet dan kredit dari jumlah tersebut dipindahkan atau dibukukan ke perkiraanbuku besar. ( Soemarso 2002; 36)

Sedangkan pada PT. Permata Sumatera Abadiraya metode yang dilakukan

adalah sebagai berikut :

Setiap transaksi yang diterima dibagian akuntansi seperti daftar

penerimaan kas harian maupun bukti – bukti pengeluaran kas yang diterima di

klasifikasikan dan dicatat dalam buku jurnal, selanjutnya buku jurnal tersebut

(38)

diposting ke buku besar, kemudian dibuat neraca saldo dan tahap akhir

perusahaan membuat laporan keuangan. Semua transaksi mengenai penerimaan

kas dicatat pada buku penerimaan kas, seperti penyewaan aktiva, penerimaan

bunga piutang dan sebagainya. Untuk setiap pengeluaran kas harus didukung oleh

formulir – formulir antara lain :

Faktur

Jurnal pengeluaran kas

Bukti pengeluaran kas

Voucher register ( Bukti pengeluaran kas)

Dalam buku pengeluaran kas yang berhubungan dengan uang kas seperti

pembelian tunai, pembayaran hutang, pembayaran biaya – biaya dan lain – lain.

Jika ada pengeluaran yang relatif kecil harus dibuat suatu dana kas kecil yang

bertujuan untuk kelancaran melakukan transaksi sehari – hari pengeluaran kas

kecil perusahaan. Penyusunan dan penerapan sistem pencatatan dan pengeluaran

kas perusahaan bertujuan untuk :

1.Menjaga keamanan harta perusahaan terutama kas sebagai harta lancar

perusahaan.

2.Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi dapat dilakukan dengan

cermat dan mudah.

3.Memajukan serta meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai keberhasilan

pencapaian tujuan perusahaan.

4.Membantu menjaga agar tidak terjadi penyelewengan dari kebijaksanaan

(39)

Transaksi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas

dicatat sesuai dengan urutan tanggal terjadinya dan dicatat dalam buku besar

harian. Buku harian yang terdapat pada perusahaan ini diklasifikasikan menurut

keadaan terjadinya, sedangkan buku harian tempat mencatat semua penerimaan

dan pengeluaran kas atau uang tunai pada buku kas atau book cash dimana setiap

pengeluaran dan penerimaan kas harus ada tanda buktinya atau cash voucher.

H. KEBIJAKAN TENTANG KAS

Sistem pencatatan kas yang diterapkan oleh PT. Permata Sumatera

Abadiraya selain menerapkan prosedur, baik untuk penerimaan dan pengeluaran

kas juga menetapkan berbagai kebijaksanaan lainnya yang berhubungan dengan

kas, kebijakan tersebut antara lain :

1.Setiap transaksi atas kas harus dibuktikan dengan bukti – bukti yang

disesuaikan untuk itu, dan bukti – bukti tersebut harus disimpan denga baik

atau direkam dalam komputer, untuk mencegah pencurian, dan jika ada

bukti dokumen yang hilang atau dicuri dapat segera diketahui dan

dilaksanakan penelitian lebih lanjut.

2. Berkenaan dengan salah stu ciri pengawasan intern kas, perusahaan tetap

mengupayakan agar saldo kas yang ada cukup untuk melakukan kewajiban

sehari – hari dan setiap kelebihan dana, langsung disetorkan ke kas induk

(40)

3. Khusus pada operasi , tidak boleh dicampur antara uang pribadi dengan

uang kas yang ada pada kasir karena setelah tutup kas, kasir akan

menghitung seluruh uang dan menyerahkan bukti – buktinya yang secara

fisik harus sesuai dengan jumlah kas menurut komputer.

4. Pada akhir kerja, seorang operator harus mamback – up data mutasi nasabah

yang ada pada komputer di bank pada disket dengan tujuan apabila data

yang ada pada komputer bank mengalami kerusakan masih ada cadangan

yang disimpan di dalam disket.Disket tersebut dibawa dan disimpan oleh

pejabat yang telah ditunjuk untuk menghindari hal- hal yang tidak

(41)

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

UNSUR-UNSUR PENGAWASAN INTERN

Struktur organisasi PT. Permata Sumatera Abadiraya melakukan

pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas. Hal ini dilakukan agar

kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak diperbolehkan melakukan

transaksi tanpa campur tangan yang lain. Selain itu, dalam pengeluaran dan

penerimaan kasnya perusahaan menggunakan kwitansi sebagai bukti dan faktur

penjualan dan mencatatnya dalam buku kas masuk dan buku kas keluar.

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit

perusahaan dilakukan misalnya dengan menggunakan kwitansi bernomor urut,

pencacatan traksaksi dengan baik, kecuali dalam hal cuti karyawan yang

menangani kas, hal ini agar jarang dilakukan oleh perusahaan. Pemilihan

karyawan yang bermutu dilaksakan perusahaan melalui proses seleksi dan

melakukan pengembangan atau training untuk mengembangkan kemampuan dan

keterampilan karyawan khususnya dalam penjualan dan perbaikan produk

perusahaan.

Dalam hal kenyataannya perusahaan sudah mampu memilih karyawan

dengan baik selain itu perusahaan juga memberikan bonus kepada karyawan yang

berprestasi. Dengan merancang unsur-unsur pengawasan intern tersebut, setiap

transaksi baik itu pembelian persedian, penjualan produk, pembayaran

biaya-biaya akan dicatat dan disajikan dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi,

(42)

karena dilaksanakan oleh berbagai fungsi yng saling mengadakan pengecekan

intern atas dokumen-dokumen yang dighasilkan melalui sistem otorisasi yang

baik.

Penerapan unsur-unsur pengawasan intern PT. Permata Sumatera

Abadiraya tidak sepenuhnya dilakukan. Hal ini dapat dilihat bahwa tidak ada

bagian khusus yang berfungsi sebagai internal audit. Yang berwenang melakukan

tugas tersebut adalah kepala bagian finance. Ini menggambarkan bahwa

pengawasan intern perusahaan tidak baik. Pengawasan intern dikatakan baik jika

perusahaan tersebut telah melaksanakan unsur-unsur pengawasan intern, sebab

dengan terlaksananya pengawasan intern tersebut, maka apa yang diharapkan dari

pengawasan intern akan tercapai seperti :

1. Kekayaan perusahaan akan terlindungi dari orang-orang yang melakukan

penyelewengan dan penggelapan.

2. Data akuntansi yang diperoleh akan akurat dan dapat diandalkan

3. Pelaksanaan operasi perusahaan akan efektif.

4. Tidak terdapat penyimpangan atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan

menajemen.

PT. Permata sumatera Abadiraya tidak mengadakan inspeksi secara

mendadak terhadap aktivitas perusahaan terutama terhadap laporan keuangan

perusahaan, sedangkan inspeksi mendadak ini sangat penting tidak hanya terhadap

aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan laporan keuangan tetapi juga

(43)

Jika terdapat kecurangan yang dilakukan oleh karyawan pada saat inspeksi

secara mendadak, maka karyawan tersebut tidak akan memiliki waktu untuk

melakukan perbaikan. Misalnya pada bagian penerimaan kas, kasir dapat saja

memakai uang kas yang tersedia untuk kepentingan pribadi. Sehingga jika ada

inspeksi mendadak, antara catatan dengan buku fisik uang yang tersedia, ia tidak

dapat memenuhi kekurangan uang tersebut pada saat itu juga. Oleh karena itu,

inspeksi secara mendadak sangat penting dilakukan untuk operasi perusahaan.

Dalam praktek yang lain PT Permata Sumatera Abadiraya juga tidak

melakukan perputaran jabatan. Perputaran jabatan ini sangat penting karena

apabila satu karyawan melakukan penyelewengan, maka akan dapat diketahui

oleh karyawan yang menggantikan jabatannya itu. Jadi untuk periode selanjutnya

kemungkinan terjadinya kecurangan sangat kecil bahkan tidak mungkin terjadi.

PENGAWASAN INTERN PENERIMAAN KAS

Pengawasan dapat dilakukan cara aktif melalui pemeriksaan, untuk

memperoleh sistem pengawasan yang bersifat preventif, maka diperlukan cara

tertentu. Pengawasan yang bersifat preventif ini adalah seperti yang terdapat

dalam ilmu akuntansi yang disebut sistem pengawasan intern. Suatu pengawasan

intern yang baik diharapkan akan memperkecil kesalahan yang terjadi dalam

perusahaan.

Bila ditinjau dari cara prosedur penerimaan kas yang dilakukan

(44)

1.Formulir-formulir dan catatan yang digunakan PT Permata Sumatera

Abadiraya memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan didalamnya tercantum

aspek pengawasan.

2.Penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik yang digunakan

oleh PT Permata Sumatera Abadiraya untuk merekam kas kedalam bentuk

sederhana, sehingga mudah dimengerti cara pemakaiannya. Dimana

masing-masing formulir mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda.

3.Pencatatan bukti dengan segera sepanjang penerimaan kas tersebut telah

dibuktikan dengan bukti-bukti, maka pencatatannya kedalam pembukuan

dilakukan dengan segera oleh kasir sampai selanjutnya diproses oleh bagian

akuntansi.

4.Sistem akuntansi penerimaan kas yang diterapkan oleh PT Permata Sumatera

Abadiraya dapat dikatakan baik, karena :

a. Diadakan pemisahan fungsi pengurusan dengan fungsi pengeluaran kas.

b.Terciptanya kerja sama yang baik antara bagian yang berhubungan dengan

penerimaan kas.

c. Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan dan pencatatan

kas.

d.Harus ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap

penerimaan kas harus dicatat.

e. Faktor-faktor yang mendukung seperti adanya struktur organisasi, sistem

(45)

Berdasarkan keterangan diatas, tujuan dari pengawasan intern kas adalah :

- Menjaga harta kekayaan perusahaan agar selalu aman

- Meneliti dengan cermat atas keabsahan data akuntansi yang berhubungan

dengan kas.

- Mengusahakan agar pelaksanaan operasi perusahaan berhungan degan kas

seefisien mungkin.

- Saldo kas yang tercantum dalam neraca disajikan secara wajar.

Seluruh pengawasan intern terhadap penerimaan kas menyatakan adanya

pemisahan tugas antara satu pengawai dengan pegawai yang lain, sehingga tidak

satupun kombinasi-kombinasi tugas yang mengerjakan suatu pekerjaan dari awal

sampai selesai.

C. PENGAWASAN INTERN PERNGELUARAN KAS

Kas yang tersedia pada PT Permata Sumatera Abadiraya digunakan untuk

membayar biaya operasi perusahaan, baik pembayaran biaya non rutin yang

dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasai dari

suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan

tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin yaitu gaji, biaya pemeliharaan dan

lain-lain. Setiap pengeluaran yang dilakukan harus mendapat persetujuan dari

pihak yang berwenang. Oleh sebab itu, penulis mengambil kesimpulan bahwa

pengawasan intern pengeluaran kas yang dilakukan PT. Permata Sumatera

(46)

Pengawasan terhadap pengeluaran kas sudah cukup memadai yang

ditandai dengan :

1.Setiap pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti atau cek.

2.Semua cek bernomor urut.

3.Cek dsitandatangani oleh yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk.

4.Cek dibuat atas nama perusahaan.

5.Cek ditandatangani kalau faktur dan bukti-bukti lain terlampir.

Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Untuk membayar kas harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian

yang berwenang.

b.Pengeluaran kas sebaiknya melalui cek, karena pengawasan intern

pengeluaran kas yang baik menghendaki adanya keterlibatan bank dalam

mengawasi kas perusahaan dan cek tersebut ditandatangani oleh dua orang

yang berkompoten.

c. Diadakan pemisahan antara orang yang menyimpan lembar cek dengan

orang yang berhak menandatanganinya.

D. SISTEM PENCATATAN KAS

Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang

memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Prosedur

pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat

dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan (reability) yang

(47)

teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, hutang, pendapatan dan daya suatu

organisasi.

Sistem pencatatan Acruel Basic :

a. Register voucher

Sistem pencatatan voucher-voucher kedalam buku harian dan biasanya

bila suatu voucher dibayar maka tanggal dan nomor cek dicantumkan ke lajur

register voucher. Voucher yang belum dibayar tetap disimpan diarsip voucher

sampai saatnya dibayar dan nilainya dianggap sebagai hutang dagang, dan

vouchernya sendiri menunjukkan perkiraan individual dalam buku besar

pembantu. Sistem voucher dapat mengingatkan pejabat membayar mengenai

voucher-voucher yang harus dibayar tiap harinya. Cara ini sekaligus menyajikan

kepada menajemen suatu sarana untuk membuat anggaran dana yang diperlukan

untuk membayar kewajiban-kewajiban yang sudah jatuh tempo.

b. Register cek

Bentuk buku harian pengeluaran kas yang telah dimodifikasi, dan disebut

register cek sebab merupakan catatan lengkap mengenai semua cek. Tiap cek

yang dikeluarkan untuk membayar suatu voucher dicatat sebagai hutang dagang

register voucher. Dampak dari tiap pos pada register cek adalah debet hutang

(48)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Setelah memberikan analisa dan evaluasi, selanjutnya penulis mencoba

mengambil kesimpulan berdasarkan uraian mengenai analisa dan evaluasi atas

hasil- hasil dari penelitian yang telah diperoleh dari PT. Permata Sumatera

Abadiraya adalah sebagai berikut :

Struktur organisasi PT. Permata Sumatera Abadiraya adalah strtuktur

organisasi lini / garis, dimana kekuasaan mengalir secara langsung dari pimpinan

kepada bagian – bagiannya. Masing- masing memberi pertanggungjawaban hanya

pada satu orang atasan dan pemisahan fungsi sudah dilakukan sepenuhnya dengan

baik.

1. PT. Permata Sumatera Abadiraya memiliki dana kas kecil yang dapat

digunakan untuk keperluan operasional.

2. Proses prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung dengan baik

karena setiap transaksi disertai dengan bukti pendukung.

3. Penerapan unsur- unsur pengawasan intern sudah diterapkan dengan baik ,

terutama pemilihan karyawan yang kompoten, dapat dipercaya dan bermutu

, meskipun dalam struktur organisasinya tidak ada pemisahan fungsi antara

(49)

4. Sistem pengawasan intern penerimaan kas dilakukan dengan melibatkan

direktur yang dinilai cukup efektif dalam mendeteksi terjadinya kecurangan

kas.

5. Sistem pengawasan pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan untuk

pengeluaran non rutin dilakukan melalui bank. Untuk pengeluaran rutin kas

beserta lampiran – lampirannya dan mencocokkan saldo buku perusahaan

dengan saldo bank.

6. Sistem pengeluaran kas dilakukan terhadap pembayaran rutin dan non rutin

yang dilakukan dan terlebih dahulu mendapat persetujuan dan tanda tangan

dari pihak yang berwenang.

B. SARAN

Dari kesimpulan diatas, maka pnulis akan mncoba mengajukan beberapa

saran kepadapihak manajemen PT. Permata Sumaera Abadiraya, sebagai

sumbagan pemikiran dalam rangka erbaikan atau peubahan ke arah yang lebih

baik, berikut in penulis menoba untuk mengemukakan beberapa saran sebagai

bahan pertimbangan bagi pihak perusahaan, yaitu :

1. Sebelum cek ditulis atau sebelum pengeluaran dilakukan, maka perlu

diverifikasi dan dibukt ikan kebenaran jumlah kas yang sebenarnya untuk

pengeluaran tersebut.

2. Harus diperiksa ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan dan

(50)

3. Perlu dibuat laporan keuangan harian unuk pengeluaran rutin sehingga

memperoleh pengawasan kas.

4. Sistem administrasi perlu diteliti oleh pihak yang bebas dari tugas ruin yaitu

selain pemeriksa dari dalam perusahaan sendiri juga perlu adanya

pemeriksa dari luar perusahaan seperti akuntan publik, sehingga dapat

dipastikan bahwa prosedur pengawasan intern yang telah dilakukan iu

sesuai dengan petunjuk yang ada, wajar, dan konsisten dan hal ini harus

dilakukan secara periodik.

5. Hendaknya system penngawasan intern perlu ditingkatkan lagi, mengingat

semakin berkembangnya kemajuan disegala bidang khususnya dalam hal-

hal yang menunjang segala kemajuan perusahaan. Sebaliknya diadakan

pemantauan terhadap pengawasan secara berkala dan teratur agar setiap

fungsi dapat berjalan semaksimal mungkin dan segala kecurangan –

kecurangan dan kelemahan – kelemahan dalam sistem pengawasan intern

dapat diketahui segera dan dapa dilakukan perbaikan – perbaikan.Bila perlu

dilakukan inspeksi secara mendadak.

6. Harus dibuat anggaran kas agar perusahaan dapat mengetahui kekurangan

atau kelebihan dana.

7. Dalam memberikan tugas dan tanggungjawab kepada pegawai haruslah

sesuai dengan tingkat kecakapan dan kemampuan agar dapat memberikan

prestasi kerja yang maksimal dan dapat mempertahankan kejujuran dalam

(51)

DAFTAR PUSTAKA

Ginting Paham, 2006, Filsafat Ilmu dan Metode Penelitian, Cetakan ke satu, USU Press, Medan.

Klesso, Donald E. dan Jerry J. Weygandt, 2001, Akuntansi Intermedite, Edisi kesepuluh, Erlangga, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Niswonger, C.R, dan Fess, P.E, 2000, Dasar – Dasar Akuntansi, Penerjemah Soemarso, Edisi Revisi, Penerbit PT. Rineka Cipta, Jakarta.

Soemarso, SR, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi kelima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Warren, Carl.S, Reeve, Philip. E, Fess, 2005, Prinsip – Prinsip Akuntansi, Penerjemah Alfonsus dan Helda Gunawan, Edisi dua puluh satu, Erlangga, Jakarta.

(52)