BAB III PEMBAHASAN
D. Fungsi Fasilitas kantor
Menurut Moekijat (2001:155) Adapun fungsi dari peralatan kantor sebagai berikut :
1. Untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan pekerjaannya.
2. Mengurangi keletihan bekerja apabila harus mengerjakan pekerjaan yang berulang-ulang.
3. Untuk menghemat waktu.
4. Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dilakukan secara manual biasanya terjadi kesalahan. Dengan demikian perlu ada mesin-mesin elektronik dan fasilitas lain yang mendukung efektivitas kerja.
menurut Buchari (2001 : 12) Adapun kelebihan dan kekurangan fasilitas kantor yang dapat diperhatikan adalah:
Kelebihan mesin-mesin kantor adalah:
1. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian tenaga kerja dapat dipindahkan melakukan pekerjaan yang lain.
2. Menghemat waktu.
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan. 4. Pekerjaan menjadi lebih baik.
5. Mengurangi kelelahan para pegawai dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan.
Kelemahan dari mesin-mesin kantor adalah : 1. Tingkat penyusutan beberapa mesin sangat tinggi.
2. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih. 3. Beberapa mesin harganya sangat mahal.
4. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin.
Penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor.
Menurut StandingFord (2000:16) Dalam memilih peralatan kantor perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Tujuan penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan, tujuan harus ditentukan. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut.
2. Menentukan peralatan yang sesuai. Setelah peralatan ditentukan, memilih merk peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting.
3. Tingkat kegunaan peralatan. Ketika beberapa merk telah diketahui, tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah peralatan itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal.
4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya, dan struktur yang dibutuhkan.
5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang penting, efisiensi juga harus dipertimbangkan.
6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer.
7. Fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan.
8. Fleksibelitas peralatan. Fleksibelitas peralatan juga sangat penting. Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika dibutuhkan.
9. Kemudahan penggunaan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training tambahan.
10.Kecepatan operasi peralatan. Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu.
11.Masukan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan sering kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih.
12.Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merk tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya.
Peralatan kantor yang baik dapat menghemat gerak pegawai, menambah kesehatan dan efesiensi pegawai. Fasilitas kantor merupakan hal yang memang
harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swasta. Biasanya fasilitas kantor dipergunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang-ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi .yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya kesalahan.
PT. Pertamina (Persero) ini selalu berusaha meningkatkan mutu kinerjanya dan menggunakan fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas serta ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan para pegawai. Berbagai fasilitas atau peralatan mempunyai fungsi yang beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan keefektifan dan keefisienan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan, dengan demikian penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dalam pencapaian meningkatkan kinerjanyaPT. Pertamina (Persero) bagian Retail Fuel Marketing Region I.
E. Fasilitas Kerja Untuk Meningkatkan Kinerja di Pertamina (Persero) Region I Rayon Kota Medan
PT. Pertamina (Persero) Region I Rayon Kota Medan menyediakan berbagai fasilitas untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan PT. Pertamina (Persero) Region I Rayon Kota Medan. Beberapa fasilitas kerja karyawan yang terdapat pada PT. Pertamina (Persero) Rayon Kota Medan:
1. Fasilitas Sarana Kantor a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efesien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor. Pada bagian Retail Fuel Marketing PT. Pertamina (Persero) region terdapat 10 unit komputer.
Menurut Husman (2002:69) Keuntungan dari penggunaan komputer antara lain: 1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun
Flasdisk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet sehingga karyawan selalu update dalam mendapatkan informasi
3. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya ke instansi atau organisasi melalui penggunaan email. 4. Bekerja dengan computer memiliki ketepatan yang lebih tinggi dari pada
dikerjakan secara manual, sehingga mampu menghasilkan sesuatu secara maksimal.
Menurut Husman (2002:69) Kerugian dalam penggunaan computer antara lain: 1. Memerlukan tenaga yang benar0benar ahli dalam menggunakan komputer.
2. Komputer memerlukan ketelitian dan biaya lebih dalam merekrut tenaga kerja. 3. Memerlukan biaya yang lebih untuk membeli, merawat dan memelihara
fasilitas kantot terutama computer.
4. Komputer tidak dapat digunakan dalam waktu yang sangat lama karena komponen serta peralatan yang ada didalam komputer cepat panas.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada bagian Retail Fuel Marketing PT. Pertamina (Persero) Region I terdapat 10 unit mesin printer yang berada di ruang ritel.Kegunaan printer pada PT. Pertamina (Persero) Region I yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa dokumen yang telah dibuat sebelumnya.Printer mampu mencetak data yang sama dari komputer tanpa mengalami perubahan data tetapi tabung tinta pada printer mudah rusak jika tidak hati-hati dalam pengisian ulang tinta.
c. Telepon
Telepon merupakan alat yang digunakan untuk melakukan suatu komunikasi antara satu orang dengan orang lain di tempat yang berbeda. Telepon merupakan fasilitas yang sangat penting bagi perusahaan karena dapat menghubung langsung karyawan dengan orang lain yang berada ditempat yang
berbeda dan jarak yang jauh. Pada bagian Retail Fuel Marketing PT. Pertamina (Persero) terdapat 7 unit telepon.
d.Mesin Photo Copy
Mesin Photo Copy merupakan mesin yang dapat dipergunakan untuk menggandakan warkat/surat dan data-data dengan jenis kertas seperti HVS,
duplicato, roneo, dan sebagainya.Untuk itu mesin foto photo copy sangat penting dalam penggadaan suatu data karena hal tersebut sering di lakukan suatu perusahaan.
e. Mesin Tik
Mesin tik adalah mesin yang mampu membuat tulisan.Mesin tik hanya bergerak bila dioperasikan dengan tanpa tangan manusia.Kelebihan dari mesin tik adalah tidak menggunakan saluran listrik sehingga dapat menghemat biaya.Kelemahannya adalah sulit untuk menghapus data yang salah sehingga resikonya harus mengulang pengetikan.Pada bagian Retail Fuel Marketing PT. Pertamina (Persero) Region I mesin tik terdapat 1 unit.
f.In Foccus
In Focuss merupakan alat bantu untuk menampilkan data yang bersal dari computer. Tampilan data yang dihasilkan in focus ditampilkan pada layer.
In Focus sangat penting dalam pelaksanaan aktivitas kantor yang berhubungan dengan penyampaian dan pemaparan suatu data. In Foccus digunakan pada saat mengadakan rapat dan seminar serta memudahkan peserta rapat memahami pemaparan materi yang akan didiskusikan sehingga pengambilan keputusan akan lebih mudah dan cepat tercapai tujuannya.
2. Fasilitas Prasarana kantor
Fasilitas prasarana sebagai pendukung dari pada fasillitas kantor agar karyawan dapat bersemangat dan bergairah dalam melakukan pekerjaannya. Demikian juga dengan PT. Pertamina (Persero) yang memiliki prasarana seperti: Gedung, Aula, Musholla, kantin dan fasilitas kesehatan.
Selain fasilitas prasarana fisik diatas pada PT. Pertamina (Persero) Region I Rayon Kota Medan juga terdapat fasilitas lain yang dapat dinikmati oleh karyawan seperti:
a. Fasilitas Olah Raga dan Rekreasi
Untuk menjaga kesehatan, menjalin hubungan yang akrab dan harmonis setiap karyawan PT. Pertamina (Persero) Region I dapat mendapatkan fasilitas olahraga dan rekreasi. PT. Pertamina (Persero) Region I memberikan fasilitas olahraga dan rekreasi berupa:
1) Olahraga: Teknis, Voli, Bola 2) Rekreasi: Outbound
b. Fasilitas Perumahaan Bagi Karyawan
Fasilitas ini disediakan oleh PT. Pertamina (Persero) Region I untuk karyawan yang berkepentingan pada PT. Pertamina (Persero) Region I tersebut.Perumahan ini terletak dijalan K.L Yos Sudarso No 8-10 Medan.
c. Pendidikan
Prasarana pendidikan adalah proses perubahan cara berfikir atau tingkah laku dengan cara penyuluhan dan latihan. Ini digunakan oleh karyawan dengan bantuan pendidikan maka karyawan akan semakin terlatih di suatu bidang tertentu
sesuai dengan pendidikan yang diberikan sehingga dapat menjadi karyawan yang berkualitas:
PT. Pertamina (Persero) Region I memberikan pendidikan berupa:
1. Pelatihan dan pendidikan diberikan untuk meningkatkan kemampuan kinerja karyawan.
2.Pelatihan dan pengembangan secara terstruktur dalam hal ini seperti: studi banding
d.Jaminan Sosial
Jaminan sosial yang memberikan perhatian dan pelayanan perusahaan kepada setiap karyawan untuk menunjang kesehatan dan keselamatan.Dengan harapan agar karyawan akan semakin semangat untuk bekerja.Adapun yang diberikan kepada karyawan antara lain:
1. Jaminan sosial tenaga kerja. 2. Santunan hari tua.